「突然会議の司会進行を任されたけど、自分にできるかな？」
「今すぐ使える会議中の例文を知りたい」
「失敗せずに会議を進行したい」
会議の司会進行を任されたものの、スムーズに進行しているイメージができず不安に思っていませんか？
進行役が戸惑っていると、会議が時間通りに終わらなかったり活発な議論を促せなかったりして、会議の質が下がる場合もあります。
そこで本記事では、司会進行でそのまま使える例文や、会議をスムーズに進行するためのコツをまとめました。
会議の司会進行でそのまま使える例文
司会進行に必要な準備
会議をスムーズに進行するコツ
事前にシナリオを用意しておけば「何を言えば良いのかわからない」といった不安はなくなり、効率的な会議運営ができます。
本記事の例文をそのまま使って、自信を持って会議をリードしましょう。
会議の司会進行の役割とは？
会議の司会進行の役割は、会議が円滑に進むように一連の流れをコーディネートすることです。
全体の流れを把握して場を回すなど、進行役の業務は以下のように多岐に渡ります。
会議の準備
議題の進行
議論を促す
タイムキーパー
議事録の作成
会議の司会進行は、予定していた議題に沿って進行するのはもちろん、参加者から活発な意見を引き出さなくてはいけません。
中立な立場で公平に進行するために、会議の内容や参加者について把握しておく必要もあります。
さらに、事前準備や会議後の議事録作成など業務範囲は広いので「会議の時に少し話せばいいんでしょ」と思っていると失敗する場合も……。
あらかじめ、どんな場面でどんな進行をすべきかをしっかり把握することで、スムーズな進行が可能になります。
シーン別！会議の司会進行で使える例文
会議の司会進行は場面に応じて言葉を発する機会が多いため、一連の流れの中でよく使う例文をまとめました。
はじめの挨拶
目的・議題・ゴールの確認
時間管理
ルール
議題進行
意見聴取
会議のまとめ
おわりの挨拶
このまま会議で使用できるフレーズなので、それぞれ確認しておきましょう。
「はじめの挨拶」の例文
会議は挨拶から始まります。
第一声は大きな声で、参加者全員に聞こえるようにはっきりと話しましょう。
「皆さまおはようございます。本日はお忙しい中、ご参加いただきありがとうございます。 時間になりましたので、これより〇〇会議を始めさせていただきます。 今回の会議の進行を務めさせていただきます□□部△△課の〇〇と申します。どうぞよろしくお願いいたします。 それではさっそく会議を始めさせていただきます。」 |
忙しい中会議のために時間を捻出してくれたことに対して、冒頭でお礼を述べましょう。
定刻になったことを告げて会議開始の宣誓を行った後に、忘れずに自己紹介してください。
「目的・議題・ゴールの確認」の例文
今回はどのような会議なのか、目的や議題、ゴールを確認します。
会議によって異なるため、事前に整理しておきましょう。
「お手元の議事次第をご確認ください。本日の会議では〇〇についてご意見を伺えればと思います。 （議題1）、（議題2）、（議題3）について議論を行い、この会議で□□を決定したいと思います。 皆さま積極的にご発言いただければと思いますので、よろしくお願いいたします。」 |
会議を始める前に全員で目的や議題、ゴールを共有し、なんのために会議をしているのか共通認識を持てるようにしましょう。
これらを先に明示することで、会議が脱線するのを防げます。
「時間管理」の例文
会議は、会議室の予約時間の関係で時間厳守が鉄則です。
限りある時間を有効活用するために、各議題の時間配分を伝えましょう。
「本日の会議は2時間を予定しております。議題は3つあるので各30分ずつ検討を行い、残りの30分はまとめの時間といたします。 本日中に〇〇について決定できればと思っております。 私がタイムキーパーを務めますので、皆さまも時間内で議論を終えられるよう、ご協力のほどよろしくお願いいたします。」 |
だらだらと議論を進めても、まとまりがなくなってしまいます。
時間配分を伝えた上で、タイムキーパーの役割も担いましょう。
「ルール説明」の例文
会議を円滑に進めるには、ある程度のルールが必要です。
オンライン参加の方がいるorいない場合など、会議によってルールが異なるため、事前に周知しましょう。
「円滑な進行のために、いくつかルールを確認させてください。 まず、発言する際には挙手してからお願いいたします。挙手された方にマイクをお渡しするので発言いただければと思います。Webにてご参加の皆さまは発言するとき以外はマイクのミュートをOFFにしていただき、発言の際に挙手ボタンからお知らせください。 質疑応答は各議題の最後に時間を設けますので、その際にご質問いただければと思います。 こちらの会議室の使用は12時までとなっておりますため、スムーズな会議進行にご協力お願いいたします。」 |
オンライン会議に慣れていない人もいるので、ツールの使い方も含めてルールとしておきましょう。
会議終了時刻を伝えることで、建設的な議論を行いたい旨をアピールしてください。
「議題進行」の例文
会議は議事次第に沿って進めます。
関連資料がある場合は合わせてアナウンスしましょう。
「それではさっそく（議題1）に入りたいと思います。時間内に議論が終わらない場合でも次の議題へと移りますため、時間厳守でお願いできればと思います。 お手元の資料1をご覧ください。こちらの補足説明を、〇〇さんお願いいたします。 この件についてご意見がある方は挙手にてお知らせください。」 |
何の議題について議論したいのか、明確に伝えます。
関連資料の紹介や担当者からの説明を行った後に、時間内に議論を終えられるようにしましょう。
「意見聴取」の例文
会議では参加者の意見を聴取するタイミングがいくつかあります。
発言の仕方を説明しましょう。
「ここで皆さまのご意見を伺いたいと思います。何かご意見やご質問がある方は、挙手をお願いいたします。順番にお話しいただきますので、1人ずつ発言してください。 各発言について、他の参加者も補足や反対意見があれば、あわせてお知らせください。 さまざまな意見をお聞きし、皆さまと議論できればと思います。」 |
議事次第の通りに会議を進めるだけでなく、積極的に発言を促し広く意見を聴取しましょう。
活発な議論があってこそ、会議がより良いものとなります。
「会議のまとめ」の例文
会議終了5分前を目途に、今回の会議のまとめを行いましょう。
会議を総括する大切な場面です。
「会議終了時刻が近づいてまいりましたので、本会議での決議事項をまとめさせていただきます。 （議題1）では〇〇を、（議題2）では〇〇を、（議題3）では〇〇を行うことといたします。 後ほど資料と合わせて議事録を配信いたしますので、詳細は再度ご確認いただきますようお願いいたします。」 |
決定事項や今後の動きについて参加者全員が共通認識を持てるよう、必ず会議の振り返りを行ってください。
まとめをせずに会議が終わってしまうと、議論の内容があやふやになってしまいます。
「おわりの挨拶」の例文
会議の閉会を宣言します。
最後まで気を抜かずに、会議を締めてください。
「それではお時間になりましたので、以上で〇〇会議を終了させていただきます。 皆さまのご協力のおかげで、時間内にすべての議題について結論を出すことができました。ありがとうございます。 なお、次回会議は〇月〇日〇時から予定しております。詳細は後ほどメールにてお知らせいたしますので、引き続きよろしくお願いいたします。」 |
会議終了時には、スムーズな進行に協力いただいた感謝の気持ちを伝えましょう。
次回会議の日程やそれまでのタスクがある場合は、この場でアナウンスしておいてください。
会議進行中のトラブルにも対応可能！困ったときに使える例文
会議を進行していると、以下のようなトラブルが発生する可能性があります。
そのようなときでも、とっさに使える例文を紹介します。
議論が脱線したとき
意見が出ないとき
意見が対立したとき
時間が押しているとき
思うように会議が進まなくても慌てないように、あらかじめ想定しておきましょう。
「議論が脱線したとき」の例文
議論が活発になっている時ほど、収拾がつかなくなってしまいます。
会議ではよくあるシチュエーションです。
「活発な議論が進んでいるところ申し訳ございません。 この時間では〇〇について話し合っておりますため、〇〇についてのご発言をお願いいたします。」 |
議論が脱線した際は、本来の議題に沿った発言をするよう促します。
議題と関係ない話題に時間を使ってしまうと結論が出ない可能性があるため、できるだけ早めに軌道修正しましょう。
「意見が出ないとき」の例文
参加者からの質問やコメントがないと、会議を開催した意味がありません。
会議は意思決定の場であるため、議論を活発にするような進行をしましょう。
「皆さま、この件についてはどう思われますか？ 少し意見が出にくいようですが、例えば〇〇に絞って考えてみると、何かご意見が出るかもしれません。 〇〇さんは、この分野について詳しいと伺っていますが、何かアイディアをお聞かせ願えないでしょうか？他の方もぜひ遠慮せずにお話しください。」 |
意見が出ない際は、大枠ではなくピンポイントな事柄に絞って意見を収集してみましょう。
まずはその分野に詳しい人に意見を聞くことで、他の参加者も議題の解像度が上がり発言しやすくなります。
「意見が対立したとき」の例文
議論が活発化するあまり、意見が対立する場合もあります。
対立は悪いことではないので、双方の意見を詳しく聞いてみましょう。
「皆さま、貴重なご意見をありがとうございます。 現在、〇〇と□□の間で意見が対立していますが、それぞれの意見には利点と課題があるようです。 まず、〇〇を支持する理由をもう少し具体的に教えていただけますか？□□についても同様にその利点を詳しく伺いたいと思います。 それぞれの意見を理解した上で、共通の解決策を見つけられるよう議論を深めましょう。」 |
意見が対立した際は、両者の言い分を具体的に聴取しメリットと課題を洗い出します。
それぞれの意見を聞いた上で、再度議論を再開してください。
「時間が押しているとき」の例文
会議は時間制限があるため、時間が押す場合があります。
そのまま議論しても時間が足りなくなるだけなので、折を見て中断してください。
「現在の議題について非常に活発な議論が続いていますが、あと5分で次の議題へと移らなければいけません。ここで一度皆さまのご意見をまとめたいと思います。 本日中に結論が出ない場合は、次回会議にて引き続き検討する時間を設けます。」 |
時間が押している場合は議論をこれ以上進めず、これまでのまとめを行いましょう。
必要に応じて次回会議で再度議論することとすれば、参加者も納得してくれます。
会議の司会進行を任されたら準備すること7ステップ
会議の司会進行を任されたら、当日までに以下の手順で準備をしてください。
目的・議題・ゴールを決定
参加者の日程調整
設備予約
会議資料の作成
会議進行の台本作成
進行のシミュレーション
会議のWebリンク発行・送付
会議を成功させるために必要な7ステップを詳しく解説します。
1. 目的・議題・ゴールを決定
まずは会議の目的・議題・ゴールを設定しましょう。
会議の目的を明確にすることで、参加者の意識が揃った良い会議になります。
その目的を達成するために話し合う内容が議題です。議題が多いと目的がぶれてしまうので、多くても5つ程度としてください。
今回の会議で決定すべき事項や方向性といったゴールを描いた上で、会議に挑みましょう。
目的や議題、ゴールを決める際に参考にしたいのが、主に以下の3つに分類される会議の種類です。
認識の共有会議（例：報連相）
意見収集会議（例：商品開発）
意思決定会議（例：プロジェクトの方針決め）
目的や議題、目指すべきゴールは会議の内容によって異なります。
それぞれの内容に適したものを設定し、円滑に会議を運営しましょう。
2. 参加者の日程調整
参加者が会議に参加可能な日時を調整します。
候補日時をいくつか提案して予定を合わせましょう。
他の会議や社内イベントと重ならないよう、あらかじめ把握できる予定がある日時は避けてください。
会議の日時が決まったら参加者に連絡し、出欠確認をしましょう。
3. 設備予約
会議の日時が決まったら、使用するパソコンや会議室を予約します。
会議室は準備や後片付けも考慮し、前後30分程余分に予約を取っておくと良いでしょう。
会議当日に必要な機材や会議室の設営については、後ほど詳しく解説します。
4. 会議資料の作成
議事次第や関連資料を作成します。
会議資料は2日前を目処に、事前に参加者に共有しておきましょう。
参加者があらかじめ資料に目を通しておけば、前提知識を持って会議に挑んでもらえます。
議題について発言や補足をお願いしたい人には、あわせて根回ししておくと当日スムーズに会議が進行します。
5. 会議進行の台本作成
会議の台本を作成しておけば、当日の流れが大筋から外れる心配は必要ありません。
特に会議進行に不安がある場合は、台本を作っておくことをおすすめします。
台本は一言一句決めておく必要はありませんが、例文や議題をまとめておくと安心して会議を進行できます。
6. 進行のシミュレーション
作成した会議資料や台本を元に、進行のシミュレーションをしておきましょう。
シミュレーションのコツは以下の通りです。
例文を声に出して読む
タイムスケジュールを意識して行う
台本にスケジュールや質問案をメモしておく
当日の会議でハキハキ喋れるよう、例文は1度声に出してみることをおすすめします。
シミュレーションする際は各議題の議論に必要な時間を勘案し、台本に記入しておくと当日落ち着いて進行できます。
7. 会議のWebリンク発行・送付
近年ではZoomやMicrosoft Teamsといったツールを用いた、Web会議が主流になってきました。司会進行が会議のURLを発行する場合は、以下の手順で行いましょう。
Web会議を予約する
会議のURLを発行する
参加者にURLを共有する
あらかじめ参加者にWeb会議のリンクを共有しておくと、当日スムーズに接続できます。
議事次第の共有と合わせて会議URLを送付し日時をリマインドすれば、1度のやり取りで完結します。
会議当日の準備チェックリスト
必要な準備が抜けていると、そもそも会議を開催できません。
パソコンやプロジェクターなどの「機材準備」と、会場となる「会議室」の設営について、2つのチェックリストを準備したので活用してください。
機材については会議2日前には準備を完了しておくと、当日安心して司会進行できるでしょう。
【機材編】チェックリスト
会議当日に必要な機材は以下の通りです。
□ ホワイトボード □ マーカー □ パソコン □ プロジェクター □ マイク □ スピーカー □ ポインター □ 電源タップ □ 延長コード □ ボイスレコーダー |
マイクやスピーカーは、会議の前に音声チェックもしてください。
会議は必要な機材が多いため、電源タップや延長コードで電源を補いましょう。
機材がうまく接続できない場合もあるため、準備に30分ほど余裕があると安心です。
【会議室編】チェックリスト
会議室の設営に必要な準備は以下の通りです。
□ エアコンの温度設定 □ 机や椅子の設営 □ 必要機材の準備 □ 照明の調整 □ 機材の接続テスト □ 飲み物の用意 □ 資料の配布 |
エアコンは効くまでに時間がかかるので、まずは温度設定から行いましょう。
参加人数に合わせて机や椅子を用意し、それぞれの席に資料を配布します。
必要な機材は、会議開始時間までに接続チェックを行ない、プロジェクター画面の明るさ調整なども完了させておきましょう。
機材の準備や会場設営はやることが多いため、1人で抱え込まずに補助してもらえる社員を確保しておくと良いでしょう。
失敗知らず！会議をスムーズに進行する3つのコツ
会議をスムーズに進行するには、以下のコツを意識してみてください。
時間をかけて準備する
台本通りに進める
参加しやすい雰囲気づくりを心掛ける
事前の準備や当日の雰囲気づくりが、会議成功の鍵となります。
時間をかけて準備する
会議をスムーズに進行するために、時間をかけて入念に準備を行いましょう。
会議の目的やメインの議題を把握し、想定質問なども頭に入れておくと、議論が脱線した際にリカバリーが可能です。
台本作成やシミュレーションを怠らず、丁寧な準備を心掛けてください。
台本通りに進める
台本通りに会議を進めれば、議題から大きく外れる心配はありません。
場合によっては軌道修正も必要ですが、台本にない流れにならないように忠実に進めましょう。
議論が脱線したり意見が対立したりしても、台本があれば慌てることなく落ち着いて対処できます。
参加しやすい雰囲気づくりを心掛ける
会議で活発な議論を促すためには、参加しやすい雰囲気づくりを心掛けましょう。
参加者と双方向のコミュニケーションを取り、話しやすい雰囲気で会議を進められると意見が活発に出てきます。
議論が停滞してしまっては、せっかくの会議の意味がありません。
参加者に意見を出してもらいやすい空気感を作るのも、進行役の大切な役目です。
会議終了後にやるべき3つのこと
会議が終わってホッとしたのも束の間、会議後にすべきことが3つあります。
議事録の作成・送付
次回会議の日程調整
フィードバックをもらう
議事録の作成や次回会議の調整を行い、次の会議に備えましょう。
また、今回の会議のフィードバックをしておくと、再度進行役を依頼された際に役立ちます。
議事録の作成・送付
会議終了後は内容を忘れないよう、できるだけ早いうちに議事録を作成しましょう。
録音データの文字起こしを行い、発言者を区別します。
発言の意図を誤ると結論が変わってしまうため、間違えないように正確な議事録を作成してください。
議事録の作成は、会議内容を記録する大切な業務です。
ミスをしては参加者に迷惑がかかってしまうため、文字起こしツールを活用し素早く正確な議事録を作成しましょう。
作成した議事録は上司や主な発言者に確認を取った後に、全参加者に送付してください。
次回会議の日程調整
引き続き会議を行う場合は、次回会議の日程調整が必要です。
あらかじめ日程が決定している際は、議事録の最後に記載しておきましょう。
日程が決まっていない場合は、以下の日時調整のコツを参考にしてください。
あらかじめ参加者のスケジュールを確認する
いくつか候補日時を提示する
議題の担当者や事情に詳しい人が参加できる日時にする
議事録の送付と合わせて候補日時をいくつか提示できるとスマートです。
フィードバックをもらう
会議の進行が終わったら、自身で振り返りを行いましょう。
「時間通りに進められなかった」「議論をうまく促せなかった」など反省点や改善点が出てくるはずです。
次回の会議はよりスムーズに進行できるよう、反省点や改善点を復習しておきましょう。
機会があれば上司からフィードバックをもらえると、自分では気づけなかった改善点がわかります。
自身の反省点と上司からのフィードバックを、次回の会議に活かしましょう。
会議の議事録作成は『Rimo Voice』がおすすめ
会議後に作成する議事録に抜け漏れがあると、社内外への共有に支障をきたします。
しかし、司会進行をしながら議事録にも気を配るのはなかなか大変です。
そこで、AI議事録ツール『Rimo Voice』がおすすめです。
1時間の会議を5分で議事録化
リアルタイム文字起こしで会議中に議論の流れも再確認可能
Zoom・Teams・GoogleMeetと連携
辞書機能で専門用語も判別可能
発言者の識別機能搭載
IOS27017取得の安心セキュリティ
『Rimo Voice』を利用すれば短時間で議事録を作成できるため、会議後の手間を減らせます。
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最終更新日: 2024 / 12 / 3
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