【即解決】英語で議事録作成に必要な10項目！時間短縮テンプレート・フレーズも紹介

「急に英語で議事録を作成することになり、不安」
「英語ならではの表現や注意点がわからない」
「時間短縮できるテンプレートやツールを知りたい」

このようなお悩みを抱えていらっしゃいませんか？

英語での議事録作成は、基本的な構成は日本語と共通しています。ただし、英語特有の表現やフォーマットを押さえることで、より効果的なコミュニケーションツールとなります。

本記事では、英語で議事録を作る際に重要な10項目について解説します。また、時間短縮できるテンプレートやツールも紹介するため、最後まで読めば議事録を効率よく作成できるようになるでしょう。

主な内容は、以下のとおりです。

• 【構成から考える】英語で議事録を作成する際に必要な10項目

• 英語の議事録作成に役立つテンプレート・フォーマット3つ

• 議事録を英語で作成できるおすすめツール5選

英語議事録を作成予定の方は、ぜひ最後まで読んで参考にしてください。

議事録の英語表記は「minute」

会議の内容をまとめる議事録は、一般的に「minute」と英語表記されます。minuteの単語自体に「小さいもの」という意味があり、議事録が会議の内容をわかりやすくまとめたものであるため、minuteで表記されたという説があります。

議事録の内容を小さくまとめたため、minuteが使われるようになったと把握すれば覚えやすいでしょう。

英語の議事録と日本語の議事録の違いとは

英語の議事録と日本語の議事録では、書き方について大きな違いはありません。

英語で表記するだけで書く項目に変化がないためです。

そのため、普段作成している議事録の見出しや文章を英語に変換すれば問題ありません。

次の章から、実際に英語で議事録を作成する方法を解説します。

【構成から考える】英語で議事録を作成する際に必要な10項目

英語で議事録を構成する際は、構成から考える必要があります。構成を作成する際に重要な10項目は、以下のとおりです。

• 会議名

• 日時

• 場所

• 出席者・欠席者

• 会議の目的

• 議題

• 内容・決定事項

• メモ

• 未決定事項・アクションプラン

• 今後のスケジュール

それぞれ解説するので、英語議事録を作成する際の参考にしてください。

1.会議名（Title of the meeting）

タイトルを冒頭に必ず記載しましょう。タイトルを記載することで、どういった会議なのか内容を判断できます。

第5回プロジェクト定例会議（5th regular project meeting）や販売促進部営業戦略ミーティング（Sales Strategy Meeting of Sales Promotion Department）などと英語表記しましょう。

2.日時（Date and time）

タイトルの下に日時があると、読み手が会議の概要を把握しやすくなるため親切です。日時を英語表記するときは、一般的に以下の順番で書き記します。

1. 月

2. 日

3. 年

例えば、会議が行われた日時が2025年2月25日の場合「February 25, 2025」と表記します。

さらに詳細な日時を表示する際は、以下を参考にしましょう。

英語で日時を記載する際に役立ててください。

3.場所（Place）

次にPlaceとして場所を記載します。場所を記載しておけば、次回以降の会議を開く際に参考にできます。

本庁舎大会議室201（Main Building Conference Room 201）といった開催場所を記入しましょう。

4.出席者・欠席者（Attendees・Absentees）

出席者・欠席者を記入し、誰が会議に参加したのか明記してください。会議には社外の人が参加することもあり、出席者を記載することで、どういった人が参加したのか明確にわかります。

また、欠席者も記載することで出席しなかった人へのスムーズな情報共有が可能です。

議事録は社外の人も内容を確認する可能性があるため、会社・役職・氏名まで記載すると丁寧です。会社名まで含めて人物を記載する際は、以下のように表記します。

Mr.やMs.などの敬称は省くことが可能です。

5.会議の目的（Purpose of the meeting）

会議の目的を記載すると「なぜ会議を開催しているのか」がわかり、概要を理解しやすくなります。明確かつ簡潔に記入することが大切です。

以下は、会議の目的を記載する際の例を表しています。

• To discuss〜：〜について討論すること

• To report〜：〜について報告すること

• To decide〜：〜について決定すること

「To＋動詞＋◯◯」の形で記載すると、簡単に目的を表記できるためおすすめです。

6.議題（Agenda）

実際の議題を記載しましょう。議題を記載することで現時点での情報や課題を速やかに共有でき、会議を円滑に進められます。

「今週の進捗報告」や「今後の課題と対策」などがアジェンダの代表例であり、それぞれ英語表記すると「This week's progress report」「Future issues and countermeasures」となります。

また議題は結論から書くと、読み手が理解しやすくなるためおすすめです。

7.内容・決定事項（Content・Decisions）

内容や決定事項は会議の成果を表す重要な部分であるため、忘れずに記載しましょう。

目的と同様に「To＋動詞＋◯◯」の形で記載すると、内容を把握しやすくなります。

特に「To agree 〜（〜について合意した）」や「To decide 〜（〜について決定した）」などの表記は利用することが多いため、覚えておくと便利です。

8.メモ（Memo)

議事録にメモを記載することも心がけてください。メモには以下のメリットがあるからです。

• 会議内容を深くまで理解できる

• 全体像を把握できる

• 論点を見直せる

特に英語の議事録は結論だけを記入することが多いため、メモがあると会議内容を詳細に把握できます。目立たない部分にメモ欄を作成し、記載するのがおすすめです。

9.未決定事項・アクションプラン（Undecided matters・Action plan）

未決定事項を記入しておくと、どういった議題が未解決で処理すべきなのかわかります。また「誰が何をすべきか」などを記載すれば会議結果をもとにして、今後の業務がスムーズに進みます。

以下は、未決定事項やアクションプランを表した例です。

いつまでに業務をこなすべきか記載しておくと、タスク忘れを防げるためおすすめです。

10.今後のスケジュール（Future schedule）

会議後のスケジュールを記載すれば、プロジェクトや業務の流れを把握できます。以下は今後のスケジュールを表した例です。

1. キックオフ会議

2. 設計フェーズ

3. 中間レビュー会議

4. 開発完了予定

5. テストフェーズ開始

6. リリース予定

次の会議日程が決まっている場合は忘れずに記載しましょう。

英語の議事録作成に役立つテンプレート・フォーマット3つ

英語の議事録を作成する際に参考にできるテンプレート・フォーマットを紹介します。

• スタンダード

• Googleドキュメント

• AI

順番に解説するのでご覧ください。

1.スタンダード

以下は、議事録を英語で作成した際の一般的なテンプレートです。

先ほど解説した10項目が含まれているテンプレートで、必要な情報が詰め込まれています。どういった項目を記載すべきか迷った際の参考にしてください。

2.Googleドキュメント

Googleドキュメントを利用すれば、英語議事録をダウンロードできます。ダウンロードする手順は、以下のとおりです。

• 1.Googleアカウントにログインし個人情報を選択する

• 2.中央に言語を選択できる枠があるためタップする

• 3.使用言語でEnglishを選ぶ

• 4.Googleドキュメントと検索しログインする

• 5.ログイン後にTempulatesを選択する

• 6.テンプレートの中からMeeting notesを選ぶ

まずは自分のGoogleアカウントにログインする必要があります。ログイン画面を開くか、検索画面の右上にある自身のアカウントをタップすれば管理画面を開けます。

管理画面を開いたら、個人情報を選択しましょう。個人情報の項目は、以下の赤枠箇所にあります。

次に、中央画面から言語を選択しましょう。

利用言語を選び、Englishをタップして英語表記にします。

次にGoogleドキュメントにログインしてください。ログインすると以下の画面になるため、赤枠のテンプレートを選びます。

テンプレートの中から「Meeting notes」を選べば、Googleドキュメントからのダウンロードが完了です。

3.AI

ChatGPTやClaudeなどのAI活用でも、英語議事録を作成できます。以下は、ChatGPTに「英語で議事録を書く際に活用できるテンプレートとフレーズを複数紹介してください」と依頼した返答です。

タイトルや日付などが出力されており、問題なくテンプレートとして利用できます。また追加で情報を載せたい場合、指示を出せば理想のテンプレートに近づけるのがAIの強みです。

オリジナルのテンプレートをつくる際は、AIを活用しましょう。

英語で議事録を作成する際の注意点3つ

英語の議事録を作成する際の注意点は、以下の3つです。

• 簡潔に書く

• 5W2Hを意識する

• 結論から書く

これから解説する3点を意識すれば、わかりやすい議事録を作成できるので、参考にしてください。

1.簡潔に書く

英語の議事録を作成する際は、簡潔に書くことを意識しましょう。簡潔に書けば余分な情報が記載されていないため、内容をスムーズに理解できます。

付加説明の効果を持つ形容詞や副詞を省くと、内容がシンプルになるためおすすめです。また箇条書きを利用すると、見栄えがよくなり内容が頭に入りやすくなります。

2.5W2Hを意識する

5W2Hとは、以下の7つの要素で構成されるフレームのことです。

• When

• Where

• Who/Whom

• What

• Why

• How

• How much

コミュニケーションに必要なポイントを押さえられ、情報を過不足なく伝える効果を持つため、5W2Hを意識して書くことは大切です。さらに、正しい順序で物事を論理的に伝えられる効果があります。

実際にプレゼンや企画資料を作成する際にも、わかりやすいという理由で5W2Hは活用されています。5W2Hを意識して議事録を作成しましょう。

またメモを取る際に5W2Hを意識すると、内容を詳細に記録できるためおすすめです。

3.結論から書く

結論がわからず、過程が書かれている文章は内容把握が難しくなります。そのため、最初に結論を書くことは大切です。

冒頭に結論を書く際に、PREP法を意識するとわかりやすい文章を書けるようになります。PREP法とは、以下の4点で構成される手法です。

• Point（結論）

• Reason（理由）

• Example（具体例）

• Point（まとめ）

以下は、PREP法を用いて議題を作成した例です。

先に結論を述べることで議題が明確になるだけでなく、理由・具体例の説明をすることで説得力が向上します。

PREP法のように、冒頭に結論を書くことを意識しましょう。

【時間短縮】英語で議事録を作成する際によく使うフレーズ

議事録を作成する際に重要な項目を、5W2Hの要素からまとめました。

問いに対しての答えを議事録に反映させれば、必要な情報を記載できます。どのような情報を書くか迷った際は、質問の答えを掲載してみましょう。

議事録を英語で作成できるおすすめツール5選

英語議事録を作成できるツールもあります。おすすめの議事録作成ツールは以下の5つです。

1. Rimo Voice

2. AI GIJIROKU

3. Notta

4. Otter.ai

5. Texter

それぞれ詳細に解説するので、ツールを比較する際の参考にしてください。

1.『Rimo Voice』

出典：https://rimo.app/usecases

『Rimo Voice』はさまざまな機能を有している議事録作成ツールです。雑音や意味のない発言を自動的に消去したり、YouTube用に字幕データを書き出したりすることも可能です。

また音声とテキストがシンクしているため、文字を選択するだけで、ピンポイントで該当部分の動画を見直せます。

ツールにさまざまな機能を求めている方におすすめです。

2.『AI GIJIROKU』

出典：https://gijiroku.ai/

『AI GIJIROKU』は議事録を頻繁に作成する方に適しています。最大6時間の連続録音ができるうえに、1,000万文字の翻訳も可能です。

また、すべての通信を暗号化するSSLを用いているため、第三者に盗み見される問題もありません。

高機能のうえにセキュリティ対策もしっかりしているため、ビジネスユーザーにおすすめです。

3.『Notta』

出典：https://www.notta.ai/

『Notta』は機能に対して、コストパフォーマンスが優れている議事録作成ツールです。法人向けプランでも、2,508円/月でさまざまな機能を利用できます。

長時間動画のテキスト化や話者識別など議事録を作成する際に便利な機能も揃っています。実際に公式サイトでも「コスパが良い」評判があるほどです。

お手頃価格で英語議事録を作成したい方に適しています。

4.『Otter.ai』

出典：https://otter.ai/jp

一度、英語議事録作成ツールを試してみたい方は『Otter.ai』を検討しましょう。毎月300分まで無料で利用できるため、ツールを利用するメリットを確かめられます。

また、ユーザーの口コミも豊富であるため、利用する前の不安を軽減できるでしょう。英語議事録を活用するか、迷っている方におすすめです。

5.『Texter』

出典：https://texter.work/#top

『Texter』は公式サイトにおいて、ツールの利用方法を動画で解説しています。そのため、議事録を作成する際のツール利用に慣れていない方におすすめです。

また、最先端のAI音声認識技術が付属しているため、精度の高い出力ができます。初心者でも安心して利用できるツールです。

テンプレートやツールを利用して英語議事録を効率的に作成しよう

英語で議事録を作成する際は、まず構成を理解することが大切です。本記事を参考にしながら、必要な項目を適切に議事録へ反映してください。

また、テンプレートやツールを活用することで、英語の議事録作成を効率的に進められます。特にAIを取り入れると必要な情報を補完したテンプレートを自動生成できるため、便利でしょう。

『Rimo Voice』は英語にも対応しており、ビジネスシーンでも実用的に使えるAI議事録作成ツールです。無料トライアルも利用できるので、英語の議事録作成でお困りの方は、ぜひ一度お試しください。