報告書の書き方を5ステップで解説！種類別の例文・フォーマット付き

「報告書の提出を求められたけど、何から書けばいいかわからない」

「テンプレートはあるけど、所感に何を書けばいいか手が止まる」

「毎回作成に時間がかかって、他の仕事にしわ寄せがきている」

こんなお悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

報告書は、基本構成と書き方のコツさえ押さえれば、誰でもわかりやすく仕上げられる文書です。

本記事では、報告書の基本構成から5ステップの作成手順、営業・出張・トラブルなど種類別のフォーマットと記入例までを解説します。あわせて、録音データをAIで活用して作成時間を短縮する方法も紹介します。

この記事を読むことで、自分が書くべき報告書を今日中に仕上げられるようになるでしょう。次回からは、作成時間そのものも減らせるようになります。

報告書の基本構成と書き方｜始め方から締め方まで

報告書とは、業務の経緯や結果を上司・関係者に伝えるための文書です。

報告書を作成する主な目的は、情報を共有して組織の意思決定に役立てることにあります。

日報が「毎日の業務を記録する」文書であるのに対し、報告書は「特定の出来事について詳しく報告する」文書である点が異なります。

報告書で伝えるべき情報を過不足なく整理するために、基本的な構成の型を知っておきましょう。

本章では以下の観点から、報告書の基本構成と書き方について解説します。

• 表題：報告書の題名

• 概要：報告書の要約部分

• 詳細：報告書の本文部分

• 所見・所感

書き始めで困らないためにも、報告書の基本的な構成やフォーマットを確認しましょう。

報告書と日報・レポートとの違い

報告書とよく混同されやすい文書に、日報とレポートがあります。

日報は「毎日の業務内容を記録する」ための文書で、決まったフォーマットに沿って淡々と記載する点が特徴です。

レポートは「特定のテーマについて調査・分析した結果をまとめる」文書で、客観的なデータや考察の比重が報告書よりも大きくなります。

一方の報告書は「特定の出来事について、経緯や結果を関係者に伝える」ために作成する点が異なります。3つの違いを整理すると、以下のとおりです。

自分がこれから書くのが「報告書」なのか「日報」「レポート」なのかを最初に確認しておくと、書くべき情報の粒度がぶれません。

表題：報告書の題名

読み手が最初に読む表題には、報告書の題名を記載します。

報告書の主題を一目で把握できるように、わかりやすい表題をつけることが重要です。

報告の目的・日付・商品名・取引先名など、具体的な数字やキーワードを入れると読みやすくなるうえに、読み手が優先順位を判断できます。

たとえば、以下のように具体的なキーワードや数字を入れると、読み手が一目で内容を把握できます。

表題の最初に日付や「第○回」を入れると、書類の取り違えも防げます。

概要：報告書の要約部分

概要は主要なポイントを簡潔に説明し、報告書を要約する部分です。

読み手が報告書の全体像を把握できるように、内容の骨子をわかりやすくまとめることが重要です。

報告書全体のボリュームによっても異なりますが、一般的には1〜3文程度にまとめます。

人間が1度に理解しやすい文量は40〜50字程度なので、文字数が多くなりすぎないように注意してください。

また、箇条書きを活用することもおすすめです。

なお、書面で報告書を提出する場合は、概要の前に「記」と中央へ書く傾向があります。

「記」の下に「表題の件につきまして、下記のとおりご報告いたします。」と記載してから、概要・詳細を書くようにしましょう。

詳細：報告書の本文部分

詳細は報告書の本文部分にあたるため、概要で示した内容について詳しく書きましょう。

現場を知らない読み手にも状況が伝わるように、客観的な事実関係・データ・具体的な分析結果などを盛り込みましょう。

数字や具体的な名前を書くことで、読者に十分な情報を提供できます。

伝えたい情報が複数ある場合は、見出しを分けるとよいでしょう。

また自分の考えや推測を記載するスペースではなく、事実を伝える部分だと認識することも大切です。

相手の目線に立って、わかりにくい専門用語は、読み手が理解しやすい表現に言い換えましょう。

所見・所感

所見・所感は、報告書の最後に記載する自身の感想・示唆・提言などです。

「営業報告書」「セミナー参加報告書」など社内向けの報告書では、意欲や達成状況を見るために書く傾向があります。

単なる要約ではなく、報告者自身の考察について書きます。

所見・所感には、詳細で示した事実をもとにした考察や今後の対応方針を記載します。単なる感想や根拠のない推測ではなく「どの事実から、何を考え、次にどうするのか」が伝わるように書きましょう。

添付資料があるときは、所見・所感のあとに書きます。

なお、所見・所感が書き終わったら「以上」で報告書を締めます。

所見・所感がない場合は、詳細部分に「以上」と書いてください。

報告書の書き方5ステップ

報告書は、以下の5ステップで作成します。

1. 報告書の目的を明確にする

2. 書くべき情報を収集する

3. 報告書の構成を決める

4. 報告書を作成する

5. 見直してから提出する

適当に書き始めると、何を書けばよいか途中でわからなくなることも少なくありません。

スムーズにわかりやすい報告書を作成するためにも、基本的な手順や流れを把握しておきましょう。

①報告書の目的を明確にする

報告書を書くときは、まず目的を明確にしましょう。

簡単に書いてすぐに報告する必要があるのか、細かい部分まで丁寧に報告する必要があるのかによって、文字数や構成が変わります。

また、自分が伝えたいことではなく、相手が知りたいことを記載しましょう。

事前に目的を確認しておけば、余分な情報がないシンプルでわかりやすい報告書を作成できます。

報告した結果、相手に判断を求める場合は所見・所感も記載します。

目的や報告相手によって所見・所感の有無も異なるため、最初に確認しておきましょう。

②書くべき情報を収集する

報告の目的が明確になったら、書くべき情報を収集しましょう。

現場にいない方へ情報を伝えるためにも、相手が必要とする情報を集めます。

感想や推測などの不明確な情報が混ざらないように、客観的で正確なデータを集めることが重要です。

メモ・資料・録音データなどをもとに、書くべき内容を整理しましょう。

なお、会議・商談・研修などの録音データがある場合は『Rimo Voice』のような文字起こしツールを使うと情報整理の手間を減らせます。

録音内容をテキスト化しておけば、発言内容・決定事項・今後の対応を確認しながら、正確な報告書を作成しやすくなります。

関連記事：文字起こしのやり方は？早くする方法・コツやパソコンでの手順を解説

③報告書の構成を決める

報告書を書くために必要な情報が集まったら、構成を決めましょう。

職場によっては既定のフォーマットが用意されているため、事前に確認しておくことがおすすめです。

フォーマットが決まっていない場合は、一般的な「表題・概要・詳細」の構成で作成しましょう。

表題・概要・詳細は、表題を頂点としたピラミッド構造で構成されます。

ピラミッドの下へ行くほど詳細になり、下から上に行くほど要約されるイメージです。

そのため、簡潔な報告書の作成が苦手な方は、詳細・概要・表題と徐々に要約する順番で書き始めるとよいでしょう。

なお、構成のバランスは目的や報告相手によって調整してください。

④報告書を作成する

構成が決まったら、報告書の作成に進みます。

表題・概要・詳細のなかで、書きやすいところから手をつけましょう。

どこが書きやすいかわからない方は、まず詳細を書き始めることがおすすめです。

詳細に本文を書くと、何を伝えたいのかを明確にできます。

また文章の量に応じて、見出しを設定することも重要です。

見出し・小見出しを設定すると、簡単な要約を見てから本文を読めるので、伝わりやすくなります。

なお、表題・見出しは基本的に、結論を書くようにしましょう。

結論を一文にまとめることで、どんな報告書なのか、どんな内容なのか読み手がすぐに理解できます。

⑤見直してから提出する

報告書を作成したら、見直してから提出しましょう。

作成後すぐに提出すると、ミスがあり読みづらくなる可能性があります。

確認が苦手な方は、紙に印刷してチェックしたり、音読して見直したりするとよいでしょう。

また音読すると、目だけでなく耳でもチェックできるので、誤字脱字やわかりにくい文章を見つけやすくなります。

丁寧に推敲して文章に問題がなくなったら、提出してください。

【種類別】報告書のフォーマットと例文

報告書には複数の種類があり、それぞれ目的や書くべき内容は異なります。

提出を求められやすい以下の報告書について、作成の目的・おすすめの構成・必要な項目をフォーマット・例文付きで紹介します。

• 会議の報告書

• 研修やセミナーの報告書

• 営業報告書

• 出張報告書

• プロジェクト報告書

• トラブル報告書

効率的に報告書を作成するためにも、どのような種類があるか、例文とあわせて確認しましょう。

会議の報告書

会議の報告書は、会議で話した内容・提出された案・次回の会議などについて記載する報告書です。

参加できない方に対して、話し合いや決定の内容を伝える目的で作成されます。

また次の会議につなげるために、議論の内容や決定事項を記録する目的もあります。

作成する際は、以下のサンプルを参考にしてみてください。

【フォーマット】

◯年◯月◯日
提出先：　　　　　　　　　　作成者：

◯◯会議 報告書
開催日時：
開催場所：
出席者：

・議題
・会議の内容
・決定事項
・課題
・次回会議の予定
・備考

【記入例】

上記のフォーマットに沿って記入すると、以下のような報告書が完成します。

2026年5月20日
提出先：営業部 田中部長　　作成者：営業部 鈴木太郎

第12回 営業戦略定例会議 報告書
開催日時：2026年5月19日（月）14:00〜15:30
開催場所：本社3階 会議室A
出席者：田中部長、佐藤課長、鈴木、高橋、山本（計5名）

■議題
2026年度 第2四半期の営業方針について

■会議の内容
・第1四半期の営業成績を報告（目標達成率92%）
・未達の要因として、新規顧客へのアプローチ数の不足が挙がった
・第2四半期はウェビナー経由のリード獲得を強化する方針が提案された

■決定事項
・6月中にウェビナーを2回開催する（担当：高橋）
・既存顧客へのクロスセル提案リストを作成する（担当：山本、期限：5月30日）

■課題
・ウェビナーの集客方法は次回会議までに高橋が素案を作成

■次回会議の予定
2026年6月2日（月）14:00〜 同会議室

■備考
配布資料：第1四半期営業レポート（別添）

研修やセミナーの報告書

研修やセミナーの報告書は、何を学んだのか、学びを業務にどう活かすのかを確認するために作成します。

上長に提出する際は自身の成長について記載し、開催者へ出す場合は理解度を伝えて次回の研修に活かすことが目的です。

そのため提出先を問わず、研修やセミナーの報告書では所感を厚めに書くことが求められます。

研修やセミナーで受け取った資料があれば、添付することもおすすめです。

記載する項目は、以下のフォーマットを参考にしてください。

【フォーマット】

◯年◯月◯日
提出先：　　　　　　　　　　作成者：

◯◯研修への参加報告書
研修名：
研修日時：
開催場所：
講師：
対象者：

■研修の目的

■研修の内容

■所感

【記入例】

2026年5月20日
提出先：人事部 小林部長　　作成者：総務部 中村花子

新入社員向けビジネスマナー研修（第3回）への参加報告書
研修名：新入社員向けビジネスマナー研修（第3回）
研修日時：2026年5月15日（木）10:00〜17:00
開催場所：本社5階 第2会議室
講師：株式会社ABCラーニング 山田一郎氏
対象者：2026年度新入社員 15名

■研修の目的
社会人として必要な基本マナー（敬語・名刺交換・電話応対）を習得し、配属後の業務に活かす

■研修の内容
・午前：敬語の基本ルールと実践練習（ロールプレイング形式）。尊敬語・謙譲語・丁寧語の使い分け、間違いやすい敬語表現10例を用いた演習
・午後前半：名刺交換の作法と来客対応のシミュレーション
・午後後半：電話応対の基本パターンの確認と実践演習。受電・架電それぞれの基本フレーズ、不在時の伝言メモの取り方

■所感
敬語の使い分けについて、尊敬語と謙譲語の違いを具体例で整理できた点が有益だった。特に「おっしゃる（尊敬語）」と「申す（謙譲語）」のように、場面に応じた使い分けが曖昧だった部分を明確に理解できた。配属先では顧客対応を担当する予定のため、電話応対のパターンを繰り返し確認し、スムーズに対応できるよう準備したい。
添付資料：研修テキスト（別添）

関連記事：【例文あり】研修報告書の書き方を伝授！テンプレートや作成のコツも紹介

営業報告書

営業報告書は、営業活動の状況をチームメンバーや上長に伝えるための報告書です。

進捗や成果を共有して、営業活動の効率的な進め方を模索したり、評価に役立てたりします。

上長は営業担当者へアドバイスや指示を出せますし、営業担当者は自分の業務について客観的に振り返られるメリットがあります。

営業先から戻った直後に録音データをアップロードし、帰社前に報告書のたたき台を用意しておくという使い方もあります。移動中や訪問先で作成に着手できるため、帰社後は内容の確認と仕上げに専念できます。

以下のフォーマットに記載した項目を書くだけでなく、営業先へ提出した資料も添付して提出するようにしましょう。

【フォーマット】

◯年◯月◯日
提出先：　　　　　　　　　　作成者：

◯月◯日（◯） A社における◯◯サービスの営業報告書
訪問日時：
訪問先：
担当者：
訪問の目的：

■営業内容

■決定事項

■課題

■所感

【記入例】

2026年5月20日
提出先：営業部 佐藤課長　　作成者：営業部 鈴木太郎

5月19日（月） 株式会社DEFにおけるクラウド管理システムの営業報告書
訪問日時：2026年5月19日（月）10:00〜11:30
訪問先：株式会社DEF（東京都千代田区）
担当者：情報システム部 松本部長、経理部 藤田課長
訪問の目的：クラウド管理システム「XYZ」の提案およびデモ実施

■営業内容
・クラウド管理システム「XYZ」の概要・導入メリットを提案した
・デモ画面を使い、レポート出力機能と権限管理機能を中心に説明した
・松本部長から、他社製品との違いについて質問があり、比較表を用いて回答した

■先方の反応
・レポート出力機能について「月次決算の工数が減りそうだ」と前向きな反応があった
・藤田課長から「現行システムからの移行期間はどれくらいか」と質問があった → 標準的には2〜3ヶ月と回答し、詳細なスケジュール案を改めて送付する旨伝えた

■決定事項
・比較資料と移行スケジュール案を5月23日（金）までにメールで送付する
・6月第1週に追加の質疑対応として2回目の打ち合わせを実施する

■課題
・競合A社も提案中とのこと。価格面とサポート体制での差別化が必要

■次回の予定
2026年6月3日（火）14:00〜 株式会社DEF 同会議室

■所感
松本部長はレポート機能に関心が高く、導入に前向きな印象を受けた。次回の打ち合わせまでに、A社との差別化ポイントを整理した資料を用意したい。
添付資料：提案書、デモ画面キャプチャ

関連記事：商談議事録の書き方を解説！チームを強化し営業成約率を上げる活用方法も

出張報告書

出張報告書には、出張先での業務内容を記載します。

業務内容や成果を会社に伝えたり、同じ現場へ出張する従業員へ情報を共有したりすることが目的です。

出張者も報告書を作成することで業務を振り返り、次回以降の業務や出張に活かせます。

また部署や立場によって、出張の目的は異なります。

営業活動を目的とした出張なら営業報告書、研修を受けるための出張なら研修報告書をもとに、詳細と所感のバランスを決めましょう。

どの出張について報告しているのかわかりやすくするために、日程・訪問先・業務内容について書き忘れないことも大切です。

【フォーマット】

◯年◯月◯日
提出先：　　　　　　　　　　作成者：

◯◯への出張報告書
出張の目的：
日程：
出張先：
出張者：
同行者：

■出張先での業務内容

■成果

■所感

【記入例】

2026年5月20日
提出先：営業部 田中部長　　作成者：営業部 高橋健一

大阪支社および関西エリア顧客3社への出張報告書
出張の目的：関西エリア主要顧客3社への訪問と、大阪支社との情報共有
日程：2026年5月14日（水）〜5月16日（金）
出張先：大阪支社（大阪市北区）、株式会社GHI（大阪市中央区）、株式会社JKL（神戸市中央区）、株式会社MNO（京都市下京区）
出張者：高橋健一
同行者：営業部 山本（5月14日のみ）

■出張先での業務内容
5月14日（水）
・午前：大阪支社にて関西エリアの営業状況について情報共有
・午後：株式会社GHI訪問。契約更新に向けた条件確認と次年度の発注見込みをヒアリング
5月15日（木）
・午前：株式会社JKL訪問。新商品Aのサンプルを持参し、フィードバックを収集
・午後：移動
5月16日（金）
・午前：株式会社MNO訪問。既存契約の運用状況を確認。追加発注の検討依頼を受けた
・午後：帰社

■成果
・GHI社：来期の契約更新について前向きな意向を確認。見積書を5月23日までに送付予定
・JKL社：新商品Aに対して「パッケージのサイズを小型化してほしい」との要望あり。商品企画部に連携済み
・MNO社：追加発注の正式な検討を進める旨の回答を得た。6月上旬に再訪問予定

■所感
3社とも既存の取引関係が良好で、来期以降の取引拡大が見込める状況にある。特にJKL社からの商品改善フィードバックは、他の顧客にも共通する可能性がある。商品企画部との連携を早めに進め、改善版サンプルを準備したい。
添付資料：各社訪問時の議事メモ

プロジェクト報告書

プロジェクト報告書とは、プロジェクトの状況や進捗を報告する書類です。

現在の課題や成果をチームや会社に伝え、今後の対策を練ったり別のプロジェクトへ活かしたりします。

プロジェクトを適切に管理するため、赤字・成功・遅延といった現在の評価や稼働状況について記載することが大切です。

また、作成者や提出先によって、以下のように書き方を変えましょう。

• メンバー：進捗状況や進行に関する問題について手厚く記載する

• マネージャー：目的・課題・コストの管理方法などプロジェクト全体について書く

• お客様向け：結論を示してから、図や数字を活用して簡潔に理由を伝える

実際に報告書を作成する場合は、作成者の立場や提出先に応じて、以下のサンプルの項目や記載するボリュームを変えて活用してください。

【フォーマット】

◯年◯月◯日
提出先：　　　　　　　　　　作成者：

◯◯プロジェクト 進捗（完了）報告書
プロジェクト名：
稼働状況：
評価：
開発期間：
予算：

■プロジェクトの概要

■成果

■課題・次回への対策

■メンバー（リーダー）の所見

【記入例】

2026年5月20日
提出先：情報システム部 渡辺部長　　作成者：情報システム部 木村翔太

社内ポータルサイトリニューアルプロジェクト 進捗報告書
プロジェクト名：社内ポータルサイトリニューアル
稼働状況：進行中（開発フェーズ2/3完了）
評価：おおむね予定通り
開発期間：2026年3月〜2026年7月（予定）
予算：500万円（現時点の消化率55%）

■プロジェクトの概要
老朽化した社内ポータルサイトをリニューアルし、全社員がスマートフォンからもアクセスできる環境を構築する

■成果
・フェーズ1（要件定義）：完了。全部署の要望を集約し、画面仕様書を確定
・フェーズ2（デザイン・基本設計）：完了。モバイル対応のUI設計が承認済み
・フェーズ3（実装）：6月1日より開始予定

■課題
・人事部から追加要望（社内アンケート機能の搭載）が出ており、スケジュールへの影響を精査中
・追加要望を受け入れる場合、リリースが2週間遅延する見込み

■次回への対策
・追加要望の優先度を人事部と5月26日に協議し、対応可否を判断する
・遅延リスクが確定した場合は、フェーズ3の並行作業体制を検討する

■リーダーの所見
フェーズ2まではスケジュール通りに進行しており、品質面も問題ない。追加要望への対応可否が今後の進行に大きく影響するため、早期の意思決定をお願いしたい。

トラブル報告書

トラブル報告書は、業務中に発生したミスやトラブルに関する経緯や状況を関係者に伝える書類です。

上司や取引先などに対し、未解決の問題について報告するときに作成します。

作成する際はトラブルの状況についてわかりやすいように、時系列に沿って作成することが大切です。

社内向けと社外向けでは、書き分けが必要です。社内向けは原因調査や再発防止策の詳細を厚めに書きます。

取引先などへの社外向け（経緯報告書）では、事実関係と謝罪、今後の対応を簡潔に伝えることを優先しましょう。社内の調査プロセスの詳細まで踏み込みすぎないことも大切です。

以下のサンプルを参考に、問題の影響する範囲によって社内向け・社外向けと作り分けてみてください。

【フォーマット】

◯年◯月◯日
提出先：　　　　　　　　　　作成者：

◯◯に関するトラブル報告書
発生日時：
発生場所：

■トラブル内容

■経緯

■現状

■原因

■対策

【記入例】

2026年5月20日
提出先：品質管理部 伊藤部長　　作成者：カスタマーサポート部 加藤美咲

商品Aの品質不良に関するトラブル報告書
発生日時：2026年5月16日（金）14:00
発生場所：株式会社PQR（東京都港区）

■トラブル内容
顧客（株式会社PQR）から「納品された商品A（ロット番号：L2026-0512）の外装に傷がある」との連絡を受けた

■経緯（時系列）
5月16日 14:00　顧客から電話で第一報を受領
5月16日 14:30　カスタマーサポート部 加藤が状況の詳細をヒアリング → 外装10個中3個に擦り傷を確認（顧客から写真を受領済み）
5月16日 15:00　品質管理部 伊藤部長に報告。原因調査を依頼
5月16日 16:00　物流倉庫に該当ロットの在庫を確認。同ロットの別商品にも同様の傷を確認
5月19日 10:00　品質管理部の調査により、梱包工程での緩衝材不足が原因と判明
5月19日 14:00　顧客に原因と対策を報告。代替品を5月21日に発送する旨を伝えた

■現状
・顧客には代替品の発送日程を伝達済み
・該当ロットの出荷を一時停止し、全数検品を実施中

■原因
梱包工程において、5月12日のライン変更後に緩衝材のサイズ設定が更新されておらず、商品と箱の間に隙間が生じた状態で出荷されていた

■対策
・即時対応：該当ロットの全数検品を5月20日中に完了させる
・恒久対応：ライン変更時のチェックリストに「緩衝材サイズの再設定」の項目を追加する
・再発防止：梱包工程の変更管理手順書を改訂し、5月30日までに関係者へ周知する

報告書を書く際のポイント

報告書を書く際は、以下6つのポイントを重視しましょう。

• 適宜見出しを入れる

• 簡潔に記述する

• 読み手を意識する

• 事実と意見を区別する

• 報告書の種類に応じて時系列で書く

• 見栄えにも気を払う

報告書を書き慣れていない方でも、ポイントを押さえて書けば読み手にとってわかりやすいものを作成できます。

簡潔な報告書を作成したい方は、今回紹介するテクニックを実践してみてください。

関連記事：上司への報告の仕方6選｜評価が上がるコツと例文を紹介

適宜見出しを入れる

詳細部分に限らず、報告書には適宜見出しを入れるようにしましょう。

見出しを入れると内容が整理できるので、何が書かれているのかを一目で把握できるようになります。

文量が多い報告書ほど、見出しが有効です。

同じ内容であれば、1つの見出しにまとめると読みやすくなるでしょう。

見出しをつける際は、結論や要約を10〜20字程度で短くまとめた文章を書くとわかりやすくなります。

また見出しの行末を揃えると、統一感が出ます。

簡潔に記述する

報告書は冗長な表現を避け、簡潔に書きましょう。

冗長な表現とは、無駄が多く長い表現方法を指します。

シンプルな記述のほうが、必要な情報を的確に伝えられます。

以下のような表現は冗長なので、省略して文章をすっきりさせましょう。

冗長表現は修正の方法がわかれば、簡単になくせます。

報告書を書くときは、省略できる言葉がないか確認しましょう。

読み手を意識する

報告書は「自分が書きたいこと」ではなく「読み手が知りたいこと」を伝えるための文書です。読み手の立場や役職によって、必要な情報量や重視すべきポイントは異なります。

たとえば、直属の上司に提出する場合は、現場の前提を共有できているため、結論・課題・次のアクションを簡潔にまとめることが重要です。

一方、経営層に提出する場合は、事業への影響や判断材料を中心に整理し、必要に応じて詳細資料を添付しましょう。

また、社外向けの報告書では、社内で通じる略語や専門用語を避け、一般的な表現に言い換える必要があります。謝罪や改善策の提示を伴う場合は、事実の正確性だけでなく、文面のトーンにも配慮しましょう。

読み手ごとの書き分けの目安は、以下のとおりです。

忙しい読み手にも伝わりやすくするには、冒頭で「結果」と「次に何をすべきか」を示し、そのあとに詳細を補足する流れで書きましょう。

事実と意見を区別する

報告書では、事実と意見を区別して情報をまとめましょう。

事実と意見が混ざると読みにくくなり、自分と読み手の認識がすれ違う原因になります。

表題・概要・詳細には事実を記載し、意見や感想を書くときは所見・所感の項目を作りましょう。

【NG例】

展示会には100人が来場したが、やや少ない印象だった。新商品への関心は高いと感じた。

「少ない印象」「高いと感じた」が事実に混ざっており、読み手の判断を妨げています。

【OK例】

【詳細】展示会には100人が来場した（前年同月比85%）。新商品Aに関する問い合わせは32件で、全体の約3割を占めた。
【所感】来場者数は前年を下回ったが、新商品Aへの問い合わせ比率は昨年の2倍に増えた。次回は新商品Aに絞ったブース構成を検討したい。

事実に基づいた部分と、自分の見解や感想を混同しないように注意してください。

事実を書く際は「100人」「32件」「前年比85%」のように数字を入れると、読み手が客観的に状況を判断できます。

断定的に書くことも大切です。「〜と思われます」「〜のようです」といった曖昧な表現は避けるか、所見・所感で使いましょう。

報告書の種類に応じて時系列で書く

トラブル報告書や経緯報告書のように「いつ何が起きたか」の順序が重要な報告書は、時系列で記載するのが基本です。

時系列で書く際は、以下の3点を意識しましょう。

• 各項目の冒頭に「○月○日 ○時○分」のように日時を入れる

• 「発生→初動対応→原因調査→改善策→現在の状況」の順番で整理する

• 同じ日に複数の出来事があった場合は、箇条書きで時間順に並べる

【時系列の記載例】

○月○日 14:00　顧客から「商品Aに不具合がある」と電話で連絡を受ける
○月○日 14:30　担当者が現場へ訪問し状況を確認
○月○日 16:00　技術部に調査を依頼
翌日 10:00　技術部の調査により○○が原因と判明
翌日 14:00　対策品の手配を開始し、顧客に報告

一方で、営業報告書や研修報告書のように「結果と所感」がメインの報告書では、時系列よりも結論ファーストで書くほうが読みやすくなります。

報告書の種類に応じて、時系列と結論ファーストを使い分けましょう。

見栄えにも気を払う

読みやすい報告書は、実は見栄えがよいという共通点があります。

一目見たときに資料が美しいと、忙しい上司やお客様も「読みやすそう」と評価するでしょう。

以下の点を整えると、読み手が要点を把握しやすくなります。

• 見出しの階層をそろえる

• 箇条書きで要点を整理する

• 1文を長くしすぎない

• 表やリストを使って数値を比較しやすくする

• 余白を入れて情報のまとまりを明確にする

• 添付資料がある場合は本文中で参照先を示す

わかりやすい報告書を書くためのフレームワーク

わかりやすい報告書を書くためには、以下のようなフレームワークの活用がおすすめです。

• 5W1H

• PREP法

フレームワークを活用することで、書くべき情報を判断しやすくなります。

読み手も理解しやすい構成になるので、評価アップにもつながるでしょう。

報告書の内容に応じて、今回紹介するフレームワークを使い分けてみてください。

5W1H

5W1Hは、報告の基本となるフレームワークです。

以下の英単語の頭文字と数から、5W1Hと略して呼ばれています。

• Who：誰が

• What：何を

• When：いつ

• Where：どこで

• Why：なぜ

• How：どのように

5W1Hを漏れなく書くと、具体的でわかりやすく書けます。

なお、報告書の種類によっては、以下の2つを加えた6W3Hで記載するとより伝わりやすいでしょう。

• Whom：誰に・誰と

• How much：いくら

• How many：どれくらいの量

報告書を作成する際は5W1Hを基本に、目的やシーンに応じてアレンジしたり、他のフレームワークと組み合わせたりしてみてください。

PREP法

PREP法は、論理的な構成を作るためのフレームワークです。

以下の流れで伝えることで、説得力があるわかりやすい報告書を作成できます。

• Point：結論

• Reason：理由

• Example：具体例

• Point：結論

PREP法では最初に結論を述べ、その結論に至った理由を記載します。

事例・データによる具体例で結論を補強し、改めて結論を繰り返すことで、伝えたい情報が印象に残る点が特徴です。

PREP法で再度ポイントを強調すれば、読み手にとってわかりやすい文章を作成できるでしょう。

フレームワークに沿って内容を考えていけば、報告書の作成に慣れていない方でも容易に文章を書き上げられます。

録音データとAIで報告書作成を時短する方法

フレームワークを使えば書く内容は整理できますが、報告書の作成自体に時間がかかっているという方も多いでしょう。

ここでは、会議や商談の録音データとAIを組み合わせて、報告書の作成時間を短縮する方法を紹介します。

録音から報告書のたたき台を作る3ステップ

報告書は白紙から書き始めるものと思われがちですが、会議や商談の音声が残っていれば、話した内容を整理するだけで下書きが完成します。

具体的な手順は、以下の3ステップです。

1. 報告書のもとになる会議・商談・出張報告の場面を録音する

2. AI文字起こしツールで、録音データを全文テキスト化する

3. 文字起こしをもとに、報告書の項目（概要・決定事項・課題・所感の材料）に合わせて要約を出力する

たとえば建設業では、定例会議の内容を、あらかじめ指定したフォーマットの報告書として自動出力する使い方が広がっています。

清水建設株式会社東北支店では、会議の音声を全て聴いて手打ちで定例会議のシートに記入していた作業を、カスタムテンプレートによる自動要約と微修正の流れに変えました。以前は何時間もかかっていた作業が効率化されています。

関連記事："現場の声"から始まった変革 ― 清水建設が語る、AI導入で見えた新たな可能性｜清水建設株式会社東北支店様

会話の内容をそのまま報告書の形式に流し込めれば、報告書は「書く」作業ではなく「話した内容を整理する」作業に変わります。書く時間そのものを減らしたい方は、こうした発想の転換も選択肢の一つです。

AIで時短するときの注意点

AIを活用して報告書を作成する際は、以下の2点に注意しましょう。

• AIの出力は必ず事実確認する：AIによる要約は便利な反面、数値や固有名詞を誤って認識・要約する可能性があります。提出前に音声とテキストを照合し、内容が正しいか確認しましょう

• 機密情報・個人情報の扱いを確認する：会議や商談には社外秘の情報が含まれることも多いため、利用するAIツールがデータを学習に利用しないか、保管場所はどこかなど、社内規程に沿って選定しましょう

関連記事：ビジネスにおける事実確認とは？必要な場面や具体的な方法も詳しく解説！

たとえば『Rimo Voice』では、会議終了後わずか5〜10分で文字起こしと要約が完了します。音声・動画・文字起こし・要約をひとつの画面で相互参照できるため、該当箇所をクリックして発言内容をその場で確認できます。

参考：Rimo Voiceの特徴・機能一覧 | AI議事録

データはAIの学習に利用しない設定になっており、SalesforceやMicrosoft Dynamics 365とのCRM連携にも対応しています。

参考：AI議事録「Rimo Voice」、SalesforceおよびMicrosoft Dynamics 365との連携機能を正式リリース

報告書提出前のチェックポイント

報告書は作成して終わりではありません。提出までが業務に含まれます。

提出前に、以下のチェックポイントを確認しましょう。

• データや情報は正確か

• 誤字脱字はないか

• 専門用語を多用していないか

• 語尾は統一されているか

• 引用元や参照先は正確か

読みやすく正確な報告書を提出したい方は、ぜひ実践してみてください。

データや情報は正確か

報告書を提出する前に、データや情報は正確か確認しましょう。

説得力を出すために、数値・日時・人名・話者の意思などを正確に記す必要があります。

自分で勝手に解釈して、事実誤認しないように注意しましょう。

誤った情報を記載してしまうと信頼を失ったり、大きなトラブルに発展したりする恐れがあるため、入念な確認が必要です。

心配な場合は、上司や顧客に提出する前に第三者にチェックしてもらうのも手段のひとつです。

なお、会議や商談の録音データをもとに報告書を作成する場合は、テキストと音声を照合できるツールを使うと事実確認がしやすくなります。詳しくは前述の「録音データとAIで報告書作成を時短する方法」を参照してください。

誤字脱字はないか

誤字脱字があると読みにくくなるので、事前に誤りがないかチェックしましょう。

データや情報が合っていても、誤字脱字によって誤った解釈に繋がる可能性があります。

特に決裁・決済（けっさい）や、精算・清算（せいさん）など、読み方が同じ漢字に注意しましょう。

句読点の重複「、、」「。。」なども、よくある誤字のパターンです。

「起こる」を「起る」のように、送り仮名の間違いもよく見られます。

簡単に誤字脱字を発見したい方は、音読やチェックツールの活用がおすすめです。

専門用語を多用していないか

報告書の提出前に、専門用語を多用していないか、噛み砕ける文章はないかチェックしましょう。

専門用語が多いと、読み手は理解しにくくなります。

読み手の前提知識に合わせて、専門用語を使うか決めましょう。

たとえば社内や同業界の取引先は業界用語を理解できますが、業界が異なる取引先にはわかりにくく、単語を調べる手間が発生します。

報告書を作成する際は中学生が読んでも理解できる文章にすると、正確な情報を伝えられます。

語尾は統一されているか

報告書を作成したら、語尾が統一されているかも確認しましょう。

語尾の「です・ます調」「だ・である調」が混同していると、読みにくくなります。

報告書を書き終えたら、語尾が混同していないかチェックしてください。

なお、「です・ます調」は丁寧な雰囲気を与えられるメリットと、文章が長くなりやすいデメリットがあります。

「だ・である調」は硬い印象になりますが、短い文章で説得力を出せる点が魅力です。

提出先に応じて、語尾を使い分けましょう。

引用元や参照先は正確か

報告書に数値データや外部の情報を記載する場合は、引用元や参照先が正しいか確認しましょう。

出典が曖昧だったり、根拠のない情報を載せたりすると、報告書全体の信頼性が下がります。

特に社内の業務報告書では、以下のような形で出所を明記するとわかりやすくなります。

• 社内資料の場合：「○○部 2026年第1四半期レポート P.5より」

• 外部データの場合：「総務省『令和7年版 情報通信白書』より」

• 会議の発言内容の場合：「5月15日の定例会議における○○部長の発言」

なお、インターネット上の情報を参照する際は、Wikipedia・まとめサイトなど匿名で作成されたページは避けてください。

官公庁のデータや業界団体の調査レポートなど、信頼性の高い一次情報を使いましょう。

報告書の書き方に関するよくある質問

報告書の書き方について、よくある質問にお答えします。

Q. 報告書の書き出しはどう書けばいいですか？

書面で提出する場合は、概要の前に「記」と中央に書き、その下に「表題の件につきまして、下記のとおりご報告いたします。」と書き出すのが一般的な作法です。

メールやチャットで提出する場合は、この形式にこだわらず、表題と概要から書き始めても問題ありません。

Q. 所見・所感には何を書けばいいですか？

所見・所感は、事実に対する感想を書く欄ではありません。

詳細で示した事実をもとに「何を考え、次にどうするのか」を、事実→考察→次の行動の3点セットで書きましょう。感想文にならないよう、詳細部分に書いた事実と結びつけて記載することが大切です。

Q. 報告書はA4用紙1枚にまとめるべきですか？

読み手と目的によって異なります。

直属の上司には概要と詳細をA4・1〜2枚程度、経営層には概要中心のA4・1枚以内にまとめ、必要に応じて詳細資料を添付するとよいでしょう。社外向けは概要・詳細・添付資料をセットで用意するのが基本です。

Q. 報告書の作成にAIを使ってもいいですか？

多くの職場で問題なく活用できますが、社内規程で情報の取り扱いルールが定められている場合は、それに従いましょう。

AIの出力をそのまま提出せず、必ず事実確認をしてから使うことも大切です。

関連記事：要約レポートの書き方5STEP【例文あり】書き出しや終わり方のコツ・注意点も解説

まとめ：報告書の書き方をマスターして業務効率を上げよう

わかりやすい報告書を書くには「表題・概要・詳細・所見」の基本構成を守り、読み手が求める情報を簡潔にまとめることが大切です。

まず報告書の目的を明確にしてから、客観的な事実を収集し、構成を組み立てましょう。

事実と意見を明確に区別し、結論を先に書くことで、忙しい上司にも伝わる報告書になります。

種類ごとに求められる項目や所感の比重は異なるため、本記事で紹介したフォーマットや記入例を参考に、自分の状況に合った書き方を選んでみてください。

書く時間そのものを減らしたい場合は、録音データとAIを組み合わせた時短の方法も、ぜひ選択肢に加えてみてください。