成功するファシリテーターのコツ14選！事前準備や会議後のフォローも徹底解説

会議を効率よく進行し、成果を引き出すためには、ファシリテーターの存在が欠かせません。ただし、いざファシリテーターを任されると、「どのように進行すればいいのかわからない」「意見をうまく整理できない」など、感じる人も少なくありません。会議に参加する機会が多い方は成功するファシリテーションのコツを事前に覚えておくことで、スムーズに対応できるでしょう。

本記事では、ファシリテーターとして活躍するためのコツを14選紹介します。また、 ファシリテーターの役割や求められるスキルについても詳しく解説するので、ぜひ参考にして業務にお役立てください。

ファシリテーターとは

ファシリテーターとは、会議やワークショップなどでの議論を円滑に進め、合意形成や問題解決を支援する役割を担う人物です。会議の目的に沿って議論を進行し、参加者全員が積極的に意見を述べることができる環境を作り出します。

議論の内容に深く関与せず、中立的な立場を保ちながら議論の流れを管理し、最終的に目的に沿った結論を導く手助けをします。

またファシリテーターの存在は、特に参加者が多い場合や意見が対立しやすい会議において必要不可欠です。上手く進行できるかによって会議の成果が大きく左右されます。

最近では、企業や非営利団体など多くの組織で、ファシリテーションのスキルが重視されるようになってきました。専門的な研修や資格取得プログラムも増えています。

ファシリテーターの役割

ファシリテーターは、単に会議を進行するだけでなく、次の重要な役割を担っています。

• 目的に沿って会議を進行する

• 参加者と平等に関わり中立の立場を保つ

• 問題解決・合意形成を促進する

• 参加者が意見を述べやすい環境を作る

• 効率的に議論が進むよう時間管理をする

ここでは、ファシリテーターの主な役割を紹介します。

目的に沿って会議を進行する

ファシリテーターの主な役割の一つは、会議やディスカッションを目的に沿って進行させることです。議論が始まる前に、会議の目的やゴールを明確に伝え、進行を管理します。

会議中は、参加者が話し合いの方向を見失わないように適切に進行します。必要に応じて議論を整理したり、脱線した話を元のトピックに戻したりするのも重要な役割です。状況に合わせて進行を調整することで、会議が効率的に進み、無駄な時間を省けます。

参加者と平等に関わり中立の立場を保つ

会議では、多様な意見が飛び交うため、特定の意見や個人に偏らず、全員が平等に意見を述べられる環境作りが大切です。

ファシリテーターは、全ての参加者に対して公平に接し、中立的な立場を保つ役割があります。また、発言の機会を均等に与えるために、控えめな参加者に対して発言を促すことも必要です。

問題解決・合意形成を促進する

会議の目的の一つが問題解決である場合、ファシリテーターはその過程をサポートする役割を担います。

問題の分析や解決策の提示において、ファシリテーターは適切な手法を提案し、議論の進行をスムーズに行います。

さらに、参加者間で意見の相違が生じた場合、ファシリテーターは合意形成を促進する役割を果たします。異なる意見を調整し、グループ全体が納得できる結論に導くことで、建設的な結果を生み出します。

参加者が意見を述べやすい環境を作る

参加者が安心して意見を述べられるような雰囲気作りも、ファシリテーターの役割です。意見を出しやすい環境を整えることで、活発な議論が促進され、より多くのアイデアや解決策が生まれます。

リラックスした空気感や、全員が話しやすいスペースを提供し、参加者のモチベーションを高めましょう。

効率的に議論が進むよう時間管理をする

ファシリテーターは、会議の時間を適切に管理することも求められます。限られた時間内で効率的に議論を進めるためには、アジェンダに沿って議論の進行をコントロールし、必要に応じて時間配分を調整することが重要です。

また、議論が長引きそうな場合には、時間を見計らって話題を切り上げる判断も必要です。時間を調整することで会議が予定通りに進み、無駄なく結論を出せます。

ファシリテーターが必要とされるケース

ファシリテーターは、次のように参加者が多い場合や複雑な問題を扱う会議などで必要とされています。

• ケース①参加者数が多い会議

• ケース②複雑な問題解決をする会議

• ケース③将来的な計画を立てる会議

• ケース④利害関係者間の調整が必要な会議

• ケース⑤ブレインストーミング

ここでは、具体的なケースをいくつか紹介します。

ケース①参加者数が多い会議

大規模な会議では、多くの参加者が意見を述べる機会を確保し、効率的に会議を進行する必要があります。

ファシリテーターが各参加者の意見を引き出し、全員の意見を集約することで、バランスの取れた議論が行えます。

例えば部署やチームの定例会議では、多様なメンバーが集まることが多いため、ファシリテーターのスキルが重要です。

ケース②複雑な問題解決をする会議

複雑な問題を扱う会議では、さまざまな視点や要素を考慮して質の高い解決策を導き出すことが必要です。

ファシリテーターは、議論を整理し、問題解決に向けた効果的な手法を提案します。

例えば、問題解決を目的とした会議では、ファシリテーターが異なる意見をまとめ、適切な結論に導く役割を果たします。

ケース③将来的な計画を立てる会議

組織の将来的な計画を立てる際には、多様な意見を集約し、共通のビジョンを形成することが重要です。

ファシリテーターは、参加者間の意見をうまく調整し、全員が納得する計画を作成する手助けを行います。

経営会議や戦略会議などでは、ファシリテーターの存在が会議の成功に大きく影響します。

ケース④利害関係者間の調整が必要な会議

異なる利害関係者が参加する会議では、意見が対立することが少なくありません。

ファシリテーターは、中立的な立場から各参加者の意見を調整し、公平な進行を行うことで、合意形成を支援します。

例えば予算会議の場合、異なる部門やステークホルダーの意見を調整しながら、最終的な決定を行う必要があります。

ケース⑤ブレインストーミング

ブレインストーミングでは、多様なアイデアを自由に出し合うことが求められますが、上手くまとまらず議論が混乱することもあります。

ファシリテーターは参加者が意見を出しやすい環境を作りながら議論を整理し、効率的なアイデア出しをサポートします。

関連記事：ブレインストーミングのやり方とは？ブレストの基本ルールと失敗回避のポイント

【会議前】ファシリテーターが会議を成功させるコツ

会議が成功するかどうかは、会議前の準備が大切です。会議前に以下のポイントを押さえておくことで、当日の進行がスムーズになります。

• 会議の目的・ゴールを明確にする

• 参加者の背景や関心を把握する

• アジェンダを作成する

• 会議がスムーズに進むように設備を用意する

ここでは、ファシリテーターが会議を成功させるコツについて紹介します。

会議の目的・ゴールを明確にする

まず、会議の目的やゴールを明確にしておくことが大切です。会議のテーマや課題がはっきりしていないと、議論が無駄に広がり、焦点が定まりません。

ファシリテーターは、会議の主旨や目標を事前に確認し、参加者と情報共有することで、議論が効果的に進むよう調整します。

参加者の背景や関心を把握する

会議に参加するメンバーのバックグラウンドや関心を把握することも重要です。各参加者がどのような立場で会議に参加しているのか、どのような意見を持っているかを事前に把握しておくと、ファシリテーターは議論の流れを効果的にコントロールできます。

また、発言が少ないと思われる参加者には事前にアプローチし、発言を促す方法を考えることも有効です。

アジェンダを作成する

アジェンダは、会議の進行をスムーズにするための指標です。ファシリテーターは、議論すべき内容を整理し、優先順位をつけたアジェンダを作成します。

アジェンダは参加者に事前に共有し、議論の準備を促すとともに、会議が時間内に終わるように時間配分も計画します。

会議がスムーズに進むように設備を用意する

ファシリテーターとして、会議を円滑に進行させるために必要な設備を整えることは非常に重要です。

まず、会議の形式や規模に応じた適切な場所を選定し、必要な機材やツールを準備します。プロジェクターやホワイトボード、リモート会議なら安定したインターネット環境やマイク・カメラのチェックが必要です。

また、参加者全員が資料を共有できるよう、会議前にデジタル形式での資料配布も効果的です。事前準備を行うことで、会議当日に発生する可能性のあるトラブルを未然に防ぐことができます。

【会議中】ファシリテーターが会議を成功させるコツ

会議中のファシリテーターの役割は、単に議論を進行するだけはありません。下のように、参加者がスムーズに意見を交換し、合意に達するための環境を整えるのも仕事です。

• 議論に入る前に目的やゴールを改めて共有する

• 時間管理を徹底しながらアジェンダに沿って議論を進める

• 傾聴を心がけて参加者の発言を促す

• 後から振り返れるように会議内容を記録する

• 議論が脱線した場合、適切に軌道修正する

• アイスブレイクやグループワークを適切に取り入れる

• 多様な意見があるなかで中立的な立場を保つ

• 異なる意見をまとめて合意形成をサポートする

ここでは、ファシリテーターが会議中に気を付けるべきポイントを具体的に紹介します。

議論に入る前に目的やゴールを改めて共有する

会議の冒頭では、参加者が議論の目的やゴールを明確に理解しているか確認することが重要です。参加者がそれぞれ異なる視点や意見を持っている場合、議論に入る前に共通の目的やゴールを設定すれば、議論がスムーズに進むでしょう。あわせて具体的な成果物や結論についても明示すれば、会議の方向性を統一できるでしょう。

また、参加者全員にゴールへの意識を促すことで、議論が途中でブレるのを防げます。例えば、「今日は業務改善案を3つに絞ることを目指す」といった具合に、目標を短く分かりやすく伝えてください。こうした工夫をすることで、会議の生産性の向上が目指せます。

下記の記事では、会議を効率よくするポイントを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

関連記事：会議の目的とは？効率的に意味のある会議にするためのポイントを解説

時間管理を徹底しながらアジェンダに沿って議論を進める

事前に配布したアジェンダに基づいて、会議が効率的に進行するよう時間管理を行います。アジェンダとは、英語で「予定表」という意味を持っており、会議の議題・目的・流れを整理したものです。各項目ごとに適切な時間配分を記載し、効率的な時間管理をサポートします。これにより会議の進行がスムーズになるだけでなく、必要な情報が的確に共有される仕組みが作れます。

事前に参加者全員にアジェンダを配布することで会議の効率化だけでなく、各自が議題に対する準備を整えるきっかけにも繋がります。

またファシリテーターには次の議題に進む決断力も求められるため、議題が長引きそうな場合にはアジェンダを基に「この議題については残り5分で結論を出しましょう」などと声をかけることで、会議全体のバランスを保ちながら進行できるでしょう。

傾聴を心がけて参加者の発言を促す

ファシリテーターは、全ての参加者の意見を尊重し、発言を促す役割を果たします。傾聴を心がけて発言者の意見をしっかり聞き、その内容を適切に要約しながら全員に共有すると、より意見が広がりやすくなります。

例えば、発言者が何かを伝えた際に「〇〇さんのおっしゃったことは〇〇という理解でよいですか？」と確認することで、意見が正確に伝わりやすいです。また発言が少ない人に「〇〇さんの視点ではどう感じますか？」と優しく声をかけると場の一体感が高まり、活発な議論が生まれるきっかけになるでしょう。

後から振り返れるように会議内容を記録する

会議中の議論内容を記録することで、後から確認・振り返りができ、決定事項の漏れを防ぎます。

会議内容の記録が不正確だと課題や決定事項が曖昧になり、後で確認作業に多くの時間を費やすことになりかねません。人の手だけでは限界があるため、会議をリアルタイムに録音したり、文字起こししたりできるツールを使うのもおすすめです。

議事録を作成する際は、発言の要点や結論を簡潔にまとめましょう。例えば、「〇〇についてはA案を採用する」「次回までにB案をさらに検討」といった具体的な内容を記載します。また、共有機能があるツールを使えば、議事録を参加者全員にスムーズに配布できます。これにより、ファシリテーターは進行に集中しやすくなり、会議全体の質を高められるでしょう。

議論が脱線した場合、適切に軌道修正する

会議では、熱心な議論が進むうちに話題が脱線してしまうことも少なくありません。議論が脱線した場合は、優しく議論の軌道修正を行うことがファシリテーターの役割です。例えば「興味深いご意見ですが、いったんテーマに戻りましょう」と促し、議論の焦点を再確認すると良いでしょう。

ただし、厳しく指摘すると相手が意見を言いづらくなってしまいます。柔らかい言葉で気づきを促すのが効果的です。軌道修正する際は、口調に注意しましょう。

さらに議論が広がり過ぎて整理が難しい場合には、現状を要約し「最優先すべき意見について話し合いましょう」と提案すると、議論の流れを再び軌道に乗せられます。冷静に状況を把握し柔軟に対応するスキルが求められるため、経験を積み重ねて能力の向上を目指しましょう。

アイスブレイクやグループワークを適切に取り入れる

会議を和やかな雰囲気にし、参加者同士の距離を縮めるためには、アイスブレイクやグループワークを活用するのも効果的です。特に初対面のメンバーが多い場合や、緊張感を感じる場面では、短時間で楽しめる活動を取り入れると良いでしょう。例えば、簡単な自己紹介や共通点を探すワークを行うことで、リラックスした雰囲気を作り出せます。

また、議論を深めるために少人数のグループに分かれて意見を共有する方法も役立ちます。これにより発言しやすい環境が作られ、普段あまり話さない人も意見を述べやすくなるでしょう。

多様な意見があるなかで中立的な立場を保つ

ファシリテーターは、多様な意見を尊重しながらも、中立的な立場を保つことが重要です。どちらか一方に偏らない進行が求められます。一方に偏った対応をすると、他の参加者が発言しにくくなり、議論の幅が狭まる可能性があります。特定の参加者の意見だけを強調するのは避け、全員が平等に発言できる環境を作りましょう。例えば「この視点も重要ですね」といった肯定的な言葉を加えることで、参加者が安心して発言しやすい雰囲気を作れるでしょう。

意見が対立した場合には、双方の考えを整理し「どちらの視点にも重要なポイントがあります」と伝えると、公平さが伝わります。

また、進行中は全体の意見を的確に把握し、議論がスムーズに進むよう調整する柔軟さも必要です。

異なる意見をまとめて合意形成をサポートする

意見が対立した場合、ファシリテーターは対立点を整理し、合意形成をサポートします。対立する意見の要点を明確にしながら共通点や妥協点を探ることで、参加者が納得できる解決策を導き出せるでしょう。例えば「A案は短期的な効果が期待できますが、B案は長期的なメリットがあります。両者の強みを活かす方法を考えませんか？」と提案するのも一つの方法です。

異なる立場を尊重しつつ調整しながら、建設的な会議進行を目指してください。

【会議後】ファシリテーターが会議を成功させるコツ

会議後もファシリテーターには重要な役割があります。会議の成果を活かし、次のステップにスムーズに移るためのアクションを取ることが求められます。

ここでは、ファシリテーターが会議を成功させるコツを紹介します。

スピーディーに議事録を作成・共有する

会議後、すぐに議事録を作成し、参加者に共有することが大切です。文字起こしや要約作成ツールを活用すると、迅速に議事録を作成・共有でき、次のアクションにスムーズに移行できます。

会議後すぐに議事録を共有したいなら、文字起こし・要約作成ツール『Rimo Voice』の活用がおすすめです。会議中に録音をして、リアルタイムでテキスト化が可能です。作成後は迅速に配布し、フォローアップの一環として確認を依頼すると良いでしょう。

『Rimo Voice』は無料トライアルもあるので、ファシリテーターの業務を効率化したい人は試してみてはいかがでしょうか。

決定事項を実行に移せる体制を作る

会議での決定事項を実行に移すには、具体的なアクションプランを策定し、責任者を明確にする体制作りが大切です。タスクごとの優先順位をはっきりさせ、担当者や期限を設定すれば効率的に進められるでしょう。他には議事録の迅速な共有によって、次の行動に移りやすくなるでしょう。

また進捗確認を定期的に行えば、課題の早期発見や日程調整が必要な際もスムーズな対応が可能です。進捗状況を共有するためのミーティングを定期的に行ったり、オンラインツールを活用したりする方法がおすすめです。

参加者から会議のフィードバックを貰う

会議の質を高めるには、参加者からのフィードバックが役立ちます。会議終了後に簡単なアンケートを実施したり、直接意見を聞く機会を設けたりすることで、運営や進行の改善点が見えてきます。

例えば、「議論の進め方はスムーズだったか」「議事録の共有方法は適切だったか」など、具体的な質問を投げかけることで、参加者が回答しやすくなります。また、匿名形式であれば率直な意見を得られる可能性も高まります。

これらのフィードバックを分析し、次回の会議に反映させることで、より有意義な会議になるでしょう。

会議のファシリテーターに求められるスキル

ファシリテーターは、会議を円滑に進行し、参加者全員が有意義な意見交換をできるよう導く役割を担っています。そのため、次のスキルが求められます。

• 発言を傾聴するスキル

• 参加者のことを観察するスキル

• 参加者に質問するスキル

• 議論を整理するスキル

• タイムマネジメントスキル

ここでは、特に重要な5つのスキルを紹介します。

発言を傾聴するスキル

ファシリテーターには、参加者の発言をしっかりと聞き取り、理解する能力が不可欠です。単に耳を傾けるだけでなく、発言の背景や意図を理解することで、議論を深めたり整理することができます。傾聴スキルは、参加者が自分の意見を尊重されていると感じ、積極的に発言する環境を作るためにも大切です。

参加者のことを観察するスキル

ファシリテーターは、発言だけでなく参加者の表情や態度、ボディランゲージにも注意を払うことが求められます。誰が話したがっているのか、あるいは議論に困っているのかを察知し、適切に対応するための観察力が重要です。これにより、全員が平等に議論に参加できる環境を整えることができます。

参加者に質問するスキル

会議を進行する中で、適切なタイミングで質問を投げかけることは非常に重要です。質問を通じて議論を深めたり、参加者に新しい視点を提供したりすることで、会議の質が向上します。ファシリテーターは、具体的かつ建設的な質問を投げかけることで、議論を前進させる役割を担います。

議論を整理するスキル

会議が進むにつれて、多くの意見や情報が飛び交います。ファシリテーターには、これらを整理し、議論の流れをまとめる能力が必要です。議論のポイントを明確にし、次のステップへ進めるための指針を示すことで、会議の方向性をコントロールできます。

タイムマネジメントスキル

会議が時間内に終わるよう、適切に議論を進行させるタイムマネジメントスキルは、ファシリテーターにとって欠かせない能力です。会議の目的を達成するためには、限られた時間の中で優先順位をつけ、必要な議題に集中することが重要です。

ファシリテーターのコツに関するよくある質問

ファシリテーターに関してよく寄せられる質問は下の通りです。

• ファシリテーターになるために特別な資格は必要ですか？

• 参加者の誰も発言しない場合、どうすればよいですか？

• 議論が白熱し、感情的になった場合の対処法は？

• 参加者の意見が対立した場合、どのように合意形成を図ればよいですか？

• 長時間の会議をファシリテートする際のコツは？

• 会議の記録はファシリテーターが行うべきですか？

これからファシリテーターをする方は、ぜひ参考にしてください。

ファシリテーターになるために特別な資格は必要ですか？

特定の資格は必須ではありませんが、ファシリテーション協会が提供する認定プログラムなどを通じてスキルを磨くことができます。ただし、実践経験と継続的な学習が、成功するファシリテーターになるための最も重要な要素です。

参加者の誰も発言しない場合、どうすればよいですか？

まずは、参加者が話しやすい環境を整えることが大切です。オープンエンドの質問を投げかける、ペアディスカッションを導入するなど、発言のハードルを下げる工夫をしてみましょう。

議論が白熱し、感情的になった場合の対処法は？

感情的な議論が続くと、会議が停滞する恐れがあります。まず一時的に休憩を設け、参加者に冷静になる時間を与えましょう。その後、議論を事実に基づいて整理し、冷静で建設的な方向に導くことが重要です。

参加者の意見が対立した場合、どのように合意形成を図ればよいですか？

意見が対立した場合は、まず対立点を明確にし、共通の目標や価値観を見つけることが大切です。その後、各意見の背景にある利害や価値観を掘り下げ、双方が納得できる解決策を模索しましょう。

長時間の会議をファシリテートする際のコツは？

長時間の会議では、適度な休憩や議題の優先順位付けが重要です。また、参加型のアクティビティを取り入れることで、参加者の集中力を保ちつつ、会議の進行をスムーズに行うことができます。

会議の記録はファシリテーターが行うべきですか？

理想的には、ファシリテーターとは別に記録係を設けるのがおすすめです。ファシリテーターは議論の進行に集中し、記録係が必要な情報を確実にキャッチアップしましょう。

会議を効率的で有意義なものにしたいなら『Rimo Voice』がおすすめ！

会議を効率的に進めるには、ファシリテーターのスキルだけでなく、議事録の作成や共有をスピーディーに行うことも大切です。ファシリテーターにはさまざまな業務があるため、迅速に議事録を作成したい場合は、議事録作成ツール『Rimo Voice』を導入するのもおすすめです。

『Rimo Voice』は、会話をAIが自動で文字起こしや要約作成をしてくれるため、議事録作成に係る時間を大幅に短縮できます。また、URLを送付するだけで議事録の共有ができるため、業務のスピードアップも期待できます。議事録作成に悩んでいる方は、まずは無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。

まとめ：ファシリテーターのコツを押さえて有意義な会議を実施しよう！

ファシリテーターは、会議を効率よく進行するだけでなく、参加者全員の意見を引き出し、合意形成へと導くスキルが必要です。中でも意見が多岐にわたる状況では、会話の流れを見極めながら、的確な進行や質問を投げかける能力が必要になります。

ファシリテーターには得意・不得意があるかもしれません。しかし、一度基本的なコツを身につければ、商談や他の業務でも応用できる能力です。本記事で紹介したファシリテーターのコツを押さえて、ぜひ実践してみてください。