Rimo 的報告功能如何將會議轉化為實用的情報

使用 Rimo 的報告功能，您可以選擇多個會議筆記（最多 50 份），並跨筆記生成一份結構化的整合報告。

在例行會議等情況下，所需的資訊很少會完整收錄在單一筆記中，因此這項功能非常重要。由於決議事項、變更點、未解決的問題以及承諾事項往往分散在許多會議中，為了掌握整體狀況，過去必須逐一打開筆記，重新梳理哪些內容發生了變更，以及誰負責哪些任務。

報告功能可整合多份會議記錄的資訊、排除重複內容，並追蹤對話隨時間的發展情況；同時，報告中會標示這些摘要是引用自哪一場會議，藉此確保資訊的可靠性。

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摘要（Summary）與報告（Report）的差異是什麼？

摘要傳達了單次會議中發生的事情。

報告則傳達了跨越多次會議所發生的事情。

當工作持續數週甚至數個月時，這個差異就會變得非常重要。專案會不斷演進，優先順序也會改變。反對意見可能會反覆出現，負責人也可能會更換。只要善用報告，您無需自行重新整理資訊，就能掌握整體全貌。

AI 搜尋與報告：為什麼報告是為了「防止遺漏」而設計的

團隊有時會問，報告功能與 RAG（檢索增強生成）風格的體驗有何不同。

當您想要搜尋大量內容並擷取最相關的片段時，RAG 的表現非常出色。然而，「最相關的片段」並不等同於「在這一系列會議中被完整涵蓋」。

報告功能正是為了後者的目的而設計的，它會取得一組經過精心挑選的筆記，並將它們全部彙整起來進行分析。因此，它能夠確實地回答以下這類問題：

• 何時決定了什麼？

• 與先前的方針相比有何改變？

• 哪些課題仍未解決？

• 做出了哪些承諾？

總而言之，RAG 適合用來「從大型語料庫的某處找出答案」，而 報告 則是為了確保「在特定會議中不遺漏任何細節」。

使用Rimo生成報告的方法 [僅限內部使用]

啟用報表功能（UI 操作）

1. 按下 Cmd + K 開啟命令面板（或搜尋）。

2. 尋找 Report feature（報表功能） 並點擊 Enable（啟用）。

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步驟 1：選擇筆記

選擇您想要包含的會議。

有 3 種方法可以選擇筆記：

• 報表畫面：在報表畫面上指定條件來選擇筆記

• /notes 畫面：從筆記列表中直接進行多選

• 搜尋畫面：搜尋筆記，並從結果中選擇

報表畫面示意圖：透過期間 / 參與者 / 團隊等搜尋條件進行搜尋，最多可選擇 50 則筆記

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**步驟 2.1：描述您期望的報告內容 **

請指示您想在報告中加入的內容（目的）。例如：

• 簡單的回顧

• 顧客回饋整理

• 專案決策紀錄

• 完全客製化的分析

以下任一種撰寫方式皆可：

• 自行撰寫指示

• 以內建範本為基礎進行編輯

• 使用其他工具（如 ChatGPT 等）擬定指示草稿後貼上

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步驟 2.2：報告 - 內建範本

這些範本的設計旨在讓包含未參加會議的人在內，任何人都能輕鬆閱讀。

發言（關鍵要點）

決定事項（達成共識的事項）

行動項目（誰負責做什麼）

摘要（整體報告）

步驟 3：預覽 → 生成 → 儲存/分享

在生成之前會顯示預覽，讓您確認方向與調性是否符合預期。

若沒有問題，即可生成最終版本。Rimo 會將所選的所有筆記（最多 50 份）一併處理，並建立完整版的報告。

生成後，報告將儲存至指定的儲存位置（個人空間或頻道），您可以像一般筆記一樣進行瀏覽、編輯與分享。

預覽（部分）

Rimo 會串流顯示僅根據所選筆記樣本建立的簡易預覽。這是為了讓您在最終確定前，先確認方向與調性。

若預覽階段已涵蓋您所需的內容，您可以直接從預覽中複製。

選擇儲存位置

在點擊生成之前，請選擇最終報告的儲存位置：

個人空間，或
特定的頻道（以便讓適當的使用者能自動存取）

建立報告

之後，Rimo 會使用所選的所有筆記（最多 50 則）重新執行生成，以建立更高品質的完整版本。

這項作業會在背景執行。系統會顯示進度，直到成功完成（或失敗並顯示重試選項）為止。

以筆記形式開啟

完成後，報告將作為一般的 Rimo 筆記儲存於所選儲存位置的 /reports/{id} 中。從那裡您可以進行以下操作：

在各段落連結至原始會議的狀態下閱讀
像其他筆記一樣進行編輯
透過已儲存的頻道進行分享
隨時複製內容

選項：下載原始逐字稿

如果您需要作為報告基礎的會議原始逐字稿，系統提供了一個獨立的下載逐字稿操作，可將它們合併為單一檔案。

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情境 1：1on1 → 針對績效評估進行更聰明的自我評估

在考核週期開始前，我們經常會這樣問自己：

• 主管反覆強調的事情是什麼？

• 隨著時間的推移，期望值有何改變？

• 哪些地方有所改善，哪些地方沒有改善？

與其重新翻閱數個月的 1on1 紀錄，您可以選擇 2 到 6 個月的筆記，產生一份擷取模式的報告。

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反覆的意見回饋 + 成長的主題

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提示詞範例：溝通模式與應對品質

請根據過去兩個月每週的 1on1 會議內容，分析主管的要求、期望與回饋傾向。

在此基礎上，請建立以下內容：

• 作為開發者應如何應對的建議

• 主管所重視的重點整理

• 應改善之處與未來的期望

• 基於實際對話內容，簡潔且專業的自我評估評論

回答請以實際會議內容推導而出，不要過度且不自然地一般化。
此外，請從實務的角度進行總結，包含開發者在下次 1on1 時該如何表達的建議。

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提示詞範例：「請像經理一樣評估我」

請根據過去6個月每週的 1on1 會議內容，對開發人員進行績效評估。
請特別著重於以下觀點進行分析：

• 對工程與開發工作的投入態度

• 技術問題的解決能力與實作的推進方式

• 在 1on1 及日常溝通中的說明與資訊分享方式

• 對回饋的應對能力與改善態度

• 當責精神（Ownership）與主動性

• 團隊內的協作能力

• 與經理的期望及方向的一致性

• 持續的成長與改變

請不要只給出一般性的論述，而是根據實際會議內容與對話脈絡中所解讀出的趨勢來進行評估。
此外，請包含以下內容：

• 這6個月中表現特別優異之處

• 需要改善之處

• 今後更受期待的行為與成長重點

• 經理視角的綜合評估評語

• 可供開發人員本人作為自我評估使用，簡潔且專業的評語

回答請基於實際業務與 1on1 中的互動，提供具體的內容。

情境2：無需回顧所有通話紀錄的銷售客戶交接

當客戶經理（業務專員）更換時，新的負責人需要了解過去數個月的背景資訊（例如優先事項、反對意見、價格討論、承諾的後續跟進等）。

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提示詞範例

請使用所選客戶的通話紀錄，建立一份帳戶交接報告。
請包含以下內容：

• 客戶的優先事項與成功標準

• 主要疑慮（反對意見）以及我們的應對方式

• 關於價格與交易的討論（提案內容、疑慮點、目前狀況）

• 承諾與約定好的後續跟進事項（若有明確指定負責人，也請一併列出）

• 目前的交易狀況與建議的下一步

為了方便快速瀏覽，請使用條列式呈現，並在開頭附上簡短的執行摘要。

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情境 3：工程師入職引導與「為什麼會這樣建構？」

當新工程師加入時，過去的背景與來龍去脈往往會被埋沒在會議的討論之中。透過善用報告，就能夠總結決策的過程。

提示詞範例

請根據所選的專案會議紀錄，製作一份工程師入職引導報告。
請包含以下內容：

• 最初的目標與限制條件

• 討論過的方法及其原因

• 被否決的想法及其原因

• 尚未解決的疑慮與已知風險

• 下一步行動與尚未指派負責人的情況（若有）

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其他範例還包括以下幾項：

• 休假結束返回工作崗位時，無需查看所有會議記錄和電子郵件，即可迅速掌握專案的最新資訊、重要決策及下一步行動。

• 將一對一面談的內容轉化為包含成果、目標、回饋及成長領域的簡潔摘要，為績效評估做準備。

• 無需重新檢視過去的通話記錄，即可立即了解客戶的歷史背景、承諾事項、疑慮及商機，順利完成業務帳戶的交接。

• 運用從對話和回饋中獲得的真實客戶用語，來製作更貼切的行銷訊息、活動及內容。

• 協助新進工程師了解過去的技術決策、專案背景以及重要架構選擇的原因，從而加速其入職培訓流程。

日常業務中報告的活用方法（簡單實用的點子）

報告不一定需要「大費周章」，也不必專為領導層而設。它可以作為一種減輕心理負擔的簡便方法來加以活用。

一週整理（15分鐘）

• 結合每週的站立會議與專案同步會議

• 產出內容：「本週發生了什麼變化、遇到了什麼阻礙、接下來該做什麼」

個人的學習紀錄

• 結合導師交流、1on1、回顧（Retrospective）

• 生成內容：「反覆出現的經驗教訓是什麼、下次應該嘗試什麼、應該養成什麼樣的習慣」

減少重複的討論

• 合併討論相同主題的例行會議

• 生成內容：「已決定的事項、尚未決定的事項、缺少哪些資料」

複製貼上即可使用的提示詞範本

通用提示詞：決定事項 + 未解決問題

綜合所有選取的筆記，請列出以下內容：

• 決定事項（日期、負責人（若有提及），以及目前狀態）

• 未解決問題（以及解決所需的資訊）

• 待辦事項（負責人 + 期限（若有提及））

• 與先前會議相比的變更之處

通用提示詞：「隨著時間推移發生了什麼變化」

請分析在所選的整個會議過程中，方針隨著時間推移發生了怎樣的變化。
請提供包含以下內容的時間軸：

• 目標或限制的重大變化

• 導致變化的原因（例如：新資訊、客戶回饋、技術限制）

• 目前的方針及其所依賴的前提條件

關於範本的注意事項

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選擇範本後，Rimo 會在背景自動將結構化的提示詞預先填入指示欄位中。範本並非限制。您可以根據需求進行修改，使其更加具體。

關於意見回饋、聯絡我們與 Beta 測試人員

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