議会の議事録作成時間が1/6に！役場内で広がる評判の声｜鳥取県八頭町役場様

今回の活用事例インタビューは、鳥取県八頭町役場様です。
鳥取県東部に位置し、人口約1万６千人を有する八頭町では、地域戦略室が置かれ、AIやRPAツールの導入などを通じて業務効率化を目指した取り組みが進行しています。
今回お話を聞いた地域戦略室長の梶川様は、役場内業務・地域住民向けサービス双方についてデジタル化を推し進めていらっしゃいます。
導入のきっかけや導入後の役場内のお声、どんな効果があったかなどについてお話を伺いました。

導入前

従来だと、文字起こしのためだけに集中して業務時間を取る必要があり、1回あたり3時間ほどかかっていて効率の悪さを感じていた。

導入後

基本となる文字起こしは自動でされるため、担当者は隙間時間に修正対応をしていくだけでよくなった。修正の所要時間は計30分程度で作業時間が1/6になった。

―Rimo Voiceの導入を決めた理由を教えてください

これまではICレコーダーに保存した会議等の音声ファイルを聞きながら、手作業で文字起こしをしていました。余りに手間なので、業務改善のために複数の文字起こしサービスを比較検討していた中の１つが、RimoVoiceでした。
無料トライアルで試した結果、精度の良さ・使い勝手の良さが気に入ったため、導入を決定いたしました。
最初はどれくらい利用が浸透するか読めなかったため、一番小さいプランで契約を開始しましたが、役場内で評判の声が広がり、現在ではプランを順次拡充して利用しています。

―具体的な使用方法（運用ルーティン・活用環境について）を教えてください

RimoVoiceの活用が一番多いのは、町議会関係の文字起こしです。その他、定期開催される会議の議事録の作成に利用しています。
具体的には、ICレコーダーで録音した音声をRimoVoiceにアップロードし、文字起こし結果を編集して議事録作成後、Wordファイルにダウンロードをして展開をしています。
RimoVoice上で修正したい箇所をクリックすると簡単に音声の聞き返しができるので、画面上で編集をすることが多いです。

―導入前と導入後での違いを教えてください

従来は3時間かかっていた文字起こし作業が30分で完了し、約1/6まで時間を削減することができました！
それだけでも十分満足していますが、実は、単純な時間削減の観点以外でも業務効率化を実感しています。
従来は、文字起こしのためだけに業務時間を取る必要があり、聞き取りにくい箇所はICレコーダーを何回も巻き戻して再生したりなどで、かなり担当者への負荷が大きい状況でした。
RimoVoiceを導入してからは、隙間時間で文章の調整をしていくだけで議事録が完成するため、集中したい他の業務に時間を割くことが可能になりました。
また、画面のワンクリックでスムーズに音声を聞き返せるため、ストレスがなくなりました。

―運用する上で工夫していること、困ったことはありますか

役場内にはITサービスに不慣れなメンバーもいたため、本格的に展開するにあたって、基本的な操作のみに絞った内部マニュアルを作成しました。
作成の際にはRimoVoiceの担当者から参考資料なども提供され、スムーズに進めることができました。
直近公開されたAIエディタ機能や話者分離機能を利用することで、さらに議事録作成時間を短縮できそうだと期待しているので、Rimo社のサポートも活用しながら、新しい機能についても勉強していこうと思っています。

梶川様、インタビューにご協力いただきありがとうございました！
自治体ならではの活用場面についてもご意見をいただき、大変参考になりました。
今後より一層活用を広げていただけるよう、RimoVoiceも日々進化してまいります！