ToDoリスト共有おすすめ11選！無料・仕事で使えるアプリを厳選

業務の効率化を図るためにtodoリストを活用している方もいるのではないでしょうか。

また、todoリストをチームメンバーに共有してさらに業務を効率よく進めたいと考えている方もいるでしょう。

特に、リモートワークで毎日顔を合わせられない環境においては、共有できるtodoリストは業務を円滑に進めるうえでとても便利なものです。

本記事では、todoリスト共有におすすめしたいアプリやツールについて解説します。

あわせて、会議後のToDOを共有できるAI議事録作成ツール『Rimo Voice』や、議事録からToDoリストの抽出・タスクの実行・共有まで行える『Rimo Actions』も紹介するので、タスクの抜け漏れをなくしたい方はぜひ参考にしてください。

todoリストとは？

todoリストは期限は決まっていないもののやらなければならないことをリスト化したものです。

todoリストに書かれていることが完了したらチェックをつけるなどしてタスクを消していきます。

特にビジネスにおいては、todoリストを作成することで、仕事の抜け漏れを防いだり、仕事の進捗状況を把握できたりするため、業務効率化や仕事の生産性向上につながります。

そのため、todoリストを業務効率化目的で作成している方は非常に多いと言えるでしょう。

todoリストとタスク管理の違い

todoリストと似たものにタスク管理があります。タスク管理とは、期限が決まっている業務を管理することです。

todoリストの場合は、やるべきことのみを洗い出して管理していくことになりますが、タスクについては、期日や緊急度に合わせて優先度を決めて管理する必要があります。

期限が決まっているかどうかが大きな違いと言えるでしょう。

todoリストとタスク管理は同時に行うことが推奨されています。todoリストを作成後、緊急性があるものや期限が決まっているものについてはタスク管理すると、より効率よく業務が進められます。

todoリストを共有するメリット

todoリストを共有すべきか悩む方もいるかもしれません。業務を効率よく進めるためにはtodoリストの共有が必要といえます。

しかし、todoリストを共有した結果、自身にメリットがあるかどうか分からないという方もいるでしょう。ここからはtodoリストを共有することで得られるメリットを解説します。

やるべきことが可視化される

todoリストを共有するとチーム全体でやることが可視化され、スケジュールの管理がしやすくなります。

多くの方が仕事の連絡はメールやチャットなどさまざまなツールでやり取りをしているでしょう。

さまざまなツールを使っていると業務に関する情報が分散するため、情報が漏れたりやるべきことが分からなくなったりします。

やり取りした内容をtodoリストに集約して共有することでチーム全体でやることが可視化され、業務が滞りなく進行できます。

また、スケジュール感をチーム全体で把握できるため、業務を期日内に遂行できるようになる点もメリットです。

進捗度が一目で把握できる

todoリストでは業務を完了したらリストから消していくので、残っている業務や、進めておくべき業務が一目でわかります。

進捗度が一目でわかることで、チーム内で業務を分担しやすかったり、ほかの人がやっている業務と重複せずに業務を進められたりします。

そのため、効率よく業務を進められるでしょう。また、作業の漏れがわかる点もメリットです。

チームワークが深まる

特にリモートワークで離れて業務を進めている場合にはチーム内の動きが分かりにくい傾向にあります。

todoリストを共有して、今誰がどのような業務を遂行しているのかが一目で分かります。

離れていても業務の進捗状況や、チームの動きがわかるのでチームワークを深めることにも繋がるでしょう。

【一覧表】ToDoリストを共有できるツールおすすめ11選

本記事で紹介するtodoリスト共有ツールを、整理しました。

それぞれ得意な使い方が異なるため、以下の表で全体を見比べてから、自分やチームに合うものを選んでみてください。

それぞれの特徴を以下で詳しく解説します。

無料でtodoリストが共有できるおすすめツール6選

todoリストは無料で使うことができます。ここからは無料でtodoリストが共有できるおすすめのツールを6つ解説します。

関連記事：情報共有ツールおすすめ15選！5つのタイプ別に詳しく紹介

Notion

オールインワンのプロダクティビティツールで、todoリストの作成以外にもタスク管理やドキュメンテーション、プロジェクト管理、ノート作成ができます。

カスタマイズもしやすいのでチームの性質に合わせたアレンジがしやすいのもポイントです。

Rimo Voice

『Rimo Voice』は、会議の録音・文字起こしを自動化するAIツールです。

会議中の発言をリアルタイムで文字起こしし、AIが自動で要約を作成します。

会議で生まれたtodoは、専用アプリへの手入力が必要になりがちです。Rimo Voiceなら、会議が終わると決定事項やネクストアクションをAIが自動で抽出するため、手入力なしでtodoをまとめられます。

さらに新機能「Rimo Actions」を使えば、抽出したtodoをもとにAIが資料やメール下書きを生成し、Slackなどで関係者にそのまま共有できます。todoの作成から共有までを一気に完結できる点が特徴です。

無料トライアルも用意されているので、会議後のtodo管理に手間を感じている方はぜひ一度試してみてください。

法人様向けに、サービス紹介資料もご用意しております。

Trello

Trelloはタスクを視覚的に管理しやすいアプリです。

ボードやリスト、カードなどの機能を活用すればドラッグ＆ドロップだけでタスクを管理できます。

また、ジャンルやプロジェクト別にtodoボードを作成できるので進行しているプロジェクトが多い、todoリストが細かいという方におすすめです。

Asana

プロジェクトとタスクの管理に特化したクラウドベースのツールです。

タスクの進捗管理やコミュニケーションを促進する機能が含まれており、特にチーム単位でのプロジェクトtodoリストの管理に強いツールと言えるでしょう。

Lychee Redmine

todoをシンプルに可視化できるカンバン機能のほか、todoの管理に必要な機能がすべて集約されたツールです。ガントチャートもあるため、todoを気軽にスケジュールへ落とし込めます。

また、使いやすいワークフローによって初心者でも安心して使え、導入もしやすいと言えるでしょう。

フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能のみですが、これだけでもtodoリストの作成と運用には問題ないでしょう。

Stock

Stockはスマホとパソコンの双方で使えるうえに非常にシンプルなため、さまざまなツールに不慣れな方や高齢な従業員でも扱いやすいシステムです。

Stock内で情報を書き込む「ノート」にToDoを「タスク」として紐づけ、関連する人につなげれば複数の業務を抱えていても「テーマごとに」やるべきことが明確化されチームや個人のタスクを手軽に管理できます。

無料でtodoリストが共有できるおすすめアプリ5選

無料で使用できても登録などが面倒、まずは手軽に始めてみたいという方は、アプリを活用しても良いでしょう。ここからは無料でtodoリストが共有できるおすすめアプリを5つ紹介します。

Google ToDo リスト

Google ToDo リストは、リストの作成から始まりタスクの細かい分類や並べ替え、通知設定、繰り返し設定、共有までがかんたんにできます。

Googleアカウントを所有していれば誰でも活用できる点も特徴です。スマホアプリ版もあるため、どこでもtodoリストの管理、共有、閲覧ができる点も特徴です。

Googleカレンダー

GoogleカレンダーもGoogleアカウントを持っていれば誰でも使え、どの端末からでも操作が可能です。

Google カレンダーのスケジューリング機能からタスクを登録できるため、Google ToDo リストとの共有も無理なくできるでしょう。

Todoist

世界中で 3000 万人以上の人々やチームに使われています。

タスク欄に入力すれば、Todoist 独自の自然言語認識機能が瞬時に To Doリストを作成するため、タスクの管理や作成が簡単にできます。

タスクの整理も自動で行われるため、大量のタスクを管理する必要がある場合や、異なるプロジェクトや領域にまたがるタスクを追跡する必要がある方にはおすすめです。

Any.do

Any.doは、海外製のタスク管理アプリでパソコンやスマホなどどの媒体でも活用できるタスク管理ツールです。

他のタスク管理ツールと異なり、メッセージ機能を備えており、タスク管理と連絡を同時に行えるという点が特徴です。

非常に多くの外部アプリとも連携できます。ただし、機能が多く最初はなかなか使いこなせないというケースも少なくありません。

無料版でも十分なタスク管理が可能なので、多くの機能を要しない場合には無料版の活用で良いでしょう。

Microsoft ToDo

Microsoft To DoはWindowsに標準搭載されているアプリのため、Microsoftアカウントがあれば誰でも無料で使えます。

タスクリスト作成、共有、リマインドが手軽に行え、特にWindowsユーザーであれば手軽に活用できます。アプリをインストールすればMacユーザーでも使用可能です。

特にMicrosoft社が開発したメールソフトであるoutlookを活用すればメールの内容をタスクとして落とし込むことができ、より活用しやすくなるでしょう。

共有できるtodoリストの選び方

共有できるtodoリストはツールごとに機能が異なり、自分やチームの使い方に合わないものを選ぶと定着しません。

選ぶときは、以下の表の観点を確認しておくことをおすすめします。

特に複数のメンバーで使う場合は、マルチデバイス対応と共有設定の2点を優先して確認しましょう。

todoリストを共有するときのポイント

todoリストを共有しても、「結局メンバーが見てくれない」「同じ人しか更新しない」と形骸化してしまうケースは少なくありません。

共有を続けて機能させるには、ツールを導入する前に以下のポイントを押さえておくことが重要です。

• 細かくリストを作らない

• チーム全員が使いやすいものを選ぶ

• 利用場面に合わせて柔軟にツール選択をする

細かくリストを作らない

リストを細かく作るとチーム全体でリストの把握が追いつきません。

また、リストを細分化すると整理に時間がかかったり、今何をしているのかが分かりにくくなります。

さらに、リストを細かくするとどうしても難易度が高いTodoが残る傾向にあり、重要な業務がうまくできません。

リストは大まかなものとし、重要なものや期限があるものについてはタスクとして管理しましょう。

どうしても細分化しそうな場合には、自動的に整理ができるアプリを活用してもらうと時間短縮にもつながります。

タスクの優先順位がうまくつけられずに悩んでいる方は、その原因と解決策をまとめたこちらの記事もご覧ください。

関連記事：優先順位がつけられない！原因と効率よく仕事を進めるコツを紹介します！ 

チーム全員が使いやすいものを選ぶ

多機能なものはその分、使う側からすると複雑で使いにくいことがあります。

特にITに不慣れな方や高齢の方がチームにいる場合、使用するツールをおぼえてもらわなければならず、その分時間や手間がかかります。

シンプルなものは使い勝手が悪いと思われるかもしれませんが、その分チーム全員が覚えやすいというメリットがあります。

チームメンバーの状況を考えながら全員が使いやすいアプリを選びましょう。

利用場面に合わせて柔軟にツール選択をする

todoリストは「とにかく1つのツールに集約すべき」と思われがちですが、利用場面によっては別のツールで管理・共有したほうがスムーズなこともあります。

たとえば、以下のような使い分けが考えられます。

• チャット中心でやり取りするチーム：SlackやMicrosoft Teamsのリマインダー機能で、会話の流れのままtodoを登録・通知する

• 個人のスケジュールと紐づけたいtodo：Googleカレンダーに直接登録し、期限と予定をまとめて管理する

• 会議の中で生まれたtodo：その場で手入力せず、会議の記録からToDoを拾える仕組みを使う

このうち見落としやすいのが、会議の中で生まれたToDoです。「あとで入力しよう」と後回しにした結果、タスクが抜け落ちてしまった経験がある方も多いのではないでしょうか。

こうした場面では、会議の録音・文字起こしからAIがToDoを自動で抽出してくれる「Rimo Actions」もおすすめです。

会議が終わると、議事録から決定事項やネクストアクションをAIが自動で抽出し、資料やメールの下書き作成までこなして、Slackなどで関係者に共有できます。

無料トライアルも用意されているので、会議後のタスク管理に手間を感じている方はぜひ一度試してみてください。

関連記事：会議の生産性・効率を上げるのに役立つツール8選！「無駄な会議」をゼロにする方法を紹介 

会議後のToDoを自動で実行・共有まで行いたいならRimo Actions

todoリストを共有することで、離れたメンバーとも気軽に業務内容が共有できます。

ツール選びでは、メンバー全員が無理なく使える操作性と、業務の流れに合った機能を重視しましょう。

一方で、ToDoリストを運用していると「そもそもリストへの入力が面倒」「会議で決まったことを転記する手間が負担」と感じる場面も出てきます。

そのような場合は、会議の内容からAIがToDoを自動で抽出し、チームへの共有まで完結する「Rimo Actions」の活用も検討してみてください。

「Rimo Actions」を使えば、抽出されたToDoをもとにAIが資料作成やメール下書き作成まで自動で実行してくれるため、会議後の作業時間を大幅に短縮できます。

▼イメージ：作成した議事録から、AIが自動でネクストアクション（タスク）を抽出・提案

▼イメージ：抽出したタスクをもとに、AIが過去の情報やWeb上の情報を参照しながらドキュメントを自動生成

無料トライアルから、会議のToDoが自動で整理される体験をぜひ確認してみてください。

また、サービス紹介資料もご用意しております。

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