RPAとは？意味やメリット・デメリット・活用事例などをわかりやすく解説！【業務効率化】

RPAとは、パソコン上の提携作業をロボットのように自動化することを指します。最近では、国内外問わず多くのシーンで活用されているRPAですが、詳しいことが分からず困っている方もいるでしょう。

本記事では、RPAについて6つの成功事例を交えてわかりやすく解説していきます。RPAの仕組みを導入するメリットやデメリットなど詳しく解説しているので、興味がある方はぜひ最後までご覧ください。

RPAの意味とは？わかりやすく言うと「自動化ロボット」

RPAは「Robotic Process Automation」の略であり、わかりやすくいうと「自動化ロボット」です。パソコン上で行う決まった手順の業務や繰り返し行われるルーティンワークの自動化を得意としています。

また、「RPA国内利用動向調査 2022」によると、RPAの導入率は、年商50億円以上の企業のうち45％に及びます。

（出典：ＩＣＴ市場調査コンサルティングのＭＭ総研「RPA国内利用動向調査 2022」）

準備中や検討中の企業も含めると約20％となっており、今後RPAを導入する企業はさらに増えると考えられます。

RPAは休みなく常に稼働できるため、人手不足や長時間労働、人為的ミスなどを防ぐ効果を期待できます。ヒューマンエラーをなくせるうえに、業務スピードの向上や正確性などを追求できるのが大きな魅力です。

RPAと混同しやすい用語5つとの違いを紹介

人間がパソコンを使って行う作業をロボットが代行する仕組みのことを指す「PRA」は、以下の用語と混同されやすい傾向にあります。

• RDA

• boy

• AI（人工知能）

• Excelマクロ

• SaaS

それぞれの違いについて詳しく理解しておきましょう。

RDAとRPAの違い

1つ目の用語は、RDAです。RPAは、サーバーやクラウドなどを中心とし、実行ログ管理やスケジュール実行などの集中管理が可能な技術です。組織的な自動化に向いています。一方でRDAは、個人としてデスクトップ作業の自動化を行うのが目的であり、各パソコンにソフトウェアをインストールして自動化を行います。

その他の違いについて表で確認してみましょう。

botとRPAの違い

botは、決まったタスクなどを自動的に繰り返すプログラムのことを指します。あらかじめ手順を決めてプログラムを行うことで、同じ作業を実行し続けます。単純作業や定型的な作業の自動化に向いているのが特徴です。

RPAとbotは、指定した作業を実行する点は同様です。しかしbotは、プログラマーやエンジニアなど専門知識を持った人が作業を行わなくてはなりません。RPAは、プログラミングの必要はなく、作業を記憶させるだけで機能する点がbotとの大きな違いです。

AI（人工知能）とRPAの違い

AI（人工知能）は、データをもとに学習して自分の判断で作業を行います。正確な判断を下せるようになるまでには、ある程度の学習期間が必要です。

一方でRPAは、AIのように自ら考え判断をし、作業をする能力はありません。あくまでも人間が覚えさせた作業を行う範囲に留まります。RPAは、自分で判断する能力はありませんが、作業手順を覚えさせるだけで活用できるため、手軽さと導入までの期間の短さがメリットです。

ExcelマクロとRPAの違い

Excelマクロも業務の自動化が可能です。業務の自動化をできる部分は共通していますが、Excelマクロは、Excel上またはMicrosoft製のソフトのみの作業に限られています。さらにExcelマクロは、パソコンのスペックによって処理能力が異なります。スペックの低いパソコンだと、動作が遅くなったり、止まってしまったりする可能性があるのです。

その点、でRPAは種類によってできることの範囲は異なりますが、Microsoft製のソフトを含め、さまざまなアプリやシステムの自動化を図れます。さらにExcelからその他のアプリやソフトを横断した作業の自動化を行えるのも特徴です。

SaaSとRPAの違い

SaaSとは「Software as a Service」の略称です。サーバー上のソフトウェアから必要な機能だけを利用できるクラウド型ツールのことを指します。RPAとの違いは、クラウド型かオンプレミス型かという点です。SaaSはクラウドを利用しますが、RPAはパソコンにインストールして利用するのが大きな違いです。

またSaaSは、特定の業務に特化したツールです。柔軟性はあまり高くないため、用途によっては不便に感じる可能性も少なくありません。一方でRPAは、カスタマイズが可能であり、柔軟性が高いため、広い範囲の業務に対応できます。

RPAの仕組みとは？

RPAは「シナリオ」と呼ばれる人間がRPAで自動化した業務をまとめたものに基づいて業務を遂行します。業務の自動化をするには、シナリオ化が欠かせません。シナリオの質が高ければ高いほどRPAの作業品質が高くなります。作業品質を高めるためにも、作業手順を細かく正確にまとめることが大切です。

また、シナリオをRPAが理解できるように、コードを使って書く必要があります。難易度の高いコードではありませんが、ある程度のプログラミング知識や技術が求められます。ただし、RPAのなかにはプログラミング知識がなくても利用できるものも。プログラミング知識がない方は、簡単に使えるものを探してみましょう。

RPAによって自動化できる業務の例

RPAは、パソコン上で行われる定型業務の自動化を図れるツールです。まずは、RPA導入に効果的な業務の特性を見ていきましょう。

• 処理ルールが明確である

• 業務処理を行ううえで例外が少ない

• 同じ作業を大量に繰り返し行う

• 人的ミスの影響が少ない業務

• アプリやソフトをまたいで複製や入力などを行う業務

上記の特性に当てはまる業務は、人的ミスが生じやすい傾向にあるため、RPA導入に向いているとされています。具体的には、下記のような業務です。

• データ入力

• 経費精算

• 見積書や請求書の作成

• 在庫管理

• 受発注業務

• メールの送受信

• レポート作成

このような業務をRPAで自動化することで、人的ミスを防いだり、コストを削減したりできます。なお、業務が複雑になればなるほど、ロボットを作成するのに時間がかかることを理解しておきましょう。

RPAには主に3種類ある

RPAツールは、主に下記の3つの種類に分けられます。

• デスクトップ型

• サーバー型

• クラウド型

なお、デスクトップ型のRPAを「RDA」と呼ぶケースもありますが、本記事ではRPAの1つとして定義し、説明していきます。

デスクトップ型

デスクトップ型のRPAツールは、パソコンにインストールして使用するオンプレミスのシステムを指します。RPAを使用したいパソコンを対象に導入するため、費用があまりかからないのが特徴です。一般的に10万円程度のため、導入しやすい傾向にあります。

しかし、自動化をする業務の範囲を広げる際には、デスクトップ型ではなく、サーバー型やクラウド型に切り替えなくてはなりません。

このような点から、デスクトップ型のRPAツールは、まずは小さな規模から業務の自動化を図りたい企業におすすめです。大規模での導入を検討している場合は、ほかのシステムを選びましょう。

サーバー型

サーバー型のRPAツールは、サーバーおよびパソコンにインストールして使用するオンプレミスのシステムを指します。サーバーによってRPAツールを管理できるため、大規模な範囲の自動化を図りたい企業におすすめです。

しかし、サーバー型は購入するのに100万〜2,000万円とやや高額になりやすいです。さらに導入までに時間がかかるのもデメリットのひとつ。すでにRPAツールを導入しており、大規模の運用を目指している企業には向いているでしょう。

クラウド型

クラウド型のRPAツールは、提供会社のサーバーにインストールされているシステムをオンラインで使用する仕組みです。ツールを導入するのに手間がかからないうえに、リモートワークでも利用できるのが特徴です。

しかし、企業などの大規模な組織で導入を検討している場合は、サーバー型の方が費用対効果が高くなる可能性があります。そのため、小規模から徐々に利用範囲を広げていきたい企業におすすめです。

RPA導入における5つのメリット

RPAの導入を検討しているものの「どのようなメリットがあるのか」「得られる効果は？」などの疑問がある方もいるのではないでしょうか。RPAを導入することで、下記のようなメリットを期待できます。

• 業務効率化によって生産性がアップする

• 人間によるミスのリスクを抑えられる

• 人件費を始めとするコストを削減できる

• コア業務に時間を割けるようになる

• 従業員・顧客の満足度が向上する

それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

業務効率化によって生産性がアップする

PRAを導入することで、業務が効率化され、生産性のアップを期待できます。RPAが行える業務は、コピー&ペーストやファイルの移動などの判断の必要がない単純作業です。このような単純作業を自動化することで、価値のある仕事に集中できるようになり、生産性が向上します。

また現代の日本では、少子化によって労働人口不足が深刻化しています。ほかにも他の先進国に比べて生産性が低いなどの課題が尽きません。そこで労働時間を短縮させ、生産性を向上させるにはRPAが最適といえます。

人間によるミスのリスクを抑えられる

人間が作業をする以上、注意を払っていてもミスを完全に防ぐことはできません。さらに人的ミスを減らすには、誤りや抜け漏れがないかを入念に確認したり、複数人でチェックをしたりと、時間や手間がかかります。さらに、どんなに時間をかけてもミスをゼロにすることは不可能でしょう。

その点、RPAを活用すれば人的ミスの発生源であるアナログ作業そのものを大幅に減らせます。迅速かつ正確に業務を行えるため、ヒューマンエラーが生じるリスクを抑えられます。人的ミスによってクライアントに迷惑をかけたり、不信感を与えたりするのを防げるのは、大きなメリットでしょう。

人件費を始めとするコストを削減できる

定型業務をRPAで自動化を図ることで、人件費を始めとするコストを削減できます。さまざまな業務を自動化することで、従業員の負担が軽減し、残業代の削減を期待できます。ほかにも人的ミスをリカバリーするのにかかる時間や手間がなくなることで、余計なコストの発生を防げるのも大きなメリットです。

なお、人的リソースを削減するRPAは「デジタルレイバー（機械的な労働者）」とも呼ばれています。

コア業務に時間を割けるようになる

コア業務に時間を割けるようになるのも、RPAを導入するメリットです。単純作業などのルーティンワークから解放されることで、マーケティングやサービスの開発などより付加価値の高いコア業務に時間を割けるようになります。RPAと人間が行う作業を整備することで、より効率的に業務を進められるのです。

また、コア業務に時間を割けるようになると、全体的な生産性の向上を期待できます。その結果、新たなビジネスチャンスを生み出せる可能性もあるでしょう。

従業員・顧客の満足度が向上する

RPAを導入することで、従業員や顧客の満足度向上を期待できます。RPAが行う業務は、主にファイルの移動やテキストのコピーなどのルーティンワークです。単純作業を自動化し、従業員はより価値のある業務に専念できるようになることで、従業員の満足度も高まります。

また、業務が迅速化されれば、顧客対応のスピードも向上するでしょう。顧客からの問い合わせに対して早急に、かつ正確に対応することで満足度が高まり、売上アップなどが見込めるのも嬉しいポイントです。

RPAにはデメリットもある？

業務の自動化を図ることで、生産性を向上させたりコア業務に専念できたりといった豊富なメリットがあるRPAですが、デメリットも存在します。主なデメリットは、下記の通りです。

• 導入にコストがかかる

• 使いこなせるようになるまで時間がかかる

• エラー発生時には対応が必要となる

RPAはプログラミングのように難しい知識や技術は必要ないと紹介しましたが、ある程度の知識は必要です。メリットだけでなく、デメリットについても詳しく見ていきましょう。

導入にコストがかかる

PRAを導入するには、コストがかかります。製品によって異なりますが、サーバー型やクラウド型は費用が高い傾向にあり、年間あたり100万〜240万円程度の費用がかかります。デスクトップ型であれば数10万円程度で済みますが、導入後に規模を広げようとなると、サーバー型などに切り替えなくてはなりません。そのため、後で費用がかかるケースもあるでしょう。

とはいえ、導入コストがかかるものの、RPAの導入・活用によって従業員の負担を軽減したり生産性を上げたりできるため、人件費を始めとするコストの大幅な削減を期待できます。目先の出費だけでなく、長期的な目線で導入するかを検討すると良いでしょう。

使いこなせるようになるまで時間がかかる

RPAはノーコードツールとも呼ばれており、導入するのに専門知識はさほど必要ありません。プログラミングのような難易度の高い知識や技術は必要ないのが特徴です。

しかし、難易度は高くないとはいえ、導入後すぐに使いこなせるわけではありません。生産性アップなどの十分な効果を得るまでには、一定の学習時間が必要です。RPAの経験者が社内に少ない場合は、マニュアル・動画・書籍などを活用し、十分に使いこなせるよう工夫することが大切です。

そのため、RPAを導入する際は、どのくらいの学習時間が必要かを見積もった上で時間に余裕を持って導入しましょう。

エラー発生時には対応が必要となる

RPAを導入することで、定型業務の人的ミスを減らせます。しかし、RPAそのものがエラーを起こすリスクを孕んでいるのも事実です。システムに不具合が生じたり、予期せぬ変更があったりした場合は、迅速かつ正確に修正しなくてはなりません。

修正対応が遅れると、その分の作業を人間の手で行わなくてはならなくなり、余計なコストが発生してしまいます。スピーディーにエラーに対応できれば、社内の混乱や人件費などを最小限に抑えられるでしょう。

RPA選びにおける3つのポイント

RPAにはさまざまな種類があり、どれを選べばよいのか悩んでいる方もいるのではないでしょうか。RPAを選ぶ際は、主に下記の3つをチェックしましょう。

• 導入によってどれだけの効果が期待できるか

• 導入前にトライアルや検証ができるか

• 手厚いサポートを受けられるか

詳しく見ていきましょう。

導入によってどれだけの効果が期待できるか

RPAを導入することで、どれだけの効果が期待できるかを確認しましょう。RPAの対象となる定型業務が発生する頻度や処理の量などを総合的に確認しておくことで、効果検証が行いやすくなります。

とにかく安いシステムを導入したいと考える人もいますが、価格だけで選んでしまうと、目的に合った効果を得られない可能性があります。そのため、削減できるコストなどを試算し、総合的に判断することが大切です。

導入前にトライアルや検証ができるか

導入前にトライアルや検証ができるかも大切なポイントです。トライアルなどをせず導入してしまうと、管理がうまくいかなかったり、ミスマッチが生じたりするリスクがあります。特にIT知識が乏しい企業は、いきなり導入してしまうとトラブルが発生しやすい傾向にあります。

そのため、無料トライアルや検証ができるツールを選び、実際に使用してから導入の可否を判断しましょう。

手厚いサポートを受けられるか

サポートの手厚さも確認しておきたい部分です。初めてRPAを導入する際は、運用中に不明点が生じたりエラーが発生したりして、うまく対応できずに混乱が発生することも少なくありません。

迅速かつ正確に対応するためには、質問に回答してもらえたり、学習機会を設けられていたりなど手厚いサポートを受けられる環境が大切です。サポート体制が整っていないと、RPAを導入しても活用できない恐れがあります。スムーズな運用を行うためにも事前に確認しておきましょう。

RPAによる自動化が注目されている3つの背景

近年、RPAによる自動化が注目されています。背景としては、下記の3つが挙げられます。

• 少子高齢化によって労働人材が不足しているから

• 働き方改革を実現したいから

• 業務効率化・コスト削減によって競争力を高めたいから

1つずつ詳しく解説していきます。

少子高齢化によって労働人材が不足しているから

1つ目は、少子高齢化による労働人材不足です。日本では、労働生産年齢人口（15歳〜64歳）が1995年をピークに、減少傾向にあります。

出典：総務省「令和4年版 情報通信白書」

今後も減少傾向が続くとされており、人材確保が難しくなると考えられています。

そんな中、RPAを用いて定型業務を自動化させれば人間がコア業務にコミットできるようになるため、RPAへの注目度が高まっているのです。

働き方改革を実現したいから

近年は、多くの企業が働き方改革を促進しています。残業や長時間労働の課題を解決するには、デジタル技術の活用が必要不可欠です。RPAで定型業務の自動化を図ることで余計な手間や工数を省き、生産性の向上を期待できます。また生産性が向上することで、従業員への負担が軽減されてモチベーション向上なども目指せるでしょう。

業務効率化・コスト削減によって競争力を高めたいから

RPAで定型業務を自動化することで、業務効率化やコスト削減を期待できます。作業時間を短縮し、人的ミスを抑えることで、クライアントからの信頼や満足度も向上できます。ほかにも従業員は、価値の高い業務に専念できるため、職場への満足度の向上はもちろん、離職率の低下も期待できるでしょう。

RPA導入における成功事例6選

RPAを導入したことで、業務の効率化や生産性の向上を成功させた企業は多くあります。ここでは、RPAを導入したことによって成功を収めた6つの企業の事例を紹介します。

• フジ住宅株式会社

• 日本生命保険相互会社

• 西部ガス情報システム株式会社

• 中外製薬株式会社

• 株式会社LIXIL

• 横浜市

自社でRPAを導入する際に、ぜひ参考にしてください。

年間1,700時間の業務余力を創出【フジ住宅株式会社】

フジ住宅株式会社は、もともと戸建て住宅などのデータベースを1件ずつ目視で確認したり、記入をしたりしていました。この作業には、年間24時間かかっていましたが、RPAを導入したことで、作業時間は6時間に短縮され、75％の削減効果を得られたとのことです。

また全体的に見ると、RPAによる業務自動化を行ったことで平均73％の業務時間削減率を達成しました。1,000時間以上の業務余暇を達成しており、RPA導入による高い効果を実証しています。

参考：事例｜フジ住宅株式会社　～IBM i連携を重視し、AutoMateに切り替えて開発を加速

年間5万時間の余力を創出【日本生命保険相互会社】

日本生命相互会社では、ファイルからデータを転機して社内システムに登録したり、保険情報を確認したりする作業をRPAで自動化を行いました。ほかにもさまざまな業務の自動化を図り、全体の49業務でRPAを活用したところ1年当たり5万時間相当の効率化が実現しています。

数字的な面だけではなく、業務の負担が軽減され、精神的なプレッシャーから開放されたという意見もあがっています。

参考：日本生命保険相互会社：保険事務の正確さを支えているのは、経験豊かな現場の女性。ミスをしないロボットを味方に、新たな働き方を創造していってほしい

2時間かけていた業務を3分に短縮【西部ガス情報システム株式会社】

西部ガス情報システム株式会社は、配賦の計算や月割り計上などの単純作業をRPAで自動化を図りました。はじめはエクセル＋RPAという形で仕訳入力作業のみでしたが、徐々にさまざまな作業をロボット化し、最終的には2時間かけていた業務を3時間に短縮することを成功させました。

ほかにも四半期決算に伴う300以上の仕訳入力や確認に4時間かかっていましたが、現在では5分に短縮できているとのことです。RPAを導入したことによって、スタッフの帰宅時間が早まったり、能力がアップしたりなどの効果を得られています。

参考：事例に学ぶRPA活用「成功の秘訣」とバックオフィス業務にもたらすメリット

14の業務でヒューマンエラーを削減【中外製薬株式会社】

中外製薬株式会社は、RPAを導入したことによって14業務においてヒューマンエラーが削減されたと41％が回答しています。ほかにも作業や心理的な負担が軽減されたり、付加価値の高い業務に専念したりなど、RPA導入によって良い意見があがっています。

また中外製薬株式会社では、ロボットを開発する前に下記の3つの言葉で業務を使用しています。

• 「その業務をやめられますか？」

• 「他のやり方はありますか？」

• 「プロセスをシンプルにしましょう！」

RPAの導入を検討していたり、ロボット開発を進めていたりする方は、ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。

参考：規制対象業務の効率化やグローバル化にロボットで対応―製薬業界におけるRPA活用

Excel・Access管理による負担を大幅に軽減【株式会社LIXIL】

株式会社LIXILでは、データの分析のためにAccessとExcelを使用していました。しかし、品目が多岐に渡る点や複雑化する業務の負担に耐えられず、データが破損したりするリスクが有りました。

そこでRPAを導入したことによって、業務の負荷が大幅に軽減されました。今までは年間8,486時間かかっていた工数が4,996時間に短縮され、現場からは7割以上の人が効果を実感しており、負担の軽減を成功させています。さらに工数が多少減ったと感じた人は2.5割になっており、全体で見ると9割以上の人が効果を実感しています。

参考：販売予算の作成をCELFでシンプル化に部門間のやり取りを縮小し、運用負荷を軽減。時間の短縮に成功し、働き方改善へ

年間超勤時間の50％削減に成功【横浜市】

横浜市は、就学援助業務を担当する職員のコア業務とノンコア業務に整理しました。その結果、年間36,000件の紙申請のデジタル化を行い、年間約2,000時間（50％）の削減を行いました。さらに削減できた時間を活用し、今までは対応できていなかった業務に取り組むなど、大きな成果を出しています。

参考：横浜市の就学援助業務におけるRPA・AI-OCRの活用により、年間超勤時間を50％削減

まとめ：RPAを導入して業務効率化や顧客満足度アップを実現しよう！

RPAとは「Robotic Process Automation」の略であり、定型業務などを自動化してくれるシステムです。RPA導入することで、業務の効率化を図ったり、人的ミスを防いだりなどの効果が期待できます。多くのメリットがあるRPAですが、導入コストがかかったり、ある程度の知識を要したりするため、導入する際には慎重に考える必要があります。

またRPAの導入を検討している企業は、実際に成功している企業を参考にするのがおすすめです。本記事で紹介した企業以外にもRPAを導入し、成功している企業は多くあるため、ぜひチェックしてみてはいかがでしょうか。