रिमो की रिपोर्टिंग सुविधाएं बैठकों को उपयोगी जानकारी में कैसे बदलती हैं।
Rimo की रिपोर्ट सुविधा मीटिंग को व्यावहारिक इंटेलिजेंस में कैसे बदलती है
Rimo की रिपोर्ट सुविधा का उपयोग करके, आप कई मीटिंग नोट्स (अधिकतम 50) का चयन कर सकते हैं और उन्हें पार करते हुए एक संरचित एकीकृत रिपोर्ट उत्पन्न कर सकते हैं।
बार-बार होने वाली बैठकों आदि में, आवश्यक जानकारी का एक ही नोट में समाहित होना दुर्लभ होता है, इसलिए यह महत्वपूर्ण है। निर्णय, परिवर्तन, अनसुलझे प्रश्न और प्रतिबद्धताएं कई बैठकों में बिखरी होती हैं, इसलिए स्थिति को समझने के लिए आपको नोट्स को बार-बार खोलना पड़ता है और यह पुनर्निर्माण करना पड़ता है कि क्या बदला गया है और किसके पास कौन सा कार्य है।
रिपोर्ट सुविधा कई मिनटों की जानकारी को एकीकृत करती है, डुप्लिकेट को समाप्त करती है, समय के साथ बातचीत कैसे विकसित हुई इसका ट्रैक रखती है और रिपोर्ट में दिखाती है कि सारांश किस बैठक से उद्धृत किया गया था ताकि जानकारी की विश्वसनीयता सुनिश्चित हो सके।
सारांश (Summary) और रिपोर्ट (Report) के बीच क्या अंतर है?
सारांश यह बताता है कि किसी एक मीटिंग में क्या हुआ।
रिपोर्ट यह बताती है कि कई मीटिंग्स के दौरान क्या हुआ।
जब काम कई हफ्तों से लेकर महीनों तक चलता है, तो यह अंतर महत्वपूर्ण हो जाता है। प्रोजेक्ट विकसित होते हैं, और प्राथमिकताएं बदलती हैं। विरोधी विचार सामने आते हैं और दोहराए जाते हैं, और प्रभारी व्यक्ति भी बदल जाते हैं। रिपोर्ट का उपयोग करके, आप जानकारी को स्वयं पुनर्गठित (दोबारा व्यवस्थित) किए बिना ही पूरी स्थिति को आसानी से समझ सकते हैं।
AI सर्च और रिपोर्ट: रिपोर्ट को "किसी भी जानकारी को छूटने से रोकने" के लिए क्यों बनाया गया है
टीम अक्सर पूछती है कि रिपोर्ट फीचर RAG (Retrieval-Augmented Generation - रिट्रीवल-ऑगमेंटेड जनरेशन) स्टाइल के अनुभव से कैसे अलग है।
RAG तब बहुत अच्छा काम करता है जब आप बड़ी मात्रा में कंटेंट खोजना चाहते हैं और सबसे प्रासंगिक स्निपेट्स (अंश) निकालना चाहते हैं। हालाँकि, "सबसे प्रासंगिक स्निपेट्स" का मतलब यह नहीं है कि "मीटिंग्स की इस श्रृंखला में सब कुछ व्यापक रूप से शामिल किया गया है"।
रिपोर्ट फीचर को इसी दूसरे उद्देश्य के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह ध्यानपूर्वक चुने गए नोट्स का एक सेट लेता है और उन सभी का एक साथ विश्लेषण करता है। इसलिए, यह नीचे दिए गए सवालों के सटीक जवाब दे सकता है:
कब और क्या निर्णय लिया गया?
पिछली नीति (पॉलिसी) से क्या बदलाव आया है?
कौन से मुद्दे अभी भी अनसुलझे हैं?
किस तरह की प्रतिबद्धताएं (वादे) की गई थीं?
संक्षेप में, RAG "डेटा के किसी बड़े संग्रह (कॉर्पस) में कहीं से भी उत्तर खोजने" के लिए उपयुक्त है, जबकि रिपोर्ट यह सुनिश्चित करने के लिए है कि "विशिष्ट मीटिंग्स में कोई भी जानकारी छूटने न पाए"।
Rimo में रिपोर्ट जनरेट करने का तरीका [केवल आंतरिक उपयोग के लिए]
रिपोर्ट सुविधा को सक्षम करना (UI ऑपरेशन)
कमांड पैलेट (या खोज) खोलने के लिए Cmd + K दबाएं।
Report feature (रिपोर्ट सुविधा) खोजें और Enable (सक्षम करें) पर क्लिक करें।
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चरण 1: नोट्स चुनें
उन मीटिंग्स को चुनें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं।
नोट्स को 3 तरीकों से चुना जा सकता है:
रिपोर्ट स्क्रीन: रिपोर्ट स्क्रीन पर शर्तें निर्दिष्ट करके नोट्स चुनें
/notes स्क्रीन: नोट्स सूची से सीधे कई नोट्स चुनें
सर्च स्क्रीन: नोट्स खोजें और उसके परिणामों में से चुनें
रिपोर्ट स्क्रीन का दृश्य: अवधि / प्रतिभागी / टीम आदि जैसी खोज शर्तों के आधार पर खोजकर, 50 नोट्स तक चुने जा सकते हैं
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**चरण 2.1: अपनी मनचाही रिपोर्ट की सामग्री लिखें **
आप रिपोर्ट में जो सामग्री (उद्देश्य) शामिल करना चाहते हैं, उसका निर्देश दें। उदाहरण के लिए:
एक साधारण समीक्षा (रिव्यू)
ग्राहक फ़ीडबैक को व्यवस्थित करना
प्रोजेक्ट के निर्णयों का लॉग
पूरी तरह से कस्टमाइज़ किया गया विश्लेषण
आप इसे लिखने के लिए नीचे दिए गए किसी भी तरीके का उपयोग कर सकते हैं:
अपने निर्देश खुद लिखें
इन-बिल्ट (पहले से मौजूद) टेम्पलेट के आधार पर एडिट करें
किसी अन्य टूल (जैसे ChatGPT) में निर्देशों का ड्राफ्ट बनाएं और उसे पेस्ट करें
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चरण 2.2: रिपोर्ट - अंतर्निहित टेम्पलेट
इन टेम्पलेट्स को इस तरह से डिज़ाइन किया गया है कि ये उन लोगों सहित जो बैठक में शामिल नहीं हुए थे, सभी के लिए पढ़ने में आसान हों।
कथन (महत्वपूर्ण बिंदु)
मद | शामिल सामग्री |
|---|---|
शीर्षक | संक्षिप्त शीर्षक |
कथन | 1 से 3 संक्षिप्त बुलेट पॉइंट: महत्वपूर्ण बिंदु और यह महत्वपूर्ण क्यों है (सरल भाषा का प्रयोग करें) |
वक्ता | यह किसने कहा (या अज्ञात) |
स्रोत + प्रमाण | यह कहाँ से आया है, इसके बुलेट पॉइंट (यदि संभव हो तो बैठक का नाम/तारीख) और संक्षिप्त उद्धरण/अंश (1-2 वाक्य) |
निर्णय (जिन पर सहमति बनी)
आइटम | शामिल सामग्री |
|---|---|
शीर्षक | संक्षिप्त हेडिंग |
निर्णय | जो निर्णय लिया गया उसे एक स्पष्ट वाक्य में दर्शाएं, और उसके बाद 1-3 बुलेट पॉइंट्स में सरल शब्दों में समझाएं: इसे क्यों चुना गया, किन विकल्पों पर विचार किया गया, उल्लिखित महत्वपूर्ण सीमाएं/शर्तें |
स्थिति | प्रस्तावित / समीक्षाधीन / स्वीकृत / अस्वीकृत / लागू किया गया / लंबित / रद्द / अज्ञात |
प्रभारी | इस निर्णय के लिए कौन जिम्मेदार है (या अज्ञात) |
स्रोत + आधार | इस निर्णय पर कहाँ चर्चा की गई थी, इसके बुलेट पॉइंट्स और इसे प्रमाणित करने वाला एक छोटा उद्धरण/अंश (1-2 वाक्य) |
एक्शन आइटम (कौन क्या करेगा)
आइटम | शामिल सामग्री |
|---|---|
शीर्षक | टास्क की हेडिंग |
एक्शन आइटम | कौन क्या करेगा (एक स्पष्ट वाक्य), इसके बाद उपयोगी पृष्ठभूमि जानकारी (इसकी आवश्यकता क्यों है, निर्भरताएं, यदि उल्लेख किया गया हो तो "पूर्ण" की परिभाषा) वाले 1-2 बुलेट पॉइंट |
जिम्मेदार व्यक्ति | इसे कौन करेगा (या अज्ञात) |
समय सीमा | कब तक (या निर्दिष्ट नहीं) |
स्थिति | शुरू नहीं हुआ / प्रगति पर / अवरुद्ध / पूर्ण / समय सीमा समाप्त / लंबित / रद्द / अज्ञात |
स्रोत + प्रमाण | इसे कहाँ असाइन/उल्लिखित किया गया था, इसके बुलेट पॉइंट और प्रतिबद्धता को दर्शाने वाला एक छोटा उद्धरण/अंश (1-2 वाक्य) |
सारांश (समग्र रिपोर्ट)
अनुभाग | शामिल सामग्री |
|---|---|
कार्यकारी सारांश | 2-3 छोटे पैराग्राफ: क्या बदला है, अब क्या महत्वपूर्ण है, और आगे क्या करना है |
शामिल बैठकें | शामिल बैठकों की सूची (यदि संभव हो तो विषय + दिनांक) |
मुख्य विषय | 3-6 विषय, प्रत्येक के लिए 1-3 बुलेट पॉइंट (यदि प्रासंगिक हो तो "समय के साथ क्या बदला है" शामिल करें) |
निर्णय | निर्णयों की सूची और दिनांक (यदि ज्ञात हो) तथा वर्तमान स्थिति |
एक्शन आइटम | कार्यों की सूची, जिम्मेदार व्यक्ति और समय सीमा (यदि ज्ञात हो) |
नवीनतम अपडेट | नए बदलाव/घटनाएं और वे महत्वपूर्ण क्यों हैं |
चरण 3: पूर्वावलोकन → जनरेट करें → सहेजें/साझा करें
जनरेट करने से पहले एक पूर्वावलोकन प्रदर्शित होता है, जिससे आप यह जांच सकते हैं कि दिशा और टोन आपकी अपेक्षा के अनुरूप हैं या नहीं।
यदि कोई समस्या नहीं है, तो अंतिम संस्करण जनरेट करें। Rimo चुने गए सभी नोट्स (अधिकतम 50) को एक साथ प्रोसेस करता है और एक पूर्ण रिपोर्ट तैयार करता है।
जनरेट होने के बाद, इसे आपके द्वारा निर्दिष्ट स्थान (पर्सनल स्पेस या चैनल) में सहेजा जाता है, और इसे नोट्स की तरह ही देखा, संपादित और साझा किया जा सकता है।
प्रीव्यू (आंशिक)
Rimo केवल चयनित नोट्स के सैंपल से तैयार किया गया एक साधारण प्रीव्यू स्ट्रीम करता है। यह अंतिम रूप देने से पहले दिशा और टोन की जाँच करने के लिए है।
यदि प्रीव्यू के चरण में ही आवश्यक सामग्री पहले से ही शामिल हो गई है, तो आप सीधे प्रीव्यू से कॉपी कर सकते हैं।
सहेजने का स्थान चुनें
जनरेट करें पर क्लिक करने से पहले, अंतिम रिपोर्ट को सहेजने का स्थान चुनें:
पर्सनल स्पेस, या
कोई विशिष्ट चैनल (ताकि उचित उपयोगकर्ता स्वचालित रूप से इसे एक्सेस कर सकें)
रिपोर्ट बनाना
इसके बाद, Rimo उच्च गुणवत्ता वाला एक पूर्ण संस्करण बनाने के लिए चुने गए सभी नोट्स (अधिकतम 50) का उपयोग करके जनरेट करने की प्रक्रिया को फिर से चलाएगा।
यह बैकग्राउंड में चलेगा। इसके सफल होने तक (या विफल होने पर पुनः प्रयास करें विकल्प के दिखाई देने तक) प्रगति प्रदर्शित की जाएगी।
नोट के रूप में खोलें
पूरा होने पर, रिपोर्ट आपके द्वारा चुने गए स्थान के /reports/{id} में एक सामान्य Rimo नोट के रूप में सेव हो जाती है। वहां से आप निम्नलिखित कार्य कर सकते हैं:
प्रत्येक सेक्शन को मूल मीटिंग से लिंक की गई स्थिति में पढ़ना
अन्य नोट्स की तरह ही एडिट करना
सेव किए गए चैनल के माध्यम से शेयर करना
किसी भी समय कंटेंट को कॉपी करना
विकल्प: मूल ट्रांसक्रिप्ट डाउनलोड करें
यदि आपको उस मीटिंग के रॉ ट्रांसक्रिप्ट की आवश्यकता है जिस पर रिपोर्ट आधारित है, तो उन्हें एक ही फ़ाइल में संयोजित करने के लिए एक अलग ट्रांसक्रिप्ट डाउनलोड करें एक्शन उपलब्ध है।
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परिदृश्य 1: 1on1 → प्रदर्शन समीक्षा के लिए अधिक स्मार्ट आत्म-मूल्यांकन
मूल्यांकन चक्र से पहले, खुद से निम्नलिखित सवाल पूछना आम बात है:
मैनेजर ने बार-बार किन बातों पर जोर दिया?
समय के साथ अपेक्षाएं कैसे बदलीं?
कहाँ सुधार हुआ है और कहाँ नहीं?
कई महीनों के 1on1 रिकॉर्ड को फिर से पढ़ने के बजाय, आप 2 से 6 महीने के नोट्स चुन सकते हैं और एक ऐसी रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं जो इनमें से पैटर्न निकालती है।
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बार-बार मिलने वाला फीडबैक + विकास की थीम
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प्रॉम्प्ट का उदाहरण: संचार पैटर्न और प्रतिक्रिया की गुणवत्ता
पिछले 2 महीनों की साप्ताहिक 1on1 मीटिंग की सामग्री के आधार पर, मैनेजर के अनुरोधों, अपेक्षाओं और फीडबैक के रुझानों का विश्लेषण करें।
इसके आधार पर, कृपया निम्नलिखित तैयार करें:
एक डेवलपर के रूप में कैसे प्रतिक्रिया देनी चाहिए, इस पर सलाह
मैनेजर द्वारा महत्व दिए जाने वाले बिंदुओं का सारांश
सुधार किए जाने वाले बिंदु और भविष्य की अपेक्षाएं
वास्तविक बातचीत की सामग्री पर आधारित, एक संक्षिप्त और पेशेवर स्व-मूल्यांकन टिप्पणी
उत्तर वास्तविक मीटिंग की सामग्री से लिया जाना चाहिए और इसे अस्वाभाविक रूप से बहुत अधिक सामान्यीकृत नहीं किया जाना चाहिए।
इसके अलावा, कृपया इसे एक व्यावहारिक दृष्टिकोण से संक्षेप में प्रस्तुत करें, जिसमें यह भी शामिल हो कि डेवलपर को अगली 1on1 मीटिंग में अपनी बात कैसे रखनी चाहिए।
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प्रॉम्प्ट का उदाहरण: "एक मैनेजर की तरह मेरा मूल्यांकन करें"
पिछले 6 महीनों की साप्ताहिक 1on1 मीटिंग्स के विवरण के आधार पर, कृपया डेवलपर के प्रदर्शन का मूल्यांकन करें।
विशेष रूप से निम्नलिखित पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करते हुए विश्लेषण करें:
इंजीनियरिंग और विकास (डेवलपमेंट) कार्यों के प्रति दृष्टिकोण
तकनीकी समस्या-समाधान कौशल और कार्यान्वयन (इम्प्लीमेंटेशन) का तरीका
1on1 और दैनिक संचार में स्पष्टीकरण और जानकारी साझा करने का तरीका
फीडबैक पर प्रतिक्रिया देने की क्षमता और सुधार के प्रति दृष्टिकोण
ओनरशिप और पहल करने की क्षमता
टीम के भीतर सहयोग
मैनेजर की अपेक्षाओं और दिशा के साथ तालमेल
निरंतर विकास और बदलाव
केवल सामान्य बातों के बजाय, वास्तविक मीटिंग के विवरण और बातचीत के प्रवाह से समझी जा सकने वाली प्रवृत्तियों के आधार पर मूल्यांकन करें।
साथ ही, कृपया निम्नलिखित को भी शामिल करें:
इन 6 महीनों में विशेष रूप से अच्छे रहे बिंदु
वे बिंदु जहाँ सुधार की आवश्यकता है
भविष्य में अपेक्षित कार्यप्रणाली और विकास के बिंदु
मैनेजर के दृष्टिकोण से समग्र मूल्यांकन टिप्पणी
एक संक्षिप्त और पेशेवर टिप्पणी जिसका उपयोग डेवलपर अपने आत्म-मूल्यांकन (सेल्फ-इवैल्यूएशन) के लिए कर सके
उत्तर वास्तविक कार्य और 1on1 बातचीत पर आधारित, और विशिष्ट (specific) होना चाहिए।
परिदृश्य 2: सभी कॉल्स की समीक्षा किए बिना सेल्स अकाउंट का हस्तांतरण
जब कोई अकाउंट एग्जीक्यूटिव (सेल्स प्रतिनिधि) बदलता है, तो नए प्रतिनिधि को कई महीनों के संदर्भ (प्राथमिकताएं, आपत्तियां, मूल्य निर्धारण पर चर्चा, वादे किए गए फॉलो-अप आदि) की आवश्यकता होती है।
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प्रॉम्प्ट उदाहरण
चयनित ग्राहक के कॉल रिकॉर्ड का उपयोग करके एक अकाउंट हैंडओवर रिपोर्ट तैयार करें।
इसमें निम्नलिखित जानकारी शामिल करें:
ग्राहक की प्राथमिकताएं और सफलता के मापदंड
मुख्य चिंताएं (आपत्तियां) और उन पर हमारी प्रतिक्रिया
मूल्य निर्धारण और सौदे पर चर्चा (प्रस्तावित विवरण, चिंताएं, वर्तमान स्थिति)
प्रतिबद्धताएं और वादे के अनुसार फॉलो-अप (यदि प्रभारी व्यक्ति निर्दिष्ट है तो उसे भी शामिल करें)
सौदे की वर्तमान स्थिति और अनुशंसित अगले कदम
इसे आसानी से पढ़ने योग्य बनाने के लिए, बुलेट पॉइंट्स का उपयोग करें और शुरुआत में एक संक्षिप्त कार्यकारी सारांश (एक्जीक्यूटिव समरी) जोड़ें।
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परिदृश्य 3: इंजीनियर की ऑनबोर्डिंग और "इसे इस तरह क्यों बनाया गया?"
जब कोई नया इंजीनियर शामिल होता है, तो अक्सर पिछली पृष्ठभूमि और संदर्भ मीटिंग की चर्चाओं में दब कर रह जाते हैं। रिपोर्ट का उपयोग करके, निर्णय लेने की प्रक्रिया को सारांशित किया जा सकता है।
प्रॉम्प्ट का उदाहरण
चयनित प्रोजेक्ट मीटिंग के रिकॉर्ड से, इंजीनियरों की ऑनबोर्डिंग के लिए एक रिपोर्ट तैयार करें।
कृपया इसमें निम्नलिखित जानकारी शामिल करें:
प्रारंभिक लक्ष्य और सीमाएं
चर्चा किए गए दृष्टिकोण और उनके कारण
अस्वीकृत विचार और उनके कारण
अनसुलझी चिंताएं और ज्ञात जोखिम
अगले कदम और प्रभारी व्यक्ति की अनुपस्थिति (यदि कोई हो)
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अन्य उदाहरणों में निम्नलिखित शामिल हैं:
छुट्टी से लौटने पर, सभी मीटिंग्स और ईमेल को जाँचे बिना, प्रोजेक्ट के नवीनतम अपडेट, महत्वपूर्ण निर्णयों और अगले कदमों को तेज़ी से समझना।
1on1 चर्चाओं को उपलब्धियों, लक्ष्यों, फीडबैक और विकास के क्षेत्रों के संक्षिप्त सारांश में बदलकर, प्रदर्शन मूल्यांकन (परफॉरमेंस रिव्यू) की तैयारी करना।
पिछली कॉल्स को दोबारा देखे बिना, ग्राहक के इतिहास, वादों, चिंताओं और व्यावसायिक अवसरों को तुरंत समझकर सेल्स अकाउंट का हैंडओवर करना।
बातचीत और फीडबैक से प्राप्त ग्राहकों के वास्तविक शब्दों का उपयोग करके, अधिक उपयुक्त मार्केटिंग संदेश, अभियान (कैंपेन) और कंटेंट तैयार करना।
पिछले तकनीकी निर्णयों, प्रोजेक्ट की पृष्ठभूमि और महत्वपूर्ण आर्किटेक्चर विकल्पों के कारणों को समझने में सहायता करके, नए इंजीनियरों की ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को तेज़ करना।
दैनिक कार्यों में रिपोर्ट का उपयोग करने के तरीके (सरल और व्यावहारिक विचार)
यह आवश्यक नहीं है कि रिपोर्ट "बड़े पैमाने" की हों या केवल लीडरशिप (नेतृत्व) स्तर के लिए ही हों। मानसिक बोझ को कम करने के लिए इनका उपयोग एक आसान तरीके के रूप में किया जा सकता है।
1 सप्ताह की समीक्षा (15 मिनट)
साप्ताहिक स्टैंड-अप और प्रोजेक्ट सिंक मीटिंग को एक साथ मिलाएं
उत्पन्न सामग्री: "इस सप्ताह क्या बदला है, क्या ब्लॉक है, आगे क्या करना है"
व्यक्तिगत लर्निंग लॉग
मेंटरशिप चैट, 1on1, और समीक्षा (रेट्रोस्पेक्टिव) को मिलाएं
उत्पन्न सामग्री: "बार-बार दोहराए जाने वाले सबक क्या हैं, अगली बार क्या आजमाना चाहिए, किस प्रकार की आदतें अपनानी चाहिए?"
बार-बार होने वाली चर्चाओं को कम करना
उन नियमित बैठकों को एक साथ मिलाना जिनमें एक ही विषय पर चर्चा होती है
जनरेट की गई सामग्री: "क्या पहले ही तय हो चुका है, क्या अभी तय होना बाकी है, और किस डेटा की कमी है"
कॉपी और पेस्ट करके इस्तेमाल किए जा सकने वाले टेम्पलेट प्रॉम्प्ट
सामान्य प्रॉम्प्ट: निर्णय + अनसुलझे प्रश्न
सभी चयनित नोट्स के आधार पर, कृपया निम्नलिखित की सूची बनाएं:
निर्णय (दिनांक, यदि उल्लेख किया गया हो तो प्रभारी व्यक्ति, और वर्तमान स्थिति)
अनसुलझे प्रश्न (और समाधान के लिए आवश्यक जानकारी)
एक्शन आइटम (प्रभारी व्यक्ति + यदि उल्लेख किया गया हो तो समय सीमा)
पिछली मीटिंग की तुलना में किए गए बदलाव
सामान्य प्रॉम्प्ट: "समय के साथ क्या बदला है"
विश्लेषण करें कि चयनित बैठकों में समय के साथ रणनीति में कैसे बदलाव आया है।
एक टाइमलाइन शामिल करें जिसमें निम्नलिखित बातें शामिल हों:
लक्ष्यों या सीमाओं में बड़े बदलाव
बदलाव लाने वाले कारक (उदाहरण: नई जानकारी, ग्राहक फीडबैक, तकनीकी सीमाएँ)
वर्तमान रणनीति और वे मान्यताएँ जिन पर यह निर्भर करती है
टेम्पलेट से संबंधित नोट्स
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जब आप कोई टेम्पलेट चुनते हैं, तो Rimo बैकग्राउंड में निर्देश फ़ील्ड में स्वचालित रूप से एक संरचित प्रॉम्प्ट पहले से भर देता है। टेम्पलेट कोई सीमा नहीं हैं। आप आवश्यकतानुसार इनमें बदलाव कर सकते हैं और इन्हें अधिक विशिष्ट बना सकते हैं।
फ़ीडबैक, पूछताछ और बीटा टेस्टर के बारे में
फ़ीडबैक / पूछताछ: Prerna Dabi से संपर्क करें।
हम ऐसी कंपनियों की तलाश कर रहे हैं जो रिपोर्ट सुविधा (बीटा संस्करण) को आज़माएं और वर्कफ़्लो, टेम्प्लेट और आउटपुट गुणवत्ता के संबंध में अपना फ़ीडबैक साझा करें।