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効率的な会議の進め方とは？基本の流れやスムーズに進めるコツを解説
会社などの組織で会議を行う際、「進め方がわからない」と悩んでいる人もいるでしょう。あらかじめ会議の進め方を理解しておくことで、会議の効率化や活性化を図れます。
本記事では、効率的な会議の重要性を解説した上で、効率的な会議の進め方や事前に準備すべきこと、スムーズに進めるコツについて詳しく解説します。
効率的で活発な会議を実施したい人は、ぜひ参考にしてください。
効率的な会議の重要性
効率的な会議の実現は、単なる時間短縮にとどまらず、業務全体の生産性向上に直結します。
実際、多くのビジネスパーソンが「会議が長い」「結論が出ない」といった課題を感じており、無駄な会議は参加者のモチベーションや業務の集中力を奪う原因となっています。
株式会社ジェイアール東海エージェンシーの調査では、「会議が長い」と感じる人は25.9%、次いで「似たような会議が多い」と感じる人が19.4%です。
参照：ビジネスパーソンの「社内会議」に関する調査｜株式会社ジェイアール東海エージェンシー
この結果からも、多くのビジネスパーソンが何らかの不満を持ちながら会議に参加していることがわかります。
働き方改革や残業削減が求められる今、会議の質を高めることは企業にとって重要な取り組みです。目的を明確にし、結論を出す会議運営が、業務効率化のカギを握っています。
効率的な会議の進め方4ステップ
効率的な会議の進め方は、以下のとおりです。
事前に会議の進め方を把握しておくことで、当日スムーズに実行できます。それぞれについて詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
1.会議の目的・ゴールを共有する
会議が始まったら、最初に目的とゴールをすべての参加者に共有します。例えば、以下のような目的・ゴールが想定されます。
イベントのコンセプトを決める
新たなプロジェクトの役割分担を明確にする
今後展開したい事業のアイデアを〇個出し合う
このように、具体的な目的やゴールを決定・共有しておくことによって、参加者全員が同じ認識を持って会議に臨めるでしょう。なお、目的やゴールを事前に伝えている場合も、改めて再認識を促すためにも周知しましょう。
目的・ゴールだけの共有だと抽象的になりすぎる場合、アジェンダを共有するのもおすすめです。
アジェンダについては、以下記事で詳しく解説しています。
関連記事：【テンプレート付】アジェンダとは？会議におけるメリット・正しい書き方・作成目的について解説
2.アイデア出しや意見交換を行う
次に、アイデア出しや意見交換を行います。会議を有意義なものにするためにも、活発に発言が飛び交う環境にするのが理想です。あまり発言のない参加者や、発言しにくそうな参加者には積極的に声をかけると良いでしょう。
また、アイデア出しや意見交換は時間制限を設けることが必要です。あらかじめ時間を決めておかないと、「次から次へと意見が飛び交って気付いたら〇時間も経過していた…」といった事態になりかねないため、注意しましょう。
3.アイデアや意見をもとに意思決定をする
参加者から集めたアイデアや意見をもとに、意思決定をしていきます。ただし、アイデア出しそのものが目的の会議の場合、この工程は不要です。さまざまな意見があるなかで意思決定をする方法としては、リーダーが決断する方法と多数決を取る方法が挙げられます。参加者が納得できる意思決定となるよう、柔軟に調整したり、複数のアイデアを組み合わせたりするのもおすすめです。
意思決定した内容に伴うリスクや懸念点まで、この段階で想定できるとより良いでしょう。
4.意思決定を今後の活動に落とし込む
「意思決定をして終わり」となってしまう会議も少なくありません。しかし、話がうやむやになって実行に移せない恐れがあるため、できる限り会議中の時間を使って今後の活動に落とし込みましょう。
例えば「〇〇というコンセプトのイベントを開催する」と決まったのであれば、以下のような事項についても決定しておく必要があります。
いつイベントを開催するのか
どのようなチームで運営するのか
チーム内の役割分担はどうするのか
だれがいつまでに何をするべきか
すべてを会議中に決めるのが難しい場合は、別日程で新たな会議を設けるのも手段のひとつです。今後の活動への落とし込みが全くされないようでは、会議に費やした時間や労力が無駄となってしまうため、注意しましょう。
関連記事：【テンプレートあり】会議次第の作り方とは？議題の収集から会議当日までの流れを徹底解説！
会議をスムーズに進めるための事前準備
質の高い会議を行うためには、当日の進め方を工夫するだけでなく、事前準備を徹底することも重要です。
以下の4つの事前準備を行いましょう。
上記の事前準備が必要な理由や、具体的な方法について解説します。
参加者に会議の目的や議題を伝える
会議を開始する前の段階で、チャットやメールなどの方法で出席する人に目的や議題を伝えておきましょう。1週間前などのタイミングで共有することで、会議中に意見したいことについて事前に考えてくれることが想定されるためです。会議開始後に考えてもらうよりも質の高い意見・アイデアが出てくる可能性がある上に、当日の時間を削減できるでしょう。
また、情報共有をする際には「イベントのコンセプトを決める」といったざっくりとしたものよりも、「〇〇をターゲットにしたイベントのコンセプトを決める」といった具合に具体性を意識するとベターです。
資料を配布する
会議の際に使用する資料も、事前に参加者に配布しておくことをおすすめします。あらかじめ資料に目を通してもらうことで、当日に読み込むための時間を削減できます。アイデア出しや意見交換といった、会議中にしか行えないことに時間を割けるようになるでしょう。
ただし、すべての資料に目を通すのに時間がかかりそうな場合は、必要最低限のものだけを配布する・絶対に見ておいて欲しい資料を指定する、といった対処法を取りましょう。
参加者が抱えている他の仕事に支障をきたしたり、プライベートの時間を圧迫することのないよう注意する必要があります。
必要に応じて宿題を出す
「会議当日までに意見やアイデアを〇個考えてほしい」といった、参加者への宿題を出すのも効果的です。宿題を課すことで意見交換が活発化し、沈黙してしまう時間を減らせます。また、議題から脱線しにくくなるのも嬉しいポイントです。
ただし、資料配布と同様に、参加者に負担がかかりすぎないように注意しましょう。参加者に不満を抱かせてしまうと、会議へのモチベーションが低下してしまう恐れがあります。
無理なく取り組める分量の宿題を出すよう心がけてください。
プロジェクターなどの機材を用意しておく
対面での会議を実施する場合は、事前にプロジェクターやホワイトボードを用意しておきましょう。
プロジェクターなどの機材は、動作確認も併せて行う必要があります。当日になって「正常に動作しない」などのトラブルが発覚すると、時間を浪費してしまったり、会議の質に不都合が生じたりする恐れがあるためです。
その他にも、貸会議室などのスペースを借りる場合は、日時の再確認などをすると良いでしょう。予約内容や参加者への共有内容に誤りがあると、最悪の場合別日に再度会議をする事態になりかねないため、慎重に準備を進めてください。
関連記事：ハイブリッド会議とは？必要な機材や事前準備・進行のやり方を解説
会議を効率化するためのコツ
会議を効率化するためには、以下の5つのコツを押さえる必要があります。
それぞれについて詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
必要なメンバーだけを招集する
会議を行う際には、「念のため〇〇さんも呼んでおこう」といったメンバーの決め方をするのではなく本当に必要なメンバーだけを吟味して招集しましょう。
全員が当事者意識を持って臨めるため、生産性が高まります。議題とは関係のない立場の参加者を呼んでしまうと、本人にとっても会議にとっても良くありません。居なくても問題なく議論を進められるようであれば、招集しないのが賢明です。
議事録を作成する
会議中の議論内容や決定したことを共有したり、あとから見返したりできるよう、議事録を作成しましょう。急遽当日に不参加となったメンバーや途中から参加したメンバーに共有できるほか、上司などの参加者以外の人にも会議の内容を簡潔に伝えられます。
また、口頭のみで話を進めてしまうと、参加者同士の認識が食い違う恐れもあります。参加者にとっても参加者以外にとっても分かりやすい議事録を作成するためには、以下の5W1Hを意識すると良いでしょう。
Who：だれが
When：いつ
Where：どこで
What：なにを
Why：なぜ
How：どのように
詳しく議事録の書き方を知りたい方は、以下記事もご覧ください。
関連記事：【実践】議事録の書き方が上手い人の特徴は？議事録作成のコツ10選
また、議事録の作成には弊社が運営しているAI文字起こしサービス『Rimo Voice』の活用もおすすめです。
1時間の音声をわずか10分・ワンクリックで文字起こし・要約作成ができます。
会議中に決めたことはすぐに実行に移す
会議終了後に、決めたことをすぐに実行に移すことで「会議は有意義なもの」という認識を社内で共有できます。反対に、行動に落とし込めないようでは会議をした意味が感じられず、今後の会議における参加者のモチベーションに悪影響を及ぼす恐れがあるでしょう。
また、スピーディーな行動は組織の成長や利益の拡大にもつながります。そのためには、会議中に「いつだれがどのような行動を起こすか」といったことまで決めておくと良いでしょう。
オンライン会議で効率化を図る
対面ではなくオンラインで会議を実施することで、参加者の移動時間を削減できて効率化を図れます。会議全体をオンラインで行う方法の他にも、カメラやマイクを会議室に設置して遠方にいる参加者のみオンラインで参加してもらう方法も効果的です。
ただし、オンライン会議は通常の会議とは勝手が異なるため、円滑に進行するためにも事前準備や確認が必要です。また、会議中の進め方にも対面のものとは異なる点があります。
オンライン会議の詳細については、後ほど詳しく解説します。
ペアワークを導入して活性化を促す
会議を活性化して参加者の積極性を引き出したい場合は、ペアワークの導入がおすすめです。
ペアワークとは、2人1組でペアを作り、お互いのアイデアや意見を出し合う取り組みを指します。複数人のチームではなく1対1で行うため、委縮することなく意見を言いやすいというメリットがあります。ペアワークを実施したあと参加者全員での意見交換の時間を設ければ、発言しやすい状態で議論できるため、会議が活性化するでしょう。
【ファシリテーター向け】会議をスムーズに進めるコツ
会議の進行役であるファシリテーターを立てることも、生産性を高める上で必要不可欠です。ファシリテーターは会議のスムーズな司会・進行のために、参加者の発言を促したり、議論が脱線したときに軌道修正をしたりする役割を果たします。
ファシリテーションをする際には以下のポイントを押さえることで、より目的を達成できる会議を進行できるでしょう。
なお、ファシリテーターには人選も大切です。コミュニケーションが得意で参加者に気配りができて、全体を俯瞰する能力のあるメンバーに任せると良いでしょう。
アイスブレイクで発言しやすい雰囲気を作る
参加者が発言しやすい環境を整えることで、意見が飛び交い生産性の高い会議になります。そのためには、アイスブレイクや傾聴で発言しやすい雰囲気づくりをサポートするとよいでしょう。
アイスブレイクとは、会議の場を和ませるために雑談や軽いゲームなどをする試みのことを指します。数分～5分程度のアイスブレイクをしておくことで、参加者の緊張を和らげられます。
また、参加者が発言している際には適度な相槌やアイコンタクトを心がけましょう。下を向いて聞いたり、硬い表情で聞いたりすると発言しにくくなってしまうため、注意が必要です。
参加者の発言の良い部分を肯定する
ファシリテーターには、参加者の意見をなるべく否定せず、良い部分を見つけて肯定する姿勢が求められます。
意見を否定すると参加者が委縮してしまい、積極的に発言しにくい雰囲気になるからです。些細なことであっても、良い点は褒めるようにしてください。参加者から出た意見を肯定した上で深掘りして、より深い意見を引き出すことも意識しましょう。
参加者の意見をわかりやすく他のメンバーに伝える
ファシリテーターは、参加者の意見をわかりやすく言いかえて他のメンバーに理解して貰う役割も果たします。専門的な用語や難解な言葉遣いで発言する参加者がいた場合、いち早く内容を理解した上で他のメンバーにも共有しましょう。
以上のように、ファシリテーターには理解力や説明能力も問われるため、日ごろから鍛えておくことをおすすめします。意識しながら会議を重ねるうちに、だんだんと養われていくはずです。
時間管理を心がける
議論が白熱すればするほど、つい時間管理を怠ってしまう場合があります。事前に、何にどれだけの時間を使えるかのスケジュールを立てておき、参加者に共有しましょう。
また、ファシリテーターだけでなく、タイムキーパーも立てるのがおすすめです。タイムキーパーは、例えば「20分間」と定められたアイデア出しの時間が終わった際に、次の議論への進行を促す役割を果たします。
また、会議全体の時間管理だけでなく、参加者の発言時間も管理するとより良い会議になります。議題ごとに、参加者1人当たりの発言時間を「3分まで」といった具合に設定すると、メンバーから平等に意見を集められます。
議論の方向性がずれたら元に戻す
会議においては、当初予定していた議論の方向性から話が脱線してしまうことも珍しくありません。そのような時には、ファシリテーターが軌道修正をすることで、時間を無駄にせずに済みます。
厳しい口調で指摘すると場の雰囲気が悪くなってしまうため、柔らかい一言で参加者の気づきを促しましょう。
【参加者向け】会議をスムーズに進めるコツ
効率的に会議を進行するためには、ファシリテーターだけでなく参加者が意識すべきポイントもあります。
具体的には、以下の通りです。
詳しく説明するので、理解を深めた上で会議に臨みましょう。
会議の目的やアジェンダなどの資料を事前に確認する
会議の前に共有された目的・アジェンダ・資料などは、必ず開始前に目を通しておきましょう。他の業務で忙しい場合であっても、何も確認せずに会議に参加すると、濃い議論はなかなかできません。
会議が始まってから目的やアジェンダを把握するようでは、ついて行くのでやっとだというケースも想定されます。忙しい中でも、5分・10分でも時間を取って、議題に関する自分の意見を用意しておくのもおすすめです。
しっかりと準備してから会議に臨めば生産性の高い議論ができて、終了時間が延長されずに済む可能性も高いです。
立場や役割を理解した上で発言する
会議に参加する際には、自身がどのような立場・役割かを理解することも大切です。
招集されたメンバーの部署や役職を確認し、なぜ自身がアサインされたのかを考えてみましょう。何を求められているかを考えた上で発言することで、より深い議論を進行できます。
とくに、複数の部署からメンバーが集められている場合、日ごろの仕事で得られた知見などを活用しながら発言するとよいです。
簡潔で分かりやすい発言を心がける
ビジネスシーンにおける会議は、決められた時間の中で目的を達成する必要があるため、簡潔で分かりやすい発言を心がけましょう。ダラダラと冗長な話し方をしてしまうと、時間を無駄に使ってしまうだけでなく、他の参加者が理解しにくくなってしまいます。
3S（Short：短く・Simple：簡潔で・Straight：直接的に）のルールを意識することが大切です。考えを整理して簡潔で分かりやすく伝える能力は、会議のシーン以外にも顧客対応や社内業務にも役立つものです。
関連記事：【会議の種類6つ】会議の使い分けや効率的に会議を行うコツも解説
会議の効率化には議事録作成ツール『Rimo Voice』がおすすめ
会議やミーティングを効率的に進めたいと考えている人には、弊社が提供しているAI文字起こしツール『Rimo Voice』がおすすめです。
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また、日本語に特化したAIを起用しているため、不自然さのない文字起こしができるのも嬉しいポイントです。
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会議の進め方を理解して生産性を高めよう！
会議を行う際には、「目的の共有→意見交換→意思決定→今後の活動への落とし込み」といった手順で進める場合が多いです。
会議前には、資料の事前配布や機材の動作確認などの準備を徹底しましょう。
また、会議ではファシリテーターやタイムキーパーを立てたり議事録を作成したりすることで、会議の効率化や活性化を図れます。
ぜひ、本記事の内容を参考にして、会議の進め方に関する理解を深めてください。
最終更新日: 2025 / 4 / 30
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