部下とのコミュニケーションの取り方は？ポイントや注意点を解説

「部下とどう接すれば良いのかわからない」

「思うように意思疎通ができない」

上記のような悩みを抱えるマネージャーは少なくありません。

部下とのコミュニケーションは、チームの成果や職場全体の雰囲気に大きな影響を与える重要な要素です。さらに、適切なコミュニケーションを行うことでチームの結束力を高め、部下の離職率を防ぐ効果もあります。

本記事では、部下とのコミュニケーションを円滑にするためのポイントや注意点を解説します。日々の業務にすぐ活かせる実践的な方法ばかりですので、ぜひ参考にしてみてください。

部下とコミュニケーションを取ることのメリット

部下とのコミュニケーションを円滑にすることには、主に以下の3つのメリットがあります。

• 離職率が低下する

• 業務を効率化できる

• 成果が向上する

上記のメリットについて詳しく見ていきましょう。

離職率が低下する

良好なコミュニケーションは部下に安心感を与え、離職率を低下させることが可能です。

上司が部下の話をしっかり聞き、理解しようとする姿勢を示すことで、部下は上司を信頼できる相手として認識します。上司が部下に親身になることで、結果として部下は安心して働けるようになるでしょう。

さらに上司と部下がコミュニケーションを取ることで、会社の方針や目標が共有されやすくなり、部下は自分の役割や目的を明確に理解できます。役割を自覚し、会社への愛着や帰属意識が高まることで、長く働きたいという意欲が生まれるでしょう。

一方で、コミュニケーション不足は部下の不満を生む原因の1つです。部下との信頼関係を築き、働きやすい環境を整えることが離職率を防ぐポイントです。

業務を効率化できる

部下と積極的にコミュニケーションを取ることで、業務における誤解を防ぎ、情報共有がスムーズになります。結果として業務の進行が円滑になり、質の向上にも繋がります。

上司が部下の状況を正確に把握し、必要な指示やサポートを行うことで、無駄な作業やトラブルを未然に防ぐことが可能です。

特にプロジェクトが複雑化するほど密なコミュニケーションが重要です。コミュニケーションが不足していると業務が滞りやすくなるため、普段からこまめな意思疎通を図りましょう。

成果が向上する

適切なコミュニケーションは部下のモチベーションを高め、成果の向上にも繋がります。上司が部下の努力や成果を適切に評価し、フィードバックすることで、部下はさらなる意欲を持って仕事に取り組めるでしょう。

個々のパフォーマンスが上がることで、チーム全体にもポジティブな影響を及ぼします。明確な貢献が見える場合、ほかのメンバーも「自分も頑張ろう」と刺激を受け、チーム全体の士気が向上します。

コミュニケーションは部下個人の成長を促すだけでなく、チームの成果向上に繋がる重要な手段です。

部下とのコミュニケーションの取り方

部下との効果的なコミュニケーションを実現するためには、単なる対話ではなく、目的を持ったアプローチが重要です。個人やチームの成果を向上させるために、以下の3つの要素にわけて部下とのコミュニケーションのポイントを解説します。

• 信頼構築

• フィードバック

• 意欲向上

コミュニケーションのポイント：信頼構築

信頼関係は良いコミュニケーションの基本です。部下に「自分は大切にされている」と感じてもらうことが信頼構築の第一歩です。

信頼構築のためのポイントとして、以下の4つが挙げられます。

• 傾聴の姿勢で部下の話を聞く

• 仕事以外の話を振る

• ポジティブな会話を意識する

• 部下が話しかけやすい雰囲気をつくる

それぞれ詳しく解説します。

傾聴の姿勢で部下の話を聞く

部下との信頼関係を築くには、相手の話をじっくりと聞く「傾聴の姿勢」が欠かせません。

話を聞く際は、うなずきやアイコンタクトを交えることで、部下に「しっかり聞いている」という安心感を与えます。また、相手の話を最後まで遮らずに聞き、否定的な発言を控えることで、部下は自分の考えを尊重してもらえていると感じるでしょう。

上司が真摯に話を聞くことで、部下は上司への信頼感が高まります。結果として部下は自分の考えを素直に打ち明けるようになり、上司も部下の本音や課題をより深く理解できるようになります。

仕事以外の話を振る

部下との信頼関係を築くために、業務以外の話題を取り入れた雑談も効果的です。日常の世間話や趣味について話すことで、お互いの価値観を知り、関心ごとへの理解が深まります。

「最近の趣味は何？」「週末は何をして過ごすの？」などの軽い話題を振ることで、仕事以外のことも気軽に話せる雰囲気を作り出せます。

風通しの良い職場環境を作り、「どんなことでも相談できる」と感じてもらえる関係性を構築することが大切です。

仕事以外の話題を積極的に振ることで、コミュニケーションが活性化し、部下の成長を促すきっかけにもなります。

ポジティブな会話を意識する

部下とのコミュニケーションでは、ポジティブな言葉を選ぶことがポイントです。

上司が「でも」「だって」「できない」などのネガティブな言葉を頻繁に使うと部下のやる気をそぎ、消極的な態度を引き起こす可能性があります。「良いね」「頑張っているね」といった前向きな表現を意識することで、部下のモチベーションを高めることが可能です。

ポジティブな会話は、部下に安心感を与え、前向きな行動を引き出します。日々のコミュニケーションで、明るく肯定的な言葉を選ぶ習慣を持つことで、部下との信頼関係をさらに深めることができるでしょう。

部下が話しかけやすい雰囲気をつくる

部下とのコミュニケーションを円滑にするには、上司として部下が話しかけやすい雰囲気をつくることが重要です。

上司と部下の間には上下関係があるため、部下は「話しかけづらい」「忙しそうで迷惑かもしれない」と感じることが少なくありません。話しかけづらい雰囲気を解消するためには、積極的に壁を取り払いながら、接しやすい環境を整える必要があります。

具体的には、部下が話しかけてきた際に、作業を止めて話を聞く姿勢を示すことが大切です。視線と体を部下に向け、「話を聞く準備ができている」という態度を示しましょう。また、会話の最後には、部下が話してくれたことに対して感謝を伝えることもポイントです。

部下が気軽に話しかけられる環境を整えることで、自然なコミュニケーションが生まれ、信頼関係がより深まるでしょう。

コミュニケーションのポイント：フィードバック

部下の成長を促すためには、上司からの適切なフィードバックが重要です。成果を正しく評価し、フィードバックをすることで部下のモチベーションが高まります。

本章では、フィードバックにおける具体的なコミュニケーションのポイントを解説します。

• 部下の長所を褒める

• 改善点を具体的に伝える

• プロセスを評価する

• すぐにフィードバックをする

部下の長所を褒める

部下の自信とやる気を高めるためには、長所を具体的に褒めることが大切です。

実際に起きた事実をもとに具体的に伝えることで、部下は自分の強みを実感しやすくなります。「このタスクでの丁寧な確認作業が素晴らしかった」というように、ポイントを絞って伝えましょう。

褒める際は、ほかのメンバーとの比較を避け、部下の過去の努力や成長と照らし合わせて言及することが効果的です。

また、些細なことでもまずは口に出して褒めることを心がけましょう。当たり前だと思われるような行動でも声に出して認めることで、部下にポジティブな影響を与えます。

改善点を具体的に伝える

部下のパフォーマンスが低下していると感じた場合は、改善点を具体的に伝えることが重要です。ただし、信頼関係を損なわないためには、一方的な指摘は避け、客観的な事実に基づいて話を進めましょう。

改善点を伝える際には、現状を正確に把握し、部下の悩みを理解することが大切です。「業務のなかで特に難しいと感じる部分はどこですか？」などの開いた質問をし、部下の悩みを引き出しましょう。

スキル不足や業務量過多など、原因を明らかにすることで具体的な改善策を提案できます。

原因を共有できたら部下と一緒に改善計画を立てましょう。進捗を確認するためのフォローアップミーティングも定期的に行い、部下の成長を促します。

具体的で丁寧なフィードバックは部下にとって改善のきっかけとなり、より良い成果に繋がるでしょう。

プロセスを評価する

部下のさらなる成長を促すには、結果の過程にある努力や工夫を評価することが重要です。

結果が良い場合はもちろん、期待どおりでない場合でも、プロセスを認めることで部下のモチベーションを保ちます。「結果に至るまでの丁寧な準備や、周囲との連携を工夫したことが素晴らしかった」といった具体的なフィードバックが効果的です。

プロセスを評価することにより、部下は「自分の取り組みが正しく評価されている」と実感し、自己効力感を高められます。また、どのような工夫が成果に繋がったのかを明確にすることで、次の目標への道筋を示すことも可能です。

結果の評価だけで終わらず、努力や工夫を認めることで、次のチャレンジに向けた原動力を与えられるでしょう。

すぐにフィードバックをする

フィードバックを効果的に行うためには、タイミングが非常に重要です。成果が出た直後や問題が発生した際に迅速にフィードバックを行うことで、部下の記憶に鮮明に残り、改善や成長に繋がりやすくなります。

時間が経ちすぎると部下自身が状況を忘れてしまったり、行動の関連性を感じにくくなったりするため、タイミングを逃さないことが肝心です。

また、フィードバックの際は話のポイントを絞り、わかりやすく伝えることを意識しましょう。「◯◯の件では、迅速な対応がとても役に立ちました」といった具体的な内容で伝えると、部下は自分の行動と結果の関係を理解しやすくなります。

迅速かつ的確なフィードバックを心がけることで、改善や成長を促す効果的なコミュニケーションが実現します。

コミュニケーションのポイント：意欲向上

部下が主体的に動けるようにするためには、意欲を高める工夫が必要です。以下のポイントを意識してコミュ二ケーションを取ることで、部下の成長をサポートし、チーム全体の成果を向上することが可能です。

• 目標を一緒に考える

• 部下の悩みを聞く

• 意欲を尊重した対話をする

• 部下の関心や得意なことを聞き出す

それぞれ詳しく見ていきましょう。

目標を一緒に考える

部下の意欲を引き出し、主体的に取り組んでもらうためには、目標設定のプロセスで双方向のコミュニケーションを意識することが大切です。

「どのような成果を目指したいか」「自分の強みをどう活かしたいか」といった質問を通じて、部下の意見を聞き出しましょう。上司から一方的に目標を押し付けるのではなく、部下が目標を自分ごととして受け入れられるように対話を重ねることがポイントです。

また、目標の選択肢を提示しながら話し合うことで、目標設定の過程に積極的に参加させることが可能です。目標設定のための共同作業をとおして、部下の目標への意識が高まり、達成に向けた意欲が自然と湧きます。

双方向のアプローチを大切にしながら、実現可能かつ意欲的な目標を作りましょう。

部下の悩みを聞く

部下が安心して新しい挑戦に取り組める環境を整えるには、仕事上の悩みや不安をしっかりと聞く場を設けることが重要です。

部下が不安を抱えたままでは、能力を十分に発揮できず挑戦への意欲も低下します。上司として積極的に相談を受け入れる姿勢を示し、「何か困ってることはない？」と声をかけるなど、部下が話しやすい雰囲気を作りましょう。

部下の話を聞く際には、共感を示しながら相手の気持ちに寄り添うことが大切です。課題を一緒に解決しようという前向きな態度で接すると、部下は安心感を覚えます。

部下の悩みを聞き、サポートすることで部下は新たな挑戦にも積極的に取り組むようになります。

意欲を尊重した対話をする

部下の意欲を引き出して自主性を育てるには、部下の考えを尊重した対話を意識することが大切です。

「どのような仕事に挑戦したいか」「どんなスキルを伸ばしたいか」といった質問を通じて、部下自身の希望を聞きましょう。意欲を尊重した対話を重ねることで、部下は自分の意欲が評価されていると感じ、自ら挑戦する姿勢が育まれます。

また、チャレンジの過程でのサポートとして、定期的に進捗状況を確認しましょう。必要に応じてアドバイスやサポートを提供することで、部下が安心して次のステップに進めます。

部下の関心や得意なことを聞き出す

部下の意欲を高めて成長を促すには、普段の会話をとおして関心や得意なことを聞き出しましょう。

「どのような業務が楽しいか」「これまでどのような成果を上げてきたか」などの質問をすることで、部下の関心や得意なことを認識できます。

ヒアリングした情報をもとに、部下の強みを活かせる役割や業務を提案することで、本人の能力を最大限に発揮できる環境を整えられます。強みを活かすことで、部下は自信を持って仕事に取り組めるため、業務効率の向上や成果の拡大にも繋がるでしょう。

部下とコミュニケーションを取るうえでの注意点

部下とコミュニケーションを取るうえで、気をつけなければならない注意点もあります。

• プライベートな話題へ配慮する

• 感情的にならない

• 一方通行のコミュニケーションを避ける

それぞれ詳しく見ていきましょう。

プライベートな話題へ配慮する

部下と良好な関係を築くうえで、プライベートな話題を話すことは効果的な場合もありますが、相手の境界線を尊重することが何よりも重要です。

上司として親しみを込めたつもりでも、過度に個人的な話題に立ち入ると不信感を与えたり、信頼感を損なったりするリスクがあります。

会話をする際には部下の反応を注意深く観察し、相手が話したがっている範囲内で話題を広げることがポイントです。例えば、休日の過ごし方や趣味など、比較的一般的で負担の少ない話題から始めると良いでしょう。

また、部下が話したくない様子を見せた場合には無理に深掘りせず、話題を変える柔軟さを持つことが大切です。

感情的にならない

部下とのコミュニケーションでは感情的な言動を避け、冷静さを保つことが大切です。

上司が感情的になると部下は萎縮し、さらに不信感を抱かれる恐れがあります。一時的な苛立ちをぶつけてしまうと、部下の意欲や信頼関係を損ないます。結果としてチーム全体の雰囲気にも悪影響を及ぼすでしょう。

特にトラブルが発生したときは感情ではなく事実に基づいて話すように意識することがポイントです。

冷静なコミュニケーションを心がけることで、部下は上司に対する信頼感を持ち、良好な関係を築けます。

一方通行のコミュニケーションを避ける

部下とのコミュニケーションでは上司が一方的に話すのではなく、双方向の対話を意識することがポイントです。

上司が話しすぎると部下は意見を言いづらくなり、自分の考えを押さえ込んでしまう可能性があります。

部下の意見を引き出すためには、「◯◯さんはどう思う？」「この件で困っていることはない？」など、質問を積極的に行いましょう。

双方向のコミュニケーションは、部下の主体性を育てるだけでなく、より深い信頼関係を築けます。一方通行にならない対話を意識し、部下の考えや気持ちにしっかり向き合いましょう。

部下とのコミュニケーションを記録するならRimo Voice

部下とのコミュニケーションを見直し、改善するためには、日々の会話を記録に残すことが効果的です。

『Rimo Voice』を使えば、面談などのコミュニケーションを動画で記録できるだけでなく、文字起こし機能によって内容を簡単に振り返られます。さらに、会話の要点やアクションプランを自動でまとめてくれるのも魅力です。

『Rimo Voice』を活用してコミュニケーションを可視化し、日々のコミュニケーションをより効果的なものにしていきましょう。

無料トライアルもありますので、ぜひ実施してみてください。

効果的なコミュニケーションで仕事の成果を上げよう！

部下とのコミュニケーションには、離職率の低下やチームの成果向上などのメリットがあります。

コミュニケーションの効果を最大化させるためには、正しい方法で行うことが重要です。誤ったコミュニケーションを続けると、信頼関係が損なわれ、逆効果となる可能性もあります。

本記事で紹介した効果的なコミュニケーション方法は、部下のモチベーション向上やチーム全体のパフォーマンス改善のためのポイントを押さえています。日々の対話のなかで実践することで、職場の雰囲気や成果に良い変化をもたらせるでしょう。

チームの力を最大限に引き出すために、ぜひ本記事の内容を参考に、実践してみてください。

最終更新日: 2024 / 12 / 9