議事録作成時間半減！担当者も「もう業務に欠かせない」| 井村屋グループ株式会社様

今回の活用事例インタビューは、井村屋グループ株式会社様です。導入のきっかけや導入後の社内のお声、どんな効果があったかなどについて、 IT戦略室の末松様と岡田様、執行役員の加藤様にお話を伺いました。

導入前

・議事録を完成させるのに一週間近くかかることも
・録音の特定の部分を探したり同じ部分を聞き返すのに時間がかかっていた
・時間給の高い従業員が時間をかけて議事録作成するという効率の悪さが課題となっていた

導入後

・これまでの倍ほどの速さで議事録を作成できるようになった
・議事録作成によるストレスが減った
・社内でも「欠かせないツール」との声

―貴社の事業内容、担当業務について教えてください

末松様：井村屋グループは、あずきバーや肉まん・あんまんなどの一般消費者向け商品を扱う「井村屋株式会社」、BtoB事業を行う「井村屋フーズ株式会社」など10の事業会社から構成されており、私たち井村屋グループ株式会社はその持株会社です。従業員をお客様として、グループ各社のシナジー効果を最大化するために動いているような形ですね。サービス、サポート、サジェスチョンで3Sという合言葉をベースに、グループ各社を支えています。

その中で、国内外を問わずITやAIに関しては我々IT戦略室が統括して企画立案しています。ツールをこちらから案内することもあれば、事業会社から「こういうものを導入してほしい」という依頼があった場合、それを我々が検証してベストだと思うものを提案導入したりします。

皆さんもおなじみ、あずきバーの背景でインタビューにお越しくださいました！

―文字起こしツールを導入した背景について教えてください

岡田様：役員クラスの会議の議事録作成において課題を感じたことが、そもそもの検討の理由でした。弊社の取締役会や監査役会などの会議では役員自身で記録を取らなければならないので、時間給の高い従業員が長い時間を掛けて議事録を作っていることに対して効率の悪さを指摘されていました。そういった理由によって、数年前にツールの導入を検討し始めたんですが、その当時は結局導入には至らなかったんです。数社比較したのですが、マイク環境など弊社側のハード面が整っていなかったためにどのツールでも思ったような効果を得ることができませんでした。そこでやはり「まずはハード面の問題をクリアしよう」ということになったのですが、その後新型コロナウイルス感染拡大の影響から別業務のほうが優先になっており、一時検討は中断していました。
昨年あたりからコロナが少し落ち着いてきたことで、社内でDXによる働き方改革のプロジェクトが出てきたことによって再び文字起こしツールを再検討する流れとなりました。3、4社比較検討したと思います。

―Rimo Voiceの導入を決めた理由を教えてください

岡田様：理由は色々あるんですが、決定打の一つとしてクラウドサービスでありながらセキュリティがしっかりしている、という点がありました。オンプレミスは必ずパソコンやサーバーなどの管理が必要になるのに対して、クラウドサービスは管理コストを考えるとやはり楽ですから。
会議体の属性から言っても秘密事項は多いので、懸念の声はありました。ただ、Rimo Voiceは官公庁でも利用されているので説得材料になりましたね。公の機関でも使われているサービスというのはそれなりに検証されているものである、といった安心感があります。
末松様：その他としては、やはり文字起こし精度の高さと操作性の良さですね。色々な機能が沢山あって使いにくいものより、精度が高くて使い方がシンプルであるのが嬉しいです。起こした文字をクリックしてピンポイントで聞き直せる点もいいですよね。

―具体的な使用方法（運用ルーティン・活用環境について）を教えてください

末松様：弊社では役員会議をZoomにつないで行っており、Zoom上で録画をしアップロードしています。アップロードするときは、それぞれの会議体ごとにチームフォルダを分けることによって、見られる人を限定できるようにしています。
そして、その後は役員の方々でRimo上で編集しています。編集と言っても少し誤変換を直したりですとか余分なところを削ってくようなイメージなので、楽ですね。回数を重ねるごとにもっと早くできそうだなとも感じています。

会議ごとにチームフォルダを分けてお使いいただいています。分かりやすい！

―導入前と導入後での違いを教えてください

末松様：Rimo Voiceを導入してから、これまでの倍くらいの速さで議事録を作成できるようになりました。弊社では導入前後でどのくらい効果が出たか検証するために作成にかかった時間など記録を取っていますが、実際に数字で見ても半分程度の時間でできるようになっています。
これまでは録音をそのまま聞き返して手打ちで作っていたので、何度も同じところを聞き返すのが煩雑だったり、聞きたい特定の部分を探し出すのにも時間がかかったりしていました。

加藤様：私の場合は最近議事録作成に加わるようになり、Rimo Voice導入前の大変さは経験していないので前後での違いは分からないのですが、これまでの話を聞くと作成に1週間近くかかっているという感じだったので、恐怖だったんです、、、でも導入後に今の業務を引き継いでもらったため議事録に対してそこまでのストレスは感じずに済んでいて、助かりました。

―便利だと思う機能はありますか？

末松様：いくつかあるんですが１つ目はやはり、実際の音声と起こした文字を聞き比べながらその場で編集ができるところですね。聞きたい部分の文字をワンクリックで再生して確認できるので、すごく編集がしやすいです。
重要な部分や頻繁に見返す部分をマークできるところも便利ですね。具体的には、アンダーラインを引いて抜き出せる「ハイライト機能」だったり、小見出しを入れることができる「セクション追加」だったりするんですが、文字に起こしたらまず初めに重要な部分だけをこれらの機能でマークしておけば、後から見返すのが楽です。
岡田様：あとはAIが読みやすい単位で段落分けをするところや、発話者の「えー、あのー」等といったフィラーの除去が自動で行われるのも便利だと感じています。

―導入前後で社内の評価は変わりましたか

末松様：実は導入当初はあまり評判は良くなかったんです（笑）。正直、「あんまり使えないね」って言う方もいました。文字起こしの精度があまり高く感じられなくて・・・。ただ、それはハード側の問題だったんです。マイクなどの集音環境を整えたことで、精度が格段に上がりました。
今は、実際に使われる役員の方からも「自分で打ち込むより全然早くていい」であったり「もう欠かせないツールになった」、「ないのは困る」といった声をいただいています。

―運用する上で工夫していること、困ったことはありますか

末松様：導入にあたり、ユーザーに対して使用方法の説明会を行う、こまめに声がけをするなどは工夫していました。議事録作成は困っている社員が本当に多いので、どの社員も前向きにトライアルや費用対効果の算出に協力してくれたのは助かりました。
困ったことは、ユーザーが使用方法に慣れないうちは効果の出ない会議もあったことです。シンプルな仕組みではありますが、使用方法を一回の説明で完璧に理解して使用いただくのは難しいと感じています。
また音響設備に左右される面がかなり大きいので、会議準備時の音声チェックは入念に行うなど、気をつけています。

岡田様：私から見ると、Rimoの良さをもっと活かすような、効率的な運用のために、周知していかなければいけないことはまだまだあるなと感じている部分もありますね。どうしても今までのやり方を踏襲して、手打ちで議事録を作っているという方も一部にはいます。Rimoを結果としては見ているけれども、再生ツールになっているだけとか。なので、もっと実際の利用メンバーに向けた使い方のレクチャーなどをしていけば、社内でのRimoの評価はもっと上がると思っています。

―今後Rimoに期待することがあれば教えてください

議事録に特化して文字起こしができるようになったら嬉しいですね。
今のRimo Voiceは話した言葉をそのままベタ打ちで完全に文字にするという機能のツールで、どんどん精度も上がっているのは感じますが、もし今後議事録に特化した形での、ある程度議事録としてフォーマット化されたものになったら良いなと思います。その進化を期待をしたいですね。

実は弊社では今、取り込んだ音声から起こした文字をフォーマットに合わせた形に変換する機能を開発中です！
社内で欠かせないツールとして今後もRimo Voiceを活用していただくための運用レクチャーなども弊社カスタマーチームで行なっていますよ。
井村屋グループ株式会社のみなさま、ありがとうございました！