Hvordan Rimos rapportfunksjon gjør møter om til handlingsrettet innsikt

Ved å bruke Rimos rapportfunksjon kan du velge flere møtenotater (opptil 50 stykker) og generere én strukturert og samlet rapport på tvers av dem.

Dette er viktig fordi det i for eksempel tilbakevendende møter sjelden er slik at all nødvendig informasjon finnes i ett enkelt notat. Beslutninger, endringer, ubesvarte spørsmål og forpliktelser er spredt over mange møter. For å få oversikt over situasjonen, må man derfor åpne notat etter notat og rekonstruere hva som har blitt endret og hvem som har ansvar for hvilke oppgaver.

Rapportfunksjonen sammenstiller informasjon fra flere møtereferater, fjerner duplikater og sporer hvordan samtaler har utviklet seg over tid. Den sikrer også informasjonens pålitelighet ved å vise i rapporten hvilket møte oppsummeringen er hentet fra.

<img width="640" height="360" alt="image.png" src="null">

Hva er forskjellen mellom et sammendrag (Summary) og en rapport (Report)?

Et sammendrag forteller hva som skjedde i ett enkelt møte.

En rapport forteller hva som skjedde på tvers av flere møter.

Når arbeidet strekker seg over flere uker eller måneder, blir denne forskjellen viktig. Prosjekter utvikler seg, og prioriteringer endres. Innvendinger dukker opp og gjentas, og de ansvarlige byttes ut. Ved å bruke rapporter kan du få oversikt over helhetsbildet uten å måtte sette sammen informasjonen på nytt selv.

AI-søk og rapporter: Hvorfor rapporter er laget for å "unngå at noe blir oversett"

Vi får av og til spørsmål fra teamet om hvordan rapportfunksjonen skiller seg fra en opplevelse basert på RAG (Retrieval-Augmented Generation).

RAG er utmerket når du vil søke gjennom store mengder innhold og hente ut de mest relevante utdragene. Men "de mest relevante utdragene" er ikke det samme som "alt som i sin helhet er dekket i denne møteserien".

Rapportfunksjonen er designet for sistnevnte formål; den henter et nøye utvalgt sett med notater og analyserer dem samlet. Derfor kan den med sikkerhet svare på spørsmål som:

• Når og hva ble besluttet?

• Hva har endret seg fra tidligere retningslinjer?

• Hvilke saker er fortsatt uløste?

• Hvilke forpliktelser (løfter) ble gitt?

Kort oppsummert er RAG velegnet til å "finne svar et eller annet sted i et stort korpus", mens rapporter er til for å "sikre at ingenting blir oversett i spesifikke møter".

Hvordan generere en rapport i Rimo [Kun for intern bruk]

Aktivere rapportfunksjonen (UI-operasjon)

1. Trykk på Cmd + K for å åpne kommandopaletten (eller søk).

2. Søk etter Report feature (rapportfunksjon) og klikk på Enable (aktiver).

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Trinn 1: Velg notater

Velg møtene du vil inkludere.

Du kan velge notater på tre måter.

• Rapportskjerm: Velg notater ved å angi kriterier på rapportskjermen

• /notes-skjerm: Velg flere notater direkte fra notatlisten

• Søkeskjerm: Søk etter notater og velg fra resultatene

Bilde av rapportskjermen: Søk med søkekriterier som periode / deltakere / team, og velg opptil 50 notater

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

**Trinn 2.1: Beskriv ønsket innhold i rapporten **

Angi innholdet (formålet) du vil ha med i rapporten. For eksempel:

• Enkel evaluering

• Organisering av kundetilbakemeldinger

• Beslutningslogg for prosjektet

• Fullstendig tilpasset analyse

Du kan velge en av følgende fremgangsmåter:

• Skrive instruksjonene selv

• Redigere basert på en innebygd mal

• Skrive et utkast til instruksjonene i et annet verktøy (for eksempel ChatGPT) og lime det inn

<img width="640" height="412" alt="image.png" src="null">

Trinn 2.2: Rapport - Innebygde maler

Disse malene er utformet for å være enkle å lese for alle, inkludert de som ikke deltok på møtet.

Uttalelse (viktige poeng)

Beslutninger (Hva som er avtalt)

Handlingspunkter (hvem gjør hva)

Sammendrag (Samlet rapport)

Trinn 3: Forhåndsvisning → Generer → Lagre/del

Før generering vises en forhåndsvisning, slik at du kan sjekke at retningen og tonen er som tiltenkt.

Hvis alt ser bra ut, genererer du den endelige versjonen. Rimo vil behandle alle de valgte notatene (opptil 50) samlet, og opprette en fullstendig rapport.

Etter generering lagres den på det angitte lagringsstedet (personlig område eller kanal), og kan vises, redigeres og deles på samme måte som et notat.

Forhåndsvisning (utdrag)

Rimo strømmer en enkel forhåndsvisning laget kun av et utvalg fra de valgte notatene. Dette er for å sjekke retning og tone før du ferdigstiller.

Hvis det nødvendige innholdet allerede er dekket i forhåndsvisningsfasen, kan du kopiere direkte fra forhåndsvisningen.

Valg av lagringssted

Før du klikker på Generer, må du velge lagringssted for den endelige rapporten:

Personlig område, eller
en spesifikk kanal (slik at de riktige brukerne automatisk får tilgang)

Opprettelse av rapport

Deretter vil Rimo kjøre genereringen på nytt ved å bruke alle de valgte notatene (opptil 50) for å lage en fullstendig versjon av høyere kvalitet.

Dette kjøres i bakgrunnen. Fremdriften vil vises helt til det lykkes (eller mislykkes og alternativet for å prøve på nytt vises).

Åpne som et notat

Når den er fullført, lagres rapporten som et vanlig Rimo-notat på den valgte destinasjonen under /reports/{id}. Derfra kan du gjøre følgende:

Lese det, med hver seksjon lenket til det opprinnelige møtet
Redigere det på samme måte som andre notater
Dele det via den lagrede kanalen
Kopiere innholdet når som helst

Alternativ: Last ned original transkripsjon

Hvis du trenger de rå transkripsjonene fra møtene som rapporten er basert på, finnes det en egen Last ned transkripsjon-handling som samler dem i én fil.

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Scenario 1: 1on1 → En smartere egenvurdering for prestasjonsvurderingen

Før evalueringssyklusen er det vanlig å spørre seg selv:

• Hva har lederen min gjentatte ganger understreket?

• Hvordan har forventningene endret seg over tid?

• Hvilke områder har blitt forbedret, og hvilke har ikke det?

I stedet for å lese gjennom flere måneder med 1on1-notater, kan du velge notater fra 2 til 6 måneder og generere en rapport som trekker ut mønstre.

<img width="640" height="357" alt="image.png" src="null">

Gjentakende tilbakemeldinger + veksttemaer

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Eksempel på prompt: Kommunikasjonsmønstre og responskvalitet

Basert på innholdet fra de ukentlige 1-til-1-møtene de siste to månedene, vennligst analyser lederens forespørsler, forventninger og tilbakemeldingsmønstre.

Basert på dette, vennligst lag følgende:

• Råd om hvordan man best kan håndtere dette som utvikler

• En oversikt over punktene lederen legger vekt på

• Områder for forbedring og hva som forventes fremover

• En kortfattet og profesjonell kommentar til egenvurdering, basert på det faktiske innholdet i samtalene

Svaret må utledes fra det faktiske møteinnholdet, og bør ikke generaliseres på en unaturlig måte.
Oppsummer det også fra et praktisk perspektiv, inkludert hvordan utvikleren bør kommunisere dette i neste 1-til-1-møte.

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Eksempel på prompt: "Evaluer meg som en leder"

Basert på innholdet i de ukentlige 1-til-1-møtene de siste 6 månedene, vennligst gjennomfør en prestasjonsvurdering av utvikleren.
Analyser med spesielt fokus på følgende aspekter:

• Innsats og tilnærming til ingeniør- og utviklingsarbeid

• Teknisk problemløsningsevne og fremgangsmåte for implementering

• Evne til å forklare og dele informasjon i 1-til-1-møter og daglig kommunikasjon

• Håndtering av tilbakemeldinger og innstilling til forbedring

• Eierskap og initiativ

• Samarbeid i teamet

• Samsvar med lederens forventninger og retning

• Kontinuerlig vekst og utvikling

Vurder basert på tendenser som kan leses ut fra det faktiske møteinnholdet og samtaleflyten, fremfor kun generelle betraktninger.
Inkluder også følgende:

• Hva som har vært spesielt bra de siste 6 månedene

• Områder som trenger forbedring

• Forventet atferd og områder for videre vekst fremover

• Samlet vurderingskommentar fra et lederperspektiv

• En kortfattet og profesjonell kommentar som utvikleren selv kan bruke som egenvurdering

Svaret må være konkret og basert på det faktiske arbeidet og interaksjonene i 1-til-1-møtene.

Scenario 2: Overlevering av salgskonto uten å måtte gjennomgå alle samtaler

Når en Account Executive (salgsrepresentant) byttes ut, trenger den nye representanten kontekst som strekker seg over flere måneder (prioriteringer, innvendinger, prisdiskusjoner, avtalte oppfølginger, osv.).

<img width="640" height="357" alt="image.png" src="null">

Eksempel på prompt

Bruk samtaleloggene med den valgte kunden til å lage en rapport for kontooverlevering.
Inkluder følgende:

• Kundens prioriteringer og suksesskriterier

• Hovedbekymringer (innvendinger) og vår respons på disse

• Diskusjoner om pris og avtale (forslag, bekymringer, nåværende status)

• Forpliktelser og avtalt oppfølging (inkludert ansvarlig person, hvis dette er spesifisert)

• Nåværende avtalestatus og anbefalte neste trinn

Bruk kulepunkter for å gjøre teksten lett å skumlese, og start med et kort ledelsessammendrag.

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Scenario 3: Onboarding av ingeniører og «Hvorfor ble det bygget på denne måten?»

Når en ny ingeniør begynner, blir ofte tidligere bakgrunn og historikk begravd i møtediskusjoner. Ved å bruke rapporter kan beslutningsprosessen oppsummeres.

Eksempel på prompt

Lag en onboarding-rapport for ingeniører basert på de valgte referatene fra prosjektmøtet.
Vennligst inkluder følgende:

• Opprinnelige mål og begrensninger

• Diskuterte tilnærminger og begrunnelsene for disse

• Forkastede ideer og begrunnelsene for dette

• Uløste bekymringer og kjente risikoer

• Neste steg og manglende ansvarlige (hvis noen)

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Andre eksempler inkluderer følgende:

• Raskt få oversikt over prosjektoppdateringer, viktige beslutninger og neste steg når du kommer tilbake fra ferie, uten å måtte gå gjennom alle møter og e-poster.

• Forberede prestasjonsvurderinger ved å konvertere 1-til-1-samtaler til kortfattede oppsummeringer av prestasjoner, mål, tilbakemeldinger og utviklingsområder.

• Gjennomføre overlevering av salgskontoer ved å umiddelbart forstå kundehistorikk, avtaler, bekymringer og forretningsmuligheter, uten å måtte gå gjennom tidligere samtaler.

• Lage mer relevante markedsføringsbudskap, kampanjer og innhold ved å bruke kundenes egne ord hentet fra samtaler og tilbakemeldinger.

• Fremskynde onboardingen av nye ingeniører ved å hjelpe dem med å forstå tidligere tekniske beslutninger, prosjektets bakgrunn og årsakene til viktige arkitekturvalg.

Hvordan bruke rapporter i det daglige arbeidet (enkle og praktiske ideer)

Rapporter trenger ikke å være "omfattende" eller utelukkende for ledelsen. De kan brukes som en enkel metode for å redusere den mentale belastningen.

Ukentlig gjennomgang (15 minutter)

• Kombiner ukentlig stand-up og synkroniseringsmøte for prosjektet

• Generert innhold: «Hva har endret seg denne uken, hva er blokkert, hva skal gjøres videre»

Personlig læringslogg

• Kombiner mentorskapschatter, en-til-en-samtaler og refleksjoner (retrospektiver)

• Generert innhold: "Hva er de gjentakende lærdommene, hva bør man prøve neste gang, og hvilke vaner bør man tilegne seg?"

Reduser gjentatte diskusjoner

• Slå sammen faste møter der de samme temaene tas opp

• Generert innhold: "Hva som allerede er bestemt, hva som fortsatt er uavklart, og hvilke data som mangler"

Mal-prompter du kan kopiere og lime inn

Generell prompt: Beslutninger + Ubesvarte spørsmål

På tvers av alle valgte notater, vennligst list opp følgende:

• Beslutninger (dato, ansvarlig person hvis nevnt, og nåværende status)

• Ubesvarte spørsmål (og informasjon nødvendig for å løse dem)

• Aksjonspunkter (ansvarlig + frist hvis nevnt)

• Endringer sammenlignet med tidligere møter

Generell prompt: «Hva har endret seg over tid»

Analyser hvordan strategien har endret seg over tid gjennom de valgte møtene.
Inkluder en tidslinje som inneholder følgende:

• Store endringer i mål og begrensninger

• Hva som utløste endringene (f.eks. ny informasjon, tilbakemeldinger fra kunder, tekniske begrensninger)

• Nåværende strategi og forutsetningene den bygger på

Merknader om maler

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Når du velger en mal, forhåndsutfyller Rimo automatisk en strukturert prompt i instruksjonsfeltet i bakgrunnen. Maler er ikke en begrensning. Du kan endre dem etter behov og gjøre dem mer spesifikke.

Om tilbakemelding, henvendelser og betatestere

• Tilbakemelding / henvendelser: Ta kontakt med Prerna Dabi.

• Vi søker bedrifter som ønsker å teste rapportfunksjonen (betaversjon) og dele tilbakemeldinger om arbeidsflyt, maler og utdatakvalitet.