【テンプレート付】アジェンダとは？会議での意味・メリット・正しい書き方をわかりやすく解説

「会議の時間が長い」「毎回、結局何も決まらないまま終わってしまう」

会議の進行に、こうした思いを抱えている方も多いのではないでしょうか。

アジェンダとは、会議の目的や議題、時間配分をまとめた進行表のことです。事前に共有しておくと、参加者が集中して議論できる環境を整えられます。

この記事では、アジェンダの意味や議題・レジュメとの違いから、記載すべき項目、書き方のコツ、そのまま使えるテンプレートまでをわかりやすく解説します。

読み終えるころには、自分の会議に合ったアジェンダを今日から作れるようになり、「結局何も決まらない会議」から抜け出す第一歩を踏み出せるはずです。

なお、会議後の議事録づくりの手間を減らしたい場合は、AI議事録サービス『Rimo Voice』のような仕組みを取り入れる方法もあります。

会議におけるアジェンダとは？議題と時間配分をまとめたもの

アジェンダ（agenda）は、ラテン語で「実行すべきこと」を意味する言葉で、予定表や計画表を指します。

ビジネスの場では、会議を滞りなく進めるためのスケジュールや議題をまとめたものを指します。

一般的には、会議の数日前までに参加者全員へ共有します。事前に目を通しておくことで、会議の生産性向上や時間短縮に役立ちます。

議案・議事・議題との違い

アジェンダと混同しやすい言葉に「議案」「議事」「議題」があります。それぞれの概要と違いは、以下のとおりです。

レジュメ・サマリーとの違い

アジェンダと混同しやすい言葉に「レジュメ」や「サマリー」もあります。いずれも要点をまとめる点では似ていますが、役割や使う場面が異なります。

アジェンダは「これから何を話すか」を示す進行用の資料です。一方、レジュメやサマリーは「内容を要約した資料」であり、この点に違いがあります。

アジェンダが必要とされる理由

アジェンダは、会議の目的や議題、時間配分を明確にするものです。無駄な議論を防ぎ、参加者全員がゴールに向かって集中できます。

実際に、弁護士ドットコム株式会社が2023年に実施した「社内会議に関する実態調査」では、9割のビジネスパーソンが会議を無駄だと感じた経験があると回答しています。

出典：【自社調査】ハイブリットワーク時代の社内会議の実態調査「社内会議白書2023 by MeetingBase」（弁護士ドットコム）

調査では、会議が無駄だと感じる理由として、次の回答が多く挙げられました。

• 会議が長時間にわたる

• 議題が不明瞭

• 不要な参加者が多い

アジェンダを作成すると、会議の目的や議題を事前に明確化し、各項目に必要な時間を割り振れます。その結果、無駄な議論を減らし、生産性の高い場にできます。

また、会議にかかるコストは会議中だけではありません。終わった後の議事録づくりにも、まとまった時間がかかります。

導入企業のなかには、1時間の会議の議事録作成に1〜2時間かけているという声もあります。会議そのものより、記録に時間が溶けている状態です。

アジェンダで前段（目的と議題）を整理しておくと、後段の議事録も要点をたどりやすくなり、記録の負担が軽くなります。

会議前にアジェンダを作成する目的

アジェンダを作成する目的として、以下の3点が挙げられます。

• 会議の開催場所や日程を周知するため

• 会議の目的や議題を事前に共有するため

• 会議の段取りを整えて進行をスムーズにするため

目的を正しく理解したうえでアジェンダを作成すると、より高い効果が期待できます。

会議の開催場所や日程を周知するため

アジェンダには、会議の開催場所や日程を記載します。

事前に共有しておくことで、時間を守って参加者に集まってもらいやすくなります。

逆に、直前になってから場所や日時を案内すると、十分な準備ができなかったり、当日の遅刻者や欠席者が出たりする恐れがあります。

会議に関する正しい情報を周知しておけば、当日の予期せぬトラブルを防げるでしょう。

会議の目的や議題を事前に共有するため

一言で「会議」といっても、目的や議題はさまざまです。

会議が始まってから目的や議題を共有する場合、参加者はその場で理解して意見を考えなければなりません。議論そのものに、十分な時間を割けないこともあります。

その点、会議の目的や議題を記載したアジェンダをあらかじめ共有しておけば、自分の中で意見をまとめたうえで参加できます。

結果として、濃い議論を展開でき、生産性の高い会議を実現できます。

なお、会議の目的については、以下の記事もあわせて参考にしてください。

関連記事：会議の目的は？意味のある会議にするための5つのポイント

会議の段取りを整えて進行をスムーズにするため

アジェンダには、会議当日のタイムスケジュールも記載します。

事前に時間配分を考え、共有しておけば、当日はスムーズに会議を進行できます。

参加者一人ひとりが「このテーマは◯分で結論を出す必要がある」と認識することで、無駄な議論や冗長な発言を防ぎやすくなります。

その結果、会議全体の段取りが整い、進行がスムーズになります。

関連記事：段取りとは？言い換え方法と使い方、仕事やプライベートで活かす方法を解説

アジェンダを作成する4つのメリット

アジェンダを作成するメリットは、主に以下の4つです。

• 会議の生産性が上がる

• 参加者も準備をして臨める

• 会議後の議事録を作成しやすくなる

• 信頼を得られるチャンスになる

アジェンダは、会議の進行以外の場面でも役立ちます。メリットを十分に活用して、会議全体の質と生産性を高めていきましょう。

会議の生産性が上がる

アジェンダを作成すると、会議の目的や時間配分が明確になり、生産性の向上につながります。

たとえば、各議題に「10分以内で結論を出す」と時間を区切って示せば、参加者全員が制限時間を意識して議論できます。脱線や、同じ意見の繰り返しを防げます。

短い時間に集中することで結論に到達するスピードが上がり、会議の内容も濃くなります。

参加者も準備をして臨める

アジェンダを事前に共有すれば、参加者は必要な情報を集めてから会議に臨めます。

事前に考えを整理できるため、その場しのぎの意見が少なくなり、議論の質が高まります。

より深い意見交換をしたい場合は、アジェンダに質問内容をあらかじめ盛り込み、事前に共有しておくのがおすすめです。

会議後の議事録を作成しやすくなる

アジェンダを用意しておくと、議題や時間配分が明確なため、どの順序で記録すればよいかがわかります。

あらかじめ骨子が決まっていることで整理しやすくなり、議事録作成の時間短縮にもつながります。

議事録の書き方そのものに不安がある方は、コツや例文を紹介した記事もあわせて参考にしてください。

関連記事：わかりやすい議事録の書き方は？12のコツや例文・フォーマットも紹介

信頼を得られるチャンスになる

アジェンダを活用して会議をスムーズに進行できれば、「段取りが良い人」という評価にもつながります。

会議を準備し、円滑に進行するスキルは、上司や同僚からの信頼を得る大きな要素です。

会議を無駄なく進め、組織全体の生産性向上に貢献できる存在として評価されれば、キャリア形成の面でもプラスに働きます。

アジェンダに記載すべき5つの基本項目

アジェンダに記載すべき基本的な項目は、以下のとおりです。

• 会議名

• 開催日時・場所・参加者名

• 会議を開催する目的・議題

• タイムスケジュール

• 参考資料

各項目について、詳しく解説します。

会議名

最初に、会議の名称を記載しましょう。

参加者がアジェンダを見てすぐに、どのような会議なのか理解できる名前が理想です。

開催日時・場所・参加者名

開催日時・場所・参加者名を、簡潔に記載します。

場所については、参加者が迷わないよう、フロアや会議室名まで明記してください。

なお、オンライン会議の場合は、場所の代わりにURLを記載しましょう。初めて参加するメンバーがいるときは、接続方法も案内すると親切です。

会議を開催する目的・議題

会議を何のために開催するか、主な議題は何かを記載しましょう。

目的が曖昧だと、会議中に「何のための時間なんだろう」といった不信感を抱かれかねません。

以下のように具体的に書くことで、参加者一人ひとりが目的意識を持って会議に臨めます。

• ◯◯の方針を決定する

• ◯◯の現状を洗い出して可視化する

• ◯◯の企画に関するアイデアを出す

あとから議事録を作成するときに、目的を達成できたか振り返りやすくなる点もメリットです。

関連記事：会議の議題やネタが思いつかない！具体的な決め方や議題例を紹介

タイムスケジュール

会議をどのような時間配分で進めるかがわかるように、タイムスケジュールを記載します。

アイデア出し・議論・意思決定など、項目ごとにどれだけ時間をかけるかをあらかじめ決めておきましょう。

時間制限を意識して参加できるため、内容の濃い議論を展開できます。

参考資料

アジェンダのほかにも事前に配布すべき資料がある場合は、資料名を列挙しましょう。

参加者全員に資料が行き渡るよう、抜け漏れが生じないよう注意します。

このとき、資料の量が多すぎると参加者の負担になるため、極力簡潔にまとめてください。どうしてもボリュームが出る場合は、最低限確認すべき箇所を明記しておきましょう。

アジェンダの書き方・作成のコツ

アジェンダを作成する際には、以下の7つのポイントを押さえましょう。

• 議題の背景や現状を共有する時間を設ける

• 質疑応答の時間も確保する

• 1〜5分刻みでスケジュールを設定する

• 会議の目的（共有・決定・発想）を意識して議題を組む

• アジェンダ通りに進まない可能性も想定する

• 会議の24時間前には参加者に共有する

• アジェンダの修正・変更が生じたらすぐに周知する

それぞれについて、詳しく解説します。

議題の背景や現状を共有する時間を設ける

タイムスケジュールを組む際には、議論を始める前に議題の背景や現状を共有する時間を設けましょう。

参加者によって議題への理解度や知識量が異なるため、まずは情報格差を埋める必要があります。

必要な情報を全員が理解した状態で議論に進めば、より質の高い意思決定につながります。

質疑応答の時間も確保する

会議のタイムスケジュールには、質疑応答の時間も盛り込みましょう。

疑問や不安が残ったまま会議を終えると、決定した事項を行動に移しにくくなるためです。

「内容に納得したうえで意思決定に合意した」と感じてもらうことが理想です。

使える時間には限りがあるため、当日すべての質問に答えられない場合は、別途個別で対応するなどの手段を取りましょう。5分ほどの短時間でよいので、会議中にも質疑応答を取り入れる姿勢が大切です。

1〜5分刻みでスケジュールを設定する

タイムスケジュールを記載する際は、1〜5分刻みで時間配分を細かく設定しましょう。

「◯時◯分ごろ」「◯分程度」のような曖昧な表現は避けます。

細かすぎるくらいに組んでおき、時間厳守の意識を参加者にも持ってもらうことが大切です。

ただし、余裕のない無理なスケジュールにすると、十分に議論されないまま結論を出すことになりかねません。予備の時間（バッファ）を設けておくのもおすすめです。

会議の目的（共有・決定・発想）を意識して議題を組む

会議は、目的によって大きく3種類に分けられます。目的が変わると、残すべき記録も変わります。

• 共有が目的の会議：情報を伝えることが中心。要点を簡潔にまとめ、スピードを重視する

• 決定が目的の会議：結論を出すことが中心。決めた内容だけでなく、そこに至った理由や担当・期限まで残す

• 発想が目的の会議：アイデアを広げることが中心。発言の流れをそのまま残し、あとから見返せるようにする

特に見落とされがちなのが、決定が目的の会議です。決定事項だけを記録しがちですが、後で「なぜそう決めたのか」がわからなくなり、同じ議論を繰り返す原因になります。

アジェンダの段階で「この会議は何のためか」を決めておくと、議題の並べ方や時間配分がぶれません。

アジェンダ通りに進まない可能性も想定する

丁寧にアジェンダを作成して事前に配布しても、会議が想定通りに進むとは限りません。

人が集まって行う会議には、予期せぬトラブルがつきものです。

たとえば、重要な参加者が急に欠席したり、案内した資料に目を通していないメンバーがいたりすることもあります。

そうしたときにも柔軟に対応し、できる限り会議を有意義にするスタンスが求められます。

会議の24時間前には参加者に共有する

会議の24時間前には、メールやチャットツールなどでアジェンダを参加者全員に共有しましょう。

何が話されるのかを事前に共有しておくことで、参加者も自分の意見をまとめたうえで会議に臨めます。

会議の生産性アップや時間短縮につながるだけでなく、参加者の心理的な負担の軽減にも役立ちます。

また、確認したらリアクションをしてもらうルールにすると、確認漏れを防げます。

アジェンダの修正・変更が生じたらすぐに周知する

アジェンダを配布した後で修正や変更が生じた場合は、なるべく早く周知しましょう。

変更があるのに案内されないと、参加者の混乱を招きます。

特に、時間・場所・メンバーの変更は、会議を円滑に進めるためにも必ず共有してください。

アジェンダの作成例（テンプレート）

アジェンダをどう作ればよいかわからない方は、まず型に当てはめて作ってみるのがおすすめです。ここでは、そのまま使える基本テンプレートと、社内で使われている型の一例を紹介します。

そのまま使える基本テンプレート

以下は、営業会議を例にした基本テンプレートです。項目を自社の会議に置き換えて活用してください。

＜第二営業部 四半期予算会議＞
開催日時：2026年◯月◯日（月）14:00〜15:00
開催場所：7F会議室B（オンラインの場合はURLを記載）
開催目的：下半期の営業予算と目標を決定する
議題内容：
　1. 上半期の営業成績報告（10分）
　2. 下半期の営業目標（10分）
　3. 下半期のチームごとの予算（10分）
　4. 下半期のチームごとの目標（10分）
　5. 個人成績の目標（10分）
　6. 総括（10分）
参加メンバー：◯◯／△△／□□
配布資料：上半期営業成績（PDF）

上記を参考にしつつ、会議ごとにカスタマイズすると、より質の高いアジェンダを作成できます。

会議次第（進行の順序書き）の形式で作りたい場合は、収集から当日までの流れを解説した記事も参考になります。

関連記事：【テンプレートあり】会議次第の作り方とは？議題の収集から会議当日までの流れを徹底解説！

中の人が使うアジェンダの型

ここでは、Rimo社内で使われているアジェンダの型のひとつを紹介します。あくまで一例で、全社共通の決まりではありませんが、真似しやすい工夫が詰まっています。

• 冒頭に目的とゴールを書く：この会議で何を決めたいのかを最初に共有し、議論の軸をぶらさない

• 必須参加者とオプション参加者を分ける：出席の要否を明示し、「なんとなく呼ばれる人」を減らす

• 各項目に分単位で時間を割る：項目ごとの持ち時間を決め、時間の使いすぎを防ぐ

特に効果が大きいのが、参加者を必須とオプションに分ける工夫です。全員が全項目に出る必要はない、と可視化するだけで、参加者一人ひとりの時間を守れます。

アジェンダ作成から会議後の記録・実行までをラクにする

ここまで、アジェンダの作り方を見てきました。毎回ゼロから作るのが大変なときは、作成そのものをAIに任せる方法もあります。

AI議事録サービス『Rimo Voice』のアジェンダ作成機能は、会議の目標や参加者を入力するだけで、AIがアジェンダを自動で作成します。内容はチャットで調整でき、完成したアジェンダはそのまま会議のノートに反映できます。

▼Rimo Voiceのアジェンダ作成機能（会議の目標などを入力し「この内容で書き出す」を押すと作成される）

とはいえ、進行役の負担は準備だけではありません。

会議中は、司会をしながら発言のメモも取る、という二重の作業が発生しがちです。進行に集中したいのにメモが追いつかず、逆にメモを取ると議論が止まる。この兼任は、そもそも一人でこなすのが難しい構造です。

ここでも『Rimo Voice』が役立ちます。会議の音声を自動で文字起こしし、要点をまとめて議事録を作成します。

記録をAIに任せられるため、進行役は議論そのものに集中できます。日本語に特化した文字起こしで、聞き逃してもテキストで確認できる点も安心です。

さらに、会議で決まったことは「Rimo Actions」という機能で実行まで進められます。

議事録は、いわば「やるべきこと（タスク）」の発生源です。アジェンダで議題を決め、会議で議論し、記録に残し、そこからタスクが生まれます。

Rimo Actionsは、その議事録からタスクを自動で抽出し、承認するとメール文面や資料などの成果物づくりまで進めます。準備から実行までを一つの流れととらえると、会議にかける時間全体を見直せます。

会議のアジェンダに関するよくある質問

会議のアジェンダについて、寄せられることの多い質問に回答します。

Q. アジェンダは誰が作成するべきですか？

ケースバイケースですが、基本的には当日の進行役を担うファシリテーターが作成するのが望ましいです。

招集するメンバーやタイムスケジュールも一緒に考えるため、進行役が担当するのが自然です。

ただし、進行と記録を一人で兼任すると負担が大きくなります。アジェンダ作成に加え、当日の司会もメモ取りも同じ人が担うと、どれかが手薄になりがちです。作成や記録の一部を分担したり、記録をツールに任せたりする工夫も検討しましょう。

ファシリテーションのコツについては、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：ファシリテーターのコツ14選【初めてでも安心】使えるフレーズや会議前後の準備まで

Q. アジェンダを共有せずに会議を実施するのは良くないですか？

会議前にアジェンダを共有しないと、日時や場所が正しく伝わらない、ゴールが曖昧なまま議論が進む、といった支障が出ます。

時間やコストを無駄にしないためにも、会議を開くときは事前にアジェンダを作成し、遅くとも24時間前には参加者へ共有しましょう。

Q. アジェンダと議事録はどう連携させると効率的ですか？

アジェンダと議事録は、同じ流れの上にあります。アジェンダで決めた議題の順にそって記録すると、議事録も整理しやすくなります。

効率化のコツは、アジェンダの項目をそのまま議事録の見出しに使うことです。議題ごとに「決まったこと」「次にやること」を書き込めば、記録漏れを防げます。

会議後のタスク整理まで一気に進めたい場合は、議事録からタスクを抽出できる仕組みを取り入れると、記録から実行までの流れがスムーズになります。

まとめ｜アジェンダを作成・共有して会議の質を高めよう

アジェンダは、会議の目的や議題、時間配分を明確にして、会議の生産性を高める手段です。

事前に参加者へ共有しておけば、それぞれが準備をして当日に臨めます。進行もスムーズになり、終了後の議事録作成もラクになります。

この記事で紹介したテンプレートや、社内で使われている型も参考にしながら、まずは次の会議のアジェンダを一つ作ってみてはいかがでしょうか。

そして、会議中の記録から会議後の実行までの手間をまとめて減らしたい場合は、『Rimo Voice』のようなAI議事録サービスを取り入れる方法もあります。

議事録の自動作成から、決まったタスクの実行までを一つの流れで支えてくれます。