報告書の書き方を5ステップで解説！種類別の例文・フォーマット付き

「報告書の提出を求められたけど、何から書けばいいかわからない」
「フォーマットはあるけど、所感に何を書けばいいか手が止まる」
「毎回作成に時間がかかって、他の仕事にしわ寄せがきている」

こんなお悩みはありませんか？報告書は、基本構成と書き方のコツを押さえれば、わかりやすく仕上げやすい文書です。

本記事では、報告書の書き方を、基本構成から5ステップの作成手順、営業・出張・トラブルなど種類別のフォーマットと記入例まで解説します。あわせて、録音データをAIで活用して作成時間を短縮する方法も取り上げます。

【本記事でわかること】

• 報告書の基本構成（表題・概要・詳細・所見・所感）と書き方

• 報告書を作る5ステップ

• 種類別のフォーマットと記入例（会議・研修・営業・出張・プロジェクト・トラブル）

• 読みやすく書く6つのポイントと、2つのフレームワーク

• 録音データとAIで作成時間を減らす方法と、提出前のチェックポイント

報告書の基本構成と書き方｜表題から所見・所感まで

報告書とは、業務の経緯や結果を上司・関係者に伝えるための文書です。報告書を作成する主な目的は、情報を共有して組織の意思決定に役立てることにあります。

報告書で伝えるべき情報を過不足なく整理するために、基本的な構成の型を知っておきましょう。

本章では、まず日報・レポートとの違いを整理し、そのあと報告書の基本構成を1つずつ解説します。報告書は、次の4つの部分でできています。

• 表題：報告書の題名

• 概要：報告書の要約部分

• 詳細：報告書の本文部分

• 所見・所感：報告者自身の考え

報告書と日報・レポートとの違い

報告書と混同されやすい文書に、日報とレポートがあります。日報は「その日の業務内容を記録する」ための文書で、特別な出来事がなくても毎日書く点が特徴です。

レポートは「特定のテーマについて調査・分析した結果をまとめる」文書で、客観的なデータや考察の比重が報告書よりも大きくなります。

一方の報告書は「特定の出来事について、経緯や結果を関係者に伝える」ために作成する点が異なります。3つの違いを整理すると、以下のとおりです。

自分がこれから書くのが「報告書」なのか「日報」「レポート」なのかを最初に確認しておくと、どこまで細かく書けばよいかを決めやすくなります。

表題：報告書の題名

表題は、読み手が最初に目にする部分です。何の報告なのかが一目でわかるように、日付・取引先名・商品名といった具体的な言葉や数字を入れます。

表題だけで内容の見当がつくのが理想です。表題の最初に日付や「第○回」を入れておくと、ほかの回の書類と取り違えにくくなります。

たとえば、次のNG例とOK例を見比べてみてください。OK例は日付や回数が入っているので、表題だけで、いつの何の報告かがわかります。

概要：報告書の要約部分

概要は、報告書の内容を短くまとめた部分です。読み手が全体像をつかめるように、「何についての報告か」「結果はどうだったか」を先に伝えます。

長さの目安は1〜3文です。伝えたい要点が複数あるときは、箇条書きにすると読みやすくなります。

詳細：報告書の本文部分

詳細は、報告書の本文にあたる部分です。概要で示した内容を、詳しく説明します。

現場を知らない読み手にも状況が伝わるように、客観的な事実・データ・分析結果を、数字や具体的な名前とともに書きます。伝えたい情報が複数ある場合は、見出しを分けると読みやすくなります。

詳細に書くのは事実だけです。自分の考えや推測は、次の「所見・所感」に分けて書きます。

わかりにくい専門用語は、読み手が理解しやすい表現に言い換えましょう。

所見・所感：自身の考察と次の対応

所見・所感は、報告書の最後に書く、報告者自身の考えです。

「所見」は、事実を見たうえでの判断や意見を指します。「所感」は、出来事を通じて感じたことや気づきを指します。

後半の「種類別の6つの報告書フォーマットと例文」でも、プロジェクト報告書には「所見」、研修や営業の報告書には「所感」の欄を設けています。

どちらも、感想だけで終わらせないことがポイントです。「どの事実から、何を考え、次にどうするのか」の順に書くと、読み手が判断に使える内容になります。

添付資料があるときは、所見・所感のあとに書きます。

報告書の書き方5ステップ

ここでは、報告書を書き始めてから提出するまでの手順を、5ステップで紹介します。

文章を書き始めるのは、4つ目のステップです。その前に目的・情報・構成を決めておくと、途中で手が止まりにくくなります。

1. 報告書の目的を明確にする

報告書を書くときは、まず目的を明確にしましょう。要点を短く伝える報告なのか、細かい部分まで詳しく伝える報告なのかによって、文字数や構成が変わります。

書く内容は、相手が何を知りたいかを基準に選びます。目的を先に確かめておけば、余分な情報のない、わかりやすい報告書を作りやすくなります。

所見・所感を書くかどうかも、同じ基準で決まります。相手が事実だけを知りたいのか、報告者の考えや提案まで知りたいのかを、最初に確かめておきましょう。

2. 書くべき情報を収集する

目的が決まったら、報告書に書く事実を集めます。集めるのは、日時・場所・数字・発言・決まったことなど、相手が知りたいことに答えるための事実です。

事実は、メモ・資料・録音データなどから拾います。このとき、自分の感想や推測は事実と分けておきましょう。メモには「納期には間に合いそうだ」のような推測も、一緒に書かれていることがあるためです。

会議・商談・研修などの録音データがある場合は、AI文字起こしツールを使うと、情報を整理する手間を減らせます。録音内容をテキストにしておけば、発言内容・決定事項・今後の対応を確かめながら、正確な報告書を作成しやすくなります。

関連記事：文字起こしのやり方は？早くする方法・コツやパソコンでの手順を解説

3. 報告書の構成を決める

情報が集まったら、構成を決めます。

まず、枠を決めます。職場に決まったフォーマットがあればそれを使い、無ければ基本の「表題・概要・詳細」で作成します。所見・所感が必要な場合は、最後に加えます。

次に、中身の骨組みを決めます。概要に入れるのは、何についての報告かと、その結果です。詳細は、伝えたい内容ごとに見出しを分け、並べる順番を決めておきましょう。

4. 報告書を作成する

構成が決まったら、報告書の作成に進みます。ステップ3で決めた骨組みに沿って、表題、詳細、概要の順に書くと進めやすくなります。

まず、表題を書きます。日付や対象を入れて、何の報告かがわかるようにしましょう。

次に、詳細を書きます。長くなった部分は、見出しを足して分けましょう（見出しの付け方は「報告書を書く際の6つのポイント」で紹介します）。

最後に、概要を書きます。概要は報告書の内容を短くまとめた部分なので、詳細を書いたあとのほうが書きやすくなります。

所見・所感が必要な場合は、このあとに書き加えます。

5. 見直してから提出する

報告書を書き終えたら、提出する前に見直します。見直さずに出すと、数字の間違いや誤字が残ったままになるためです。

見るのは、内容の正しさと、文章の読みやすさの2つです。

• 内容の正しさ：データ、引用元

• 文章の読みやすさ：誤字脱字、専門用語、語尾

それぞれの見方は、後半の「報告書提出前の5つのチェックポイント」で解説します。

見直すときは、紙に印刷したり、声に出して読んだりするのがおすすめです。音読すると、目だけでなく耳でも確かめられるので、誤字脱字やわかりにくい文章を見つけやすくなります。

種類別の6つの報告書フォーマットと例文

ここでは、報告書の種類ごとのフォーマットと記入例を紹介します。

報告書は、何を伝えるかによって、書く項目が変わります。次の6種類について、作成の目的・フォーマット・記入例を順に紹介します。

自分が書く報告書に近いものを選んで、参考にしてください。

1. 会議の報告書

会議の報告書は、会議で話し合った内容と決定事項を記録して、関係者に共有するための報告書です。参加した人は決まったことを確かめられ、参加できなかった人は内容を把握できます。

次の会議で、前回の議論や決定を振り返る材料にもなります。会議の目的によって、報告書に残す中身は変わります。

情報共有の会議は、短いまとめで足ります。

物事を決める会議では、決定事項の下に理由を1行添えておきましょう。あとから「なぜこうなったのか」と聞かれても答えられ、同じことを二度決め直す手間も省けます。

案を出し合う会議は、きれいに整えるよりも、出た案を漏らさず残すことを優先しましょう。

作成する際は、以下のフォーマットと記入例を参考にしてみてください。

【フォーマット】

◯年◯月◯日
提出先：　　　　　　　　　　作成者：

第◯回 ◯◯会議 報告書
開催日時：
開催場所：
出席者：

■議題

■概要

■会議の内容

■決定事項

■課題

■次回会議の予定

■備考

【記入例】

上記のフォーマットに沿って記入すると、以下のような報告書が完成します。

2026年5月20日
提出先：営業部 田中部長　　作成者：営業部 鈴木太郎

第12回 営業戦略定例会議 報告書
開催日時：2026年5月19日（火）14:00〜15:30
開催場所：本社3階 会議室A
出席者：田中部長、佐藤課長、鈴木、高橋、山本（計5名）

■議題
6月の営業方針について

■概要
6月の営業方針を話し合い、6月中にウェビナーを2回開催することを決定した。

■会議の内容
・4月の営業成績を報告（目標達成率92%）
・未達の要因として、新規顧客へのアプローチ数の不足が挙がった
・6月はウェビナー経由のリード獲得を強化する方針が提案された

■決定事項
・6月中にウェビナーを2回開催する（担当：高橋）
　理由：未達の要因が新規顧客へのアプローチ数の不足だったため
・既存顧客へのクロスセル提案リストを作成する（担当：山本、期限：5月29日）
　理由：既存顧客への提案を増やし、4月の未達分を補うため

■課題
・ウェビナーの集客方法は次回会議までに高橋が素案を作成

■次回会議の予定
2026年6月2日（火）14:00〜 同会議室

■備考
配布資料：4月営業レポート（別添）

2. 研修やセミナーの報告書

研修やセミナーの報告書は、何を学んだのか、学びを業務にどう活かすのかを確認するために作成します。上司に提出する場合は自身の成長を伝えること、開催者へ提出する場合は理解度を伝えて次回の研修に活かしてもらうことが目的です。

そのため提出先を問わず、研修やセミナーの報告書では所感を厚めに書くことが求められます。研修やセミナーで受け取った資料があれば、添付することもおすすめです。

記載する項目は、以下のフォーマットを参考にしてください。

【フォーマット】

◯年◯月◯日
提出先：　　　　　　　　　　作成者：

第◯回 ◯◯研修 参加報告書
研修名：
研修日時：
開催場所：
講師：
対象者：

■研修の目的

■概要

■研修の内容

■所感

■添付資料

【記入例】

2026年5月20日
提出先：人事部 小林部長　　作成者：2026年度新入社員 中村花子

第3回 新入社員向けビジネスマナー研修 参加報告書
研修名：新入社員向けビジネスマナー研修（第3回）
研修日時：2026年5月15日（金）10:00〜17:00
開催場所：本社5階 第2会議室
講師：株式会社ABCラーニング 山田一郎氏
対象者：2026年度新入社員 15名

■研修の目的
社会人として必要な基本マナー（敬語・名刺交換・電話応対）を習得し、配属後の業務に活かす

■概要
新入社員向けビジネスマナー研修（第3回）に参加し、敬語・名刺交換・電話応対の基本を学んだ。

■研修の内容
・午前：敬語の基本ルールと実践練習（ロールプレイング形式）。尊敬語・謙譲語・丁寧語の使い分け、間違いやすい敬語表現10例を用いた演習
・午後前半：名刺交換の作法と来客対応のシミュレーション
・午後後半：電話応対の基本パターンの確認と実践演習。受電・架電それぞれの基本フレーズ、不在時の伝言メモの取り方

■所感
敬語の使い分けについて、尊敬語と謙譲語の違いを具体例で整理できた点が有益だった。特に「おっしゃる（尊敬語）」と「申す（謙譲語）」のように、場面に応じた使い分けが曖昧だった部分を明確に理解できた。配属先では顧客対応を担当する予定のため、電話応対のパターンを繰り返し確認し、スムーズに対応できるよう準備したい。

■添付資料
研修テキスト（別添）

関連記事：【例文あり】研修報告書の書き方を伝授！テンプレートや作成のコツも紹介

3. 営業報告書

営業報告書は、営業活動の状況をチームメンバーや上司に伝えるための報告書です。進捗や成果を共有して、営業活動の効率的な進め方を模索したり、評価に役立てたりします。

上司は営業担当者へアドバイスや指示を出せますし、営業担当者は自分の業務について客観的に振り返られるメリットがあります。

以下のフォーマットに記載した項目を書くだけでなく、営業先へ提出した資料も添付して提出するようにしましょう。

【フォーマット】

◯年◯月◯日
提出先：　　　　　　　　　　作成者：

◯月◯日（◯） ◯◯社における◯◯サービスの営業報告書
訪問日時：
訪問先：
先方担当者：
訪問の目的：

■概要

■営業内容

■先方の反応

■決定事項

■課題

■次回の予定

■所感

■添付資料

【記入例】

2026年5月20日
提出先：営業部 佐藤課長　　作成者：営業部 鈴木太郎

5月19日（火） 株式会社DEFにおけるクラウド管理システムの営業報告書
訪問日時：2026年5月19日（火）10:00〜11:30
訪問先：株式会社DEF（東京都千代田区）
先方担当者：情報システム部 松本部長、経理部 藤田課長
訪問の目的：クラウド管理システム「XYZ」の提案およびデモ実施

■概要
株式会社DEFにクラウド管理システム「XYZ」を提案し、デモを実施した。レポート出力機能に前向きな反応があり、6月第1週に2回目の打ち合わせを行う。

■営業内容
・クラウド管理システム「XYZ」の概要・導入メリットを提案した
・デモ画面を使い、レポート出力機能と権限管理機能を中心に説明した
・松本部長から、他社製品との違いについて質問があり、比較表を用いて回答した

■先方の反応
・松本部長から、レポート出力機能について「月次決算の工数が減りそうだ」と前向きな反応があった
・藤田課長から「現行システムからの移行期間はどれくらいか」と質問があった → 標準的には2〜3ヶ月と回答し、詳細なスケジュール案を改めて送付する旨伝えた

■決定事項
・比較資料と移行スケジュール案を5月22日（金）までにメールで送付する
・6月第1週に追加の質疑対応として2回目の打ち合わせを実施する

■課題
・競合A社も提案中とのこと

■次回の予定
2026年6月3日（水）14:00〜 株式会社DEFにて2回目の打ち合わせ

■所感
松本部長はレポート機能に関心が高く、導入に前向きな印象を受けた。次回の打ち合わせまでに、A社との差別化ポイントを整理した資料を用意したい。

■添付資料
提案書、デモ画面キャプチャ

商談を録音している場合は、営業先を出た直後に録音データをAI文字起こしツールへアップロードしておくと、帰社する前に報告書のたたき台を用意できます。帰社後は、内容の確認と仕上げに専念できます（やり方は「録音データとAIで報告書作成を時短する方法」で紹介します）。

関連記事：商談議事録の書き方を解説！チームを強化し営業成約率を上げる活用方法も

4. 出張報告書

出張報告書には、出張先での業務内容を記載します。業務内容や成果を会社に伝えたり、同じ現場へ出張する従業員へ情報を共有したりすることが目的です。

出張者も報告書を作成することで業務を振り返り、次回以降の業務や出張に活かせます。また部署や立場によって、出張の目的は異なります。

営業活動を目的とした出張なら営業報告書、研修を受けるための出張なら研修報告書をもとに、詳細と所感のバランスを決めましょう。

どの出張の報告なのかがわかるように、日程・出張先・業務内容は必ず書きます。

【フォーマット】

◯年◯月◯日
提出先：　　　　　　　　　　作成者：

◯年◯月◯日〜◯日 ◯◯ 出張報告書
出張の目的：
日程：
出張先：
出張者：
同行者：

■概要

■出張先での業務内容

■成果

■所感

■添付資料

【記入例】

2026年5月20日
提出先：営業部 田中部長　　作成者：営業部 高橋健一

2026年5月13日〜15日 大阪支社および関西エリア顧客3社 出張報告書
出張の目的：関西エリア主要顧客3社への訪問と、大阪支社との情報共有
日程：2026年5月13日（水）〜5月15日（金）
出張先：大阪支社（大阪市北区）、株式会社GHI（大阪市中央区）、株式会社JKL（神戸市中央区）、株式会社MNO（京都市下京区）
出張者：高橋健一
同行者：営業部 山本（5月13日のみ）

■概要
関西エリアの顧客3社を訪問した。GHI社は契約更新に前向きで、MNO社は追加発注を検討する。JKL社からは新商品Aの小型化の要望を受けた。

■出張先での業務内容
5月13日（水）
・午前：大阪支社にて関西エリアの営業状況について情報共有
・午後：株式会社GHI訪問。契約更新に向けた条件確認と次年度の発注見込みをヒアリング
5月14日（木）
・午前：株式会社JKL訪問。新商品Aのサンプルを持参し、フィードバックを収集
・午後：移動
5月15日（金）
・午前：株式会社MNO訪問。既存契約の運用状況を確認。追加発注の検討依頼を受けた
・午後：帰社

■成果
・GHI社：来期の契約更新について前向きな意向を確認。見積書を5月22日までに送付予定
・JKL社：新商品Aに対して「パッケージのサイズを小型化してほしい」との要望あり。商品企画部に連携済み
・MNO社：追加発注の正式な検討を進める旨の回答を得た。6月上旬に再訪問予定

■所感
3社とも既存の取引関係が良好で、来期以降の取引拡大が見込める状況にある。特にJKL社からの商品改善フィードバックは、他の顧客にも共通する可能性がある。商品企画部との連携を早めに進め、改善版サンプルを準備したい。

■添付資料
各社訪問時の議事メモ

5. プロジェクト報告書

プロジェクト報告書とは、プロジェクトの状況や進捗を報告する書類です。現在の課題や成果をチームや会社に伝え、今後の対策を練ったり別のプロジェクトへ活かしたりします。

プロジェクトを適切に管理するため、赤字・成功・遅延といった現在の評価と、稼働状況を記載します。また、誰が書くか、誰に提出するかによって、以下のように書き方を変えましょう。

• メンバーが書く場合：進捗状況や、進行に関する問題を手厚く記載する

• マネージャーが書く場合：目的・課題・コストの管理方法など、プロジェクト全体について書く

• お客様に提出する場合：結論を示してから、図や数字を使って理由を簡潔に伝える

以下のフォーマットは、立場や提出先に合わせて、項目や書く量を変えて使ってください。

【フォーマット】

◯年◯月◯日
提出先：　　　　　　　　　　作成者：

◯年◯月 ◯◯プロジェクト 進捗（完了）報告書
プロジェクト名：
稼働状況：
評価：
開発期間：
予算：

■背景・目的

■概要

■成果

■課題

■次回への対策

■所見

【記入例】

2026年5月20日
提出先：情報システム部 渡辺部長　　作成者：情報システム部 木村翔太

2026年5月 社内ポータルサイトリニューアルプロジェクト 進捗報告書
プロジェクト名：社内ポータルサイトリニューアル
稼働状況：進行中（開発フェーズ2/3完了）
評価：おおむね予定通り
開発期間：2026年3月〜2026年7月（予定）
予算：500万円（現時点の消化率55%）

■背景・目的
老朽化した社内ポータルサイトをリニューアルし、全社員がスマートフォンからもアクセスできる環境を構築する

■概要
フェーズ2まで予定通り完了した。人事部の追加要望を受け入れる場合、リリースが2週間遅れる見込み。

■成果
・フェーズ1（要件定義）：完了。全部署の要望を集約し、画面仕様書を確定
・フェーズ2（デザイン・基本設計）：完了。モバイル対応のUI設計が承認済み
・フェーズ3（実装）：6月1日より開始予定

■課題
・人事部から追加要望（社内アンケート機能の搭載）が出ており、スケジュールへの影響を精査中
・追加要望を受け入れる場合、リリースが2週間遅延する見込み

■次回への対策
・追加要望の優先度を人事部と5月26日に協議し、対応可否を判断する
・遅延リスクが確定した場合は、フェーズ3の並行作業体制を検討する

■所見
フェーズ2まではスケジュール通りに進行しており、品質面も問題ない。追加要望への対応可否が今後の進行に大きく影響するため、早期の意思決定をお願いしたい。

6. トラブル報告書

トラブル報告書は、業務中に発生したミスやトラブルに関する経緯や状況を関係者に伝える書類です。上司や取引先などに対し、起きた問題とその後の対応を報告するときに作成します。

トラブルの状況がわかりやすいように、時系列に沿って書きます。

社内向けと社外向けでは、書き分けが必要です。社内向けは原因調査や再発防止策の詳細を厚めに書きます。

取引先などへ出す社外向けは「経緯報告書」とも呼ばれ、事実関係・謝罪・今後の対応を簡潔に伝えます。

以下のフォーマットと記入例は、社内向けのものです。社外向けに出すときは、社内の調査の細かい経過を省き、事実関係・謝罪・今後の対応を中心にまとめてください。

【フォーマット】

◯年◯月◯日
提出先：　　　　　　　　　　作成者：

◯年◯月◯日発覚 ◯◯に関するトラブル報告書
発覚日時：
発覚場所：

■トラブル内容

■経緯（時系列）

■現状

■原因

■対策

【記入例】

2026年5月20日
提出先：品質管理部 伊藤部長　　作成者：カスタマーサポート部 加藤美咲

2026年5月15日発覚 商品Aの品質不良に関するトラブル報告書
発覚日時：2026年5月15日（金）14:00（顧客からの連絡）
発覚場所：株式会社PQR（東京都港区）

■トラブル内容
顧客（株式会社PQR）から「納品された商品A（ロット番号：L2026-0512）の外装に傷がある」との連絡を受けた

■経緯（時系列）
5月15日 14:00　顧客から電話で第一報を受領
5月15日 14:30　カスタマーサポート部 加藤が状況の詳細をヒアリング → 外装10個中3個に擦り傷を確認（顧客から写真を受領済み）
5月15日 15:00　品質管理部 伊藤部長に報告。原因調査を依頼
5月15日 16:00　物流倉庫に該当ロットの在庫を確認。同ロットの別商品にも同様の傷を確認
5月19日 10:00　品質管理部の調査により、梱包工程での緩衝材不足が原因と判明
5月19日 14:00　顧客に原因と対策を報告。代替品を5月21日に発送する旨を伝えた

■現状
・顧客には代替品の発送日程を伝達済み
・該当ロットの出荷を一時停止し、全数検品を実施中

■原因
梱包工程において、5月12日のライン変更後に緩衝材のサイズ設定が更新されておらず、商品と箱の間に隙間が生じた状態で出荷されていた

■対策
・即時対応：該当ロットの全数検品を5月20日中に完了させる
・恒久対応：ライン変更時のチェックリストに「緩衝材サイズの再設定」の項目を追加する
・再発防止：梱包工程の変更管理手順書を改訂し、5月29日までに関係者へ周知する

報告書を書く際の6つのポイント

ここからは、どの報告書にも共通する書き方のコツを紹介します。報告書を書く際は、以下6つのポイントを重視しましょう。

• 適宜見出しを入れる

• 簡潔に記述する

• 読み手を意識する

• 事実と意見を区別する

• 時系列で書くか、結論を先に書くかを決める

• 見栄えにも気を払う

報告書を書き慣れていない方でも、この6つを押さえれば、読み手にとってわかりやすい報告書を作成しやすくなります。

関連記事：上司への報告の仕方6選｜評価が上がるコツと例文を紹介

1. 適宜見出しを入れる

見出しを入れると、何が書かれているのかを一目で把握できます。文量が多い報告書ほど効果があります。

職場のフォーマットで項目名（「■決定事項」など）が決まっている場合は、そのまま使います。

フォーマットが自由なときや、項目の中をさらに分けるときは、その部分の結論を10〜20字程度で書きましょう。たとえば営業報告書なら、「営業報告」と書くより「4月の目標達成率は92%」のように結論まで言い切ると、本文を読む前に要点をつかめます。

同じ内容は、1つの見出しにまとめます。

2. 簡潔に記述する

報告書は、冗長な表現を避けて簡潔に書きましょう。短く書いたほうが、必要な情報が伝わりやすくなります。

次のような表現は、短く言い換えられます。

書き終えたら、省略できる言葉がないかを確かめましょう。

3. 読み手を意識する

報告書は「自分が書きたいこと」ではなく「読み手が知りたいこと」を伝えるための文書です。読み手の立場や役職によって、必要な情報量や重視すべきポイントは異なります。

読み手ごとの書き分けの目安は、以下のとおりです。

直属の上司は現場の前提を共有できているため、簡潔にまとめて構いません。

経営層に出すときは、冒頭で「結果」と「次に何をすべきか」を示し、詳細は添付資料に回しましょう。

社外向けの報告書では、社内で通じる略語や専門用語を避け、一般的な表現に言い換える必要があります。謝罪や改善策の提示を伴う場合は、事実の正確性だけでなく、文面のトーンにも配慮しましょう。

4. 事実と意見を区別する

報告書では、事実と意見を区別して情報をまとめましょう。事実と意見が混ざると読みにくくなり、自分と読み手の認識がすれ違う原因になります。

表題・概要・詳細には事実を記載し、意見や感想を書くときは所見・所感の項目を作りましょう。

【NG例】

展示会には100人が来場したが、やや少ない印象だった。新商品への関心は高いと感じた。

「少ない印象」「高いと感じた」が事実に混ざっており、読み手の判断を妨げています。

【OK例】（数字は、説明のための架空の例です）

【詳細】展示会には100人が来場した（前年比85%）。新商品Aに関する問い合わせは32件で、来場者の約3割を占めた（前年は約15%）。
【所感】来場者数は前年を下回ったが、新商品Aへの関心は高まっている。次回は新商品Aに絞ったブース構成を検討したい。

事実を書く際は「100人」「32件」「前年比85%」のように数字を入れると、読み手が客観的に状況を判断できます。

断定的に書くことも大切です。「〜と思われます」「〜のようです」といった曖昧な表現は避けるか、所見・所感で使いましょう。

5. 時系列で書くか、結論を先に書くかを決める

トラブル報告書のように「いつ何が起きたか」の順序が重要な報告書は、時系列で記載するのが基本です。時系列で書く際は、以下の3点を意識しましょう。

• 各項目の冒頭に「○月○日 ○時○分」のように日時を入れる

• 経緯の欄は「発生→初動対応→原因調査→改善策」の順に、起きた出来事を並べる

• 同じ日の出来事も、1行ずつ時刻を入れて時間順に並べる

【時系列の記載例】

○月○日 14:00　顧客から「商品Aに不具合がある」と電話で連絡を受ける
○月○日 14:30　担当者が現場へ訪問し状況を確認
○月○日 16:00　技術部に調査を依頼
○月○日 10:00　技術部の調査により○○が原因と判明
○月○日 14:00　対策品の手配を開始し、顧客に報告

一方で、営業報告書や研修報告書のように「結果と所感」がメインの報告書では、時系列よりも結論ファーストで書くほうが読みやすくなります。報告書の種類に応じて、時系列と結論ファーストを使い分けましょう。

6. 見栄えにも気を払う

報告書は、内容だけでなく見た目も整えましょう。

以下の点を整えると、読み手が要点を把握しやすくなります。

• 見出しの階層をそろえる

• 箇条書きで要点を整理する

• 1文を長くしすぎない

• 表やリストを使って数値を比較しやすくする

• 余白を入れて情報のまとまりを明確にする

• 添付資料がある場合は本文中で参照先を示す

特に見出しの階層と箇条書きの粒度は、そろっているかどうかで読みやすさが大きく変わります。たとえば大見出しは「■」、その下の項目は「・」と決めたら、最後までその形を崩さないようにします。

わかりやすい報告書を書くための2つのフレームワーク

何を書くか、どの順で書くかに迷うときは、フレームワーク（考え方の型）が使えます。ここでは、以下の2つを紹介します。

• 5W1H

• PREP法

5W1Hは書く情報の漏れを防ぐとき、PREP法は文章の順番を決めるときに使います。

1. 5W1H

5W1Hは、報告の基本となるフレームワークです。以下の英単語の頭文字と数から、5W1Hと略して呼ばれています。

• Who：誰が

• What：何を

• When：いつ

• Where：どこで

• Why：なぜ

• How：どのように

5W1Hを漏れなく書くと、具体的でわかりやすく書けます。なお、報告書の種類によっては、以下の3つを加えた6W3Hで記載するとより伝わりやすいでしょう。

• Whom：誰に・誰と

• How much：いくら

• How many：どれくらいの量

報告書を作成する際は5W1Hを基本に、目的やシーンに応じてアレンジしたり、他のフレームワークと組み合わせたりしてみてください。

2. PREP法

PREP法は、論理的な構成を作るためのフレームワークです。以下の流れで伝えることで、説得力があるわかりやすい報告書を作成できます。

• Point：結論

• Reason：理由

• Example：具体例

• Point：結論

PREP法では最初に結論を述べ、その結論に至った理由を記載します。事例・データによる具体例で結論を補強し、改めて結論を繰り返すことで、伝えたい情報が印象に残る点が特徴です。

フレームワークに沿って内容を考えていけば、報告書の作成に慣れていない方でも文章を書き上げやすくなります。

録音データとAIで報告書作成を時短する方法

報告書の作成に時間がかかっている方は、会議や商談の録音データとAIを組み合わせると、作成時間を短縮できます。ここでは、その方法を紹介します。

録音から報告書のたたき台を作る3ステップ

会議や商談の音声が残っていれば、白紙から書き始めなくても、話した内容をもとに下書きを作れます。具体的な手順は、以下の3ステップです。

1. 報告書のもとになる会議・商談・出張先での打ち合わせを録音する

2. AI文字起こしツールで、録音データを全文テキスト化する

3. 文字起こしをもとに、報告書の項目（概要・決定事項・課題・所感の材料）に合わせて要約を出力する

録音するときは、はじめにひと言断る

• 目的を伝えて断る：「報告書をまとめるために録音させてください」のように、相手にもメリット（あとで内容を共有できる、記録の漏れを防げる）が伝わる形で切り出すと、了承を得やすくなります

• 相手に合わせて、丁寧に：社外の方や個人のお客様が相手のときは、より丁寧に伝えるのが基本です

• 了承の声も、録音に残す：冒頭で了承をもらう声もそのまま録音に残しておけば、同意を得た記録にもなります

オンライン会議ツールには、録音を始めると参加者に知らせる表示が出るものもありますが、表示に任せずひと言添えるほうが丁寧です。

いつもの報告書の書式に合わせて、AIに要約させる

報告書の書式が職場で決まっている場合は、白紙から書き起こすのではなく、いまの書式に合わせて、AIに要約を出させる方法があります。

AIの要約を「使いにくい」と感じる理由の一つに、出てきた形が自分の職場の書式と合わないことがあります。AIに書式を教えておくと、直す手間を減らせる場合があります。

やり方

1. 書式を読み込ませる：いつも使っているWordなどの報告書の書式をAIに読み込ませます（Excelの書式は、項目を文章にして貼り付けます）

2. 指示文をつくらせる：その書式に合った指示文（要約の出し方を伝える文）を、要約に使うAIにつくらせます。ChatGPT などほかの生成AIでつくった指示文を、要約の指示の欄に貼る方法もあります。「決定事項と次のアクションを項目ごとにまとめて」程度でも使えます。出方が毎回ぶれるときは、「表で出す」と書き添えると、形が安定しやすくなります

3. 確かめて、仕上げる：出力を受け取ったら、書式の項目ごとに内容を確かめ、所見・所感だけは自分の言葉で書き足して仕上げます

使うAIツールで、書式の読み込みや指示文の入力ができるかは、先に確かめておきましょう。たとえば、AI議事録サービスのRimoでは、法人プランの有料オプション「カスタム要約テンプレート」で、要約の形をあらかじめ決めておけます。

事例：建設業の定例会議のシート

たとえば建設業では、Rimoのカスタム要約テンプレートで、定例会議の内容を、あらかじめ指定したフォーマットのシートにまとめている例があります。清水建設株式会社東北支店の例は、次のとおりです。

• 以前：会議の音声を全て聴いて、手打ちで定例会議のシートに記入していた

• 今：録音をアップロードすると、現場の書式に合わせた形で要約が出る。少し直して、シートにコピー＆ペーストすれば仕上がる

関連記事："現場の声"から始まった変革 ― 清水建設が語る、AI導入で見えた新たな可能性｜清水建設株式会社東北支店様

AIで時短するときの注意点

AIを活用して報告書を作成する際は、以下の2点に注意しましょう。

• AIの出力は提出前に事実確認する：AIによる要約は便利な反面、数値や固有名詞を誤って認識・要約する可能性があります。提出前に音声とテキストを照合し、内容が正しいか確認しましょう

• 機密情報・個人情報の扱いを確認する：会議や商談には社外秘の情報が含まれることもあるため、利用するAIツールがデータを学習に利用しないか、保管場所はどこかなど、社内規程に沿って選定しましょう

関連記事：ビジネスにおける事実確認とは？必要な場面や具体的な方法も詳しく解説！

報告書提出前の5つのチェックポイント

読みやすく正確な報告書を提出するために、ここでは作成後の見直しで確かめる5つの点を詳しく説明します。

• データや情報は正確か

• 誤字脱字はないか

• 専門用語を多用していないか

• 語尾は統一されているか

• 引用元や参照先は正確か

1. データや情報は正確か

報告書を提出する前に、データや情報は正確か確認しましょう。数値・日時・人名・発言の内容は、メモや資料と照らし合わせて、正確に書きます。

自分の解釈が混ざって、事実と違う内容になっていないかも確認しましょう。誤った情報を記載してしまうと信頼を失ったり、大きなトラブルに発展したりする恐れがあるため、入念な確認が必要です。

心配な場合は、上司や顧客に提出する前に第三者にチェックしてもらうのも手段のひとつです。

なお、会議や商談の録音データをもとに報告書を作成する場合は、テキストと音声を照合できるツールを使うと事実確認がしやすくなります。データの扱いで気をつけることは、「録音データとAIで報告書作成を時短する方法」の「AIで時短するときの注意点」で紹介しています。

2. 誤字脱字はないか

誤字脱字があると読みにくくなるので、事前に誤りがないかチェックしましょう。データや情報が合っていても、誤字脱字によって誤った解釈に繋がる可能性があります。

特に決裁・決済（けっさい）や、精算・清算（せいさん）など、読み方が同じ漢字に注意しましょう。

句読点の重複「、、」「。。」や、「必ず」を「必らず」と書くような送り仮名の間違いも、見落としやすい誤りです。

簡単に誤字脱字を発見したい方は、音読やチェックツールの活用がおすすめです。

3. 専門用語を多用していないか

提出前に、専門用語を使いすぎていないかを確かめましょう。専門用語が多いと、読み手は内容を理解しにくくなります。

専門用語を使うかどうかは、読み手の前提知識に合わせて決めます。社内や同じ業界の取引先には業界用語が通じますが、業界が異なる取引先には伝わりにくく、言葉を調べる手間をかけさせてしまいます。

読み手がその分野に詳しくない場合は、中学生が読んでもわかるかを意識して噛み砕くのがおすすめです。

4. 語尾は統一されているか

報告書を作成したら、語尾が統一されているかも確認しましょう。「です・ます調」と「だ・である調」が混在していると、読みにくくなります。

なお、「です・ます調」は丁寧な雰囲気を与えられるメリットと、文章が長くなりやすいデメリットがあります。

「だ・である調」は硬い印象になりますが、短い文章で説得力を出せる点が魅力です。

本記事の記入例は「だ・である調」で書いています。取引先など社外に出すときは「です・ます調」にし、迷ったら職場の過去の報告書に合わせましょう。

5. 引用元や参照先は正確か

報告書に数値データや外部の情報を記載する場合は、引用元や参照先が正しいか確認しましょう。引用元が曖昧だったり、根拠のない情報を載せたりすると、報告書全体の信頼性が下がります。

以下のような形で引用元を明記すると、わかりやすくなります。

• 社内資料の場合：「○○部 2026年第1四半期レポート P.5より」

• 外部データの場合：「総務省『令和8年版 情報通信白書』より」

• 会議の発言内容の場合：「5月15日の定例会議における○○部長の発言」

なお、インターネット上の情報を参照する際は、Wikipedia・まとめサイトなど匿名で作成されたページは避けてください。官公庁のデータや業界団体の調査レポートなど、信頼性の高い一次情報を使いましょう。

報告書のたたき台までを短くするなら『Rimo』が便利

録音から下書きまでの手間を減らしたい方には、日本語に特化した『Rimo』が便利です。

• 会議終了後わずか5〜10分で、文字起こしと要約が完了：録音から、報告書のもとになる文章ができるまでの時間を短くできます

• 音声と文字起こしを、ひとつの画面で見比べられる：音声・動画・文字起こし・要約をひとつの画面で相互参照できるので、発言内容をその場で確かめられます

• 報告書の項目に沿って要約：要約の形を職場の書式に合わせる機能があります（法人プランの有料オプション）。内容の確認と所見・所感の書き足しに、時間を使いやすくなります

• 入力したデータはAIの学習に使われない：データは日本国内のデータセンターで保管されます

▼Rimoで会議を記録し、AIチャットで内容を整理した画面

クレジットカードの登録なしで、無料トライアルから試せます（カスタム要約テンプレートは、法人プランの機能のため対象外です）。まずは次の会議1回分の録音で、報告書のたたき台がどこまで整うかを確かめてみてください。

▶ Rimoの詳細を見る

報告書の書き方に関するよくある質問

報告書の書き方について、よくある質問にお答えします。

Q. 報告書の書き出しはどう書けばいいですか？

書面で提出する場合は、はじめに「表題の件につきまして、下記のとおりご報告いたします。」と前文を書き、そのあとに中央へ「記」と書いてから概要に入るのが一般的な作法です。最後は「以上」で締めます。

会社のフォーマットに沿って項目を埋める場合や、メール・チャットで提出する場合は、この形式にこだわらず、表題と概要から書き始めて問題ありません。

Q. 所見・所感には何を書けばいいですか？

所見・所感は、感想だけを書く欄ではありません。詳細で示した事実をもとに、「何を考え、次にどうするのか」まで書きましょう。

Q. 報告書はA4用紙1枚にまとめるべきですか？

読み手と目的によって異なります。

直属の上司には概要と詳細を合わせてA4・1〜2枚程度、経営層には概要を中心にA4・1枚以内が目安です。必要に応じて詳細資料を添付するとよいでしょう。社外向けは、社内の調査の経過を省き、必要な詳細と裏付けの資料を添えます。

Q. 報告書の作成にAIを使ってもいいですか？

使ってよいかは、職場の決まりによって異なります。社内規程で情報の取り扱いルールが定められている場合は、それに従いましょう。

AIの出力をそのまま提出せず、事実確認をしてから使うことも大切です。

関連記事：要約レポートの書き方5STEP【例文あり】書き出しや終わり方のコツ・注意点も解説

まとめ｜報告書の書き方をマスターして、業務効率を上げよう

わかりやすい報告書を書くには「表題・概要・詳細・所見・所感」の基本構成を守り、読み手が求める情報を簡潔にまとめることが大切です。まず報告書の目的を明確にしてから、客観的な事実を収集し、構成を組み立てましょう。

事実と意見を明確に区別し、結論を先に書くことで、忙しい上司にも伝わる報告書になります。

種類ごとに求められる項目や所感の比重は異なります。本記事で紹介したフォーマットや記入例から、自分の状況に合うものを選べます。

書く時間そのものを減らしたい場合は、録音から文字起こし・要約までを短くできる『Rimo』を、無料トライアルで試してみてください。

まずは次に書く報告書で、目的と読み手を決めるところから始めてみませんか。

▶ 【無料トライアルあり】Rimoのサービス概要をチェックする