総会を実施し、欠席者に資料を送りたいものの、具体的な方法やマナーが分からず困っている人もいるでしょう。
資料の送付を相手に知らせる際には、言葉遣いを間違えると失礼となるリスクがあるため、正しい書き方を習得する必要があります。
この記事では、総会を欠席した人への資料送付の方法を、メールに添付する場合と郵送する場合の2つに分けてご紹介します。
それぞれの具体的な文例とともに、送付する際のマナーや注意点も解説するので、ぜひ参考にしてください。
また、記事の後半では、効率的に議事録を作成するためのテクニックも紹介しているので、ぜひ最後まで読んでみてください。
【形式別】総会の欠席者への資料添付をする際の例文
総会を欠席された方への資料送付は、メールに添付する方法と郵送する方法があります。ここでは、それぞれの例文を紹介します。
メールに資料を添付する際の例文
総会を欠席された方に、資料をメールに添付して送る場合の例文は、以下のとおりです。
件名：第〇回総会資料
本文：
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
ご欠席された第〇回総会の議事録と資料を添付しておりますので、ご確認ください。
第〇回総会議事録（全〇ページ）
事業報告書（全〇ページ）
決算報告書（全〇ページ）
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
[担当者氏名]
[連絡先]
よろしくお願いいたします。
資料を郵送する際の例文
総会を欠席された方に議事録や資料を郵送する場合の例文を紹介します。
平素より大変お世話になっております。
ご欠席された第〇回総会議事録および関連資料を同封しておりますので、ご確認お願い申し上げます。
記
第〇回総会議事録（全〇ページ）
事業報告書（全〇ページ）
決算報告書（全〇ページ）
以上、よろしくお願いいたします。
総会の欠席者に資料を送る際の7つのマナー・注意点
総会の欠席者に資料を送る際は、以下の7つのマナーと注意点を守ることが大切です。
【メール】どのような資料か一目で把握できる件名にする
【メール】資料の内容を分かりやすく伝えられる本文にする
【メール】ファイルの容量が大きい場合は圧縮して送る
【郵送】送付状も同封する
【郵送】発送日を必ず記載する
【メール・郵送】資料に関する問い合わせ先を必ず記載する
【メール・郵送】セキュリティに十分な配慮をする
これらを押さえることで、欠席された方々にも会議の内容をスムーズに伝えやすくなります。それぞれの項目について詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
【メール】どのような資料か一目で把握できる件名にする
件名を見ただけで、資料の内容が分かるようにしましょう。
総会資料を送る際は、件名に具体性を持たせることが大切です。例えば、件名が「総会資料」だけでは、受信者は何の資料なのか分からず、開封されない恐れがあります。
「【第X回 定期総会】資料（欠席者向け）」のように、総会名や資料の種類、誰に向けたものかなどを明記することで、受信者はすぐに内容を把握できて他のメールに埋もれてしまう可能性も低くなります。
総会資料の内容や重要度に応じて件名を工夫することで、受信者がスムーズに情報を受け取れるでしょう。
【メール】資料の内容を分かりやすく伝えられる本文にする
メールで資料を送付する際には、本文で資料の概要を分かりやすく伝えるようにしましょう。どのような資料が送られたのかすぐに判断できない場合、怪しさを感じて資料を開いてもらえない恐れがあるためです。
この際、冗長にならないように注意する必要があります。詳細の説明をするのではなく、何の資料なのかを簡潔に記載しましょう。複数の資料がある場合は、箇条書きを用いると理解しやすくなります。
【メール】ファイルの容量が大きい場合は圧縮して送る
総会の資料は複数のファイルにわたることが多く、容量・サイズが大きくなりがちです。そのまま添付するとメールの送受信に時間がかかったり、相手に負担をかけたりする可能性があります。
ファイルの容量が大きい場合や複数のファイルがある場合は、ZIP形式で圧縮してから添付しましょう。複数のファイルを1つにまとめられるため、受信者のデータ容量を圧迫せずに済みます。
Windowsの場合、資料のファイルをすべて選択し、右クリックメニューから「ZIPファイルに圧縮する」を選択するだけで圧縮できます。
【郵送】送付状も同封する
資料を郵送する際は、送付状を必ず同封しましょう。送付状は、同封されている資料の内容を明確にし、受け取った人が資料の内容を把握するのに役立ちます。
送付状には、以下の項目を記載するのが一般的です。
日付：送付した年月日
宛先：会社名・部署名・役職・氏名を正式名称で書き、「様」をつけます。
差出人情報：会社名・部署名・役職・氏名に加えて・住所・電話番号・FAX番号
表題：「総会資料」など、簡潔で分かりやすい言葉
頭語と挨拶文：「拝啓」に続けて、季節の挨拶や簡単な挨拶
本文：欠席のお詫びと資料を送ったことを伝え、今後の総会への参加を促す言葉
結語：「敬具」
記書き：同封した資料の名前と部数
「以上」
送付状は、A4用紙1枚に収まるように簡潔にまとめましょう。また、誤字脱字があると不信感につながるため、入念に確認してください。
送付状のテンプレートを使うことで、1から作るよりも簡単に作成できます。文例を参考に、状況に合わせて内容を調整するとよいでしょう。
【郵送】発送日を必ず記載する
総会の資料を郵送する際は、発送日を記載するのがマナーです。総会の翌日などスピーディーに発送していることが分かれば、良い印象を持ってもらいやすくなります。
さらに、相手に丁寧な印象を与えるために、以下の3つのポイントを心がけるのもおすすめです。
到着予定日を伝える：資料がいつ届く予定かをメールなどで具体的に伝えましょう。
問い合わせ番号を伝える：郵便物の問い合わせ番号を記載しておくと、万が一の際に相手が状況を確認できます。
送付内容を具体的に伝える：何を同封しているのか、具体的にリストにして伝えましょう。
具体的な記載例は以下のとおりです。
発送日：2024年7月5日（金）◯◯便 お問い合わせ番号：1234-5678-9012
送付内容：
第15回総会議事録（全10ページ）
総会資料一式（パワーポイント資料、報告書など）
このように、発送日だけでなく到着予定日や問い合わせ番号・送付内容を具体的に伝えることで相手への配慮が伝わり、より丁寧な印象を与えることができます。
【メール・郵送】資料に関する問い合わせ先を必ず記載する
総会の資料を送付する際は、内容に関する問い合わせ先を必ず記載しましょう。自身が問い合わせ担当者の場合は、送信したメールへの返信を促す旨を明記します。
別の担当者が対応する場合は、以下の情報を漏れなく記載するようにしてください。
担当者の所属部署と氏名
連絡先（電話番号とメールアドレス）
勤務先の住所
別の担当者の場合の記載例は以下のとおりです。
ご不明な点がございましたら、下記担当者までお問い合わせください。
〒123-4567 東京都港区◯◯ 1-2-3 株式会社◯◯ 総務部 山田 太郎 TEL：03-1234-5678
E-mail: yamada@example.com
【メール・郵送】セキュリティに十分な配慮をする
個人情報や機密情報を含む資料を送付する際は、パスワードを設定する・ファイルを暗号化する、といった方法でセキュリティ対策をしっかり行い情報漏洩を防ぎましょう。メール本文にパスワードを記載するのではなく、別の手段で伝えてください。。セキュリティ対策について一言添え、受取人に安心して資料を受け取ってもらいましょう。
また、送信前には宛先に間違いがないかを必ず確認しましょう。また、パソコンやネットワーク環境のセキュリティ対策も徹底してください。メールに添付されたファイルを開く際は、ウイルスチェックを必ず行いましょう。
自社のパソコンがウイルスに感染するとデータの改ざんや漏洩につながるだけでなく、メールなどを介して他社や顧客にも迷惑をかける可能性があります。日ごろからセキュリティへの意識を高め、安全な情報管理を心がけることが大切です。
資料作成を効率化するなら文字起こしツールの導入がおすすめ
総会や会議の録音データから効率的に資料を作成するためには、文字起こしツールの導入がおすすめです。文字起こしツールには以下のような特徴があります。
総会の録音データを読み込むと自動で文字起こしをしてくれる
要約作成機能があるツールを選べば資料作成の時間を短縮できる
セキュリティ対策が万全なツールなら総会の録音データでも安心
上記について詳しく解説します。
総会の録音データを読み込むと自動で文字起こしをしてくれる
文字起こしツールの最大の魅力は、録音データを読み込むだけで自動的に文字起こしをしてくれることです。多くのツールは短時間で文字起こしを出力できるため、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
また、文字起こしツールのなかには複数人で同時に議事録を確認できるものもあるため、情報の共有がスムーズです。
さらに、議事録作成の手間が省けるので、業務が効率化されて参加者全員が総会終了後すぐに議事録を確認できるようになるでしょう。
このように、文字起こしツールは、議事録作成の時間短縮や情報共有の円滑化などさまざまな面で業務効率化に役立ちます。ぜひ、文字起こしツールを活用して、総会の内容をスピーディーに確認できる環境を整えましょう。
要約作成機能があるツールを選べば資料作成の時間を短縮できる
文字起こしした内容を自動で要約してくれるツールを導入すれば、議事録作成がさらに効率化します。長時間の録音データから重要なポイントを抽出し、簡潔にまとめてくれるので、資料作成の時間を大幅な短縮が可能です。
文字起こしをそのまま送るよりも内容を要約した議事録の方が分かりやすいため、参加者への情報共有もスムーズになるでしょう。
この要約機能は、総会だけでなく会議の議事録作成や商談の資料作成などにも活用できます。会議の内容を要約することで、参加者への情報共有や今後のアクションプランの策定がスムーズに進み、業務効率化につながります。
このように、文字起こしツールに要約機能が加わることで、議事録作成や情報共有をより効率的に行えます。業務効率化を測れるだけでなく参加者全員が迅速に情報を確認できるため、組織全体の活性化にもつながるでしょう。
セキュリティ対策が万全なツールなら総会の録音データでも安心
個人情報や企業の機密情報が含まれている総会の録音データを扱う以上、文字起こしツールを選ぶ際にはセキュリティ対策をしっかりと確認することが大切です。
セキュリティ対策が万全なツールであれば、機密情報であっても安心して扱えます。具体的には、データの暗号化やアクセス制限などの機能が搭載されているかをチェックしましょう。
また、ツールを提供している企業のプライバシーポリシーやセキュリティに関する取り組みも確認しておくと安心です。
なかにはセキュリティ対策が不十分なものもあるため、ツールを慎重に選ぶ必要があります。特に無料のツールの中には、セキュリティ対策が不十分なものが比較的多いため注意が必要です。
総会欠席者用の資料をスムーズに作成・共有するなら『Rimo Voice』
総会の欠席者に送る資料を作成できるツールは数多くありますが、なかでも『Rimo Voice』は、高精度かつ要約作成までできて、セキュリティ対策も万全です。
1時間の音声データを約5分で文字起こしでき、その精度は95％以上と非常に優れています。自動で要約を出力してくれる機能を使えば、そのまま短時間で資料作成ができる点も魅力です。URLを欠席者にメールで送るだけで作成した資料を共有できるため、ZIPファイルに圧縮したり印刷・郵送したりする手間を抑えられます。
ISMSクラウドセキュリティ認証「ISO/IEC27017」を取得しており、セキュリティ対策が万全なので、機密情報が外部に流出するリスクも低く安心して利用できると好評です。
総会・会議・商談などの資料を作成する機会が多い方は、ぜひ『Rimo Voice』の導入をご検討ください。60分間の無料トライアルで実際に使ってみるのもおすすめです。
まとめ：総会の欠席者への資料送付方法を理解してスムーズに実行しよう！
総会の欠席者への資料送付は、メールに添付する方法と郵送する方法があります。
メールで送る場合は、件名で資料の内容を具体的に伝え、本文では欠席のお詫びと資料の内容を具体的に伝えましょう。ファイルサイズが大きい場合は、圧縮してから送ってください。
郵送の場合は、送付状を同封して発送日や到着予定日、問い合わせ先を明記することが重要です。また、どちらの方法でも、問い合わせ先を必ず記載しましょう。
セキュリティ対策を徹底することも心がけてください。とくに、個人情報や機密情報を含む場合は注意が必要です。
ぜひ、本記事を参考にして、欠席者への資料送付をスムーズに進めてください。
最終更新日: 2024 / 7 / 14
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