Rimo 的報告功能如何將會議轉化為可操作的情報。
Rimo 的報告功能如何將會議轉化為實用的情報
使用 Rimo 的報告功能,您可以選擇多個會議筆記(最多 50 份),並跨筆記生成一份結構化的整合報告。
在例行會議等情況下,所需的資訊很少會完整收錄在單一筆記中,因此這項功能非常重要。由於決議事項、變更點、未解決的問題以及承諾事項往往分散在許多會議中,為了掌握整體狀況,過去必須逐一打開筆記,重新梳理哪些內容發生了變更,以及誰負責哪些任務。
報告功能可整合多份會議記錄的資訊、排除重複內容,並追蹤對話隨時間的發展情況;同時,報告中會標示這些摘要是引用自哪一場會議,藉此確保資訊的可靠性。
<img width="640" height="360" alt="image.png" src="null">
摘要(Summary)與報告(Report)的差異是什麼?
摘要傳達了單次會議中發生的事情。
報告則傳達了跨越多次會議所發生的事情。
當工作持續數週甚至數個月時,這個差異就會變得非常重要。專案會不斷演進,優先順序也會改變。反對意見可能會反覆出現,負責人也可能會更換。只要善用報告,您無需自行重新整理資訊,就能掌握整體全貌。
AI 搜尋與報告:為什麼報告是為了「防止遺漏」而設計的
團隊有時會問,報告功能與 RAG(檢索增強生成)風格的體驗有何不同。
當您想要搜尋大量內容並擷取最相關的片段時,RAG 的表現非常出色。然而,「最相關的片段」並不等同於「在這一系列會議中被完整涵蓋」。
報告功能正是為了後者的目的而設計的,它會取得一組經過精心挑選的筆記,並將它們全部彙整起來進行分析。因此,它能夠確實地回答以下這類問題:
何時決定了什麼?
與先前的方針相比有何改變?
哪些課題仍未解決?
做出了哪些承諾?
總而言之,RAG 適合用來「從大型語料庫的某處找出答案」,而 報告 則是為了確保「在特定會議中不遺漏任何細節」。
使用Rimo生成報告的方法 [僅限內部使用]
啟用報表功能(UI 操作)
按下 Cmd + K 開啟命令面板(或搜尋)。
尋找 Report feature(報表功能) 並點擊 Enable(啟用)。
<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">
步驟 1:選擇筆記
選擇您想要包含的會議。
有 3 種方法可以選擇筆記:
報表畫面:在報表畫面上指定條件來選擇筆記
/notes 畫面:從筆記列表中直接進行多選
搜尋畫面:搜尋筆記,並從結果中選擇
報表畫面示意圖:透過期間 / 參與者 / 團隊等搜尋條件進行搜尋,最多可選擇 50 則筆記
<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">
**步驟 2.1:描述您期望的報告內容 **
請指示您想在報告中加入的內容(目的)。例如:
簡單的回顧
顧客回饋整理
專案決策紀錄
完全客製化的分析
以下任一種撰寫方式皆可:
自行撰寫指示
以內建範本為基礎進行編輯
使用其他工具(如 ChatGPT 等)擬定指示草稿後貼上
<img width="640" height="412" alt="image.png" src="null">
步驟 2.2:報告 - 內建範本
這些範本的設計旨在讓包含未參加會議的人在內,任何人都能輕鬆閱讀。
發言(關鍵要點)
項目 | 包含內容 |
|---|---|
標題 | 簡短的標題 |
發言 | 1~3個簡短的條列項目:關鍵要點以及其重要的原因(請使用淺顯易懂的文字) |
發言者 | 發言的人是誰(或不明) |
資料來源 + 依據 | 說明來源出處的條列項目(若可能請提供會議名稱/日期)以及簡短的引用/摘錄(1~2句) |
決定事項(達成共識的事項)
項目 | 包含內容 |
|---|---|
標題 | 簡短的標題 |
決定事項 | 以明確的一句話說明決定內容,接著以1至3個條列項目用簡單的文字說明:為何選擇該方案、評估了哪些選項、提及的重要限制/條件 |
狀態 | 已提案 / 審查中 / 已核准 / 已駁回 / 已實作 / 保留中 / 已取消 / 不明 |
負責人 | 誰對該決定負責(或不明) |
資訊來源 + 依據 | 以條列方式列出此決定的討論出處,以及證明此決定的簡短引用/摘錄(1至2句) |
行動項目(誰負責做什麼)
項目 | 包含的內容 |
|---|---|
標題 | 任務標題 |
行動項目 | 誰負責做什麼(明確的一句話),接著是包含實用背景資訊(為何需要、相依關係、若有提及則包含「完成」的定義)的 1~2 個列點 |
負責人 | 誰來執行(或未知) |
期限 | 何時完成(或未指定) |
狀態 | 未開始 / 進行中 / 受阻 / 已完成 / 已逾期 / 保留中 / 已取消 / 未知 |
資訊來源 + 依據 | 說明在哪裡被指派/提及的列點,以及表示承諾的簡短引用/摘錄(1~2 句話) |
摘要(整體報告)
章節 | 包含內容 |
|---|---|
執行摘要 | 2至3個簡短段落:發生了什麼變化、目前什麼最重要,以及接下來要做什麼 |
涵蓋的會議 | 包含的會議清單(若可能,請註明主題 + 日期) |
主要主題 | 3至6個主題,每個主題列出1至3點(若相關,請包含「隨著時間推移發生了什麼變化」) |
決議事項 | 決議事項清單與日期(若已知)以及目前狀態 |
行動項目 | 任務清單、負責人以及期限(若已知) |
最新動態 | 新的變更/事件以及其重要性 |
步驟 3:預覽 → 生成 → 儲存/分享
在生成之前會顯示預覽,讓您確認方向與調性是否符合預期。
若沒有問題,即可生成最終版本。Rimo 會將所選的所有筆記(最多 50 份)一併處理,並建立完整版的報告。
生成後,報告將儲存至指定的儲存位置(個人空間或頻道),您可以像一般筆記一樣進行瀏覽、編輯與分享。
預覽(部分)
Rimo 會串流顯示僅根據所選筆記樣本建立的簡易預覽。這是為了讓您在最終確定前,先確認方向與調性。
若預覽階段已涵蓋您所需的內容,您可以直接從預覽中複製。
選擇儲存位置
在點擊生成之前,請選擇最終報告的儲存位置:
個人空間,或
特定的頻道(以便讓適當的使用者能自動存取)
建立報告
之後,Rimo 會使用所選的所有筆記(最多 50 則)重新執行生成,以建立更高品質的完整版本。
這項作業會在背景執行。系統會顯示進度,直到成功完成(或失敗並顯示重試選項)為止。
以筆記形式開啟
完成後,報告將作為一般的 Rimo 筆記儲存於所選儲存位置的 /reports/{id} 中。從那裡您可以進行以下操作:
在各段落連結至原始會議的狀態下閱讀
像其他筆記一樣進行編輯
透過已儲存的頻道進行分享
隨時複製內容
選項:下載原始逐字稿
如果您需要作為報告基礎的會議原始逐字稿,系統提供了一個獨立的下載逐字稿操作,可將它們合併為單一檔案。
<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">
情境 1:1on1 → 針對績效評估進行更聰明的自我評估
在考核週期開始前,我們經常會這樣問自己:
主管反覆強調的事情是什麼?
隨著時間的推移,期望值有何改變?
哪些地方有所改善,哪些地方沒有改善?
與其重新翻閱數個月的 1on1 紀錄,您可以選擇 2 到 6 個月的筆記,產生一份擷取模式的報告。
<img width="640" height="357" alt="image.png" src="null">
反覆的意見回饋 + 成長的主題
<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">
提示詞範例:溝通模式與應對品質
請根據過去兩個月每週的 1on1 會議內容,分析主管的要求、期望與回饋傾向。
在此基礎上,請建立以下內容:
作為開發者應如何應對的建議
主管所重視的重點整理
應改善之處與未來的期望
基於實際對話內容,簡潔且專業的自我評估評論
回答請以實際會議內容推導而出,不要過度且不自然地一般化。
此外,請從實務的角度進行總結,包含開發者在下次 1on1 時該如何表達的建議。
<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">
提示詞範例:「請像經理一樣評估我」
請根據過去6個月每週的 1on1 會議內容,對開發人員進行績效評估。
請特別著重於以下觀點進行分析:
對工程與開發工作的投入態度
技術問題的解決能力與實作的推進方式
在 1on1 及日常溝通中的說明與資訊分享方式
對回饋的應對能力與改善態度
當責精神(Ownership)與主動性
團隊內的協作能力
與經理的期望及方向的一致性
持續的成長與改變
請不要只給出一般性的論述,而是根據實際會議內容與對話脈絡中所解讀出的趨勢來進行評估。
此外,請包含以下內容:
這6個月中表現特別優異之處
需要改善之處
今後更受期待的行為與成長重點
經理視角的綜合評估評語
可供開發人員本人作為自我評估使用,簡潔且專業的評語
回答請基於實際業務與 1on1 中的互動,提供具體的內容。
情境2:無需回顧所有通話紀錄的銷售客戶交接
當客戶經理(業務專員)更換時,新的負責人需要了解過去數個月的背景資訊(例如優先事項、反對意見、價格討論、承諾的後續跟進等)。
<img width="640" height="357" alt="image.png" src="null">
提示詞範例
請使用所選客戶的通話紀錄,建立一份帳戶交接報告。
請包含以下內容:
客戶的優先事項與成功標準
主要疑慮(反對意見)以及我們的應對方式
關於價格與交易的討論(提案內容、疑慮點、目前狀況)
承諾與約定好的後續跟進事項(若有明確指定負責人,也請一併列出)
目前的交易狀況與建議的下一步
為了方便快速瀏覽,請使用條列式呈現,並在開頭附上簡短的執行摘要。
<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">
情境 3:工程師入職引導與「為什麼會這樣建構?」
當新工程師加入時,過去的背景與來龍去脈往往會被埋沒在會議的討論之中。透過善用報告,就能夠總結決策的過程。
提示詞範例
請根據所選的專案會議紀錄,製作一份工程師入職引導報告。
請包含以下內容:
最初的目標與限制條件
討論過的方法及其原因
被否決的想法及其原因
尚未解決的疑慮與已知風險
下一步行動與尚未指派負責人的情況(若有)
<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">
其他範例還包括以下幾項:
休假結束返回工作崗位時,無需查看所有會議記錄和電子郵件,即可迅速掌握專案的最新資訊、重要決策及下一步行動。
將一對一面談的內容轉化為包含成果、目標、回饋及成長領域的簡潔摘要,為績效評估做準備。
無需重新檢視過去的通話記錄,即可立即了解客戶的歷史背景、承諾事項、疑慮及商機,順利完成業務帳戶的交接。
運用從對話和回饋中獲得的真實客戶用語,來製作更貼切的行銷訊息、活動及內容。
協助新進工程師了解過去的技術決策、專案背景以及重要架構選擇的原因,從而加速其入職培訓流程。
日常業務中報告的活用方法(簡單實用的點子)
報告不一定需要「大費周章」,也不必專為領導層而設。它可以作為一種減輕心理負擔的簡便方法來加以活用。
一週整理(15分鐘)
結合每週的站立會議與專案同步會議
產出內容:「本週發生了什麼變化、遇到了什麼阻礙、接下來該做什麼」
個人的學習紀錄
結合導師交流、1on1、回顧(Retrospective)
生成內容:「反覆出現的經驗教訓是什麼、下次應該嘗試什麼、應該養成什麼樣的習慣」
減少重複的討論
合併討論相同主題的例行會議
生成內容:「已決定的事項、尚未決定的事項、缺少哪些資料」
複製貼上即可使用的提示詞範本
通用提示詞:決定事項 + 未解決問題
綜合所有選取的筆記,請列出以下內容:
決定事項(日期、負責人(若有提及),以及目前狀態)
未解決問題(以及解決所需的資訊)
待辦事項(負責人 + 期限(若有提及))
與先前會議相比的變更之處
通用提示詞:「隨著時間推移發生了什麼變化」
請分析在所選的整個會議過程中,方針隨著時間推移發生了怎樣的變化。
請提供包含以下內容的時間軸:
目標或限制的重大變化
導致變化的原因(例如:新資訊、客戶回饋、技術限制)
目前的方針及其所依賴的前提條件
關於範本的注意事項
<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">
選擇範本後,Rimo 會在背景自動將結構化的提示詞預先填入指示欄位中。範本並非限制。您可以根據需求進行修改,使其更加具體。
關於意見回饋、聯絡我們與 Beta 測試人員
意見回饋 / 聯絡我們:請與 Prerna Dabi 聯繫。
我們正在招募願意試用報告功能(Beta 版),並分享有關工作流程、範本與輸出品質之意見回饋的企業。