【無料あり】情報共有ツールおすすめ15選｜5つのタイプ別に詳しく紹介

「情報共有ツールを調べてみたけれど、種類が多くてどれが自社に合うのかわからない」

「導入したところで、本当に業務が楽になるのだろうか」

「前にツールを入れたときは、結局誰も使わなくなってしまった」

情報共有ツールを検討していると、こうした迷いにぶつかる方は多いのではないでしょうか。

本記事では、情報共有ツールを5つのタイプに整理したうえで、無料プランのあるものを中心におすすめ15選を紹介します。失敗しない選び方の5つのポイントと、社内に定着させる運用のコツもあわせて解説します。

読み終えるころには、自社の課題に合うタイプが1つに絞れ、まず試してみる1本目を決められるはずです。

情報共有ツールとは？導入で変わる3つのこと

情報共有ツールとは、社内の情報を蓄積・検索・伝達できるようにするためのシステムの総称です。

多くの職場では、業務連絡をメールで行い、ノウハウをExcelやWordにまとめ、細かい引き継ぎは口頭で済ませています。この方法だと、情報が個人のフォルダやメールボックスに埋もれてしまいがちです。

たとえば、過去の会議で決まった方針を確認したいとき。議事録が担当者のパソコンにしか残っていなければ、ほかのメンバーには手の打ちようがありません。

情報共有ツールを導入すると、テキスト・ファイル・チャットの履歴をオンライン上で一元管理できるようになります。導入によって具体的に変わるのは、次の3つです。

• 検索性：探していた資料が数秒で見つかるようになる

• 属人化の解消：担当者が異動・退職しても情報が組織に残る

• 共有範囲：社外メンバーとも、場所と時間を問わずやりとりできる

それぞれを順に見ていきましょう。

社内の情報が一か所に集まり探す時間が減る

情報共有ツールの最も大きな効果は、社内に散らばった情報を一か所に集約できることです。

メール・チャット・個人フォルダに情報が点在していると、「あの資料はどこにあったか」と探す時間が積み重なります。この探す時間は、業務のなかで最も気づかれにくいムダのひとつです。

情報共有ツールを使えば、キーワード検索やタグ分類で必要な情報にすぐたどり着けます。新しく配属されたメンバーが過去のプロジェクト資料を探す場合も、先輩に聞いて回る必要がなくなります。

属人化を防いでナレッジを組織に残せる

情報共有ツールを使うと、個人の頭のなかにあるノウハウや業務手順を、チーム全体の資産として残せます。

ベテラン社員しか知らない顧客対応のコツ。特定の部署だけが把握している業務フロー。こうした情報があると、その人が不在のときに業務が止まってしまいます。

社内Wikiやドキュメントツールに手順を記録しておけば、担当者が異動・退職しても情報は組織に残ります。新しいメンバーが自力でキャッチアップできるため、オンボーディングの時間も短くなるでしょう。

属人化の防ぎ方をもう少し体系的に知りたい場合は、ナレッジ共有の進め方を扱った記事もあわせて読んでみてください。仕組みづくりの手順とツールの選択肢を整理しています。

関連記事：ナレッジ共有（ナレッジシェア）とは？属人化を防ぐ完全ガイド＆ツール12選

社内外の関係者と場所や時間を問わず共有できる

情報共有ツールを使えば、社内のメンバーだけでなく、業務委託先や取引先とも同じ画面上で情報をやりとりできます。

チャットやドキュメント共有であれば、相手の都合に合わせる必要がありません。リモートワークや拠点間のやりとりでも、短いメッセージやドキュメントへの追記だけで用が足ります。

さらに、閲覧・編集の権限をフォルダやユーザー単位で設定できるツールも多くあります。社外メンバーには必要な情報だけを見せ、社内の機密情報は非公開にする、といった制御も可能です。

情報共有ツールの5つのタイプと向いている課題

情報共有ツールと一口に言っても、得意なことはタイプによってまったく違います。ここでは5つのタイプに分けて、それぞれが向いている課題を整理します。

• ドキュメント作成・ナレッジ管理タイプ：情報を「残す」ことに強い

• 社内ポータル（グループウェア）タイプ：社内の機能をまとめて「集約する」

• ビジネスチャットタイプ：日々の連絡を「速くする」

• クラウドストレージ・ファイル共有タイプ：ファイルを「安全に渡す」

• タスク・プロジェクト管理タイプ：進捗を「見えるようにする」

情報共有の悩みで最も多いのは「情報が残らない・探せない」なので、ここでは蓄積型のタイプから順に紹介します。

ドキュメント作成・ナレッジ管理タイプ

社内の情報やノウハウを蓄積・整理し、必要なときにすぐ引き出せるようにするタイプです。社内Wikiと呼ばれることもあります。

議事録・業務マニュアル・FAQなど、あとから読み返す前提の情報を置く場所として使います。検索機能やタグ管理を備えたものが多く、Wordファイルが個人フォルダに散らばる状態を防げます。

新入社員のオンボーディングや、担当者交代時の引き継ぎで効果を実感しやすいタイプです。「業務が属人化している」「引き継ぎがうまくいかない」という課題があるなら、ここから検討するとよいでしょう。

社内ポータル（グループウェア）タイプ

スケジュール管理・施設予約・掲示板・稟議など、社内の情報と手続きをまとめて扱えるタイプです。

日本企業の業務習慣に合わせた機能がそろっているのが特徴で、社員は必要な情報に1つの画面からアクセスできます。日程調整や承認プロセスなど、時間を取られがちな作業も同じ場所で片づけられます。

複数の部署が関わる全社的な情報共有基盤を整えたい場合に向いています。

ビジネスチャットタイプ

テキストや画像を使って、リアルタイムでやりとりするタイプです。メールの「宛先→件名→本文→送信」という手順を省き、短い連絡を素早く回せます。

画像・動画・ファイルなど、さまざまな形式の情報をその場で共有できる点も特徴です。複雑な内容でも視覚的に伝えられます。

なお、ビジネスチャットの市場は今も拡大が続いています。矢野経済研究所の調査によると、国内市場規模は2024年度に403億円（前年度比109.9%）となり、2027年度には467億円に達すると予測されています。

出典：矢野経済研究所「ビジネスチャットツール市場に関する調査を実施（2024年）」

「連絡がスムーズにとれていない」「メールが多すぎる」という課題があるなら、このタイプが候補になります。

クラウドストレージ・ファイル共有タイプ

社内外のメンバーとファイルやデータを安全にやりとりするためのタイプです。画像・動画・資料などの大容量ファイルも、オンライン上で管理・共有できます。

単にファイルを送るだけでなく、クラウド上での保管、共同編集、アクセス権限の設定に対応しているものが多くあります。取引先や業務委託先とのやりとりにも使いやすい点が特徴です。

ファイルやデータを安全に共有する具体的な方法と注意点は、別の記事で詳しくまとめています。メール添付との使い分けや、社外に渡すときの確認事項を知りたい方はあわせてご覧ください。

関連記事：【2026年版】ファイル・データ共有方法10選！社内・社外で安全に使えるサービスも

タスク・プロジェクト管理タイプ

案件の進捗やタスクの担当・期限を可視化するタイプです。Excelとチャットを併用していると起こりがちな「情報が分散して状況把握に時間がかかる」問題を解消できます。

進捗をリアルタイムで確認できるため、遅れの早期発見や担当者の負荷調整がしやすくなります。

チームのタスク管理から始めたい場合は、ToDoリストの共有に絞ったツールの選択肢もあります。まずは小さく始めたい方は、こちらも参考にしてみてください。

関連記事：ToDoリスト共有おすすめ11選！無料・仕事で使えるアプリを厳選

情報共有ツールおすすめ15選の比較表【無料プランあり】

ここからは、5つのタイプそれぞれのおすすめツールを3本ずつ、合計15選で紹介します。まずは全体像を表で確認してください。

※料金は2026年8月時点で各社公式サイトに掲載されている内容です。税抜・税込の表記や課金単位は各社で異なります。契約条件によって変動する場合があるため、最新の情報は公式サイトでご確認ください。

ドキュメント作成・ナレッジ管理タイプのおすすめ3選

情報を「残して探せるようにする」ことに強いタイプです。議事録・マニュアル・FAQなど、あとから読み返す情報の置き場所として使います。

• Rimo

• Kibela

• Stock

3つとも無料で試せるため、まずは触ってみてから判断できます。

Rimo｜会議の音声をそのまま議事録とナレッジに

『Rimo』は、会議や商談の音声・動画をAIが文字起こしし、要約まで自動で作成するAI議事録サービスです。

テキストやファイルは共有できていても、会議で話した内容だけは参加者の記憶にしか残っていない。そんな抜け穴を埋めるための道具だと考えるとイメージしやすいでしょう。

会議が終わると、5〜10分ほどで文字起こしと要約ができあがります。作成した議事録はURLを共有するだけで関係者に展開でき、複数人での共同編集にも対応しています。

文字起こしした内容はキーワードで検索できるため、「以前の会議で決まった対応方針を確認したい」というときにも役立ちます。

▼Rimo公式サイト

特徴

• 会議終了後わずか5〜10分で文字起こしと要約が完了する

• ISO/IEC 27001・ISO/IEC 27017を取得し、データは日本国内で保管される（AI学習にも使われない）

• SalesforceおよびMicrosoft Dynamics 365と連携し、商談内容をCRMへ反映できる

クレジットカードを登録しなくても各プランを試せるため、社内で使えるかどうかを先に確かめられます。

Kibela｜テンプレートで社内マニュアルを整えやすい

『Kibela』は、シンプルな操作感で社内の情報格差を解消するナレッジ共有ツールです。

記事のテンプレート機能を使えば、タイトルや見出しを定型化した雛形を用意できます。書き手ごとに体裁がばらつかないため、社内マニュアルの整備がスムーズに進みます。

セキュリティ面も細かく設定でき、ユーザー権限を段階的に分けられます。「必要な情報を、必要な人にだけ届けたい」という要望に応えやすいツールです。

▼Kibela公式サイト

特徴

• テンプレート機能で記事の体裁を統一できる

• 5人までなら無料のコミュニティプランで使える

• 権限設定が細かく、閲覧範囲をコントロールしやすい

参考：Kibela キベラ｜シンプル、でも管理もAIも。ナレッジ共有や社内ポータルに。

なお、マニュアルづくりそのものの手順に迷っている場合は、作成ステップを解説した記事も用意しています。ツール選定と並行して読むと、何を書くべきかが整理しやすくなります。

関連記事：マニュアル作成完全ガイド｜5つの手順や成功のコツ、おすすめツールを解説

Stock｜ITに不慣れなチームでも迷いにくい操作性

『Stock』は、社内の情報を「ノート」という単位で簡単に蓄積・管理できるツールです。

チャットに書いた内容が流れていってしまう、ファイル化するのが面倒でそのままになる。こうした悩みに対して、書いたものがその場に残る作りになっています。

ブラウザ上でファイルや画像をプレビューでき、社外メンバーとの連携機能も備えています。多機能さより「迷わず使えること」を優先したいチームに向いています。

▼Stock公式サイト

特徴

• ノート単位で情報を蓄積でき、書いた内容が流れていかない

• 画面がシンプルで、ITに不慣れなメンバーでも操作を覚えやすい

• 初期費用なしで導入でき、無料プランから試せる

参考：料金プラン｜チームの情報を最も簡単に管理できるツール『Stock（ストック）』

社内ポータル（グループウェア）タイプのおすすめ3選

社内の情報と手続きを1つの画面にまとめたい場合は、このタイプが候補になります。

• Garoon

• kintone

• UNITE by Yappli

いずれも全社導入を前提とした作りになっており、部署をまたいだ情報共有に向いています。

Garoon｜10名から数万名規模まで対応するグループウェア

『Garoon』は、サイボウズが提供するグループウェアです。10名程度の小規模組織から数万名規模の大企業まで、幅広い規模に対応しています。

スケジュール・掲示板・ポータルなど、組織の情報共有に必要な機能が最初からそろっています。業務に関する通知を1画面に集約したり、部署ごとのポータルを設置したりできます。

日本語・英語・中国語（簡体字／繁体字）の4言語に対応しているため、海外拠点を含む運用にも使えます。kintoneやMicrosoft 365、Web会議ツールとの連携も可能です。

▼Garoon公式サイト

特徴

• 10名から数万名規模まで、組織の規模を問わず導入できる

• スケジュール・掲示板・ポータルなど日本企業の業務習慣に沿った機能を標準搭載

• 4言語に対応し、海外拠点を含む運用にも使える

30日間はすべての機能を無料で試せます。試用期間が終わっても自動で課金されることはありません。

参考：クラウド版 価格・購入方法｜サイボウズ Garoon（ガルーン）

kintone｜ノーコードで業務アプリまで作れる

『kintone』は、情報共有だけでなく、業務システムとしての役割も兼ねるツールです。

特徴は、プログラミングの知識がなくても業務アプリを作れる点にあります。日報・案件管理・問い合わせ対応など、Excelで管理していた業務をそのまま画面化できます。

帳票出力や顧客管理、Webフォーム作成といった拡張機能も充実しています。情報共有と業務効率化を1つのツールでまかないたい場合に向いています。

▼kintone公式サイト

特徴

• ノーコード・ローコードで業務アプリを作成できる

• 情報共有とデータ管理を1つのツールにまとめられる

• 帳票出力・顧客管理・Webフォーム作成などの拡張機能がそろっている

30日間の無料お試しでは、ユーザー数の制限なくスタンダードコースを利用できます。

参考：料金 | kintone（キントーン）

UNITE by Yappli｜スマートフォンアプリで現場に届ける

『UNITE by Yappli』は、社内専用のスマートフォンアプリを作れるサービスです。以前は「Yappli UNITE」という名称で提供されていました。

パソコンを日常的に使わない現場スタッフにも、経営メッセージや業務資料をスマートフォンで届けられます。資料やマニュアルをデジタル化できるため、紙の配布をやめたい組織にも合います。

情報を届けるだけでなく、サンクスカードやプロフィール検索といった社内交流の機能、動画研修やテストといった人材育成の機能も備えています。

▼UNITE by Yappli公式サイト

特徴

• ノーコードで社内専用のスマートフォンアプリを作成できる

• 経営メッセージ・社内報・業務資料を1つのアプリに集約できる

• 動画研修やテスト配信など、人材育成の機能も利用できる

料金は初期制作費用と月額費用で構成され、いずれも個別見積もりです。導入を検討する際は問い合わせが必要になります。

ビジネスチャットタイプのおすすめ3選

日々の連絡を速くしたい場合は、ビジネスチャットが選択肢になります。

• Slack

• Chatwork

• Microsoft Teams

同じ「チャット」でも、連携のしやすさや画面の作りは大きく違います。

Slack｜外部ツール連携とカスタマイズ性の高さ

『Slack』は、国内外で広く使われているビジネスチャットです。

強みは、ほかのツールとつなげて自動化できることにあります。たとえば、スプレッドシートへのデータ追加やWeb会議の開始を、チャット画面から実行するといった使い方ができます。

過去の会話やファイルを検索しやすいため、「あの話はどのチャンネルだったか」を追いかける手間も減らせます。

▼Slack公式サイト

特徴

• 外部ツールとの連携が豊富で、定型作業を自動化しやすい

• チャンネル構成やアプリを自社の運用に合わせてカスタマイズできる

• 過去の会話とファイルをまとめて検索できる

無料のフリープランでは、メッセージ履歴を90日分まで、連携アプリを10個までしか使えません。長く運用するなら有料プランへの移行が前提になります。

参考：Slack 料金プラン : チームにぴったりのプランを見つける | Slack

Chatwork｜シンプルな画面で初めてでも使いやすい

『Chatwork』は、国内利用者数No.1をうたうビジネスチャットです。中小企業での利用を想定した、シンプルな機能設計になっています。

「お世話になっております」から始まるメールの定型文を省き、必要な用件だけを短く伝えられます。ITリテラシーに差があるチームでも、説明の手間が少なく済むでしょう。

グループチャットでのやりとりに加えて、タスク管理やファイル管理の機能も備えています。

▼Chatwork公式サイト

特徴

• 画面がシンプルで、チャットに慣れていないメンバーでも導入しやすい

• タスク管理とファイル管理を同じ画面で扱える

• 無料プランでも100人まで利用できる

無料のフリープランで閲覧できるメッセージは直近40日以内に限られます。過去のやりとりを長く残したい場合は、有料プランを前提に考えてください。

参考：プラン・料金 | ビジネスチャットならChatwork

Microsoft Teams｜Microsoft 365と一体で使えるチャット

『Microsoft Teams』は、チャットに加えてビデオ会議や通話も1つにまとまったツールです。

WordやExcel、Outlookをすでに使っている職場であれば、同じ画面のなかで資料の共同編集まで完結できます。ツールを行き来する手間がなくなる点が大きな利点です。

無料版もあり、1回の会議は60分まで、参加者は100人まで、ストレージは1人あたり5GBという範囲で利用できます。

▼Microsoft Teams公式サイト

特徴

• チャット・ビデオ会議・通話を1つのツールでまかなえる

• Microsoft 365のアプリと連携し、資料の共同編集まで同じ画面で行える

• 無料版があり、小規模なチームなら費用をかけずに始められる

参考：一般法人向け Microsoft Teams: プランと機能

クラウドストレージ・ファイル共有タイプのおすすめ3選

大容量のファイルを扱う、あるいは社外とのファイル受け渡しが多い場合は、このタイプが必要になります。

• Box

• Google Drive

• OneDrive

いずれも無料枠があるため、まず個人アカウントで使い勝手を確かめられます。

Box｜プランによっては容量無制限

『Box』は、世界中の企業で使われているファイル共有サービスです。

法人向けのBusinessプラン以上ではストレージ容量が無制限になります。容量を気にして古いファイルを消したり、複数のストレージを契約したりする手間から解放されます。

アップロードできる1ファイルあたりのサイズ上限はプランによって異なり、Businessで5GB、Enterprise Plusで150GBまで対応します。動画や設計データなど、重いファイルを扱う職場に向いています。

▼Box公式サイト

特徴

• Businessプラン以上はストレージ容量が無制限

• 1ファイルあたりのアップロード上限が大きく、動画や大容量データを扱いやすい

• 個人向けの無料プラン（10GB）で使い勝手を試せる

法人向けプランはいずれも3ユーザーからの契約で、Businessプランは1ユーザーあたり月1,980円（税込・年払い）から利用できます。最新の料金は公式サイトでご確認ください。

参考：Boxサービスの価格 - 法人向け・個人向け | Box Japan

Google Drive｜共同編集と検索のしやすさ

『Google Drive』は、パソコン・スマートフォン・タブレットのどこからでもファイルを保存・共有できるサービスです。

強みは共同編集です。1つのファイルを複数人で同時に編集でき、誰がどこを直したかも履歴で追えます。Microsoft Officeのファイルもそのまま扱えるため、形式の変換で手間取ることがありません。

Googleアカウントには15GBの無料ストレージが付いており、Gmail・Googleフォトと合わせて使えます。まず試してみたい場合は、この無料枠から始められます。

▼Google Drive公式サイト

特徴

• 複数人での同時編集に強く、変更履歴もさかのぼれる

• Microsoft Officeのファイルを変換せずに扱える

• Googleアカウントの無料枠（15GB）から試せる

参考：柔軟な価格プラン オプションの比較 | Google Workspace

共同編集をチームの標準にしたい場合は、対応ツールを比較した記事もあります。法人向け・個人向けの選択肢を並べているので、あわせて確認してみてください。

関連記事：共同編集で作業効率化！法人・個人向けおすすめ便利ツールを紹介

OneDrive｜Microsoft 365ユーザーが選びやすい

『OneDrive』は、Microsoftが提供するクラウドストレージです。

法人向けプランでは、1ユーザーあたり1TBのストレージが割り当てられます。WordやExcelの保存先としてそのまま使えるため、Microsoft 365を導入済みの職場では追加の学習コストがほとんどかかりません。

ファイル復元の機能も備えており、誤って削除・上書きしたファイルを元に戻せます。

▼OneDrive公式サイト

特徴

• 1ユーザーあたり1TBのクラウドストレージを利用できる

• WordやExcelの保存先としてそのまま使え、Microsoft 365と自然につながる

• 削除や上書きをしたファイルを元に戻せる

参考：Microsoft OneDrive: プランと価格を比較

タスク・プロジェクト管理タイプのおすすめ3選

「誰が・何を・いつまでに」を見えるようにしたい場合は、このタイプを選びます。

• Backlog

• Asana

• Trello

規模の大きいプロジェクトから、数人のチームまで、必要な粒度に合わせて選び分けてください。

Backlog｜進捗の可視化と国内サポート

『Backlog』は、チームの業務を可視化し、タスク漏れやスケジュールの遅延を防ぐプロジェクト管理ツールです。

ガントチャートで全体の進行状況を確認できるため、「どの工程が遅れているか」「担当が偏っていないか」を一目で把握できます。計画の見直しも早いタイミングで判断できるでしょう。

公式サイトによると、2026年3月末時点で有料契約は15,000件以上、有料利用ユーザー数は150万人以上、サービス継続率は99.0%とされています。

▼Backlog公式サイト

特徴

• ガントチャートで業務全体の進捗を可視化できる

• タスクの重複やリソースの偏りを早い段階で見つけられる

• 国産ツールで、日本語のサポートを受けやすい

どのプランも30日間は無料で試せます。ユーザー単位ではなくプラン単位の料金なので、人数が多いチームほど1人あたりの負担は軽くなります。

参考：料金プラン | チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツールBacklog

Asana｜目標とタスクの一元管理

『Asana』は、組織の目標と日々のタスクをひとつなぎに管理できるツールです。

各タスクが会社のどの目標につながっているかを確認できるため、「この作業は何のためにやっているのか」が見えやすくなります。メンバーの納得感にもつながるでしょう。

リスト・ボード・タイムラインなど、複数の表示形式を切り替えられる点も特徴です。プロジェクトの性質に応じて見せ方を変えられます。

▼Asana公式サイト

特徴

• 組織の目標と個々のタスクを紐づけて管理できる

• リスト・ボード・タイムラインなど表示形式を切り替えられる

• 無料のPersonalプランでタスクとプロジェクトを無制限に作成できる

無料のPersonalプランで一緒に作業できるのは2人までです。チーム全体で使う場合は、有料プランが前提になります。

参考：Asana の料金 | Personal、Starter、Advanced、Enterprise プラン • Asana

Trello｜カンバン方式の直感的な操作

『Trello』は、カンバン方式を採用したプロジェクト管理ツールです。

「未着手」「進行中」「完了」といったリストの上で、タスクが書かれたカードを付箋のように動かします。操作の意味が見た目でわかるため、説明なしでも使い始められます。

タイムライン表示に切り替えれば、週単位のスプリントから年間計画まで見渡せます。まずは小さく始めて、必要になったら機能を足していく使い方に向いています。

▼Trello公式サイト

特徴

• カンバン方式で、作業の進み具合を見た目で把握できる

• 無料プランでも無制限にカードを作成できる

• 拡張機能（Power-Up）で必要な機能だけを追加できる

料金は米ドル建てのため、為替によって実際の支払額は変動します。無料のFreeプランではワークスペースあたり10ボードまでという制限があります。

参考：最適な Trello プランを選ぶには、価格ガイドをご覧ください

失敗しない情報共有ツールの選び方5つのポイント

情報共有ツールは種類が多く、比較せずに導入すると「使いにくい」「結局使われない」という結果になりがちです。

自社に合うツールを選ぶために、次の5つの観点で比較しましょう。

• 「フロー型」と「ストック型」のどちらが必要かを見極める

• 現場のITリテラシーに合った操作性かを確認する

• 公開範囲とアクセス権限を細かく設定できるかを確認する

• 既存の業務ツールと連携できるかを確認する

• 無料プランの制限範囲と有料移行の条件を把握する

順に説明します。

1. 「フロー型」と「ストック型」のどちらが必要かを見極める

情報共有ツールは、大きく「フロー型」と「ストック型」に分かれます。この2つを取り違えると、どれだけ高機能なツールを選んでも課題は解決しません。

言い換えるなら、フロー型は「流れていく情報」を扱うツール、ストック型は「残す情報」を扱うツールです。次の表で違いを整理しました。

急ぎの連絡が課題ならフロー型、ノウハウの蓄積が課題ならストック型が適しています。

両方の課題を抱えている場合は、無理に1本にまとめず、役割を分けて併用するほうがうまくいきます。

2. 現場のITリテラシーに合った操作性かを確認する

情報共有ツールは、全員が日常的に使って初めて効果が出ます。一部の社員しか使いこなせないツールを選ぶと、結局情報が集まらず、導入前と変わらない状態になりかねません。

ここで基準にすべきは、機能の多さではありません。「ITに苦手意識がある社員でも使えるか」です。

ITに強い人は何を渡しても使いこなすため、選定の基準にはなりません。判断は必ず、いちばん不安を感じそうなメンバーに合わせてください。

製造業やサービス業のように現場作業が中心の職場では、スマートフォン対応の有無も重要な材料になります。多くのツールが無料プランや無料お試し期間を用意しているので、導入前に現場の社員に触ってもらいましょう。

マニュアルなしで基本操作ができるかどうかが、判断の目安になります。

3. 公開範囲とアクセス権限を細かく設定できるかを確認する

情報共有ツールには社内の機密情報も蓄積されます。「誰がどの情報を見られるか」を制御できるかは、外せない選定基準です。

具体的には、次のような設定ができるかを確認しましょう。

• 部署やプロジェクト単位で閲覧・編集を制限できるか

• 社外のゲストユーザーに限定的なアクセスを許可できるか

• 管理者が操作ログを監査できるか

特に社外メンバーと情報を共有する場合は、閲覧範囲の制御が欠かせません。社内向けと社外向けのフォルダを分けられるか、見せたくない情報を確実に非公開にできるかを確かめてください。

全社導入を前提に検討している場合は、認証取得の有無やデータの保管場所も確認しておくと、情報システム部門との調整がスムーズになります。

4. 既存の業務ツールと連携できるかを確認する

多くの企業では、すでにメール・カレンダー・Web会議ツールを使っています。情報共有ツールがこれらと連携できないと、転記や二重入力が発生し、かえって手間が増えてしまいます。

確認しておきたい連携先は、次のとおりです。

• Google WorkspaceまたはMicrosoft 365との連携

• Zoom・Microsoft Teams・Google Meetとの連携

• SlackやChatworkなどチャットツールとの連携

• SalesforceやMicrosoft Dynamics 365などCRMとの連携

見落とされやすいのがWeb会議ツールとの連携です。会議で話した内容をそのまま文字起こし・要約してドキュメントに残せれば、手入力で議事録を作る作業がまるごと減ります。

営業チームで使う場合は、CRM（顧客管理システム）との連携も確認しておきましょう。商談の記録から顧客課題や次の打ち手を自動で反映できれば、担当者の手入力に頼らずCRMを最新の状態に保てます。

5. 無料プランの制限範囲と有料移行の条件を把握する

多くの情報共有ツールが無料プランを用意していますが、利用人数・ストレージ容量・履歴の保持期間などに制限があります。

本記事で紹介したツールでも、無料プランの制限はさまざまです。

• Slack：メッセージ履歴は90日分まで、連携アプリは10個まで

• Chatwork：閲覧できるメッセージは直近40日以内

• Asana：一緒に作業できるのは2人まで

• Trello：ワークスペースあたり10ボードまで

少人数のチームなら無料プランで足りる場合もありますが、人数が増えると有料プランへの移行が必要になるケースが大半です。

移行を判断する際は、1ユーザーあたりの月額だけでなく、最低契約人数とデータ移行の手間も考慮してください。「最初は無料で試し、効果を確認してから有料に切り替える」という進め方が現実的です。

情報共有ツールを社内に定着させる5つのコツ

情報共有ツールは、導入するだけでは効果が出ません。むしろ「入れたのに使われない」「かえって情報が散らばった」という声のほうが、現場ではよく聞かれます。

そうならないために、次の5つを押さえておきましょう。

• ツールごとの役割を決めて乱立を防ぐ

• 情報の格納ルールと命名規則を統一する

• 運用担当者を決めて推進体制をつくる

• まずは1チームでスモールスタートする

• 会議で話した内容もストック情報として残す

1. ツールごとの役割を決めて乱立を防ぐ

複数のツールを目的なく併用すると、どこに何があるかわからなくなります。

対策は、ツールごとの役割をはっきり決めておくことです。

• リアルタイムの連絡はチャットツール

• ノウハウの蓄積はWikiやドキュメントツール

• ファイルの長期保管はクラウドストレージ

新しいツールを追加するときも、「既存のツールで代替できないか」を先に検討する習慣をつけましょう。この一手間があるだけで、乱立はかなり防げます。

2. 情報の格納ルールと命名規則を統一する

ツールを導入しても、「どこに何を保存するか」のルールがなければ、情報は散らかったままです。最低限、次の3つを決めておきましょう。

• フォルダやチャンネルの構成（部署別・プロジェクト別など）

• ファイルの命名規則（例：「20260803_定例議事録_営業部」）

• 投稿のテンプレート（日報・議事録・報告書の定型フォーマット）

決めたルールは、ツールのトップページや固定メッセージに掲示しておきます。新しいメンバーが加わっても迷わず運用できる状態をつくることが大切です。

なお、共有フォルダの構成づくりから始めたい場合は、作り方と運用のコツをまとめた記事もあります。フォルダ設計の基本を押さえておくと、ツールを変えても考え方は使い回せます。

関連記事：【Windows11対応】共有フォルダの作り方と活用術：ビジネスを加速させる情報共有とは

3. 運用担当者を決めて推進体制をつくる

情報共有ツールの導入は、旗を振る人がいないと自然消滅しがちです。

運用担当者の役割は、ルールを決めて周知することだけではありません。「使い方がわからない」という社員のサポート、利用状況の定期的な確認、ルールの見直しまでが含まれます。

担当者はITに強い人だけで固めないほうがうまくいきます。現場の業務をよく知る人が入っていると、実務に即したルールを設計できるからです。

4. まずは1チームでスモールスタートする

いきなり全社に展開すると、トラブルが起きたときの影響範囲が大きくなります。

まずは1つの部署やプロジェクトチームで試し、課題と効果を確認してから対象を広げましょう。小さく始めれば、運用ルールの不備にも早く気づけます。

効果が確認できたら、成功事例として社内に共有します。「あの部署でうまくいっている」という実例があると、ほかの部署への展開はぐっと進めやすくなります。

5. 会議で話した内容もストック情報として残す

テキストやファイルの共有はツールで対応できていても、会議で話した内容だけは参加者の記憶に頼っている。そんな職場は少なくありません。

口頭のやりとりは時間とともに忘れられ、記録がなければ共有も検索もできません。ここが情報共有の仕組みに最後まで残りやすい穴です。

対策は、会議の録音・文字起こしを自動化し、テキストとして蓄積する仕組みをつくることです。議事録が自動で生成されれば、参加していなかったメンバーもあとから内容を確認できます。

実際に、コールセンターを運営する株式会社テレネットでは、通話音声のモニタリング業務にAI文字起こしを導入しました。

同社では10分から1時間以上におよぶ音声を何度も聞き直す必要があり、管理者間で共有する際も、それぞれが同じ時間をかけて聞き直していたといいます。

音声をテキスト化したことで、課題特定にかかる時間は2分の1〜3分の1に圧縮されました。管理者ミーティングでの議論時間が4分の1になったケースもあり、音声のままでは共有できなかった情報が、全員に同じ形で届くようになっています。

参考：課題特定時間が3分の1に！音声を可視化することで大幅な業務改善を実現｜株式会社テレネット様

会議の記録が残る状態になると、次の一手も見えてきます。会議で決まったタスクの洗い出しや資料作成まで、AIに任せるRimo Actionsのような仕組みも登場しています。

また、溜まった資料や議事録の活用には、社内資料を取り込んで出典付きで質問に答える『Rimo ナレッジAI』のような仕組みもあります。SharePointなど既存ツールと連携でき、ナレッジ管理のためだけに新しい入力作業を増やさずに始められます。

「記録して終わり」から「記録した内容が次の作業につながる」へと、運用を一段進められます。

情報共有ツールに関するよくある質問

情報共有ツールの検討でよく寄せられる質問をまとめました。

Q. 情報共有ツールとグループウェアの違いは？

グループウェアは、スケジュール管理・メール・施設予約・稟議など、社内業務を幅広く束ねる統合型のソフトウェアです。代表的なサービスにGoogle Workspace、Microsoft 365、サイボウズ Garoonがあります。

一方の情報共有ツールは、チャット・Wiki・ファイル管理など、特定の目的に特化したサービスを指すことが多い言葉です。グループウェアの一部として組み込まれている場合もあります。

すでにグループウェアを導入している企業は、その中に情報共有の機能が含まれていないかを確認してから、別途ツールを追加するか判断するとよいでしょう。

Q. 無料の情報共有ツールだけで運用できますか？

チームの人数が少なく、扱う情報量も限られていれば、無料プランだけで運用できるケースはあります。

ただし、無料プランには次のような制限があるのが一般的です。

• 利用できる人数の上限

• ストレージ容量の上限

• メッセージ履歴を閲覧・検索できる期間

人数が増えたり容量の上限に達したりすると、機能制限に突き当たります。無料プランで始め、業務に支障が出た段階で有料プランへ移行するのが現実的な進め方です。

Q. 小規模なチームでも情報共有ツールは必要ですか？

少人数のチームでも、次のような状況があれば導入の効果が期待できます。

• 同じ質問を繰り返し受けている

• 特定の人しか業務のやり方を知らない

• メンバーの勤務時間帯がバラバラ

むしろ少人数のうちに情報を整理する仕組みをつくっておくと、組織が拡大したときにスムーズに対応できます。人数が増えてから整えるより、はるかに手間がかかりません。

Q. 社外メンバーとも使える情報共有ツールはありますか？

ゲストアカウントや共有リンクの機能を持つツールであれば、業務委託先や取引先とも情報を共有できます。本記事で紹介したなかでは、Slack・Box・Google Driveなどが該当します。

ただし、社外に共有する情報の範囲は慎重に判断してください。閲覧権限の設定や社外向けフォルダの分離など、情報管理のルールを事前に整えておくことが大切です。

Q. 導入したのに使われないときはどうすればいいですか？

まず確認したいのは、ツールの機能ではなく運用のほうです。次の3点から見直してみてください。

• ツールごとの役割が決まっているか（チャットとWikiの使い分けが曖昧になっていないか）

• 情報の格納ルールと命名規則が共有されているか

• 「使い方がわからない」を相談できる担当者がいるか

そのうえで、いきなり全社ではなく1チームに絞って運用し直すのが有効です。小さな成功事例をつくってから広げるほうが、結果的に早く定着します。

まとめ｜自社の課題に合うタイプを決めてから1本目を選ぶ

本記事では、情報共有ツールを5つのタイプに分けて15選を紹介しました。最後に、タイプとツールの対応をもう一度整理します。

情報共有ツールはタイプごとに得意なことが違うため、自社が抱えている課題をはっきりさせてから候補を絞ることが遠回りに見えて近道です。

そして、テキストとファイルの共有が整ったあとに残りやすいのが、会議で話した内容の記録です。ここを自動化しておくと、参加していないメンバーにも同じ情報が届き、あとから検索もできるようになります。

まずは無料で試せるツールを1本選び、1つのチームから使い始めてみてはいかがでしょうか。