ナレッジシェアとは？社内推進の方法と役立つツール6選を紹介

ビジネス環境の変化や技術革新が急速に進む中で、企業の競争力を維持・向上させるためには、ナレッジシェアが欠かせません。しかし、具体的な方法が分からなかったり、ナレッジシェアを実施しているもののうまくいかなかったりするケースもあるでしょう。

本記事では、ナレッジシェアの効果的な方法や、おすすめのツールを紹介します。ナレッジシェアによって生産性を向上させたい方は、ぜひ参考にしてください。

ナレッジシェアとは？

ここでは、ナレッジシェアの基本知識として、以下の2点を解説します。

• ナレッジの基本的な定義

• ナレッジシェアが注目される理由

まずはナレッジシェアがどのようなものなのか、理解を深めましょう。

ナレッジの基本的な定義

ナレッジシェアとは、組織や個人が持つ知識や経験、スキルなどを共有して、組織全体のパフォーマンス向上を図る取り組みです。

具体的には、業務ノウハウやプロジェクトの成功事例、技術的な知見などを共有します。

ナレッジシェアの目的は、組織内での情報流通を活性化して、全体のスキル・知識レベルを底上げすることです。

例えば、プロジェクトの成功事例を共有することで、同じミスを繰り返さないようにできる上に、他のメンバーがプロジェクトに取り組む際に活かせます。

ナレッジシェアは、単に情報を共有するだけでなく、組織全体の成長を促進する重要な活動だと言えるでしょう。

ナレッジシェアが注目される理由

ナレッジシェアが注目される理由は、業務効率や生産性の向上が期待されるからです。

社員一人ひとりのスキルアップやキャリア形成にも役立つため、多くの企業で重要視されています。

ビジネス環境が変化し続ける中で、迅速な意思決定と対応が求められるため、情報の共有は組織の競争力を維持するための鍵となるでしょう。

特に、新しい市場に進出する際には、過去の市場調査のデータや成功事例を基にしたスピーディーな意思決定が求められます。

ナレッジシェアには、社員のモチベーションを高める効果もあります。

自身の知識や経験が組織全体で活用されることで、社員は自分の価値を実感し、仕事への意欲が向上するでしょう。

ナレッジシェアのメリット

ナレッジシェアを実践することで、以下の4つのメリットを得られます。

• 業務効率が改善し生産性が高まる

• 業務の属人化が解消される

• 人材育成が促進される

• 社内情報の連携が活性化する

メリットを把握しておけば、前向きな気持ちでナレッジシェアの推進に取り組めるでしょう。

業務効率が改善し生産性が高まる

ナレッジシェアを行えば、手順やノウハウを参照しながら業務を進められるため、同じミスを繰り返さずに済む上に短期間での業務を遂行できます。

例えば、新しいプロジェクトに取り組む際に、過去の成功事例や失敗事例を参照することで、効率的に計画を立てられるでしょう。

また、業務の標準化が進むことで、作業のばらつきが減り、品質の安定が図れます。

ナレッジシェアによって得られた情報を基に、既存の業務プロセスを見直し、無駄を削減することもできます。

このように、ナレッジシェアによって社員一人ひとりが効率的に業務を遂行し、生産性を向上させられるのです。

業務の属人化が解消される

業務のノウハウや知識を組織全体で共有することで、業務の属人化を防ぎ、誰でも質の高い業務を遂行できる環境が作れます。

社員による品質のムラをなくすことで、特定の個人に業務が集中することなく、全員が平等に業務を分担できるでしょう。

特定の社員が休暇を取った際にも他の社員がスムーズに業務を引き継げるため、業務が滞りにくくなります。

さらに、ナレッジシェアによって業務プロセスの透明性がアップし、社員間の協力体制が強化されます。

業務を効率化できるだけでなく、メンバー間の関係性も良くなるのも嬉しいポイントです。

人材育成が促進される

新入社員や若手社員が先輩の知識・経験を共有してもらうことで、早期に戦力として活躍しやすくなります。

ナレッジシェアの環境が整っていることで、新しい社員が短期間で組織に馴染み、スキルを身につけられるでしょう。

また、社員同士のコミュニケーションが活発になることで、組織全体に一体感が生まれ、チームワークが強化されます。

例えば、定期的にナレッジシェアのセミナーやワークショップを開催し、社員が互いの知識や経験を共有する機会を設けるとよいでしょう。

ナレッジを共有できるだけでなくコミュニケーションのきっかけにもなり、信頼関係の構築にも役立ちます。

社内情報の連携が活性化する

規模の大きい会社ほど、部門間での連携に課題があるケースも珍しくありません。

社内全体で売上アップや顧客満足度の向上などを達成するためには、部門の壁を超えた連携が必要です。

ナレッジシェアを促進すれば、部門間での情報交換が活発になり、組織全体で一丸となって業務に取り組めます。

例えば、マーケティング部門と営業部門が密に連携することで、顧客ニーズに迅速に対応して効果的なマーケティング戦略を立てられます。

部門間の情報共有が進むことで、組織全体の意思決定もスピーディーになり、競争力の強化が可能です。

ナレッジシェア推進の方法

ここでは、ナレッジシェアを推進する際の具体的な方法を紹介します。

• ナレッジシェアを推進する担当者を決める

• 共有すべきナレッジを明確にする

• 社内にナレッジシェアの重要性を理解してもらう

• ナレッジシェアに使うツールを選定する

上記の方法を実践すれば、効率的にナレッジシェアを進められるでしょう。

ナレッジシェアを推進する担当者を決める

まずは、ナレッジシェアを推進する担当者を決めましょう。

各自の自助努力では進みにくいため、推進役を明確にすることが大切です。担当者は、ナレッジシェアの計画策定・進行管理・成果の評価などを行い、プロジェクトを円滑に進める役割を担います。

また、ナレッジシェアの重要性を理解した上で、全社員にメリットを伝える必要があります。

ナレッジシェアの進捗を定期的に確認し、必要な改善策を講じるのも役割のひとつです。

組織内での信頼を得ており、社員からの意見や提案を積極的に受け入れる姿勢のあるメンバーを選定すると良いでしょう。

共有すべきナレッジを明確にする

何のためにナレッジを共有するかを明確にし、共有すべきナレッジの範囲を明確にします。

「情報は集まったけど、業務改善やスキルアップには使えない」という事態を防ぐために、注意が必要です。

共有するナレッジは、具体的かつ実用的な内容にしましょう。

業務手順・プロジェクトの進行方法・技術的なノウハウなど、社員が実際に活用できる情報を提供することが求められます。

定期的にナレッジの見直しを行い、常に最新の情報を提供しましょう。

これらを実践すれば、社員は常に最新の知識や技術を身につけ、業務の効率化とスキルアップを図れます。

社内にナレッジシェアの重要性を理解してもらう

全社員がナレッジシェアの重要性を理解し、積極的に参加することが必要です。

研修やセミナーを通じて、ナレッジシェアのメリットや具体的な実践方法を周知しましょう。

社員がナレッジシェアの価値を実感できるような取り組みを行うことが重要です。

例えば、成功事例を共有したあとに生じた成果を共有することで、ナレッジシェアの効果を具体的に伝えられます。

また、ナレッジシェアに参加する社員に対して、インセンティブを提供するのも手段のひとつです。

社員はナレッジシェアを自身の成長機会と捉え、積極的に情報を共有するでしょう。

ナレッジシェアに使うツールを選定する

情報の蓄積や共有がスムーズに行えるツールを選び、社員が使いやすい環境を整備することも大切です。

ナレッジシェアのツールは、使いやすさや機能性を重視して選ぶと良いでしょう。

特に、検索機能が充実しているツールや、リアルタイムで情報を共有できるツールがおすすめです。

また、ツールのセキュリティ対策をチェックすることも重要です。

機密情報を扱う場合には、アクセス権限を設定し、情報の漏洩を防ぐ対策を講じられるツールを選びましょう。

ツールの選定においては、社員の意見を反映させるよう意識してください。

社員にとって使いやすいツールを選べれば社内でスムーズに浸透してナレッジシェアの効果を最大限に引き出せます。

また、ツールを導入する際には、社員全員が使いこなせるように研修を設けると良いでしょう。

ナレッジシェアに役立つツール 6選

ナレッジシェアを促進する際には、ツールを活用するのが効果的です。

ここでは、特におすすめの6つのツール紹介します。

• ナレッジを蓄積するツール ①『Rimo Voice』

• ナレッジを蓄積するツール②『Stock』

• マニュアルを作成するツール①『Teachme Biz』

• マニュアルを作成するツール② 『トースターチーム』

• 社内FAQを構築するツール①『Qast』

• 社内FAQを構築するツール②『Helpfeel』

目的に応じて最適なツールを選ぶことで、ナレッジシェアによる高い成果を得やすくなるでしょう。

ナレッジを蓄積するツール①『Rimo Voice』

引用元：https://rimo.app/about/voice

『Rimo Voice』は、会議やMTGなどの音声や動画をアップロードすることで、文字起こし・要約作成を自動で行ってくれるツールです。

リアルタイムで録音しながらテキスト化することも可能です。

音声や動画がテキスト化されるため、あとから必要な場所を探すときにテキスト検索で簡単に参照できます。

ノウハウに落とし込んで社内で共有しやすいでしょう。

また、AIが自動作成した要約を元にドキュメントを共同編集・共有することも可能です。

セキュリティ対策が万全で、機密性の高い情報でも安心して使えます。

誰がどのような発言をしたのかを自動で判断できる話者識別機能や、専門性の高い用語を登録できる辞書登録機能が搭載されているのも嬉しいポイントです。

無料トライアルもあるため、ぜひお気軽に試してみてください。

ナレッジを蓄積するツール②『Stock』

引用元：https://www.stock-app.info/

『Stock』は、情報のストックに特化したツールで、プロジェクトの進行状況やノウハウを簡単に共有できます。

直感的な操作性が特徴で、誰でもすぐに使いこなせるのが魅力です。

『Stock』を活用することで、情報の一元管理が可能となり、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できます。

チームメンバー間のコミュニケーションも円滑になり、業務効率が向上します。

ドキュメントのバージョン管理機能を備えており、過去の変更履歴を簡単に確認することができるため、情報の整合性を保てるでしょう。

マニュアルを作成するツール①『Teachme Biz』

引用元：https://biz.teachme.jp/

『Teachme Biz』は、手順書やマニュアルを簡単に作成できるツールです。

視覚的なガイドラインを作成できるため、誰でも理解しやすいマニュアルを作成できます。

『Teachme Biz』を導入することで、業務手順を標準化し、新入社員のトレーニングを効率化することが可能です。

また、マニュアルの更新も簡単に行えるため、常に最新の情報を共有できます。

業務の質を一定に保ち、新入社員が短期間で業務に馴染めるでしょう。

視覚的なガイドラインを使用することで、複雑な手順も分かりやすく説明することができ、社員の理解を深めるのに役立ちます。

マニュアルを作成するツール②『トースターチーム』

引用元：https://toaster.how/

『トースターチーム』は、マニュアル作成を効率化するツールです。

テンプレートを使って簡単にマニュアルを作成でき、操作が簡単で誰でもすぐに使い始められます。

『トースターチーム』を活用することで、業務手順を一貫して共有し、社員全員が同じ手順で作業を行うことができるようになります。

ミスを減らし業務の標準化を図ることができるでしょう。

また、テンプレートを使用することで、マニュアルの作成時間を大幅に短縮することができ、効率的に業務を進めることが可能です。

社内FAQを構築するツール①『Qast』

引用元：https://qast.jp/

『Qast』は、社内FAQを簡単に作成できるツールです。

社員が頻繁に質問する内容をまとめておくことで、業務の効率化が図れます。

『Qast』を活用することで、社員が必要な情報を迅速に見つけることができ、問い合わせにかかる時間を大幅に削減できます。

FAQの内容を定期的に更新することで、常に最新の情報を提供することができるため、社員の生産性が向上し、業務の効率化が図れるでしょう。

また、FAQのデータを分析することで、社員の共通の疑問点を把握し、必要な教育やトレーニングを提供することが可能です。

社内FAQを構築するツール②『Helpfeel』

引用元：https://www.helpfeel.com/

『Helpfeel』は、AIを活用したFAQ作成ツールで、社員の質問に迅速に答えられます。

直感的な操作で誰でも使えるのが特徴です。

『Helpfeel』を導入することでAIが自動でFAQを作成し、社員が必要な情報をすぐに見つけられます。

問い合わせの履歴を分析することで、よくある質問を把握し、さらなる業務効率化を図ることができるでしょう。

このようにAIが学習を続けることで、FAQの精度が向上し、より的確な情報を提供することが可能です。

ナレッジシェアに関するよくある質問

ナレッジシェアに関して寄せられることの多い、以下の5つの質問に回答します。

• ナレッジシェアの評価方法は？

• ナレッジシェアの文化を組織に定着させる方法は？

• ナレッジ シェアの効果はどれくらいで現れる？

• ナレッジシェアを進める際の注意点は？

• ナレッジシェアがうまくいかない要因は？

上記の疑問をあらかじめ解消しておくことで、トラブルを未然に防ぎやすくなるでしょう。

ナレッジシェアの評価方法は？

ナレッジシェアを評価する際には、定量的な指標と定性的なフィードバックを組み合わせることが重要です。

ナレッジシェア後にどれだけ業務効率が向上したかを数値化したり、社員からフィードバックを受けたりすると良いでしょう。

数値化する際には、業務の進行スピードやエラーの減少率などをチェックしてください。

また、社員の満足度や利用頻度などの定性的なデータも合わせて評価することで、ナレッジシェアの全体的な効果を把握できます。

効果を測定したあとには、必要に応じて改善策を講じることが可能です。

ナレッジシェアの文化を組織に定着させる方法は？

ナレッジシェアの文化を定着させるためには、経営層を始めとする全社員からのサポートが必要です。

ナレッジシェアを評価・奨励する制度を導入し、成功事例を共有することで、全社員の意識を高められます。

また、定期的にナレッジシェアの重要性を啓蒙する研修やセミナーを開催するのも効果的です。

さらに、ナレッジシェアの成果を定期的にフィードバックし、社員のモチベーションを維持することも重要です。

これらを実践することでナレッジシェアの文化が組織全体に浸透し、持続的に取り組めるでしょう。

ナレッジシェアの効果はどれくらいで現れる？

ナレッジシェアの効果が出現するまでの期間は、短期的なケースから中長期的なケースまでさまざまです。

短期的には業務効率の改善が見られ、中長期的には組織全体の生産性向上や人件費の削減などが期待できます。

具体的には、プロジェクトの進行スピードが向上したり、エラーの発生率が減少したりするでしょう。

社員のスキルアップにもつながるため、継続的にナレッジシェアに取り組めば組織全体の成長も実感できるでしょう。

効果の現れ方は組織や状況によりますが、持続的な取り組みが重要です。

ナレッジシェアを進める際の注意点は？

ナレッジシェアを進める際には、情報の機密性や正確性に注意することが重要です。

ツールのセキュリティ対策のチェックはもちろん、社員が使う際のルール作りも重要になります。

機密情報の取り扱いやアクセス権限の設定などを明確にし、情報漏洩を防ぐ対策を講じましょう。

また、情報の更新を定期的に行い、常に最新の情報を提供することも重要です。

ナレッジシェアの過程で得られたフィードバックをもとに、改善策を講じることで、より効果的な情報共有を行えます。

ナレッジシェアがうまくいかない要因は？

ナレッジシェアがうまくいかない要因としては、社内にナレッジシェア文化の醸成ができていないことや、不適切なツールを導入していること、ナレッジの更新が滞っていることなどが考えられます。

これらを防ぐためには、継続的な教育やサポートが必要です。

例えば、定期的に研修やセミナーを開催し、社員全員がナレッジシェアの重要性を理解し、積極的に参加できる環境を整えましょう。

また使いやすいツールを選定し、社員のスムーズな情報共有を促すことも大切です。

ナレッジシェアを促進するなら『Rimo Voice』の活用がおすすめ！

社内でナレッジシェアの促進をしたい方には、AI自動要約ツール『Rimo Voice』がおすすめです。

優れたノウハウがあってもスピーディーに資料化・共有できないと悩む方も少なくありません。

『Rimo Voice』を使えば会議やMTGをリアルタイムで録音しながら文字起こし・要約作成をしてくれるため、ノウハウを簡単に抽出できます。

同じ画面で資料を作成し、URLで共有できる機能や誰が発言したノウハウかをすぐに判断できる話者識別機能も搭載されており、手間を削減できるのも嬉しいポイントです。

無料トライアルもあるので、興味のある方はぜひ試してみてください。

ナレッジシェア文化を根付かせて組織の力を引き出そう

ナレッジシェアを促進することで、情報共有が活性化して、社員全員が協力し合う体制が整う・組織の競争力が高まる、などのメリットを得られます。

本記事で紹介したツールを活用すれば、効果的なナレッジシェアを推進することで組織全体の力を引き出し、業務効率化や業績アップを実現できるでしょう。

ぜひ本記事を参考にして、社内でのナレッジシェアを効率的に促進し、生産性の向上などを成功させてください。

最終更新日: 2024 / 9 / 12