引継ぎマニュアルの作り方5ステップ！分かりやすくするコツや必須項目も

引継ぎマニュアルは、仕事を円滑に行うために欠かせません。どの職場でも異動や退職などによって、担当者が変更になることがあるでしょう。担当者が変わってもスムーズに仕事を行うには、引継ぎマニュアルを作成したうえで実際の業務に問題がないか確認が必要です。

そのため、引継ぎマニュアルの作り方が分からない、忙しいので効率的に作成したいなど、悩みがつきものです。

本記事では、引継ぎマニュアルの作り方を多方面から解説します。分かりやすくするコツも紹介するため、マニュアル作りに関わる方は、ぜひ参考にしてください。

引継ぎマニュアルが必要な3つの理由

引継ぎマニュアルが必要な理由は、以下の3つです。

• 担当者が変わっても業務の品質を担保できるから

• 業務の属人化を防げるから

• 口頭ではなく資料として残すことで繰り返し確認できるから

はじめに引継ぎマニュアルが必要な理由を理解することで、円滑な業務に役立つマニュアル作成ができるでしょう。それぞれ具体的に紹介しますので、イメージしながら読み進めてください。

担当者が変わっても業務の品質を担保できるから

担当者が変更になると、これまでの品質や効率に影響が出る場合があります。引継ぎマニュアルがあれば、後任者が業務の手順や判断基準を把握した状態で仕事を開始できるため、品質の低下を防げます。

例えば、営業担当が交代する場合、顧客ごとの対応方針や取引先の連絡先がマニュアルに記載されていれば、後任者はすぐに業務を引き継ぐことができます。顧客への対応が途切れることで信頼を失うリスクも最小限に抑えられるでしょう。

このように担当者が変わっても業務の品質を一定水準に保てることから、引継ぎマニュアルが必要とされています。

業務の属人化を防げるから

業務内容は担当者だけではなく、社内の誰が担当しても業務を遂行できるような環境を整えておくことが大切です。特定の担当者だけが業務内容を理解していることを「属人化」といい、これはチームや組織にとっても影響が生じる可能性があります。業務内容を引継ぎマニュアルとして残すことで、属人化を未然に防げるでしょう。

また引継ぎマニュアルを活用することで、担当者以外でもこれまでと同様に業務が進行できます。特定の担当者に依存しない体制を構築できるため、引継ぎマニュアルが必要とされています。

引継ぎマニュアルの作成とあわせて、日々の業務内容を見える化し、属人化を防ぐ方法は、こちらの記事でも詳しく解説しています。

関連記事：業務の見える化とは？見える化の目的・意味や可視化との違いを詳しく紹介 

口頭ではなく資料として残すことで繰り返し確認できるから

不明点が生じた際などに繰り返し確認できるため、引継ぎマニュアルを資料として残しておくことが大切です。口頭での引継ぎだけでは、説明不足や聞き漏らしが生じるため、すべての業務を理解することは難しいでしょう。

また、その場で理解していたつもりでも、業務を進行していくと疑問点や不明点などが生じるケースもあります。マニュアルを資料として残すことで繰り返し確認できるため、引継ぎ後のコミュニケーションの削減にもつながります。

また、一度引継ぎマニュアルを作成してしまえば、必要に応じて修正を加えて長期的に使用できるため、円滑な業務進行に役立つでしょう。

【5ステップ】分かりやすい引継ぎマニュアルの作り方

引継ぎマニュアルの作り方は一見難しそうに思えるかもしれませんが、以下のステップに分けて進めることで、効果的に作成できます。

• ①引継ぎマニュアル作成のスケジュールを決める

• ②まずは業務の全体像を整理する

• ③どのような媒体で引継ぎマニュアルを作るか決める

• ④引継ぎマニュアルを作成する

• ⑤上司や同僚にも確認してもらい必要に応じて修正する

作成から使用するまでの手順を紹介します。

①引継ぎマニュアル作成のスケジュールを決める

引継ぎマニュアルの作成は、実際に引継ぎが行われる期間を見越して、前任者と後任者の両者が在籍している期間に行う必要があります。例えば、1ヶ月後に担当者が交代する場合、2週間前までに引継ぎマニュアルが完成するようにスケジュールを立てると良いでしょう。

スケジュールを立てる際には上司や関係者と相談し、必要な情報を収集するための時間も考慮してください。スケジュールをしっかりと決めることで、効率的に引継ぎマニュアルを作成できるでしょう。

引継ぎを期限内に終わらせるためのスケジュール管理や、日々の業務と並行してタスクを進めるコツについては、こちらの記事も役立ちます。

関連記事：仕事のスケジュール管理のポイント7選！業務を効率化する便利ツールも紹介 

②まずは業務の全体像を整理する

引継ぎマニュアルを作成する際に、まずは業務の全体像を把握することが大切です。自分がどのような業務を、どの頻度で、誰と連携しながら進めているのかを俯瞰して整理します。

後任者は知らない前提で、業務の開始から完了までの一連の流れを漏れなく洗い出すのがポイントです。洗い出しの作業は「業務の棚卸し」と呼ばれ、引継ぎマニュアルの土台になります。

棚卸しの際は、以下のように分類すると漏れを防ぎやすくなります。

洗い出した業務は「発生頻度×影響度」の2軸で優先順位をつけてからマニュアル化に着手しましょう。毎日発生する業務や、漏れた場合の影響が大きい業務から先にマニュアルを整備すると、限られた時間でも効果の高い引継ぎ資料が作れます。

前任者にとっては日々こなしている業務であるため、細かいルールや注意事項が一度振り返っただけでは思い出せないこともあるでしょう。引き継ぐまでに時間がある場合は、業務を進行しながら数ヶ月かけて整理するのも一つの方法です。

③どのような媒体で引継ぎマニュアルを作るか決める

引継ぎマニュアルをどのような媒体で作成するかも、重要なポイントです。マニュアル作成の際にExcel・Word・PowerPointなどを使用するか、オンラインで共有できるGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを使用するかなど検討しましょう。

GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントであれば、複数の担当者が同時に閲覧・編集が可能なため、便利です。ただし、引継ぎマニュアルの中には、個人情報や取引先の連絡先など重要な情報が含まれている場合もあるため、業務内容や社内規則などを考慮し、データの取り扱いに注意しながら媒体を選ぶと良いでしょう。

④引継ぎマニュアルを作成する

準備が整ったら、「わかりやすい引継ぎマニュアルに記載すべき7つの項目」に沿って引継ぎマニュアルを作成しましょう。実際に作成を始めると、追加すべき項目が見つかったり変更点が出てきたりと、想像以上に時間がかかる場合があります。漏れや誤りがないよう確認しながら、できるだけ余裕をもって進めてください。

作成時に意識したい4つのコツを、以下の表にまとめました。

「迅速に対応する」のような曖昧な表現は避け「24時間以内に一次回答を返す」のように数字や固有名詞を使って具体的に記載しましょう。誰が読んでも同じ手順で業務を進められる状態が理想です。

引継ぎに限らず、社内のさまざまな業務マニュアルを作成する際の基本手順や、現場で定着させるための成功のコツについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

関連記事：マニュアル作成完全ガイド｜ 5つの手順や成功のコツ、おすすめツールを解説 

⑤上司や同僚にも確認してもらい必要に応じて修正する

引継ぎマニュアルを作成した後は、上司や同じ業務を担当している同僚に確認してもらいましょう。業務に対して知識のあるメンバーであれば、間違いや漏れなどを見つけやすいです。

複数の視点からのフィードバックを得ながら必要に応じて修正することで、引継ぎマニュアルの内容がより充実し、後任者の理解度アップが期待できます。

さらに、修正後に時間をおいてから、実際に引継ぎマニュアルを使用して業務を進行してみると良いでしょう。内容が正確か、不足している情報がないかなどを確認できるため、より精度の高いマニュアル作りが目指せます。

分かりやすい引継ぎマニュアルに記載すべき7つの項目

引継ぎマニュアルに記載すべき項目は、以下の6つです。

• 業務の目的と概要

• 業務のスケジュールや発生する頻度

• 業務の流れ

• 業務に関係する人の情報

• トラブルが生じた場合の対処法

• 未処理事項・懸念事項

• 業務に関連する資料などの保管場所

これらの項目を押さえることで後任者がスムーズに業務を引き継ぎ、トラブルを未然に防げるでしょう。それぞれの項目について詳しく解説します。

業務の目的と概要

まず、引継ぎマニュアルに業務の目的と概要を明確に記載しましょう。その業務が全体の中でどのような役割を果たすのか把握することで、後任者が実際の業務に取り掛かりやすくなります。

記載する際は「Why（なぜやるのか）」「What（何をやるのか）」「How（どうやるのか）」の3つの観点を意識してください。

目的を先に伝えることで、後任者は手順の背景を理解したうえで業務に取り組めます。

業務の背景や目的を理解すれば、ただ作業をこなすだけでなく、納得感をもって取り組めるようになるでしょう。

業務のスケジュールや発生する頻度

業務が発生する頻度も、明確に記載してください。例えば、毎週行う会議や月末に提出する報告書の作成など、定期的に発生する業務のスケジュールを具体的に記載しましょう。

また、特定の時期に発生する年末調整や決算業務なども記載しておくべきです。特に年に1〜2回しか発生しない業務は手順を忘れやすいため、マニュアルに残しておく効果が大きいといえます。

週間・月間・年間・突発それぞれのスケジュールを把握することで、業務の見通しが立ちやすくなります。

業務の流れ

業務スケジュールに記載した項目ごとに、業務の流れや手順を追記します。各ステップで使用するツールやフォーマット、入力すべきシステムの画面名まで具体的に載せましょう。

手順を記載する際は「1つの手順に1つの動作」を原則にしてください。「データを確認して承認する」ではなく「①データの内容を確認する」「②問題がなければ承認ボタンを押す」と作業を分けて記載すると、初めて作業する後任者でも迷わず進められます。

また、引継ぎマニュアルとは別にシステムやOA機器のマニュアルがある場合は、保管先や参照ページも記載してください。

業務に関係する人の情報

業務に関係する人の情報も欠かせません。社内の担当部署・取引先の連絡先などを一覧にして記載しましょう。

連絡先だけでなく「この担当者にはメールよりも電話が早い」「この取引先は月初の午前中が連絡しやすい」といった対応のコツも補足すると、後任者が関係構築をスムーズに進められます。

また、緊急時の連絡先も記載しておくと安心です。どこに連絡すべきかが明確になっていると、トラブル時にも素早く対応できるでしょう。

トラブルが生じた場合の対処法

トラブルが生じた場合の対処法も、具体的に記載すべきです。後任者は経験が浅いため、トラブルが生じた際の対応が分かりません。

「〇〇のトラブル発生時には、まず△△部署の□□さんに連絡し、手順××で対応した」という過去の具体例を記載しておくと、実際の対処に役立ちます。

対処の手順だけでなく、過去にどのような判断を行い、その結果どうなったかという教訓まで残しておくと、後任者は同様のトラブルが発生した際に自分で判断しやすくなるでしょう。

未処理事項・懸念事項

引継ぎの場面で後任者が最も困るのは「現在進行中でまだ片付いていない案件」や「今後起こりうるリスク」の把握です。手順やスケジュールが完璧にまとまっていても、未処理の案件が引き継がれなければ、対応が漏れてトラブルにつながります。

そのため、以下のような情報を漏れなく記載してください。

• 現在進行中の案件とその進捗状況

• 期限が迫っているタスク

• 対応が保留になっている事案と保留の理由

• 今後発生する可能性のあるリスクや注意事項

未処理の案件がない場合でも「未処理事項：なし」と明記しておきましょう。記載がないと、後任者は「書き忘れなのか、本当にないのか」を判断できません。

業務に関連する資料などの保管場所

業務に関連する資料やデータの保管場所を明確に記載してください。どこに保管されているか、どのように調べられるか記載することで、必要な資料を迅速に見つけ出せます。

データのフォルダ構成が複雑な場合は「共有ドライブ > 営業部 > 2026年度 > 月次報告」のように階層ごとにフォルダ名とファイル名まで具体的に記載するのがおすすめです。

とはいえ、保管場所を細かく記載しても、フォルダ階層が深かったり資料が大量にあったりすると、目的のファイルにたどり着くまで時間がかかります。

資料の「場所」を管理するだけでなく「中身」にすぐアクセスできる仕組みがあると、後任者の負担は軽くなります。

Rimoの「ナレッジAIエージェント」は、社内資料をアップロードしておけば「〇〇の申請フォーマットはどれ？」と聞くだけで、該当する資料の内容をもとに回答します。

どのフォルダにあるかを覚えていなくても中身を引き出せるため、保管場所を探す手間そのものをなくせるでしょう。

分かりやすい引継ぎマニュアルを作成するコツ4選

分かりやすい引継ぎマニュアルを作成するコツは、以下の4つです。

• 業務の順番どおりに記載する

• 予備知識のない初心者でも理解できる言葉を使う

• 写真や図などを使って理解しやすくまとめる

• 結論→補足の順番で記載する

引継ぎマニュアルを作成する際は、誰が見ても理解しやすい内容に仕上げることが大切です。それぞれ具体的に紹介します。

業務の順番どおりに記載する

引継ぎマニュアルは、業務の順番どおりに記載するのがポイントです。業務の流れに沿って順序立てて説明することで、後任者が自然な形で業務を理解しやすくなります。誰でも引継ぎマニュアルどおりに進めれば業務が完了できるように、記載してください。

例えば、業務の準備から始まり、どのような状態になると完了かなどの目安も記載しておくと安心です。業務完了時の報告先やトラブル発生した際の連絡先を載せておくと、円滑に業務を進められます。

また、重要なポイントや注意点も順番に記載することで、誤解やミスを未然に防げるでしょう。

予備知識のない初心者でも理解できる言葉を使う

引継ぎマニュアルは、予備知識のない初心者でも理解できる言葉を使ってください。専門用語や業界特有の言葉は、慣れていない方には伝わりにくいです。このような言葉をできるだけ避け、一般的な表現で説明することで後任者が迷わずにマニュアルを理解できるでしょう。

また、専門用語を多く使用する会社の場合は、用語集を作成してマニュアルに添付するのも1つの方法です。言葉の定義や具体例などを加えておくと、後任者の成長にも役立つでしょう。これにより、誰でも理解しやすい引継ぎマニュアル作りが目指せます。

写真や図などを使って理解しやすくまとめる

写真や図などを挿入することで、視覚的に理解しやすいマニュアル作りが目指せます。文章による説明だけではイメージしにくい業務も、実際の写真を添えることで理解に繋がりやすくなるでしょう。

例えば、システムの操作手順を説明する際には、スクリーンショットを挿入してから説明文を記載するのがおすすめです。これにより視覚的に情報を理解しやすくなります。

また、業務によってはフローチャートが有効な場合もあります。全体の流れが一目でわかるため、適切な位置に挿入すると良いでしょう。

結論→補足の順番で記載する

引継ぎマニュアルは、「結論→補足」の順番で記載することを心掛けましょう。先に知るべき結論や重要なポイントを把握することで、そのあとの詳細や補足が理解しやすくなります。

例えば、「顧客対応の基本ルール」を説明する際、まず「顧客からの問い合わせには24時間以内に対応する」と結論を載せましょう。次に「問い合わせの種類に応じて対応方法を変える」などの補足をします。

これにより、後任者は重要なポイントを見逃さずに業務内容を把握できるでしょう。結論を先に示すことで、理解しやすいマニュアルを作成できます。

引継ぎマニュアルで業務を引き継ぐ際の3つのポイント

引継ぎマニュアルが完成したら、実際に引き継ぎを開始します。後任者に引き継ぐ際のポイントは以下の3つです。

• 引継ぎマニュアルを渡すだけでなく口頭でも説明する

• 実際に引継ぎマニュアルを使って課題があれば改善する

• 後任から来そうな質問を先回りしてFAQを作っておく

上記のポイントを押さえることで、後任者が業務のイメージを掴み、スムーズに業務を開始できるでしょう。

関連記事：業務引継ぎのやり方とは？ あるあるの失敗を避けてイライラしない方法

引継ぎマニュアルを渡すだけでなく口頭でも説明する

引継ぎマニュアルを作成して渡すだけでは、後任者がすべてを理解するのは難しい場合があります。マニュアルを渡す際は、口頭で説明する時間も設けてください。具体的な業務の流れや手順を説明し、遵守しなくてはならない注意点は必ず伝えましょう。

引継ぎマニュアルだけでは伝わりにくい業務のコツやノウハウも共有することで、後任者がより理解を深められます。

最後に質問を受け付ける時間を設けたり、実際に一緒に業務を実践したりすることも、サポートするうえで大切です。

実際に引継ぎマニュアルを使って課題があれば改善する

引継ぎマニュアルは一度作成したら終わりではありません。実際に後任者が引継ぎマニュアルを使用して業務を進める中で、課題や改善点が見つかることがあります。このような場合、後任者からの質問や反応を参考にしてマニュアルを見直し、適切に修正や追記を行いましょう。

例えば、「顧客対応の手順」について不明確な点があった場合、後任者は「この状況ではどう対応すべきか？」と質問してくることがあります。この質問を基に状況をイメージしながらマニュアルに具体例を追記します。

後任者がスムーズに業務に取り組んだり、将来の引継ぎで同じ問題を防いだりするためにも、マニュアルの改善は重要な作業です。

後任から来そうな質問を先回りしてFAQを作っておく

引継ぎが完了した後も、後任者から前任者へ電話やメールで問い合わせが来るケースは少なくありません。引継ぎマニュアルの末尾に「よくある質問（FAQ）」のセクションを設けておくと、問い合わせの頻度を大幅に減らせます。

FAQを作成する際は、以下のような質問を5〜10個想定して回答を用意しておくと効果的です。

• 判断に迷いやすい場面（「AとBのどちらで対応すべきか」）

• イレギュラーな依頼が来たときの対応フロー

• 過去に自分がつまずいた箇所やミスした経験

• 関係者ごとの連絡タイミングや対応方針

前任者がすでに異動・退職してから問い合わせが来ても対応しにくいため「聞かれそうなことはマニュアル作成の段階で先回りして書いておく」という姿勢が重要です。

引継ぎマニュアルの管理・編集におすすめなツール5選

引継ぎマニュアルは作成して終わりではなく、後任者からのフィードバックを受けて修正・追記を繰り返しながら精度を高めていく資料です。ExcelやWordのファイルをメールでやり取りしていると、どれが最新版か分からなくなったり、複数人での同時編集ができなかったりする問題が起こりやすくなります。

共同編集・バージョン管理・検索性に優れたツールを活用すれば、マニュアルの更新や管理がスムーズに進みます。ここからは引継ぎマニュアルの管理・編集に役立つツールを紹介します。

• AIが前任者のやり方を答える『Rimo ナレッジAIエージェント』

• 不明点を質問しやすい『ナレカン』

• シンプルでITに詳しくなくても使いやすい『Stock』

• e-ラーニングの作成も可能な『iTutor』

• 引継ぎマニュアルの作成・一元管理が可能な『マニュアル博士』

AIが前任者のやり方を答える『Rimo ナレッジAIエージェント』

Rimoの『ナレッジAIエージェント』は、社内資料をアップロードするだけで、AIが自社の業務内容を学習し、質問に答えてくれるサービスです。引継ぎマニュアルの管理・活用に活用できます。

使い方はシンプルで、既存の業務マニュアル・手順書・過去の対応記録をアップロードするだけです。AIがその内容を解析し「社内のやり方」を理解した状態になります。

後任者は、分からないことが出てきたときに、マニュアルのどこに書いてあるかを探す代わりに、AIへ「この業務の手順は？」「〇〇のトラブルはどう対応する？」と質問するだけで答えを得られます。

前任者がすでに異動・退職していて直接聞けない場合でも、蓄積された資料をもとに前任者のやり方を確認できるため、引継ぎの抜け漏れを防げるでしょう。

マニュアルに書ききれなかった細かな判断や、口頭でしか共有されていなかったノウハウも、過去の対応記録ごと取り込んでおけば、AIが文脈を踏まえて回答します。

ISO27001・ISO27017を取得し、入力データがAIの学習に使われない設計のため、顧客情報や取引先の連絡先を含む業務資料も安心して取り込めます。

▶ ナレッジAIエージェントのサービス概要をチェックする 

不明点を質問しやすい『ナレカン』

出典：ナレカン

『ナレカン』は、社員の知識やノウハウを一元管理して人材育成に役立てる「ナレッジ管理」を効率的に行うためのツールです。社員のパソコンの中や頭の中にある情報を『ナレカン』を通して共有することで、即アクセスできます。

またWord・Excel・PowerPoint・PDFなどのファイルを添付するだけでAIが自動でナレッジ化するので、余分な手間や時間が省けます。また高精度の検索機能を備えているため、思い通りに検索可能です。

このように、多くの業務をサポートする『ナレカン』は、引継ぎマニュアル作成にも向いているでしょう。

シンプルでITに詳しくなくても使いやすい『Stock』

出典：Stock

『Stock』は、シンプルな操作性が特徴のドキュメント管理ツールです。ITに詳しくない方でも直感的に使えるため、誰でも簡単に社内の情報をストックできます。チャットツールでありがちな「情報が流れてしまい確認できない」といった課題もなく、管理のしやすさが魅力です。

また、ドラッグ＆ドロップでファイルを簡単にアップロードできます。記載内容は編集履歴として記録されるため、復元も可能です。

さらにリアルタイムでの共同編集機能も備えており、複数の担当者が同時に作業できます。このような機能を引き継ぎマニュアル作成に活かすことで、手間が軽減できるでしょう。

e-ラーニングの作成も可能な『iTutor』

出典：iTutor

『iTutor』は、ドラッグ＆ドロップでe-ラーニングの作成が可能なツールです。引継ぎマニュアルを単なる文書としてだけでなく、社内の教育ツールとしても活用できます。例えば、動画やクイズを組み込んだコンテンツの作成により、後任者が楽しみながら感覚的に理解することができるでしょう。

また、『iTutor』は、PowerPointのように直感で使いこなせる操作性が魅力です。「取込→編集→出力」の3ステップでマニュアルもできるため、簡単に早く引継ぎマニュアルを作成したい方にもおすすめです。

引継ぎマニュアルの作成・一元管理が可能な『マニュアル博士』

出典：マニュアル博士

『マニュアル博士』は、社内マニュアルやeラーニングサイトを手軽に作成・共有できるクラウドサービスです。

動画やPDFなどのマニュアルを一元管理でき、ログイン制限付きの配信サイトも簡単に構築可能です。

動画編集ツールも利用できるので、マニュアルを動画化して伝わる引継ぎマニュアルを作成できます。

 AIナレーション・自動翻訳・パワポ取り込み・自動テロップなど、動画制作を効率化する機能も充実しています。

動画制作のサポートやサイト運用のコンサルティングもあるので、初めての企業でも安心。引継ぎマニュアルの内製化と活用をしっかり支援します。

引継ぎミーティングをマニュアル化するなら『Rimo Voice』もおすすめ！

出典：Rimo Voice

音声データをAIが文字起こし・要約してくれる『Rimo Voice』を使えば、引継ぎミーティングを簡単にマニュアル化できます。効率的に引継ぎマニュアルを作成したい方は、『Rimo Voice』がおすすめです。

共同編集や共有もできるため、上司や同僚と確認しながら効率的にマニュアル作りを進められます。また、オンライン上でデータを管理するのは不安な方もいるでしょう。『Rimo Voice』は、セキュリティ対策が万全なので機密情報も安心して扱えます。

他にも録音・文字起こし・要約・議事録の作成もできるため、引継ぎマニュアルの作成以外にも幅広い用途で活用できます。無料トライアルを用意しているので、効率的に引継ぎマニュアルを作成したい方はぜひ一度お試しください。

まとめ：分かりやすい引継ぎマニュアルを作成しよう！

引継ぎマニュアルは、業務の継続性と効率性を保つために欠かせないツールです。分かりやすい引継ぎマニュアルを作成するには、業務の順番どおりに記載したり、視覚的に理解しやすくまとめたりして工夫することが大切です。

さらに適切なツールを使用しながら、将来的にも管理・編集しやすいマニュアルを作成するのがポイントです。これらを押さえた引継ぎマニュアルを『Rimo Voice』で作成し、スムーズな業務の引き継ぎを目指しましょう。

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