情報共有ツールおすすめ15選！5つのタイプ別に詳しく紹介

「情報共有ツールを調べてみたけど、種類が多くどのサービスが自社に合っているのかわからない」
「情報共有ツールを導入したいけど、本当に業務効率化できるの？」
「導入して、余計に手間がかかることはない？」

情報共有ツールの導入に興味があっても、機能や効果がわからず、結局どのサービスを選ぶべきかで悩んでいませんか？

そこで本記事では、情報共有ツールのおすすめ15選を5つのタイプにわけて紹介します。

情報共有ツールの概要・メリット・選び方なども詳しく解説しますので、サービスを選ぶ際の参考にしてください。

本記事を読んで、情報共有ツールへの理解を深めて、社内の業務効率化に繋げましょう。

社内情報共有ツールとは？

社内情報共有ツールとは、企業内での情報の共有やコミュニケーションを円滑にするためのツールです。活用することで、従来のマニュアル作成や上司への報告などの方法では、解決が難しかった情報共有に関する課題に対処できます。

社内情報共有ツールの最大の特徴は、社内全体で共有すべき重要な情報へ迅速にアクセスできる点です。さらに、オンライン上で業務に必要な情報をリアルタイムで確認できるため、チームメンバー間の認識の相違を未然に防げます。

例えば、マニュアルを作成しても十分に活用されず、期待した効果が得られないという課題がある場合、情報共有ツールを活用して解決できるでしょう。

このように、社内メンバー間のコミュニケーションをスムーズにすることで、多角的な視点から業務プロセスを改善できるのです。

情報共有ツールの主な種類

情報共有ツールには、以下5つの種類があります。

• 社内ポータルタイプ

• ビジネスチャットタイプ

• ドキュメント作成タイプ

• ファイル共有タイプ

• タスク・プロジェクト共有タイプ

種類によって解決できる課題が異なるため、情報共有ツールを選ぶ前に明確にしておきましょう

社内ポータルタイプ

社内ポータルタイプの情報共有ツールは、企業のさまざまな情報を一元管理するツールです。社員の活動内容を中心に、スケジュール管理やタスク管理など、多岐にわたる機能を提供します。

例えば、以下のような日本企業の文化に適した多様な機能を備えています。

• スケジュール管理

• 施設予約

• 掲示板

• 稟議システム

• 在席管理 など

リアルタイムでの情報共有だけでなく、社内に散在するさまざまな情報を集約し、体系的に管理できる点も特徴です。これにより、社員は必要な情報に素早くアクセスでき、業務効率が大幅に向上します。

また、日程調整や承認プロセスなど、時間のかかりがちな業務を効率化する機能も備えています。煩雑な作業を効率化すると、社員は本来の業務に集中できる環境が作れるでしょう。

ビジネスチャットタイプ

ビジネスチャットタイプの情報共有ツールは、テキストや画像を用いたリアルタイムでのコミュニケーションを可能にします。チームメンバー間の迅速な情報交換を促進するだけでなく、知識共有やプロジェクト管理、ファイル共有など、多様な機能を提供します。

昨今、ビジネスチャットタイプの情報共有ツールは、多くの企業で取り入れられており、2027年度には454億5,000万円に成長すると予測されています。

また、テキストだけでなく、画像・動画・ファイルなど、さまざまな形式の情報を簡単に共有できる点も特徴です。複雑な内容でも視覚的に伝えられて、コミュニケーションの質が向上するでしょう。

出典：ビジネスチャットツール市場に関する調査を実施（2023年）｜株式会社矢野経済研究所

ドキュメント作成タイプ

ドキュメント作成タイプの情報共有ツールは、文章の作成や編集機能を備えています。単なる文書作成にとどまらず、共有に便利です。

例えば、議事録の作成や管理、複数人での同時編集が可能なため、会議での決定事項を即座に共有できます。さらに、従業員のスキルアップや新入社員のオンボーディングにも活用できるため、人材育成の観点からも効果的です。

また、作成したドキュメントの高い検索性もメリットです。従来のWordファイルとは異なり、カテゴリやタグを用いて必要な文書をすぐに見つけ出せます。これにより、情報へのアクセス性が飛躍的に向上し、業務効率化に繋がるでしょう。

ファイル共有タイプ

ファイル共有タイプの情報共有ツールは、画像や動画などの大容量データの共有を効率化するツールです。

チーム内外を問わず、誰とでも容易に大容量ファイルをやり取りできます。これにより、従来のメール添付による容量制限の問題が解消されるでしょう。

また、ファイル共有タイプには、主に下記の2種類の機能をもつツールがあります。

• ファイル共有・ファイル機能

• オンラインストレージ機能

オンラインストレージは、長期的なファイル保管を前提としたファイル共有に適しています。チームで作業するプロジェクトファイルなど、継続的にアクセスする必要があるデータの管理に最適です。

タスク・プロジェクト共有タイプ

タスク・プロジェクト共有タイプの情報共有ツールは、プロジェクト管理やタスクの進捗管理ができるツールです。特徴は、複数の管理機能を1つのインターフェースで統合できる点です。

従来の方法では、Excelやチャットツールなどを個別に使用したり、複数の共有ツールを併用したりすることが一般的でした。しかし「情報が分散し状況把握に時間がかかる」「情報の集約や転記が煩雑」といった問題が生じます。

その点、タスク・プロジェクト共有ツールを導入すると、プロジェクトの進捗状況を一目で把握できます。さまざまな管理手法に対応できるため、業務の効率化が図れるでしょう。

例えば、案件やタスクの進捗状況をリアルタイムで確認できるため、問題の早期発見や迅速な対応が可能になります。

タイプ別おすすめツール

前項では、情報共有ツールの種類を解説しました。

次項では、タイプ別のおすすめツールを紹介します。それぞれのツールの特徴を理解して、適切に選んでください。

社内ポータルタイプ

社内ポータルタイプの情報共有ツールは、組織内のさまざまな情報を一元管理し、効率的なコミュニケーションを実現します。

• Garoon

• Yappli UNITE

• Kintone

それぞれの特徴や機能を詳しく紹介するため、情報共有ツールの選定に活かしましょう。

Garoon：少人数から大規模まで対応

出典：Garoon

『Garoon』は、幅広い規模の組織に対応可能な社内ポータルツールです。7,500社の導入実績があり、10人程度の小規模組織から数万人規模の大企業まで柔軟に対応できます。

下記のように、企業の業種を問わずに利用できるのも魅力です。

• 製造業

• 小売業

• サービス業

• IT業界 など

複雑な組織構造にも対応できるアプリケーションがそろっており、業務に関する通知を1画面に集約したり、社内向けポータルを設置したりできます。

また、使いやすさも魅力です。ドラッグ＆ドロップで簡単に設定でき、ITに苦手意識のある社員でも簡単に使いこなせます。

さらに、Microsoft 365などのサービスとの連携も可能なため、既存の業務フローを崩すことなく導入できるでしょう。

【料金プラン】

Yappli UNITE：社内アプリを作成できる

出典：Yappli UNITE

『Yappli UNITE』は、社内に散在する情報を一元化し、見やすく使いやすいツールです。

特徴は、社内専用のアプリを作成できる点です。資料やマニュアルをデジタル化し、ペーパーレスで簡単に情報共有できます。さらに、ノーコードで開発できるため、アイデアをすぐに形にできるでしょう。

直感的なUIにより、ITに詳しくない社員でも簡単に運用できます。また、組織の状態を測定・分析する機能も備えており、改善策を素早く実行に移せるでしょう。

【料金プラン】

Kintone：業務システムの機能も兼ね備える

出典：Kintone

『Kintone』は、30,000社以上の導入実績をもつ、多くの企業で取り入れられている情報共有ツールです。単なる情報共有だけでなく、業務システムとしての機能も兼ね備えているのが特徴です。

導入担当者の93%が非IT部門であり、ノーコード・ローコードで誰でも業務アプリを作成できます。特別な知識が要らずに、情報を共有できるでしょう。

さらに、帳票出力・営業顧客管理・Webフォーム作成など、拡張機能も充実しています。情報共有と業務効率化を同時に実現できる多機能ツールとして、利用できるでしょう。

【料金プラン】

ビジネスチャットタイプ

ビジネスチャットタイプの情報共有ツールは、リアルタイムコミュニケーションを促進し、業務効率を大幅に向上させます。本項では、代表的な3つのツールを紹介します。

• Slack

• Chatwork

• Microsoft Teams

一言で「ビジネスチャットタイプ」と言ってもツールによって特徴は異なるため、違いを理解して自社に合ったツールを選びましょう。

Slack：カスタマイズ性が高い

出典：Slack

『Slack』は、国内外で広く利用されている人気のビジネスチャットツールです。ユーザーの85%が導入により、コミュニケーションが改善したと回答しているため、情報共有の効率化に繋がると言えるでしょう。

また、過去の会話やファイルの検索が容易なため、重要な情報の見落としを防げるのが魅力です。

さらに、高いカスタマイズ性も特徴です。自社のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズができ、さまざまなツールとの連携による自動化も実現できます。例えば、Google スプレッドシートへのデータ追加やZoomミーティングの開始などを自動的に実行できます。

【料金プラン】

Chatwork：初心者も使いやすい

出典：Chatwork

『Chatwork』は、国内利用者数No.1を誇る中小企業向けの連絡ツールです。シンプルな機能設計により、ITリテラシーに関わらず、全従業員が簡単かつ安全に使用できます。

メールや電話でのやり取りに時間を取られがちな業務において、『Chatwork』は定型文を排除した形で素早いコミュニケーションが可能です。

さらに、グループチャットや直接チャットで情報共有を行いつつ、タスク管理やファイル管理ができる機能も備えています。業務に関するあらゆる情報を一元管理できるでしょう。

また、導入後も安心して使用できるよう、充実したサポートコンテンツが用意されています。お役立ち資料やセミナーなど、ユーザーの習熟度向上をサポートする取り組みも行われています。

【料金プラン】

Microsoft Teams：Office関連サービスと連携できる

出典：Microsoft Teams

『Microsoft Teams』は、ビジネスチャット機能に加え、ビデオ会議や通話機能も充実したツールです。複数のツールを使いわける必要がなく、Teams内で情報共有を完結できる点が魅力です。

特徴は、Teamsではステッカー（スタンプ画像）や絵文字を活用できる点です。これにより、リモートワーク環境下でも、円滑なコミュニケーションを実現できるでしょう。

さらに、Office関連サービスとの連携も可能なのが嬉しい魅力です。Teamsとほかのアプリを紐づけることで、別々のサービスでわけていた業務を一元管理できるでしょう。

【料金プラン】

ドキュメント作成タイプ

ドキュメント作成タイプの情報共有ツールは、効率的な文書作成や管理などを可能にします。本項では、下記のツールを紹介します。

• Rimo Voice

• Kibela

• Stock

会議の文字おこしやマニュアル作成などにも役立つため、ぜひ利用してみてください。

Rimo Voice：議事録を自動作成できる

出典：Rimo Voice

『Rimo Voice』は、AIを活用して音声や動画を文字に起こせるツールです。1時間分の音声データをわずか5分程度で文字化できるため、会議や打ち合わせなど、さまざまな場面で手軽に利用できます。

AIによる要約機能も備えており、長文の文字起こし結果をすべて読まなくても、全体の内容を素早く把握できます。重要なポイントを逃さず、効率的に情報を共有できるでしょう。

また、文字起こし結果や音声データのダウンロードも可能なので、決定事項の共有も容易です。実際に、『Rimo Voice』の導入により作業時間を50%削減できたという声もあり、情報共有においても効率化しやすいでしょう。

【料金プラン】

Kibela：シンプル設計で使いやすい

出典：Kibela

『Kibela』は、シンプルな操作性で社内の情報格差を解消するツールです。記事のテンプレート機能を活用すれば、タイトルや目次を定型文にした雛形を用意でき、社内マニュアルの作成をスムーズに行えます。

社内で共有したい情報があれば、効率的に記事を作成し、必要な人に迅速に届けられます。セキュリティ面でも優れており、5段階のユーザー権限設定により、必要な情報を必要な人に安全に届けられるでしょう。

「情報共有ツールを利用したいけど、セキュリティ面が心配」な方におすすめします。

【料金プラン】

Stock：タスク管理もできる

出典：Stock

『Stock』は、社内の情報を簡単に蓄積・管理できるツールです。通常の情報共有ツールでは、記載した内容がすぐに流れていってしまったり、ファイル化したりするのが面倒で、アクセス性が悪いという課題がありました。

しかし、『Stock』を使用すれば、社内の情報を効率的にストックし、簡単に閲覧できます。ブラウザ上でファイルや画像をプレビューできる機能や社外メンバーとの連携機能も備えているため、情報を効率的に共有・閲覧できるでしょう。

さらに、ほかのツールとの連携も可能で、例えばメールの内容を自動的にストックするなど、情報の一元管理を実現します。

【料金プラン】

ファイル共有タイプ

ファイル共有タイプの情報共有ツールは、チーム内での効率的なデータ交換と協働作業を可能にします。以下のツールは多くの企業で取り入れられています。

• box

• Google Drive

• One Drive

特徴や機能を詳しく解説します。

box：容量無制限で使える

出典：box

『Box』は、世界中の企業で活用されている先進的なファイル共有サービスです。

特徴は、Businessプラン以上で利用できる無制限の保存容量です。保存容量を気にして、複数のクラウドストレージを契約したり、古いファイルを削除したりする手間から解放されます。

さらに、高度なプレビュー機能も魅力です。通常、PowerPointファイルなどの閲覧には専用ソフトが必要ですが、インストールされていない端末でも、ファイルの内容を確認できます。

外出先やモバイルデバイスからでも、必要な情報に素早くアクセスできるようになるでしょう。

【料金プラン】

Google Drive：無料版もあり

出典：Google Drive

『Google Drive』は、多様なデバイスからファイルやフォルダを保存・共有できる汎用性の高いツールです。モバイルデバイスやタブレットなど、あらゆる媒体で利用できるため、外出先やリモートワーク環境でも柔軟に活用できます。

Microsoft Officeのファイルでも共同編集が可能で、ファイル形式の変換も不要です。さらに、PDF・CADファイル・画像など、100種類以上のファイルフォーマットに対応しており、幅広い業務ニーズに応えます。

独自の高度な検索機能も大きな魅力です。膨大なデータの中から必要な情報を瞬時に見つけ出せるため、作業効率が飛躍的に向上します。

【料金プラン】

One Drive：高いセキュリティ性

出典：One Drive

『One Drive』は、高度なセキュリティ機能を備えたクラウドストレージサービスです。最新のコンピューターと大容量ストレージを駆使した最先端の設備で、データを安全に保護する仕組みを採用しています。

サイバー攻撃の被害を受けた場合でもファイルを復元できる機能や、誤って削除や編集をした際に最大30日間さかのぼって元に戻せる機能があります。重要な情報を安全に管理・共有したいユーザーに向いているでしょう。
【料金プラン】

タスク・プロジェクト共有タイプ

タスク・プロジェクト共有タイプの情報共有ツールは、チームの業務を効率化し、プロジェクトの進捗を可視化するツールです。本項では、おすすめの3つのツールを紹介します。

• Backlog

• Asana

• Trello

情報共有と同時に業務上の課題も解決できるツールのため、ぜひ参考にしてみてください。

Backlog：幅広い用途で使える

出典：Backlog

『Backlog』は、チームの業務を可視化し、タスク漏れやスケジュールの遅延を防ぐ優れたツールです。14,000件以上の導入実績と98.8%という高いサービス継続率を誇り、信頼性は抜群です。

特徴は、業務全体の進捗状況を一目で把握できる点にあります。単なるタスク管理だけでなく、プロジェクト全体の進行状況を瞬時に確認可能です。それにより、必要に応じた計画変更や調整が容易になるでしょう。

例えば「チーム内で重複したタスクがないか」「リソースの配分は適切か」などを簡単にチェックできます。

【料金プラン】

Asana：コミュニケーション機能も充実

出典：Asana

『Asana』は、豊富な機能をもつプロジェクト管理ツールで、目標設定から日々のタスク管理まで、幅広い用途に対応します。組織の目標と具体的な行動を一元管理できるため、各タスクが会社の目標にどのように貢献しているかを常に確認できるでしょう。

導入した企業では仕事の実行率が54%向上したという声もあります。タスクの可視化により、チーム内の連携が強化されるため、情報共有の効率化に繋がるでしょう。

【料金プラン】

Trello：付箋に近いカンバン方式

出典：Trello

『Trello』は、カンバン方式を採用した直感的なプロジェクト管理ツールです。作業ステータスが書かれた「リスト」上で、タスクが記載された「カード」を付箋のように移動させる仕組みが特徴です。

魅力は、高いカスタマイズ性と視覚的なわかりやすさにあります。操作画面のデザインを自由に変更でき、作業の進捗を視覚的に把握できるため、チーム全体の状況を瞬時に理解できるでしょう。

さらに、タイムラインビューでは、毎週のスプリントから年次計画まで、すべてのタスクを俯瞰できます。これにより、チームの進捗を妨げる可能性のあるギャップを早期に特定し、効果的な対策を講じられるでしょう。

【料金プラン】

情報共有ツールを導入するメリット

情報共有ツールを導入すると、以下のようなメリットがあります。

• 効率的な情報管理と業務効率化

• コミュニケーションの改善

本項では、その主要なメリットについて詳しく解説します。

効率的な情報管理と業務効率化

情報共有ツールを活用すると、組織全体で情報を一元管理できます。従来のように個々人がバラバラに情報を保持する状況から解放されて、誰もが必要なときに即座に情報にアクセスできる環境が整うでしょう。

例えば、プロジェクト関連の資料やファイルを共有フォルダで管理すれば、チームメンバー全員が常に最新の情報を共有できます。バージョン管理の手間が省け、作業の重複も防げるでしょう。

また、高度なファイル検索機能や関連情報の自動リンク機能が備わっている点もメリットです。これにより、目的の情報に素早くアクセスでき、業務の大幅な効率化が図れます。

コミュニケーションの改善

情報共有ツールは、チームメンバー間のコミュニケーションを活性化する効果も期待できます。ツール上で気軽に質問や相談ができるようになるため「聞きづらい」「面倒くさい」といった心理的な障壁が下がり、話しやすい雰囲気が生まれるでしょう。

さらに、リモートワーク中でも、ツールを介してオンラインでの円滑なコミュニケーションが可能になります。タイムラグがあっても、相手の都合に合わせて柔軟にやり取りができるため、メンバー間の連携もスムーズになるでしょう。

情報共有ツールの選び方

情報共有ツールを選ぶ際は、自社の業務形態や目的に合わせて以下のような観点から検討する必要があります。

• 目的と期待する効果

• 導入・運用のしやすさ

• 外部連携の必要性

本項では、適切なツール選びのポイントを詳しく解説します。

目的と期待する効果

情報共有ツールの選定では、まず導入目的と期待する効果を明確にしましょう。例えば、リモートワーク環境下でのコミュニケーション改善を目指すなら、ビデオ会議機能や非同期コミュニケーション機能が充実したツールが適しています。

そして、考えた目的から期待する効果を具体的に設定すると、ツール選びの基準が明確になります。例えば「会議時間を20%削減する」や「社内の情報共有速度を2倍にする」といった具体的な目標を立てると良いでしょう。

導入・運用のしやすさ

情報共有ツールの導入と運用のしやすさは、成功のポイントです。特に、ITリテラシーの低い社員も含めて全社的に活用するには、直感的で使いやすいツールが良いでしょう。

そのほか、運用のしやすさも考慮に入れてください。例えば、普段社員が使っているツールであれば、導入時の抵抗が少なく、スムーズに利用できるでしょう。

会議データの情報共有をスムーズにするなら『Rimo Voice』

『Rimo Voice』は会議や商談のデータを共有するのにおすすめのAIツールです。

多くの企業が会議の録音を行っていますが、後から必要な情報を見つけ出すのに苦労している方も多いでしょう。

『Rimo Voice』を使えば、録音・録画データをスピーディーにテキスト化できます。さらに、テキスト化したデータを簡単に検索できるので「あの話題はどの会議で誰が話していたっけ？」といった疑問もすぐに解決できるでしょう。

さらに、URLを送信するだけでテキスト化した会議データを共有できる点も魅力です。リアルタイムで複数人が同時に編集できる機能も備わっているため、社内外の関係者と情報を円滑に管理できます。

『Rimo Voice』は無料トライアルを利用でき、リスクなく始められるので、ぜひ一度お試しください。

情報共有ツールを活用して業務を効率化しよう

本記事では、以下の情報共有ツールを紹介しました。

情報共有ツールはタイプによってそれぞれ特徴が異なるため、自社が抱えている課題を明確にしてから、導入を検討しましょう。

情報共有ツールを利用したい方で、特に、議事録を効率的に作成したい場合には『Rimo Voice』がおすすめです。

1時間の会議の音声データでも、5分程度で文字起こしができるため「情報を共有するための資料作りに時間がかかり悩んでいる」という課題を解決できます。そして、URLを共有することで、社内・社外問わず簡単に共有が可能です。

議事録を効率的に作成しつつ情報共有をスムーズに行いたい方は、無料トライアルが利用できるため、一度お試しください。

最終更新日: 2024 / 8 / 8