重要なプロジェクトの会議を行う際に「会議をどう分けたら良いか分からない…」「会議にはどんな種類があるの？」といったお悩みや疑問を抱えていませんか。
大きなプロジェクトの会議を行う場合、すべての内容を一つの会議にまとめると膨大な時間がかかります。また、決めごとの内容によっては必要な会議の参加者も違うでしょう。
会議を使い分けて効率的に進めていくために、会議の種類や進め方のコツについて解説していきます。効率的に会議を行いたい方はぜひ参考にしてみてください。
会議の種類と目的
会議にはどのような種類や目的があるのでしょうか。それぞれの目的を踏まえたうえで、開催すべき会議の内容を考える必要があります。
そこで、本記事では、以下6つの具体的な会議の種類を例に挙げて、詳しく解説します。
営業会議
企画会議
戦略立案会議
人材育成会議
問題解決会議
予算会議
営業会議
営業会議は営業部門のメンバーが定期的に開催する会議のことです。主な目的は営業活動の進捗報告や実績の把握、課題の共有を行うことです。
毎週、毎月などの一定の頻度で開催されることが一般的です。会議の周期が固定されているため、進捗状況を全員で確認したうえで情報の共有やアイデア出し、意思決定などが行われます。
営業会議では最終的に参加者全員に具体的な行動を指示し、業務の調整などを行います。
企画会議
企画会議は新しいサービスや製品などのアイデアを考え、具体的な計画を立てるための会議です。アイデアの発案から具体的なアクションプランを決めるのが目的です。
会議の参加者全員で新しい企画の提案を出し合い、実現可能性や市場価値を評価します。さらに必要な人材や資金、時間などを調整し、企画におけるスケジュールを組みましょう。
最後に必要なアクションプランを考え、各メンバーに振り分けます。アクションプランを振り分ける際は、役割や責任を明確にしたうえで行うことが重要です。
企画会議では新しいサービスや製品のプロジェクト成功に向けた初期段階を固められます。
戦略立案会議
戦略立案会議は、企業や組織の長期的な目標や方向性を決めるための会議です。市場の動向、競合分析、自社の状況などを踏まえて、戦略的な計画を立てることが目的です。
今後の企業の方向性を決めていく会議のため、主な参加者は、経営層や上級管理職などの重要な決定権を持つメンバーです。
目標や行動計画だけでなく、業績指標の作成も行う場合があります。
人材育成会議
人材育成会議とは、従業員のスキルアップやキャリア成長を促進するための戦略を考え、具体的な育成計画を立てる会議です。
組織の競争力を高め、従業員が自らの能力を最大限に発揮できる環境を整えることが目的です。従業員の現在のスキルや能力を棚卸しし、企業のニーズに合わせた人材育成の目標を設定します。
目標設定ができたら育成プログラムの企画を行いましょう。講師や教材など必要なリソースを確認し、育成プログラムの準備をします。
従業員が自らの力を最大限に発揮できる環境を整えることで、企業全体の生産性やパフォーマンス向上に繋がります。
問題解決会議
問題解決会議は、特定の問題や課題に対処するために行われます。問題の原因を特定し、解決策を見つけることが主な目的です。
問題に対応する関係者が集まり、迅速かつ効果的に対応策を決めます。問題解決会議が行われるのは緊急事態や予期せぬトラブルなど、急を要する場合が多いです。
問題解決会議は企業の生産性や効率を上げるために重要です。
予算会議
予算会議は、プロジェクトなどの予算配分を決定するための会議です。企業の目標達成に向けて適切な予算配分を行うことが目的です。
まずは翌年度の予算を決めます。企業の方向性を決めたうえで売上や利益目標を決定し、プロジェクトごとに予算を配分します。
次に各部門に予算を配分します。部署ごとの目的や目標を明確にしたうえで決定する必要があります。
予算が確定したら、実際に計画どおりに運用できているかを管理していく必要があります。予算と実績に乖離があると目標を達成できません。
どうしても達成困難な場合は予算の修正を行う必要があります。
会議の種類による準備の違い
会議の準備には種類によって違いがあります。会議をより効果的にするために、会議の種類に合わせた資料の準備を行いましょう。
先ほど紹介した会議に対してどのような準備を行うべきか解説します。
営業会議
まずは前回の議事録を確認しましょう。前回の会議で発信した内容をもとに進捗状況を確認します。
会議の投影資料では現在までの営業実績や課題を共有し、参加者が組織の立ち位置を把握できるようにします。
会議開催前までにアジェンダの共有が必要です。メンバーは自分の営業実績や業務に対する進捗状況をまとめ、報告する準備をしておきます。
企画会議
企画会議はブレインストーミング形式でアイデアを出し合うと良いでしょう。アイデアを自由に出せるような環境整備が必要です。
ホワイトボードや付箋が必要なツールです。参加者は付箋にアイデアを自由に記入し、ホワイトボードに貼り付けます。
競合他社のサービスや製品情報を事前に用意しておくと、会議を進めやすいです。
戦略立案会議
市場、競合、自社を調査した結果の資料を準備しましょう。そのうえでSWOT分析を活用し、自社の強みと弱み、機会と脅威が参加者にわかるように一覧にしておきましょう。
複数の戦略案を事前に準備し、それぞれのメリットやデメリットを比較できるようにしておくと、会議をスムーズに進められます。
人材育成会議
従業員の現在のスキルや能力を可視化できる資料の作成が必要です。人材育成における企業の目標と照らし合わせることで、必要な育成プログラムを計画できます。
育成計画に携わる講師のリソースも確認しておきましょう。育成プログラムの内容によっては外部講師への依頼も検討すべきです。人材育成にどこまでお金をかけられるのか、予算も把握しておきましょう。
問題解決会議
議題となる問題の背景や現状を詳しく説明するための資料を準備します。フィッシュボーンチャートや5W1Hで問題が起きた原因を追求していきましょう。
フィッシュボーンチャートとは、ビジネスにおける課題解決の手法の一つで、問題がどのような要因で発生したのかを図式化したものです。「なぜ？」をひたすら掘り下げることで原因を追求していきます。
5W1Hとは「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」の要素をもとに情報を分解していくフレームワークのことです。こちらも根本的な原因を明らかにするために役立ちます。
事前に考えられる解決策をリストアップしておくことで、会議をスムーズに進行でき、解決に向けた業務の指示を迅速に出せます。
予算会議
予測される収入と支出の詳細な資料を用意します。各予算項目の費用対効果を示すデータを用意し、各プロジェクトや部門ごとに割り当てた予算に対して、根拠を提示できるようにする必要があります。
予算案の根拠を裏付けるデータを用意しておかないと各プロジェクトや各部門から不満の声が上がり、議論が進まなくなるでしょう。全員が納得できる形で予算配分を決めるためには事前準備が大切です。
会議の開催形態
会議の開催形態にはオンライン会議、対面会議、ハイブリッド会議の3つがあります。それぞれメリットやデメリットがあるため、会議の種類や参加者の状況に合わせて使い分ける必要があります。
この3つの開催形態について詳しく解説します。
オンライン会議
オンライン会議はインターネットを介して行われる会議で、リモートワークの普及に伴い多くの企業で利用されています。
ZoomやMicrosoft Teamsなどのツールを利用して、場所を問わず参加できるのがメリットです。また、移動時間や会場費などのコストを削減できます。
デメリットとしては、対面のようなコミュニケーションが取りづらいことです。
オンライン会議が適している会議の種類は以下のとおりです。
営業会議
予算会議
対面会議
対面会議は参加者が一箇所に集まって行う、昔から行われている会議の形態です。
直接コミュニケーションを取ることは、ボディランゲージや表情を読み取りやすく、深い議論やアイデアを出し合う際に適しています。
重要な会議など慎重な判断が必要な場合は、できるだけ対面で行うことを推奨します。チームビルディングのような信頼関係を構築する場合にも効果的です。
デメリットとしては参加者の移動や会場の確保に時間とコストがかかることです。オンラインであれば場所を問わず参加できるので、子育てをしている方など、リモートで働きたい方には好まれません。
対面会議はアイデアの質より量を求めるブレインストーミング形式で行う会議に向いています。出てきたアイデアのグループ分けや議論を行うのにも、対面の方が自由にコミュニケーションが取れます。
対面会議が適している会議の種類は、企画会議です。
ハイブリッド会議
ハイブリッド会議とは、オンラインと対面の要素を組み合わせた会議の形態です。会場に集まる参加者と、リモートで参加するメンバーが一緒に会議を行います。
出社とリモートワークが混在している企業や、支社など各地に拠点を構える企業などに適しています。
場所を問わず参加できるオンライン会議と、円滑にコミュニケーションができる対面会議のどちらの良い点も取り入れられます。
会議の内容や参加者の状況によって対面かオンラインか選択すると良いでしょう。
こちらの記事でもハイブリッド会議について詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
関連記事：ハイブリッド会議とは？必要な機材や事前準備・進行のやり方を解説
ハイブリッド会議が適している会議は以下の5つです。
営業会議
予算会議
戦略立案会議
人材育成会議
問題解決会議
効率的に会議をするコツ3選
効率的に会議を行うコツをご紹介します。会議の使い分けを行ったら、あとはどう効果的かつ効率的に会議を進めるかが重要です。
今回は有意義な会議にするために3つポイントを説明していきます。
事前準備を行う
事前準備をしっかり行うことで会議を効率的に進められます。会議の必要な事前準備は、会議の開催形態によっても変わります。会場確保やツールの準備など、各形態に合わせて準備が必要です。
どの開催形態でも共通する事前準備は、日程調整と資料作成です。参加者と会議のスケジュールを調整し、先ほど解説した会議の種類に合わせて資料の作成をしましょう。
ファシリテーションを行う
ファシリテーターは、会議の種類に合わせて会議を進行し、参加者の意見をまとめます。議論が逸れないように参加者を誘導し、調整していきましょう。
タイムマネジメントも行うことでより効率的に会議を進められます。会議がダラダラと続くことを防ぎ、参加者の集中力も持続しやすくなる効果があります。
便利ツールを使う
より効率的に会議を進行したい方は便利ツールを活用すると良いでしょう。便利ツールには日程調整や議事録作成など、さまざまなツールがあります。
議事録作成は時間と労力がかかるため、AI議事録ツールに頼れば短時間の議事録作成が可能です。
AI議事録ツールなら『Rimo Voice』がおすすめです。1時間の会議を5分で文字起こしするため、時間がかかる議事録も簡単に作成できます。
効率的に会議を行うなら『Rimo Voice』
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また議事録作成は、欠席者にも会議の内容が理解できるように要約しなければなりません。『Rimo Voice』はChatGPTを利用して要約を生成します。長くなった文字起こしをすべて読むことなく会議の全体を把握できます。
無料トライアルも実施しているので検討している方はぜひ使ってみてください。
まとめ：目的に合わせて会議を使い分けよう
会議には6つの種類があります。会議を効果的なものにするには目的に合わせて使い分けることが重要です。
会議の種類によって準備する資料やツールが異なります。効率的に会議を進めるために、事前準備を行ってから会議に臨みましょう。
また、効率的に会議を行うなら便利ツールの活用もおすすめです。『Rimo Voice』なら短時間で高品質の議事録を作成します。
目的に合わせて会議を使い分け、ツールを活用しながらより効率的な会議を目指していきましょう。
最終更新日: 2024 / 8 / 20
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