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段取りとは？言い換え方法と使い方、仕事やプライベートで活かす方法を解説
誰でも仕事や日常生活の中で、一度や二度は「もっと段取りよく進めたい」と感じたことがあるのではないでしょうか。
段取りとは、物事をスムーズに進めるために事前に整えることを指します。
段取りが悪いと、仕事やプライベートで余裕を持てず、ミスやトラブルの原因になりかねません。
この記事では、段取りという言葉の意味や、段取り力を高める方法を紹介します。
記事を読めば、仕事をスムーズに進める方法がわかり、日常生活でもゆとりを持てるようになります。
段取りが悪いと言われて悩んでいる方や、もっと効率よく仕事を進めたい方は、ぜひ参考にしてください。
段取りとは、物事を進める順番のこと
段取りとは、物事を進めるための手順や順序、またはその準備を意味します。
例えば会議の準備をする場合、以下の流れが「段取り」にあたります。
資料を事前に共有
発表者を決める
質疑応答の時間を確保する
段取りを組むことで、物事をスムーズに進めるための事前準備が整います。
段取り八分、仕事二分とは、準備が大切という意味
「段取り八分、仕事二分」ということわざは、準備がしっかりできていれば、実際の作業は簡単に進むという意味です。
例えば営業で契約を取りたい場合、相手の情報を調べ、ニーズに合わせた資料を準備しておくと、商談がスムーズに進みます。
逆に準備不足のまま商談に臨むと、予想外の質問などに対応できず、「この担当は大丈夫だろうか」と信頼を失う原因にもなりかねません。
「段取り八分、仕事二分」が示すように、仕事を成功させるには「事前準備」が大切です。
段取りの言い換えやビジネスシーンでの使われ方
「段取り」は業種や使用する場面によって微妙にニュアンスが変わるため、言葉選びを誤ると意図が伝わりにくくなります。
ここでは、段取りの言い換え表現と、業界ごとにどのような使われ方をしているかについて解説します。
段取りの言い換え
「段取り」は以下のような言葉に言い換えて使われることが多いです。
準備：必要なものを事前に整えること
計画：ゴールまでの道筋を立てること
スケジュール：計画を具体的な時間に落とし込むこと
進行：当日の流れを管理すること
いずれも「段取り」と似た意味を持ちますが、少しだけ印象が異なります。
特に上司や取引先といった立場の異なる相手には、適切な表現を活用して、誤解のないスムーズなコミュニケーションを心がけましょう。
段取りのビジネスシーンでの使われ方
「段取り」という言葉は、業界や使用するシーンによっても、言葉の意味が少しずつ異なります。
例えば、業界ごとに次のような使い方の違いがあります。
業界・シーン | 段取りの使われ方の例 |
医療現場 | 診療や処置を滞りなく行うための準備や役割分担 |
イベント運営 | 進行をスムーズに進めるための計画 |
オフィスワーク | タスクやスケジュールを整理する計画や調整 |
特殊な例として、製造業では「内段取り」と「外段取り」という概念があります。生産性を高めるために重要視されており、次のような言葉の意味があります。
内段取り：機械を止めて行う準備
外段取り：機械を止めずに行う準備
製造業では、内段取りをいかに外段取り化できるかが、効率化や作業時間短縮のポイントになります。
このように「段取り」は、業界ごとに少しだけ意味が異なります。
ただし、どの業界でも共通して「準備や手順を整えること」を意味しています。
「段取りが悪い」と言われる人の特徴4選
「段取りが悪い」と言われる人には、主に4つの特徴があります。
物事が思うように進まない場合は、段取りの仕方に原因があるかもしれません。
自分の行動を振り返り、これらの特徴に当てはまらないか確認しましょう。
①準備不足で行き当たりばったりになる
仕事で事前準備を怠ると、その場の成り行きに任せて進めるしかなくなり、対応が遅れたり、問題をその場で解決できなかったりします。
例えば、進行を任された会議で資料の内容を事前に把握していなければ、想定外の質問に答えられず、後日の対応が必要になるかもしれません。
事前に「もしこうなったら？」と複数のケースを想定しながら準備しておくことで、想定外のことが起きても落ち着いて対応できます。
余裕を持って仕事に取り組めることで自信が高まり、相手からの評価も自然と高まります。
②優先順位がつけられない
やるべきことの優先順位を決められないと、次のような問題が起こります。
優先度が低い作業から手をつけてしまい、期限に間に合わない
重要な作業に十分な時間を割けず、成果が出せない
すべてのタスクが中途半端になり、信頼や評価を落とす
目の前のタスクをただ片付けるだけでは、期待した成果を得られません。
優先順位を意識することで、自分の中で「何を先にやるべきか」が明確になり、効率よく作業を進められます。
さらに、人に任せられる作業と自分がやるべき作業を切り分けられるため、チーム全体の仕事もスムーズに回せます。
③タスクを頭の中だけで管理している
タスクを頭の中だけで覚えていると、予定の重複や締め切り忘れなどのミスが起こります。
具体的には、以下のようなケースが想定できます。
予定の管理ができず、複数の約束がバッティングする
後回しにしていた作業を失念し、締め切りに遅れてしまう
タスクが増えるほど頭の中だけでは管理しきれず、抜け漏れやミスが増えてしまいます。
仕事の成果を安定させるためには、メモやタスク管理ツールを活用し、タスクを見える化するのがおすすめです。
④コミュニケーションが後手に回る
報告や連絡が遅れると、自分だけでなく相手の予定にも影響を与えてしまいます。
例えば、納期に遅れるとわかっていながら直前に伝えると、相手はスケジュールを組み直さざるを得ず、迷惑がかかります。
相手の反応を気にすると、連絡を後回しにしたくなりがちです。
しかし、早めに連絡をすることで、相手にも調整の余地が生まれ、関係性を損なわずに済みます。
「自分の都合」ではなく「相手の都合」も考えて、前もって連絡することを心がけましょう。
段取りを良くする5つの方法
段取りを良くするために意識したいポイントは、次の5つです。
いずれも「準備を整えて、余裕を作ること」が目的です。
仕事や日常生活にゆとりを作れるように、できる方法から取り入れてみましょう。
①ゴールを明確にして逆算で計画する
まずはゴール（達成したい目標）を明確にしましょう。
ゴールが決まれば、達成に必要な行動を逆算して計画できるため、効率的に仕事を進められます。
例えば、「次回の社内会議を30分以内で終える」というゴールを立てた場合、以下のような計画と行動が必要です。
議題を絞り込む
資料を事前に共有しておく
発表者の持ち時間をあらかじめ決める
想定される質問や進行の流れを確認しておく
ゴールから逆算して段取りを組むことで、日々の業務を効率的に進められるようになります。
②タスクを分解して優先順位をつける
タスクが大きいままでは、何から手をつけていいか悩んでしまいます。そのため、今やるべきことがわかるまでタスクを分解することが大切です。
例えば「資料作成」というタスクなら、以下のように分解します。
必要な情報を集める（データ調査、ヒアリングなど）
構成を決める（章立て、ストーリー設計）
文章を仕上げる
図表や画像を作る
最終チェック・修正
分解したタスクを進める時は、特に情報収集や構成づくりといった資料作りの「準備」部分に時間をかけましょう。
土台が整うことで、その後の作業の流れがスムーズになり、結果的に段取りよく仕事が進みます。
③時間の見積もりとバッファを確保する
仕事を効率よく進めるには、作業にかかる時間をあらかじめ見積もり、余裕（バッファ）を確保しておくことが大切です。
例えば、次のようにタスクごとの必要な時間を書き出してみましょう。
資料作成：3時間
取引先とのミーティング：2時間
営業先への電話：1時間
所要時間を見える化しておくことで、いつから・いつまでに作業に取り掛かるべきかが明確になります。
新しい仕事を依頼された時も、現在のリソースをすぐに共有できるため、納期の交渉や、優先順位の調整がしやすくなります。
④チェックリストやツールを活用する
段取りを良くするには、タスクを見えるようにしておくことが大切です。
タスクを見えるようにするには、チェックリストやタスク管理ツールが役立ちます。
例えば、スマホで使いやすいチェックツールとしては、次のようなものがあります。
iPhonenのメモ機能
Google TO DOリスト
Notion
iPhoneのメモ機能では、以下のように箇条書きにしたリストにチェックをつけて、タスクの進捗を管理できます。
また、「Google To Doリスト」はGoogleカレンダーやGmailと連携できたり、「Notion」はグループでタスクを共有できたりします。
アプリによってさまざまなメリットがあるため、目的にあったツールを活用してみてください。
⑤できることは前倒しで行う
仕事を段取りよく進めるためには、できることを前倒しで取り組むことも大切です。
なぜなら、先に片付けられるタスクを進めておくことで、時間やリソースに余裕が生まれるからです。
例えば、資料の下調べを前倒しで済ませておけば、仕上げの段階の細かいチェックや修正に時間を割けるため、精度が高くミスの少ない資料が完成します。
できることを前倒しで済ませる習慣をつけると、働き方に余裕が生まれるため、周囲からの信頼や評価が高まり、次の仕事のチャンスにもつながります。
段取り力を身につける3つのメリット
段取りよく物事を進められるようになると、次のようなメリットがあります。
まずは自分の仕事がスムーズに進められるようになり、結果的に周囲や組織全体のパフォーマンスも高まります。
①仕事に余裕が生まれミスが減る
段取りを意識して準備や計画を整えておくと、時間と気持ちに余裕が生まれます。
余裕があることで確認や修正に時間を割けるため、焦りによる単純なミスを防ぎやすくなります。
また、前倒しで作業を進められるため、成果物の質にこだわれるのもメリットです。
仕事が早いのにクオリティも高い人は、段取りよくこなしているからこそ、成果につながっています。
②信頼される人材として評価される
段取りが上手な人は、安定して成果を出せるため、周囲からの信頼を得やすくなります。
ただし、効率的に仕事をこなせるだけでは信頼される人材にはなれません。
具体的には、以下のような当たり前のことも積み重ねることが大切です。
納期や約束を守る
報告・連絡・相談を適切なタイミングで行う
周囲と円滑なコミュニケーションが取れる
基本を確実に実践できることで、周囲からの信頼も得られ、安心して仕事を任せられる存在になります。
③チームのパフォーマンスを高められる
自分のタスクを段取りよく進められると、他のメンバーを助ける余裕が生まれます。
困っている同僚や部下をサポートすることで、チーム全体の動きがスムーズになるため、次のような効果が期待できます。
メンバー同士の連携が取りやすくなる
トラブルが起きてもメンバー同士が協力して対処できる
チーム全体の雰囲気が良くなる
個人の段取り力が高まることで、チーム全体で協力する体制ができるため、生産性が向上します。
段取り力は仕事以外にも役立つ
段取り力はビジネスだけでなく、家事・旅行など日常生活で役立ちます。
日常のシーンでも段取り力が発揮できると、生活全体に余裕が生まれ、より充実した時間を過ごせるようになります。
①家事や育児をスムーズに進める
家事や育児には毎日多くのタスクがあります。
洗濯や掃除、子どもの送り迎えなどを頭の中だけで管理していると、抜け漏れや時間のロスが生まれがちです。
しかし、あらかじめ優先順位を決め、前倒しでできることを片付けておくことで、日々の負担を減らせます。
結果、子どもや自分の時間を確保でき、気持ちの面でも余裕ができるため、より穏やかに過ごせます。
②イベントや旅行の計画的に楽しむ
旅行やイベントは「楽しむこと」が目的ですが、段取りが悪いと出先で慌ただしくなりがちです。
例えば、次のような準備をしておくと、当日の流れがスムーズになります。
観光スポットや飲食店の候補を調べておく
移動手段や所要時間を確認しておく
有名なお土産や購入できる場所を調べておく
事前にある程度の情報を整理しておくことで、当日は迷う時間が減り、旅やイベントそのものを安心して楽しめます。
③趣味や学習を効率的に続ける
仕事や家事で忙しい人が趣味や学習に取り組むためには、意欲だけでなく、まとまった時間の確保も大切です。
時間を捻出するには、以下のような工夫をしましょう。
通勤時間を学習にあてる
就寝前の30分だけ読書する
週末の午前中は必ず自分の時間にする など
また、あらかじめ趣味や学習の時間を決めて、日々のルーティーンにすることもおすすめです。
限られた時間を上手にやりくりすることで、生活にメリハリが生まれ、効率的に趣味や学習を続けられるでしょう。
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段取り上手に組む力は、仕事や日常のあらゆる場面で役立ちますが、会議の進行も段取り力が問われる場面のひとつです。
会議は、限られた時間の中で議題を整理し、結論を出す必要があるため、準備不足や記録の不備があると「段取りが悪い」と思われてしまうことがあります。
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段取りとは、物事をスムーズに進めるために手順や準備を整えることです。
「段取り八分、仕事二分」ということわざがあるように、事前の準備がその後の成果を大きく左右します。
段取り力を高めることで、次のようなメリットがあります。
また、家事や旅行、趣味や学習といったプライベートの場面でも、上手に段取りを組む力は役立ちます。
会議を効率的に進行したい方は、『Rimo Voice』もぜひ活用してみてください。
仕事や日々の生活に余裕を持つためには、物事の段取りを組み、準備に力を入れることから始めてみましょう。
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