ナレッジシェアとは？社内推進の方法や役立つおすすめツール11選を紹介

ナレッジシェアとは、組織や個人が持つ知識や経験、スキルなどを共有して、組織全体のパフォーマンス向上を図る取り組みです。

ビジネス環境の変化や技術革新が急速に進む中で、企業の競争力を維持・向上させるためには、知識やノウハウの共有が欠かせません。しかし、具体的な方法が分からなかったり、実施しているもののうまくいかなかったりするケースもあるでしょう。

本記事では、ナレッジシェアが注目される理由やメリット、社内推進の方法やおすすめツールを紹介します。ナレッジシェアによって生産性を向上させたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

ナレッジシェアとは？

ナレッジシェアとは、組織や個人が持つ知識や経験、スキルなどを共有して、組織全体のパフォーマンス向上を図る取り組みのことです。

具体的には、業務ノウハウやプロジェクトの成功事例、技術的な知見などを共有します。

ナレッジシェアの目的は、組織内での情報流通を活性化して、全体のスキル・知識レベルを底上げすることです。

例えば、プロジェクトの成功事例を共有すれば、ミスの繰り返しを防げるうえ、他のメンバーがプロジェクトに取り組む際に活かせます。

ナレッジシェアは、単に情報を共有するだけでなく、組織全体の成長を促進する重要な活動です。

関連記事：ノウハウ・ナレッジの意味や違いは？共有してビジネスに活かす方法も解説！

ナレッジシェアが必要な理由

ナレッジシェアが必要とされる理由には、以下の3つが挙げられます。

• 業務効率や生産性の向上が求められるから

• 転職が当たり前になっており人材の流動が激しいから

• 働き方が変化しているから

組織において、ナレッジシェアがどのぐらい重要なのかを見ていきましょう。

業務効率や生産性の向上が求められるから

ナレッジシェアは、社員のスキルアップやキャリア形成に効果的なのはもちろん、組織の成長にもつながるため、多くの企業で重要視されています。

特にビジネス環境の変化が加速する現代において、迅速な意思決定と対応力は企業成長を促すうえで必要不可欠です。そのような環境下において、ナレッジシェアは組織の競争力を維持するための鍵といえます。

また、社員のモチベーションを高めるうえでも、ナレッジシェアは効果的です。

自身の知識や経験が組織全体で活用されれば、社員は自分の価値を実感し、仕事への意欲の向上が期待できます。

転職が当たり前になっており人材の流動が激しいから

現在の労働市場では、年功序列や終身雇用がなくなりつつあります。「少なくとも3年間働いたら転職」の固定観念はなくなっており、キャリアアップ=転職が当たり前となっている業界も珍しくありません。

企業にとって人材の流動が激しい=優秀な人材が他の企業に行く可能性があります。優秀な人材の流出は大きな損失となり、企業活動に大きな影響を及ぼします。

このような環境下では、企業は人材が流出しても一定の品質を保った業務ができるよう、新しい社員がすぐにスキルを習得できる環境を整えなければなりません。

働き方が変化しているから

近年は働き方の多様化によって、リモートワークや時短勤務、フレックス制度などを取り入れている企業が増えています。

企業の柔軟な対応は離職率を下げたり、社員のモチベーションを高めたりするメリットがある一方で、以下のデメリットがあるのも事実です。

• 他の社員との交流ができず、悩みが合っても相談ができない

• 関わりが無い人の人物像が分からない

このような課題の解決には、仕事のノウハウが集約され、組織内で簡単に共有できる仕組みづくりが効果的です。業務の属人化が解消され、誰でも同じクオリティで仕事をできます。

ナレッジシェアのメリット

ナレッジシェアを実践することで、以下の5つのメリットを得られます。

• 業務効率が改善し生産性が高まる

• 業務の属人化が解消される

• 人材育成が促進される

• 社内情報の連携が活性化する

• 改善点や優れた知識・ノウハウが見つかる

メリットを把握しておけば、前向きな気持ちでナレッジシェアの推進に取り組めるでしょう。

業務効率が改善し生産性が高まる

ナレッジシェアを行えば、手順やノウハウを参照しながら業務を進められます。これによってミスを防止でき、業務の効率アップにつながります。

例えば、新しいプロジェクトに取り組む際は、成功事例や失敗事例を参照することで、より効率的かつ具体的な計画を立てられるでしょう。

業務の標準化も進むため、作業のばらつきや無駄の削減につながり、品質の安定も図れます。

社員一人ひとりが効率的に業務を遂行し、組織全体の生産性を向上させられるのは、ナレッジシェアの大きなメリットです。

業務の属人化が解消される

業務のノウハウや知識を組織全体に共有することで、業務の属人化を防ぎ、誰でも質の高い業務を遂行できる環境が作れます。

社員による品質のムラがなくなるため、特定の個人に業務が集中することなく、全員が平等に業務を分担できます。

これによって、特定の社員が休暇を取得しても、他の社員にスムーズに業務を引き継ぐことが可能です。

さらに、ナレッジシェアによって業務プロセスの透明性がアップし、社員間の協力体制が強化されるメリットもあります。

業務を効率化できるだけでなく、メンバー間の関係性も良くなるのは組織にとって大きなメリットといえるでしょう。　

人材育成が促進される

先輩の知識・経験を新入社員や若手社員に共有することで、早期に戦力として活躍しやすくなります。

ナレッジシェアの環境が整っていれば、新しい社員であっても短期間で組織に馴染め、スキルを習得しやすくなります。

また、社員同士のコミュニケーションが活発になれば、組織全体に一体感が生まれ、チームワークが強化されます。

社員同士のコミュニケーションを活発化させるには、定期的にナレッジシェアのセミナーやワークショップを開催し、社員が互いの知識や経験を共有する機会を設けるのが効果的です。

ナレッジを共有する場になるのはもちろん、社員同士のコミュニケーションのきっかけにもなり、信頼関係の構築にも役立ちます。

社内情報の連携が活性化する

規模の大きい会社ほど、部門間での連携に課題があるケースも珍しくありません。

社内全体で売上アップや顧客満足度の向上などを達成するためには、部門の壁を超えた連携が必要です。

そこでナレッジシェアを促進すれば、部門間での情報交換が活発になり、連携がスムーズになります。これによって、業務を円滑に進められます。

例えば、マーケティング部門と営業部門が密に連携すれば、顧客ニーズに迅速に対応でき効果的なマーケティング戦略を立てられます。

競争力を強化する点においても、組織全体の意思決定の速さは非常に重要です。

改善点や優れた知識・ノウハウが見つかる

ナレッジシェアによって業務に必要な知識が可視化され、業務内容の見直しを図れます。業務を遂行していて、以下の経験がある担当者も多いのではないでしょうか。

• 改善したほうが良いところはあるが、昔からの決まりでそのままになっている

• もっと改善できる余地があるが、他の従業員との連携がうまくいかない

実際に業務を改善するとなると、手間やコストがかかるのは事実です。しかし、中長期的に見ると、初期費用が発生しても改善したほうが良いケースもあります。

ナレッジシェアに取り組めば、業務に必要な知識が共有化・見える化されるため、業務内容の見直しも容易になります。ビジネス環境と人材の流動が激しい現代だからこそ、時代に適したナレッジへのアップデートは積極的に取り組みましょう。

ナレッジシェアを推進する方法

ここでは、ナレッジシェアを推進する際の具体的な方法を紹介します。

• ナレッジシェアを推進する担当者を決める

• 共有すべきナレッジを明確にする

• 社内にナレッジシェアの重要性を理解してもらう

• マニュアルを作成する

• ナレッジシェアに使うツールを選定する

上記の方法を実践すれば、効率的にナレッジシェアを進められるでしょう。

ナレッジシェアを推進する担当者を決める

ナレッジシェアは各自の取り組みだけ自助努力では進みにくいため、推進役を明確にすることが大切です。担当者はプロジェクトを円滑に進められるよう、ナレッジシェアの計画策定・進行管理・成果の評価などを行います。

なお、ナレッジシェアの重要性を理解したうえで、全社員にメリットを伝えましょう。ナレッジシェアの進捗を定期的に確認し、必要な改善策を講じるのも担当者の役割です。

担当者は組織内で信頼を得ており、社員からの意見や提案を積極的に受け入れる姿勢のあるメンバーにするのがおすすめです。

共有すべきナレッジを明確にする

何のためにナレッジを共有するかを明確にし、共有すべきナレッジの範囲を決めます。 「情報は集まったけど、業務改善やスキルアップには使えない」という事態を防ぐためです。 したがって、共有するナレッジは具体的かつ実用的な内容にしましょう。

具体的には、業務手順・プロジェクトの進行方法・技術的なノウハウなど、社員が実際に活用できる情報が理想です。

また、定期的にナレッジの見直しを行い、常に最新の情報を提供しましょう。

これらを実践することで、社員は常に最新の知識や技術を身につけられ、業務の効率化とスキルアップを図れます。

社内にナレッジシェアの重要性を理解してもらう

全社員がナレッジシェアの重要性を理解し、積極的に参加してもらいましょう。社員がナレッジシェアの重要性を理解していない場合、他の業務を優先してナレッジの蓄積を後回しにされてしまう可能性があるためです。

ナレッジを蓄積するモチベーションを向上させるためには、研修やセミナーを通じて、ナレッジシェアのメリットや具体的な実践方法を周知するのが効果的です。

当然ですが、社員がナレッジシェアの価値を実感できるような取り組みをすることが重要です。

例えば、成功事例を共有したあとに生じた成果を共有すれば、ナレッジシェアの効果を具体的に伝えられます。

また、ナレッジシェアに参加する社員に対して、インセンティブを提供するのも効果的な手段です。

社員がナレッジシェアの価値を実感できれば、積極的に情報を共有するでしょう。

マニュアルを作成する

ナレッジシェアを推進するにあたって、マニュアル作成は欠かせません。WordやExcelといったツールは身近であるため、手軽にナレッジシェアに取り組めます。

また、マニュアル作成を効率的に進めるためには、社内Wikiツール上のものを参考にするのがおすすめです。社内Wikiとは組織内の情報を共有するツールのことで、マニュアルに記載するべき情報が多く記載されているためです。

なお、作成ツールにはWordやExcel以外にも、リアルタイムで情報共有ができる高性能なものもあります。

ナレッジの更新頻度や、社員の評判、ツールの研修を設けられるのかを加味したうえでWord、Excel以外のツールも選んでみましょう。

ナレッジシェアに使うツールを選定する

情報の蓄積や共有がスムーズに行えるツールを選び、社員が使いやすい環境を整備することも大切です。

ナレッジシェアのツールは、使いやすさや機能性を重視して選びましょう。

特に、検索機能が充実しているツールや、リアルタイムで情報を共有できるツールがおすすめです。

また、ツールのセキュリティ対策をチェックすることも重要です。

機密情報を扱う場合には、アクセス権限を設定し、情報の漏洩を防ぐ対策を講じられるツールを選びましょう。

ツールの選定においては、社員の意見を反映させるよう意識してください。

社員にとって使いやすいツールを選べれば、社内にツールがスムーズに浸透して、ナレッジシェアの効果を最大限に引き出せます。

しかし、はじめからツールを使いこなすのは難しいため、使い方に関する研修を設けることをおすすめします。

ナレッジシェアに役立つおすすめツール11選

ここでは、ナレッジシェアに役立つおすすめのツールを11選紹介します。

• Rimo Voice｜ナレッジ共有

• Stock｜ナレッジ共有

• NotePM｜ナレッジ共有

• Teachme Biz｜マニュアル作成

• トースターチーム｜マニュアル作成

• Qast｜社内FAQ

• Helpfeel｜社内FAQ

• Confluence｜情報共有

• esa｜情報共有

• Qiita:Team｜社内ドキュメント

• tebiki｜ナレッジ共有

それぞれのツールの特徴を詳しく見ていきましょう。

1. Rimo Voice｜ナレッジ共有

引用元：https://rimo.app/about/voice

『Rimo Voice』は、会議やMTGなどの音声や動画をアップロードすることで、文字起こし・要約作成を自動で行ってくれるツールです。

リアルタイムで録音しながらテキスト化することも可能です。

音声や動画がテキスト化されるため、あとから必要な場所を探すときにテキスト検索で簡単に参照できます。

ノウハウに落とし込んで社内で共有しやすいでしょう。

また、AIが自動作成した要約を元にドキュメントを共同編集・共有することも可能です。

セキュリティ対策が万全で、機密性の高い情報でも安心して使えます。

誰がどのような発言をしたのかを自動で判断できる話者識別機能や、専門性の高い用語を登録できる辞書登録機能が搭載されているのも嬉しいポイントです。

無料トライアルもあるため、ぜひお気軽に試してみてください。

2. Stock｜ナレッジ共有

引用元：https://www.stock-app.info/

『Stock』は、情報のストックに特化したツールで、プロジェクトの進行状況やノウハウを簡単に共有できます。

直感的な操作性が特徴で、誰でもすぐに使いこなせるのが魅力です。

『Stock』を活用することで、情報の一元管理が可能となり、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できます。

チームメンバー間のコミュニケーションも円滑になり、業務効率が向上します。

ドキュメントのバージョン管理機能を備えており、過去の変更履歴を簡単に確認することができるため、情報の整合性を保てるでしょう。

3. NotePM｜ナレッジ共有

『NotePM』は、マニュアル作成に特化したツールです。強力な検索機能によって、「ファイルサーバーの検索が弱い」「どれが最新なのか分からない」といった悩みを解決してくれます。

マニュアル作成では豊富なテンプレートが用意されているため、WordやExcelしか触ったことがない方でも、使いやすいマニュアルが見つかるでしょう。

マニュアル作成のほかにはノウハウ共有、社内FAQ、社内ポータルなどさまざまなシーンで活躍するため、他部署との連携が重要視される企業におすすめです。

また、銀行、大学も導入しているセキュリティで、情報漏洩が不安な企業でも使いやすいでしょう。

4. Teachme Biz｜マニュアル作成

引用元：https://biz.teachme.jp/

『Teachme Biz』は、手順書やマニュアルを簡単に作成できるツールです。

視覚的なガイドラインを作成できるため、誰でも理解しやすいマニュアルを作成できます。

『Teachme Biz』を導入することで、業務手順を標準化し、新入社員のトレーニングを効率化することが可能です。

また、マニュアルの更新も簡単に行えるため、常に最新の情報を共有できます。

業務の質を一定に保ち、新入社員が短期間で業務に馴染めるでしょう。

視覚的なガイドラインを使用することで、複雑な手順も分かりやすく説明することができ、社員の理解を深めるのに役立ちます。

5. トースターチーム｜マニュアル作成

引用元：https://toaster.how/

『トースターチーム』は、マニュアル作成を効率化するツールです。

テンプレートを使って簡単にマニュアルを作成でき、操作が簡単で誰でもすぐに使い始められます。

『トースターチーム』を活用することで、業務手順を一貫して共有し、社員全員が同じ手順で作業を行えるようになります。

ミスを減らし業務の標準化を図れるでしょう。

また、テンプレートを使用すれば、マニュアルの作成時間を大幅に短縮でき、効率的に業務を進めることが可能です。

6. Qast｜社内FAQ

引用元：https://qast.jp/

『Qast』は、社内FAQを簡単に作成できるツールです。

社員が頻繁に質問する内容をまとめておくことで、業務の効率化が図れます。

『Qast』を活用することで、社員が必要な情報を迅速に見つけることができ、問い合わせにかかる時間を大幅に削減できます。

FAQの内容を定期的に更新することで、常に最新の情報を提供することができるため、社員の生産性が向上し、業務の効率化が図れるでしょう。

また、FAQのデータを分析することで、社員の共通の疑問点を把握し、必要な教育やトレーニングを提供することが可能です。

7. Helpfeel｜社内FAQ

引用元：https://www.helpfeel.com/

『Helpfeel』は、AIを活用したFAQ作成ツールで、社員の質問に迅速に答えられます。

直感的な操作で誰でも使えるのが特徴です。

『Helpfeel』を導入することでAIが自動でFAQを作成し、社員が必要な情報をすぐに見つけられます。

問い合わせの履歴を分析することで、よくある質問を把握し、さらなる業務効率化を図れるでしょう。

このようにAIが学習を続けることで、FAQの精度が向上し、より的確な情報を提供することが可能です。

8. Confluence｜情報共有

『Confluence』は、使いやすいデザインと高性能が特徴のツールです。シンプルなためすぐにツールを使いこなせるでしょう。また、高い検索機能で必要な情報をすぐに見つけ出せるのも魅力です。

さらに仕事効率化ツールであるGoogleやTrelloなどと連携でき、拡張性に優れているのも使いやすいポイントです。外部ツールを使用している企業にとって、こちらのツールは導入しやすいでしょう。

プロジェクト管理は他のツールで行っている、1つのツールで済ませるより連携して使いたいといった企業は、こちらのツールがおすすめです。

9. esa｜情報共有

他のツールは完成してから公開をするのが基本ですが、esaは書き途中であることを示したうえで情報共有ができるツールです。

これによって、不完全な状態であっても他のメンバーから優れたアイデアが寄せられ、より質の高いナレッジが期待できます。また、公開→非公開→修正→公開といったフローの削減にもなるため、スピード感を重視する企業にもおすすめのツールです。

編集履歴が残るため、以前のバージョンに戻すのが簡単なのも嬉しいポイントです。

10. Qiita:Team｜社内ドキュメント

『Qiita:Team』は、誰でも簡単にナレッジの作成ができるツールです。シンプルで書きやすいエディタを採用しているため、誰でも簡単にナレッジを作れます。

入力補助やショートカットもあるため、慣れれば素早く作成できるでしょう。作成した記事はグループごとに紐づけができ、記事をまとめて管理できるため、「記事が見つからない」といった事態も防げます。

SlackやChatworkなどの外部ツールとの連携もできるため、複数のツールを使い分けている企業にもおすすめです。テンプレートのカスタマイズもできるため、ツールに苦手意識がある方でも使いやすいでしょう。

11.tebiki

引用元：https://tebiki.jp/

『tebiki』は、個人のスキルやノウハウに依存しがちな「暗黙知」を、誰でも簡単に動画で撮影・共有できるナレッジシェアツールです。熟練の技や、紙では伝わりにくい細かな手順を映像で残すことで、組織全体の知識資産として一元管理。属人化を防ぎ、いつでもどこでも誰もがアクセスできる「生きたナレッジ」として活用できます。

音声の自動字幕化や100カ国語以上への翻訳機能により、言語の壁を超えたスムーズな情報共有を実現。閲覧状況やテスト機能で知識の定着度も可視化できるため、共有するだけでなく、組織全体のスキル向上と標準化をパワフルに推進します。

ナレッジシェアに関するよくある質問

ナレッジシェアに関して寄せられることの多い、以下の3つの質問に回答します。

• ナレッジシェアの文化を組織に定着させる方法は？

• ナレッジシェアを進める際の注意点は？

• ナレッジシェアがうまくいかない要因は？

疑問をあらかじめ解消しておくことで、トラブルを未然に防ぎやすくなるでしょう。

ナレッジシェアの文化を組織に定着させる方法は？

ナレッジシェアの文化を定着させるためには、経営層を始めとする全社員のサポートが必要です。

ナレッジシェアを評価・奨励する制度を導入し、成功事例を共有することで、全社員の意識を高められます。

また、定期的にナレッジシェアの重要性を啓蒙する研修やセミナーを開催するのも効果的です。

そのうえで、ナレッジシェアの成果を定期的にフィードバックし、社員のモチベーションを維持することも重要です。

これらを実践することでナレッジシェアの文化が組織全体に浸透し、持続的に取り組めるでしょう。

ナレッジシェアを進める際の注意点は？

ナレッジシェアを進める際には、情報の機密性や正確性を意識しましょう。

機密情報の取り扱いやアクセス権限の設定などを明確にし、情報漏洩対策を徹底してください。

また、情報の更新を定期的に行い、常に最新の情報を提供しましょう。ナレッジシェアの過程で得られたフィードバックをもとに、改善策を講じることで、より効果的な情報共有を行えます。

ナレッジシェアがうまくいかない要因は？

ナレッジシェアがうまくいかない要因として、以下が挙げられます。

• 社内にナレッジシェア文化の醸成ができていない

• 不適切なツールを導入している

• ナレッジの更新が滞っている

これらを防ぐためには、継続的な教育やサポートが必要です。

例えば、社員全員がナレッジシェアの重要性を理解できるよう、定期的に研修やセミナーを開催しましょう。

また使いやすいツールを選定し、社員のスムーズな情報共有を促すことも大切です。

ナレッジシェア文化を根付かせて組織の力を引き出そう

ナレッジシェアを促進することで、情報共有が活性化して、社員全員が協力し合う体制が整う・組織の競争力が高まる、などのメリットを得られます。

本記事で紹介したツールを活用すれば、効果的なナレッジシェアを推進することで組織全体の力を引き出し、業務効率化や業績アップを実現できるでしょう。

ぜひ本記事を参考にして、社内でのナレッジシェアを効率的に促進し、生産性の向上などを成功させてください。

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