「議事録作成の負担を軽減したい」良い意味でのサプライズ！作業時間を50%削減 | 株式会社ＪＥＣＣ様

今回の活用事例インタビューは、株式会社ＪＥＣＣ様です。
導入のきっかけや導入後の効果、また使う中での気に入っているポイントなどについて、法務審査部審査課の岩瀬様と阿部様にお話を伺いました。

導入前の状況

・何度も音声を聞き直して文字起こしをしていた
・3人で手分けしても議事録作成に半日〜丸一日程度かかっていた
・話し方に癖がある発話者の文字起こしが大変

導入後の状況

・作業時間が半分に。2～3日→半日に短縮できたケースも！
・他の作業、仕事に時間をあてられるようになった
・耳で聞き取るのが大変な音声でも文字起こしできるようになった

―貴社の事業内容、担当業務について教えてください

コンピューターなどの情報機器を主力とするリースとレンタルの会社でございます。官公庁自治体向けの取引に高いシェアを持ってる他、大企業にも顧客基盤を持っております。
その中で私たちが担当しているのは、信用供与や、与信管理に関する事項を管理している部門になります。

弊社では、一定金額以上の取引については、別途審議を行う会議体を設けており、その議事録を作成する業務を行っています。
その議事録の作成業務の負荷が非常に大きく、それを軽減したかったというのが文字起こしのサービスを探した理由になります。
ボイスレコーダーを会議室の真ん中に置いて録音するのですが、導入前は2～3人でそれを聞いてゼロから書き出していました。会議自体は1〜2時間程度で終わるものもあれば、3日がかりになるものもあります。
日々の業務をこなしながら行うので、3人ほどで手分けしても半日〜丸一日、場合によってはそれでも終わらないこともあり、文字起こしツールの導入を検討し始めました。
音声から文字起こしをするツールというのは無料でも結構あると思いますが、一旦音声ファイルになった後だと使い勝手が悪いという課題がありました。それで展示会に良いツールがないか探しに行ったのが、Rimo Voiceと出会ったきっかけでしたね。

―Rimo Voiceの導入を決めた理由を教えてください

展示会では三つぐらい同じようなサービスがあったのですが、Rimo Voiceは体験して十分に効果を実感できたので、すぐに導入を決めました。
ポイントとしては、時間削減できたというのはもちろん重要なのですが、かなり精度が高いという点が魅力的でした。Rimoで文字起こししてしまえば、あとは我々で所々を直せば議事録の作成が済んでしまう、ぐらいに精度が良かったというところが導入を決定する要因として、かなり大きかったと思います。
あとは、発言者の話し方に癖などがあっても議事録に取りこむことができた等ですね。

―導入前と導入後での違いを教えてください

作業時間が半分程度になりました。
やはりゼロから書き起こすのとは全然違って、要所、要所修正すればいいぐらいになりました。2～3日かかっていたものが、半日に短縮できたケースもあります。以前は音声ファイルで読み上げていたのですが、発言者の話し方に癖があって、早口であったり、長かったり・・・。それを書き起こすことが結構大変でした。これまで何度も音声を聞き直して文字起こししていたのが、すごく楽になりましたね。

それと、最近本当に助かったなと思ったことで、「マスク着用などもあって、発言者の声がくぐもり、自分の耳では聞き取りにくかった言葉を文字起こしできた」というのがありました。Rimoを導入してからはテレビ会議とボイスレコーダーをダブル使いしていて、例えばテレビ会議で聞き取れなかったものでもボイスレコーダーでは聞き取れていたりするので、「こう言ってたんだ！」と気付けたりしています。ボイスレコーダーでも聞き取りにくい音をRimoでなんとなく文字起こししてみると、それが当たっていたりすることも結構あるんですよ。そういうところでも助けられています。

単語や言い回しなど、弊社の議事録作成においてはそういった細かいところまで聞き洩らしてはいけないのですが、実際はごにょごにょと話していたりするので（笑）。そういう点でも役に立ってくださってるなと感じています。

―具体的な使用方法（運用ルーティン・活用環境について）を教えてください

Google Meetでの会議を録画すると、録画ファイルをダウンロードできるまで1時間ぐらいかかるんですよ。ただ音声ファイルはすぐに使えるので、その場合は先に音声ファイルをRimoにアップロードしてすぐに文字起こししています。その後、動画もアップロードして両方で確認して利用しています。
弊社の議事録には規定のフォーマットがあるので、文字起こし結果を誤字脱字修正の上で貼り付けて使用しています。自動話者分離機能を使えば、話者の名前も入れた上で貼れるので、それも助かっています。
その後はドライブ上にアップロードして、発言者が直接修正を行い、終わったものをPDF化して最終版にしています。

―便利だと思う機能はありますか？

主に三つあります。
一つ目は、起こした文字と音声が連動している点です。単語をクリックすれば、聞きたい箇所から何回でも聞き直せるというところが便利だと思います。普通の音声や動画ファイルであれば、都度何秒かを戻す、とか早送りする、等しかできないので、助かりますよね。
二つ目は、共同で編集できる点です。1つのデータに対して2～3人で手分けして対応する際に、動画ファイルを分けずに2人で同時に編集できるというのが便利だと思います。
三つ目は、再生速度を調整できる点です。早口の人が話しているときはスロー再生しながら編集しています。等速再生ですと修正する際に手が間に合わないこともよくありますので、重宝していますよ。
その他にも色々ありますが、やっぱり精度が高いというのが魅力的ですし、起こした文字をダウンロードするフォーマットが色々選べるのもいいなと思っています。

―導入時の社内の評価と現在の評価はどうでしょうか

導入時は正直ちょっと半信半疑なところがありました。巷でよく聞くようなサービスだと、結局はめちゃくちゃな書き起こしになっていたりするじゃないですか。翻訳ツールなんかも同じだと思うのですが、「なんだこの日本語は？」みたいな結果になっているサービスも多くあると思うので、実際のところは結局手で沢山直さなきゃいけないのかな、と思っていました。
ですので、実際使ってみていい意味でのサプライズというか、本当に精度が高かったので「これは活用しない手はないんじゃないでしょうか！」みたいな感じでしたね。
導入前にすべて人の手で文字起こししていた時も、もちろん努力はしていたので「議事録そのものの内容が格段に変わった」ということではないのですが、とはいえやはり議事録を書く側からすると作業者の負担がもう全然違います。作業量が格段に減ったので、その分他の仕事ができるようになったのがとても嬉しいというのが導入後の弊部内での評価です。

あと、初めて使った頃に比べて精度がどんどん上がってるなと。肌感覚ですが、そのように感じています！

―今後Rimoに期待することがあれば教えてください

語尾を一括で切り替える機能が今後できると嬉しいなと思います。
例えば弊社では発言者によって「ですます調」や「である調」に書き分けています。一般に雑誌とかだと結構口語調で書かれてたりするので、需要から考えると一概に皆さんが欲しがってるとは言えないかもしれないとは思うのですが・・・。ただ、現状うちでは「なんです」とかを「なのです」のように、「ん」を「の」に修正したりしています。
そういう口語調になってるものを、文語調に直してくれるとか、そういう機能があると、さらにありがたいなと思っています。

精度の高さはもちろんのこと、文字起こし精度が日々改善している点もご実感くださっていて弊社としても嬉しい限りです。
こうして導入企業様からいただいた改善案は、お声が多いものは開発部と議して新機能としてリリースしていくことも多いですので、お楽しみに。
岩瀬様、阿部様、ありがとうございました！