Cách tính năng báo cáo của Rimo biến các cuộc họp thành thông tin hữu ích và thực tiễn

Khi sử dụng tính năng báo cáo của Rimo, bạn có thể chọn nhiều ghi chú cuộc họp (tối đa 50 ghi chú) và tạo ra một báo cáo tổng hợp có cấu trúc bao quát tất cả các ghi chú đó.

Điều này rất quan trọng vì trong các cuộc họp định kỳ, hiếm khi toàn bộ thông tin cần thiết chỉ nằm gọn trong một ghi chú duy nhất. Các quyết định, thay đổi, câu hỏi chưa được giải quyết và các cam kết thường bị phân tán trong nhiều cuộc họp. Do đó, để nắm bắt tình hình, bạn thường phải mở lần lượt từng ghi chú để xâu chuỗi lại xem điều gì đã thay đổi và ai đang phụ trách công việc nào.

Tính năng báo cáo sẽ tổng hợp thông tin từ nhiều biên bản cuộc họp, loại bỏ các nội dung trùng lặp và theo dõi diễn biến của các cuộc thảo luận theo thời gian. Đồng thời, báo cáo cũng chỉ rõ các phần tóm tắt được trích dẫn từ cuộc họp nào, qua đó đảm bảo độ tin cậy của thông tin.

<img width="640" height="360" alt="image.png" src="null">

Sự khác biệt giữa Tóm tắt (Summary) và Báo cáo (Report) là gì?

Tóm tắt cho biết những gì đã diễn ra trong một cuộc họp.

Báo cáo cho biết những gì đã diễn ra xuyên suốt nhiều cuộc họp.

Khi công việc kéo dài từ vài tuần đến vài tháng, sự khác biệt này trở nên quan trọng. Dự án sẽ tiến triển và các ưu tiên sẽ thay đổi. Các ý kiến trái chiều xuất hiện rồi lặp lại, và người phụ trách cũng thay đổi. Nếu tận dụng báo cáo, bạn có thể nắm bắt được bức tranh toàn cảnh mà không cần phải tự mình cấu trúc lại thông tin.

Tìm kiếm AI và Báo cáo: Lý do tính năng Báo cáo được tạo ra để "tránh bỏ sót"

Đôi khi, nhóm chúng tôi nhận được câu hỏi về việc tính năng Báo cáo khác biệt như thế nào so với trải nghiệm kiểu RAG (Retrieval-Augmented Generation - Tạo văn bản tăng cường truy xuất).

RAG rất xuất sắc trong trường hợp bạn muốn tìm kiếm trên một lượng lớn nội dung và trích xuất ra những đoạn thông tin có mức độ liên quan cao nhất. Tuy nhiên, "những đoạn thông tin liên quan nhất" không đồng nghĩa với việc "bao quát toàn bộ nội dung trong chuỗi cuộc họp này".

Tính năng Báo cáo được thiết kế cho mục đích thứ hai, bằng cách thu thập một tập hợp các ghi chú đã được chọn lọc kỹ lưỡng và phân tích tổng hợp tất cả chúng cùng lúc. Nhờ đó, nó có thể trả lời một cách chắc chắn các câu hỏi như:

• Đã quyết định những gì và vào lúc nào?

• Có điều gì thay đổi so với phương hướng trước đây?

• Những vấn đề nào vẫn chưa được giải quyết?

• Những cam kết (lời hứa) nào đã được đưa ra?

Tóm lại, RAG phù hợp để "tìm ra câu trả lời từ một nơi nào đó trong một kho dữ liệu lớn", còn Báo cáo là để đảm bảo "không bỏ sót bất cứ điều gì trong một cuộc họp cụ thể".

Cách tạo báo cáo bằng Rimo [Chỉ sử dụng nội bộ]

Kích hoạt tính năng báo cáo (Thao tác UI)

1. Nhấn Cmd + K để mở bảng lệnh (hoặc tìm kiếm).

2. Tìm Report feature (Tính năng báo cáo) và nhấp vào Enable (Kích hoạt).

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Bước 1: Chọn ghi chú

Chọn các cuộc họp mà bạn muốn đưa vào.

Có 3 cách để chọn ghi chú.

• Màn hình báo cáo: Chỉ định các điều kiện trên màn hình báo cáo để chọn ghi chú

• Màn hình /notes: Chọn trực tiếp nhiều mục từ danh sách ghi chú

• Màn hình tìm kiếm: Tìm kiếm ghi chú và chọn từ kết quả tìm kiếm

Hình ảnh màn hình báo cáo: Tìm kiếm dựa trên các điều kiện tìm kiếm như khoảng thời gian / người tham gia / nhóm, v.v. và có thể chọn tối đa 50 ghi chú

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

**Bước 2.1: Mô tả nội dung báo cáo mong muốn **

Chỉ định nội dung (mục đích) mà bạn muốn đưa vào báo cáo. Ví dụ:

• Tổng kết đơn giản

• Tổng hợp phản hồi của khách hàng

• Nhật ký ra quyết định của dự án

• Phân tích tùy chỉnh hoàn toàn

Bạn có thể chọn một trong các cách viết sau đây:

• Tự viết yêu cầu

• Chỉnh sửa dựa trên mẫu có sẵn

• Viết nháp yêu cầu bằng công cụ khác (như ChatGPT, v.v.) rồi dán vào

<img width="640" height="412" alt="image.png" src="null">

Bước 2.2: Báo cáo - Mẫu tích hợp sẵn

Các mẫu này được thiết kế để dễ đọc đối với tất cả mọi người, bao gồm cả những người không tham gia cuộc họp.

Phát biểu (Những điểm quan trọng)

Các quyết định (Những điều đã thống nhất)

Hạng mục hành động (Ai làm gì)

Tóm tắt (Báo cáo tổng thể)

Bước 3: Xem trước → Tạo → Lưu/Chia sẻ

Trước khi tạo, một bản xem trước sẽ được hiển thị để bạn có thể kiểm tra xem định hướng và giọng văn có đúng như mong muốn hay không.

Nếu không có vấn đề gì, hãy tạo bản cuối cùng. Rimo sẽ tổng hợp và xử lý tất cả các ghi chú đã chọn (tối đa 50 mục) để tạo ra một bản báo cáo hoàn chỉnh.

Sau khi tạo, báo cáo sẽ được lưu vào vị trí đã chỉ định (Không gian cá nhân hoặc Kênh), và bạn có thể xem, chỉnh sửa cũng như chia sẻ giống như một ghi chú thông thường.

Bản xem trước (Một phần)

Rimo sẽ hiển thị trực tiếp một bản xem trước ngắn gọn được tạo chỉ từ một mẫu của các ghi chú đã chọn. Điều này giúp bạn kiểm tra định hướng và giọng điệu trước khi xác nhận.

Nếu nội dung cần thiết đã được bao quát đầy đủ ngay ở giai đoạn xem trước, bạn có thể sao chép trực tiếp từ bản xem trước.

Chọn vị trí lưu

Trước khi nhấp vào Tạo, hãy chọn vị trí lưu cho báo cáo cuối cùng:

Không gian cá nhân, hoặc
Một kênh cụ thể (để những người dùng phù hợp có thể tự động truy cập)

Tạo báo cáo

Sau đó, Rimo sẽ chạy lại quá trình tạo bằng cách sử dụng tất cả các ghi chú đã chọn (tối đa 50 mục) để tạo ra một phiên bản hoàn chỉnh với chất lượng cao hơn.

Quá trình này được chạy ngầm. Tiến trình sẽ được hiển thị cho đến khi thành công (hoặc thất bại và hiển thị tùy chọn Thử lại).

Mở dưới dạng ghi chú

Khi hoàn tất, báo cáo sẽ được lưu dưới dạng một ghi chú Rimo thông thường tại /reports/{id} ở vị trí lưu đã chọn. Từ đó, bạn có thể:

Đọc với từng phần được liên kết với cuộc họp gốc
Chỉnh sửa giống như các ghi chú khác
Chia sẻ thông qua kênh đã lưu
Sao chép nội dung bất cứ lúc nào

Tùy chọn: Tải xuống bản chép lời gốc

Nếu bạn cần bản chép lời thô của cuộc họp được dùng làm cơ sở cho báo cáo, sẽ có một thao tác Tải xuống bản chép lời riêng biệt giúp gộp chúng lại thành một tệp duy nhất.

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Kịch bản 1: 1on1 → Tự đánh giá thông minh hơn cho kỳ đánh giá hiệu suất

Trước mỗi chu kỳ đánh giá, chúng ta thường tự hỏi bản thân những câu như sau:

• Quản lý đã liên tục nhấn mạnh điều gì?

• Các kỳ vọng đã thay đổi như thế nào theo thời gian?

• Điểm nào đã được cải thiện và điểm nào chưa?

Thay vì phải đọc lại ghi chép của các buổi 1on1 trong nhiều tháng, bạn có thể chọn các ghi chú trong khoảng 2 đến 6 tháng và tạo một báo cáo trích xuất các xu hướng.

<img width="640" height="357" alt="image.png" src="null">

Phản hồi lặp lại + Chủ đề phát triển

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Ví dụ về prompt: Mô hình giao tiếp và chất lượng phản hồi

Dựa trên nội dung các cuộc họp 1on1 hàng tuần trong 2 tháng qua, hãy phân tích các yêu cầu, kỳ vọng và xu hướng phản hồi của người quản lý.

Trên cơ sở đó, hãy tạo các nội dung sau:

• Lời khuyên về cách ứng xử phù hợp với tư cách là một lập trình viên

• Tổng hợp những điểm mà người quản lý đang chú trọng

• Những điểm cần cải thiện và những điều được kỳ vọng trong tương lai

• Lời nhận xét tự đánh giá ngắn gọn và chuyên nghiệp, dựa trên nội dung cuộc trò chuyện thực tế

Câu trả lời cần được đúc kết từ nội dung cuộc họp thực tế, không nên khái quát hóa quá mức một cách thiếu tự nhiên.
Đồng thời, hãy tổng hợp dưới góc độ thực tiễn, bao gồm cả việc lập trình viên nên trình bày như thế nào trong buổi 1on1 tiếp theo.

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Ví dụ Prompt: "Hãy đánh giá tôi như một người quản lý"

Dựa trên nội dung của các cuộc họp 1-1 (1on1) hàng tuần trong 6 tháng qua, hãy tiến hành đánh giá hiệu suất của nhà phát triển.
Đặc biệt, hãy tập trung phân tích vào các khía cạnh sau:

• Sự nỗ lực đối với công việc kỹ thuật và phát triển

• Khả năng giải quyết vấn đề kỹ thuật và cách thức tiến hành triển khai (implement)

• Cách trình bày và chia sẻ thông tin trong các buổi 1-1 cũng như giao tiếp hàng ngày

• Khả năng tiếp thu phản hồi và thái độ cầu thị, cải thiện

• Tinh thần làm chủ (ownership) và tính chủ động

• Sự hợp tác trong nhóm

• Sự bám sát với kỳ vọng và định hướng của người quản lý

• Sự phát triển và thay đổi liên tục

Thay vì đưa ra những nhận định chung chung, hãy đánh giá dựa trên các xu hướng được rút ra từ nội dung cuộc họp và diễn biến các cuộc trò chuyện thực tế.
Ngoài ra, vui lòng bao gồm cả những nội dung dưới đây:

• Những điểm đặc biệt tốt trong 6 tháng qua

• Những điểm cần cải thiện

• Những hành động và điểm phát triển được kỳ vọng hơn nữa trong tương lai

• Nhận xét đánh giá tổng hợp từ góc độ của người quản lý

• Một nhận xét ngắn gọn, chuyên nghiệp để bản thân nhà phát triển có thể sử dụng làm tự đánh giá (self-evaluation)

Câu trả lời cần phải mang tính cụ thể, dựa trên công việc thực tế và những trao đổi trong các buổi 1-1.

Kịch bản 2: Bàn giao tài khoản khách hàng mà không cần xem lại toàn bộ cuộc gọi

Khi có sự thay đổi về Account Executive (nhân viên kinh doanh), người phụ trách mới sẽ cần nắm được bối cảnh trong suốt vài tháng qua (các ưu tiên, ý kiến phản đối, thảo luận về giá cả, các bước chăm sóc/theo dõi đã cam kết, v.v.).

<img width="640" height="357" alt="image.png" src="null">

Ví dụ về prompt

Hãy sử dụng bản ghi cuộc gọi với khách hàng đã chọn để tạo báo cáo bàn giao tài khoản.
Vui lòng bao gồm các nội dung sau:

• Các ưu tiên và tiêu chí thành công của khách hàng

• Các mối quan ngại chính (ý kiến phản bác) và cách phản hồi của chúng ta

• Thảo luận về giá cả và thỏa thuận (nội dung đề xuất, điểm đáng lo ngại, tình trạng hiện tại)

• Các cam kết và hành động theo dõi đã hứa (bao gồm cả người phụ trách nếu được nêu rõ)

• Tình trạng thỏa thuận hiện tại và các bước tiếp theo được đề xuất

Để dễ đọc lướt, hãy trình bày bằng các gạch đầu dòng và thêm một bản tóm tắt tổng quan ngắn ở phần đầu.

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Kịch bản 3: Onboarding kỹ sư và "Tại sao lại được xây dựng như thế này?"

Khi một kỹ sư mới gia nhập, bối cảnh và quá trình trước đây thường hay bị vùi lấp trong các cuộc thảo luận của các buổi họp. Bằng cách tận dụng báo cáo, bạn có thể tóm tắt lại quá trình ra quyết định.

Ví dụ về prompt

Từ biên bản họp dự án đã chọn, hãy tạo một báo cáo onboarding cho kỹ sư.
Vui lòng bao gồm các nội dung sau:

• Mục tiêu ban đầu và các điều kiện ràng buộc

• Các phương pháp tiếp cận đã được thảo luận và lý do

• Các ý tưởng bị bác bỏ và lý do

• Các vấn đề lo ngại chưa được giải quyết và các rủi ro đã biết

• Các bước tiếp theo và sự vắng mặt của người phụ trách (nếu có)

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Một số ví dụ khác có thể kể đến như:

• Nhanh chóng nắm bắt thông tin cập nhật của dự án, các quyết định quan trọng và các bước tiếp theo khi đi nghỉ phép về mà không cần phải xem lại toàn bộ nội dung các cuộc họp hay email.

• Chuẩn bị cho kỳ đánh giá nhân sự bằng cách chuyển đổi các cuộc thảo luận 1-1 thành những bản tóm tắt ngắn gọn về thành tích, mục tiêu, phản hồi và các lĩnh vực cần phát triển.

• Bàn giao tài khoản khách hàng bằng cách nắm bắt ngay lập tức lịch sử khách hàng, các cam kết, mối quan tâm và cơ hội kinh doanh mà không cần phải nghe lại các cuộc gọi trước đây.

• Tận dụng chính ngôn từ thực tế của khách hàng thu thập được từ các cuộc hội thoại và phản hồi để tạo ra các thông điệp tiếp thị, chiến dịch và nội dung phù hợp hơn.

• Đẩy nhanh quá trình hội nhập (onboarding) cho các kỹ sư mới bằng cách hỗ trợ họ tìm hiểu các quyết định kỹ thuật trước đây, bối cảnh dự án và lý do đưa ra các lựa chọn kiến trúc quan trọng.

Cách tận dụng báo cáo trong công việc hàng ngày (Những ý tưởng đơn giản và thực tế)

Báo cáo không nhất thiết phải là một thứ gì đó quá "to tát" hay chỉ dành riêng cho cấp lãnh đạo. Bạn có thể tận dụng nó như một phương pháp đơn giản để giảm bớt gánh nặng tinh thần.

Tổng kết hàng tuần (15 phút)

• Kết hợp cuộc họp stand-up hàng tuần và cuộc họp đồng bộ dự án

• Nội dung tạo ra: "Tuần này có gì thay đổi, có gì đang bị vướng mắc, tiếp theo cần làm gì"

Nhật ký học tập cá nhân

• Kết hợp các cuộc trò chuyện cố vấn, 1on1 và nhìn lại (retrospective)

• Nội dung được tạo: "Những bài học lặp lại là gì, điều gì nên thử vào lần tới, cần hình thành những thói quen nào?"

Giảm thiểu các cuộc thảo luận lặp đi lặp lại

• Kết hợp các cuộc họp định kỳ có cùng chủ đề thảo luận

• Nội dung được tạo ra: "Những gì đã được quyết định, những gì chưa được quyết định, dữ liệu nào còn thiếu"

Mẫu prompt có thể sử dụng bằng cách sao chép và dán

Prompt chung: Các quyết định + Các câu hỏi chưa được giải quyết

Dựa trên tất cả các ghi chú đã chọn, hãy liệt kê những nội dung sau:

• Các quyết định (Ngày tháng, người phụ trách nếu có đề cập, và trạng thái hiện tại)

• Các câu hỏi chưa được giải quyết (và thông tin cần thiết để giải quyết)

• Các công việc cần thực hiện (Người phụ trách + thời hạn nếu có đề cập)

• Những điểm thay đổi so với các cuộc họp trước

Prompt đa năng: "Điều gì đã thay đổi theo thời gian"

Hãy phân tích xem phương hướng đã thay đổi như thế nào theo thời gian trong toàn bộ các cuộc họp được chọn.
Hãy cung cấp một dòng thời gian bao gồm các nội dung sau:

• Những thay đổi lớn về mục tiêu hoặc ràng buộc

• Nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi (Ví dụ: thông tin mới, phản hồi từ khách hàng, hạn chế về kỹ thuật)

• Phương hướng hiện tại và các điều kiện tiên quyết mà nó phụ thuộc vào

Lưu ý về mẫu

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Khi bạn chọn một mẫu, Rimo sẽ tự động điền sẵn một lời nhắc (prompt) có cấu trúc vào trường hướng dẫn ở chế độ nền. Mẫu không phải là một giới hạn. Bạn có thể thay đổi và làm cho nó cụ thể hơn nếu cần.

Về phản hồi, liên hệ và người thử nghiệm beta

• Vui lòng liên hệ với Phản hồi / Liên hệ: Prerna Dabi.

• Chúng tôi đang tìm kiếm các doanh nghiệp tham gia dùng thử tính năng báo cáo (bản beta) và chia sẻ phản hồi về quy trình làm việc, biểu mẫu và chất lượng đầu ra.