Как функция отчетов Rimo превращает встречи в практическую аналитику

С помощью функции отчетов Rimo вы можете выбрать несколько заметок со встреч (до 50) и сгенерировать на их основе единый структурированный сводный отчет.

Это особенно важно для регулярных собраний, поскольку необходимая информация редко умещается в одной заметке. Принятые решения, изменения, нерешенные вопросы и обязательства распределены по множеству встреч. Поэтому, чтобы понять текущую ситуацию, обычно приходится открывать одну заметку за другой и восстанавливать картину того, что изменилось и кому какие задачи поручены.

Функция отчетов объединяет информацию из нескольких протоколов, устраняет дублирование и отслеживает, как развивалось обсуждение с течением времени. Кроме того, она обеспечивает достоверность информации, указывая в отчете, из какой именно встречи была взята та или иная выдержка.

<img width="640" height="360" alt="image.png" src="null">

В чем разница между резюме (Summary) и отчетом (Report)?

Резюме описывает то, что произошло на одной встрече.

Отчет описывает то, что произошло на протяжении нескольких встреч.

Эта разница становится важной, когда работа длится от нескольких недель до нескольких месяцев. Проекты развиваются, приоритеты меняются. Появляются и повторяются возражения, меняются ответственные лица. Использование отчетов позволяет увидеть картину в целом без необходимости самостоятельно восстанавливать информацию.

ИИ-поиск и отчеты: почему отчеты созданы для «предотвращения упущений»

Иногда команда спрашивает, чем функция отчетов отличается от возможностей в стиле RAG (генерации, дополненной поиском).

RAG отлично подходит для случаев, когда нужно выполнить поиск по большому объему контента и извлечь наиболее релевантные фрагменты. Однако «наиболее релевантные фрагменты» — это не то же самое, что «полный охват информации в рамках данной серии встреч».

Функция отчетов разработана именно для этой последней цели: она берет тщательно отобранный набор заметок и анализирует их в совокупности. Благодаря этому она может гарантированно ответить на следующие вопросы:

• Когда и какие решения были приняты?

• Что изменилось по сравнению с предыдущей стратегией?

• Какие проблемы все еще остаются нерешенными?

• Какие обязательства (обещания) были взяты?

Вкратце, RAG хорошо подходит для «поиска ответов где-то в большом корпусе данных», тогда как отчеты нужны для того, чтобы «ничего не упустить в рамках конкретных встреч».

Как сгенерировать отчет в Rimo [Только для внутреннего использования]

Включение функции отчетов (через UI)

1. Нажмите Cmd + K, чтобы открыть палитру команд (или поиск).

2. Найдите Report feature (Функция отчетов) и нажмите Enable (Включить).

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Шаг 1: Выберите заметки

Выберите встречи, которые хотите включить.

Заметки можно выбрать тремя способами:

• Экран отчетов: выбрать заметки, задав условия на экране отчетов

• Экран /notes: выбрать несколько заметок напрямую из списка заметок

• Экран поиска: найти заметки и выбрать нужные из результатов поиска

Пример экрана отчетов: можно выполнить поиск по таким критериям, как период / участники / команда и т. д., и выбрать до 50 заметок.

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

**Шаг 2.1: Опишите желаемое содержание отчета **

Укажите информацию (цель), которую вы хотите включить в отчет. Например:

• Простая ретроспектива

• Систематизация отзывов клиентов

• Журнал принятия решений по проекту

• Полностью индивидуальный анализ

Вы можете составить описание любым из следующих способов:

• Написать инструкции самостоятельно

• Взять за основу и отредактировать встроенный шаблон

• Подготовить черновик инструкций в другом инструменте (например, ChatGPT) и вставить его

<img width="640" height="412" alt="image.png" src="null">

Шаг 2.2: Отчеты - Встроенные шаблоны

Эти шаблоны разработаны так, чтобы их было легко читать всем, включая тех, кто не присутствовал на собрании.

Высказывание (Ключевые моменты)

Принятые решения (Достигнутые договоренности)

Планы действий (Кто что делает)

Резюме (Общий отчет)

Шаг 3: Предпросмотр → Генерация → Сохранение / Общий доступ

Перед генерацией отображается предпросмотр, позволяющий убедиться, что направление и тон текста соответствуют вашей задумке.

Если все в порядке, сгенерируйте финальную версию. Rimo совместно обработает все выбранные заметки (максимум 50) и создаст полную версию отчета.

После генерации отчет будет сохранен в указанном месте (в личном пространстве или канале), где его можно просматривать, редактировать и делиться им так же, как и обычными заметками.

Превью (фрагмент)

Rimo транслирует простое превью, созданное только на основе образца выбранных заметок. Это необходимо для того, чтобы проверить направление и тон перед окончательным подтверждением.

Если на этапе превью уже охвачено все необходимое содержимое, вы можете скопировать напрямую из превью.

Выбор места сохранения

Перед тем как нажать Сгенерировать, выберите место сохранения итогового отчета:

Личное пространство или
определенный канал (чтобы соответствующие пользователи автоматически получили к нему доступ)

Создание отчета

После этого Rimo повторно запустит генерацию, используя все выбранные заметки (максимум 50), чтобы создать более качественную полную версию.

Этот процесс выполняется в фоновом режиме. Прогресс будет отображаться до успешного завершения (или до возникновения ошибки и появления опции Повторить попытку).

Открыть как заметку

После завершения отчет будет сохранен как обычная заметка Rimo в выбранном месте сохранения по пути /reports/{id}. Оттуда вам будет доступно следующее:

Читать текст, в котором каждый раздел связан с исходной встречей
Редактировать его так же, как и другие заметки
Делиться им через сохраненный канал
Копировать содержимое в любое время

Опция: Скачать исходную расшифровку

Если вам нужны необработанные расшифровки встречи, на основе которых был составлен отчет, существует отдельное действие Скачать расшифровку, которое объединяет их в один файл.

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Сценарий 1: 1on1 → Более продуманная самооценка для оценки эффективности

Перед началом цикла оценки мы часто задаем себе следующие вопросы:

• Что постоянно подчеркивал менеджер?

• Как со временем изменились ожидания?

• Что удалось улучшить, а что нет?

Вместо того чтобы перечитывать записи встреч 1on1 за несколько месяцев, вы можете выбрать заметки за 2–6 месяцев и сгенерировать отчет, который выявит основные закономерности.

<img width="640" height="357" alt="image.png" src="null">

Повторяющаяся обратная связь + темы роста

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Пример промпта: Паттерны коммуникации и качество взаимодействия

На основе содержания еженедельных встреч 1-на-1 за последние 2 месяца проанализируйте требования, ожидания и тенденции в обратной связи от менеджера.

С учетом этого, пожалуйста, подготовьте следующее:

• Советы о том, как лучше всего действовать в роли разработчика

• Сводка ключевых моментов, которым менеджер придает особое значение

• Области для улучшения и ожидания на будущее

• Краткий и профессиональный комментарий для самооценки, основанный на реальном содержании бесед

Ответ должен опираться на реальное содержание встреч, избегайте неестественных и чрезмерных обобщений.
Кроме того, изложите информацию с практической точки зрения, включая рекомендации о том, как разработчику лучше донести свои мысли на следующей встрече 1-на-1.

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Пример промпта: «Оцени меня как менеджер»

Проведи оценку эффективности разработчика на основе содержания еженедельных встреч 1-на-1 за последние 6 месяцев.
При анализе удели особое внимание следующим аспектам:

• Подход к инженерным задачам и разработке

• Навыки решения технических проблем и процесс реализации

• Умение объяснять и делиться информацией на встречах 1-на-1 и в повседневной коммуникации

• Реакция на обратную связь и стремление к улучшениям

• Ответственность (ownership) и инициативность

• Сотрудничество внутри команды

• Соответствие ожиданиям менеджера и заданному направлению

• Непрерывный рост и изменения

Оценка должна основываться не на общих фразах, а на тенденциях, которые можно проследить из реального содержания встреч и хода бесед.
Также включи следующие пункты:

• Особо сильные стороны за эти 6 месяцев

• Аспекты, требующие улучшения

• Действия и точки роста, которые ожидаются в будущем

• Итоговый комментарий с оценкой от лица менеджера

• Краткий и профессиональный комментарий, который сам разработчик сможет использовать в качестве самооценки

Ответ должен быть конкретным и опираться на реальные рабочие задачи и обсуждения на встречах 1-на-1.

Сценарий 2: Передача аккаунта в отделе продаж без необходимости пересматривать все звонки

При смене аккаунт-менеджера (менеджера по продажам) новому специалисту необходим контекст за несколько месяцев (приоритеты, возражения, обсуждение цен, обещанные последующие действия и т. д.).

<img width="640" height="357" alt="image.png" src="null">

Пример промпта

Используя записи разговоров с выбранным клиентом, составьте отчет о передаче аккаунта.
Включите следующую информацию:

• Приоритеты клиента и критерии успеха

• Основные опасения (возражения) и наши ответы на них

• Обсуждение цен и условий сделки (суть предложения, опасения, текущий статус)

• Обязательства и обещанные последующие действия (включая ответственных лиц, если они указаны)

• Текущий статус сделки и рекомендуемые следующие шаги

Для удобства беглого просмотра используйте маркированные списки, а в начале добавьте краткое резюме.

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Сценарий 3: Онбординг инженеров и «Почему это устроено именно так?»

Когда к команде присоединяется новый инженер, исторический контекст и предпосылки часто теряются в обсуждениях на встречах. С помощью отчетов можно резюмировать процесс принятия решений.

Пример промпта

На основе выбранных записей проектных встреч создайте отчет для онбординга инженеров.
Пожалуйста, включите следующую информацию:

• Первоначальные цели и ограничения

• Обсуждавшиеся подходы и их обоснование

• Отклоненные идеи и их причины

• Нерешенные вопросы и известные риски

• Следующие шаги и отсутствие ответственных лиц (если есть)

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Другие примеры включают в себя следующее:

• Быстро вникнуть в последние обновления по проекту, ключевые решения и дальнейшие шаги после возвращения из отпуска, не просматривая все записи встреч и электронные письма.

• Подготовиться к оценке эффективности сотрудников, преобразовав встречи в формате «один на один» в краткие сводки о достижениях, целях, обратной связи и зонах для профессионального роста.

• Осуществить передачу клиентских аккаунтов в отделе продаж, мгновенно изучив историю клиента, договоренности, опасения и коммерческие возможности без необходимости переслушивать прошлые звонки.

• Создавать более релевантные маркетинговые сообщения, кампании и контент, используя реальные слова клиентов, полученные из бесед и отзывов.

• Ускорить адаптацию (онбординг) новых инженеров, помогая им разобраться в принятых ранее технических решениях, контексте проекта и причинах выбора ключевой архитектуры.

Как использовать отчеты в повседневной работе (простые и практичные идеи)

Отчеты не обязательно должны быть чем-то «масштабным» или предназначаться исключительно для руководства. Их можно использовать как простой способ снижения ментальной нагрузки.

Подведение итогов недели (15 минут)

• Объединить еженедельный стендап и встречу по синхронизации проекта

• Генерируемый контент: «Что изменилось на этой неделе, что заблокировано, что делать дальше»

Личный журнал обучения

• Совмещать менторские чаты, встречи 1-на-1 и рефлексию (ретроспективу)

• Генерируемый контент: «Какие уроки повторяются, что следует попробовать в следующий раз, какие привычки необходимо выработать?»

Сокращение повторяющихся обсуждений

• Объединять регулярные встречи, на которых обсуждаются одни и те же темы

• Генерируемый контент: «Что уже решено, что еще не определено, и каких данных не хватает»

Шаблоны промптов для копирования и вставки

Универсальный промпт: Принятые решения + Открытые вопросы

Проанализируйте все выбранные заметки и перечислите следующее:

• Принятые решения (дата, ответственный, если указан, и текущий статус)

• Открытые вопросы (и информация, необходимая для их решения)

• Задачи (ответственный + срок выполнения, если указан)

• Изменения по сравнению с предыдущей встречей

Универсальный промпт: «Что изменилось с течением времени»

Проанализируйте, как менялась стратегия с течением времени в рамках выбранных встреч.
Включите хронологию, содержащую следующую информацию:

• Значительные изменения в целях или ограничениях

• Причины изменений (например: новая информация, отзывы клиентов, технические ограничения)

• Текущая стратегия и предпосылки, на которые она опирается

Примечания к шаблонам

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

При выборе шаблона Rimo в фоновом режиме автоматически заполняет поле инструкций структурированным промптом. Шаблоны не являются ограничением. При необходимости вы можете изменить их и сделать более конкретными.

Обратная связь, вопросы и бета-тестирование

• Обратная связь / вопросы: пожалуйста, свяжитесь с Prerna Dabi.

• Мы ищем компании, которые готовы протестировать функцию отчетов (бета-версия) и поделиться отзывами о рабочих процессах, шаблонах и качестве выходных данных.