他ツールからRimo Voiceへの切り替えで作業効率が大幅上昇！ITが苦手なメンバーからも好評の声｜安城市様

AI文字起こし「Rimo Voice」を導入した企業様にお話をお伺いする活用事例インタビュー。

今回は、愛知県安城市様です。導入のきっかけや、導入後どんな効果があったかなどについて、経営管理課の岩井様にお話を伺いました。

導入前

• 既存の議事録作成システムは使いづらさを感じており、一部の人しか使用しない

• 音声を聞きながら手動での文字起こし

• 1時間の会議を半日かけて議事録にしていた

導入後

• RimoVoiceの導入により文字と音声がリンクし、編集作業が容易に

• 1時間の会議の文字起こしが30分程度で完了し、作業効率が向上

• 高精度の自動文字起こしにより、手動作業が大幅に削減

• 操作性がよくなり、使いやすいという理由からも、今まで使っていなかった部署での利用を開始

ー安城市経営管理課について、業務内容を教えてください

主に業務改善全般に取り組んでいます。多くのことに取り組んでいるのですが、例えばペーパーレス化やフリーアドレス化など、職員の業務環境改善を推進する取組みであったり、職員の業務効率を向上できるような取組みなどを行っています。業務改善のためのルールを検討・制定したり、実証実験を行ったりしています。

ー他の議事録ツールからRimo Voiceへ乗り換え導入いただきましたが、既存ツールを見直すことになった背景を教えて下さい

以前から議事録作成システム自体は使用していたのですが、使いづらさをかなり感じていました。音声をクラウドにアップロードすると文字と時間が出力されるだけのもので、文字起こしの精度も低く、Rimo Voiceのように音声再生機能もついていないため、自分たちで音声を再生しながら修正する必要がありました。一部の人しかそのツールを使っていなかったことと、毎年費用をかけている割にあまり使い勝手がよくないと感じたことから、見直しを決めました。

ーRimo Voiceの導入を決めた理由やRimo Voiceにたどり着いた経緯を教えてください

新しいツールを探しているときに、他の部署のデジタル部門がRimo Voiceを見つけて来てくれたんです。実際にRimo Voiceを使ってデモンストレーションをしてみると、想像以上に使いやすく好評だったため導入することにしました。

これまでは手動で音声を聞きながら文字起こししていましたが、自動で精度の高いものが出来上がる、また元の音声と文字起こしした文章がリンクしており音声を聞き返すのが容易である点を高く評価しています。

外国語に対応していたり、要約もしてくれたり、そういった点がさらに魅力的で将来的にも使っていけると感じたことが最終的な決め手になりました。

ー具体的なRimo Voiceの使用方法を教えてください

予め録音した音声をRimo Voiceにアップロードし、RimoのUI上で編集しています。出来上がったものをダウンロードして議事録としています。机を囲んだ、いわゆる会議っぽい会議も多かったりするので、会議室に集音マイクを設置して録音できるようにしています。文字起こしの精度を上げるためにも、雑音が入りにくいようにすることを意識しています。自治体の議事録作成では、発言内容を一言一句そのまま文字起こしする必要があるので、RimoVoiceのような自動文字起こしサービスは重宝していますね。

ー自治体ではセキュリティの要件が厳しいと思うのですが、Rimo Voiceを活用いただけている背景を教えてください

確かに自治体ではデジタルツールに対する抵抗感が強かったり、一般サーバーの利用制限など、クラウドサービスを使用する際には手間がかかるというのは事実です。特にセキュリティの面で、自治体特有の壁は実際ありました。LGWANの外のネットワークを使う際にはかなりの工数をかけてセキュリティに気をつけてデータを扱う必要があります。実は、以前のツールがあまり浸透しなかった原因は、この工数や手間をかけてまで使うメリットが感じられなかったことにあると思っています。Rimo Voiceの場合はそのセキュリティの手間をかけても利用するメリットが十分あると感じており、実際に効果が出ています。

ー導入前と導入後での違いを教えてください

前の議事録ツールを使っていた時は、非常に時間がかかっていました。ツールから出力される文字起こし結果は文字がずらっと並んでおり見づらく、それを修正するために自力で音声を聞いており非常に手間がかかるという状態でした。それだけ人的負担も大きく、1時間の会議に対して半日ほどかけて議事録が出来上がっていたと思います。

Rimo Voiceは文字と音声がリンクしていて、編集作業がスムーズに行えるようになったところが大きな違いだと思います。実際に使っていても、元の音声を自分で探す必要がないお陰でとても楽に作業が行えるようになりました。きちんとした環境で録音するように意識しているのもありますが、1時間の会議であれば大体30分程度で議事録を作成することができます。

また、以前導入していたツールと比べて利用頻度や利用人数も大幅に増加し、これまでITツールが浸透しきっていなかった部門でも活用が進むようになりました。「本当に驚くくらい良い！」というユーザーからの声が多くあり、いろんな部署で自由に使っていると聞いています。

ー便利だと思っている機能や普段よく使っている機能があれば教えてください

クリック再生機能は、すごく便利です。クリックするだけで必要な発言部分をすぐに確認でき、音声を聞きに行く手間が省けたことでスムーズに編集作業を行うことができています。以前一番時間がかかり悩んでいた部分なので、最も評価されていると思います。

また、操作しやすいUIも魅力的で、直感的に利用できる点もいいと思います。デジタルツールに強い人ばかりではない中で、多くの人が「使いやすい」「便利」といった感覚を持って使いこなすことができている点が導入担当としても非常に嬉しいです。

個人的には話者分離や要約機能はそこまできっちり使いこなしていないのですが、様々な部署から頻繁に使っている声を聞いていたり、とても便利だと聞くのでこれから使ってみたいですね。

ー今後、Rimo Voiceに期待することや今後の展望があれば教えてください

さらに幅広いシチュエーションで活用できるようになれば嬉しいです。今はきれいな音声を録るために個室の会議室のような環境を準備していますが、それ以外の環境でも精度を担保できたら、さらに使い勝手が良くなると思います。また、他の自治体での運用方法の事例紹介など、具体的な活用方法に関するサポートにも期待しています。
また弊市側の問題ではありますが、Rimo Voiceを活用しきる余地もまだまだあると思っています。今の運用方法だと、外部とLGWANを繋ぐために仮想PCを立ち上げる必要があり、そこに時間がかかっているため、よりスムーズに利用できる方法を探しています。加えて、クラウドサービス利用時の情報セキュリティルールの整備を進めていけば、より運用しやすくなると考えています。それから、Rimo Voiceは各プランごとに利用時間が決まっているため、多くの人に使ってほしい一方で、皆が一気に使うと上限時間に達してしまうのも課題です（笑）。でも、Rimo Voiceに対して好評な声が多いため、実は今後は予算を増やすことも検討しているんです。利用時間の上限を引き上げることで多くの職員が活用できるようにして、より業務改善の推進に繋げたいですね。

愛知県安城市様、ありがとうございました！

クリック再生で大幅に時間が削減できている点、多部署での利用もどんどん増えてきている点など大変嬉しいです。他の自治体での運用方法や事例は、今後もこちらのインタビューなどを通して紹介できればと思っています。

今後も引き続き様々な機能のアップデートを予定しておりますので、ぜひご期待ください！