報告書の提出を依頼されたものの、書き方がわからず困っている方は多くいるでしょう。
ビジネスのさまざまな場面・タイミングで書く報告書は、基本構成と書き方のコツを押さえればわかりやすく作成できます。
読みやすい報告書を提出できると、成果を自然にアピールできるので評価が上がったり、適切な進捗報告により信頼されたりするでしょう。
本記事では、報告書の正しい書き方・基本構成・ポイントを解説します。
仕事を円滑に進めたい方は、最後まで読んでみてください。
報告書の書き方5ステップ
報告書は、以下の5ステップで作成します。
報告書の目的を明確にする
書くべき情報を収集する
報告書の構成を決める
報告書を作成する
見直してから提出する
適当に書き始めると、何を書けばよいか途中でわからなくなることも少なくありません。
スムーズにわかりやすい報告書を作成するためにも、基本的な手順や流れを把握しておきましょう。
①報告書の目的を明確にする
報告書を書くときは、まず目的を明確にしましょう。
簡単に書いてすぐに報告する必要があるのか、細かい部分まで丁寧に報告する必要があるのかによって、文字数や構成が変わります。
報告書は自分が伝えたいことではなく、相手が知りたいことを記載することが大切です。
事前に目的を確認しておけば、余分な情報がないシンプルでわかりやすい報告書を作成できるでしょう。
また報告した結果、相手に判断を求める場合は所見・所感も記載します。
目的や報告相手によって所見・所感の有無も異なるため、最初に確認しておきましょう。
②書くべき情報を収集する
報告の目的が明確になったら、書くべき情報を収集しましょう。
現場にいない方へ情報を伝えるためにも、相手が必要とする情報を集めます。
感想や推測などの不明確な情報が混ざらないように、客観的で正確なデータを集めることが重要です。
メモ・資料・録音データなどをもとに、書くべき内容を整理しましょう。
なお、録音データを使う場合は録音したままの状態ではなく、文字起こしが必要です。
手動で文字起こしを行う場合は、以下の記事も参考にしてみてください。
関連記事：文字起こしはやり方次第で早くなる！効率的にできるコツを徹底解説します
なお、録音データを文字起こししてくれるツールを使うと、手打ちするよりも効率的に情報を整理できます。
例えば、『Rimo Voice』なら1時間の会議を5分程度で文字起こしできるため、業務の時短をかなえられます。
文字起こしとあわせて要約も生成でき、簡単に現場の状況を文章化できます。
また、出力された文字起こしや要約のテキストをクリックすると該当する音声を再生できる機能もあり、自力で探す手間を省ける点も魅力です。
無料トライアルもあるので、録音データを利用する方はぜひ検討してみてください。
③報告書の構成を決める
報告書を書くために必要な情報が集まったら、構成を決めましょう。
職場によっては既定のフォーマットが用意されているため、事前に確認しておくことがおすすめです。
フォーマットが決まっていない場合は、一般的な「表題・概要・詳細」の構成で作成しましょう。
表題・概要・詳細は、表題を頂点としたピラミッド構造で構成されます。
ピラミッドの下へ行くほど詳細になり、下から上に行くほど要約されるイメージです。
そのため、簡潔な報告書の作成が苦手な方は、詳細・概要・表題と徐々に要約する順番で書き始めるとよいでしょう。
なお、構成のバランスは目的や報告相手によって調整してください。
④報告書を作成する
構成が完成すると、報告書の作成に進みます。
表題・概要・詳細のなかで、書きやすいところから手をつけましょう。
どこが書きやすいかわからない方は、まず詳細を書き始めることがおすすめです。
詳細に本文を書くことで、何を伝えたいのかを明確にできます。
また文章の量に応じて、見出しを設定することも重要です。
見出し・小見出しを設定すると、簡単な要約を見てから本文を読めるので、伝わりやすくなります。
なお、表題・見出しは基本的に、結論を書くようにしましょう。
具体的な結論を一文にまとめることで、どんな報告書なのか、どんな内容なのか読み手がすぐに理解できます。
⑤見直してから提出する
報告書を作成したら、見直してから提出しましょう。
作成後すぐに提出すると、ミスがあり読みづらくなる可能性があります。
確認が苦手な方は、紙に印刷してチェックしたり、音読して見直したりするとよいでしょう。
実際に、英文学者のマーシャル・マクルーハンは目に入る光の違いから、PC画面で見るより紙面で確認したほうが間違いに気付きやすいと主張しています。
また音読することで、目だけでなく耳でもチェックできるので、誤字脱字やわかりにくい文章を見つけやすくなります。
丁寧に推敲して文章に問題がなくなったら、提出してください。
報告書の基本構成と書き方
報告書の基本構成と書き方は、一般的に「表題・概要・詳細」の3層構造です。
ビジネスシーンによっては、「所見・所感」がある場合もあります。
本章では以下の観点から、報告書の基本構成と書き方について解説します。
表題：報告書の題名
概要：報告書の要約部分
詳細：報告書の本文部分
所見・所感
書き始めで困らないためにも、報告書の基本的な構成やフォーマットを確認しましょう。
表題：報告書の題名
読み手が最初に読む表題には、報告書の題名を記載します。
報告書の主題を一目で把握できるように、わかりやすい表題をつけることが重要です。
報告の目的・日付・商品名・取引先名など、具体的な数字やキーワードを入れると読みやすくなるうえに、読み手が優先順位を判断できます。
たとえば、「営業活動に関する報告」よりも「2024年度 第2四半期 営業活動報告」・「セミナー参加報告」よりも、「第8回 マーケティングセミナー 参加報告」のほうがわかりやすいでしょう。
表題の最初に日付や「第○回」とつければ、書類の取り違えも防げます。
概要：報告書の要約部分
概要では主要なポイントを簡潔に説明し、報告書を要約する部分です。
読み手が報告書の全体像を把握できるように、内容の骨子を分かりやすくまとめることが重要です。
報告書全体のボリュームによっても異なりますが、一般的には1〜3文程度にまとめます。
人間が1度に理解しやすい文量は40〜50字程度なので、文字数が多くなりすぎないように注意してください。
箇条書きを活用することもおすすめです。
なお、書面で報告書を提出する場合は、概要の前に「記」と中央へ書く傾向があります。
「記」の下に「表題の件につきまして、下記のとおりご報告いたします。」と記載してから、概要・詳細を書くようにしましょう。
詳細：報告書の本文部分
詳細は報告書の本文部分にあたるため、概要で示した内容について詳しく書きましょう。
現場を知らない読み手にも状況が伝わるように、客観的な事実関係・データ・具体的な分析結果などを盛り込みましょう。
数字や具体的な名前を書くことで、読者に十分な情報を提供できます。
伝えたい情報が複数ある場合は、見出しをわけるとよいでしょう。
また自分の考えや推測を記載するスペースではなく、事実を伝える部分だと認識することも大切です。
相手の目線に立って、わかりにくい専門用語は噛み砕いて書きましょう。
所見・所感
所見・所感は、報告書の最後に記載する自身の感想・示唆・提言などです。
「営業報告書」「セミナー参加報告書」など社内向けの報告書では、意欲や達成状況を見るために書く傾向があります。
単なる要約ではなく、報告者自身の考察について書きます。
主観的な情報・今後の予定・数値化が難しい情報など、不確実なものはすべて所見・所感に記載してください。
添付資料があるときは、所見・所感のあとに書きます。
なお、所見・所感が書き終わったら「以上」で報告書を締めます。
所見・所感がない場合は、詳細部分に「以上」と書いてください。
報告書を書く際のポイント
報告書を書く際は、以下5つのポイントを重視しましょう。
適宜見出しを入れる
簡潔に記述する
読み手を意識する
事実と意見を区別する
見栄えにも気を払う
報告書を書き慣れていない方でも、ポイントを抑えて書けば読み手にとってわかりやすいものを作成できます。
簡潔な報告書を作成したい方は、今回紹介するテクニックを実践してみてください。
適宜見出しを入れる
詳細部分に限らず、報告書には適宜見出しを入れるようにしましょう。
見出しを入れると内容が整理できるので、何が書かれているのかを一目で把握できるようになります。
文量が多い報告書ほど、見出しが有効です。
同じ内容であれば、1つの見出しにまとめると読みやすくなるでしょう。
見出しをつける際は、結論や要約を10〜20字程度で短くまとめた文章を書くとわかりやすくなります。
また見出しの行末を揃えると、統一感が出ます。
簡潔に記述する
報告書は冗長な表現を避け、簡潔に書きましょう。
冗長な表現とは、無駄が多く長い表現方法を指します。
シンプルな記述のほうが、必要な情報を的確に伝えられます。
以下のような表現は冗長なので、省略して文章をすっきりさせましょう。
冗長な表現 | 改善案 |
〜することができます。 | 〜できます。 |
〜ということになります。 | 〜になります。 |
「各部署ごとに」のような重複 | 「各部署に」「部署ごとに」と表現方法をどちらか一方にする |
助詞の連続 | 「〜の」を「〜に関する」のように、助詞を別の表現に言い換える |
接続詞が多すぎる | 「そして」「また」「そこで」など、なくても伝わる接続詞を省略する |
二重敬語 | 敬語を重ねない |
「〜できないわけではない」のような二重否定 | 「〜できる場合がある」「〜できるかもしれない」などシンプルな肯定文にする |
冗長表現は修正の方法がわかれば、簡単になくせます。
報告書を書くときは、省略できる言葉がないか確認しましょう。
読み手を意識する
立場によって使用する語彙や情報量が異なるため、読み手にとってわかりやすい言葉を選びましょう。
たとえば社内向けであれば自社でのみ通用する言葉を使えますが、社外向けでは一般的なワードに言い換える必要があります。
現場を知っている上司が読むなら簡潔に書き、社長や役員などのトップに対しては現場の状況・契約内容などの前提も記載します。
また読み手が変われば、報告書の目的も異なるでしょう。
どのような読み手に対して、何を目的に報告書を出すのか意識して文章を考えることが重要です。
事実と意見を区別する
報告書では、事実と意見を区別して情報をまとめましょう。
事実と意見が混ざると読みにくくなり、自分と読み手の認識がすれ違う原因になります。
表題・概要・詳細には事実を記載し、意見や感想を書くときは所見・所感の項目を作りましょう。
事実に基づいた部分と、自分の見解や感想を混同しないように注意してください。
また事実を書くときは、数字や具体例を出すとより説得力が増します。
断定的に書くことも大切です。「〜と思われます」「〜のようです」といった曖昧な表現は避けるか、所見・所感で使いましょう。
見栄えにも気を払う
読みやすい報告書は、実は見栄えがよいという共通点があります。
一目見たときに資料が美しいと、忙しい上司やお客様も「読みやすそう」と評価するでしょう。
見栄えへの配慮がある報告書は、内容も確かと判断される傾向があります。
報告書の見栄えは、まずレイアウトが整っているかで決まります。
文の長さや文頭をそろえて、資料の統一感を出しましょう。
見出しや内容のまとまりごとに、余白を作ることも大切です。
文字数が多くなる場合は無理に1枚へ詰め込まず、ページを増やすことも検討しましょう。
わかりやすい報告書を書くためのフレームワーク
わかりやすい報告書を書くためには、以下のようなフレームワークの活用がおすすめです。
5W1H
PREP法
フレームワークを活用することで、書くべき情報を判断しやすくなります。
読み手も理解しやすい構成になるので、評価アップにもつながるでしょう。
報告書の内容に応じて、今回紹介するフレームワークを使い分けてみてください。
5W1H
5W1Hは、報告の基本となるフレームワークです。
以下の英単語の頭文字と数から、5W1Hと略して呼ばれています。
Who：誰が
What：何を
When：いつ
Where：どこで
Why：なぜ
How：どのように
5W1Hを漏れなく書くと、具体的でわかりやすく書けます。
なお、報告書の種類によっては、以下の2つを加えた6W3Hで記載するとより伝わりやすいでしょう。
Whom：誰に・誰と
How much：いくら
How many：どれくらいの量
報告書を作成する際は5W1Hを基本に、目的やシーンに応じてアレンジしたり、他のフレームワークと組み合わせたりしてみてください。
PREP法
PREP法は、論理的な構成を作るためのフレームワークです。
以下の流れで伝えることで、説得力があるわかりやすい報告書を作成できます。
Point：結論
Reason：理由
Example：具体例
Point：結論
PREP法では最初に結論を述べ、その結論に至った理由を記載します。
事例・データによる具体例で結論を補強し、改めて結論を繰り返すことで、伝えたい情報が印象に残る点が特徴です。
PREP法で再度ポイントを強調すれば、読み手にとってわかりやすい文章を作成できるでしょう。
フレームワークに沿って内容を考えていけば、報告書の作成に慣れていない方でも容易に文章を書き上げられます。
報告書の種類と例文
報告書には複数の種類があり、それぞれ目的や書くべき内容は異なります。
提出を求められやすい以下の報告書について、作成の目的・おすすめの構成・必要な項目を紹介します。
会議の報告書
研修やセミナーの報告書
営業報告書
出張報告書
プロジェクト報告書
トラブル報告書
効率的に報告書を作成するためにも、どのような種類があるか、例文とあわせて確認しましょう。
報告書を書き慣れていない方は、まず今回紹介するテンプレートに沿って書くこともおすすめです。
会議の報告書
会議の報告書は、会議で話した内容・提出された案・次回の会議などについて記載する報告書です。
参加できない方に対して、話し合いや決定の内容を伝える目的で作成されます。
また次の会議につなげるために、議論の内容や決定事項を記録する目的もあります。
作成する際は、以下のサンプルを参考にしてみてください。
◯年◯月◯日 提出先 作成者 ◯◯会議 報告書 開催日時： 開催場所： 出席者： ・議題 ・会議の内容 ・決定事項 ・課題 ・次回会議の予定 ・備考 |
研修やセミナーの報告書
研修やセミナーの報告書は、何を学んだのか、学びを業務にどう活かすのかを確認するために作成します。
上長に提出する際は自身の成長について記載し、開催者へ出す場合は理解度を伝えて次回の研修に活かすことが目的です。
そのため提出先を問わず、研修やセミナーの報告書では所感を厚めに書くことが求められます。
研修やセミナーで受け取った資料があれば、添付することもおすすめです。
記載する項目は、以下のフォーマットを参考にしてください。
◯年◯月◯日 提出先 作成者 ◯◯研修への参加報告書 研修名 研修日時： 開催場所： 講師： 対象者： 研修の目的 ・研修の内容 ・所感 |
営業報告書
営業報告書は、営業活動の状況をチームメンバーや上長に伝えるための報告書です。
進捗や成果を共有して、営業活動の効率的な進め方を模索したり、評価に役立てたりします。
上長は営業担当者へアドバイスや指示を出せますし、営業担当者は自分の業務について客観的に振り返られるメリットがあります。
以下のフォーマットに記載した項目を書くだけでなく、営業先へ提出した資料も添付して提出するようにしましょう。
◯年◯月◯日 提出先 作成者 ◯月◯日（◯） A社における◯◯サービスの営業報告書 訪問日時： 訪問先： 担当者： 訪問の目的： ・営業内容 ・決定事項 ・課題 ・所感 |
出張報告書
出張報告書には、出張先での業務内容を記載します。
業務内容や成果を会社に伝えたり、同じ現場へ出張する従業員へ情報を共有したりすることが目的です。
出張者も報告書を作成することで業務を振り返り、次回以降の業務や出張に活かせます。
また部署や立場によって、出張の目的は異なります。
営業活動を目的とした出張なら営業報告書、研修を受けるための出張なら研修報告書をもとに、詳細と所感のバランスを決めましょう。
どの出張について報告しているのかわかりやすくするために、日程・訪問先・業務内容について書き忘れないことも大切です。
◯年◯月◯日 提出先 作成者 ◯◯への出張報告書 出張の目的： 日程： 出張先： 出張者： 同行者： ・出張先での業務内容 ・成果 ・所感 |
プロジェクト報告書
プロジェクト報告書とは、プロジェクトの状況や進捗を報告する書類です。
現在の課題や成果をチームや会社に伝え、今後の対策を練ったり別のプロジェクトへ活かしたりします。
プロジェクトを適切に管理するため、赤字・成功・遅延といった現在の評価や稼働状況について記載することが大切です。
また、作成者や提出先によって、以下のように書き方を変えましょう。
メンバー：進捗状況や信仰に関する問題について手厚く記載する
マネージャー：目的・課題・コストの管理方法などプロジェクト全体について書く
お客様向け：結論を示してから、図や数字を活用して簡潔に理由を伝える
実際に報告書を作成する場合は、作成者の立場や提出先に応じて、以下のサンプルの項目や記載するボリュームを変えて活用してください。
◯年◯月◯日 提出先 作成者 ◯◯プロジェクト 進捗（完了）報告書 プロジェクト名： 稼働状況： 評価： 開発期間： 予算： ・プロジェクトの概要 ・成果 ・課題 ・次回への対策 ・メンバー（リーダー）の所見 |
トラブル報告書
トラブル報告書は、業務中に発生したミスやトラブルに関する経緯や状況を関係者に伝える書類です。
上司や取引先などに対し、未解決の問題について報告するときに作成します。
作成する際はトラブルの状況についてわかりやすいように、時系列に沿って作成することが大切です。
以下のサンプルを参考に、問題の影響する範囲によって社内向け・社外向けと作り分けてみてください。
◯年◯月◯日 提出先 作成者 ◯◯に関するトラブル報告書 発生日時： 発生場所： ・トラブル内容 ・経緯 ・現状 ・原因 ・対策 |
報告書提出前のチェックポイント
報告書は作成して終わりではありません。提出までが業務に含まれます。
提出前に、以下のチェックポイントを確認しましょう。
データや情報は正確か
誤字脱字はないか
専門用語を多用していないか
語尾は統一されているか
引用元や参照先は正確か
報告書の書き方で評価を高めたい方は、ぜひ実践してみてください。
データや情報は正確か
報告書を提出する前に、データや情報は正確か確認しましょう。
説得力を出すために、数値・日時・人名・話者の意思などを正確に記す必要があります。
自分で勝手に解釈して、事実誤認しないように注意しましょう。
誤った情報を記載してしまうと信頼を失ったり、大きなトラブルに発展したりする恐れがあるため、入念な確認が必要です。
心配な場合は、上司や顧客に提出する前に第三者にチェックしてもらうのも手段のひとつです。
誤字脱字はないか
誤字脱字があると読みにくくなるので、事前に誤りがないかチェックしましょう。
データや情報が合っていても、誤字脱字によって誤った解釈に繋がる可能性があります。
特に決裁・決済（けっさい）や、精算・清算（せいさん）など、読み方が同じ漢字に注意しましょう。
句読点の重複「、、」「。。」なども、よくある誤字のパターンです。
「起こる」を「起る」のように、送り仮名の間違いもよく見られます。
簡単に誤字脱字を発見したい方は、音読やチェックツールの活用がおすすめです。
専門用語を多用していないか
報告書の提出前に、専門用語を多用していないか、噛み砕ける文章はないかチェックしましょう。
専門用語が多いと、読み手は理解しにくくなります。
読み手の前提知識に合わせて、専門用語を使うか決めましょう。
たとえば社内や同業界の取引先は業界用語を理解できますが、業界が異なる取引先にはわかりにくく、単語を調べる手間が発生します。
報告書を作成する際は中学生が読んでも理解できる文章にすると、正確な情報を伝えられます。
語尾は統一されているか
報告書を作成したら、語尾が統一されているかも確認しましょう。
語尾の「です・ます調」「だ・である調」が混同していると、読みにくくなります。
報告書を書き終えたら、語尾が混同していないかチェックしてください。
なお、「です・ます調」は丁寧な雰囲気を与えられるメリットと、文章が長くなりやすいデメリットがあります。
「だ・である調」は硬い印象になりますが、短い文章で説得力を出せる点が魅力です。
提出先に応じて、語尾を使い分けましょう。
引用元や参照先は正確か
資料から引用・参照している場合は、引用元や参照先が正確かチェックしましょう。
出典が誤っていたり、根拠のない情報を引用していたりすると信頼されません。
特にWikipedia・まとめサイトといった、匿名で作成されたサイトには注意してください。
引用元や参照先を記載する際は、以下の形式で書きます。
著者名.“論文のタイトル. ”掲載誌名, 巻数, 号数, 出版年, ページ数.
著者名. 図書名 . 出版社, 出版年, ページ数
報告書を作成する際は、誰が書いた情報をどこから入手したか確認したうえで正確に出典を提示しましょう。
効率的にわかりやすい報告書を作成するなら『Rimo Voice』がおすすめ！
報告書や議事録を作成する機会が多く、かかる時間を削減したいと考えている方には、AIツール『Rimo Voice』の活用がおすすめです。
録音・録画したデータを読み込むことで、1時間あたりおよそ5分で文字起こしが出力されます。以下のように、リアルタイムで録音しながらテキスト化することも可能です。
また、AIが自動で要約を作成してくれる機能もあるため、報告書を1から作成するよりも効率的です。
テキストをクリックすると紐づけられた音声を再生できるため、事実確認もスムーズに実施できます。
セキュリティ対策にも注力しており、機密情報を取り扱う法人のお客様にも安心して使っていただいています。
無料トライアルで試しに使ってみることもできるため、興味のある方はぜひご活用ください。
まとめ：わかりやすい報告書の書き方
わかりやすい報告書を書く際は、書く手順や基本構成を守ることが大切です。
報告書を書く目的を明確にして、情報を収集してから構成を決める
報告書の構成は「表題・概要・詳細・所見」で考える
報告書は適宜見出しを入れて簡潔に記述する
正確なデータ・情報をもとに、誤字脱字なしで記載する
ぜひ、本記事の内容を参考にして、わかりやすい報告書の書き方をマスターしてみてください。
最終更新日: 2024 / 8 / 2
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