ノウハウ・ナレッジの意味や違いは？共有してビジネスに活かす方法も解説！

ノウハウとナレッジの違いを理解し、効果的に情報共有することは、現代のビジネスにおいて不可欠です。

ノウハウは体験を通じて得られる知識で、現場での具体的な作業や手続きに関連しています。一方で、ナレッジは「知識」や「情報」を意味し、言葉や文書で伝えられるものです。

本記事では、ノウハウとナレッジの違いを詳しく解説し、ノウハウとナレッジを効果的に共有するための方法をご紹介します。おすすめのツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

ナレッジ・ノウハウの違いとは？

ナレッジとノウハウの違いは以下の通りです。

ここからは、ナレッジとノウハウの違いについて詳しくご紹介します。

ナレッジは学習して得た知識

ナレッジ（knowledge）は、「知識」や「情報」を意味します。業務に役立つ情報や、新しい商品・サービスの開発に貢献する知識を指します。

ナレッジの特徴は「言葉で伝えられる」という点です。例えば、特定の業務手順や成功事例を文章や図、数式などで表現し、組織内で共有できます。蓄積されたナレッジは社員全員が利用できるため、業務の効率化やイノベーションの促進につながるでしょう。

近年では、多くの企業が「ナレッジ共有システム」を導入し、ビジネスシーンで役立つようにナレッジを活用しています。

ノウハウは体験から学んだ知識

ノウハウ（know-how）は、日本語で「経験」や「情報」を意味します。一見ナレッジと似ていますが、「仕事のノウハウ」や「業務のノウハウ」のように、現場での具体的な作業や手続きに関連することが多いです。

ノウハウの特徴は、実際の体験を通じて得られる知識という点です。新人が先輩の仕事を観察しながら手順を学び、何度も繰り返し作業することで、コツや勘をつかんでいくプロセスが該当します。

ノウハウを他人に伝えるのは難しいことから、一般的に「見て学ぶ」や「真似してもらう」といった方法が用いられます。

ビジネスに役立つナレッジ関連の用語4選

ビジネスにおいて重要なナレッジ関連の用語を理解することで、情報共有の質の向上につながります。ビジネスに役立つナレッジ関連の用語をご紹介します。

• ナレッジマネジメント

• ナレッジシェア

• ナレッジベース

• ナレッジワーカー

それぞれについて詳しく解説するので、正しく理解しておきましょう。

ナレッジマネジメント

ナレッジマネジメントとは、企業や個人が持つ知識や経験を集めて整理し、業務に役立てる仕組みです。この仕組みを通じて、個人の中に隠れていた「暗黙知」が「形式知」として見えます。

例えば、熟練の営業担当者の交渉術や問題解決のコツが、具体的なマニュアルとしてまとめられれば、チーム全体で共有できます。個々の知識が社内で一元管理されることで、業務の質が安定し効率も向上するのです。

知識がどのように変換されて共有されるかを説明するナレッジマネジメントのプロセスとして、SECIモデルがあります。具体的には、以下の4つのステップの通りです。

4つのプロセスを通じて、社内のナレッジが体系的に蓄積されて共有されることで、業務がスムーズに進行します。

ナレッジシェア

ナレッジシェアとは、企業内で知識や情報を他の社員と共有し、活用できるようにすることです。ナレッジ共有やナレッジコミュニケーションとも呼ばれます。具体的には、ドキュメント化やデジタルツールの活用が挙げられます。

知識が特定の個人に依存していると、退職などのタイミングで重要な知識が失われ、企業にとって大きな損失です。ナレッジシェアを実践することで、知識が失われる状況を防ぎ、社内に知識を蓄積し続けることにつながります。

ナレッジベース

ナレッジベースとは、企業内の知識を集積・管理し、従業員が簡単にアクセスできるようにするシステムです。例えば、新人社員が業務を進める上で疑問を感じた時に、ナレッジベースを検索することで、過去の事例や解決策にすぐにアクセスできます。

ナレッジベースには、操作マニュアル・FAQ・業務手順・成功事例などが含まれており、社員の学習や問題解決をサポートします。

ナレッジワーカー

ナレッジワーカーとは、専門知識やスキルを活用して企業の価値向上に貢献する人材を指します。

近年のテクノロジーの発展により、ブランドや機能など、目に見えない商品の価値が重要視されるようになりました。上記の背景から、競合他社との差別化が重要となり、知識や経験を活かして価値ある商品を提供するナレッジワーカーの需要が高まっています。

そのため、ナレッジワーカーは企業の競争力を強化するために不可欠な存在です。

ナレッジ・ノウハウを共有するメリット

ナレッジやノウハウを共有することにより、多くのメリットが得られます。また特定の社員のノウハウを全社で共有することで、全員が高いパフォーマンスを発揮できます。

ナレッジ・ノウハウを共有するメリットは以下のとおりです。

• 業務を効率化できて生産性がアップする

• 属人化を防いで全員が高いパフォーマンスを発揮できる

• 人材育成を強化できて優秀なメンバーが増える

メリットを把握することで、前向きな気持ちでナレッジ・ノウハウを共有できるでしょう。

業務を効率化できて生産性がアップする

ナレッジやノウハウを共有することにより、業務の効率化と生産性の向上が実現します。営業の提案資料や見積書、請求書などをナレッジベースに蓄積しておくと、一から資料を作成する手間が省けます。

さらに、優秀な社員が持つノウハウや仕事のコツを全社員で共有することで、個々のスキルアップが可能です。例えば、営業成績トップの社員のノウハウを全営業社員で共有し、実践することで、会社全体の売り上げアップも期待できます。

また、ナレッジを一元管理することで、社員が必要な情報にアクセスしやすくなります。情報を探す時間や担当者に問い合わせる手間が省け、生産性の向上に直結するでしょう。

属人化を防いで全員が高いパフォーマンスを発揮できる

ナレッジやノウハウを共有することで、業務の属人化を防ぐことができます。営業部門において、ベテラン社員が独自の経験や勘で成果を出している場合、その社員が異動や退職した後に、業績が滞る可能性も考えられます。

しかし、ナレッジを体系的に蓄積し共有する仕組みが整っていれば、誰でもそのノウハウを活用できるため、同じレベルのパフォーマンスを維持できるでしょう。

また、特定の社員に依存する業務が少なくなるため、急な休職や退職、部署間の異動が発生した場合でも柔軟に対応できます。

人材育成を強化できて優秀なメンバーが増える

ナレッジやノウハウを共有する仕組みを整えることで、人材育成が強化される点もメリットです。新入社員や異動した社員がナレッジベースにアクセスすることで、仕事の進め方や重要なポイントをすぐに把握できます。

蓄積された情報やノウハウは、業務効率化や生産性向上に役立つため、新しいメンバーも短期間で仕事に慣れ、成果を出しやすくなります。結果として、企業全体で優秀なメンバーが増えることが期待できるのです。

さらに共有されたナレッジを活用することで、継続的なスキルアップが図れ、社員一人ひとりの成長が促進されます。組織全体のパフォーマンスが向上し、競争力の強化にもつながるでしょう。

ナレッジ・ノウハウの共有をスムーズに行う5つのポイント

ナレッジ・ノウハウの共有をスムーズに行う5つのポイントをご紹介します。

• ナレッジ共有を推進するメンバーを決める

• ナレッジの作成・共有・確認がしやすい環境を作る

• 簡単に使えるITツールを活用する

• ナレッジの更新を定期的に行う

• ナレッジ管理を構造的に進める

事前にポイントを押さえておけば、効率的にナレッジ・ノウハウを共有できるでしょう。

ナレッジ共有を推進するメンバーを決める

ナレッジ共有を効果的に進めるためには、専任の推進者を決めることが重要です。ナレッジ共有の推進者は、共有方法を具体的に示し、他の社員が実践しやすい環境を作る役割を担います。役割が明確に定義されることで、ナレッジ共有がスムーズに行われます。

例えば、特定の部署やチームから始めて、徐々に全社に広げると良いでしょう。初めから全社員で取り組むと「ナレッジを共有する」という抽象的な目標になりがちですが、段階的に導入することで、具体的な成果を見ながら進められます。

またナレッジ共有を評価項目に含めると、社員のモチベーション向上にも繋がります。推進者が先陣を切って取り組むことで、他の社員も自然と参加しやすくなるでしょう。

ナレッジの作成・共有・確認がしやすい環境を作る

ナレッジの共有を円滑にするためには、誰でも気軽に情報を共有できる環境を整えることが重要です。情報を共有する際に使うツールには、予めテンプレートを用意しておくと便利です。情報の構成を考える手間が省け、共有までのプロセスが簡素化されます。

さらに共有されたナレッジは、必要なときにすぐにアクセスできるので実用性が高まります。ナレッジを適切に分類し、必要な情報をすばやく見つけられるようにしましょう。

例えば、情報をカテゴリーごとにフォルダ分けしたり、タグをつけたりすることで、社員が必要なナレッジに迅速にアクセスできるようになります。

簡単に使えるITツールを活用する

ナレッジやノウハウの共有を効果的に行うには、どのようなITツールを導入するかが非常に重要です。社内のITリテラシーに応じて、誰でも簡単に使えるツールを選びましょう。複雑な機能を持つツールを選ぶと、社員が操作に困り、共有が進まないことがあります。

例えば、『Google Workspace』や『Slack』のようなツールは、直感的に操作できることから多くの人に使われています。ITツールを活用することで、ナレッジを簡単に共有し、必要な情報を入手できるのです。

ナレッジの更新を定期的に行う

ナレッジを効果的に活用するためには、情報を常に最新の状態に保つことが不可欠です。

業務内容が変更されたにもかかわらず、古い情報のままだとトラブルの原因になります。システムのアップデート情報が古いままだと、新しい機能を活用できずに、業務効率が低下する恐れがあります。

エクセルや紙でのナレッジ管理は更新が手間がかかるため、ITツールを使うと便利です。誰でも簡単に情報を更新できて、最新のナレッジを共有できます。

ナレッジ管理を構造的に進める

ナレッジを効果的に管理するためには、情報の保存場所を明確にすることが重要です。保存場所が曖昧だと、ナレッジをどこに保存するべきか分からなくなり、情報が活用されにくくなります。

解決策は、プロジェクトごとやナレッジの種類（手順書・FAQ・レポートなど）に応じて、フォルダを分けることです。社員が必要な情報を直感的に探せます。また運用ルールを設定し、定期的にナレッジの更新や整理を行うことで、常に最新の情報が維持されるのも嬉しいポイントです。

ナレッジ・ノウハウの共有におすすめなツール7選

ナレッジやノウハウの共有を効果的に行うためには、適切なツールの選択が重要です。ここでは、社内での情報共有を円滑にするためのおすすめツールを7つ紹介します。

• AIを活用したツール『Rimo Voice』

• プロジェクト単位で共有できる『Slack』

• シンプルで使いやすい『Chatwork』

• 個人利用にも適している『Evernote』

• 質問や回答がしやすい『Qast』

• 不明点を質問しやすい『ナレカン』

• シンプルでITに詳しくなくても使いやすい『Stock』

それぞれの特徴を詳しく解説するので、自社に合うツールを選ぶのにお役立てください。

AIを活用したツール『Rimo Voice』

参照：AI文字起こし | Rimo Voice

『Rimo Voice』は、商談やミーティングの音声や動画をアップロードするだけで、社内のナレッジやノウハウを自動的に蓄積できるツールです。『Zoom』や『Teams』と連携することで、自動的に音声や動画を取り込むことも可能です。音声や動画が文字ベースに変換されるため、必要な情報を検索しやすくなります。

会議の録音データを『Rimo Voice』にアップロードすると、AIが自動的に要約を作成し、ドキュメントとして共有できます。共同編集機能もあるため、資料作成がスムーズに進むのも魅力のひとつです。会議や打ち合わせの録音や文字起こし、要約作成機能も搭載されているので、さまざまな場面で活用できます。

さらにセキュリティ対策がしっかりしているため、機密性の高い情報も安心して記録できます。重要な会議の内容やノウハウが確実に保存されて安心です。『Rimo Voice』は無料トライアルも使えるため、ぜひ実際に試してみてください。

プロジェクト単位で共有できる『Slack』

参照：AI Work Management & Productivity Tools

『Slack』はテレワーク導入の増加に伴い、ビジネス向けチャットとして主流になりつつあるツールです。『Slack』では、チームやプロジェクト単位でチャットルームを作成できるため、各プロジェクトに関連する会話を整理しやすくなります。従来のメールとは異なり、プロジェクト単位での会話を時系列で確認することも容易です。

『Slack』の操作はシンプルで、スマートフォンからでも使いやすいのが特徴です。チャットには絵文字や「いいね」などで反応を示せるため、コミュニケーションがスムーズに進み、返信といったやりとりの工数を削減できます。

またビデオ通話機能も搭載されており、テレワーク時にはオンライン会議ツールとしても利用できます。プロジェクトの進行状況をリアルタイムで共有し、即時対応が可能になるため、業務効率の向上が期待できるでしょう。

シンプルで使いやすい『Chatwork』

参照：Chatwork - 中小企業向けビジネスチャット 国内利用者数No.1

『Chatwork』は、操作が簡単で使いやすい国内発のチャットツールです。主要な特徴は、チャット形式でのコミュニケーション・通話機能・タスク管理・そしてファイル共有が可能なことです。マルチデバイス対応で、他のサービスとも連携できるため、いつでもどこでも利用できます。

『Chatwork』の大きなメリットの1つは、素早いコミュニケーションが可能な点です。チャット形式でやり取りすることで、誰が何を発言したのかを一目で把握できます。スクロールするだけで会話の流れを簡単に追えるため、前後の文脈もすぐに理解できます。

さらに『Chatwork』では、任意のメンバーが参加するグループチャットが可能です。部署やプロジェクトごとにグループを作成することで、関係者全員に情報が共有され、共有漏れが起こりにくくなります。宛先指定の手間が省けるだけでなく、必要な情報を確実に共有できるのが大きなメリットです。

個人利用にも適している『Evernote』

参照：最高のメモアプリ - Evernote で大切なノートを整理

『Evernote』は、米国のEvernote Corporationが提供するナレッジマネジメントツールです。情報整理を強みとしており、手書きのメモやPDFファイルの文字情報も検索対象にできます。さらに音声入力にも対応しているため、外出先で音声でメモを取ることが多い営業マンなどにも便利です。

『Evernot』ではテキストだけでなく、画像や動画、PDFファイルなども保存できます。ノートを保存すると自動的にインデックスが作成されるので、後から特定の情報を素早く検索できます。ノートは他のユーザーと共有することもできるため、チームでの情報伝達やコミュニケーションにも役立ちます。

『Evernote』のもう一つの特徴は、あらゆるデータをオンライン上に蓄積できる点です。テキストだけでなく、画像や音声、PDF、メールなども保存できるので、情報を一元管理するのに非常に便利です。マルチデバイスでの利用も可能で、パソコンで作成したメモをスマートフォンからアクセスして参照できます。

質問や回答がしやすい『Qast』

参照：Qast｜ナレッジプラットフォーム｜社内の？が ！ に変わり、みんなの業務が動き出す。

『Qast』は、ナレッジ経営ソフトとして広く活用されているツールで、導入企業は3,000社以上の実績があります。社内のよくある質問やお客様からの質問を一元管理でき、回答の品質を統一できます。

『Qast』の主な特徴は、質問と回答を簡単に分類し、社内のナレッジを整理整頓する点です。例えば、エクセルベースでよくある質問やマニュアルを作成する場合、フォルダとタグで分類した後に文字列で簡単に検索できるため、必要な情報にすぐアクセス可能です。

また『Qast』はスコア機能を備えており、情報共有への貢献度を可視化できます。どれだけ多くの情報が共有され、誰がどれだけ貢献しているかが一目で分かります。

不明点を質問しやすい『ナレカン』

参照：トップページ | 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

『ナレカン』は、社内のナレッジを簡単に管理し、効率的に共有するためのツールです。『ナレカン』では、社員が持っている知識を「記事」として登録できます。新しいプロジェクトの進行方法や、特定の業務におけるベストプラクティスなどを記事にまとめることで、同じ問題に直面した際に迅速な対応が可能です。

また、社員が何か疑問に感じた際に質問を投稿できます。他の社員が回答を寄せることができ、最適な回答は「ベストアンサー」として保存されます。質問者だけでなく、同じ疑問を持つ他の社員も解決策を見つけやすくなります。

検索機能も充実しており、必要な情報を迅速に見つけることができます。Google検索のようにキーワードを入力するだけで関連する記事や質問が表示され、誰でも簡単に操作できます。AIを活用した自然言語検索により、より具体的な情報も素早く探し出せます。

シンプルでITに詳しくなくても使いやすい『Stock』

参照：Stock（ストック）｜最もシンプルな情報ストックツール

『Stock』はノート型情報共有ツールで、ITに詳しくない方でも簡単に使える点が特徴です。ツールのなかには機能が多くて複雑なことから使いこなすのに時間がかかるものもありますしかし、『Stock』はシンプルな設計で、誰でも直感的に操作できる仕様となっています。

主な機能はノート・メッセージ・タスクの3つです。ノート機能では、テキスト情報はもちろん、画像や動画なども貼り付けられます。メッセージ機能では、ノートごとにコメントやディスカッションが行えるため、話題が混乱することなく情報交換ができます。タスク機能では各メンバーの進捗状況を一覧で確認でき、プロジェクトの進行管理を容易にできます。

実際に多くの非IT企業が『Stock』を導入しており、情報共有のストレスを軽減できる点がメリットです。

ノウハウやナレッジを共有して業務効率化を進めよう！

ノウハウとナレッジを共有することは、業務の効率化と生産性の向上に直結します。

ナレッジは業務手順や成功事例など、文章や図で共有可能な知識を指し、社員全員がアクセスできるため、全体の業務効率が上がります。ノウハウは実際の経験から得られる知識で、先輩の仕事を見て学んだり、真似することで伝えられるものです。組織全体で情報を共有することで、新入社員や異動してきた社員も業務に慣れながら、効率的に作業を進められるでしょう。

ぜひ、本記事を参考にして、ノウハウやナレッジの共有による業務効率化を推進してみてください。

最終更新日: 2024 / 9 / 10