什么是“Dandori”？如何使用它以及如何在工作和个人生活中运用它。

每个人在工作或日常生活中可能都至少有过一两次想要"更加系统高效地进行"的感受。

"段取り"（系统规划）是指提前准备事物以使流程顺利进行。

当规划不当时，你无法在工作或个人生活中保持冷静，这可能导致错误和麻烦。

本文介绍了"段取り"这个词的含义以及提高规划技能的方法。

通过阅读本文，你将了解如何顺利推进工作，并能够在日常生活中保持更多的从容。

如果你因为被告知规划能力差而烦恼，或者想要更高效地工作，请将此作为参考。

段取り是指进行事物的程序、顺序或准备工作。

例如，在准备会议时，以下流程构成了"段取り"：

提前分享材料
决定演讲者
确保问答时间

通过整理段取り，可以提前做好准备，使事情顺利进行。

谚语"段取り八分，仕事二分"（80%准备，20%执行）意思是如果你准备充分，实际工作就会进行得很顺利。

例如，在销售中试图获得合同时，如果你研究客户信息并准备符合他们需求的材料，商务谈判就会进行得很顺利。

相反，如果你毫无准备地参加商务会议，你将无法处理意外的问题，这可能会让你失去信誉，因为客户可能会想"我真的能信任这个人吗？"

正如"段取り八分，仕事二分"所表明的，"提前准备"对于工作成功至关重要。

"段取り"根据行业和使用场合的不同具有微妙的差异，选择错误的词汇可能会导致难以传达您的意图。

在此，我们将说明"段取り"的替代表达以及它在不同行业中的使用方法。

段取り的替代表达

"段取り"经常被以下词汇替代：

准备：提前准备好必要的物品
计划：确立通往目标的路径
日程安排：将计划细分为具体的时间框架
管理：管理当天事件的流程

这些词汇都与"段取り"有相似的含义，但每个词都给人略微不同的印象。

特别是在与上司或商业伙伴等不同职位的人沟通时，使用恰当的表达方式可以确保顺畅沟通，避免误解。

段取り在商务场景中的使用

"段取り"这个词根据行业和使用场景的不同，含义也略有差异。

例如，各行业在使用上存在以下差异：

行业/场景	段取り的使用示例
医疗领域	为确保医疗护理和程序顺利进行而进行的准备和角色分配
活动管理	为确保活动顺利进行而制定的计划
办公室工作	为整理任务和日程安排而进行的计划和协调

作为特殊例子，在制造业中，有被称为"内段取り"（内部准备）和"外段取り"（外部准备）的概念。这些被认为对提高生产效率很重要，具有以下含义：

内段取り：在机器停止时进行的准备工作
外段取り：在机器运行时进行的准备工作

在制造业中，如何将更多的内部准备转换为外部准备是提高效率和减少工作时间的关键。

这样，"段取り"在各个行业中的含义略有不同。

然而，在所有行业中，它都共同意味着"整理准备工作和程序"。

被称为"不善于规划"的人主要有四个特征：

当事情没有按预期进展时，原因可能在于你处理规划的方式。

反思自己的行为，检查是否符合这些特征中的任何一个。

当你在工作中忽视提前准备时，就只能根据当时的情况来进行，这可能导致反应迟缓或无法当场解决问题。

例如，如果你负责主持会议但事先没有熟悉材料，你可能无法回答突发问题，需要会后再跟进。

通过提前准备并考虑多种情况，想着"如果发生这种情况怎么办？"，即使出现意外情况你也能冷静应对。

能够从容地处理工作会建立自信心，自然而然地获得他人更高的评价。

当你无法确定需要完成的任务的优先级时，会出现以下问题：

最终从低优先级任务开始，错过截止日期
无法为重要任务分配足够的时间，无法产生成果
所有任务都半途而废，导致失去信任和评价不佳

仅仅完成眼前的任务不会产生预期的结果。

通过有意识地考虑优先级，你可以清楚地理解"应该首先做什么"并高效工作。

此外，由于你可以区分可以委托给他人的任务和应该自己处理的任务，整个团队的工作可以顺利进行。

当你试图仅在脑中记住任务时，会出现日程冲突和错过截止日期等错误。

具体来说，可能出现以下情况：

无法正确管理日程，导致多个约定相互冲突
忘记被推迟的工作，导致错过截止日期

任务越多，仅靠大脑管理就越困难，从而导致疏忽和错误增加。

为了稳定工作表现，建议通过使用备忘录和任务管理工具来可视化任务。

当报告和沟通被延迟时，不仅会影响你自己，也会影响对方的日程安排。

例如，如果你知道自己会错过截止日期，但只在最后一刻才通知对方，对方将被迫重新安排他们的日程，造成不便。

当你担心对方的反应时，你往往会想要推迟沟通。

然而，通过提前沟通，你给了对方调整的空间，让你能够避免损害关系。

养成提前沟通的习惯，不仅要考虑"自己的方便"，也要考虑"对方的方便"。

改善设置和组织需要牢记的五个关键点是：

所有这些方法的目的都是"做好准备并创造喘息空间"。

尝试运用你能够实施的方法，在工作和日常生活中创造更多的空间和舒适感。

首先，明确你的目标（你想要实现的目的）。

一旦确定了目标，你就可以从实现结果开始逆向规划必要的行动，这样能让你高效地推进工作。

例如，如果你设定了"在30分钟内完成下次内部会议"的目标，就需要进行以下规划和行动：

缩小议程项目范围
提前分享材料
事先决定每位发言人的时间分配
提前确认预期问题和会议流程

通过从目标开始逆向整理准备工作，你将能够高效地推进日常任务。

当任务仍然很庞大时，你会发现自己不知道从哪里开始。因此，重要的是要分解任务，直到你能清楚地看到现在需要做什么。

例如，如果你有一个叫做"制作材料"的任务，可以这样分解：

收集必要信息（数据研究、访谈等）
确定结构（章节组织、故事设计）
完成写作
制作图表和图像
最终检查和修订

在处理分解后的任务时，要在材料制作的"准备"方面花费额外时间，特别是信息收集和结构构建。

通过建立坚实的基础，后续工作将顺利进行，因此，你的工作将以有条理的方式推进。

为了高效工作，提前估算任务所需时间并确保留有余地（缓冲）是很重要的。

例如，尝试按以下方式写出每项任务所需的时间：

文档准备：3小时
与商业伙伴会议：2小时
向销售潜在客户打电话：1小时

通过可视化所需时间，可以清楚地知道何时应该开始和完成每项任务。

当你被分配新工作时，你可以立即分享你当前的资源情况，这样更容易协商截止日期和调整优先级。

为了提高你的组织能力，让任务可视化是很重要的。

为了让任务可视化，清单和任务管理工具很有帮助。

例如，适用于智能手机的易用检查工具包括以下几种：

iPhone的备忘录功能
Google待办事项清单
Notion

使用iPhone的备忘录功能，你可以通过在项目符号列表中添加复选标记来管理任务进度，如下所示。

此外，"Google待办事项清单"可以与Google日历和Gmail集成，而"Notion"允许你与团队共享任务。

由于不同的应用程序提供各种不同的优势，请尝试使用适合你目的的工具。

为了高效推进工作，提前处理能够完成的任务也很重要。

这是因为通过提前推进可以早期完成的任务，能够创造更多的时间和资源灵活性。

例如，如果提前完成材料的初步调研，就可以在最终阶段分配时间进行详细检查和修订，从而制作出错误更少、准确性更高的材料。

养成提前完成力所能及工作的习惯，能够在工作方式上创造灵活性，这会提高周围人对你的信任和评价，进而带来未来的工作机会。

当你能够以井然有序的方式推进事务时，你将获得以下好处：

首先，你自己的工作将顺利进行，因此，你周围环境和整个组织的绩效也会得到改善。

当你专注于规划并提前准备安排和计划时，你会创造出更多的时间和心理空间。

拥有这种额外的能力让你能够投入时间进行检查和修正，更容易防止因匆忙而造成的简单错误。

此外，能够提前完成工作是一个优势，因为这让你能够专注于交付成果的质量。

那些在保持高质量的同时快速工作的人之所以能取得成果，正是因为他们通过良好的规划和组织来处理工作。

善于组织和规划的人能够持续产出成果，更容易获得周围人的信任。

然而，仅仅能够高效处理工作还不足以成为一个值得信赖的人。

具体来说，积累以下基本实践很重要：

遵守截止日期和信守承诺
在适当的时机提供报告、沟通和咨询
与周围的人保持顺畅的沟通

通过可靠地践行这些基本要素，你可以获得他人的信任，成为一个可以放心委托工作的人。

当你能够高效管理自己的任务时，就能腾出空间来帮助其他成员。

通过支持遇到困难的同事和下属，整个团队的工作流程会变得更加顺畅，可以期待以下效果：

改善团队成员之间的协调配合
团队成员能够协作处理出现的问题
改善整体团队氛围

随着个人组织能力的提升，整个团队建立起协作体系，从而提高生产力。

规划技能不仅在商业中有帮助，在日常生活中如家务和旅行等方面也很有用。

当你能够在日常情况下展现规划技能时，你就能在整体生活中创造更多的喘息空间，并度过更充实的时光。

家务和育儿涉及许多日常任务。

当仅仅在脑海中管理洗衣、清洁以及接送孩子等事务时，往往会出现疏忽和时间浪费。

然而，通过提前确定优先级并处理那些可以提前完成的事情，你可以减轻日常负担。

因此，你可以为孩子和自己争取更多时间，由于拥有更多的心理空间，你可以更平静地度过每一天。

旅行和活动的目的是"享受乐趣"，但准备不充分往往会让外出时变得忙乱。

例如，提前准备以下事项会让当天的行程更加顺畅：

事先调查旅游景点和餐厅选择
提前查看交通方式和所需时间
了解著名特产和购买地点

通过事先整理一定程度的信息，可以减少当天犹豫不决的时间，安心享受旅行或活动。

对于忙于工作和家务的人来说，要想从事兴趣爱好和学习，不仅需要有动力，还要确保专门的时间段。

为了创造时间，可以尝试以下方法：

利用通勤时间学习
睡前只读30分钟书
总是将周末上午作为个人时间等

还建议预先确定兴趣爱好和学习的时间，并将其作为日常生活的一部分。

通过巧妙地管理有限的时间，你可以为生活创造节奏，高效地持续你的兴趣爱好和学习。

高效组织任务的能力在工作和日常生活的各个方面都很有用，而会议主持是考验组织能力的场景之一。

会议需要在有限的时间内组织议程项目并得出结论，因此准备不充分或记录不当可能会被认为"组织能力差"。

AI会议纪要创建工具'Rimo Voice'不仅简化了会议纪要的创建，还包含支持会议主持的功能。

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规划是指组织程序和准备工作，使事情能够顺利进行。

俗话说，"规划占80%，执行占20%"，提前准备很大程度上影响后续的结果。

通过提高你的规划技能，你可以获得以下好处：

此外，有效组织计划的能力在家务、旅行、爱好和学习等私人场合也很有用。

对于那些想要高效开会的人，请考虑使用Rimo Voice。

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