Cara Fitur Laporan Rimo Mengubah Rapat Menjadi Intelijen yang Dapat Ditindaklanjuti

Dengan menggunakan fitur laporan Rimo, Anda dapat memilih beberapa catatan rapat (maksimal 50 catatan) dan menghasilkan satu laporan gabungan yang terstruktur dari keseluruhan catatan tersebut.

Hal ini penting karena dalam rapat yang diadakan secara rutin, informasi yang diperlukan jarang sekali terkumpul hanya dalam satu catatan. Keputusan, perubahan, pertanyaan yang belum terselesaikan, dan komitmen sering kali tersebar di banyak rapat. Oleh karena itu, untuk memahami situasi secara keseluruhan, Anda perlu membuka catatan satu per satu untuk menyusun ulang apa saja yang telah berubah dan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu.

Fitur laporan ini menggabungkan informasi dari beberapa notulen, menghilangkan duplikasi, dan melacak bagaimana percakapan berkembang seiring berjalannya waktu. Selain itu, fitur ini menjamin keandalan informasi dengan menunjukkan dari rapat mana ringkasan tersebut dikutip di dalam laporan.

<img width="640" height="360" alt="image.png" src="null">

Apa perbedaan antara Ringkasan (Summary) dan Laporan (Report)?

Ringkasan menyampaikan apa yang terjadi dalam satu rapat.

Laporan menyampaikan apa yang terjadi di beberapa rapat.

Ketika pekerjaan berlangsung selama beberapa minggu hingga beberapa bulan, perbedaan ini menjadi penting. Proyek berkembang, dan prioritas berubah. Pendapat yang berlawanan muncul dan berulang, serta penanggung jawabnya pun berganti. Dengan memanfaatkan laporan, Anda dapat memahami gambaran keseluruhan tanpa harus menyusun ulang informasi sendiri.

Pencarian AI dan Laporan: Mengapa Laporan Dibuat untuk "Mencegah Ada yang Terlewat"

Kami terkadang mendapat pertanyaan dari tim mengenai bagaimana fitur laporan berbeda dengan pengalaman bergaya RAG (Retrieval-Augmented Generation).

RAG sangat unggul ketika Anda ingin melakukan pencarian pada sejumlah besar konten dan mengekstrak cuplikan (snippet) yang paling relevan. Namun, "cuplikan yang paling relevan" tidaklah sama dengan "tercakup secara menyeluruh di dalam serangkaian rapat ini".

Fitur laporan dirancang untuk tujuan yang terakhir ini, yaitu mengambil sekumpulan catatan yang dipilih secara saksama dan menganalisis semuanya secara bersama-sama. Oleh karena itu, fitur ini dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut dengan pasti:

• Kapan dan apa yang telah diputuskan?

• Apa yang berubah dari kebijakan sebelumnya?

• Masalah apa saja yang masih belum terselesaikan?

• Komitmen (janji) seperti apa yang telah dibuat?

Singkatnya, RAG cocok untuk "menemukan jawaban dari suatu tempat di dalam korpus berskala besar", sedangkan Laporan ditujukan untuk "memastikan tidak ada yang terlewat di dalam rapat tertentu".

Cara Menghasilkan Laporan di Rimo [Khusus Penggunaan Internal]

Mengaktifkan Fitur Laporan (Operasi UI)

1. Tekan Cmd + K untuk membuka palet perintah (atau pencarian).

2. Cari Fitur Laporan dan klik Aktifkan.

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Langkah 1: Pilih catatan

Pilih rapat yang ingin disertakan.

Catatan dapat dipilih dengan 3 cara.

• Layar laporan: Memilih catatan dengan menentukan kriteria pada layar laporan

• Layar /notes: Memilih beberapa catatan sekaligus secara langsung dari daftar catatan

• Layar pencarian: Mencari catatan dan memilihnya dari hasil pencarian tersebut

Tampilan layar laporan: Mencari berdasarkan kriteria pencarian seperti periode / peserta / tim, dll., dan dapat memilih hingga 50 catatan

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

**Langkah 2.1: Deskripsikan isi laporan yang diinginkan **

Tentukan isi (tujuan) yang ingin dimasukkan ke dalam laporan. Misalnya:

• Refleksi sederhana

• Penyusunan umpan balik pelanggan

• Log pengambilan keputusan proyek

• Analisis yang disesuaikan sepenuhnya

Anda dapat menuliskannya dengan salah satu cara berikut:

• Menulis instruksi sendiri

• Mengedit berdasarkan templat bawaan

• Membuat draf instruksi di alat lain (seperti ChatGPT) lalu menempelkannya

<img width="640" height="412" alt="image.png" src="null">

Langkah 2.2: Laporan - Templat Bawaan

Templat ini dirancang agar mudah dibaca oleh siapa saja, termasuk mereka yang tidak hadir dalam rapat.

Pernyataan (Poin-poin penting)

Keputusan (Hal yang disepakati)

Item Tindakan (Siapa melakukan apa)

Ringkasan (Laporan Keseluruhan)

Langkah 3: Pratinjau → Hasilkan → Simpan/Bagikan

Sebelum dihasilkan, pratinjau akan ditampilkan sehingga Anda dapat memastikan apakah arah dan nadanya sudah sesuai dengan yang diinginkan.

Jika tidak ada masalah, Anda dapat menghasilkan versi akhir. Rimo akan memproses semua catatan yang dipilih (maksimal 50 catatan) sekaligus dan membuat laporan versi lengkap.

Setelah dihasilkan, laporan akan disimpan di lokasi penyimpanan yang ditentukan (Ruang Personal, atau Saluran), dan dapat dilihat, diedit, serta dibagikan sama seperti catatan.

Pratinjau (Sebagian)

Rimo menampilkan pratinjau singkat yang dibuat hanya dari sampel catatan yang dipilih. Hal ini bertujuan untuk memeriksa arah dan nada sebelum Anda mengonfirmasinya.

Jika konten yang dibutuhkan sudah tercakup pada tahap pratinjau, Anda dapat menyalin langsung dari pratinjau.

Pilihan Lokasi Penyimpanan

Sebelum mengeklik Hasilkan, pilih lokasi penyimpanan untuk laporan akhir:

Ruang Pribadi, atau
Saluran tertentu (agar pengguna yang tepat dapat mengaksesnya secara otomatis)

Pembuatan Laporan

Setelah itu, Rimo akan menjalankan ulang proses pembuatan menggunakan semua catatan yang dipilih (maksimal 50) untuk membuat versi lengkap yang lebih berkualitas.

Proses ini berjalan di latar belakang. Progres akan ditampilkan hingga berhasil (atau gagal dan opsi Coba lagi ditampilkan).

Buka sebagai catatan

Setelah selesai, laporan akan disimpan sebagai catatan Rimo biasa di lokasi penyimpanan yang dipilih pada /reports/{id}. Dari sana, Anda dapat melakukan hal-hal berikut:

Membaca dengan setiap bagian tertaut ke rapat aslinya
Mengeditnya sama seperti catatan lainnya
Membagikannya melalui saluran yang disimpan
Menyalin isinya kapan saja

Opsi: Unduh Transkrip Asli

Jika Anda memerlukan transkrip mentah dari rapat yang menjadi dasar laporan, terdapat tindakan Unduh Transkrip terpisah yang menggabungkannya menjadi satu file.

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Skenario 1: 1on1 → Evaluasi diri yang lebih cerdas untuk tinjauan kinerja

Sebelum siklus penilaian, wajar jika Anda menanyakan hal-hal berikut pada diri sendiri:

• Apa yang berulang kali ditekankan oleh manajer?

• Bagaimana ekspektasi berubah seiring berjalannya waktu?

• Bagian mana yang sudah meningkat, dan bagian mana yang belum?

Daripada membaca kembali catatan 1on1 selama beberapa bulan, Anda dapat memilih catatan dari 2 hingga 6 bulan dan membuat laporan yang mengekstrak pola-polanya.

<img width="640" height="357" alt="image.png" src="null">

Umpan balik yang berulang + Tema pertumbuhan

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Contoh Prompt: Pola Komunikasi dan Kualitas Respons

Berdasarkan isi pertemuan 1on1 mingguan selama 2 bulan terakhir, analisislah permintaan, harapan, dan kecenderungan umpan balik dari manajer.

Berdasarkan hal tersebut, buatlah hal-hal berikut:

• Saran mengenai bagaimana sebaiknya merespons sebagai seorang pengembang

• Ringkasan poin-poin yang diutamakan oleh manajer

• Hal-hal yang perlu diperbaiki dan apa yang diharapkan ke depannya

• Komentar evaluasi diri yang ringkas dan profesional berdasarkan isi percakapan yang sebenarnya

Jawaban harus ditarik dari isi pertemuan yang sebenarnya, dan jangan terlalu digeneralisasi secara tidak wajar.
Selain itu, buatlah rangkuman dari sudut pandang praktis, termasuk bagaimana sebaiknya pengembang menyampaikannya pada pertemuan 1on1 berikutnya.

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Contoh Prompt: "Evaluasi saya seperti seorang manajer"

Berdasarkan isi pertemuan 1on1 mingguan selama 6 bulan terakhir, harap lakukan evaluasi kinerja developer.
Harap lakukan analisis dengan fokus khusus pada aspek-aspek berikut:

• Pendekatan terhadap pekerjaan engineering dan pengembangan

• Kemampuan pemecahan masalah teknis dan cara menjalankan implementasi

• Cara menjelaskan dan berbagi informasi dalam 1on1 dan komunikasi sehari-hari

• Kemampuan merespons umpan balik dan sikap untuk memperbaiki diri

• Rasa kepemilikan (ownership) dan inisiatif

• Kolaborasi di dalam tim

• Keselarasan dengan ekspektasi dan arahan manajer

• Pertumbuhan dan perubahan yang berkelanjutan

Harap berikan evaluasi berdasarkan tren yang dapat ditangkap dari isi pertemuan dan alur percakapan aktual, bukan sekadar pernyataan umum.
Selain itu, harap sertakan juga hal-hal berikut:

• Hal-hal yang sangat baik selama 6 bulan ini

• Hal-hal yang perlu diperbaiki

• Tindakan dan poin pertumbuhan yang diharapkan ke depannya

• Komentar evaluasi komprehensif dari sudut pandang manajer

• Komentar yang ringkas dan profesional yang dapat digunakan oleh developer itu sendiri sebagai evaluasi diri

Pastikan jawabannya bersifat spesifik, berdasarkan pekerjaan aktual dan interaksi selama 1on1.

Skenario 2: Serah terima akun penjualan tanpa perlu meninjau ulang semua panggilan

Jika Account Executive (perwakilan penjualan) berganti, penanggung jawab yang baru membutuhkan konteks selama beberapa bulan (prioritas, keberatan, diskusi harga, tindak lanjut yang dijanjikan, dll.).

<img width="640" height="357" alt="image.png" src="null">

Contoh Prompt

Buatlah laporan serah terima akun menggunakan catatan panggilan dengan pelanggan yang dipilih.
Sertakan hal-hal berikut:

• Prioritas pelanggan dan kriteria kesuksesan

• Kekhawatiran utama (keberatan) dan tanggapan kami terhadap hal tersebut

• Diskusi mengenai harga dan kesepakatan (isi proposal, poin kekhawatiran, status saat ini)

• Komitmen dan tindak lanjut yang dijanjikan (sertakan juga penanggung jawabnya jika disebutkan dengan jelas)

• Status kesepakatan saat ini dan langkah selanjutnya yang direkomendasikan

Gunakan poin-poin agar mudah dibaca sekilas, dan tambahkan ringkasan eksekutif singkat di bagian awal.

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Skenario 3: Onboarding Engineer dan "Mengapa dibangun seperti ini?"

Ketika engineer baru bergabung, latar belakang dan konteks masa lalu sering kali terkubur di dalam diskusi rapat. Dengan memanfaatkan laporan, proses pengambilan keputusan dapat dirangkum.

Contoh Prompt

Buatlah laporan onboarding untuk engineer berdasarkan catatan rapat proyek yang dipilih.
Sertakan informasi berikut:

• Tujuan awal dan batasan

• Pendekatan yang didiskusikan beserta alasannya

• Ide-ide yang ditolak beserta alasannya

• Kekhawatiran yang belum terselesaikan dan risiko yang diketahui

• Langkah selanjutnya dan ketidakhadiran penanggung jawab (jika ada)

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Contoh lainnya adalah sebagai berikut:

• Memahami dengan cepat pembaruan proyek, keputusan penting, dan langkah selanjutnya saat kembali dari cuti, tanpa perlu memeriksa semua rapat dan email.

• Mengubah diskusi 1on1 menjadi ringkasan singkat mengenai pencapaian, target, umpan balik, dan area pengembangan untuk persiapan evaluasi kinerja.

• Melakukan serah terima akun penjualan dengan memahami riwayat pelanggan, komitmen, kekhawatiran, dan peluang bisnis secara instan, tanpa perlu meninjau ulang panggilan sebelumnya.

• Memanfaatkan kata-kata asli pelanggan yang didapat dari percakapan dan umpan balik untuk membuat pesan pemasaran, kampanye, dan konten yang lebih tepat sasaran.

• Mempercepat proses onboarding engineer baru dengan membantu mereka memahami keputusan teknis masa lalu, latar belakang proyek, dan alasan di balik pemilihan arsitektur yang penting.

Cara Memanfaatkan Laporan dalam Pekerjaan Sehari-hari (Ide-ide Sederhana dan Praktis)

Laporan tidak harus berupa sesuatu yang "berskala besar" atau hanya diperuntukkan bagi jajaran pimpinan. Laporan dapat dimanfaatkan sebagai cara yang praktis untuk meringankan beban mental.

Tinjauan mingguan (15 menit)

• Menggabungkan rapat stand-up mingguan dan rapat sinkronisasi proyek

• Output yang dihasilkan: "Apa yang berubah minggu ini, apa yang menjadi kendala, dan apa yang harus dilakukan selanjutnya"

Log Pembelajaran Pribadi

• Menggabungkan obrolan mentorship, 1-on-1, dan refleksi (retrospektif)

• Konten yang dihasilkan: "Apa pelajaran yang berulang, apa yang harus dicoba selanjutnya, kebiasaan seperti apa yang harus dibangun?"

Mengurangi diskusi yang berulang

• Menggabungkan rapat rutin yang membahas topik yang sama

• Konten yang dihasilkan: "Apa saja yang sudah diputuskan, apa yang belum diputuskan, dan data apa yang kurang"

Templat Prompt yang Bisa Digunakan dengan Salin dan Tempel

Prompt Umum: Keputusan + Pertanyaan yang Belum Terselesaikan

Di seluruh catatan yang dipilih, buatlah daftar berikut ini:

• Keputusan (tanggal, penanggung jawab jika disebutkan, dan status saat ini)

• Pertanyaan yang belum terselesaikan (dan informasi yang dibutuhkan untuk penyelesaiannya)

• Item tindakan (penanggung jawab + tenggat waktu jika disebutkan)

• Perubahan dibandingkan dengan rapat sebelumnya

Prompt Umum: "Apa yang berubah seiring berjalannya waktu"

Analisislah bagaimana kebijakan berubah seiring berjalannya waktu di seluruh rapat yang dipilih.
Sertakan linimasa yang mencakup hal-hal berikut:

• Perubahan besar pada tujuan atau batasan

• Pemicu terjadinya perubahan (contoh: informasi baru, umpan balik pelanggan, batasan teknis)

• Kebijakan saat ini dan prasyarat yang mendasarinya

Catatan mengenai Templat

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Saat Anda memilih templat, Rimo secara otomatis akan mengisi prompt terstruktur pada kolom instruksi di latar belakang. Templat ini bukanlah sebuah batasan. Anda dapat mengubahnya sesuai kebutuhan dan membuatnya lebih spesifik.

Tentang Umpan Balik, Pertanyaan, dan Penguji Beta

• Umpan Balik / Pertanyaan: Silakan hubungi Prerna Dabi.

• Kami sedang mencari perusahaan yang bersedia mencoba Fitur Pelaporan (Versi Beta) dan membagikan umpan balik terkait alur kerja, templat, dan kualitas output (keluaran).