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段取りとは?言い換え方法と使い方、仕事やプライベートで活かす方法を解説

更新日:2025/09/23 12:46
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誰でも仕事や日常生活の中で、一度や二度は「もっと段取りよく進めたい」と感じたことがあるのではないでしょうか。

段取りとは、物事をスムーズに進めるために事前に整えることを指します。

段取りが悪いと、仕事やプライベートで余裕を持てず、ミスやトラブルの原因になりかねません。

この記事では、段取りという言葉の意味や、段取り力を高める方法を紹介します。

記事を読めば、仕事をスムーズに進める方法がわかり、日常生活でもゆとりを持てるようになります。

段取りが悪いと言われて悩んでいる方や、もっと効率よく仕事を進めたい方は、ぜひ参考にしてください。

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段取りとは、物事を進める順番のこと

段取りとは、物事を進めるための手順や順序、またはその準備を意味します。

例えば会議の準備をする場合、以下の流れが「段取り」にあたります。

  1. 資料を事前に共有

  2. 発表者を決める

  3. 質疑応答の時間を確保する

段取りを組むことで、物事をスムーズに進めるための事前準備が整います。

段取り八分、仕事二分とは、準備が大切という意味

「段取り八分、仕事二分」ということわざは、準備がしっかりできていれば、実際の作業は簡単に進むという意味です。

例えば営業で契約を取りたい場合、相手の情報を調べ、ニーズに合わせた資料を準備しておくと、商談がスムーズに進みます。

逆に準備不足のまま商談に臨むと、予想外の質問などに対応できず、「この担当は大丈夫だろうか」と信頼を失う原因にもなりかねません。

「段取り八分、仕事二分」が示すように、仕事を成功させるには「事前準備」が大切です。

段取りの言い換えやビジネスシーンでの使われ方

「段取り」は業種や使用する場面によって微妙にニュアンスが変わるため、言葉選びを誤ると意図が伝わりにくくなります。

ここでは、段取りの言い換え表現と、業界ごとにどのような使われ方をしているかについて解説します。

段取りの言い換え

「段取り」は以下のような言葉に言い換えて使われることが多いです。

  • 準備:必要なものを事前に整えること

  • 計画:ゴールまでの道筋を立てること

  • スケジュール:計画を具体的な時間に落とし込むこと

  • 進行:当日の流れを管理すること

いずれも「段取り」と似た意味を持ちますが、少しだけ印象が異なります。

特に上司や取引先といった立場の異なる相手には、適切な表現を活用して、誤解のないスムーズなコミュニケーションを心がけましょう。

段取りのビジネスシーンでの使われ方

「段取り」という言葉は、業界や使用するシーンによっても、言葉の意味が少しずつ異なります。

例えば、業界ごとに次のような使い方の違いがあります。

業界・シーン

段取りの使われ方の例

医療現場

診療や処置を滞りなく行うための準備や役割分担

イベント運営

進行をスムーズに進めるための計画

オフィスワーク

タスクやスケジュールを整理する計画や調整

特殊な例として、製造業では「内段取り」と「外段取り」という概念があります。生産性を高めるために重要視されており、次のような言葉の意味があります。

  • 内段取り:機械を止めて行う準備

  • 外段取り:機械を止めずに行う準備

製造業では、内段取りをいかに外段取り化できるかが、効率化や作業時間短縮のポイントになります。

このように「段取り」は、業界ごとに少しだけ意味が異なります。

ただし、どの業界でも共通して「準備や手順を整えること」を意味しています。

「段取りが悪い」と言われる人の特徴4選

「段取りが悪い」と言われる人には、主に4つの特徴があります。

物事が思うように進まない場合は、段取りの仕方に原因があるかもしれません。

自分の行動を振り返り、これらの特徴に当てはまらないか確認しましょう。

①準備不足で行き当たりばったりになる

仕事で事前準備を怠ると、その場の成り行きに任せて進めるしかなくなり、対応が遅れたり、問題をその場で解決できなかったりします。

例えば、進行を任された会議で資料の内容を事前に把握していなければ、想定外の質問に答えられず、後日の対応が必要になるかもしれません。

事前に「もしこうなったら?」と複数のケースを想定しながら準備しておくことで、想定外のことが起きても落ち着いて対応できます。

余裕を持って仕事に取り組めることで自信が高まり、相手からの評価も自然と高まります。

②優先順位がつけられない

やるべきことの優先順位を決められないと、次のような問題が起こります。

  • 優先度が低い作業から手をつけてしまい、期限に間に合わない

  • 重要な作業に十分な時間を割けず、成果が出せない

  • すべてのタスクが中途半端になり、信頼や評価を落とす

目の前のタスクをただ片付けるだけでは、期待した成果を得られません。

優先順位を意識することで、自分の中で「何を先にやるべきか」が明確になり、効率よく作業を進められます。

さらに、人に任せられる作業と自分がやるべき作業を切り分けられるため、チーム全体の仕事もスムーズに回せます。

③タスクを頭の中だけで管理している

タスクを頭の中だけで覚えていると、予定の重複や締め切り忘れなどのミスが起こります。

具体的には、以下のようなケースが想定できます。

  • 予定の管理ができず、複数の約束がバッティングする

  • 後回しにしていた作業を失念し、締め切りに遅れてしまう

タスクが増えるほど頭の中だけでは管理しきれず、抜け漏れやミスが増えてしまいます。

仕事の成果を安定させるためには、メモやタスク管理ツールを活用し、タスクを見える化するのがおすすめです。

④コミュニケーションが後手に回る

報告や連絡が遅れると、自分だけでなく相手の予定にも影響を与えてしまいます。 

例えば、納期に遅れるとわかっていながら直前に伝えると、相手はスケジュールを組み直さざるを得ず、迷惑がかかります。

相手の反応を気にすると、連絡を後回しにしたくなりがちです。

しかし、早めに連絡をすることで、相手にも調整の余地が生まれ、関係性を損なわずに済みます。

「自分の都合」ではなく「相手の都合」も考えて、前もって連絡することを心がけましょう。

段取りを良くする5つの方法

段取りを良くするために意識したいポイントは、次の5つです。

いずれも「準備を整えて、余裕を作ること」が目的です。

仕事や日常生活にゆとりを作れるように、できる方法から取り入れてみましょう。

①ゴールを明確にして逆算で計画する

まずはゴール(達成したい目標)を明確にしましょう。

ゴールが決まれば、達成に必要な行動を逆算して計画できるため、効率的に仕事を進められます。

例えば、「次回の社内会議を30分以内で終える」というゴールを立てた場合、以下のような計画と行動が必要です。

  • 議題を絞り込む

  • 資料を事前に共有しておく

  • 発表者の持ち時間をあらかじめ決める

  • 想定される質問や進行の流れを確認しておく

ゴールから逆算して段取りを組むことで、日々の業務を効率的に進められるようになります。

②タスクを分解して優先順位をつける

タスクが大きいままでは、何から手をつけていいか悩んでしまいます。そのため、今やるべきことがわかるまでタスクを分解することが大切です。

例えば「資料作成」というタスクなら、以下のように分解します。

  • 必要な情報を集める(データ調査、ヒアリングなど)

  • 構成を決める(章立て、ストーリー設計)

  • 文章を仕上げる

  • 図表や画像を作る

  • 最終チェック・修正

分解したタスクを進める時は、特に情報収集や構成づくりといった資料作りの「準備」部分に時間をかけましょう。

土台が整うことで、その後の作業の流れがスムーズになり、結果的に段取りよく仕事が進みます。

③時間の見積もりとバッファを確保する

仕事を効率よく進めるには、作業にかかる時間をあらかじめ見積もり、余裕(バッファ)を確保しておくことが大切です。

例えば、次のようにタスクごとの必要な時間を書き出してみましょう。

  • 資料作成:3時間

  • 取引先とのミーティング:2時間

  • 営業先への電話:1時間

所要時間を見える化しておくことで、いつから・いつまでに作業に取り掛かるべきかが明確になります。

新しい仕事を依頼された時も、現在のリソースをすぐに共有できるため、納期の交渉や、優先順位の調整がしやすくなります。

④チェックリストやツールを活用する

段取りを良くするには、タスクを見えるようにしておくことが大切です。

タスクを見えるようにするには、チェックリストやタスク管理ツールが役立ちます。

例えば、スマホで使いやすいチェックツールとしては、次のようなものがあります。

  • iPhonenのメモ機能

  • Google TO DOリスト

  • Notion

iPhoneのメモ機能では、以下のように箇条書きにしたリストにチェックをつけて、タスクの進捗を管理できます。

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また、「Google To Doリスト」はGoogleカレンダーやGmailと連携できたり、「Notion」はグループでタスクを共有できたりします。

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アプリによってさまざまなメリットがあるため、目的にあったツールを活用してみてください。

⑤できることは前倒しで行う

仕事を段取りよく進めるためには、できることを前倒しで取り組むことも大切です。

なぜなら、先に片付けられるタスクを進めておくことで、時間やリソースに余裕が生まれるからです。

例えば、資料の下調べを前倒しで済ませておけば、仕上げの段階の細かいチェックや修正に時間を割けるため、精度が高くミスの少ない資料が完成します。

できることを前倒しで済ませる習慣をつけると、働き方に余裕が生まれるため、周囲からの信頼や評価が高まり、次の仕事のチャンスにもつながります。

段取り力を身につける3つのメリット

段取りよく物事を進められるようになると、次のようなメリットがあります。

まずは自分の仕事がスムーズに進められるようになり、結果的に周囲や組織全体のパフォーマンスも高まります。

①仕事に余裕が生まれミスが減る

段取りを意識して準備や計画を整えておくと、時間と気持ちに余裕が生まれます。

余裕があることで確認や修正に時間を割けるため、焦りによる単純なミスを防ぎやすくなります。

また、前倒しで作業を進められるため、成果物の質にこだわれるのもメリットです。

仕事が早いのにクオリティも高い人は、段取りよくこなしているからこそ、成果につながっています。

②信頼される人材として評価される

段取りが上手な人は、安定して成果を出せるため、周囲からの信頼を得やすくなります。

ただし、効率的に仕事をこなせるだけでは信頼される人材にはなれません。

具体的には、以下のような当たり前のことも積み重ねることが大切です。

  • 納期や約束を守る

  • 報告・連絡・相談を適切なタイミングで行う

  • 周囲と円滑なコミュニケーションが取れる

基本を確実に実践できることで、周囲からの信頼も得られ、安心して仕事を任せられる存在になります。

③チームのパフォーマンスを高められる

自分のタスクを段取りよく進められると、他のメンバーを助ける余裕が生まれます。

困っている同僚や部下をサポートすることで、チーム全体の動きがスムーズになるため、次のような効果が期待できます。

  • メンバー同士の連携が取りやすくなる

  • トラブルが起きてもメンバー同士が協力して対処できる

  • チーム全体の雰囲気が良くなる

個人の段取り力が高まることで、チーム全体で協力する体制ができるため、生産性が向上します。

段取り力は仕事以外にも役立つ

段取り力はビジネスだけでなく、家事・旅行など日常生活で役立ちます。

日常のシーンでも段取り力が発揮できると、生活全体に余裕が生まれ、より充実した時間を過ごせるようになります。

①家事や育児をスムーズに進める

家事や育児には毎日多くのタスクがあります。

洗濯や掃除、子どもの送り迎えなどを頭の中だけで管理していると、抜け漏れや時間のロスが生まれがちです。

しかし、あらかじめ優先順位を決め、前倒しでできることを片付けておくことで、日々の負担を減らせます。

結果、子どもや自分の時間を確保でき、気持ちの面でも余裕ができるため、より穏やかに過ごせます。

②イベントや旅行の計画的に楽しむ

旅行やイベントは「楽しむこと」が目的ですが、段取りが悪いと出先で慌ただしくなりがちです。

例えば、次のような準備をしておくと、当日の流れがスムーズになります。

  • 観光スポットや飲食店の候補を調べておく

  • 移動手段や所要時間を確認しておく

  • 有名なお土産や購入できる場所を調べておく

事前にある程度の情報を整理しておくことで、当日は迷う時間が減り、旅やイベントそのものを安心して楽しめます。

③趣味や学習を効率的に続ける

仕事や家事で忙しい人が趣味や学習に取り組むためには、意欲だけでなく、まとまった時間の確保も大切です。

時間を捻出するには、以下のような工夫をしましょう。

  • 通勤時間を学習にあてる

  • 就寝前の30分だけ読書する

  • 週末の午前中は必ず自分の時間にする など

また、あらかじめ趣味や学習の時間を決めて、日々のルーティーンにすることもおすすめです。

限られた時間を上手にやりくりすることで、生活にメリハリが生まれ、効率的に趣味や学習を続けられるでしょう。

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段取り上手に組む力は、仕事や日常のあらゆる場面で役立ちますが、会議の進行も段取り力が問われる場面のひとつです。

会議は、限られた時間の中で議題を整理し、結論を出す必要があるため、準備不足や記録の不備があると「段取りが悪い」と思われてしまうことがあります。

AI議事録作成ツール『Rimo Voice』は、議事録作成の効率化はもちろん、会議の進行をサポートする機能も備わっています。

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関連記事:効率的な会議の進め方とは?基本の流れやスムーズに進めるコツを解説

段取りの力を理解して仕事や日常生活に活かそう

段取りとは、物事をスムーズに進めるために手順や準備を整えることです。

「段取り八分、仕事二分」ということわざがあるように、事前の準備がその後の成果を大きく左右します。

段取り力を高めることで、次のようなメリットがあります。

また、家事や旅行、趣味や学習といったプライベートの場面でも、上手に段取りを組む力は役立ちます。

会議を効率的に進行したい方は、『Rimo Voice』もぜひ活用してみてください。

仕事や日々の生活に余裕を持つためには、物事の段取りを組み、準備に力を入れることから始めてみましょう。

最終更新日: 2025 / 9 / 23

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