職場で評価を得るためには、日々の努力とともに適切な報告が大切です。報告の仕方1つで、上司からの評価が大きく変わるといっても過言ではありません。しかし、どのような内容や報告方法が良いのか分からずに悩んでいる人もいるでしょう。
本記事では、上司への報告にこだわるべき理由やメリットを解説します。併せて、評価につながる上司への報告ポイント6選も紹介するので、これらを押さえて効果的な報告方法を身につけましょう。
上司への報告にこだわるべき3つの理由・メリット
上司への報告にこだわるべき3つの理由・メリットは以下のとおりです。
①分かりやすい報告ができれば評価に繋がるから
②仕事の進捗を小まめに報告すれば大がかりなやり直しを防げるから
③上司から適切なフィードバックやフォローを受けやすくなるから
上司への報告は、単なる業務連絡ではありません。適切な報告を行うことで上司の理解やサポートを得やすくなり、仕事の成果をより引き出せるでしょう。それぞれ詳しく解説します。
①分かりやすい報告ができれば評価に繋がるから
簡潔かつ分かりやすい報告を行うことで、上司は部下の仕事の内容や進捗を正確に把握しやすくなるため、評価が上がりやすいです。情報が整理されていると、上司は迅速に状況を理解し適切な判断を下せて、時間の短縮にも繋がります。分かりやすく報告する能力が身につけば、顧客への営業や商談の際にも役立つでしょう。こうした工夫により、評価が上がるだけでなく上司との信頼関係の強化も期待できます。
②仕事の進捗を小まめに報告すれば大がかりなやり直しを防げるから
上司に適切な報告をすることで、大がかりなやり直しを未然に防げます。仕事がすべて完了してからの報告では、最悪の場合、はじめからやり直さなくてはいけない可能性もあります。時間の無駄になるうえに、会社にとっても余分な人件費が発生するでしょう。そのため、適切なタイミングでの報告が欠かせません。進捗状況を小まめに報告することで方向性の違いなどに早めに気づけて、疑問点や懸念事項をその場で解決できるため、上司への報告にはこだわる必要があります。
③上司から適切なフィードバックやフォローを受けやすくなるから
上司へ定期的な報告を行うことで上司が部下の進捗状況を把握しやすくなり、フィードバックやサポートが受けやすくなります。会話を通じて、悩みや困りごとを正確に理解したうえで、適切なサポートを受けられるのも利点の1つです。
さらに上司のフォローを受けながら仕事を進めることで不安を軽減でき、結果として仕事の質も向上し自分の成長も期待できるでしょう。適切なサポートを受けて不安感を軽減したい方も、報告の仕方をマスターすることをおすすめします。
評価につながる上司への報告のポイント6選【コツ】
評価につながる上司への報告のポイントは、以下のとおりです。
1.結論→理由の順番で報告する
2.事実と個人的な見解を分けて伝える
3.抽象的な報告の場合は具体例を用いる
4.数字を活用して客観的に伝える
5.情報量が多い場合は資料を用いて報告する
6.メールで報告する際には分かりやすいタイトルにする
上司への報告は、職場での評価を左右する重要なスキルです。適切な報告を行うことで信頼関係を築き、業務効率の向上が期待できます。それぞれのポイントを具体的に紹介しますので、見ていきましょう。
①結論→理由の順番で報告する
結論から先に伝えることで、上司は素早く要点を把握できます。そのあとに理由や進捗状況を説明すると、要点を押さえたうえで全体的な状況を理解しやすくなるでしょう。
報告の冒頭でこれまでの経緯や理由などを長々と説明しても、要点が掴めずに結局何が言いたいか分からなくなってしまいます。そのため、結論を先に伝え、そのあとに理由や説明を順番に報告することが大切です。
口頭の場合だけでなく、メールや書類などで報告する際も同様です。結論から報告することを習慣づけておくと良いでしょう。
②事実と個人的な見解を分けて伝える
事実と個人的な見解を分けて報告することもポイントの1つです。意見や憶測を上司に伝えるのが悪いわけではありません。重要な「事実」を正確に報告したうえで、意見や憶測を伝えるといった順番を意識すると良いでしょう。
例えば問題が生じた際に「サーバー障害が発生しました」という事実を報告し「憶測ですがハードウエアの故障が原因かもしれません」といった順番で意見を述べます。このように「これは私の意見ですが」「憶測ですが」など前置きをつけることで、上司は情報を整理しやすくなり、適切な判断を下しやすくなるでしょう。
③抽象的な報告の場合は具体例を用いる
抽象的な報告は理解しにくいため、具体例を挙げることで内容が明確になります。例えば、「プロジェクトの進行が順調です」と報告するのではなく、「タスクAが完了し、タスクBは70％進行しました」と具体的に伝えます。
今後のことやこれまでの実績がない場合は、具体例を用いて報告すると効果的です。過去の実績があれば上司も見通しが立てやすいですが、経験がないものはただの想像に過ぎません。そのため、抽象的な報告は避けて具体例を提示することで、上司と方向性を共有できるでしょう。
④数字を活用して客観的に伝える
上司へ報告する際は、数字を活用して客観的に伝えるのもポイントです。感覚的な表現は、その場にいない人にとってイメージしにくいものであるため、できる限り具体的な数字を使用して報告することが大切です。
例えば「多くの人が来場した」ではなく「入場まで平均30分お待ちいただいた」と数字を用いることで、予想よりも多くの方が来場したことが読み取れます。ただし、間違った数字を使用すると報告内容に誤りが生じてしまうため、事前に十分に確認してください。
⑤情報量が多い場合は資料を用いて報告する
情報量が多い場合は、資料を用いて報告しましょう。大量の情報や複雑な内容を口頭だけで伝えるのは難しいため、視覚的に整理された資料を活用するのがおすすめです。例えば、プロジェクトの進捗報告を行う際に、データ・グラフ・図・写真などを取り入れて資料を作成し、報告時に提示します。
ただし、あまりに簡素化しすぎると抜けや漏れが生じる可能性があります。そのため重要な部分を抜粋し、十分に確認しながら資料を作成してください。これにより上司は現状を一目で把握でき、説明する時間も短縮できるでしょう。
⑥メールで報告する際には分かりやすいタイトルにする
メールで報告する際には、分かりやすいタイトルを付けるのがポイントです。タイトルが不明確だと、開封されなかったり後回しにされたりする可能性があります。例えば、「テレアポ進捗報告_〇〇月〇〇日」といった具体的なタイトルにすることで、メールを開いた瞬間に内容が一目でわかり内容を把握できるため、上司は報告を見逃さずに済むでしょう。
また、口頭で伝えた内容を記録としてメールに残す方法も役立ちます。トラブル防止のため、あらかじめ「メールでお送りします」と伝えておくと、失礼にならずに証拠も残せるので覚えておくと良いでしょう。
上司に報告する際の5つの注意点
上司に報告する際には、以下の5つの注意点を押さえることで評価につながりやすくなります。
1.重要度を踏まえて報告のタイミングを見極める
2.報告する前に内容が正しいか確認する
3.小まめに報告してトラブルを回避する
4.日頃から上司とコミュニケーションを取っておく
5.上司の気持ちを配慮した一言を添える
報告内容以外にも、タイミングや日頃のコミュニケーションなども意識しましょう。
①重要度を踏まえて報告のタイミングを見極める
上司に報告する際は、報告内容の重要度とタイミングを見極める必要があります。上司の状況と報告内容の重要度に応じて、適切なタイミングは異なります。
例えば、上司が会議や商談前で忙しいときに、緊急度の低い報告を行うべきではありません。一方、緊急の問題が発生した場合は、即座に報告する必要があります。また当日中に行われる会議や商談に関する情報であれば、分かり次第上司に報告してください。
このように、報告内容の重要度と上司の状況に応じて適切なタイミングを見極めることで、上司は情報を的確に把握し最適な対応ができるでしょう。
②報告する前に内容が正しいか確認する
上司への報告は、正確であることが大前提です。そのため、報告前に内容が正しいか確認する必要があります。報告内容に誤りがあると、適切な判断ができずトラブルを招く可能性があります。「〜かも」「〜と思う」などの曖昧な表現は避け、事実を簡潔に報告しましょう。
また数値を用いて報告する際はデータを再チェックし、誤った数値を使用していないか確認してください。上司の時間を無駄にしないために、また修正や再報告の時間を省くためにも、入念に確認した上で報告する準備を行いましょう。
③小まめに報告してトラブルを回避する
上司への報告は、一度にまとめてではなく小まめに行いましょう。仕事の進捗状況や課題を定期的に報告することで上司は早期に対応策を講じることができ、大きなトラブルを未然に防げます。
例えば、社内で進行中のプロジェクトの場合、部下だけでなく上司や経営陣も含めた多くの人と情報を共有することが大切です。それぞれの認識している情報が異なると、方向性に齟齬が生じてが違ったり、大きな修正が必要になったりする可能性があります。そのため円滑に業務を進行するためにも、小まめに報告してください。
④日頃から上司とコミュニケーションを取っておく
日頃から上司とコミュニケーションを取っておくことも大切です。例えば、業務中のちょっとした質問や相談を積極的に行うことで、上司との信頼関係を築きやすくなるでしょう。また、普段のコミュニケーションの中で自分の人柄や考え方を知ってもらうことで、より適切なフィードバックが期待できます。
さらに上司の考え方や特徴などを把握しておけば、どのようなタイミングでどのような報告が最適か、判断しやすくなります。報告の際も話しかけやすくなり、緊張も軽減できるでしょう。
⑤上司の気持ちを配慮した一言を添える
報告の際に上司の気持ちに配慮した一言を添えることで、良好な人間関係が築けるでしょう。配慮のある言葉は潤滑油の役目を持っており、報告に対する印象も良くなります。
例えば、報告する際に「お忙しいところお手数おかけいたしますが」「お時間を作っていただきありがとうございました」などといった言葉を添えると良いでしょう。
他にも、前向きな言葉やお礼の言葉を付け加えることで、上司が自分の忙しさを理解し尊重してくれていると感じます。このような言葉の配慮により信頼関係がより深まり、評価へ繋がります。
上司へ報告する3つの方法と具体例
上司への報告方法は、以下の3つです。
①口頭で報告する
②メールやチャットで報告する
③報告書を作成して共有する
これらの方法にはそれぞれメリットや適した場面があり、その一方で注意点もあります。報告方法の選択を誤ると、大きなトラブルが生じる可能性があるため慎重に選ぶ必要があります。
ここからは3つの報告方法について具体的に紹介するので、最適な報告方法を使い分けて上司に報告できるように覚えておきましょう。
①口頭で報告する
口頭での報告は、顔と顔を合わせて直接上司に報告できるため、時間がかからずその場ですぐに返事をもらえる点がメリットです。
例えば、急なトラブルが発生した場合、その場で上司に状況を伝えられるため、迅速な対応が期待できます。また、直接会話することで細かなニュアンスや上司の反応を確認しやすくなり、より正確に状況を伝えられるでしょう。
ただし、口頭での報告は記録に残らないため「言った言わない問題」が発生しやすい傾向にあります。この問題は上司と部下だけの問題ではなく、取引先へ影響を与える可能性もあるため、注意が必要です。
口頭で報告する際はできるだけ上司からのフィードバック内容をメモで残し、いつでも見返せるように記録しておくと良いでしょう。
関連記事：「言った言わない」問題はなぜ起きる？トラブルの原因と対策を詳しく解説
②メールやチャットで報告する
上司に報告する方法の1つに、メールやチャットが挙げられます。メールやチャットでの報告は記録が残るため、後から確認しやすい点が大きなメリットです。報告内容や上司からの返信が文章で残るため、認識の違いで生じるトラブルも未然に防げるでしょう。
例えば、テレアポの進捗状況を上司に報告する際に「電話をかけた件数・アポイント獲得の件数」などを実際の数字を用いて報告することで、上司は状況を把握しやすいです。
また、メールやチャットの共有機能を利用することで、プロジェクトチーム内で報告内容を共有できる点も魅力の1つです。さらにメールやチャットは文章だけでなく資料や画像を添付できるため、視覚的にも理解しやすい報告ができるでしょう。
ただし、上司のタイミングでメールやチャットを開くため、すぐに返事がもらえないといったデメリットもあります。そのため緊急性の高い報告は、別の方法で報告するなどして、使い分けましょう。
③報告書を作成して共有する
上司に報告する際に、報告書を作成して共有する方法があります。報告書は社内規定や上司の指示に従って作成するのが一般的です。そのため、普段からどのような報告書があるのか確認しておくことで、必要な時にスムーズに作成できるでしょう。
報告書は、以下のようなシーンで必要とされています。
プロジェクトの進捗報告
分析結果の報告
研修の報告
出張の報告
報告に必要なデータを報告書にまとめて添付することで、上司が一目で全体像を把握できます。
報告書は、受け取った上司が書面のみで内容を理解できなければ作成する意味がありません。そのため、簡潔で分かりやすく作成することが重要です。また報告書をフォーマット化することで、効率的に作成できるようになるでしょう。
会議や商談の報告書作成を効率化するなら『Rimo Voice』がおすすめ
『Rimo Voice』は会議や商談内容の報告書を作成する人におすすめのツールです。1時間の音声データを約5分で文字起こし、さらに要約まで行ってくれるサービスです。
参照：『Rimo Voice』
長時間の会議や商談の後に、手書きやパソコンを使用して報告書を作成するのは非常に時間がかかります。『Rimo Voice』を導入すれば、会議や商談の録音・録画データを読み込むことで、スピーディーに文字起こしをしてくれるため、大幅な手間の軽減が可能です。リアルタイムで録音しながら文字起こしを出力することも可能です。
また、AIによる要約作成機能により、短時間で質の高い報告書を作成できます。
さらにURLを上司にチャットやメールで送るだけで報告書を共有できるため、手間を抑えられるのも魅力の一つです。ISO27017認証を取得しているため、セキュリティ対策も万全です。
『Rimo Voice』は現在無料トライアルを実施中ですので、報告書作成に悩んでいる人はぜひ試してみてください。
まとめ：上司への分かりやすい報告のポイントをマスターしよう！
上司への報告が、評価を左右するといっても過言ではありせん。上司に報告する際は、情報が正しいか十分に精査したうえで、適切なタイミングで明確に情報を伝えましょう。また、上司の立場や気持ちを理解し、配慮した報告を心がけることも大切です。
これらを意識して、普段から上司とコミニュケーションを取ったり、日々の報告を工夫したりして、上司からの評価をさらに高めましょう。
また、報告書作成の時間を短縮したい人は『Rimo Voice』を活用して、効率的に報告書を作成してみてはいかがでしょうか。ぜひ、本記事の内容を参考にして、上司への分かりやすい報告を実践してみてください。
最終更新日: 2024 / 8 / 4
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