文字起こし時間を50%以上削減！複数案件を1人で同時並走可能に——証拠品質の記録を守り抜いた、教育機関でのAI活用｜学校法人青山学院様

AI文字起こし「Rimo Voice」を導入した企業様にお話を伺う活用事例インタビュー。今回は、学校法人青山学院様です。導入のきっかけや、導入後どんな効果があったかなどについて、人事部長の齋藤様と人事課の高見澤様にお話を伺いました。

導入前

• 機密性の高い会議のヒアリング録音を聞き直しながら議事録を作成するため、録音時間の3倍以上の時間がかかっていた

• 緊急案件では外部業者に委託しても納期約1週間、コストも高く、時間的・金銭的負担が大きかった

• 業者に頼れない時期はチーム全員で手分けして残業対応するしかなかった

• 案件が重なると通常業務を大きく圧迫していた

導入後

• 文字起こしにかかる時間を50%以上削減

• 3件の特別案件が同時進行する中でも、事務局担当1人で記録・共有を完結

• AI要約機能により、ヒアリング内容の全体像を迅速かつ正確に委員会メンバーへ共有できるように

• ヒアリング中のメモが不要になり、会話に集中できるように

6人で回す人事課が担う、繊細な案件処理の現場

学校法人青山学院は、キリスト教信仰に基づく教育理念のもと、幼稚園から大学院まで約2万5,000名の学生・生徒を擁する総合教育機関です。青山（東京）と相模原の2キャンパスに大学を展開し、教職員数は非常勤を含めると約2500名規模。

今回お話を伺ったのは、人事部長の齋藤様と人事課の高見澤様です。人事課は6名体制で、労務管理・雇用契約の作成・退職者管理など多岐にわたる業務を担当しています。さらに人事部では、機密性の高い事案を扱う委員会の事務局も担っています。1件の案件が発生すると、関係者へのヒアリング、委員会の開催・記録・議事録の作成・共有まで、すべての業務が人事課に集中します。

一般的な「会議の議事録」とは異なり、これらの記録は場合によっては法的手続きの証拠にもなりうる、極めて機密性の高い文書です。少人数で多くの業務を担いながら、正確な記録を維持し続けることが、青山学院の公正なガバナンスを支える土台となっています。

法的証拠にも耐えうる精度を、最小限のコストで——人事課が求めたツールの条件

Rimo Voice導入以前、人事課では音声記録の文字起こしをすべて手作業で行っていました。ICレコーダーで収録した音声を繰り返し再生しながら手打ちで書き起こす作業で、1時間の音声に対して3時間以上かかることが常態化していました。調査や手続きに関わる記録は法的文書になり得るため、聞き漏れや誤りは許されません。精度を担保しようとするほど作業時間は伸び、案件が重なる時期には、外部の文字起こし業者に依頼するか（納期1週間以上・高コスト）、人事課6名全員で分担しながら残業対応するかの二択を迫られていました。

また、ヒアリング中は手書きメモを取ることに意識が向いてしまい、対話そのものへの集中が難しいという課題もありました。会話が行ったり来たりした結果として「最終的にどうなったのか」を記録しきれないリスクは、常につきまとっていました。

ツールの検討にあたって重視したのは、セキュリティの堅牢さとクラウド対応の2点です。従来、こうしたツールはPCへのインストールが前提という思い込みがあり、学内セキュリティポリシーの制約から導入を検討しづらい状況にありました。Rimo VoiceがISO27001 / ISO27017の認証を取得しており、インストール不要のクラウドサービスとして利用できることは、IT担当部署への説明を大きく簡略化しました。フォルダ単位のアクセス制御により、他部署に一部データを共有する際も適切に権限を分けられる点も、機密性の高い業務には不可欠な要素でした。

トライアルを経て「精度・速度・全体要約の質のいずれも実用に足る」と判断し、導入が決定しました。

「Rimoを入れていたからなんとかなった」——前例なき多件数同時対応を可能にした変化

導入後、最も劇的な変化を実感したのは齋藤様です。例年1〜2件程度だった特別案件が、Rimo導入後にたまたま、3件発生し、複数の案件が同時進行するという前例のない状況が発生しました。当該委員会の事務局を1人で担う齋藤様にとって、各案件で発生するヒアリングの文字起こし・記録の保管・委員会メンバーへの共有をすべて同時に回すことは、Rimo Voice導入前であれば「とても対応しきれなかった」と断言されます。「Rimoを入れていたからなんとかなった」という齋藤様の言葉は、重みのある実感です。

定量的な効果として、文字起こし前後の作業にかかる時間が50%以上削減されました。従来、1時間の音声に3時間以上かかっていた作業が大幅に短縮されています。

定性的な効果も顕著です。ヒアリング中にメモを取ることへの意識が薄れ、対話そのものへの集中度が上がりました。「録音前はメモを手書きしながら話を聞いていたが、どうしても全部は追えなかった。Rimoで起こしてもらうと、あの場でこういう話もしていたよねと改めて確認でき、記録の質が上がった」と高見澤様は話します。

さらに、AI要約機能の精度も高く評価されています。「文字起こしに多少誤りがあっても、要約はきれいに仕上がる」という高見澤様の言葉が印象的です。文脈をAIが読み取ることで全体像をまとめてくれるため、会議が終わった後に委員会メンバーへ迅速かつ正確に内容を共有できるようになりました。

鍵をかけて、他部署にも安心して渡せる——フォルダアクセス制御が支える、機密文書の安全な共有

青山学院での利用フローは、「ICレコーダーで録音→音声ファイルをRimo Voiceにアップロード→文字起こし・要約を確認→Word形式でダウンロード」というシンプルなものです。対面のヒアリングや委員会がメインとなるため、録音機器からのファイルアップロードが基本的な運用となっています。

特に活用されているのが話者分離機能とAI要約機能です。話者ごとに発言が整理されることで、誰が何を発言したかを正確に把握でき、記録の信頼性が高まります。
また、高見澤様が特に驚かれたAI要約の精度の高さについては、「一言一句の文字起こしに多少の誤りがあっても、まとめはすごくきれいにできている。AIが文脈を読み取って正確に仕上げてくれる」と話します。この特性は、専門用語や難解な議論が行き交う人事・法務系の会議において特に有効に機能しています。

機密性の観点から特に重要なのが、フォルダ単位のアクセス制御です。機密性の高い会議に関わる記録は、他部署から閲覧できない状態で管理する必要があります。法務に近い業務を担当する別部署にデータを共有する際も、適切なアクセス権限を設定した上で渡すことができるため、「こちらからは見えない形で渡せるので、安心して活用してもらえている」と高見澤様は話します。

Rimoと共に描く、青山学院の公正なガバナンスの未来

現時点でRimo Voiceを活用しているのは、学校法人青山学院の人事部の一部メンバーにとどまっています。他部署への展開については、組織としての様々な事情も踏まえながら慎重に検討しているとのことです。

機能面では、辞書機能（専門用語の登録）がまだ試せていないという点が、お二人から共通して挙がりました。人事・労務・法務領域の専門用語は多く、登録することで文字起こし精度がさらに上がっていくでしょう。

録音環境については、オフラインの対面会議でICレコーダー1台を使う場合、参加者全員の音声を均一に拾うことが難しく、音質によって精度に差が出るケースがあります。「オンラインであれば各自の音声がクリアに入るが、対面会議の録音はなかなか難しい」という現場の実感は、今後Rimoとしても真剣に向き合っていきたい課題です。

齋藤様は、記録をより確実に残せるようになったことで、委員会メンバーとの情報共有の質が上がったと話します。ヒアリングと委員会、そして記録の整理という一連のプロセスの中で、Rimo Voiceが単なる時短ツールではなく、公正な手続きを支えるインフラとして機能し始めています。

正確な記録が公正な業務を支える—— 機密性と正確性が同時に求められる現場で、Rimoは記録業務の信頼できる一部として、着実にその役割を果たしています。

学校法人青山学院様、ありがとうございました！ 「会議の議事録」ではなく「証拠記録」というデリケートかつ重要な用途でご活用いただいており、また繁忙期の業務を乗り越えていただけたことを、大変嬉しく思います。辞書機能や録音手法の支援を含め、より精度の高い記録体制づくりをこれからも全力でサポートしてまいります。