【無料あり】情報共有ツールおすすめ15選｜5つのタイプ別に詳しく紹介

「情報共有ツールを調べてみたけど、種類が多くどのサービスが自社に合っているのかわからない」
「情報共有ツールを導入したいけど、本当に業務効率化できるの？」
「導入して、余計に手間がかかることはない？」

情報共有ツールの導入に興味があっても、機能や効果がわからず、結局どのサービスを選ぶべきかで悩んでいませんか？

そこで本記事では、情報共有ツールのおすすめ15選を5つのタイプにわけて紹介します。

情報共有ツールの概要・メリット・選び方なども詳しく解説しますので、サービスを選ぶ際の参考にしてください。

本記事を読んで、情報共有ツールへの理解を深めて、社内の業務効率化に繋げましょう。

社内情報共有ツールとは？

社内情報共有ツールとは、企業内での情報の伝達・蓄積・検索を効率化するためのシステムです。

情報共有のやり方として、業務連絡をメールで行い、ノウハウをExcelやWordにまとめ、口頭で引き継ぐ方法があります。しかし、この方法では情報が個人のフォルダやメールボックスに埋もれ、必要なときに見つけられないという課題が起こりがちです。

たとえば、過去の会議で決まった方針を確認したいとき、議事録が特定の担当者のパソコンにしか残っていなければ、ほかのメンバーは確認する手段がありません。退職や異動があれば、その情報は事実上失われてしまうでしょう。

社内情報共有ツールを導入すると、テキスト・ファイル・チャットの履歴をオンライン上で一元管理できるようになります。さらに最近では、会議の音声をAIでテキスト化し、参加していないメンバーにも内容を共有できるツールも登場しています。

こうしたツールを活用すると、情報へのアクセス性が高まり、チーム全体で同じ前提に立って業務を進められるようになります。

情報共有ツールの主な種類

情報共有ツールには、以下5つの種類があります。

• 社内ポータルタイプ

• ビジネスチャットタイプ

• ドキュメント作成タイプ

• ファイル共有タイプ

• タスク・プロジェクト共有タイプ

解決したい課題によって適切なタイプが異なるため、自社の状況と照らし合わせて確認しましょう。以下でそれぞれの特徴を解説します。

社内ポータルタイプ

社内ポータルタイプの情報共有ツールは、企業のさまざまな情報を一元管理するツールです。社員の活動内容を中心に、スケジュール管理やタスク管理など、多岐にわたる機能を提供します。

例えば、以下のような日本企業の文化に適した多様な機能を備えています。

• スケジュール管理

• 施設予約

• 掲示板

• 稟議システム

• 在席管理 など

リアルタイムでの情報共有だけでなく、社内に散在するさまざまな情報を集約し、体系的に管理できる点も特徴です。これにより、社員は必要な情報に素早くアクセスでき、業務効率が大幅に向上します。

また、日程調整や承認プロセスなど、時間のかかりがちな業務を効率化する機能も備えています。煩雑な作業を効率化すると、社員は本来の業務に集中できる環境が作れるでしょう。

ビジネスチャットタイプ

ビジネスチャットタイプの情報共有ツールは、テキストや画像を用いたリアルタイムでのコミュニケーションを可能にします。チームメンバー間の迅速な情報交換を促進するだけでなく、知識共有やプロジェクト管理、ファイル共有など、多様な機能を提供します。

昨今、ビジネスチャットタイプの情報共有ツールは、多くの企業で取り入れられており、2027年度には454億5,000万円に成長すると予測されています。

また、テキストだけでなく、画像・動画・ファイルなど、さまざまな形式の情報を簡単に共有できる点も特徴です。複雑な内容でも視覚的に伝えられて、コミュニケーションの質が向上するでしょう。

出典：ビジネスチャットツール市場に関する調査を実施（2023年）｜株式会社矢野経済研究所

ドキュメント作成・ナレッジマネジメントタイプ

ドキュメント作成・ナレッジマネジメントタイプの情報共有ツールは、社内の情報やノウハウを蓄積・整理し、必要なときにすぐ活用できるようにするツールです。単なる文書作成にとどまらず、議事録や業務マニュアル、ナレッジ共有など、組織内の情報資産を管理する用途にも活用できます。

例えば、議事録の作成や複数人での同時編集に対応しているツールであれば、会議で決まった内容をすぐに共有できます。さらに、業務手順やFAQ、ノウハウを蓄積しておけば、新入社員のオンボーディングや属人化の防止にも役立つでしょう。

また、多くのツールは検索機能やカテゴリ・タグ管理に対応しているため、必要な情報をすぐに見つけやすい点も特徴です。Wordファイルや個人フォルダに情報が分散する状態を防ぎ、情報へのアクセス性を高めながら業務効率化につなげられます。

クラウドストレージ・ファイル共有タイプ

クラウドストレージ・ファイル共有タイプの情報共有ツールは、社内外のメンバーとファイルやデータを安全かつ効率的に共有するためのツールです。画像・動画・資料などの大容量ファイルもオンライン上で管理・共有できるため、メール添付では扱いにくいデータのやり取りにも適しています。

また、単にファイルを送るだけでなく、クラウド上での保管や共同編集、アクセス権限の設定に対応しているツールも多くあります。社内メンバーとの日常的なファイル共有はもちろん、取引先や業務委託先など社外メンバーとの情報共有にも活用しやすい点が特徴です。

必要なファイルをいつでもどこからでも確認できるため、リモートワークや複数拠点での業務にも向いています。情報の最新版を共有しやすく、ファイル管理の手間や共有ミスの防止にもつながるでしょう。

社内外のメンバーと安全にファイルやデータを共有するための具体的な方法やセキュリティ上の注意点については、こちらの記事もご覧ください。

関連記事： 社内・社外でファイルやデータを安全に共有する方法8選！注意点も解説 

タスク・プロジェクト共有タイプ

タスク・プロジェクト共有タイプの情報共有ツールは、プロジェクト管理やタスクの進捗管理ができるツールです。特徴は、複数の管理機能を1つのインターフェースで統合できる点です。

従来の方法では、Excelやチャットツールなどを個別に使用したり、複数の共有ツールを併用したりすることが一般的でした。しかし「情報が分散し状況把握に時間がかかる」「情報の集約や転記が煩雑」といった問題が生じます。

その点、タスク・プロジェクト共有ツールを導入すると、プロジェクトの進捗状況を一目で把握できます。さまざまな管理手法に対応できるため、業務の効率化が図れるでしょう。

例えば、案件やタスクの進捗状況をリアルタイムで確認できるため、問題の早期発見や迅速な対応が可能になります。

関連記事：ToDoリストの共有におすすめなツール10選！アプリ活用で効率的なタスク管理をしよう 

関連記事：【Windows11対応】共有フォルダの作り方と活用術：ビジネスを加速させる情報共有とは

【タイプ別】情報共有ツールのおすすめを比較！無料あり

ここでは、タイプ別の情報共有ツールのおすすめを紹介します。

※料金は2026年5月時点の公式サイト掲載情報に基づきます。プランや契約条件により変動する場合があるため、詳細は公式サイトを確認してください。

社内ポータルタイプ

社内ポータルタイプの情報共有ツールは、組織内のさまざまな情報を一元管理し、効率的なコミュニケーションを実現します。

• Garoon

• Yappli UNITE

• Kintone

それぞれの特徴や機能を詳しく紹介するため、情報共有ツールの選定に活かしましょう。

Garoon：少人数から大規模まで対応

出典：Garoon

『Garoon』は、幅広い規模の組織に対応可能な社内ポータルツールです。7,500社の導入実績があり、10人程度の小規模組織から数万人規模の大企業まで柔軟に対応できます。

下記のように、企業の業種を問わずに利用できるのも魅力です。

• 製造業

• 小売業

• サービス業

• IT業界 など

複雑な組織構造にも対応できるアプリケーションがそろっており、業務に関する通知を1画面に集約したり、社内向けポータルを設置したりできます。

また、使いやすさも魅力です。ドラッグ＆ドロップで簡単に設定でき、ITに苦手意識のある社員でも簡単に使いこなせます。

さらに、Microsoft 365などのサービスとの連携も可能なため、既存の業務フローを崩すことなく導入できるでしょう。

【料金プラン】

Yappli UNITE：社内アプリを作成できる

出典：Yappli UNITE

『Yappli UNITE』は、社内に散在する情報を一元化し、見やすく使いやすいツールです。

特徴は、社内専用のアプリを作成できる点です。資料やマニュアルをデジタル化し、ペーパーレスで簡単に情報共有できます。さらに、ノーコードで開発できるため、アイデアをすぐに形にできるでしょう。

直感的なUIにより、ITに詳しくない社員でも簡単に運用できます。また、組織の状態を測定・分析する機能も備えており、改善策を素早く実行に移せるでしょう。

【料金プラン】

Kintone：業務システムの機能も兼ね備える

出典：Kintone

『Kintone』は、30,000社以上の導入実績をもつ、多くの企業で取り入れられている情報共有ツールです。単なる情報共有だけでなく、業務システムとしての機能も兼ね備えているのが特徴です。

導入担当者の93%が非IT部門であり、ノーコード・ローコードで誰でも業務アプリを作成できます。特別な知識が要らずに、情報を共有できるでしょう。

さらに、帳票出力・営業顧客管理・Webフォーム作成など、拡張機能も充実しています。情報共有と業務効率化を同時に実現できる多機能ツールとして、利用できるでしょう。

【料金プラン】

ビジネスチャットタイプ

ビジネスチャットタイプの情報共有ツールは、リアルタイムコミュニケーションを促進し、業務効率を大幅に向上させます。本項では、代表的な3つのツールを紹介します。

• Slack

• Chatwork

• Microsoft Teams

一言で「ビジネスチャットタイプ」と言ってもツールによって特徴は異なるため、違いを理解して自社に合ったツールを選びましょう。

Slack：カスタマイズ性が高い

出典：Slack

『Slack』は、国内外で広く利用されている人気のビジネスチャットツールです。ユーザーの85%が導入により、コミュニケーションが改善したと回答しているため、情報共有の効率化に繋がると言えるでしょう。

また、過去の会話やファイルの検索が容易なため、重要な情報の見落としを防げるのが魅力です。

さらに、高いカスタマイズ性も特徴です。自社のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズができ、さまざまなツールとの連携による自動化も実現できます。例えば、Google スプレッドシートへのデータ追加やZoomミーティングの開始などを自動的に実行できます。

【料金プラン】

Chatwork：初心者も使いやすい

出典：Chatwork

『Chatwork』は、国内利用者数No.1を誇る中小企業向けの連絡ツールです。シンプルな機能設計により、ITリテラシーに関わらず、全従業員が簡単かつ安全に使用できます。

メールや電話でのやり取りに時間を取られがちな業務において、『Chatwork』は定型文を排除した形で素早いコミュニケーションが可能です。

さらに、グループチャットや直接チャットで情報共有を行いつつ、タスク管理やファイル管理ができる機能も備えています。業務に関するあらゆる情報を一元管理できるでしょう。

また、導入後も安心して使用できるよう、充実したサポートコンテンツが用意されています。お役立ち資料やセミナーなど、ユーザーの習熟度向上をサポートする取り組みも行われています。

【料金プラン】

※Chatworkの有料プランは、解約するとアカウント自体が削除されます。無料プランへのダウングレードはできないため、過去のチャット履歴やデータもすべて失われる点に注意が必要です。
参考：Chatwork「有料プランからフリープランに変更、ダウングレードできますか？」

Microsoft Teams：Office関連サービスと連携できる

出典：Microsoft Teams

『Microsoft Teams』は、ビジネスチャット機能に加え、ビデオ会議や通話機能も充実したツールです。複数のツールを使い分ける必要がなく、Teams内で情報共有を完結できる点が魅力です。

特徴は、Teamsではステッカー（スタンプ画像）や絵文字を活用できる点です。これにより、リモートワーク環境下でも、円滑なコミュニケーションを実現できるでしょう。

さらに、Office関連サービスとの連携も可能なのが魅力です。Teamsとほかのアプリを紐づけることで、別々のサービスでわけていた業務を一元管理できるでしょう。

【料金プラン】

ドキュメント作成・ナレッジマネジメントタイプ

本項では、下記のツールを紹介します。

• Rimo Voice

• Kibela

• Stock

会議の文字起こしやマニュアル作成などにも役立つため、ぜひ利用してみてください。

Rimo Voice：議事録を自動作成できる

出典：Rimo Voice

『Rimo Voice』は、AIを活用して音声や動画を文字に起こせるツールです。1時間分の音声データをわずか5分程度で文字化できるため、会議や打ち合わせなど、さまざまな場面で手軽に利用できます。

AIによる要約機能も備えており、長文の文字起こし結果をすべて読まなくても、全体の内容を素早く把握できます。重要なポイントを逃さず、効率的に情報を共有できるでしょう。

また、文字起こし結果や音声データのダウンロードも可能なので、決定事項の共有も容易です。実際に、『Rimo Voice』の導入により作業時間を50%削減できたという声もあり、情報共有においても効率化しやすいでしょう。

また、営業活動における情報共有にも活用できます。SalesforceやMicrosoft Dynamics 365と連携し、商談の文字起こし内容から「面談内容」「ネクストステップ」「顧客課題」「商談フェーズ」などの情報をCRMへ反映できます。

議事録の作成だけでなく、商談後の顧客情報の共有や更新作業まで効率化したい企業にも適したツールです。

無料トライアルを利用できるので、まずは操作感をお試しください。

【企業担当者様向け】Rimo Voiceのサービス紹介資料を無料ダウンロード

Kibela｜シンプル設計で使いやすい

出典：Kibela

『Kibela』は、シンプルな操作性で社内の情報格差を解消するツールです。記事のテンプレート機能を活用すれば、タイトルや目次を定型文にした雛形を用意でき、社内マニュアルの作成をスムーズに行えます。

社内で共有したい情報があれば、効率的に記事を作成し、必要な人に迅速に届けられます。セキュリティ面でも優れており、5段階のユーザー権限設定により、必要な情報を必要な人に安全に届けられるでしょう。

「情報共有ツールを利用したいけど、セキュリティ面が心配」な方におすすめします。

【料金プラン】

Stock：タスク管理もできる

出典：Stock

『Stock』は、社内の情報を簡単に蓄積・管理できるツールです。通常の情報共有ツールでは、記載した内容がすぐに流れていってしまったり、ファイル化したりするのが面倒で、アクセス性が悪いという課題がありました。

しかし、『Stock』を使用すれば、社内の情報を効率的にストックし、簡単に閲覧できます。ブラウザ上でファイルや画像をプレビューできる機能や社外メンバーとの連携機能も備えているため、情報を効率的に共有・閲覧できるでしょう。

さらに、ほかのツールとの連携も可能で、例えばメールの内容を自動的にストックするなど、情報の一元管理を実現します。

【料金プラン】

クラウドストレージ・ファイル共有タイプ

クラウドストレージ・ファイル共有タイプの情報共有ツールは、チーム内での効率的なデータ交換と協働作業を可能にします。以下のツールは多くの企業で取り入れられています。

• box

• Google Drive

• OneDrive

特徴や機能を詳しく解説します。

box：容量無制限で使える

出典：box

『Box』は、世界中の企業で活用されている先進的なファイル共有サービスです。

特徴は、Businessプラン以上で利用できる無制限の保存容量です。保存容量を気にして、複数のクラウドストレージを契約したり、古いファイルを削除したりする手間から解放されます。

さらに、高度なプレビュー機能も魅力です。通常、PowerPointファイルなどの閲覧には専用ソフトが必要ですが、インストールされていない端末でも、ファイルの内容を確認できます。

外出先やモバイルデバイスからでも、必要な情報に素早くアクセスできるようになるでしょう。

【料金プラン】

Google Drive：無料版もあり

出典：Google Drive

『Google Drive』は、多様なデバイスからファイルやフォルダを保存・共有できる汎用性の高いツールです。モバイルデバイスやタブレットなど、あらゆる媒体で利用できるため、外出先やリモートワーク環境でも柔軟に活用できます。

Microsoft Officeのファイルでも共同編集が可能で、ファイル形式の変換も不要です。さらに、PDF・CADファイル・画像など、100種類以上のファイルフォーマットに対応しており、幅広い業務ニーズに応えます。

独自の高度な検索機能も大きな魅力です。膨大なデータの中から必要な情報を瞬時に見つけ出せるため、作業効率が飛躍的に向上します。

【料金プラン】

OneDrive：高いセキュリティ性

出典：One Drive

『One Drive』は、高度なセキュリティ機能を備えたクラウドストレージサービスです。最新のコンピューターと大容量ストレージを駆使した最先端の設備で、データを安全に保護する仕組みを採用しています。

サイバー攻撃の被害を受けた場合でもファイルを復元できる機能や、誤って削除や編集をした際に最大30日間さかのぼって元に戻せる機能があります。重要な情報を安全に管理・共有したいユーザーに向いているでしょう。
【料金プラン】

タスク・プロジェクト共有タイプ

タスク・プロジェクト共有タイプの情報共有ツールは、チームの業務を効率化し、プロジェクトの進捗を可視化するツールです。本項では、おすすめの3つのツールを紹介します。

• Backlog

• Asana

• Trello

情報共有と同時に業務上の課題も解決できるツールのため、ぜひ参考にしてみてください。

Backlog：幅広い用途で使える

出典：Backlog

『Backlog』は、チームの業務を可視化し、タスク漏れやスケジュールの遅延を防ぐ優れたツールです。14,000件以上の導入実績と98.8%という高いサービス継続率を誇り、信頼性は抜群です。

特徴は、業務全体の進捗状況を一目で把握できる点にあります。単なるタスク管理だけでなく、プロジェクト全体の進行状況を瞬時に確認可能です。それにより、必要に応じた計画変更や調整が容易になるでしょう。

例えば「チーム内で重複したタスクがないか」「リソースの配分は適切か」などを簡単にチェックできます。

【料金プラン】

Asana：コミュニケーション機能も充実

出典：Asana

『Asana』は、豊富な機能をもつプロジェクト管理ツールで、目標設定から日々のタスク管理まで、幅広い用途に対応します。組織の目標と具体的な行動を一元管理できるため、各タスクが会社の目標にどのように貢献しているかを常に確認できるでしょう。

導入した企業では仕事の実行率が54%向上したという声もあります。タスクの可視化により、チーム内の連携が強化されるため、情報共有の効率化に繋がるでしょう。

【料金プラン】

Trello：付箋に近いカンバン方式

出典：Trello

『Trello』は、カンバン方式を採用した直感的なプロジェクト管理ツールです。作業ステータスが書かれた「リスト」上で、タスクが記載された「カード」を付箋のように移動させる仕組みが特徴です。

魅力は、高いカスタマイズ性と視覚的なわかりやすさにあります。操作画面のデザインを自由に変更でき、作業の進捗を視覚的に把握できるため、チーム全体の状況を瞬時に理解できるでしょう。

さらに、タイムラインビューでは、毎週のスプリントから年次計画まで、すべてのタスクを俯瞰できます。これにより、チームの進捗を妨げる可能性のあるギャップを早期に特定し、効果的な対策を講じられるでしょう。

【料金プラン】

情報共有ツールの選び方

情報共有ツールは種類が多く、比較せずに導入すると「使いにくい」「結局使われない」という失敗につながりやすくなります。

自社に合ったツールを選ぶために、以下の5つの観点で比較しましょう。

• 「フロー型」と「ストック型」のどちらが必要か見極める

• 現場のITリテラシーに合った操作性かを確認する

• 情報の公開範囲やアクセス権限の柔軟性を確認する

• 既存の業務ツールと連携できるかを確認する

• 無料プランの制限範囲と有料移行の条件を把握する

以下で詳しく解説します。

1. 「フロー型」と「ストック型」のどちらが必要か見極める

情報共有ツールは、大きく「フロー型」と「ストック型」の2つに分かれます。自社の課題に合ったタイプを選ぶことが、ツール選定の第一歩です。

以下の表でそれぞれの特徴を整理しました。

このように、急ぎの連絡や日常的な相談が課題ならフロー型、ノウハウの蓄積や情報の検索性が課題ならストック型が適しています。両方の課題を抱えている場合は、フロー型とストック型を併用し、役割を分けて運用するのが効果的です。

2. 現場のITリテラシーに合った操作性かを確認する

情報共有ツールは、全社員が日常的に使って初めて効果を発揮します。一部の社員しか使いこなせないツールを選ぶと、結局情報が集まらず導入前と変わらない状態になりかねません。

ここで重要なのは、機能の多さではなく「ITに苦手意識がある社員でも使えるか」を基準にすることです。

ITに強い人は何を与えても使いこなせるため、ツール選定の基準にはなりません。製造業やサービス業のように現場作業が中心の業種では、スマートフォン対応の有無も重要な判断材料です。

多くのツールが無料トライアルを提供しているため、導入前に現場の社員に実際に触ってもらいましょう。マニュアルなしでも基本操作ができるかどうかが判断の目安になります。

3. 情報の公開範囲やアクセス権限の柔軟性を確認する

情報共有ツールには社内の機密情報も蓄積されるため「誰がどの情報を見られるか」を制御できるかどうかは重要な選定基準です。

具体的には、以下のような権限設定ができるかを確認しましょう。

• 部署やプロジェクト単位で閲覧・編集を制限できるか

• 社外のゲストユーザーに限定的なアクセスを許可できるか

• 管理者が操作ログを監査できるか

特に社外メンバーと情報を共有する場合は、閲覧範囲の制御が欠かせません。社内向けのフォルダと社外向けのフォルダを分離できるか、ゲストに見せたくない情報を確実に非公開にできるかを確認しておきましょう。

4. 既存の業務ツールと連携できるかを確認する

多くの企業では、すでにメール・カレンダー・Web会議ツールなどを使っています。情報共有ツールがこれらと連携できない場合、情報の転記や二重入力が発生し、かえって手間が増える恐れがあります。

確認しておきたい連携先としては、以下が挙げられます。

• Google Workspace / Microsoft 365との連携

• Zoom / Teams / Google Meetとの連携

• Slack / Chatworkなどチャットツールとの連携

• Salesforce / Dynamics 365などCRMとの連携

特にWeb会議ツールとの連携は見落としがちなポイントです。会議で話した内容をそのまま文字起こし・要約してドキュメントに反映できるツールもあり、手入力で議事録を作る手間を大幅に減らせます。

また、営業チームで情報共有ツールを活用する場合は、CRMとの連携にも注目しましょう。『Rimo Voice』のように、商談の議事録からAIが顧客課題やネクストステップを読み取り、SalesforceやDynamics 365に自動で反映できるツールもあります。

商談後の手入力作業が不要になるため、CRMが常に最新の状態に保たれ、チーム全体で正確な顧客情報をもとに動きやすくなります。

5. 無料プランの制限範囲と有料移行の条件を把握する

多くの情報共有ツールは無料プランを提供していますが、利用人数・ストレージ容量・検索対象期間などに制限があります。

たとえば、無料プランではメッセージの履歴が直近90日分しか検索できないツールや、ストレージ容量が5GBまでに制限されるツールがあります。少人数のチームなら無料プランで十分な場合もありますが、人数が増えると有料プランへの移行が必要になるケースが多いでしょう。

有料プランへの移行を判断する際は、1ユーザーあたりの月額コストだけでなく、最低契約人数やデータ移行の手間も考慮してください。「最初は無料で試し、効果を確認してから有料に切り替える」という方針で検討してみてください。

情報共有ツールを導入するメリット

情報共有ツールを導入すると、メールやExcel中心の業務から脱却し、チームの連携を底上げできます。主なメリットは以下の3つです。

• 社内の情報が一か所に集まり検索性が上がる

• 属人化を防いでナレッジを組織に蓄積できる

• 社内外の関係者と場所や時間を問わず情報を共有できる

以下で詳しく解説します。

1. 社内の情報が一か所に集まり検索性が上がる

情報共有ツールの最大のメリットは、社内に散らばった情報を一か所に集約できる点です。

メールやチャット、個人のフォルダに情報が点在していると「あの資料どこにあったっけ」と探す時間が発生します。マッキンゼーの調査によると、ナレッジワーカーは労働時間の約19%を情報の検索・収集に費やしているとされています。

情報共有ツールを使えば、キーワード検索やタグ分類によって必要な情報へ数秒でたどり着けます。新入社員が過去のプロジェクト資料を探す場合でも、ツール上で検索するだけで済むため、先輩社員に聞く手間もなくなります。

2. 属人化を防いでナレッジを組織に蓄積できる

情報共有ツールを使うと、個人の頭の中にあるノウハウや業務手順をチーム全体の資産として残せます。

たとえば、ベテラン社員しか知らない顧客対応のコツや、特定の部署だけが把握している業務フローがあると、その人が不在のときに業務が止まります。これが「属人化」の典型的な問題です。

社内Wikiやドキュメントツールに手順やノウハウを記録しておけば、担当者が異動・退職しても情報は組織に残ります。新しく配属されたメンバーも、自力で業務をキャッチアップしやすくなるため、オンボーディングの時間短縮にもつながります。

3. 社内外の関係者と場所や時間を問わず情報を共有できる

情報共有ツールを使えば、社内のメンバーだけでなく、業務委託先や取引先などの社外メンバーとも同じプラットフォーム上で情報をやり取りできます。

チャットやドキュメント共有であれば相手の都合に合わせる必要がなく、リモートワークや時差のある拠点間でもスムーズに連絡が取れます。メールのように「件名→宛先→本文→送信」という手順も不要で、短いメッセージやドキュメントへの追記で済むため、やり取りのスピードが上がるでしょう。

さらに、閲覧・編集の権限をフォルダやユーザー単位で設定できるため、社外メンバーには必要な情報だけを公開し、社内の機密情報は非公開にするといった制御も可能です。

関連記事：ナレッジシェアとは？社内推進の方法と役立つツール6選を紹介

情報共有ツールを定着させる運用のコツ

情報共有ツールは、導入するだけでは効果を発揮しません。「ツールを入れたのに使われない」「かえって情報が散らばった」という失敗を防ぐために、以下の5つのポイントを押さえておきましょう。

• ツールごとの役割を決めて乱立を防ぐ

• 情報の格納ルール・命名規則を統一する

• 運用担当者を決めて推進体制をつくる

• まずは1チームでスモールスタートする

• 会議の内容もストック情報として残す仕組みをつくる

以下で詳しく解説します。

1. ツールごとの役割を決めて乱立を防ぐ

複数のツールを目的なく併用すると、どこに何があるかわからなくなります。

対策としては、以下のように、ツールごとの役割を明確に決めることが重要です。

• リアルタイムの連絡はチャットツール

• ナレッジの蓄積はWikiやドキュメントツール

• ファイルの長期保管はクラウドストレージ

新たにツールを追加する際も「既存ツールで代替できないか」を先に検討する習慣をつけると、乱立を未然に防ぎやすくなります。

2. 情報の格納ルール・命名規則を統一する

ツールを導入しても「どこに何を保存するか」のルールがなければ、情報が散乱して検索しにくくなります。最低限、以下の3つを決めておきましょう。

• フォルダやチャンネルの構成（部署別・プロジェクト別など）

• ファイルの命名規則（例：「20260520_会議議事録_営業部」）

• 投稿のテンプレート（日報・議事録・報告書の定型フォーマット）

ルールを決めたら、ツール上のトップページや固定メッセージに掲示しておくと、新しいメンバーが加わっても迷わず運用できます。

3. 運用担当者を決めて推進体制をつくる

情報共有ツールの導入は、運用担当者がいないと自然消滅しがちです。

運用担当者の役割は、ルールの策定・周知だけでなく「使い方がわからない」という社員のサポートや、定期的な利用状況の確認、ルールの改善も含まれます。

ITに強い人材だけでなく、現場の業務をよく知る人を担当者にすると、実務に即したルール設計がしやすくなります。

4. まずは1チームでスモールスタートする

いきなり全社導入すると、トラブルが起きたときの影響範囲が大きくなります。まずは1つの部署やプロジェクトチームで試験的に導入し、課題と効果を確認してから対象を広げることがおすすめです。

効果が確認できたら、成功事例として社内に共有すると、ほかの部署への展開がスムーズに進みます。

5. 会議の内容もストック情報として残す仕組みをつくる

テキストやファイルの共有はツールで対応できていても、会議で話した内容が参加者の記憶だけに残っているケースは多いでしょう。口頭のやり取りは忘れられてしまい、記録しなければ共有も検索もできません。

対策としては、会議の録音・文字起こしをRimo Voiceのようなツールで自動化し、テキストとして蓄積できる仕組みをつくることが有効です。議事録が自動で生成されれば、参加していなかったメンバーもあとから内容を確認でき、属人化の防止にもつながります。

情報共有ツールの導入事例

ここでは、情報共有ツールを活用して、社内の情報共有を効率化した企業事例を紹介します。

株式会社テレネットでは、コールセンターの応対品質改善業務における情報共有の非効率さを解消するため、AI文字起こしツール『Rimo Voice』を導入しました。

同社では、管理者が音声モニタリング業務を担当しており、10分から1時間以上におよぶ通話音声の中から課題箇所を特定する必要がありました。問題箇所を探すために何度も同じ音声を聞き直す必要があり、管理者のリソースを圧迫する原因となっていました。

さらに、管理者間で情報を共有する際にも、それぞれが同じ音声を聞き直すために効率が悪いという課題を抱えていました。音声のままでは検索や比較ができず、情報が共有しにくい状態が続いていたといいます。

『Rimo Voice』導入後は、通話音声をテキスト化することで、管理者間での情報共有が大幅に効率化されました。課題特定にかかる時間は従来の2分の1～3分の1に圧縮され、管理者ミーティングでの議論時間が4分の1になるケースも生まれています。

また、スタッフへのフィードバックにも変化がありました。音声ではなくテキストで共有することで「スタッフへの響き方が全然違った」と語られており、以前は素直に受け入れにくかったスタッフも自ら改善点を意識するようになったといいます。

情報が均一な形で全員に届くようになったことで、チーム全体の理解度が統一され、実際に業績改善につながった案件も生まれています。

Rimo Voice 「株式会社テレネット様 導入事例」

会議や商談、顧客情報の共有を効率化するなら『Rimo Voice』

情報共有ツールを導入しても、会議や商談で話した内容が記録されていなければ、重要な情報が参加者の記憶だけに残ってしまいます。あとから内容を確認できず「誰が何を決めたのかわからない」「顧客との商談内容が営業担当者の中だけに留まっている」といった状況にもつながりかねません。

会議や商談で得た情報を社内に蓄積し、必要なメンバーへスムーズに共有したい場合は、AI議事録ツールの『Rimo Voice』がおすすめです。

『Rimo Voice』は、会議や商談の音声・動画データを文字起こしし、AIが内容を要約してくれるツールです。1時間分の音声データも約5分で文字起こしできるため、担当者が録音を聞き返しながら議事録を作成する手間を削減できます。

また、文字起こしした内容はキーワードで検索できるため「以前の会議で決まった対応方針を確認したい」「顧客が話していた課題を振り返りたい」といった場合にも、必要な情報を見つけやすくなります。作成した議事録はURLを共有するだけで関係者に展開可能です。

▼URLを共有することで会議や商談データを展開
※メールアドレスの共有でも展開可能

複数人での共同編集にも対応しているため、会議に参加していないメンバーや社外関係者への情報共有にも活用できます。

さらに、商談情報の共有を効率化したい企業にとって便利なのが、SalesforceやMicrosoft Dynamics 365との連携機能です。商談後にノート画面から連携操作を行うと、AIが文字起こし内容を読み取り「面談内容」「ネクストステップ」「顧客課題」「商談フェーズ」などの情報をCRMへ反映できます。

企業ごとに設定しているカスタム項目にも対応しているため、現在のCRM運用を大きく変えずに導入しやすい点も特徴です。商談内容を担当者が手入力する負担を減らせるだけでなく、CRMに最新の顧客情報が蓄積されるため、営業チーム全体で状況を把握しやすくなります。

会議の議事録作成から、商談内容の共有、CRMへの顧客情報の反映までを効率化したい場合は、『Rimo Voice』の活用を検討してみてください。無料トライアルも用意されているため、実際の使用感を確認してから導入可能です。

【企業担当者様向け】Rimo Voiceのサービス紹介資料を無料ダウンロード

情報共有ツールに関するよくある質問

ここでは、情報共有ツールに関するよくある質問を紹介します。

情報共有ツールとグループウェアの違いは？

グループウェアは、スケジュール管理・メール・施設予約・稟議など、業務全般を束ねる統合型のソフトウェアです。代表的なサービスにはGoogle WorkspaceやMicrosoft 365、サイボウズ Garoonがあります。

一方、情報共有ツールは、チャット・Wiki・ファイル管理など特定の目的に特化したサービスを指すことが多く、グループウェアの一部として組み込まれている場合もあります。

すでにグループウェアを導入している企業は、その中に情報共有機能が含まれていないか確認してから、別途ツールを追加するか判断するとよいでしょう。

無料の情報共有ツールだけで運用できる？

チームの人数が少なく、扱う情報量も限られていれば、無料プランだけで十分に運用できるケースがあります。Notion・Slack・Google Driveなど、無料プランを提供するツールは多数あります。

ただし、利用人数が増えたり、ストレージ容量が上限に達したりすると、機能制限に突き当たる場合があります。無料プランでスタートし、業務に支障が出た段階で有料プランへの移行を検討するのがおすすめです。

小規模チームでも情報共有ツールは必要？

少人数のチームであっても、以下のような状況があればツールの導入効果が期待できます。

• 同じ質問を繰り返し受けている

• 特定の人しか業務のやり方を知らない

• チームメンバーの勤務時間帯がバラバラ

むしろ少人数のうちに情報を整理する仕組みをつくっておくと、組織が拡大したときにスムーズに対応できます。

社外メンバーとも使える情報共有ツールはある？

ゲストアカウント機能を持つツールであれば、業務委託先や取引先とも情報を共有できます。代表的なツールには、Slack（ゲストチャンネル）、Box（共有リンク）などがあります。

ただし、社外メンバーに共有する情報の範囲は慎重に判断する必要があります。閲覧権限の設定や、社外向けフォルダの分離など、情報管理のルールを事前に整備しておくことが重要です。

情報共有ツールを活用して業務を効率化しよう

本記事では、以下の情報共有ツールを紹介しました。

情報共有ツールはタイプによってそれぞれ特徴が異なるため、自社が抱えている課題を明確にしてから、導入を検討しましょう。

情報共有ツールを利用したい方で、特に、議事録を効率的に作成したい場合には『Rimo Voice』がおすすめです。

1時間の会議の音声データでも、5分程度で文字起こしができるため「情報を共有するための資料作りに時間がかかり悩んでいる」という課題を解決できます。そして、URLを共有することで、社内・社外問わず簡単に共有が可能です。

また、商談で得た情報をSalesforceやDynamics 365に自動で反映できるCRM連携機能も備えているため、営業チーム内の情報共有をさらに効率化できます。手入力の手間がなくなることで、CRMが常に最新の状態に保たれ、チーム全体で正確な顧客情報をもとに次のアクションへ移れるでしょう。

議事録を効率的に作成しつつ情報共有をスムーズに行いたい方は、無料トライアルが利用できるため、一度お試しください。

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