Як функція звітів Rimo перетворює зустрічі на дієву аналітику

Використовуючи функцію звітів Rimo, ви можете вибрати кілька нотаток із зустрічей (до 50) і згенерувати на їхній основі один структурований зведений звіт.

Це важливо, оскільки під час регулярних зустрічей необхідна інформація рідко міститься лише в одній нотатці. Ухвалені рішення, зміни, невирішені питання та зобов'язання розпорошені по багатьох зустрічах, тому для розуміння поточної ситуації доводиться відкривати нотатки одну за одною та відтворювати картину того, що змінилося і хто за які завдання відповідає.

Функція звітів об'єднує інформацію з протоколів кількох зустрічей, усуває дублювання, відстежує розвиток обговорень із часом і гарантує достовірність інформації, вказуючи у звіті, з якої саме зустрічі були взяті дані для підсумку.

<img width="640" height="360" alt="image.png" src="null">

У чому різниця між резюме (Summary) та звітом (Report)?

Резюме описує те, що відбулося під час однієї зустрічі.

Звіт описує події, що охоплюють кілька зустрічей.

Ця різниця стає важливою, коли робота триває від кількох тижнів до кількох місяців. Проєкти розвиваються, а пріоритети змінюються. З'являються та повторюються протилежні думки, змінюються відповідальні особи. Використовуючи звіти, ви можете зрозуміти загальну картину без необхідності самостійно відтворювати всю інформацію.

ШІ-пошук та звіти: чому звіти створені для «запобігання упущенням»

Команда іноді запитує, чим функція звітів відрізняється від досвіду в стилі RAG (генерації, доповненої пошуком).

RAG чудово підходить для випадків, коли потрібно здійснити пошук у великому обсязі контенту та витягти найбільш релевантні фрагменти. Однак «найбільш релевантні фрагменти» — це не те саме, що «вичерпне охоплення інформації з цієї серії зустрічей».

Функція звітів розроблена саме для останньої мети: вона бере ретельно відібраний набір нотаток і аналізує їх у сукупності. Завдяки цьому можна впевнено отримати відповіді на такі запитання:

• Коли і які рішення були прийняті?

• Що змінилося порівняно з попередньою стратегією?

• Які питання досі залишаються невирішеними?

• Які зобов'язання (обіцянки) були взяті?

Коротше кажучи, RAG підходить для того, щоб «знайти відповідь десь у великому корпусі даних», тоді як звіти призначені для того, щоб «нічого не пропустити в межах конкретних зустрічей».

Як згенерувати звіт у Rimo [Лише для внутрішнього використання]

Увімкнення функції звітів (через UI)

1. Натисніть Cmd + K, щоб відкрити палітру команд (або пошук).

2. Знайдіть Report feature (Функція звітів) та натисніть Enable (Увімкнути).

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Крок 1: Виберіть нотатки

Виберіть зустрічі, які ви хочете включити.

Нотатки можна вибрати трьома способами.

• Екран звітів: виберіть нотатки, вказавши умови на екрані звітів

• Екран /notes: виберіть кілька нотаток безпосередньо зі списку нотаток

• Екран пошуку: знайдіть нотатки та виберіть їх із результатів пошуку

Приклад екрана звітів: пошук за такими умовами, як період / учасники / команда тощо, з можливістю вибору до 50 нотаток

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

**Крок 2.1: Опишіть бажаний зміст звіту **

Вкажіть зміст (мету), який ви хочете додати до звіту. Наприклад:

• Простий огляд

• Упорядкування відгуків клієнтів

• Журнал рішень проєкту

• Повністю кастомізований аналіз

Ви можете обрати будь-який із наведених нижче способів написання:

• Написати вказівки самостійно

• Відредагувати на основі вбудованого шаблону

• Створити чернетку вказівок в іншому інструменті (наприклад, ChatGPT) і вставити її

<img width="640" height="412" alt="image.png" src="null">

Крок 2.2: Звіт - Вбудовані шаблони

Ці шаблони розроблені таким чином, щоб їх було легко читати всім, включно з тими, хто не брав участі в зустрічі.

Висловлювання (ключові моменти)

Прийняті рішення (Узгоджене)

Елементи дій (хто що робить)

Резюме (Загальний звіт)

Крок 3: Попередній перегляд → Генерація → Збереження/Поширення

Перед генерацією відображається попередній перегляд, щоб ви могли перевірити, чи відповідають напрямок і тон вашому задуму.

Якщо все гаразд, згенеруйте фінальну версію. Rimo обробить усі вибрані нотатки (максимум 50) разом і створить повноцінний звіт.

Після генерації звіт буде збережено у вказаному місці (в Особистому просторі або Каналі), і ви зможете переглядати, редагувати та ділитися ним так само, як і звичайними нотатками.

Попередній перегляд (фрагмент)

Rimo транслює короткий попередній перегляд, створений лише на основі зразка вибраних нотаток. Це потрібно для того, щоб перевірити напрямок і тон перед остаточним затвердженням.

Якщо необхідний вміст уже охоплено на етапі попереднього перегляду, ви можете скопіювати його безпосередньо з попереднього перегляду.

Вибір місця збереження

Перед тим як натиснути Згенерувати, виберіть місце збереження для кінцевого звіту:

Особистий простір, або
конкретний канал (щоб відповідні користувачі автоматично отримали до нього доступ)

Створення звіту

Після цього Rimo повторно запустить генерацію, використовуючи всі вибрані нотатки (максимум 50), щоб створити повну версію вищої якості.

Це виконується у фоновому режимі. Прогрес відображатиметься до успішного завершення (або доки не станеться помилка і не з'явиться опція Повторити спробу).

Відкрити як нотатку

Після завершення звіт буде збережено як звичайну нотатку Rimo у вибраному місці збереження за шляхом /reports/{id}. Звідти ви можете:

Читати текст, де кожен розділ пов'язаний з оригінальною зустріччю
Редагувати так само, як і інші нотатки
Поширювати через збережений канал
Копіювати вміст у будь-який час

Опція: Завантажити оригінальну розшифровку

Якщо вам потрібні необроблені розшифровки зустрічі, на основі яких було створено звіт, доступна окрема дія Завантажити розшифровку, яка об'єднує їх в один файл.

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Сценарій 1: 1on1 → Розумніша самооцінка для перформанс-рев'ю

Перед початком циклу оцінювання часто доводиться ставити собі такі запитання:

• На чому постійно наголошував менеджер?

• Як з часом змінилися очікування?

• Що вдалося покращити, а що ні?

Замість того, щоб перечитувати записи зустрічей 1on1 за кілька місяців, ви можете вибрати нотатки за 2–6 місяців і згенерувати звіт, який виділить закономірності.

<img width="640" height="357" alt="image.png" src="null">

Повторюваний зворотний зв'язок + теми зростання

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Приклад промпту: Патерни комунікації та якість реагування

На основі записів щотижневих зустрічей 1-на-1 за останні два місяці, проаналізуйте запити, очікування та тенденції зворотного зв'язку від менеджера.

На основі цього підготуйте наступне:

• Поради щодо того, як краще діяти розробнику

• Резюме ключових моментів, на яких наголошує менеджер

• Аспекти, що потребують покращення, та очікування на майбутнє

• Лаконічний та професійний коментар для самооцінки, заснований на реальному змісті розмов

Відповідь має базуватися на реальному змісті зустрічей; уникайте надмірних і неприродних узагальнень.
Також підсумуйте інформацію з практичної точки зору, зокрема додайте рекомендації щодо того, як розробнику краще донести свої думки на наступній зустрічі 1-на-1.

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Приклад промпту: «Оціни мене як менеджер»

На основі змісту щотижневих зустрічей 1-на-1 за останні 6 місяців, будь ласка, проведіть оцінку продуктивності розробника.
Зверніть особливу увагу на такі аспекти під час аналізу:

• Підхід до виконання інженерних та розробницьких завдань

• Здатність вирішувати технічні проблеми та підхід до реалізації

• Спосіб пояснення та обміну інформацією на зустрічах 1-на-1 та у щоденній комунікації

• Реакція на зворотний зв'язок та готовність до вдосконалення

• Відповідальність (ownership) та ініціативність

• Співпраця всередині команди

• Відповідність очікуванням та напрямку, заданому менеджером

• Безперервне зростання та зміни

Оцінка має базуватися не на загальних твердженнях, а на тенденціях, які простежуються з реального змісту зустрічей та ходу розмов.
Також, будь ласка, включіть наступне:

• Що вдалося найкраще за ці 6 місяців

• Аспекти, які потребують покращення

• Дії та точки росту, які очікуються в майбутньому

• Загальний коментар з оцінкою від імені менеджера

• Короткий та професійний коментар, який сам розробник зможе використати як самооцінку

Відповідь має бути конкретною та ґрунтуватися на реальних робочих завданнях і взаємодії під час зустрічей 1-на-1.

Сценарій 2: Передача клієнтського акаунта без необхідності переглядати всі дзвінки

У разі зміни акаунт-екзек'ютива (менеджера з продажу), новому спеціалісту потрібен контекст за кілька місяців (пріоритети, заперечення, обговорення цін, обіцяні подальші дії тощо).

<img width="640" height="357" alt="image.png" src="null">

Приклад промпту

Використовуючи записи розмов з обраним клієнтом, створіть звіт про передачу акаунта.
Включіть наступну інформацію:

• Пріоритети клієнта та критерії успіху

• Основні занепокоєння (заперечення) та наші відповіді на них

• Обговорення ціни та угоди (зміст пропозиції, занепокоєння, поточний стан)

• Зобов'язання та обіцяні подальші дії (включно з відповідальними особами, якщо вони вказані)

• Поточний статус угоди та рекомендовані наступні кроки

Для зручності швидкого перегляду використовуйте марковані списки, а на початку додайте коротке резюме.

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Сценарій 3: Онбординг інженерів та «Чому це побудовано саме так?»

Коли приєднується новий інженер, минулий контекст та передумови часто губляться в обговореннях на зустрічах. Використання звітів дозволяє узагальнити процес прийняття рішень.

Приклад промпту

На основі записів обраної проєктної зустрічі створіть звіт для онбордингу інженерів.
Включіть таку інформацію:

• Початкові цілі та обмеження

• Обговорені підходи та їх обґрунтування

• Відхилені ідеї та причини їх відхилення

• Невирішені питання та відомі ризики

• Наступні кроки та відсутність відповідальних осіб (якщо є)

<img width="640" height="337" alt="image.png" src="null">

Серед інших прикладів можна виділити такі:

• Швидко дізнаватися актуальну інформацію про проєкт, важливі рішення та наступні кроки після повернення з відпустки, не переглядаючи всі зустрічі та електронні листи.

• Готуватися до оцінки ефективності роботи, перетворюючи зустрічі у форматі 1-на-1 на стислі резюме досягнень, цілей, зворотного зв'язку та зон для розвитку.

• Здійснювати передачу клієнтських акаунтів, миттєво розуміючи історію клієнта, домовленості, занепокоєння та комерційні можливості, без необхідності переглядати минулі дзвінки.

• Створювати більш релевантні маркетингові повідомлення, кампанії та контент, використовуючи справжні слова клієнтів, отримані з розмов та зворотного зв'язку.

• Прискорювати онбординг нових інженерів, допомагаючи їм зрозуміти попередні технічні рішення, контекст проєкту та причини вибору ключової архітектури.

Як використовувати звіти у повсякденній роботі (прості та практичні ідеї)

Звіти не обов'язково мають бути чимось «масштабним» або призначатися лише для керівництва. Їх можна використовувати як зручний спосіб для зменшення психологічного навантаження.

Щотижневий огляд (15 хвилин)

• Об'єднати щотижневий стендап та зустріч для синхронізації проєкту

• Результат: «Що змінилося цього тижня, що блокує роботу, що робити далі»

Особистий журнал навчання

• Поєднувати менторські чати, зустрічі 1-на-1 та рефлексію (ретроспективу)

• Згенерований контент: «Які уроки повторюються, що варто спробувати наступного разу, які звички слід виробити?»

Зменшення кількості повторюваних обговорень

• Об'єднати регулярні зустрічі, на яких обговорюються однакові теми

• Згенерований вміст: «Що вже вирішено, що ще не визначено, і яких даних не вистачає»

Шаблони промптів для копіювання та вставлення

Універсальний промпт: Прийняті рішення + Невирішені питання

На основі всіх вибраних нотаток складіть список наступного:

• Прийняті рішення (дата, відповідальна особа, якщо вказано, та поточний статус)

• Невирішені питання (та інформація, необхідна для їх вирішення)

• Завдання до виконання (відповідальна особа + термін виконання, якщо вказано)

• Зміни порівняно з попередніми зустрічами

Універсальний промпт: «Що змінилося з часом»

Проаналізуйте, як з часом змінювалася стратегія протягом усіх обраних зустрічей.
Додайте хронологію, яка включає наступне:

• Значні зміни в цілях або обмеженнях

• Причини цих змін (наприклад: нова інформація, відгуки клієнтів, технічні обмеження)

• Поточна стратегія та передумови, на які вона спирається

Примітки щодо шаблонів

<img width="640" height="364" alt="image.png" src="null">

Після вибору шаблону Rimo автоматично у фоновому режимі попередньо заповнює поле інструкцій структурованим промптом. Шаблони не є обмеженням. За потреби ви можете змінити їх та зробити більш конкретними.

Щодо відгуків, запитів та бета-тестувальників

• Відгуки / Запити: звертайтеся до Prerna Dabi.

• Ми шукаємо компанії, які готові випробувати функцію звітності (бета-версія) та поділитися відгуками щодо робочих процесів, шаблонів і якості результатів.