Rimo'nun Rapor Özelliği Toplantıları Eyleme Geçirilebilir Bilgiye Nasıl Dönüştürüyor?

Rimo'nun Rapor özelliğini kullanarak, birden fazla toplantı notunu (en fazla 50 adet) seçebilir ve bunları kapsayan yapılandırılmış tek bir birleştirilmiş rapor oluşturabilirsiniz.

Tekrarlanan toplantılar gibi durumlarda gerekli bilgilerin tek bir notta yer alması nadir olduğundan bu önemlidir. Alınan kararlar, değişiklikler, çözülmemiş sorular ve taahhütler birçok toplantıya dağılmış olduğundan; durumu kavramak için notları art arda açmanız, neyin değiştiğini ve kimin hangi görevi üstlendiğini yeniden bir araya getirmeniz gerekir.

Rapor özelliği, birden fazla toplantı tutanağındaki bilgileri birleştirir, tekrarları ortadan kaldırır, zaman içinde konuşmaların nasıl geliştiğini takip eder ve rapordaki özetin hangi toplantıdan alındığını göstererek bilgilerin güvenilirliğini güvence altına alır.

<img width="640" height="360" alt="image.png" src="null">

Özet (Summary) ve Rapor (Report) Arasındaki Fark Nedir?

Özet, tek bir toplantıda neler olduğunu anlatır.

Rapor, birden fazla toplantı boyunca neler olduğunu anlatır.

İşler birkaç haftadan birkaç aya yayıldığında bu fark önem kazanır. Projeler gelişir ve öncelikler değişir. İtirazlar ortaya çıkıp tekrarlanır ve sorumlular da değişir. Raporlardan faydalanarak, bilgileri kendi başınıza yeniden yapılandırmak zorunda kalmadan genel tabloyu kavrayabilirsiniz.

Yapay Zeka Araması ve Raporlar: Raporlar Neden "Gözden Kaçırmaları Önlemek" İçin Tasarlandı?

Ekipten bazen, rapor özelliğinin RAG (Geri Getirmeyle Artırılmış Üretim) tarzı bir deneyimden nasıl farklı olduğu soruluyor.

RAG, büyük miktarda içerikte arama yapmak ve en alakalı kesitleri çıkarmak istediğiniz durumlarda mükemmeldir. Ancak, "en alakalı kesitler", "bu toplantı dizisi kapsamında eksiksiz olarak ele alınanlar" ile aynı şey değildir.

Rapor özelliği bu ikinci amaç için tasarlanmıştır; özenle seçilmiş bir not setini alır ve hepsini bir arada analiz eder. Bu sayede aşağıdaki gibi sorulara güvenilir bir şekilde cevap verebilir:

• Ne zaman, neye karar verildi?

• Önceki politikadan bu yana neler değişti?

• Hangi sorunlar hala çözülmedi?

• Ne tür taahhütlerde (sözlerde) bulunuldu?

Özetle, RAG "büyük bir derlemin (korpusun) herhangi bir yerinden cevap bulmak" için uygunken, Raporlar "belirli toplantılar içinde hiçbir şeyi gözden kaçırmamak" içindir.

Rimo'da Rapor Nasıl Oluşturulur [Sadece Şirket İçi Kullanım]

Rapor özelliğini etkinleştirme (UI işlemi)

1. Cmd + K tuşlarına basarak komut paletini (veya aramayı) açın.

2. Report feature (Rapor özelliği)'ni arayın ve Enable (Etkinleştir) seçeneğine tıklayın.

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

1. Adım: Notları seçin

Dahil etmek istediğiniz toplantıları seçin.

Notlar 3 farklı yöntemle seçilebilir.

• Rapor ekranı: Rapor ekranı üzerinden koşulları belirleyerek notları seçme

• /notes ekranı: Not listesinden doğrudan çoklu seçim yapma

• Arama ekranı: Notları arama ve çıkan sonuçlar arasından seçim yapma

Rapor ekranı görünümü: Tarih aralığı / katılımcı / ekip vb. arama koşullarına göre arama yaparak 50 adede kadar not seçilebilir.

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

**Adım 2.1: İstediğiniz raporun içeriğini belirtin **

Rapora eklemek istediğiniz içeriği (amacı) belirtin. Örneğin:

• Basit bir değerlendirme

• Müşteri geri bildirimlerinin düzenlenmesi

• Proje karar günlüğü

• Tamamen özelleştirilmiş analiz

Aşağıdaki yöntemlerden herhangi birini kullanabilirsiniz:

• Talimatı kendiniz yazmak

• Yerleşik bir şablonu temel alarak düzenlemek

• Başka bir araçta (ChatGPT vb.) talimat metnini taslak olarak hazırlayıp yapıştırmak

<img width="640" height="412" alt="image.png" src="null">

Adım 2.2: Rapor - Yerleşik Şablonlar

Bu şablonlar, toplantıya katılmayanlar da dahil olmak üzere herkesin kolayca okuyabileceği şekilde tasarlanmıştır.

İfade (Önemli noktalar)

Kararlar (Üzerinde Anlaşılan Konular)

Aksiyon Öğeleri (Kim ne yapacak)

Özet (Genel Rapor)

Adım 3: Önizleme → Oluşturma → Kaydetme/Paylaşma

Oluşturma işleminden önce bir önizleme görüntülenir, böylece gidişatın ve tonun istediğiniz gibi olup olmadığını kontrol edebilirsiniz.

Herhangi bir sorun yoksa son sürümü oluşturun. Rimo, seçtiğiniz tüm notları (en fazla 50 adet) toplu olarak işler ve eksiksiz bir rapor oluşturur.

Oluşturulduktan sonra, belirtilen kayıt konumuna (Kişisel Alan veya Kanal) kaydedilir ve tıpkı notlar gibi görüntülenebilir, düzenlenebilir ve paylaşılabilir.

Önizleme (Kısmi)

Rimo, yalnızca seçilen notların bir örneğinden oluşturulan basit bir önizlemeyi akış olarak sunar. Bu, işlemi kesinleştirmeden önce gidişatı ve üslubu kontrol etmeniz içindir.

Gerekli içerik önizleme aşamasında zaten yer alıyorsa, doğrudan önizlemeden kopyalayabilirsiniz.

Kaydedilecek Yeri Seçme

Oluştur'a tıklamadan önce, nihai raporun kaydedileceği yeri seçin:

Kişisel alan veya
Belirli bir kanal (ilgili kullanıcıların otomatik olarak erişebilmesini sağlamak için)

Rapor Oluşturma

Daha sonra Rimo, daha yüksek kalitede tam bir sürüm oluşturmak için seçilen tüm notları (en fazla 50 adet) kullanarak oluşturma işlemini yeniden çalıştırır.

Bu işlem arka planda yürütülür. Başarılı olana (veya başarısız olup Yeniden Dene seçeneği görüntülenene) kadar ilerleme durumu gösterilir.

Not olarak aç

Tamamlandığında rapor, seçilen kayıt konumundaki /reports/{id} dizinine normal bir Rimo notu olarak kaydedilir. Oradan şunları yapabilirsiniz:

Her bölümü orijinal toplantıya bağlantılı olarak okumak
Diğer notlar gibi düzenlemek
Kaydedilen kanal üzerinden paylaşmak
İçeriği istediğiniz zaman kopyalamak

Seçenek: Orijinal Transkripti İndir

Raporun temelini oluşturan toplantının ham transkriptlerine ihtiyacınız varsa, bunları tek bir dosyada birleştiren ayrı bir Transkripti İndir eylemi bulunmaktadır.

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Senaryo 1: 1on1 → Performans değerlendirmesi için daha akıllıca bir öz değerlendirme

Değerlendirme döngüsünden önce kendinize şunları sormanız sık karşılaşılan bir durumdur:

• Yöneticimin sürekli vurguladığı şeyler nelerdi?

• Beklentiler zaman içinde nasıl değişti?

• Hangi alanlarda gelişme kaydedildi, hangilerinde kaydedilmedi?

Birkaç aylık 1on1 kayıtlarını baştan sona okumak yerine, 2 ila 6 aylık notları seçerek örüntüleri ortaya çıkaran bir rapor oluşturabilirsiniz.

<img width="640" height="357" alt="image.png" src="null">

Tekrarlanan Geri Bildirim + Gelişim Temaları

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

İstem Örneği: İletişim Kalıpları ve Yanıt Kalitesi

Son 2 aylık haftalık birebir toplantı içeriklerine dayanarak, yöneticinin taleplerini, beklentilerini ve geri bildirim eğilimlerini analiz edin.

Buna dayanarak aşağıdakileri oluşturun:

• Bir geliştirici olarak nasıl hareket edilmesi gerektiğine dair tavsiyeler

• Yöneticinin önem verdiği noktaların özeti

• İyileştirilmesi gereken noktalar ve gelecekte beklenenler

• Gerçek konuşma içeriklerine dayanan, kısa ve profesyonel öz değerlendirme yorumları

Yanıtı gerçek toplantı içeriklerinden elde edilen bilgilere dayandırın ve doğal olmayan bir şekilde aşırı genelleştirmekten kaçının.
Ayrıca, geliştiricinin bir sonraki birebir toplantıda durumu nasıl ifade etmesinin iyi olacağını da içerecek şekilde, pratik bir bakış açısıyla özetleyin.

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

İstem Örneği: "Beni bir yönetici gibi değerlendir"

Son 6 aydaki haftalık birebir (1on1) toplantı içeriklerine dayanarak, geliştiricinin performans değerlendirmesini yapın.
Özellikle aşağıdaki noktalara odaklanarak analiz edin:

• Mühendislik ve geliştirme görevlerine yaklaşım

• Teknik problem çözme becerisi ve uygulama süreçlerini yürütme şekli

• Birebir toplantılarda ve günlük iletişimde açıklama ve paylaşım yapma biçimi

• Geri bildirimlere yanıt verme becerisi ve gelişim odaklı tutum

• Sahiplenme ve inisiyatif alma

• Ekip içi işbirliği

• Yöneticinin beklentileri ve yönlendirmeleriyle uyum

• Sürekli gelişim ve değişim

Sadece genel geçer ifadeler yerine, gerçek toplantı içeriklerinden ve konuşma akışından çıkarılabilecek eğilimlere dayanarak değerlendirme yapın.
Ayrıca aşağıdakileri de dahil edin:

• Bu 6 ay içinde özellikle iyi olan noktalar

• İyileştirilmesi gereken noktalar

• Gelecekte daha fazla beklenen davranışlar ve gelişim noktaları

• Yönetici bakış açısıyla genel değerlendirme yorumu

• Geliştiricinin kendisinin öz değerlendirme olarak kullanabileceği kısa ve profesyonel bir yorum

Yanıt, gerçek iş süreçlerine ve birebir görüşmelerdeki etkileşimlere dayanan, somut bir içerikte olmalıdır.

Senaryo 2: Tüm görüşmeleri gözden geçirmeye gerek kalmadan satış hesabı devri

Hesap yöneticisi (satış temsilcisi) değiştiğinde, yeni temsilci aylara yayılan bağlama (öncelikler, itirazlar, fiyatlandırma görüşmeleri, söz verilen takipler vb.) ihtiyaç duyar.

<img width="640" height="357" alt="image.png" src="null">

İstem Örneği

Seçilen müşteriyle yapılan görüşme kayıtlarını kullanarak bir hesap devir raporu oluşturun.
Aşağıdaki bilgileri dahil edin:

• Müşterinin öncelikleri ve başarı kriterleri

• Temel endişeler (itirazlar) ve bunlara verdiğimiz yanıtlar

• Fiyatlandırma ve anlaşma ile ilgili görüşmeler (teklif içeriği, endişeler, mevcut durum)

• Taahhütler ve söz verilen takipler (belirtilmişse sorumlu kişiyle birlikte)

• Mevcut anlaşma durumu ve önerilen sonraki adımlar

Kolayca göz atılabilmesi için madde işaretleri kullanın ve başa kısa bir yönetici özeti ekleyin.

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Senaryo 3: Mühendis Oryantasyonu ve "Neden bu şekilde inşa edildi?"

Yeni bir mühendis ekibe katıldığında, geçmişteki arka plan ve süreçlerin toplantı tartışmaları arasında kaybolup gitmesi sıkça karşılaşılan bir durumdur. Raporlardan yararlanarak karar alma süreçlerini özetleyebilirsiniz.

İstem örneği

Seçilen proje toplantısı kayıtlarından yararlanarak mühendis oryantasyonu için bir rapor oluşturun.
Lütfen aşağıdaki içeriklere yer verin:

• Başlangıçtaki hedefler ve kısıtlamalar

• Tartışılan yaklaşımlar ve nedenleri

• Reddedilen fikirler ve nedenleri

• Çözülmemiş endişeler ve bilinen riskler

• Sonraki adımlar ve (varsa) sorumlu kişinin yokluğu

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Diğer örnekler arasında şunlar sayılabilir:

• Tatilden döndüğünüzde, tüm toplantıları ve e-postaları kontrol etmenize gerek kalmadan projenin güncel durumunu, önemli kararları ve sonraki adımları hızlıca kavramak.

• Birebir görüşmeleri; başarıların, hedeflerin, geri bildirimlerin ve gelişim alanlarının kısa bir özetine dönüştürerek performans değerlendirmelerine hazırlanmak.

• Geçmiş görüşmeleri tekrar incelemeye gerek kalmadan müşteri geçmişini, taahhütleri, endişeleri ve fırsatları anında anlayarak satış hesaplarının devrini gerçekleştirmek.

• Görüşmelerden ve geri bildirimlerden elde edilen gerçek müşteri ifadelerinden yararlanarak daha isabetli pazarlama mesajları, kampanyalar ve içerikler oluşturmak.

• Geçmişteki teknik kararların, proje arka planının ve önemli mimari seçimlerin nedenlerinin anlaşılmasına destek olarak yeni mühendislerin işe alışma (onboarding) sürecini hızlandırmak.

Günlük işlerde raporların kullanım yöntemleri (Basit ve pratik fikirler)

Raporların "büyük çaplı" olması veya sadece liderlik kademesi için olması gerekmez. Zihinsel yükü hafifletmek için pratik bir yöntem olarak kullanılabilirler.

1 Haftalık Değerlendirme (15 dakika)

• Haftalık stand-up ve proje senkronizasyon toplantısını birleştirin

• Üretilen içerik: "Bu hafta neler değişti, neler bloke durumda, sırada ne yapılmalı"

Kişisel Öğrenme Günlüğü

• Mentörlük sohbetlerini, birebir (1on1) görüşmeleri ve değerlendirmeleri (retrospektif) birleştirmek

• Üretilen içerik: "Tekrarlanan dersler neler, bir dahaki sefere ne denenmeli, ne tür alışkanlıklar edinilmeli?"

Tekrarlanan tartışmaları azaltmak

• Aynı konuların gündeme geldiği düzenli toplantıları birleştirmek

• Üretilen içerik: "Neler zaten kararlaştırıldı, neler henüz belirsiz, eksik olan veriler neler?"

Kopyalayıp Yapıştırarak Kullanabileceğiniz Şablon İstemler

Genel İstem: Kararlar + Çözülmemiş Sorular

Seçilen tüm notlar genelinde aşağıdakileri listeleyin:

• Kararlar (tarih, belirtilmişse sorumlu kişi ve mevcut durum)

• Çözülmemiş sorular (ve çözüm için gereken bilgiler)

• Eylem maddeleri (sorumlu kişi + belirtilmişse son tarih)

• Önceki toplantılara kıyasla değişen noktalar

Genel Amaçlı İstem: "Zaman İçinde Neler Değişti"

Seçilen toplantılar boyunca stratejinin zaman içinde nasıl değiştiğini analiz edin.
Aşağıdakileri içeren bir zaman çizelgesi ekleyin:

• Hedeflerdeki veya kısıtlamalardaki büyük değişiklikler

• Değişiklikleri tetikleyen faktörler (ör. yeni bilgiler, müşteri geri bildirimleri, teknik sınırlamalar)

• Mevcut strateji ve dayandığı ön koşullar

Şablonlarla İlgili Notlar

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Bir şablon seçtiğinizde Rimo, arka planda talimat alanına yapılandırılmış bir istemi otomatik olarak önceden doldurur. Şablon bir kısıtlama değildir. Gerektiğinde değiştirebilir ve daha spesifik hale getirebilirsiniz.

Geri Bildirim, İletişim ve Beta Test Kullanıcıları Hakkında

• Geri Bildirim / İletişim: Prerna Dabi ile iletişime geçin.

• Raporlama özelliğini (Beta) deneyip iş akışı, şablonlar ve çıktı kalitesi hakkında geri bildirim paylaşabilecek şirketler arıyoruz.