要約レポート作成の手順5STEP！書き出しや終わり方のコツ・注意点も解説

仕事や学業において、要約レポートの作成を求められるシーンは多々あります。しかし、要約のやり方がわからず、何を書いたらいいのか悩む方もいるでしょう。そこで本記事では、レポートを要約する目的や手順・書き出しのコツ・終わり方・注意点などを紹介します。

本記事を読むと、要約レポートを作成する際に、どのようなポイントを押さえるべきかがわかります。要約の作成が初めてで、何から始めればよいかわからない方は、ぜひ最後までお読みください。

要約レポートの目的

要約レポートを作成する前に、必ず目的を確認しましょう。なぜ要約するのかわからないと、不適切なまとめ方をしてしまう恐れがあるためです。

要約レポートを作成する際には、複雑な内容をわかりやすくまとめて、読み手が簡単に理解できるようにすることが大切です。また、シーンごとに以下の目的を達成する必要があります。

【学生向け】

【社会人向け】

それぞれの目的を理解すると、どのように要約レポートを作成すればよいかわかります。次章では、その具体的な方法や手順について解説します。

要約レポートの作成方法・手順5STEP

要約レポートを作成する方法と手順がわかると、迷うことなくスムーズに取りかかれます。要約レポートを作成する手順は、以下の5STEPです。

1. まずは要約元の全体像を把握する

2. 要点をまとめる

3. 要約レポートを作成する

4. 要約レポートをチェックする

5. 要約レポートの修正を行う

上記の順序に従うことで、誰でもわかりやすい要約レポートを効率的に作成できます。要約レポートをどのように作成すればいいのかわからない方は、ぜひお役立てください。

1. まずは要約元の全体像を把握する

まずは要約元の全体像を把握する必要があります。全体の流れを把握した状態で要点をまとめられるためです。オリジナルの情報の一部だけを読んで要点を抜き出しても、全体において本当に重要なポイントなのかを判断できません。結果的に要点を押さえられず、相手に意図が伝わらなくなります。

要約元の全体像を把握するときは、文章や音声を細部まで見聞きするのではなく、大まかに理解しておくことが大切です。ただし、何を要約し、どのようなレポートを作成するかによって、記載すべき内容が異なります。

上記を押さえることで、要約レポートを書きやすくなります。また、全体像を把握するときは、専門用語や重要なキーワード、何度も繰り返している文章などをメモするのがコツです。

2. 要点をまとめる

要約元の全体像を把握したら要点をまとめましょう。要約レポートの構成を4つにわけて、そこに各要点を当てはめることで、分かりやすくまとまります。

◾️要約レポートの構成例

たとえば、社会人が会議・商談の報告書や研修報告書、プレゼンテーションの要約レポートなどを作成する場合は、以下のように要点をまとめます。

①基本情報：テーマ・日時・会場・参加者・講師

②主題：実施したこと

③結論：得たことや結果

④まとめ：所感

また、学生が実験・研究レポートを作る際には、以下のように作成します。

①はじめに：結果・主張・目的

②主題：実験・研究の背景や方法

③結論：実験・研究の詳細な結果

④まとめ：参考資料や所感

上記のように、決められた構成に各要素に当てはめると、スムーズに要点をまとめられるでしょう。

3. 要約レポートを作成する

次に要約レポートを作成しましょう。どのような要約レポートを作成する場合でも、以下のポイントを押さえて文章を書く必要があります。

• 自分の言葉でまとめる

• 分かりやすい表現を使う

• 接続詞や副詞などを使用する

• 詳細を書くのではなく大まかな要約を記載する

要約レポートの作成では、元の文章や会話をそのまま使うのではなく、自分の言葉でまとめましょう。論文やプレゼンでは専門用語が使われているケースがあり、内容が難しくなりやすいためです。そのままの言葉を引用すると、内容が理解しにくくなる恐れがあります。

簡単な表現や接続詞・副詞などを使って、読者にとってわかりやすい文章を作成しましょう。また、内容を詳細に書くのは控えてください。細部まで書くと、文章が長くなり要約の意味がなくなります。

4. 要約レポートをチェックする

要約レポートを作成したら、内容をチェックしましょう。以下のポイントを重点的に確認すると、より相手に伝わりやすい文章になります。

• 誤字脱字はないか

• 内容の順序は正しいか

• 要点の関係性は正確か

• 論理が飛躍していないか

• 読者にとって難しい言葉がないか

とくに注意したいのが「論理が飛躍していないか」です。論理の飛躍とは、物事を論じる上で必要になる途中の段階を飛ばして、結論を述べることを指します。要約は自分の言葉でまとめる必要があるため、論理の飛躍が発生しやすいです。

論理が飛躍すると、要約の内容が相手に伝わりづらくなります。第三者を交えてダブルチェックをしたり、推敲や校閲をチェックするツールを活用したりすると、文章のミスを減らせるでしょう。

5. 要約レポートの修正を行う

チェックした要約レポートに改善点があれば、修正する必要があります。修正段階での注意点は、文章の一部だけを直さないことです。修正箇所が一部だけだと、他の文章との関係性や書き方にズレが生じる恐れがあります。

たとえば、レポート内で複数回「文章を要約するコツは内容をシンプルにまとめることです。」といった主張をしているにも関わらず、一部だけを「文章を要約するコツは内容を具体的に書くことです。」に変更してしまうと、レポート全体で矛盾が生じます。

要約レポートの内容に矛盾が生まれると、元の情報を適切に伝えられません。修正を行ったあとは、もう一度文章全体を見直して、他に変更する点はないかを確認しましょう。

要約レポートの書き出しのコツ2つ

要約レポートの書き出しのコツがわかると、悩むことなくスピーディーに書き始められます。本章では、以下の2つのコツを具体的に解説します。

1. 要約レポートの結論を述べる

2. 興味を引く内容を含める

レポートごとの書き出しを把握して、要約の仕方に関する悩みを減らしましょう。

1. 要約レポートの結論を述べる

要約レポートの書き出しでは、まず結論を述べましょう。結論から述べることで、読者がどのような内容について書かれているのかを把握しやすくなるためです。「～という実験を通して〇〇であることが明らかとなった」といった具合に最初に結論を述べることで、要約全体が分かりやすくなります。

ただし、要約レポートによっては、結論を述べる前に日付・場所・参加者などを記載するケースがあります。そのような場合は、要約レポートの主題部分で結論を述べましょう。

2. 読み手が知りたい情報を含める

要約レポートには、読み手が知りたいであろう情報を盛り込むことを意識しましょう。

例えば、商談の内容をまとめるレポートであれば、商談で辿り着いた結論だけでなく、途中での顧客の反応や今後の見込みも記載するべきです。読み手である上司や同じ部署のメンバーが知りたいのは、商談の結果だけではないからです。

読み手がどのような情報を求めているか判断に迷う場合は、ChatGPTなどのAIツールを活用し、案を出してもらうのも手段のひとつです。以下の記事でChatGPTで文章を要約するコツを記載しているため、ぜひご覧ください。

関連記事：ChatGPTで文章を要約するやり方は？精度を上げるコツやおすすめプロンプトも紹介

要約レポートの終わり方2パターン

要約レポートの書き出しだけでなく、終わり方に悩む人も少なくありません。本章では、要約レポートの終わり方を2パターン紹介します。

• レポートの要点をまとめる

• 今後の課題・展望を提示する

それぞれ見ていきましょう。

レポートの要点をまとめる

レポートの要約の最後にすべきことは、全体の要点をまとめることです。要点を最後にまとめることで、伝えたい情報やアイデアを読み手に再認識させられます。また、要約レポートの内容を違和感なくまとめられ、結論を明確にできるでしょう。

以下にまとめ方の例を紹介します。

【イベントやプレゼンに関する要約レポート】

- イベントで〜が分かりました。よって〇〇を自社に活かせます。
- プレゼンの結果、当社にとっては〜と言えるのではないかでしょうか？

【実験や研究に関する要約レポート】

- 本実験では、〜を検証しました。以上のことから、〇〇は〜です。
- 〜は、本研究においては〇〇と言えるのではないだろうか。

このように、結論箇所を簡潔に記載しましょう。余計な情報を入れて冗長にならないよう意識することが大切です。

今後の課題・展望を提示する

レポートの要約の終わり方として、今後の課題・展望を提示するのも手段のひとつです。要約レポートの結論をまとめた上で、今後どのような活動を行うべきかを伝えられます。終わり方の事例は、以下の通りです。

1. イベントにより当商品の利用者は〇〇が多いことがわかった。弊社では〇〇向けのマーケティング施策を行っていないため、今後は注力していきたい。

2. 本研究により〇〇はわかったが、△△はわからなかった。今後の課題としていきたい。

①は自社の弱点を明確にし、今後注力するべき内容についても記載しています。商談や会議の結果、今後会社がどのように成長していくのかを明確にすることで、社内で情報を共有して会社の方針を定めやすくなるでしょう。

②は、研究の結果見つかった課題について述べています。今後の活動内容については具体的に記載しないため、利益を追求する会社員向けというよりは、学生が論文を作成する際に使いやすい終わり方だと言えます。

要約レポートの作成時の注意点5つ

要約レポートを作成するときの注意点は、以下の4つです。

1. 元の文章・会話をそのまま使わない

2. 事実を述べる際に個人の解釈を混在させない

3. 必要のない情報を書かない

4. 読み手に合わせた言葉遣いを心がける

上記に気をつけると、どのような要約レポートでも失敗せずに書けるでしょう。ぜひチェックしてみてください。

1. 元の文章・会話をそのまま使わない

要約レポートを作成するときは、元の内容をそのまま使わないことがポイントです。要約元の文章や商談には、専門用語や難しい単語などが多く使われている可能性があります。その場合、要約元の言葉をそのまま使って要約しても、意図が伝わりにくいです。

また、文章や会話をそのまま使うと、まとまりの悪い文章になってしまう恐れがあります。簡潔にまとめるためにも、必要に応じて自分の言葉で要約を作成すると良いでしょう。

2. 事実を述べる際に個人のの解釈を混在させない

要約レポートでは、会議の内容や研究結果などの事実に、個人的な解釈を含めないことが重要です。要点や主張がブレないようにする必要があるためです。要約は自分の言葉でまとめる必要がありますが、そこに個人の解釈を入れると読み手に正しく伝わらない恐れがあります。

要約を作成するときは、論文や会議、プレゼンの主題を簡潔にまとめることを意識しましょう。なお、主題を正しく伝えた上で、まとめとして所感を入れるのは問題ありません。あくまでも、事実と個人的な解釈を分けて書くことが大切です。

3. 必要のない情報を書かない

必要のない情報を書かないことも、要約レポートを作成する上で注意すべきポイントです。要約の目的は、元の情報をコンパクトにまとめることだからです。不要な情報を書いて文章が長くなってしまうと、要約の意味がありません。

以下のような要素を含む文章や言葉は、要約レポートで書かないようにしましょう。

• なくても意味が伝わる修飾語

• 削除してもレポートの意図が変わらない文章

• 読み手が理解できない専門用語

• 専門用語に対する詳細

上記の要素を省くと、要点レポートがきれいにまとまり、わかりやすい文章になります。

4. 読み手に合わせた言葉遣いを心がける

要約レポートの作成における注意点として、難しい言葉や表現を使用しないことが挙げられます。難しい言葉や表現を使用すると、読み手が意味を理解できない恐れがあるためです。論文や商談では、専門用語や難しいフレーズが使われることが多々あります。要約レポートでは、それらをわかりやすい文章や言葉に変える必要があります。

ここで気をつけたいのが、難しい言葉・表現の基準です。読む人の理解度に合わせることを意識しましょう。例えば、読者が要約レポートの内容に精通している方ならば、ある程度難しい言葉を使っても問題ありません。

しかし、あまり知識のない人が読者な場合は、理解しやすい言葉に変える必要があります。読者のリテラシーに合わせて適切な言葉を選ぶと、簡潔でわかりやすい要約を作成できるでしょう。

レポートの要約に関するよくある質問

レポートの要約に関するよくある質問に回答します。

1. 要約では何を書くべきですか？

2. レポートの要約をわかりやすく作成するポイントは？

3. レポートの要約は何文字くらいが目安ですか？

疑問点を解決すると、悩むことなくスムーズに要約を作成できるでしょう。

1. 要約では何を書くべきですか？

レポートの要約では、主に以下のような内容を書くべきです。

• はじめに

• レポートの目的

• 問題提起と結論

• 著者がもっとも伝えたいこと

• まとめ

• グラフ・表

• 出典・参考文献

ただし、無理に上記のすべてを書くのではなく、取捨選択をする必要があります。要約の目的は、オリジナルの情報をコンパクトにまとめることであるため、上記を参考にしつつ不必要だと思われるものは省きましょう。

なお、文章要約の書き方を詳細に知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

関連記事：効率的な文章要約の書き方とAI活用のポイント　要約テクニック徹底解説

2. レポートの要約をわかりやすく作成するポイントは？

レポートの要約を分かりやすくするためには、以下のようなことに注意する必要があります。

• 要約文の長さをレポート全体の10%以下にする

• 要点の順序や関係性を明確にする

• 要点を簡潔に表現する

要約は、レポートをコンパクトにまとめたものです。レポート全体の10%程度を、要約の長さの目安にしましょう。要点の順序や関係性を調整することで、レポートの意図を誤解なく伝えられます。

また、レポートには難しい単語や表現が使われているケースが多くあります。簡単な表現を使って要点を解説すると、誰でも内容を理解することが可能です。

要約を上手に作成する方法は以下の記事で詳しくまとめていますので、ぜひご覧ください。

関連記事：仕事の質とスピードが劇的にアップ！「要約力」を鍛えるコツ

3. レポートの要約は何文字くらいが目安ですか？

レポートの要約の目安の文字数は、ひとつの項目につき150文字以内が良いとされています。全体では、レポートの10%以内に収めましょう。文字数が多すぎると、レポートの要点を簡単に伝えられないためです。

ただし、文字数が少なすぎると、情報を正確に伝えられない可能性があります。そのため、PREP法を活用して、読み手が理解しやすい書き方をすることが大切です。

効率的に要約を作成したいなら『Rimo Voice』がおすすめ！

自分の手で1から要約を作成する場合、膨大な時間がかかります。特に、商談や会議の内容をまとめる場合は、録音した音声を聞いて文字起こしをする必要があることも。

そこでおすすめなのが、弊社が開発・提供しているAIツール『Rimo Voice』です。

高精度な文字起こし機能が搭載されており、音声ファイルを読み込むことでスピーディーに文章化できます。また、文字起こしだけでなく内容を要約する機能も備わっているため、確認して内容を調整するだけで要約レポートが完成します。

要約レポートを作成する機会が多い人ほど、大幅な業務効率化が期待できるため、ぜひ導入を検討してみてください。こちらから、60分間の無料トライアルも利用できます。

まとめ：要約レポートの作り方について正しく理解しよう

要約レポートを作成する際には、全体像を把握した上で要点をまとめていく必要があります。最初と最後に結論を記載することや、読み手の理解度に合わせた言葉選びなどを意識すれば、より完成度の高いレポートを作れます。

また、文章が冗長にならないよう、不必要な情報を盛り込まないよう意識することも大切です。自力で作成するのが大変な場合は、ツールなどを活用するのも手段のひとつです。ぜひ、本記事の内容を参考にして、コツを押さえて分かりやすい要約レポートを作成してみてください。

最終更新日: 2024 / 8 / 26