業務の効率化を図るためにtodoリストを活用している方もいるのではないでしょうか。
また、todoリストをチームメンバーに共有してさらに業務を効率よく進めたいと考えている方もいるでしょう。
特に、リモートワークで毎日顔をあわせられない環境においては、共有できるtodoリストは業務を円滑に進めるうえでとても便利なものです。
本記事では、todoリスト共有におすすめしたいアプリやツールについて解説します。
todoリストをチーム全体で共有して仕事を進めたいと考えている方はぜひ参考にしてみてください。
todoリストとは？
todoリストは期限は決まっていないけれどやらなければならないことをリスト化したもののことです。
todoリストに書かれていることが完了したらチェックをつけるなどしてタスクを消していきます。
特にビジネスにおいては、todoリストを作成することで、仕事の抜け漏れを防いだり、仕事の進捗状況を把握できたりするため、業務効率化や仕事の生産性向上につながります。
そのため、todoリストを業務効率化目的で作成している方は非常に多いと言えるでしょう。
todoリストとタスク管理の違い
todoリストと似たものにタスク管理があります。タスク管理とは、期限が決まっている業務を管理することです。
todoリストの場合は、やるべきことのみを洗い出して管理していくことになりますが、タスクについては、期日や緊急度に合わせて優先度を決めて管理する必要があります。
期限が決まっているかどうかが大きな違いと言えるでしょう。
todoリストとタスク管理は同時に行うことが推奨されています。todoリストを作成後、緊急性があるものや期限が決まっているものについてはタスク管理すると、より効率よく業務が進められます。
todoリストを共有するメリット
todoリストを共有すべきか悩む方もいるかもしれません。業務を効率よく進めるためにはtodoリストの共有が必要といえます。
しかし、todoリストを共有した結果、自身にメリットがあるかどうか分からないという方もいるでしょう。ここからはtodoリストを共有することで得られるメリットを解説します。
やるべきことが可視化される
todoリストを共有するとチーム全体でやることが可視化され、スケジュールの管理がしやすくなります。
多くの方が仕事の連絡はメールやチャットなどさまざまなツールでやり取りをしているでしょう。
さまざまなツールを使っていると業務に関する情報が分散するため、情報が漏れたりやるべきことが分からなくなったりします。
やり取りした内容をtodoリストに集約して共有することでチーム全体でやることが可視化され、業務が滞りなく進行できます。
また、スケジュール感をチーム全体で把握できるため、業務を期日内に遂行できるようになる点もメリットです。
進捗度が一目で把握できる
todoリストでは業務を完了したらリストから消していくので、残っている業務や、進めておくべき業務が一目でわかります。
進捗度が一目でわかることで、チーム内で業務を分担しやすかったり、ほかの人がやっている業務と重複せずに業務を進められたりします。
そのため、効率よく業務を進められるでしょう。また、作業の漏れが分かる点もメリットです。
チームワークが深まる
特にリモートワークで離れて業務を進めている場合にはチーム内の動きが分かりにくい傾向にあります。
todoリストを共有して、今誰がどのような業務を遂行しているのかが一目で分かります。
離れていても業務の進捗状況や、チームの動きが分かるのでチームワークを深めることにもつながるでしょう。
無料でtodoリストが共有できるおすすめツール5選
todoリストは無料で使うことができます。ここからは無料でtodoリストが共有できるおすすめのツールを5つ解説します。
Notion
オールインワンのプロダクティビティツールで、todoリストの作成以外にもタスク管理やドキュメンテーション、プロジェクト管理、ノート作成ができます。
カスタマイズもしやすいのでチームの性質に合わせたアレンジがしやすいのもポイントです。
Trello
Trelloはタスクを視覚的に管理しやすいアプリです。
ボードやリスト、カードなどの機能を活用すればドラック＆ドロップだけでタスクを管理できます。
また、ジャンルやプロジェクト別にtodoボードを作成できるので進行しているプロジェクトが多い、todoリストが細かいという方におすすめです。
Asana
プロジェクトとタスクの管理に特化したクラウドベースのツールです。
タスクの進捗管理やコミュニケーションを促進する機能が含まれており、特にチーム単位でのプロジェクトtodoリストの管理に強いツールと言えるでしょう。
Lychee Redmine
todoをシンプルに見える化したカンバン機能のほか、todoの管理に必要な機能がすべて集約されたツールです。ガントチャートもあるため、todoを気軽にスケジュールへ落とし込めます。
また、使いやすいワークフローによって初心者でも安心して使え、導入もしやすいと言えるでしょう。
フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能のみですが、これだけでもtodoリストの作成と運用には問題ないでしょう。
Stock
Stockはスマホとパソコンの双方で使えるうえに非常にシンプルなため、さまざまなツールに不慣れな方や高齢な従業員でも扱いやすいシステムです。
Stock内で情報を書き込む「ノート」にToDoを「タスク」として紐づけ、関連する人につなげれば複数の業務を抱えていても「テーマごとに」やるべきことが明確化されチームや個人のタスクを手軽に管理できます。
無料でtodoリストが共有できるおすすめアプリ5選
無料で使用できても登録などが面倒、まずは手軽に始めてみたいという方は、アプリを活用してもよいでしょう。ここからは無料でtodoリストが共有できるおすすめアプリを5つ紹介します。
Google ToDo リスト
リストの作成から始まりタスクの細かい分類や並べ替え、通知設定、繰り返し設定、共有までがかんたんにできます。
Googleアカウントを所有していれば誰でも活用できる点も特徴です。スマホアプリ版もあるため、どこでもtodoリストの管理、共有、閲覧ができる点も特徴です。
Googleカレンダー
こちらもGoogleアカウントを持っていれば誰でも使え、どの端末からでも操作が可能です。
Google カレンダーのスケジューリング機能からタスクを登録できるため、GoogleTodoリストとの共有も無理なくできるでしょう。
ただし、Google カレンダーのタスクはカレンダーのオーナーにのみ表示され、他のユーザーには見えないようになります。
Todoist
DisneyやTOTOTA、Microsoftなど世界中で 3000 万人以上の人々やチームに使われています。
タスク欄に入力すれば、Todoist 独自の自然言語認識機能が瞬時に To Doリストを作成するため、タスクの管理や作成が簡単にできます。
タスクの整理も自動で行われるため、大量のタスクを管理する必要がある場合や、異なるプロジェクトや領域にまたがるタスクを追跡する必要がある方にはおすすめです。
Any.do
Any.doは、海外製のタスク管理アプリでパソコンやスマホなどどの媒体でも活用できるタスク管理ツールです。
他のタスク管理ツールと異なり、メッセージ機能を備えており、タスク管理と連絡を同時に行えるという点が特徴です。
非常に多くの外部アプリとも連携できます。ただし、機能が多く最初はなかなか使いこなせないというケースも少なくありません。
無料版でも十分なタスク管理が可能なので、多くの機能を要しない場合には無料版の活用で良いでしょう。
Microsoft ToDo
Microsoft To DoはWindowsに標準搭載されているアプリのため、Microsoftアカウントがあれば誰でも無料で使えます。
タスクリスト作成、共有、リマインドが手軽に行え、特にWindowsユーザーであれば手軽に活用できます。アプリをインストールすればMacユーザーでも使用可能です。
特にMicrosoft社が開発したメールソフトであるoutlookを活用すればメールの内容をタスクとして落とし込むことができ、より活用しやすくなるでしょう。
todoリストを共有するときのポイント
todoリストを共有するときに、ただリストをやみくもに作成して共有するとチーム内での共有がうまくできず、せっかくのtodoリスト共有が無駄なものとなってしまいます。
そのため、todoリストを共有するときにはいくつかのポイントを押さえておくことが重要です。
todoリストを業務効率化のためにうまく活用したい、チーム全体で共有したいと考えている方は以下を気をつけましょう。
細かくリストを作らない
リストを細かく作るとチーム全体でリストの把握が追いつきません。
また、リストを細分化すると整理に時間がかかったり、今何をしているのかが分かりにくくなります。
さらに、リストを細かくするとどうしても難易度が高いTodoが残る傾向にあり、重要な業務がうまくできません。
リストは大まかなものとし、重要なものや期限があるものについてはタスクとして管理しましょう。
どうしても細分化しそうな場合には、自動的に整理ができるアプリを活用してもらうと時間短縮にもつながります。
チーム全員が使いやすいものを選ぶ
多機能なものはその分、使う側からすると複雑で使いにくいことがあります。
特にITに不慣れな方や高齢の方がチームにいる場合、使用するツールをおぼえてもらわなければならず、その分時間や手間がかかります。
シンプルなものは使い勝手が悪いと思われるかもしれませんが、その分チーム全員が覚えやすいというメリットがあります。
チームメンバーの状況を考えながら全員が使いやすいアプリを選びましょう。
利用場面に合わせて柔軟にツール選択をする
利用場面によっては、todoリスト専用アプリではなく、別ツールでtodo管理・共有をした方が使いやすい場合もあることでしょう。
例えば、会議の中で発生したtodoを管理する場合、既存のtodoリストでは会議中に発生したtodoの手入力が必要になり、作業の手間や時間が発生します。
そんな時には、AIで1時間の音声データを約5分で議事録化できる『Rimo Voice』がおすすめです。
『Rimo Voice』はToDo（ネクストアクション・アクションポイント）を抜き出してくれる機能があるため、別途ToDo手入力の手間はなく、管理・共有も非常に簡単です。
有名企業や医療機関での利用実績もあり、ITに不慣れな方も問題なく使用されています。
こちらから無料トライアルの登録もできるので、簡単にtodoリストを作成して共有したい、ITツールが苦手なメンバーがいても気軽に使えるツールを探しているという方は、ぜひ一度お試しください。
まとめ
todoリストを共有することで、離れたメンバーとも気軽に業務内容が共有できます。
そのため、リモートワークの方でもメンバーと密な情報共有をしながら仕事に取り組めるでしょう。
現在は、有料・無料問わず様々なツールがあります。toddoリスト作成や共有に特化したものは機能が満載な一方で、ITツールに不慣れだと活用しにくいというデメリットがあります。
『Rimo Voice』は動画・音声の文字起こしをするツールであるため、todoリスト作成専門のツールではないものの、ToDo（ネクストアクション・アクションポイント）を抜き出してくれる機能によって簡単にTodoリストの作成や共有ができます。
IT企業以外からも利用されているため、ITツールに不慣れな方でも活用しやすいでしょう。
こちらから無料トライアルの登録もできるので、ぜひ一度お試しください。
最終更新日: 2024 / 9 / 20
関連記事
一覧に戻る