【すぐ使えるテンプレート付】アジェンダとは？会議の効率化に役立つ正しい書き方や作成目的・メリットについて解説

毎週の部署やチームでの定例会議に、無駄や非効率を感じた方も少なくないのではないでしょうか。実際に多くのビジネスパーソンが社内会議に無駄が多いと感じています。

弁護士ドットコム株式会社が、2023年に実施した社内会議に関する実態調査では、社内会議に無駄を感じたことがあると回答したビジネスパーソンは、全体の9割を占めることが明らかになっています。

出典：https://www.hrpro.co.jp/trend_news.php?news_no=3271

また同調査では、会議に無駄を感じる理由として「長時間の会議」や「議題が不明瞭」なことが理由として多く挙げられています。

そこで大きな役割を果たすのが、会議のアジェンダの存在です。本記事では、アジェンダとは何かといった基礎知識からアジェンダの作成目的・メリット、会議を効率化するための正しい書き方について解説します。

アジェンダとは

アジェンダ（agenda）とは、ラテン語で「実行すべきこと」を意味する言葉で、予定表や計画表のことを指します。ビジネスシーンにおいては、会議を滞りなく進行するために作成するスケジュールや議題をまとめたもののことです。

一般的に会議の数日前までにアジェンダは、参加者全員に共有されます。事前に目を通しておくことによって、会議の生産性向上や時間短縮に役立ちます。

議案や議事や議題との違い

アジェンダと混同しやすい言葉に「議案」「議事」「議題」があります。

レジュメとの違い

レジュメ（resume）とは、会議や講演・大学の授業などで発表する内容を要約した資料のことです。

アジェンダが、会議でこれから話し合われる議題や議案について記載されるものなのに対して、レジュメは会議で実際に話される内容の肝心な部分をまとめた資料である点に違いがあります。

アジェンダを作成する目的

アジェンダを作成する目的として、以下の4点が挙げられます。

• 会議の開催や日程を周知するため

• 会議を滞りなく進めるため

• 会議で何について話すのかを事前に共有するため

• 会議で決定すべき事柄を明確にするため

アジェンダを作成することで、会議を所定の日程・時間で開催することを参加者に周知できます。また、アジェンダがあることで、何を話すべきか・決定すべきかが明確になり、会議の進行をスムーズに行うことができるようになります。

アジェンダを作成するメリット

アジェンダを作成するメリットについて解説します。

会議の生産性を高めることができる

アジェンダを作成することで、会議の生産性を高めることができます。

会議の参加者が事前にアジェンダを確認することによって「会議に誰が参加するのか」「何について話し合うべきなのか」「会議を通して何を決定すべきなのか」といったことを把握した上で、会議に臨むことができます。

あらかじめ自分が話したいことやデータ・資料などを準備することができるので、各人が良いアウトプットをすることが可能になります。

会議の時間短縮につながる

アジェンダには、会議の終了時間や議題ごとの時間配分が記載されています。アジェンダ通りの進行を心がけることで、だらだらと長時間にわたり会議を行うことが無くなり、時間をオーバーすることが無くなります。

また参加者が事前に会議の準備をできるので、会議中に資料やデータを探すといったことを減らし、会議時間の短縮が期待できます。

会議後の方向性が明確になる

毎週月曜日など、定例で開催が決まっている会議の場合、何について話すのかが不明確になることがあります。また、何を決めるべきなのか不明確なまま会議が開催されるといった経験がある方も少なくないでしょう。

アジェンダを作成することで、時間内に何を話すべきか・決定すべきかが明確になり、会議の方向性が明確になります。参加者が同じ方向を向いて議論ができるので、質の高い会議を行うことができます。

アジェンダの正しい書き方

ここからは実際にアジェンダにどのような内容を含めるべきなのかなど、正しいアジェンダの書き方について解説します。

アジェンダに含めるべき内容

アジェンダには、以下のような項目を記載しましょう。

• 会議名

• 開催日時

• 開催場所

• 会議を開催する目的

• 会議の主な議題

• 参加者（氏名・人数・役職など）

• 議題ごとの時間配分

アジェンダを作成する際には、できるだけ詳細に内容を記載することが大切です。特に外部の参加者がいる場合、全員の役職やポジションが分かるようにしておくことが求められます。

アジェンダの作成例（テンプレート）

アジェンダを作成する上での注意点

最後にアジェンダを作成する上での注意点やポイントについて解説します。

必ずしもアジェンダ通りに進まないことも想定する

アジェンダには、議題や議題ごとの時間配分を記載しますが、実際の会議では話が議題から逸れたり、一つの議題に思ったよりも時間がかかるといったことも起こりかねません。

このような際に、大事な議題について話し合えなかった・会議を通して何も決まらなかったといったことを避けるために、議題ごとの優先順位や最低限決めることを明確にしておくことが大切です。

想定していたよりも時間が伸びてしまった場合は、優先度の低い議題は時間の会議にもちこすといったことができます。

事前にアジェンダを参加者に共有しておく

事前にメールやチャットツールなどを用いて、アジェンダを参加者全員に共有するようにしましょう。あらかじめ会議で何が話されるのかを、全員で共有しておくことによって、参加者も自分の意見や話すことをまとめた上で会議に参加することができます。

アジェンダを共有しておくことで、会議の生産性アップや時間短縮につながるだけでなく、参加者の心理的な負担の軽減にも寄与します。

議事録の作成を自動化して会議を効率化しよう

本記事では、アジェンダとは何かといった基本事項からアジェンダを作成する目的・メリット、そして具体的な書き方について解説しました。

アジェンダは正しく作成し、事前に参加者に共有しておくことで、会議の生産性を高めたり、会議が所定の時間をオーバーすることを防ぐことができます。

また会議を効率化するためには、事前のアジェンダの準備だけでなく、会議が終了した後の振り返りの作業も重要になってきます。会議の振り返りに役立つのがAI文字起こしツールを活用した議事録の作成です。

AIを活用した音声・動画の文字起こしツール『Rimo Voice』では、会議中に録音した音声データをアップロードすることで、1時間の音声をわずか5分でテキストに変換することができます。

雑音や意味のない発声を自動で取り除くことができるほか、ChatGPTを利用して議事録の要約をすることができるので、時間をかけずに会議の振り返りをすることが可能になります。

作成した議事録をURLで簡単に共有できるため、アジェンダと照らし合わせて実際に会議でどのようなことが話し合われたか・決定事項は何かを確認することで、会議後の行動や施策実行に役立ちます。

『Rimo Voice』では、無料のトライアルを実施していますので、会議の効率化を検討している方はぜひお試しください。

最終更新日: 2024 / 6 / 13