効率的な会議の進め方とは？参加者・ファシリテーターが意識すべきポイントを紹介【ミーティング】

会社などの組織で会議を行う際の、進め方について悩んでいる人もいるでしょう。進め方を理解しておくことで、会議の効率化や活性化を図れます。

本記事では、「良い会議」の定義を解説した上で効率的な会議の進め方や事前に準備すべきこと、生産性の高い会議にするためのコツについて詳しく解説します。

効率的で活発な会議を実施したい人は、ぜひ参考にしてください。

そもそも良い会議とは？

そもそも、どのような会議が「良い」とされているか分からないと感じている人もいるでしょう。どのような会議を目指すべきか理解しておくことで、進め方や事前準備を工夫しやすくなります。

ここでは、以下の2つの項目について詳しく解説します。

• 良い会議の条件

• 良い会議を行うメリット

良い会議の条件だけでなく、どのようなメリットが得られるのかも理解しておけば、イメージを抱きやすくなるでしょう。

良い会議の条件

参加者全員が目的やゴールを理解しており、決められた時間内に結論を出せる会議が「良い会議」の条件だと言えます。また、すべての参加者が「有意義な時間だった」と感じられることも大切です。意思決定ができたとしても、出席した人が意味を感じられないようでは、会議中に決めたことを行動に移すのが困難なためです。

これらの条件を達成するためには、限られた時間を有効に活用するための「効率化」や意見が活発に飛び交う「活性化」が重要です。

「勢いに身を任せて会議を進めた結果、時間だけを浪費して結論にいたらなかった…」といった事態を未然に防ぐためにも、本記事内で紹介する方法を踏まえて会議を行いましょう。

良い会議を行うメリット

良い会議を実施することで、会議終了後すぐに行動に移せる・人件費を無駄にせずに済む、といったメリットを得られます。逆に、会議に時間を使ったものの具体的な結論が出ないようでは、成果には繋がらない上に「参加者数×人数」分の人件費を消耗してしまうことになります。

働き方改革の促進に伴い、多くの企業では生産性の向上や人件費の削減が急務となっています。そんな昨今において、良い会議を行うことは会社全体にとっても好影響をもたらすと言えるでしょう。

効率的な会議の進め方

効率的な会議の進め方は、以下のとおりです。　

1．まずは会議の目的・ゴールを共有する

2．アイデア出しや意見交換を行う

3．アイデアや意見をもとに意思決定をする

4．意思決定を今後の活動に落とし込む

事前に会議の進め方を把握しておくことで、当日スムーズに実行できます。それぞれについて詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

①まずは会議の目的・ゴールを共有する

会議が始まったら、最初に目的とゴールをすべての参加者に共有します。例えば、以下のような目的・ゴールが想定されます。

• イベントのコンセプトを決める

• 新たなプロジェクトの役割分担を明確にする

• 今後展開したい事業のアイデアを〇個出し合う

このように、具体的な目的やゴールを決定・共有しておくことによって、参加者全員が同じ認識を持って会議に臨めるでしょう。なお、目的やゴールを事前に伝えている場合も、改めて再認識を促すためにも周知しましょう。

目的・ゴールだけの共有だと抽象的になりすぎる場合、アジェンダを共有するのもおすすめです。
アジェンダについては、以下記事で詳しく解説しています。

関連記事：【テンプレート付】アジェンダとは？会議におけるメリット・正しい書き方・作成目的について解説

②アイデア出しや意見交換を行う

次に、アイデア出しや意見交換を行います。会議を有意義なものにするためにも、活発に発言が飛び交う環境にするのが理想です。あまり発言のない参加者や、発言しにくそうな参加者には積極的に声をかけると良いでしょう。

また、アイデア出しや意見交換は時間制限を設けることが必要です。あらかじめ時間を決めておかないと、「次から次へと意見が飛び交って気付いたら〇時間も経過していた…」といった事態になりかねないため、注意しましょう。

③アイデアや意見をもとに意思決定をする

参加者から集めたアイデアや意見をもとに、意思決定をしていきます。ただし、アイデア出しそのものが目的の会議の場合、この工程は不要です。さまざまな意見があるなかで意思決定をする方法としては、リーダーが決断する方法と多数決を取る方法が挙げられます。参加者が納得できる意思決定となるよう、柔軟に調整したり、複数のアイデアを組み合わせたりするのもおすすめです。

意思決定した内容に伴うリスクや懸念点まで、この段階で想定できるとより良いでしょう。

④意思決定を今後の活動に落とし込む

「意思決定をして終わり」となってしまう会議も少なくありません。しかし、話がうやむやになって実行に移せない恐れがあるため、できる限り会議中の時間を使って今後の活動に落とし込みましょう。

例えば「〇〇というコンセプトのイベントを開催する」と決まったのであれば、以下のような事項についても決定しておく必要があります。

• いつイベントを開催するのか

• どのようなチームで運営するのか

• チーム内の役割分担はどうするのか

• だれがいつまでに何をするべきか

すべてを会議中に決めるのが難しい場合は、別日程で新たな会議を設けるのも手段のひとつです。今後の活動への落とし込みが全くされないようでは、会議に費やした時間や労力が無駄となってしまうため、注意しましょう。

関連記事：【テンプレートあり】会議次第の作り方とは？議題の収集から会議当日までの流れを徹底解説！

会議の質を高めるためにすべき事前準備

質の高い会議を行うためには、当日の進め方を工夫するだけでなく、事前準備を徹底することも重要です。

以下の4つの事前準備を行いましょう。

• あらかじめ会議の目的や議題を参加者に伝える

• 事前に資料を配布する

• 必要に応じて事前に宿題を出す

• プロジェクターなどの機材を用意しておく

上記の事前準備が必要な理由や、具体的な方法について解説します。

あらかじめ会議の目的や議題を参加者に伝える

会議を開始する前の段階で、チャットやメールなどの方法で出席する人に目的や議題を伝えておきましょう。1週間前などのタイミングで共有することで、会議中に意見したいことについて事前に考えてくれることが想定されるためです。会議開始後に考えてもらうよりも質の高い意見・アイデアが出てくる可能性がある上に、当日の時間を削減できるでしょう。

また、情報共有をする際には「イベントのコンセプトを決める」といったざっくりとしたものよりも、「〇〇をターゲットにしたイベントのコンセプトを決める」といった具合に具体性を意識するとベターです。

事前に資料を配布する

会議の際に使用する資料も、事前に参加者に配布しておくことをおすすめします。あらかじめ資料に目を通してもらうことで、当日に読み込むための時間を削減できます。アイデア出しや意見交換といった、会議中にしか行えないことに時間を割けるようになるでしょう。

ただし、すべての資料に目を通すのに時間がかかりそうな場合は、必要最低限のものだけを配布する・絶対に見ておいて欲しい資料を指定する、といった対処法を取りましょう。

参加者が抱えている他の仕事に支障をきたしたり、プライベートの時間を圧迫することのないよう注意する必要があります。

必要に応じて事前に宿題を出す

「会議当日までに意見やアイデアを〇個考えてほしい」といった、参加者への宿題を出すのも効果的です。宿題を課すことで意見交換が活発化し、沈黙してしまう時間を減らせます。また、議題から脱線しにくくなるのも嬉しいポイントです。

ただし、資料配布と同様に、参加者に負担がかかりすぎないように注意しましょう。参加者に不満を抱かせてしまうと、会議へのモチベーションが低下してしまう恐れがあります。

無理なく取り組める分量の宿題を出すよう心がけてください。

プロジェクターなどの機材を用意しておく

対面での会議を実施する場合は、事前にプロジェクターやホワイトボードを用意しておきましょう。

プロジェクターなどの機材は、動作確認も併せて行う必要があります。当日になって「正常に動作しない」などのトラブルが発覚すると、時間を浪費してしまったり、会議の質に不都合が生じたりする恐れがあるためです。

その他にも、貸会議室などのスペースを借りる場合は、日時の再確認などをすると良いでしょう。予約内容や参加者への共有内容に誤りがあると、最悪の場合別日に再度会議をする事態になりかねないため、慎重に準備を進めてください。

関連記事：ハイブリッド会議とは？必要な機材や事前準備・進行のやり方を解説

会議を効率化するためのコツ5選

会議を効率化するためには、以下の5つのコツを押さえる必要があります。

• 必要なメンバーだけを招集する

• 議事録を作成する

• 会議中に決めたことはすぐに実行に移す

• オンライン会議で効率化を図る

• ペアワークを導入して活性化を促す

それぞれについて詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

必要なメンバーだけを招集する

会議を行う際には、「念のため〇〇さんも呼んでおこう」といったメンバーの決め方をするのではなく本当に必要なメンバーだけを吟味して招集しましょう。

全員が当事者意識を持って臨めるため、生産性が高まります。議題とは関係のない立場の参加者を呼んでしまうと、本人にとっても会議にとっても良くありません。居なくても問題なく議論を進められるようであれば、招集しないのが賢明です。

議事録を作成する

会議中の議論内容や決定したことを共有したり、あとから見返したりできるよう、議事録を作成しましょう。急遽当日に不参加となったメンバーや途中から参加したメンバーに共有できるほか、上司などの参加者以外の人にも会議の内容を簡潔に伝えられます。

また、口頭のみで話を進めてしまうと、参加者同士の認識が食い違う恐れもあります。参加者にとっても参加者以外にとっても分かりやすい議事録を作成するためには、以下の5W1Hを意識すると良いでしょう。

• Who：だれが

• When：いつ

• Where：どこで

• What：なにを

• Why：なぜ

• How：どのように

詳しく議事録の書き方を知りたい方は、以下記事もご覧ください。

関連記事：【実践】議事録の書き方が上手い人の特徴は？議事録作成のコツ10選

また、議事録の作成には弊社が運営しているAI文字起こしサービス『Rimo Voice』の活用もおすすめです。

1時間の音声をわずか10分・ワンクリックで文字起こし・要約作成ができます。

会議中に決めたことはすぐに実行に移す

会議終了後に、決めたことをすぐに実行に移すことで「会議は有意義なもの」という認識を社内で共有できます。反対に、行動に落とし込めないようでは会議をした意味が感じられず、今後の会議における参加者のモチベーションに悪影響を及ぼす恐れがあるでしょう。

また、スピーディーな行動は組織の成長や利益の拡大にもつながります。そのためには、会議中に「いつだれがどのような行動を起こすか」といったことまで決めておくと良いでしょう。

オンライン会議で効率化を図る

対面ではなくオンラインで会議を実施することで、参加者の移動時間を削減できて効率化を図れます。会議全体をオンラインで行う方法の他にも、カメラやマイクを会議室に設置して遠方にいる参加者のみオンラインで参加してもらう方法も効果的です。

ただし、オンライン会議は通常の会議とは勝手が異なるため、円滑に進行するためにも事前準備や確認が必要です。また、会議中の進め方にも対面のものとは異なる点があります。

オンライン会議の詳細については、後ほど詳しく解説します。

ペアワークを導入して活性化を促す

会議を活性化して参加者の積極性を引き出したい場合は、ペアワークの導入がおすすめです。

ペアワークとは、2人1組でペアを作り、お互いのアイデアや意見を出し合う取り組みを指します。複数人のチームではなく1対1で行うため、委縮することなく意見を言いやすいというメリットがあります。ペアワークを実施したあと参加者全員での意見交換の時間を設ければ、発言しやすい状態で議論できるため、会議が活性化するでしょう。

ファシリテーターが押さえるべき会議進行の5つのポイント

会議の進行役であるファシリテーターを立てることも、生産性を高める上で必要不可欠です。ファシリテーターは会議のスムーズな司会・進行のために、参加者の発言を促したり、議論が脱線したときに軌道修正をしたりする役割を果たします。

ファシリテーションをする際には以下のポイントを押さえることで、より目的を達成できる会議を進行できるでしょう。

• アイスブレイクで発言しやすい雰囲気を作る

• 参加者の発言の良い部分を肯定する

• 参加者の意見をわかりやすく他のメンバーに伝える

• 時間管理を心がける

• 議論の方向性がずれたら元に戻す

なお、ファシリテーターには人選も大切です。コミュニケーションが得意で参加者に気配りができて、全体を俯瞰する能力のあるメンバーに任せると良いでしょう。

アイスブレイクで発言しやすい雰囲気を作る

参加者が発言しやすい環境を整えることで、意見が飛び交い生産性の高い会議になります。そのためには、アイスブレイクや傾聴で発言しやすい雰囲気づくりをサポートするとよいでしょう。

アイスブレイクとは、会議の場を和ませるために雑談や軽いゲームなどをする試みのことを指します。数分～5分程度のアイスブレイクをしておくことで、参加者の緊張を和らげられます。

また、参加者が発言している際には適度な相槌やアイコンタクトを心がけましょう。下を向いて聞いたり、硬い表情で聞いたりすると発言しにくくなってしまうため、注意が必要です。

参加者の発言の良い部分を肯定する

ファシリテーターには、参加者の意見をなるべく否定せず、良い部分を見つけて肯定する姿勢が求められます。

意見を否定すると参加者が委縮してしまい、積極的に発言しにくい雰囲気になるからです。些細なことであっても、良い点は褒めるようにしてください。参加者から出た意見を肯定した上で深掘りして、より深い意見を引き出すことも意識しましょう。

参加者の意見をわかりやすく他のメンバーに伝える

ファシリテーターは、参加者の意見をわかりやすく言いかえて他のメンバーに理解して貰う役割も果たします。専門的な用語や難解な言葉遣いで発言する参加者がいた場合、いち早く内容を理解した上で他のメンバーにも共有しましょう。

以上のように、ファシリテーターには理解力や説明能力も問われるため、日ごろから鍛えておくことをおすすめします。意識しながら会議を重ねるうちに、だんだんと養われていくはずです。

時間管理を心がける

議論が白熱すればするほど、つい時間管理を怠ってしまう場合があります。事前に、何にどれだけの時間を使えるかのスケジュールを立てておき、参加者に共有しましょう。

また、ファシリテーターだけでなく、タイムキーパーも立てるのがおすすめです。タイムキーパーは、例えば「20分間」と定められたアイデア出しの時間が終わった際に、次の議論への進行を促す役割を果たします。

また、会議全体の時間管理だけでなく、参加者の発言時間も管理するとより良い会議になります。議題ごとに、参加者1人当たりの発言時間を「3分まで」といった具合に設定すると、メンバーから平等に意見を集められます。

議論の方向性がずれたら元に戻す

会議においては、当初予定していた議論の方向性から話が脱線してしまうことも珍しくありません。そのような時には、ファシリテーターが軌道修正をすることで、時間を無駄にせずに済みます。

厳しい口調で指摘すると場の雰囲気が悪くなってしまうため、柔らかい一言で参加者の気づきを促しましょう。

会議を効率化するために参加者が意識すべきこと

効率的に会議を進行するためには、ファシリテーターだけでなく参加者が意識すべきポイントもあります。

具体的には、以下の通りです。

• 会議の目的やアジェンダなどの資料を事前に確認する

• 立場や役割を理解した上で発言する

• 簡潔で分かりやすい発言を心がける

詳しく説明するので、理解を深めた上で会議に臨みましょう。

会議の目的やアジェンダなどの資料を事前に確認する

会議の前に共有された目的・アジェンダ・資料などは、必ず開始前に目を通しておきましょう。他の業務で忙しい場合であっても、何も確認せずに会議に参加すると、濃い議論はなかなかできません。

会議が始まってから目的やアジェンダを把握するようでは、ついて行くのでやっとだというケースも想定されます。忙しい中でも、5分・10分でも時間を取って、議題に関する自分の意見を用意しておくのもおすすめです。

しっかりと準備してから会議に臨めば生産性の高い議論ができて、終了時間が延長されずに済む可能性も高いです。

立場や役割を理解した上で発言する

会議に参加する際には、自身がどのような立場・役割かを理解することも大切です。

招集されたメンバーの部署や役職を確認し、なぜ自身がアサインされたのかを考えてみましょう。何を求められているかを考えた上で発言することで、より深い議論を進行できます。

とくに、複数の部署からメンバーが集められている場合、日ごろの仕事で得られた知見などを活用しながら発言するとよいです。

簡潔で分かりやすい発言を心がける

ビジネスシーンにおける会議は、決められた時間の中で目的を達成する必要があるため、簡潔で分かりやすい発言を心がけましょう。ダラダラと冗長な話し方をしてしまうと、時間を無駄に使ってしまうだけでなく、他の参加者が理解しにくくなってしまいます。

3S（Short：短く・Simple：簡潔で・Straight：直接的に）のルールを意識することが大切です。考えを整理して簡潔で分かりやすく伝える能力は、会議のシーン以外にも顧客対応や社内業務にも役立つものです。

関連記事：【会議の種類6つ】会議の使い分けや効率的に会議を行うコツも解説

よくある非生産的な5つの会議例と回避方法

企業規模・業界を問わず、多くの会社で定期的に開催されている「会議」。

弁護士ドットコム株式会社の調査によると、経営層・管理職・一般社員のうち半数程度が現状の会議に課題を感じていることが分かっています。

引用：2023年「社内会議白書2023 by MeetingBase」第2弾

ここでは、非生産的な会議例として、以下の5つ例を紹介します。

• 目的が不明確な会議

• 意思決定を先延ばしにしている会議

• 時間を延長する会議

• 本来不要なメンバーが参加している会議

• 資料が多く確認に時間を取られる会議

課題を改善するための対処法も紹介します。理解しておくことで、非生産的な会議にならないよう事前に策を講じられるでしょう。

目的が不明確な会議

何のために行われているのかが明確となっていない会議は、非生産的だと言えます。

具体的には、慣例として実施されている定例会議・報告会議などが挙げられます。とくに議題がないのであれば、取りやめるのも手段のひとつです。

また、メールやチャットなどで情報を共有すれば事足りる場合も、わざわざ会議の場を設けなくても良いと判断できるでしょう。

関連記事：会議の目的は何？効率的に意味のある会議にするためのポイントを解説

意思決定を先延ばしにしている会議

意見交換や議論はしているものの、意思決定を先延ばしにしてしまう会議も少なくありません。さまざまな意見があるなかで1つの結論を出すのは簡単なことではありませんが、プロジェクトの進行などに支障を来さないためにも会議中に意思決定をしましょう。

その場で決めるためには、クライアントや上司の確認が必要な点をあらかじめ想定し、先回りをしておくことも大切です。

時間を延長する会議

事前に決めていた時間を延長してしまうのも、非生産的な会議の特徴のひとつです。つい議論が白熱してして時間が経過してしまったり、逆に沈黙の時間が続いて時間が足りなくなってしまったりする場合があります。

他にも、予期せぬトラブルが発生して時間を使ってしまうこともありますが、時間の延長は参加者にとって迷惑となりかねません。

また、人件費もかさんでしまうため、事前準備を徹底する・タイムスケジュールを組んでおく・タイムキーパーを設ける、といった方法で時間管理を徹底しましょう。

本来不要なメンバーが参加している会議

居なくても良いメンバーが参加している会議も、人件費が無駄となるため生産性が高いとは言えません。例えば、2時間の会議に本来不必要なメンバーが3名参加する場合、「2時間×3名」分の損失となります。

また、人件費の問題以外にも、参加者にとって他に優先すべき業務の時間を圧迫することにもなるのです。そのため、必ず必要だと言い切れるメンバーのみを集めましょう。

資料が多く確認に時間を取られる会議

膨大な量の資料や内容が分かりにくい資料を使って行う会議も、非生産的だと言えます。

資料の確認に時間がかかり意見交換などの時間が減ってしまうだけでなく、用意する人にとっても負担となります。必要最低限の分量の資料のみを用意しましょう。

また、冗長ではなく簡潔で分かりやすい資料にすることも大切です。

オンライン会議（Web会議）の生産性を高める5つのコツ

リモートワークの普及が進んでいるという背景もあり、オンライン会議を実施する企業が増えています。

以下の5つのコツを実践することで、効率的なオンライン会議を行えます。

• 前日までに接続テストを行う

• 主催者は早めにログインしておく

• 会議中はカメラをオンにする

• 発言者のマイクだけをオンにする

• チャット機能も利用する

当日に会議を円滑に進めるためにも、ぜひ上記を実践してみてください。

前日までに接続テストを行う

オンライン会議を実施する際には、前日までに必ず接続テストを行いましょう。

必要な機器が問題なく動くか・しっかりと接続できるか、といったことを確認する必要があります。この確認を怠ってしまうと、開始時刻が遅れてしまったり、当日に会議ができず別日程で予定を組むことになってしまったりする恐れがあります。

また、会議の参加に必要なURLやパスワードなどの配布も前日までに行いましょう。

主催者は早めにログインしておく

会議の主催者が早めにログインしておくことで、他のメンバーが安心して参加できます。具体的には、会議開始時刻の5分前にはログインすると良いでしょう。

逆に、ログインがギリギリとなると「本当に会議があるのかな」「URLやパスワードを間違えているかもしれない」といった不安を抱かせてしまいかねないため、注意が必要です。

会議中はカメラをオンにする

オンライン会議の参加者には、カメラをオンにするようお願いしましょう。

参加者同士が直接顔を合わせないオンライン会議において、カメラでお互いの表情を確認しながら話を勧めることはとても大切です。音声だけのやり取りでは細かなニュアンスを汲み取れなかったり、安心して発言できなかったりすることも想定できます。

また、ファシリテーター役の人にとっても、参加者の表情を確認できるとより進行しやすくなります。

発言者のマイクだけをオンにする

複数人のマイクがオンになっていると、雑音が混ざって会議の邪魔になってしまう恐れがあります。そのため、会議中は発言者のマイクだけをオンにするよう心がけましょう。

ZOOMを始めとするオンライン会議ツールの多くにはミュート機能が搭載されているため、上手に活用するのが賢明です。発言中ではないのにも関わらず誤ってマイクをオンにしている参加者がいる場合、ファシリテーター役の人がオフにするのも手段のひとつです。

チャット機能も利用する

オンライン会議ならではのチャット機能を利用することで、資料を共有したり質問を募ったりできます。

また、発言者以外の参加者からのリアクションを確認できるため、より良い会議となるでしょう。「質問がある方はチャットでお願いします！」と呼びかけることで、参加者の状況を確認しやすくなります。

質問がたくさん出てきた場合は、会議終了後にチャットを見返して対応することも可能です。

会議の効率化には議事録作成ツール『Rimo Voice』がおすすめ

会議やミーティングを効率的に進めたいと考えている人には、弊社が提供しているAI文字起こしツール『Rimo Voice』がおすすめです。

AIがたった5～10分で1時間分の会議音声・録画をテキストに起こして自動で議事録作成をしてくれます。

また、日本語に特化したAIを起用しているため、不自然さのない文字起こしができるのも嬉しいポイントです。

人的リソースを抑えつつ質の高い議事録を作成したい人は、ぜひ利用を検討してみてください。

無料トライアルも実施しているので、使い心地や精度を体験してみることもできます。

会議の進め方を理解して生産性を高めよう！

会議を行う際には、「目的の共有→意見交換→意思決定→今後の活動への落とし込み」といった手順で進める場合が多いです。

会議前には、資料の事前配布や機材の動作確認などの準備を徹底しましょう。

また、会議ではファシリテーターやタイムキーパーを立てたり議事録を作成したりすることで、会議の効率化や活性化を図れます。

ぜひ、本記事の内容を参考にして、会議の進め方に関する理解を深めてください。

最終更新日: 2024 / 10 / 30