作業時間が4分の1になり、監査業務の精神的負担軽減にも｜学校法人追手門学院様

AI文字起こし「Rimo Voice」を導入した企業様にお話をお伺いする活用事例インタビュー。

今回は、学校法人追手門学院様です。導入のきっかけや、導入後どんな効果があったかなどについて、内部監査室の吉田様、澁谷様にお話を伺いました。

導入前

音声を聞きながら手動で文字起こしの作業をしており、本来やりたいその他の業務にかける時間が十分に取れなかった
1、2時間の会議をまとめるのに10時間以上かけていた
監査業務の性質上、「間違ってはいけない」というプレッシャーが大きく精神的負担が大きかった

導入後

話者分離機能や自動要約の利用で議事録作成時間が今までの4分の1に削減
AIによる自動要約からそのまま転記するだけでよい部分が増え、負担が軽減
Rimo Voiceが安心材料としての役割も担い、精神的負担が軽減された

ー学校法人としての事業内容・業務内容を教えてください

私達は130年の歴史を持つ総合学園で、こども園から大学までを持つ学園となってます。1888年に小学校が始まり、その後中学校・高校・大学を開設し、2018年に130周年を迎えました。現在、大学では文理総合を目指しておりまして、文部科学省に理工学部の申請をしており、これが認可されると2025年には9学部体制となります。

内部監査室で監査を行う際、大きく分けると2つの監査を行っています。1つ目は、規定違反やルールを間違って捉えているところがないかなど過去の実績を見ていくような従来の監査で、2つ目は現在力を入れて行っている「プロアクティブ監査」というものです。

プロアクティブ監査は将来のリスク対策に重きをおいた監査となっており、各部門が抱えている課題などをヒアリングして、目標達成に向けてできることはないかを内部監査室の目線で支援をする監査となってます。

この監査業務ではかなり多くの方にヒアリングをするので、ここにRimo Voiveを使わせていただいており大変役立っています。

ー文字起こしツールを導入した背景について教えてください

内部監査室の業務では、監査のヒアリングや主要な会議の議事録作成をすることが多くあり、これまでは音声の録音をして、後から聞きながら手動で文字起こしの作業をしていました。作成の件数が少なかった頃は問題なく対応ができていたのですが、前述のプロアクティブ監査が本格的に始まったことで、文字起こしにかかる時間が他の業務を逼迫するようになってしまい、システム利用を検討することになりました。

ーその中で、Rimo Voiceの導入を決めた理由やRimo Voiceにたどり着いた経緯を教えてください

他社の文字起こしツールも複数社比較したり、提案を受けたりしたなかで決定したのですが、サービスの質の高さが一番の決め手となりました。とても使いやすいUIで、ユーザー視点に立って作られているなと。

また、導入前に提案をいただいた営業担当の方から顧客視点で対応いただけたところも大きいです。他社の提案では「このプランだとこの内容しかできない」のような対応も多かったのですが、Rimo Voiceは「学校法人ならこんな使い方ができる」等、柔軟な対応をしていただけたのがとても心強かったです。

現在も利用中に疑問点が出てきたらすぐに質問をしていますが、対応が非常に早いんですよね。こちらがあやふやな内容の問い合わせをしても内容を汲んでくださったりと営業の方々の能力の高さを強く感じており、そういった部分も重要だと考えています。

ー具体的なRimo Voiceの使用方法を教えてください

オフラインであればICレコーダーを念のため2台設置して、あるいはWeb会議であればICレコーダーに加えてWeb会議ツールでも録画をしています。その中で最も聞き取りやすい音声を使ってRimo Voiceにアップロードしています。

文字起こしが完了したら、誰がどんな発言をしたのかを話者分離機能を使って自動分離します。話者分離後は全体をざっと見て微修正や段落調整をし、その後自動要約機能でまとめてもらっています。会議の場合は「議事録」、雑談ベースのヒアリングであれば「会話まとめ」のテンプレートを使います。

特にヒアリングにおいては登場人物が沢山いて自由に喋るので、Rimoの「会話まとめ」で要約したものはほぼ全部そのまま転記できていて、助かっています。

ー導入前と導入後での違いを教えてください

まずは導入したことによって圧倒的に業務の時間短縮ができました。一つの会議またはヒアリングは1〜2時間ほどですが、多くの登場人物が様々なことを喋っているのをまとめるのはかなり大変で、相当な時間をかけていました。それが、RimoVoiceを導入したことによって4分の1程度に短縮できていると感じています。

また記録文書の精度向上という観点でも、自分の耳＋Rimoの文字起こしの２つで確認ができるので、効果を感じています。監査という業務の性質上、誰が何を言ったかを間違えて記録してしまうと正しい監査に繋がらないので、非常に神経を使うんです。今では、基本的な文字起こしはRimoVoiceにすべて託してしまって、私のほうは「いつ誰がどんな経緯で、どんな発言をしたか」という内容の部分に集中できるのは非常に大きいです。これまで「間違って記録してはいけない」という精神的負担があったんですが、その軽減にもRimo Voiceが活躍してくれています。

ー便利だと思っている機能や普段よく使っている機能があれば教えてください

話者分離機能は必ず使っています。また、AIテンプレートによる要約も頻繁に使います。特に、形式が決まっていないヒアリングでは「会話まとめ」の要約テンプレートを使い、そのまま引用しています。

それから、辞書登録機能も使っていますね。監査業務での特有の単語はやはりそのまま文字起こしするのは難しいので登録しており、このほか大阪の地名も登録して活用しています。

ー今後、Rimo Voiceに期待することがあれば教えてください

話者分離機能がよりよくなると嬉しいです。今ももちろん役に立っているのですが、登場人物が多く、同じ声のトーンの方が多いケースだと難しいこともあるので、さらなる精度向上に期待したいです。また、困ったことがあった際にいつもすぐに教えてくださるサポートチームの体制にはすごく安心感があります。この辺りは、引き続きサポートをお願いできればと思っています。

追手門学院様、ありがとうございました！

AIによる自動要約をご活用いただけており、嬉しい限りです。なお、話者分離については、実は直近「登録した音声から自動で話者分離できる機能」をリリースいたしました！話者分離の操作がより楽になり、またますます精度も上がっていきます。今後も引き続き様々な機能のアップデートを予定しておりますので、ぜひご期待ください。