什麼是“Dandori”？如何使用它以及如何在工作和個人生活中運用它。

每個人在工作或日常生活中可能都至少有一兩次感受到想要「更有系統、更有效率地進行」的想法。

「段取り」（系統性規劃）是指事先準備好事物，使流程能夠順利進行。

當規劃不佳時，你無法在工作或個人生活中保持冷靜，這可能導致錯誤和麻煩。

本文介紹了「段取り」這個詞的含義以及改善規劃技能的方法。

通過閱讀本文，你將了解如何順利推進工作，並能夠在日常生活中保持更多的從容。

如果你因為被說規劃能力差而感到困擾，或者想要更有效率地工作，請將此作為參考。

段取り是指進行事物的程序、順序或準備工作。

例如，在準備會議時，以下流程構成了「段取り」：

事先分享資料
決定報告人
確保問答時間

通過整理段取り，可以事先做好準備，使事物順利進行。

諺語「段取り八分、仕事二分」（準備佔八成，執行佔二成）意思是如果充分準備，實際工作就會順利進行。

例如，在銷售中試圖獲得合約時，如果事先調查客戶資訊並準備符合其需求的資料，商務談判就會順利進行。

相反地，如果毫無準備就參加商務會議，就無法應對突發問題，可能會讓客戶產生「真的可以信任這個人嗎？」的想法而失去信譽。

正如「段取り八分、仕事二分」所示，「事前準備」是工作成功的關鍵。

「段取り」根據行業和使用情境會有微妙的差異，選錯詞彙可能會讓人難以理解您的意圖。

在此，我們將說明「段取り」的替代表達以及它在不同行業中的使用方式。

段取り的替代表達

「段取り」經常被以下詞彙替代：

準備：事先準備好必要的事物
規劃：建立通往目標的路徑
排程：將計劃細分為具體的時間框架
管理：管理當天事件的流程

這些詞彙都與「段取り」有相似的含義，但各自給人的印象略有不同。

特別是在與不同職位的人員（如主管或商業夥伴）溝通時，使用適當的表達方式可確保順暢溝通，避免誤解。

段取り在商業場景中的使用

「段取り」這個詞根據行業和使用場景會有略微不同的含義。

例如，各行業的使用方式有以下差異：

行業/場景	段取り的使用範例
醫療領域	為確保醫療照護和程序順利進行的準備和角色分配
活動管理	為確保活動順利進行的規劃
辦公室工作	為組織任務和排程的規劃和協調

作為特殊例子，在製造業中，有稱為「內段取り」（內部設置）和「外段取り」（外部設置）的概念。這些被認為對提高生產力很重要，具有以下含義：

內段取り：在機器停止時進行的準備工作
外段取り：在機器運行時進行的準備工作

在製造業中，如何將內部設置盡可能轉換為外部設置是提高效率和減少工作時間的關鍵。

如此，「段取り」在各行業中都有略微不同的含義。

然而，在所有行業中，它都共同意味著「整理準備工作和程序」。

被稱為「不善於規劃」的人主要有四個特徵：

當事情沒有如預期進展時，原因可能在於你處理規劃的方式。

反思自己的行為，檢查是否符合這些特徵中的任何一項。

當你在工作中忽略事前準備時，就只能根據當下的情況來進行，這可能導致反應遲緩或無法當場解決問題。

例如，如果你負責主持會議但事前沒有熟悉資料，你可能無法回答突發的問題，而需要事後再跟進。

透過事前準備並考慮多種情境，思考「如果發生這種情況怎麼辦？」，即使遇到意外狀況也能冷靜應對。

能夠從容地處理工作會建立自信心，自然而然地獲得他人更高的評價。

當你無法確定需要完成的任務優先順序時，會出現以下問題：

最終從低優先順序的任務開始，錯過截止日期
無法為重要任務分配充足時間，無法產生成果
所有任務都變成半成品，導致失去信任和評價不佳

僅僅完成眼前的任務並不會產生預期的結果。

通過意識到優先順序，你可以清楚地理解「應該首先做什麼」並高效工作。

此外，由於你可以區分可以委託給他人的任務和應該自己處理的任務，整個團隊的工作可以順利進行。

當你試圖僅在腦中記住任務時，會發生如排程衝突和錯過截止日期等錯誤。

具體來說，可以預期以下情況：

無法妥善管理行程，導致多個約會相互衝突
忘記被推遲的工作，導致錯過截止日期

任務越多，僅靠腦中管理就變得越困難，從而增加疏漏和錯誤。

為了穩定工作表現，建議利用備忘錄和任務管理工具來視覺化任務。

當報告和溝通出現延遲時，不僅會影響自己，也會影響對方的行程安排。

例如，如果你知道自己會錯過截止日期，但只在最後一刻才通知對方，對方就會被迫重新安排他們的時程，造成不便。

當你擔心對方的反應時，往往會想要推遲溝通。

然而，透過提早溝通，你可以給對方調整的空間，讓你能夠避免損害彼此的關係。

養成提前溝通的習慣，不僅要考慮「自己的方便」，也要考慮「對方的方便」。

改善設置和組織需要牢記的五個關鍵要點是：

所有這些方法的目的都是「準備並創造喘息空間」。

嘗試採用你能實施的方法，在工作和日常生活中創造更多空間和舒適感。

首先，明確你的目標（你想要達成的目的）。

一旦確定目標後，你可以從達成目標開始逆向規劃必要的行動，這樣能讓你有效率地推進工作。

例如，如果你設定「在30分鐘內完成下次內部會議」的目標，就需要進行以下規劃和行動：

縮減議程項目
事先分享資料
預先決定每位報告者的時間分配
事先確認預期問題和會議流程

透過從目標逆向整理準備工作，你將能夠有效率地推進日常任務。

當任務仍然很龐大時，你會發現自己不知道從何開始。因此，重要的是要分解任務，直到你能清楚地看到現在需要做什麼。

例如，如果你有一個叫做「製作材料」的任務，請按以下方式分解：

收集必要資訊（資料研究、訪談等）
決定結構（章節組織、故事設計）
完成寫作
製作圖表和圖像
最終檢查和修訂

在處理分解後的任務時，要在材料製作的「準備」方面花費額外時間，特別是資訊收集和結構建立。

通過建立堅實的基礎，後續的工作將會順利進行，結果是你的工作將以有組織的方式推進。

為了有效率地工作，重要的是要事先估算任務需要多少時間，並確保留有餘裕（緩衝）。

例如，嘗試將每項任務所需的時間寫出來，如下所示：

文件準備：3小時
與商業夥伴會議：2小時
致電銷售潛在客戶：1小時

通過將所需時間視覺化，就能清楚知道每項任務應該何時開始和結束。

當你被分配新工作時，你可以立即分享你目前的資源狀況，這樣更容易協商截止日期和調整優先順序。

為了改善你的組織能力，讓任務變得可見是很重要的。

為了讓任務變得可見，檢查清單和任務管理工具很有幫助。

例如，適用於智慧型手機的易用檢查工具包括以下幾種：

iPhone的備忘錄功能
Google待辦事項清單
Notion

使用iPhone的備忘錄功能，你可以透過在項目符號清單中添加勾選標記來管理任務進度，如下所示。

此外，「Google待辦事項清單」可以與Google日曆和Gmail整合，而「Notion」則允許你與群組分享任務。

由於不同的應用程式提供各種不同的優點，請嘗試使用適合你目的的工具。

為了有效率地推進工作，提前處理能夠完成的事項也很重要。

這是因為通過提前推進可以早期完成的任務，能夠創造更多的時間和資源彈性。

例如，如果提前完成資料的初步調查，就能在最終階段分配時間進行詳細檢查和修正，從而製作出錯誤較少、準確度很高的資料。

養成提前完成力所能及工作的習慣，能夠在工作方式上創造彈性，這會提高周圍人對你的信任和評價，進而帶來未來工作的機會。

當你能夠以井然有序的方式推進事情時，你將獲得以下好處：

首先，你自己的工作將順利進行，因此，你周圍環境和整個組織的績效也會得到改善。

當你專注於規劃並提前準備安排和計畫時，你會創造出更多的時間和心理空間。

擁有這些額外的能力讓你能夠投入時間進行檢查和修正，使預防因匆忙而造成的簡單錯誤變得更加容易。

此外，能夠提前完成工作進度是一個優勢，因為這讓你能夠專注於交付成果的品質。

那些在保持高品質的同時快速工作的人之所以能取得成果，正是因為他們以良好的規劃和組織來處理工作。

擅長組織和規劃的人能夠持續產出成果，因此更容易獲得周圍人的信任。

然而，僅僅能夠高效處理工作並不足以成為值得信賴的人。

具體而言，積累以下基本實踐是很重要的：

遵守截止日期和履行承諾
在適當的時機提供報告、溝通和諮詢
與周圍的人保持順暢的溝通

通過可靠地實踐這些基本要素，你可以獲得他人的信任，成為能夠放心託付工作的人。

當你能夠有效管理自己的任務時，就能騰出空間來幫助其他成員。

透過支援遇到困難的同事和下屬，整個團隊的工作流程會變得更加順暢，並可期待以下效果：

改善團隊成員之間的協調配合
團隊成員能夠協作處理突發問題
提升整體團隊氛圍

隨著個人組織能力的提升，整個團隊建立起協作體系，進而提高生產力。

規劃技能不僅在商業上有幫助，在日常生活中如家務和旅行也同樣有用。

當你能在日常情況下展現規劃技能時，你會在整體生活中創造更多喘息空間，並能度過更充實的時光。

家務和育兒涉及許多日常任務。

當僅在腦中管理洗衣、清潔以及接送孩子等事務時，往往會出現疏忽和時間浪費。

然而，透過事先決定優先順序並處理可以提前完成的事情，你可以減輕日常負擔。

因此，你可以為孩子和自己爭取時間，而且由於會有更多心理空間，你可以更平靜地度過每一天。

旅行和活動的目的是「享受樂趣」，但準備不充分往往會讓外出時變得匆忙。

例如，事先準備以下事項會讓當天的行程更加順暢：

事先調查觀光景點和餐廳選擇
提前確認交通方式和所需時間
查詢知名伴手禮及購買地點

透過事先整理一定程度的資訊，可以減少當天猶豫不決的時間，並能安心地享受旅行或活動。

對於忙於工作和家務的人來說，要從事興趣愛好和學習，不僅需要動機，確保專門的時間段也很重要。

為了創造時間，可以嘗試以下方法：

利用通勤時間學習
睡前只讀30分鐘書
總是將週末早晨保留為個人時間等

也建議預先決定興趣愛好和學習的時間，並將其納入日常生活中。

通過巧妙地管理有限的時間，你可以為生活創造節奏，並有效地持續你的興趣愛好和學習。

有效組織任務的能力在工作和日常生活的各個方面都很有用，而會議主持是考驗組織能力的情況之一。

會議需要在有限的時間內組織議程項目並得出結論，因此準備不充分或記錄不當可能會被認為「組織能力差」。

AI會議記錄創建工具「Rimo Voice」不僅簡化了會議記錄的創建，還包含支援會議主持的功能。

即時轉錄讓您即使在對話中錯過某些內容也能查看文字
AI機器人在會議結束前5分鐘通知並協助整理已做出的決定
會議結束後，AI摘要功能可立即創建和分享會議記錄

「Rimo Voice」提供7天免費試用。註冊需要Google/Microsoft帳戶整合或電子郵件地址。

無需註冊信用卡，試用期結束後服務會自動取消，請放心試用。

相關文章：什麼是高效的會議管理？解釋順利進行的基本流程和技巧

規劃是指組織程序和準備工作，使事情能夠順利進行。

俗話說：「規劃佔八成，執行佔兩成」，事前的準備工作大大影響後續的結果。

透過提升您的規劃技能，您可以獲得以下好處：

此外，有效組織計劃的能力在家務、旅行、興趣愛好和學習等私人場合也很有用。

對於希望高效進行會議的人，請也考慮使用 Rimo Voice。

為了在工作和日常生活中擁有更多喘息空間，請從組織您處理事情的方法開始，並在準備工作上投入努力。

AI文字转录与摘要