【2026年版】ファイル・データ共有方法10選！社内・社外で安全に使えるサービスも

テレワークや社外とのデータ連携が当たり前になった今、ファイル共有の方法を見直す企業が増えています。しかし方法やサービスの選択肢が多く、セキュリティ面の安全性も考慮しながら自社に合った手段を選ぶのは簡単ではありません。

本記事では、社内・社外で使えるファイル・データ共有の方法10選に加え、おすすめサービス7選や選び方のポイント、セキュリティ上の注意点を解説します。

読み終わる頃には、自社の状況に合ったファイル共有の方法とサービスを選べるようになります。

ファイル共有・データ共有とは

ファイル共有とは、社内外の複数のユーザーがネットワークを通じて同じファイルやデータにアクセスできるようにする仕組みです。クラウドストレージやファイルサーバーを使い、ドキュメント・画像・動画などを保存して必要なメンバーと共有します。

データ共有もファイル共有と同じ意味で使われるケースが多いですが、ファイルだけでなく会議の音声データや顧客情報など、業務で発生するあらゆる情報を関係者に届ける行為を指します。

社内でファイルやデータを共有する方法6選

社内でファイルやデータを共有する方法は複数あります。おすすめな方法は、下記の6つです。

• ①PCのフォルダ共有機能を使う

• ②PCとスマホの近距離共有機能を使う

• ③Excelファイルを複数人で共有・同時編集する

• ④USBメモリを介して共有する

• ⑤社内用のファイルサーバーを構築する

• ⑥NAS製品を活用する

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

①PCのフォルダ共有機能を使用する

同じ社内ネットワーク（LAN）に接続されたPC同士であれば、WindowsやMacの標準機能を使ってフォルダを共有できます。追加のソフトウェアやサービスの契約が不要なため、コストをかけずにファイル共有を始められます。

Windowsの場合は、エクスプローラーで共有したいフォルダを右クリックし「プロパティ」→「共有」タブを開きます。「共有」ボタンをクリックして、アクセスを許可するユーザーを指定すれば設定が完了します。

参考：Microsoft「Windows 10 におけるネットワーク経由のファイル共有」

Macの場合はシステム設定の「一般」→「共有」からファイル共有をオンにし、共有するフォルダと許可するユーザーを選択します。

参考：Macユーザーガイド「Macでファイル共有を設定する」

②PC（Windows・Mac）やスマホ（iPhone・Android）の近距離共有機能を使う

PCやスマートフォンには、近くの端末同士でファイルを素早く共有できる機能が標準搭載されています。インターネット接続がなくても使えるため、会議の場で隣の人に資料を渡したいときなどに便利です。

■ Windows 11/10の「近距離共有」

Windows 11では、設定画面を開き「近距離共有」を選択します。

その後、エクスプローラーでファイルを選択し、リボンの「共有」ボタンをクリックすると、近くのPCやiPhoneにWi-Fi経由でファイルを送信できます。

■ スマートフォンの共有機能（AirDrop・Quick Share）

スマートフォンにも近距離でファイルを共有できる機能が標準搭載されています。iPhoneでは「AirDrop」、Androidでは「Quick Share」が利用できます。

ここではiPhoneのAirDropを使った共有方法を解説します。

AirDropは、近くのApple製デバイス（iPhone・iPad・Mac）にWi-FiとBluetoothを使ってファイルを直接送信できる機能です。

共有したいファイルや写真を開き、共有ボタン（□に↑のアイコン）をタップすると、近くのAirDrop対応デバイスが表示されます。送信先を選択するだけで、数秒でファイルが届きます。

▼AirDropを選択

▼共有をタップ

▼共有相手が表示される
※近くに共有相手がいない場合は「共有相手が見つかりません」と表示されます。

なお、2025年11月にはAppleのAirDropとGoogleのQuick Shareの相互連携が開始されました。

これにより、iPhoneからAndroid端末へも直接ファイルを送れるようになっています。

参考：Google Store「スマホで手軽にデータを共有できる「Quick Share」、Google Pixel で AirDrop 連係もスタート」

③Excelファイルを複数人で共有・同時編集する

「Excelファイルを複数人で同時に編集したい」「最新版がどれかわからなくなる」という悩みは、ビジネスの現場で特に多い課題です。OneDriveやGoogle ドライブにExcelファイルを保存すれば、複数人がリアルタイムで同時に編集できます。

ここではOneDriveを使った共有手順を解説します。

■ OneDriveでExcelファイルを共有する手順

①Excelでブックを開き、画面右上の「共有」ボタンをクリックします。

②ファイルがまだクラウドに保存されていない場合は、保存先の選択画面が表示されます。「OneDrive」を選択してファイルを保存しましょう。

③保存が完了すると、共有の設定画面が開きます。「リンクのコピー」を選択すれば、共有用のURLが発行されます。このURLをメールやチャットで相手に送ると、相手はリンクをクリックするだけでファイルを開けます。

なお、Excelには「ブックの共有」というローカル環境向けの機能もありますが、同時編集時に競合が起きやすくデータ破損のリスクがあるため、現在はクラウド経由での共有が推奨されています。

④USBメモリを介して共有する

共有したいファイルを外付けUSBメモリに保存して、相手に渡す方法もあります。USBメモリを受け取った人は、パソコンにUSBメモリを挿入することで、ファイルを閲覧したり、ダウンロードしたりできます。

メールで共有するのとは異なり、宛先を誤るリスクがありません。しかし、誤ってUSBメモリを紛失したり、知らない人のもとに渡ったりしてしまうと情報が漏洩する可能性があります。

なかには、会社全体でUSBメモリの利用を制限しているケースもあるため、事前に確認しましょう。

⑤社内用のファイルサーバーを構築する

社内用のファイルサーバーを構築するのも1つの手です。ファイルサーバーとは、ファイルを管理するためのシステムです。サーバーにアクセスしたユーザーのみがファイルの保存や閲覧、編集などを行えます。さらにアクセス権限を設定できるため、セキュリティの安全性が高いのも特徴です。

ファイルサーバーは、容量が大きいため、大容量ファイルの共有も可能です。メールだけではファイルの共有が追いつかない場合は、ファイルサーバーを構築すると良いでしょう。

ただし、ファイルサーバーを構築するには専門知識が必要です。業者に頼む方法もありますが時間がかかるため、導入したい場合は早めに検討しておきましょう。

⑥NAS製品を活用する

NASとは、Network Attached Storageの略であり、ファイルを保存するためのハードディスクのことを指します。基本的には、ファイルサーバーと同じですが、NASはファイルの保存と共有に優れています。

▼イメージ

出典：NASユーザーマニュアル

ファイルサーバーよりも安価なため、費用を抑えられるのも利点です。本体さえあれば利用できるため、手軽に導入したい企業に適しています。

ただし、NASはファイル保存と共有に特化した特定の機器です。ファイルサーバーのように、共有以外のサーバー機能を使いたい場合には向いていません。

社外でファイルやデータを共有する方法4選

社外でファイルやデータを共有する場合は、社内とは少し異なります。おすすめな共有方法は、下記の通りです。

• ①メールに添付して共有する

• ②ファイル転送サービスを利用する

• ③クラウドストレージ（オンラインストレージ）を使う

• ④チャットツール・Web会議ツールで共有する

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

①メールに添付して共有する

「Outlook」や「Gmail」などのメールにファイルを添付し、社外の相手に送る方法です。送信先のアドレスを指定してファイルを添付するだけで完了するため、手軽な共有手段の1つです。社内の同僚に送る場合にも同じ手順で対応できます。

この方法が適しているのは、機密性がそれほど高くないファイルを、メールのやり取りの延長で手軽に渡したい場面です。

機密性の高いファイルを社外に共有する場合は、ファイル転送サービスやクラウドストレージのリンク共有を利用した方が安全です。

②ファイル転送サービスを利用する

ファイル転送サービスを使用して、ファイルを共有する方法もあります。送りたいファイルを選択し、ダウンロードURLを知らせるだけで共有できるため、手軽さが魅力です。

大容量ファイルの共有はもちろん、パスワードを設定できるサービスもあります。コストをかけずに共有できますが、セキュリティ面は万全とはいえません。情報漏洩のリスクを考えると、ほかのサービスやツールを使うのがおすすめです。

③クラウドストレージ（オンラインストレージ）を使う

クラウドストレージ（オンラインストレージ）は、オンライン上でデータの保存や共有を行えるサービスです。インターネットが利用できる環境であれば、ファイルにアクセスや共有ができるため、社内・社外ともに使いやすいサービスです。

またリアルタイムでファイルを共有したり、複数人で編集したりできるため、効率的に業務を進められるのもメリットです。

なおセキュリティ対策として、二要素認証を利用できるかなど、バックアップ体制の詳細を確認しておくと安心できるでしょう。

④チャットツール・Web会議ツールで共有する

SlackやChatworkなどのビジネスチャットツールや、ZoomなどのWeb会議ツールにもファイル共有機能が備わっています。

チャットのメッセージにファイルをドラッグ＆ドロップするだけで、相手にファイルを共有可能です。社内のチーム間でのファイル共有にも活用できます。

■ ビジネスチャットでの共有

ビジネスチャットでのファイル共有の強みは、会話の文脈の中でファイルを渡せる点です。

メールのように件名や宛先を設定する手間がなく「このファイルを確認してください」とメッセージを添えてそのまま送信できます。共有したファイルに対してチャット上でコメントを付けられるため、フィードバックのやり取りも1つの画面で完結します。

Slackではチャネルごとにファイルが整理されるため、後から「あのファイルどこだっけ？」と探す手間も減ります。

※注意点

チャットツールのファイル保存容量には上限があるケースが多く、長期保管には向いていません（特に無料プランの場合は閲覧期間が制限されます）。そのため、チャットで共有したファイルはクラウドストレージにも保存しておきましょう。

また、意図しないメンバーにもファイルが見えてしまう可能性があります。機密性の高いファイルはDM（ダイレクトメッセージ）またはプライベートチャネルで共有してください。

参考：Slack「ドキュメントの共同作成やファイルの共有も Slack で」

■ Web会議ツールでの共有

例えば、Zoomでは、会議中のチャット機能からファイルを直接送信できます。画面共有だけでなく、参加者にファイルを配布したい場面で便利です。ただし、Zoomの設定で「ミーティング中のファイル転送」が有効になっている必要があるため、ホスト側で事前に確認しておきましょう。

▼チャットをクリックして、ファイルをアップロードして共有

参考：Zoom「ミーティングやウェビナーでファイルを送信する」

社内・社外でのファイル・データ共有におすすめなツール7選【無料あり】

安全かつ効率的にデータ共有したい方は、ツールの導入を検討してみましょう。社内・社外のデータ共有におすすめなツールは、下記の通りです。

• ①Google ドライブ｜無料15GBで個人から法人まで幅広く使える

• ②OneDrive｜Windows環境とシームレスに連携する

• ③Box｜法人向けセキュリティとアクセス管理に強い

• ④Dropbox Business｜大容量ファイルの同期速度が速い

• ⑤NotePM｜社内ナレッジの蓄積と全文検索に特化している

• ⑥ギガファイル便｜登録不要で最大300GBを無料送信できる

• ⑦Rimo Voice｜会議の音声データを文字起こし・共有まで一括で完結できる

それぞれについて詳しく解説していきます。

関連記事：情報共有ツールおすすめ15選！5つのタイプ別に詳しく紹介

①Googleワークスペース｜ビジネス向けプランで個人から法人まで幅広く使える

引用元：Googleワークスペース

Google Workspaceは、Gmail・ドライブ・Meet・カレンダーなど各種Googleツールにビジネス向けの機能とセキュリティが追加されたクラウドサービスです。デバイスの種類を問わず利用できるうえ、多くの企業が導入しています。Googleドキュメントやスプレッドシートなどとシームレスに連携できるため、業務を効率よく進められます。

Googleドライブを利用すればファイル共有や複数人での同時編集が可能です。プランはBusiness Starter（月額¥950/ユーザー・ストレージ30GB）からEnterprise（要問い合わせ）まで4段階あり、必要な機能とユーザー数に合わせて選択できます。

②OneDrive｜Windows環境とシームレスに連携する

引用元：OneDrive

OneDriveは、Windowsで標準装備されているオンラインファイルストレージです。Windowsを採用している企業で使用されている傾向にあります。またWindowsのローカル保存と同時にOneDriveに自動的に保存が行われるような設定もできます。そのため、Windowsユーザーにとっては、非常に便利なツールだといえるでしょう。

また複数人に共有や共同作業が可能です。必要なメンバーを絞ってアクセス権を設定することもできます。スマートフォンやタブレットからも利用できるため、在宅ワークや外出先でも手軽に利用しやすいのも魅力の1つです。

③Box｜法人向けセキュリティとアクセス管理に強い

引用元：Box

Boxは、日本だけでなく海外でも多く利用されているファイル共有サービスです。ファイルのアップロードやダウンロードができます。アクセス権を柔軟に変更できるため、セキュリティ対策も万全です。さらにBoxを利用していない人にもファイル共有を行えます。汎用性が高いため、社外の共有ツールとしても使いやすいでしょう。

また海外製のツールですが、日本語に最適化されています。稀にある、「海外製のため日本では使いづらい」といった事案が発生しないのもメリットです。

④Dropbox Business｜チーム向けプランで大容量ファイルを共有できる

引用元：Dropbox Business

Dropboxのチーム向けプランは、Dropboxをビジネスやチームのニーズに合わせて拡張したサービスです。最低プランのStandard（月額¥1,800/ユーザー・3名以上）ではチーム全体で5TBのストレージが利用でき、容量の大きなファイルをチームで共有することが多い企業に向いています。より大容量が必要な場合はAdvanced（月額¥2,880/ユーザー・チーム全体15TB〜）も選択できます。

個人アカウントをすでに利用している社員が多いケースもあるでしょう。Dropboxでは個人アカウントとビジネスアカウントをリンクさせ、デスクトップから簡単に切り替えて使うことができます。

⑤NotePM

引用元：NotePM

NotePMは、社内のナレッジやファイル共有に特化したツールです。簡単にファイル共有を行えるうえに、アップロードされたファイルにメンバーが簡単にアクセスできます。

ファイル検索機能も充実しているため、過去のファイルを見つける際に手間がかからないのもポイントです。Word・Excel・PowerPoint・PDFであれば、中身の検索も可能です。タイトルだけではなく、中身も検索できるため、作業の大幅な効率化を期待できます。

ファイル検索機能も充実しており、過去のファイルを探す手間がかかりません。Word・Excel・PowerPoint・PDFの中身まで全文検索に対応しているため、タイトルが不明でも目的の情報をすばやく見つけられます。

またAIによる文書の要約・翻訳・校正や、蓄積した社内情報をもとに質問に答えるAIチャットボット機能も備わっており、情報収集・共有をさらに効率化できます。

NotePMのようなツールを活用して、社内に点在する知識やノウハウを効果的に共有・蓄積する「ナレッジシェア」の進め方については、以下の記事も参考にしてください。

関連記事： ナレッジシェアとは？社内推進の方法や役立つおすすめツール11選を紹介 

⑥ギガファイル便｜登録不要で最大300GBを無料送信できる

出典：ギガファイル便

ギガファイル便は、会員登録不要・無料で利用できるファイル転送サービスです。1ファイルあたり最大300GBまでアップロードでき、ファイル数や容量の制限がないため、大容量データの一時的な受け渡しに適しています。

アップロード後に発行されるURLを相手に送るだけで共有可能です。また、ファイルの保持期限は3日・5日・7日・14日・30日・60日・100日から選択できます（デフォルトは5日）。

法人利用の場合は、パスワードの設定とダウンロード期限の管理を徹底しましょう。

⑦Rimo Voice｜会議の音声データを文字起こし・共有まで一括で完結できる

会議や商談の音声データを「文字起こし→要約→共有」までワンストップで完結させたいなら『Rimo Voice』が適しています。

1時間の音声データを約5分でテキスト化し、AIが要点・決定事項・ネクストアクションを自動で抽出します。作成された議事録はURLを共有するだけで社内外の関係者に送れるため、ファイルの添付ミスや容量制限を気にする必要がありません。

さらに、SalesforceやMicrosoft Dynamics 365といったCRMとの自動連携機能も備えています。

商談後にボタンを押すだけで、AIが文字起こし内容を読み取り「面談内容」「ネクストステップ」「顧客課題」などのCRM項目へ自動入力します。CRMへの入力作業がなくなるため、データ共有のスピードと正確性が向上するでしょう。

セキュリティ面では、ISO 27001・ISO 27017認証を取得しており、データは日本国内のサーバーで保管されます。機密性の高い商談データを扱う企業でも安心して導入できます。

無料トライアルも用意していますので、まずは実際の使用感を確認してみてください。

ファイル・データ共有サービスの選び方｜5つのチェックポイント

ファイル共有サービスは無料のものから法人向けの高機能なものまで選択肢が多く、何を基準に選べばいいか迷いやすいでしょう。以下の5つのポイントを確認してください。

• データ容量が自社の利用量に合っているか

• セキュリティ機能は十分か（暗号化・二要素認証・ログ管理）

• マルチデバイスに対応しているか

• 用途に合った機能がそろっているか（共同編集・検索・外部共有）

• 無料プランと有料プランの違いを把握しているか

以下で詳しく解説します。

1.データ容量が自社の利用量に合っているか

ファイル共有サービスを選ぶ際にまず確認すべきは、ストレージの容量です。無料プランでは5〜15GB程度が一般的ですが、部署全体や社外との共有を前提とする場合は数百GB〜数TBの容量が必要になるケースもあります。

現在のデータ量と今後の増加見込みを踏まえてプランを選びましょう。

2.セキュリティ機能は十分か（暗号化・二要素認証・ログ管理）

ファイル共有サービスを法人で利用する場合、セキュリティ機能の確認が欠かせません。確認すべき主な機能は以下の3つです。

• 通信・保存データの暗号化：ファイルの送受信時や保存時にデータが暗号化されるか

• 二要素認証（多要素認証）：パスワードに加えてSMS認証やワンタイムパスワードに対応しているか

• アクセスログの記録：誰がいつどのファイルにアクセスしたかを記録・確認できるか

また、特に機密性の高いデータを扱う企業は、ISO 27001などの情報セキュリティ認証を取得しているサービスを優先して検討しましょう。

3.マルチデバイスに対応しているか

テレワークや外出先でファイルを確認する必要がある場合、PC・スマートフォン・タブレットのすべてから利用できるかを確認しましょう。

主要なクラウドストレージ（Google ドライブ、OneDrive、Dropbox、Box）はいずれもマルチデバイスに対応していますが、オンプレミス型サービスやNASでは、スマートフォンからのアクセスに追加設定が必要な場合があります。

導入前に「自社の社員がどの端末からアクセスするか」を洗い出し、対応端末とOSを確認しておきましょう。

4.用途に合った機能がそろっているか（共同編集・検索・外部共有）

ファイルを保存・共有するだけでなく、業務効率を上げるための機能が揃っているかも重要な選定基準です。

例えば、Google ドライブやMicrosoft OneDriveは、ドキュメントやスプレッドシートの共同編集に対応しています。NotePMはファイルの中身（Word・Excel・PDFの本文テキスト）を全文検索できるため、過去のファイルを探す手間を大幅に減らせます。

また、社外の取引先にファイルを共有する機会が多い場合は、相手がアカウントを持っていなくてもリンク共有だけでアクセスできるサービスを選ぶと便利です。

5.無料プランと有料プランの違いを把握しているか

多くのファイル共有サービスは無料プランを提供していますが、法人利用では無料プランの制約が業務の妨げになる場合があります。

主な違いのイメージは、以下のとおりです。

まずは無料プランで操作感を確認し、業務に合うと判断したら有料プランへの切り替え検討してみましょう。

ファイルやデータを共有する3つのメリット

データを共有するメリットは、下記の3つがあげられます。

• 【社内】より良い意思決定ができる
  

• 【社外】顧客満足度が向上する
  

• 【社内・社外】業務の効率化・コスト削減につながる

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

【社内】より良い意思決定ができる

データを共有すると、メンバー同士で共通認識ができ、意思決定の質が高まります。担当業務以外の状況も簡単に把握できるのもメリットです。

株式会社Fleekdriveの調査によると、多拠点企業の半数が「重複作業」を経験し、47.1％が「誤った情報をもとに業務を遂行した」と回答しています。

出典：PR TIMES 株式会社Fleekdrive「多拠点企業におけるファイル共有の実態調査」

こうした問題の多くは、正確なデータが一元管理されていないことに起因している場合が多いです。ファイル共有サービスでフォルダ構造を整理し、常に最新のファイルが参照される仕組みを作ると、重複作業や業務遂行時のミスを減らせます。

ただし、共有するデータそのものが正確でなければ、意思決定の質はかえって下がってしまいます。特に議事録や文字起こしされた資料は、作成者によって内容の精度にばらつきが出やすいのが実情です。

こうした課題を解決できるのが、文字起こし・要約ツールの『Rimo Voice』です。

会議や商談の音声データを取り込むと、約5分で文字起こしと要約が完了し、正確な議事録をそのまま共有できます。作成された議事録はSalesforceやDynamics 365にも自動連携できるため、CRM上のデータも常に最新の状態を保てます。

セキュリティやプライバシーには配慮しつつも、会話などのデータを社内でオープンにすることで生産性がアップします。セキュリティ面に不安を抱いている方もいるかもしれませんが『Rimo Voice』は、セキュリティ対策が万全のため、リスクを抑えながら使えると好評です。

【社外】顧客満足度が向上する

顧客に対して必要なデータを送付すると、満足度の向上を期待できます。ほかにも商談や打ち合わせ終了後に決定事項などをデータとして共有することで、認識のミスマッチを防げます。データが残っていることで、言った言わないなどのトラブルリスクも軽減できるでしょう。

商談内容や顧客情報をデータとして社内に共有することで、質の高いサービスを提供できます。顧客の満足度が向上することで、受注数や売上アップなど利益にも良い影響を与えるでしょう。

【社内・社外】業務の効率化・コスト削減につながる

データの共有は業務効率化やコスト削減にもつながります。他部門や社外の情報を得るためには逐一質問する必要があり、確認できるまでは業務を進められないこともあります。しかし、データを共有しておくことで、わざわざ質問せずにデータを確認するだけで情報を得ることが可能です。

またデータの保管場所や保管方法等をルール化しておくことで、データを探す手間も省けます。ルール化したものを分かりやすくマニュアルにしておくことで、新しいメンバーが入った後もスムーズに共有できるでしょう。

このようにコミュニケーションコストや手間を省くことで、人件費などのコスト削減につながります。

社内・社外でファイルやデータを共有する際の7つの注意点

社内・社外でファイルやデータを共有する際には、下記の注意点を踏まえて行う必要があります。

• ①フォルダ分けなどをしてデータを整理する
  

• ②アクセス権限を設けて漏洩を防ぐ
  

• ③ファイル・データへのアクセスログが残るようにする
  

• ④小まめにバックアップを取る
  

• ⑤入念にウイルス対策をする
  

• ⑥ファイアウォールを導入してトラブルを防ぐ

• ⑦PPAP（パスワード付きzip）形式で送信しない

1つずつ詳しく解説していきます。

①フォルダ分けなどをしてデータを整理する

社内外問わずファイル共有を行う際は、わかりやすいフォルダ分けをしておきましょう。自分ではわかっていても共有された相手がわからなければ、効率的に共有できません。わかりやすくデータを整理しておけば、コミュニケーションコストを削減でき、お互いに効率化を図れます。

またフォルダ分けをする際は、タイトルやストレージなどフォルダ全体をわかりやすくする習慣をつけておくとよいでしょう。

関連記事：【Windows11対応】共有フォルダの作り方と活用術：ビジネスを加速させる情報共有とは

共有データを誰でもすぐに見つけられるようにするための、具体的なフォルダ分けのルールやファイル名の付け方は、こちらの記事もご覧ください。

関連記事：書類整理で仕事効率化！分類すべき書類から整理のコツまでを徹底解説

②アクセス権限を設けて漏洩を防ぐ

ファイルを共有する際は、必ずアクセス権限を設けて情報漏洩を防ぎましょう。アクセス権限がない状態でファイルを共有してしまうと、第三者がファイルにアクセスし、情報漏洩が起こる可能性があります。

そのため、ファイルにアクセスできる人を制限し、相手の操作範囲も設定しておきましょう。変更厳禁なファイルであれば、閲覧のみに設定しておくことで、ファイルの内容が変更されるのを防げます。

③ファイル・データへのアクセスログが残るようにする

アクセスログとは、誰がいつファイルやデータにアクセスしたかを記録できる機能のことです。アクセスしたかだけではなく、どのような編集を行ったかも確認できるため、必ず設定しておきたい機能です。

ファイルを共有する前にアクセスログが残るように設定しておくことで、不正アクセスによって第三者に閲覧された場合でも、対策を講じられます。大きなトラブルを防ぐためにも、設定しておきましょう。

④小まめにバックアップを取る

複数人でファイルやデータを共有していると、誤って削除したり、変更してしまったりする可能性があります。ほかにもPCなどの機器が故障してファイルを確認できなくなる可能性もゼロではありません。

そのようなリスクを軽減するためには、日頃からバックアップを取っておくことが大切です。小まめにバックアップを取っておくことで、変更前や故障前のデータを復旧できます。自動でバックアップを取れる設定もあるため、必ず確認しておきましょう。

⑤入念にウイルス対策をする

入念にウイルス対策をすることも大切です。共有したファイルには複数人がアクセスするため、1人がウイルスに感染していると、ファイルもウイルスに感染する可能性があります。

ウイルス感染を防ぐには、ファイルにアクセスするすべてのデバイスにアンチウイルスソフトをインストールしておきましょう。ほかにも不用意にプログラムを実行したり、むやみにURLを開いたりしないよう、教育を徹底しておくのがおすすめです。

⑥ファイアウォールを導入してトラブルを防ぐ

ファイアウォールとは、ウイルスやサイバー攻撃を検知し、トラブルを防いでくれるツールです。ファイアウォールを導入しておくことで、外部からの情報漏洩やファイルの書き換えなどを防げるのです。

ただし、ファイアウォールによって今まで通りにファイルを共有できない可能性もあります。設定を細やかに行うことで、スムーズに利用できるでしょう。

⑦PPAP（パスワード付きzip）形式で送信しない

PPAP（P：Password付きzipファイルを送付→P：Passwordを送付→A：暗号化→P：Protocol）とは、パスワード付きzipファイルをメールで送り、別のメールでパスワードを送る手法です。かつてはセキュリティ対策の一環として多くの企業で採用されていました。

しかし、PPAPはセキュリティ上の問題が指摘されており、政府機関や多くの企業が廃止に踏み切っています。

参考：総務省「テレワークセキュリティガイドライン」

パスワードとファイルが同じメール経路を通るため、通信が傍受されれば両方が一度に盗まれてしまいます。さらに、パスワード付きzipファイルはウイルスチェックをすり抜ける場合があり、マルウェアの侵入経路としても問題視されています。

PPAPの代替手段としては、クラウドストレージの利用が推奨されています。ファイルをクラウドにアップロードし、アクセス権限付きのURLを相手に送る方法であれば、ファイルとパスワードが同じ経路を通るリスクがありません。

PPAPを使っている方は、クラウドストレージへの移行を検討してください。

会議データを有効活用するなら『Rimo Voice』がおすすめ

会議や商談のデータを共有するのにおすすめなのが『Rimo Voice』です。

会議を録音・録画したものの、後にどの情報がどこにあるのか分かりにくいと感じている企業も多いのではないでしょうか。

『Rimo Voice』であれば、録音・録画データをスピーディーにテキスト化し、あとから検索機能で効率的に探すことができます。「あの話ってどの会議で誰がしていたっけ？」と感じた時にすぐに探せるため、手間や時間などのコストを省けます。

またURLを共有するだけでテキスト化された会議のデータを共有できたり、リアルタイムで共同編集できたりなどさまざまな機能が搭載されているのも特徴です。社内・社外問わず複数人で管理しやすいのが嬉しいポイントです。
また、商談データの共有をさらに効率化したい場合は、CRM連携機能も活用できます。SalesforceやMicrosoft Dynamics 365と連携すれば、商談後にボタンを押すだけで「面談内容」「ネクストステップ」「顧客課題」などの項目がCRMへ自動で反映されます。

商談のたびにCRMへ手入力していた作業がなくなるため、情報の鮮度と正確性が上がり、チーム内のデータ共有もスムーズになります。「共有したいのに入力が追いつかない」という課題を感じている方には、特に効果を実感しやすい機能です。

『Rimo Voice』はニーズに合わせて選べる複数のプランをご用意しています。ご興味がある方は、無料トライアルを試してみましょう。

また、企業のご担当者様に向けて、サービス資料をご用意しておりますので、ダウンロードしてご確認ください。

社内・社外で安全にデータを共有しよう！

ファイル・データ共有の方法は、PCのフォルダ共有やクラウドストレージ、チャットツールなど多岐にわたります。データの種類や共有相手に応じて使い分けることが重要です。

サービスを選ぶ際は、データ容量・セキュリティ機能・マルチデバイス対応などを軸に比較しましょう。

PPAPやUSBメモリでの受け渡しはセキュリティリスクが高いため、クラウドストレージを中心とした運用への切り替えを検討してみてください。