ナレッジ共有（ナレッジシェア）とは？属人化を防ぐ完全ガイド＆ツール12選

ナレッジ共有とは、社員一人ひとりが持つ知識や経験、ノウハウを組織全体で使える状態にする取り組みです。「ナレッジシェア」「ナレッジシェアリング」もほぼ同じ意味で使われます。

「特定の社員に業務が集中していて、その人が休むと仕事が止まる」
「マニュアルを作ろうと何度も話に出るのに、忙しさで立ち消えになる」
といった悩みを抱える方もいるのではないでしょうか。

人材の流動が激しくなった今、知識が個人に溜まったままでは、退職とともにノウハウが失われるリスクが高まります。

本記事では、ナレッジ共有の意味や求められる理由、得られるメリットに加えて、多くの企業がつまずく定着しない原因と解決策、社内で推進する方法、課題・目的別のおすすめツール12選までを解説します。

導入を検討している方はもちろん、一度試してうまくいかなかった方も、自社に合った進め方を見つけられるので、ぜひ参考にしてください。

ナレッジ共有（ナレッジシェア）とは？意味と目的

ナレッジ共有（ナレッジシェア）とは、組織や個人が持つ知識・経験・スキルを共有し、組織全体のパフォーマンスを高める取り組みです。目的は、個人に閉じている知恵を組織の資産に変え、誰もが同じ質で業務を進められる状態をつくることにあります。

この章では、次の3点を解説します。

• ナレッジ共有の意味と目的

• ナレッジマネジメント・情報共有との違い

• 本質は「暗黙知」を「形式知」に変えること

言葉の意味だけでなく、似た用語との違いや本質まで押さえると、自社で何をすべきかが見えてきます。 

ナレッジ共有の意味と目的

ナレッジ共有の目的は、組織内の情報の流れを活発にし、全体の知識レベルを底上げすることです。共有する対象は、業務手順やプロジェクトの成功事例、技術的な知見など、社員が実際に活用できる情報を指します。

例えば、あるプロジェクトの成功事例を共有すれば、別のメンバーが同じテーマに取り組むときに参照でき、同じ失敗を繰り返さずに済みます。問い合わせ対応のコツをまとめておけば、担当者が不在でも他のメンバーが対応できます。

ナレッジ共有は、単に情報を渡すだけの活動ではありません。組織全体の成長につながる仕組みづくりそのものです。

ナレッジマネジメント・情報共有との違い

ナレッジ共有と混同されやすい言葉に「ナレッジマネジメント」と「情報共有」があります。

以下の表で、それぞれの位置づけを比較しました。

3つの違いは、扱う範囲の広さで整理できます。情報共有が「資料を渡すこと」だとすれば、ナレッジ共有は「その資料を使いこなすコツまで渡すこと」です。

ナレッジマネジメントは、この共有も含めて、知識の収集から活用までを一連の流れで回す経営手法を指します。ナレッジ共有は、その全体の中で「共有」の部分を担う活動と考えると、関係を整理しやすくなります。

本質は「暗黙知」を「形式知」に変えること（SECIモデル）

ナレッジ共有の本質は、言葉にしにくい知識を、誰でも使える形に変えることにあります。ここで鍵になるのが「暗黙知」と「形式知」という考え方です。

暗黙知とは、経験や勘のように、本人の頭の中にあって言語化されていない知識を指します。一方の形式知は、マニュアルや手順書のように、文章や図で共有できる知識です。ベテランが無意識に判断している「コツ」は暗黙知、それを書き起こした手順書は形式知にあたります。

この暗黙知を形式知に変えていくプロセスを体系化したのが、経営学者の野中郁次郎氏が提唱した「SECI（セキ）モデル」です。個人の経験を共有し、言語化し、組み合わせ、新たな実践へつなげる循環で、組織の知識が育っていくと説明されています。

ナレッジ共有で最初に取り組むべきは、この「頭の中にある知識をどう書き起こすか」です。ここが進めば、属人化の解消にも人材育成にも効いてきます。

暗黙知や形式知について詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。

関連記事：暗黙知・形式知とは？違いや変換方法、ナレッジマネジメントのコツを解説

関連記事：ノウハウ・ナレッジの意味や違いは？共有してビジネスに活かす方法も解説！

ナレッジ共有が必要な理由

ナレッジ共有が多くの企業で重視される背景には、働く環境の大きな変化があります。知識を個人に留めておくことがリスクになるためです。

主な理由は次の3つです。

• 業務効率や生産性の向上が求められているため

• 人材の流動が激しく、知識が失われやすいため

• リモートワークなど働き方が多様化しているため

組織において、ナレッジ共有がどのぐらい重要なのかを見ていきましょう。

業務効率や生産性の向上が求められるため

変化の速い今の時代は、仕事のスピードがそのまま成果に直結します。ところが、必要な知識が特定の人の頭の中にしかないと、その人に確認が取れるまで仕事が止まってしまいます。担当者が会議中や不在のときは、待つしかありません。

ナレッジ共有が進めば、過去の対応方法や判断の基準を誰でもすぐに調べられます。いちいち人に聞かなくても自分で進められるため、仕事のスピードが上がります。同じ質問に何度も答える手間もなくなり、一人ひとりが本来の業務に集中できるようになるでしょう。

人材の流動が激しく、知識が失われやすいため

年功序列や終身雇用が前提でなくなった今、キャリアアップのための転職は珍しくありません。企業にとっては、優秀な人材が持つ知識が外部へ流出するリスクが高まっています。

担当者が退職したとたんに業務が止まる状態を避けるには、知識を個人ではなく組織に蓄積しておくことが必要です。ナレッジ共有の仕組みがあれば、人が入れ替わっても一定の品質で業務を続けられ、新しい社員も早く戦力になれます。

リモートワークなど働き方が多様化しているため

近年は働き方の多様化によって、リモートワークや時短勤務、フレックス制度などを取り入れている企業が増えています。

企業の柔軟な対応は離職率を下げたり、社員のモチベーションを高めたりするメリットがある一方で、以下の課題があるのも事実です。

• 担当者に確認しないと判断できない業務が増える

• 会議やチャットで決まった内容が後から探しにくい

• 新入社員や異動者が、過去の経緯や暗黙のルールを把握しにくい

このような課題の解決には、仕事のノウハウが集約され、組織内で簡単に共有できる仕組みづくりが効果的です。業務の属人化が解消され、誰でも同じクオリティで仕事ができます。

ナレッジ共有で得られる5つのメリット

ナレッジ共有に取り組むと、業務の進め方から組織の関係性まで、幅広い効果が期待できます。とくに大きいのは、特定の人に頼らなくても業務が回る状態をつくれる点です。

主なメリットは次の5つです。

• 業務の属人化が解消される

• 業務効率が改善し生産性が高まる

• 人材育成・引き継ぎが早くなる

• 部門間の情報連携が活性化する

• 業務の改善点や優れた知識・ノウハウが見つかる

順番に解説します。

業務の属人化が解消される

業務のノウハウや知識を組織全体に共有することで、業務の属人化を防ぎ、誰でも質の高い業務を遂行できる環境が作れます。

社員による品質のムラがなくなるため、特定の個人に業務が集中することなく、全員が平等に業務を分担できます。

これによって、特定の社員が休暇を取得しても、他の社員にスムーズに業務を引き継ぐことが可能です。

さらに、ナレッジ共有によって業務プロセスの透明性がアップし、社員間の協力体制が強化されるメリットもあります。

業務を効率化できるだけでなく、メンバー間の関係性も良くなるのは組織にとって大きなメリットといえるでしょう。

業務の属人化を防ぐための具体的な手段である「引継ぎマニュアル」の作り方については、こちらの記事も参考にしてください。

関連記事：引継ぎマニュアルの作り方5ステップを解説！分かりやすくするコツも解説 　

業務効率が改善し生産性が高まる

手順やノウハウを参照しながら業務を進められると、ミスが減り、作業のスピードが上がります。新しいプロジェクトでも、過去の成功事例や失敗事例をもとに、効率的な計画を立てられます。

業務の標準化が進むため、人によるばらつきや無駄が減り、品質も安定します。一人ひとりが効率的に動けるようになり、組織全体の生産性向上につながります。

人材育成・引き継ぎが早くなる

先輩の知識や経験がまとまっていると、新入社員の育成が早く進みます。手順やコツを自分で参照できるため、その都度先輩に質問しなくても業務を覚えられます。教える側の負担も減り、若手が短期間で戦力になります。

担当者が代わるときの引き継ぎもスムーズになります。業務の進め方やノウハウが共有されていれば、後任者は残された情報をたどって仕事を引き継げます。前任者が異動や退職でいなくなっても、業務が止まる心配がありません。

部門間の情報連携が活性化する

規模の大きい会社ほど、部門をまたいだ連携に課題を抱えがちです。ナレッジ共有を進めると、部門間の情報交換が活発になり、連携がスムーズになります。

例えば、マーケティング部門と営業部門が顧客情報を共有すれば、顧客のニーズに合わせた施策を素早く打てます。組織全体で意思決定のスピードが上がり、競争力の強化にもつながるでしょう。

業務の改善点や優れた知識・ノウハウが見つかる

ナレッジ共有によって業務に必要な知識が見える化されると、これまで気づかなかった改善点が浮かび上がります。

• 改善したほうが良いところはあるが、昔からの決まりでそのままになっている

• もっと改善できる余地があるが、他の従業員との連携がうまくいかない

知識が共有・整理されることで、業務内容の点検がしやすくなります。時代に合わせて手順をアップデートしていけば、組織全体で常に最適なやり方を保てます。 

なぜ失敗する？ナレッジ共有が定着しない3つの課題と解決策

ナレッジ共有がうまくいかない原因は「日々の業務とは別の追加の作業」として扱われてしまうことにあります。

定着しない理由は、次の3つの課題に分けて考えると対策を打ちやすくなります。

• 課題①：書く手間が負担になり、投稿が集まらない

• 課題②：投稿しても見返りがなく、続かない

• 課題③：情報が探せず、古くなって使われない

それぞれの原因と解決策を見ていきます。

課題①「入力が面倒」：「書く手間」を減らし、まず投稿を集める

1つ目の課題は、書く手間が負担になり、投稿が集まらないことです。

知識を残すには、頭の中の情報を文章にまとめる必要があります。そのため「時間があったら」と後回しにされ、結局たまらないまま終わります。

解決策は、書くハードルを下げることです。完璧な文章を求めず、書き途中でも公開できるルールにします。「議事録を残す」「問い合わせ内容を記録する」と書く場面を具体的に決めておくと、何を書くか迷いません。

さらに、会議の音声を自動で文字起こし・要約するAIツールを使えば、書く作業そのものを減らせます。手間が減れば投稿が集まり、知識がたまっていきます。

課題②「見返りがない」：メリットを共有し、担当者が率先する

2つ目の課題は、投稿しても見返りがなく続かないことです。

知識を書いても、誰にも読まれず評価もされないと、書く意味を感じられません。ナレッジ共有は一人では成り立たず、参加する動機がないと止まってしまいます。

解決策は、投稿する人にとっての利点をつくることです。

「この記録があれば、あなたへの問い合わせが減る」と、本人のメリットを具体的に伝えましょう。投稿への感謝を見える化し、貢献を評価する仕組みも動機になります。

最初は、推進担当者が率先して投稿し見本を示しましょう。見本があると、他のメンバーも何を書けばよいか分かり、参加しやすくなります。

課題③「探せない・古い」：検索性の高いツールを選び、更新ルールを決める

3つ目の課題は、情報が探せず、古くなって使われないことです。

どれだけナレッジを蓄積しても、必要なときに見つけられなければ意味がありません。「どこにあるか分からない」「どれが最新か判断できない」という状態は、ナレッジ共有が形だけになる典型例です。

解決策は、ナレッジ共有を行う際に検索性の高いツールを選ぶことです。キーワードですぐ目的の情報にたどり着ければ、日常的に使われます。

あわせて、更新の担当と頻度を決め、古い情報を見直すルールを設けましょう。情報が新しく保たれれば、最新の情報でもすぐに取得できます。

ナレッジ共有を社内で推進する5つの方法

ここでは、前章で紹介した課題を踏まえ、ナレッジ共有を社内に定着させるための進め方を紹介します。

• ナレッジ共有を推進する担当者を決める

• 共有すべきナレッジを明確にする

• 社員にナレッジ共有の重要性を理解してもらう

• マニュアルを作成する

• ナレッジ共有に使うツールを選定する

上記の方法を実践すれば、一時的な情報共有で終わらず、現場で使われ続ける仕組みとしてナレッジ共有を進められるでしょう。

ナレッジ共有を推進する担当者を決める

ナレッジ共有は「みんなで少しずつやろう」と呼びかけるだけでは進みません。全体をまとめて引っ張る担当者を決めることが、最初の一歩です。担当者は、進め方を決めたり、うまくいっているかを確認したりしながら、取り組みを前に進める役割を担います。

担当者を選ぶときは、次の3つを満たす人が向いています。

• 特定の部署に偏らず、全社を見渡せる立場にいる

• 現場の社員から信頼され、意見を聞いてもらいやすい

• 自分もツールを使い、投稿の見本を示せる

役職の高さよりも、現場の実情を分かったうえで全社を動かせる人が適任です。担当者が率先して動き、ナレッジ共有のメリットを伝え続けることで、取り組みが社内に広がっていきます。

共有すべきナレッジを明確にする

次に、何のためにナレッジを共有するかを明確にし、共有すべきナレッジの範囲を決めましょう。

「情報は集まったけど、業務改善やスキルアップには使えない」という事態を防ぐためです。共有するナレッジは具体的かつ実用的な内容にしましょう。

優先して共有したいのは、次のようなナレッジです。

• 業務手順

• プロジェクトの進行方法

• 技術的なノウハウ

• 問い合わせが多い業務の回答例

• 担当者が限られている業務の判断基準

• ミスや手戻りが起きやすい作業の注意点

具体的には、業務手順・プロジェクトの進行方法・技術的なノウハウなど、社員が実際に活用できる情報が理想です。

また、定期的にナレッジの見直しを行い、常に最新の情報を提供しましょう。

これらを実践することで、社員は常に最新の知識や技術を身につけられ、業務の効率化とスキルアップを図れます。

社員にナレッジ共有の重要性を理解してもらう

全社員がナレッジ共有の意義を理解しないと、他の業務が優先され、知識の蓄積が後回しになります。重要性を伝えるには、言葉で訴えるだけでなく、実感につながる働きかけが効果的です。

以下の表に、理解を促す方法をまとめました。

研修やセミナーで進め方を周知しつつ、これらを組み合わせると、重要性が実感として伝わります。とくに、身近な困りごとと結びつけて伝えると、社員が自分に関わる問題として受け止めやすくなります。

マニュアルを作成する

ナレッジ共有を進めるうえで、マニュアルの整備は土台になります。ただし、いきなり完璧なものを目指す必要はありません。まずは何を作るかを決めることから始めましょう。

作成対象として優先度が高いのは、次のような情報です。

• 業務手順書（日常業務の進め方をまとめたもの）

• 社内FAQ（よく聞かれる質問と回答）

• トラブル対応記録（過去の問題と解決方法）

どれも、担当者しか知らない情報を書き出しておくことで、他のメンバーが自分で確認できるようになります。まずは頻繁に使う業務から手をつけると、効果を実感しやすくなります。

効果的なマニュアルの作成手順や、現場に定着させるためのコツについてはこちらの記事で詳しく解説しています。

関連記事： マニュアル作成完全ガイド｜ 5つの手順や成功のコツ、おすすめツールを解説

ナレッジ共有に使うツールを選定する

知識の蓄積と共有をスムーズにするには、社員が使いやすいツールを選びます。使いにくいツールは社内に浸透せず、ナレッジ共有そのものが止まります。

選ぶときは、次の4つの観点で比較すると、自社に合うツールを見極めやすくなります。

「何を・誰と・どう共有したいか」を先に整理すると、選ぶ基準がはっきりします。例えば現場作業のノウハウなら動画に強いツール、会議の記録が中心ならAIの文字起こしに対応したツールが向いています。

ツールごとの詳しい比較は、次項で解説します。

ナレッジ共有に役立つおすすめツール12選

ここからは、ナレッジ共有に役立つツールを12個紹介します。用途によって得意分野が異なるため、まず一覧表でツールを整理しました。

自社の課題に近いものから見てみてください。

各ツールの詳細を、順番に解説します。

1.【ナレッジ蓄積・共有・活用】ナレッジAIエージェント｜社内資料に自社専用AIが即回答

引用元：https://rimo.app/lp/knowledge-ai 

『Rimo ナレッジAIエージェント』は、社内資料をアップロードするだけで、AIが自社の業務内容やルールを学習し、質問に答えてくれるサービスです。

ナレッジ共有でよくある「マニュアルやFAQを整備したのに、結局ベテランに口頭で聞いてしまう」という課題を解決します。

マニュアルや手順書、過去の対応記録を取り込んでおけば「この手続きはどう進める？」「前に同じトラブルが起きたときの対応は？」と質問するだけで、自社の文脈に沿った回答が返ってきます。

一般的なAIチャットとの違いは、自社の資料をもとに回答する点です。回答が抽象的で使われないという失敗を避けられるため、知識の蓄積だけでなく「活用」まで見据えたツール選びに向いています。

ISO27001・ISO27017を取得し、入力データがAIの学習に使われない設計のため、機密性の高い業務資料も安心して取り込めます。

▶ ナレッジAIエージェントの詳細を見る

2.【ナレッジ共有】Stock｜非IT企業でも直感的に情報をストックできる

引用元：https://www.stock-app.info/

『Stock』は、情報のストックに特化したツールで、プロジェクトの進行状況やノウハウを簡単に共有できます。

直感的な操作性が特徴で、誰でもすぐに使いこなせるのが魅力です。

『Stock』を活用することで、情報の一元管理が可能となり、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できます。

チームメンバー間のコミュニケーションも円滑になり、業務効率が向上します。

ドキュメントのバージョン管理機能を備えており、過去の変更履歴を簡単に確認することができるため、情報の整合性を保てるでしょう。

3. 【ナレッジ共有】Rimo Voice｜会議の音声をAIが自動でナレッジ化

引用元：https://rimo.app/about/voice

『Rimo Voice』は、会議やMTGなどの音声や動画をアップロードすることで、文字起こし・要約作成を自動で行ってくれるツールです。

リアルタイムで録音しながらテキスト化することも可能です。

音声や動画がテキスト化されるため、あとから必要な場所を探すときにテキスト検索で簡単に参照できます。

ノウハウに落とし込んで社内で共有しやすいでしょう。

また、AIが自動作成した要約を元にドキュメントを共同編集・共有することも可能です。

ISO27001・ISO27017の認証を取得し、データを国内で保管するなど、セキュリティ対策がしっかりしているため、機密性の高い情報でも安心して使えます。

誰がどのような発言をしたのかを自動で判断できる話者識別機能や、専門性の高い用語を登録できる辞書登録機能が搭載されているのも嬉しいポイントです。

無料トライアルもあるため、ぜひお気軽に試してみてください。

4. 【ナレッジ共有】tebiki｜熟練者の暗黙知を動画で残せる

引用元：https://tebiki.jp/

『tebiki』は、個人のスキルやノウハウに依存しがちな「暗黙知」を、誰でも簡単に動画で撮影・共有できるナレッジ共有ツールです。熟練の技や、紙では伝わりにくい細かな手順を映像で残すことで、組織全体の知識資産として一元管理。属人化を防ぎ、いつでもどこでも誰もがアクセスできる「生きたナレッジ」として活用できます。

音声の自動字幕化や100カ国語以上への翻訳機能により、言語の壁を超えたスムーズな情報共有を実現。閲覧状況やテスト機能で知識の定着度も可視化できるため、共有するだけでなく、組織全体のスキル向上と標準化をパワフルに推進します。

5. 【ナレッジ共有】NotePM｜強力な検索で最新マニュアルをすぐ見つけられる

『NotePM』は、マニュアル作成に特化したツールです。強力な検索機能によって「ファイルサーバーの検索が弱い」「どれが最新なのか分からない」といった悩みを解決してくれます。

マニュアル作成では豊富なテンプレートが用意されているため、WordやExcelしか触ったことがない方でも、使いやすいマニュアルが見つかるでしょう。

マニュアル作成のほかにはノウハウ共有、社内FAQ、社内ポータルなどさまざまなシーンで活躍するため、他部署との連携が重要視される企業におすすめです。

また、銀行、大学も導入しているセキュリティで、情報漏洩が不安な企業でも使いやすいでしょう。

6. 【マニュアル作成】Teachme Biz｜画像・動画で手順を直感的に共有できる

引用元：https://biz.teachme.jp/

『Teachme Biz』は、手順書やマニュアルを簡単に作成できるツールです。

視覚的なガイドラインを作成できるため、誰でも理解しやすいマニュアルを作成できます。

『Teachme Biz』を導入することで、業務手順を標準化し、新入社員のトレーニングを効率化することが可能です。

また、マニュアルの更新も簡単に行えるため、常に最新の情報を共有できます。

業務の質を一定に保ち、新入社員が短期間で業務に馴染めるでしょう。

視覚的なガイドラインを使用することで、複雑な手順も分かりやすく説明することができ、社員の理解を深めるのに役立ちます。

7. 【マニュアル作成】ヘルプドッグ マニュアル（旧トースターチーム）｜ステップに沿って即戦力人材を育てられる

引用元：https://toaster.how/

『ヘルプドッグ マニュアル』は、マニュアル作成を効率化するツールです。

ステップに従って進めるだけで、誰でも高品質なマニュアルを短時間で作成でき、AIにマニュアル名を入力するだけで自動作成する機能もあるため、操作が簡単で誰でもすぐに使い始められます。

『ヘルプドッグ マニュアル』を活用することで、業務手順を一貫して共有し、社員全員が同じ手順で作業を行えるようになります。

ミスを減らし業務の標準化を図れるでしょう。

また、手順に沿って作成できるため、マニュアルの作成時間を大幅に短縮でき、効率的に業務を進めることが可能です。

8. 【社内FAQ】Qast｜社内の質問とナレッジをQ&Aで集約できる

引用元：https://qast.jp/

『Qast』は、any株式会社が提供するAIナレッジプラットフォームです。生成AIに質問するだけで数秒で自動回答が得られるほか、社内FAQの作成にも活用できます。  

社員が頻繁に質問する内容をまとめておくことで、業務の効率化が図れます。

『Qast』を活用することで、社員が必要な情報を迅速に見つけることができ、問い合わせにかかる時間を大幅に削減できます。

FAQの内容を定期的に更新することで、常に最新の情報を提供することができるため、社員の生産性が向上し、業務の効率化が図れるでしょう。

また、蓄積したナレッジをAIが読み取り、必要な情報の再利用を後押しします。 

9. 【社内FAQ】Helpfeel｜特許検索技術×AIで知りたい答えに即到達

引用元：https://www.helpfeel.com/

『Helpfeel』は、AI活用の特許技術と意図予測検索を活用したFAQ・ナレッジ検索ツールで、社員の質問に迅速に答えられます。

直感的な操作で誰でも使えるのが特徴です。

『Helpfeel』では社内のドキュメントをアップするだけでAIが回答を生成し、社員が必要な情報をすぐに見つけられます。

問い合わせの履歴を分析することで、よくある質問を把握し、さらなる業務効率化を図れるでしょう。

このように問い合わせデータを分析・改善し続けることで、FAQの精度が向上し、より的確な情報を提供することが可能です。

10. 【情報共有】Confluence｜GoogleドライブやMicrosoft Teamsなどと連携し拡張性が高い

『Confluence』は、使いやすいデザインと高性能が特徴のツールです。シンプルなためすぐにツールを使いこなせるでしょう。また、高い検索機能で必要な情報をすぐに見つけ出せるのも魅力です。

さらに仕事効率化ツールであるGoogleドライブやMicrosoft Teamsなどと連携でき、拡張性に優れているのも使いやすいポイントです。外部ツールを使用している企業にとって、こちらのツールは導入しやすいでしょう。

プロジェクト管理は他のツールで行っている、1つのツールで済ませるより連携して使いたいといった企業は、こちらのツールがおすすめです。

11. 【情報共有】esa｜書き途中でも公開できスピード重視の共有に向く

他のツールは完成してから公開をするのが基本ですが、esaは書き途中であることを示したうえで情報共有ができるツールです。

これによって、不完全な状態であっても他のメンバーから優れたアイデアが寄せられ、より質の高いナレッジが期待できます。また、公開→非公開→修正→公開といったフローの削減にもなるため、スピード感を重視する企業にもおすすめのツールです。

編集履歴が残るため、以前のバージョンに戻すのが簡単なのも嬉しいポイントです。

12. 【社内ドキュメント】Qiita Team｜Slack連携で書きやすく続けやすい

『Qiita:Team』は、誰でも簡単にナレッジの作成ができるツールです。シンプルで書きやすいエディタを採用しているため、誰でも簡単にナレッジを作れます。

入力補助やショートカットもあるため、慣れれば素早く作成できるでしょう。作成した記事はグループごとに紐づけができ、記事をまとめて管理できるため「記事が見つからない」といった事態も防げます。

SlackやChatworkなどの外部ツールとの連携もできるため、複数のツールを使い分けている企業にもおすすめです。テンプレートのカスタマイズもできるため、ツールに苦手意識がある方でも使いやすいでしょう。

ナレッジ共有の成功事例

ナレッジ共有の効果は、実際の導入事例を見るとイメージしやすくなります。ここでは、ツールを活用して知識を組織全体で共有・活用できる状態を実現した2社を紹介します。

かんでんエンジニアリング｜全社へ広げた会議ナレッジの共有

関西電力グループのかんでんエンジニアリングでは、会議の内容が議事録担当者のメモに留まり、若手社員が残業して作成する負担も課題でした。そこで、ナレッジ共有が可能なAI議事録ツール「Rimo Voice」を導入し、情報システム部門の草の根活動から全社展開へと広げています。

会議の音声は自動で文字起こしされ、キーワードで検索できるため、参加していない会議の内容も後から確認できるようになりました。

業界特有の専門用語は辞書機能に約700件を登録し、正確に記録できる状態を整えています。録音していれば後から確認できる安心感から、会議そのものに集中できるようにもなりました。

会議で交わされた知見が、担当者に依存せず全社で共有・活用される仕組みが根付いています。

Rimo Voice導入事例「社内の草の根活動から全社展開へ ― かんでんエンジニアリングが実現した、AI活用による働き方改革」

アルバック／アルバックテクノ｜熟練者のノウハウを組織の資産に変えたナレッジベース

出典：アクセラテクノロジ株式会社

真空装置メーカーのアルバックとグループ会社のアルバックテクノでは、海外拠点の拡大にともない、問い合わせ対応の負担と言語の壁が課題になっていました。そこでナレッジベースを導入し、過去の作業報告書に眠っていた熟練者の知識を、全拠点で使える形に整えています。

具体的には、約8万件の作業報告書から、トラブル対応など価値の高い600〜700件を選別し、誰にでも分かる内容に書き直してナレッジとして登録しました。

日本語・英語・韓国語・中国語の4言語で検索でき、海外のエンジニアも自国語で必要な情報にたどり着けます。個人の頭の中にあった暗黙知を組織の資産に変え、グループ会社をまたいで対応品質を底上げした事例です。

アクセラテクノロジ株式会社「海外サービスエンジニアの対応品質底上げに多言語ナレッジベースを活用」

ナレッジ共有に関するよくある質問

ナレッジ共有に関して寄せられることの多い、以下の3つの質問に回答します。

• ナレッジ共有の文化を組織に定着させる方法は？

• ナレッジ共有の具体例は？

• ナレッジ共有を進める際の注意点は？

疑問をあらかじめ解消しておくことで、トラブルを未然に防ぎやすくなるでしょう。

ナレッジ共有の文化を組織に定着させる方法は？

ナレッジ共有の文化を定着させるためには、経営層を始めとする全社員のサポートが必要です。

ナレッジ共有を評価・奨励する制度を導入し、成功事例を共有することで、全社員の意識を高められます。

また、定期的にナレッジ共有の重要性を啓蒙する研修やセミナーを開催するのも効果的です。

そのうえで、ナレッジ共有の成果を定期的にフィードバックし、社員のモチベーションを維持することも重要です。

これらを実践することでナレッジシェアの文化が組織全体に浸透し、持続的に取り組めるでしょう。

ナレッジ共有の具体例は？

身近な例では、次のような取り組みがナレッジ共有にあたります。

• 会議の議事録を残し、参加できなかった人も内容を確認できるようにする

• 顧客からの問い合わせと回答を蓄積し、担当者以外も対応できるようにする

• 業務手順やトラブル対応をマニュアル化し、新人が参照できるようにする

• 成功した施策や失敗した施策を記録し、次のプロジェクトに活かす

いずれも、個人の頭の中にある知識を、組織の誰もが使える形に変えている点が共通しています。

ナレッジ共有を進める際の注意点は？

ナレッジ共有を進める際には、情報の機密性や正確性を意識しましょう。

機密情報の取り扱いやアクセス権限の設定などを明確にし、情報漏洩対策を徹底してください。

また、情報の更新を定期的に行い、常に最新の情報を提供しましょう。ナレッジ共有の過程で得られたフィードバックをもとに、改善策を講じることで、より効果的な情報共有を行えます。

社内でファイルやデータを共有する際の情報漏洩対策や、安全な共有方法についてさらに知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

関連記事： 社内・社外でファイルやデータを安全に共有する方法8選！注意点も解説 

共有したナレッジを「使われる知識」に変えるならナレッジAIエージェント

ナレッジ共有のゴールは、共有した知識が実際に使われることです。ところが、せっかくマニュアルやFAQを整えても、それが使われないまま眠ってしまうケースは少なくありません。

原因は、情報はあるのに「どこに書いてあるか分からない」ことにあります。探すより聞いた方が早いとなれば、結局ベテランに口頭で確認する流れが定着し、共有した知識が活かされません。

この「探せない・使われない」を解決するのが、Rimoの「ナレッジAIエージェント」です。

社内のマニュアルや手順書をアップロードしておけば「この手続きはどう進める？」と質問するだけで、AIが自社の資料をもとに答えを返します。担当者に聞かなくても、必要な情報にその場でたどり着けます。

さらに、回答のもとになるのは自社の資料だけです。

入力したデータがAIの学習に使われることはなく、ISO27001・ISO27017も取得しているため、機密性の高い資料も安心して取り込めます。

ためた知識を「使われる知識」に変えたい方は、まずはサービス概要をチェックしてみてください。

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