こんにちは。Rimo編集部です。ここでは、AI文字起こしを使ったことが無いけれど興味がある、あるいは自分達の業務でどうやって活用したら良いか分からないという企業様、ユーザー様向けに、AI文字起こし「Rimo Voice」の活用事例を紹介しています。

活用インタビュー第二弾は、公益社団法人 日本農業法人協会様です。

同協会は日本の農業の発展と国民生活の向上を目的した組織で、全国の会員に対する様々な活動を行っています。Rimo Voice は、全国の会員の皆さまとの会議における「議事要旨作成」ための文字起こしツールとして採用頂きました。担当の 吉田 智 様に、これまでの文字起こしの課題感やRimo　Voiceの使用感についてお話しを伺いました。

事業内容について

Rimo編集部（以下、Rimo）：
早速ですが、まず御社の事業及び吉田様が担当されている業務について教えて下さい。

吉田様（以下、吉田）：
私たちの協会は、日本の農業や農村の発展と国民生活の向上に寄与するため、農業経営の先駆者である農地所有適格法人やその他農業を営む法人に対して、経営の確立、発展を目的とした調査研究や、提案、提言、情報提供等の活動を行う組織です。

私は主に、会員が農業に関する経営を行うために障害となっている法規制等の各種改善提案を行う政策提言業務を担当しています。併せて農林水産省等との連絡調整業務も担当しています。

議事要旨の作成に数日掛かっていたものが、1〜2時間程度に短縮

Rimo：
Rimo Voice はどのように知ったのでしょうか？

吉田：
コロナ禍による外出自粛を機に、当協会も会議はすべてオンラインに切り替わったのですが、各メンバーの業務が逼迫してきていたこともあり、会議後の文字起こし作業の効率化を行いたいと思っていました。機械化も含めた可能性を探っていたところ、10月の日経新聞でAI文字起こしを紹介した記事を見つけ、そこで Rimo Voice を知りました。HPなどでサービスを見て、導入検討の際には記事で紹介されていた複数のサービスをトライアルで利用して比較検討してみたのですが、その中でも文字変換の精度が高かった Rimo Voice の導入を決めました。検討開始からトライアルを経て導入までの期間は3週間ほどです。

私たちが行っている政策提言業務は、全国の会員の皆さんの実態把握が何よりも重要なため、課題解決に向けた議論をオンラインで数多く行っています。 Rimo Voice は主にオンライン会議の音声を文字化する用途で使っています。

Rimo：
具体的な利用方法も教えて下さい。

吉田：
使い方ですが、まずオンライン会議が終わったらすぐに音声ファイルを Rimo Voice に取り込み文字化します。5分、10分ほどでスピーディに素起こしが完了するので、その原稿を元に議事録を作成していきます。文字の編集作業の際は、デュアルモニターを使って行っており、片方のモニターには Rimo Voice を立ち上げ、もう片方には議事録用のワードファイルを開き、ワード上で議事要旨を作成しています。

複雑で多岐にわたる政策を議論するため、長い会議では3時間を超えるものもあり、AIで文字化した原稿はかなりの文字数になります。議事録が欲しいと言われたら、Rimo Voice のシェアURLを送ることもあります。音声と文字をセットで見られるので大変便利なのですが、A4用紙50ページを超えるような長大なものになることもあるので、自分たちで全体の要点だけを整理し、2、3ページ分にまとめた議事要旨を作り、それを関係者に報告する形が多いです。

Rimo：
長時間に渡る会議や参加者が多い場合は特に文字起こし作業が大変だったと思いますが、これまではどのように議事録や議事要旨を作成していたのでしょうか？

吉田：
Rimo Voice を使うまでは、会議中に発言を聞きながらざっくりと文字起こしを行い、会議終了後に再度、ICレコーダーで音声を聞きながら全体の流れに沿った大まかな議事録を作成し、その後に要約版を作成していました。要約版についても、作成して終わりではなく、関係各所に事実確認を行った上で完成。最後にメールで周知するという手順を踏むので、会議時間や他の業務の繁閑にもよりますが、内容を要約するまでに平均で2日程度、完成して関係者に周知するまでには約１週間程度掛かっていたと思います。

会議中は会議の進行や議論に専念したいものですが、長時間の会議になるとその後の文字起こしを行う作業が時間的にも心理的にも負担になるので、議事録を取る方にも意識を向けざるを得ない状況でした。また、文字起こしだけに集中して作業ができれば良いのですが、私たちの協会の事務局職員数は約20名ほどでその人数ですべての業務を行っているため、とても議事録係として専任を置く人的余裕はなく、私ともう1名が各種業務と並行して会議のたびに文字起こしをしている状況でしたので、この作業の効率化は急務でした。

AIに任せられるという安心感があるため、しっかりと議論に集中できるように

Rimo：
Rimo Voice を使ったことでどのようなメリットがありましたか？

吉田：
Rimo Voice は、おおよその文字起こしが即座に行われるため、議事要旨を先行して作成することが求められる会議では、議事要旨が早ければ1、2時間程度で完成するなど、かなり時間が短縮化され、効率性が格段に向上しました。完成版も２日程度で周知できるぐらいのスピード感です。

また、音声に加え、同時に文字も視認できるので、ICレコーダーを使用していた頃よりも資料作成の精度も向上したと思います。

以前は、会議中もその後の議事録作成、文字起こし作業に気が取られていましたが、Rimo Voice で文字起こしが出来ることが安心感につながり、しっかりと議論に集中できるようになったと思います。要旨をまとめるのにあたって、頭を回しながら会議に当たれているという点は大きいですね。

文字起こし作業自体は新しいものを生むというようなものでもなく、絶対に人がやらなければいけない業務でもないので、AIのツールを使うことによって、このような効率化が図れたのは嬉しいことです。

欲を言えば、農業の専門用語は難しいものが多いのでストレートに変換されるとは思ってはいませんが、業界の単語の変換精度がもう少し上がれば、有り難いですね。（※）
これからも活用させて頂きます。

※編集部注：
業界の専門用語や社内用語をピンポイントに変換したい場合には、オプションの「単語登録」を活用頂くことをお薦めです。

編集部からのコメント

長時間に渡る会議や参加者が数十名に上るような会議を行う場合、開催頻度にもよりますが議題が多く発言が増えるため、議事録の内容が複雑になりがちです。同社では会議内容の文字化に Rimo Voice を使うことで、議事録・議事要旨そのものの作成に掛ける時間の短縮ならびに担当部署の業務負荷軽減に成功されています。
「会議の議論は深めたいが、議事録作成に掛かる工数は減らしたい」といった要望があれば、ぜひ Rimo Voice をお役立て下さい。