効果的な打ち合わせとは？準備・進め方・便利ツールまで徹底解説

「効果的な打ち合わせの進行方法は？」

「打ち合わせでのコミュニケーションを向上させるにはどうすれば良い？」

クライアントとの打ち合わせや社内での打ち合わせの進行を任された際に、何から始めれば良いのか疑問に思われる方も多いのではないでしょうか。今回は効果的な打ち合わせを行うために、押さえるべきポイントや便利ツールについて紹介します。

打ち合わせに必要な準備

有意義な打ち合わせにするために最も重要なポイントが事前準備です。せっかく長い時間を割いて打ち合わせに参加したものの、何も決まらず大した成果が得られなかった経験はないでしょうか。そのような打ち合わせには事前準備が足りていません。打ち合わせに必要な準備には何があるのか詳しく解説していきます。

アジェンダの作成と共有

打ち合わせの前にアジェンダを作成し、目的や議題、時間配分、参加者の役割など全員に共有しましょう。打ち合わせにおいて最も避けたいのは、出席者が「とりあえず参加している」という意識を持ってしまうことです。打ち合わせで意見を出さないのは参加していないのと同じです。参加者に積極的に発言してもらうためにも、打ち合わせの目的や議題を明確にして、参加者それぞれの役割を事前に伝えましょう。アジェンダの事前共有は話の脱線を防げるので、効果的な打ち合わせが実現できます。

必要な資料の準備

議題に合わせて関連資料の収集や整理を行い、参加者が理解しやすいように編集をしておきましょう。口頭で説明しきれない内容や、根拠を示すデータとして必要になるのが関連資料です。打ち合わせの中で必要な資料を事前に収集し、参加者が見やすいように整理しておきましょう。データを載せる際は、表やグラフにすると理解しやすくなります。

参加者の確認と日程調整

必要なメンバーを確認し、全員が参加できる日時を調整しましょう。メールなどで日程調整を行っても良いですが、日程調整ツールを使用すると打ち合わせの日程が簡単に決められます。主催者が打ち合わせの日程候補を共有し、参加者が可能な日程を選択することで日程調整ができます。TimeRex（タイムレックス）やSpir（スピア）などが代表的なツールです。カレンダーツールとの連携やWeb会議のルームを自動作成してくれるので便利です。

効果的な打ち合わせの進め方

効果的な打ち合わせをするために、どのような進め方が必要でしょうか。具体的な進行方法についてポイントを3つご紹介します。

• ファシリテーションを行う

• 参加者の意見をうまく引き出す

• タイムマネジメントを意識する

アジェンダ通りに進行するだけでは効果的な打ち合わせは実現できません。それぞれのポイントについて詳しく解説します。

ファシリテーションを行う

打ち合わせを円滑に進行するためにはファシリテーターが必要です。ファシリテーターとは打ち合わせの場の進行役です。参加者の発言を促したり、意見をまとめたりする役割のことです。

まず、ファシリテーターは打ち合わせの開始時に目的とアジェンダを再確認しましょう。アジェンダを再確認する際に、それぞれの所要時間の目安もスライドの資料で提示できるとさらに良いでしょう。打ち合わせが無駄に長引いてしまうことを防ぐために、各議題の時間配分を守ることが重要です。また、打ち合わせ中は全員に発言の機会を与えるよう意識しましょう。

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意見をうまく引き出す

参加者全員から意見を引き出して活発な議論をするためには発言しやすい雰囲気づくりが重要です。積極的に発言していない人に意見を求めるように意識すると良いです。

意見を求める際はオープンクエスチョンで発言を促しましょう。オープンクエスチョンとは「はい」「いいえ」で答えられるような質問ではなく、「これについて今後どうしていく予定ですか？」など特定の答えを持たない質問の仕方です。相手の考えを深く理解したい時や、次の会話につなげたい時に有効です。

タイムマネジメントを意識する

時間内で終わらせられるようにタイムマネジメントを意識しましょう。まずはアジェンダの時間配分を守ることが重要です。特に複数人でアイディアを出し合うようなブレインストーミングの時間を設ける場合にはタイムキーパーが必要です。いくつかのチームに分かれてブレインストーミングを行うのであれば、各チームに1人タイムキーパーを設置しましょう。

また、議論の優先順位を決めることも重要です。打ち合わせの際、なかなか結論が出ない場合もあると思います。打ち合わせ中にも適宜優先順位を見直しながら進行していきましょう。

打ち合わせでの注意点とトラブル対策

参加者全員が積極的に発言をするようになっても、思うように打ち合わせが進まない場面が出てくると思います。ファシリテーターは打ち合わせでの話をまとめなければなりません。ここからは、よくある打ち合わせでの注意点とトラブルの対策を解説していきます。

意見の衝突への対処

打ち合わせ中に参加者の意見が対立することがあります。まずは対立の原因がどこにあるのかを明確にします。参加者が感情的になっている場合は、冷静な対話を促しましょう。

ファシリテーターは中立的な立場で進行を進めるべきです。自分の意見を述べるのではなく、共通目的の再確認を行い双方の意見をまとめる必要があります。共通目的の再確認をすることは、全員が納得できる解決策を見つける可能性があります。それでも意見が合わずに話がまとまらない場合は、後日に再度話し合う提案をしましょう。

打ち合わせの脱線を防ぐ

議論が本筋から逸れることを防ぐにはアジェンダに沿った進行が大切です。参加者の発言が多くなればなるほど話が脱線しやすくなります。ファシリテーターは議論が逸れないように軌道修正を行うことが必要です。議論が脱線してしまった場合はアジェンダを再確認し、時間配分の確認などを行いましょう。ここでも共通目的を参加者全員で再度確認することにより、逸れてしまった議論を元に戻すことができます。

時間内に終わらせる

時間内で終わるように各議題の終了時間が近づいたらアラートを出しましょう。終了時にアラートを出すと意見がまとまらず、タイムオーバーになってしまいます。5分前を目安にアラートを出し、意見をまとめられるよう参加者を促していく必要があります。

それでも議論が終わらない場合はフォローアップの時間を設定するなど、対処をしていきましょう。アジェンダの時間配分にゆとりを持たせておくと、フォローアップの時間を設けやすくなります。

打ち合わせ後のフォローアップ

打ち合わせは意見がまとまったら終わりではありません。参加者全員が次の行動にスムーズに移行できるようフォローアップが重要です。集中して打ち合わせに参加していても、時間が経つと忘れてしまうことがあります。打ち合わせの内容をまとめ、参加者全員に共有することが必要です。打ち合わせでまとまった内容を踏まえ、次回の打ち合わせに向けた準備も併せて実施していきましょう。

議事録の作成と共有

打ち合わせ終了後、速やかに議事録を作成し内容を正確に記録しましょう。すぐに行動してもらうために、できるだけ早く参加者に議事録を共有することが重要です。慣れるまでは時間がかかる作業です。議事録作成のための人員を配置してあげると、スムーズに議事録を共有できます。議事録には議題ごとの議論内容や決定事項、アクションアイテムを明確に記載しましょう。アクションアイテムとはプロジェクトを動かすために作成したタスクのことを指します。打ち合わせは次の行動を決めるために行うものです。参加していない人が見ても次の行動がはっきり分かるように議事録を作成しましょう。

議事録のための人員を配置できない場合や、他の業務に追われて議事録まで手がつけられない場合は音声録音による議事録作成ツールがあると便利です。『Rimo Voice』なら打ち合わせ内容を高速かつ高精度に文字起こしします。1時間の打ち合わせなら5分で文字起こしをしてくれ、さらに要約まで行います。議事録に時間をかけられない方におすすめです。

アクションアイテムの管理

各アクションアイテムに対して責任者と期限を設定しましょう。議事録にアクションアイテムを記載しても責任者を設定していないと実行まで落とし込めず、タスクが進まないといった状況を招いてしまいます。いつまでに誰がどのように実行するのか5W1Hの視点でアクションアイテムを設定しましょう。必要に応じてリマインドすることで、期限が過ぎるのを防ぎます。

また、アクションアイテムの抜け漏れを防ぐには、打ち合わせの決定事項をCRMにも正確に反映しておくことが重要です。

しかし、議事録を作成した後にSalesforceやDynamics 365などへ同じ内容を手入力する作業は、1回あたり15〜30分かかるうえに入力漏れも起きやすい作業です。

『Rimo Voice』のCRM連携機能を使えば、議事録からネクストステップ・顧客課題・商談フェーズなどをボタン1つでCRMに書き込めます。

Salesforceでは独自に設定した入力項目にも対応しています。Dynamics 365ではOutlookカレンダーと照合して該当の活動レコードを自動で表示するため、商談を探す手間もかかりません。

アクションアイテムの記録と管理を一度に完了できるため、次の打ち合わせまでにやるべきことが明確になります。

次回の打ち合わせに向けた準備

終了時に次回の打ち合わせについて確認しましょう。時間が足りずに結論が出なかった議題など、次に持ち越す内容があれば共有しておきましょう。次回の議題を全員で目線合わせをしておくことで、より効果的な打ち合わせを実現できます。

さらに次回の打ち合わせに向けてアジェンダを作成し、参加者のスケジュールを確認して招待しましょう。

打ち合わせのための便利ツール

打ち合わせを効率的に行うためには、便利ツールを使うと良いでしょう。便利ツールを使用することによって作業の時間短縮やコミュニケーションを円滑にする効果があります。効率的に打ち合わせを行うために、数多くの便利ツールが存在します。まだツールを使ったことがない方のために、代表的なツール名を紹介しながら詳しく解説します。

なお、打ち合わせや会議の効率を上げるためのおすすめツールを幅広く比較したい方は、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：会議の生産性・効率を上げるのに役立つツール8選！「無駄な会議」をゼロにする方法を紹介

オンライン打ち合わせツール

リモートワークが増える中、オンライン打ち合わせツールは欠かせません。

メリットとしては参加できる環境さえあればいつでもどこでも打ち合わせができます。自宅でもシェアオフィスからでも参加可能です。移動や場所の確保が必要なく、費用が掛からないのも良い点として挙げられます。

デメリットは通信状況に左右されることや、表情や雰囲気を読み取りにくいことです。打ち合わせの前に接続テストを実施し、参加者は相槌を打ったり場合によっては笑顔を意識したりと工夫をすることでデメリットはカバーできます。

以上の点を踏まえても、オンライン打ち合わせツールはメリットが大きいツールと言えます。Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなどがよく利用されるオンライン打ち合わせツールです。

プロジェクト管理ツール

打ち合わせの進行やアクションアイテムの管理には、プロジェクト管理ツールが便利です。

プロジェクトやアクションアイテムの進捗状況が可視化でき、わざわざ報連相を行う必要がありません。自分の業務がどのように目標に繋がっているのかも可視化されるので、仕事へのモチベーションが向上します。重要な案件やトラブルなどは直接報告することが望ましいため、ツールだけに頼り過ぎるのも良くありませんが、普段の業務の作業効率向上のためにプロジェクト管理ツールは導入しておくと良いでしょう。

代表的なツールとしてTrello、Asana、JIRAなどがあります。

コラボレーションツール

コラボレーションツールとは、社内やチーム内の情報共有やコミュニケーションを円滑に行うためのツールです。Slack、Notionなどがあります。

プロジェクトを行う上で、参加者同士のコミュニケーションや資料の共同作業などにコラボレーションツールが役立ちます。コラボレーションツールはPCだけでなくスマートフォンでも操作しやすいため、どこでも手軽にコミュニケーションがとれます。

議事録作成ツール

AI議事録の導入には『Rimo Voice』がおすすめです。代表的なオンライン打ち合わせツールのZoom、Microsoft Teams、Google Meet の全てに対応しており、一度設定しておくだけで全ての打ち合わせや会議を文字に記録できます。また、高精度の議事録を作成できるのが強みです。雑音や意味のない発声を自動除去し、単語登録をすれば各業界・組織の専門用語に対応できます。さらに要約まで生成されるため、長時間の打ち合わせ内容も文字起こしを全て読むことなく理解ができます。より効果的かつ効率的な議事録を作成したい方はぜひRimo Voiceをお試しください。こちらより無料トライアルの申請・資料請求をいただけます。

また、『Rimo Voice』はSalesforceおよびMicrosoft Dynamics 365とのCRM連携にも対応しています。

打ち合わせの録音から議事録作成、さらにCRMの活動記録・ネクストステップ・顧客課題の自動入力まで一気に完了できるため、打ち合わせ後の手入力作業を丸ごと削減できます。

国内の議事録ツールでDynamics 365に対応しているサービスは多くありません。Dynamics 365を基幹ツールとして使っている企業にとっては特に導入メリットが大きい機能です。

『Rimo Voice』は7日間の無料トライアル も提供しておりますので、気軽に試してみてください。

打ち合わせに関するよくある質問

打ち合わせを行う初心者が抱えやすい悩みについてお答えします。より効果的な打ち合わせを実現させるためにぜひ参考にしてみてください。打ち合わせに関して不安な点は事前に取り除いて本番に臨むようにしましょう。

効果的な打ち合わせの時間はどのくらい？

一般的には30分から1時間程度です。長時間の打ち合わせは集中力が続かないため、長くならないようにアジェンダを組みましょう。時間を区切って途中に休憩を挟むことで、集中力が持続しやすくなります。

アジェンダに記載すべき必須項目や具体的な書き方、テンプレートについてはこちらの記事も参考にしてください。

関連記事：【テンプレート付】アジェンダとは？会議におけるメリット・正しい書き方・作成目的について解説

リモートでの打ち合わせのポイントは？

安定したインターネット環境を確保しましょう。特にファシリテーター側のインターネット環境が悪いと参加者に不満やストレスを与えてしまいます。事前に接続テストを行うと良いでしょう。

参加者の反応を確認するためにも全員にビデオオンを推奨すると良いです。打ち合わせの雰囲気を良くする効果もあります。

難しい議題の打ち合わせをどう進める？

事前に資料を共有しましょう。資料の共有は打ち合わせの直前ではなく、参加者が十分に打ち合わせの趣旨を把握し、意見を準備する時間を考慮して早めに発信しましょう。打ち合わせ中において、複雑な議題は段階的に分けて議論して、各ステップで合意を得る方法もあります。

参加者が多い場合の注意点は？

アジェンダの徹底を意識することが重要です。発言者が多ければ多いほど、事前に設定した打ち合わせ時間を超過する可能性があります。発言の順番や時間を制限し、全員が公平に発言できるようにすると良いです。

打ち合わせが長引いた場合の対策は？

打ち合わせが長引いた場合は、適宜アジェンダと時間配分を見直しましょう。次回の打ち合わせに回せる議題はないでしょうか。長引いた議題など、フォローアップの時間を設定し、後日に議論しましょう。

打ち合わせ中に参加者の集中力を維持する方法は？

定期的に休憩を挟むことが大切です。アジェンダに休憩時間を組み入れましょう。打ち合わせの資料は文字の羅列だけだと理解しづらく、集中力低下に繋がります。表やグラフ、時には画像を用いながら、視覚的に興味を引く資料を用いると良いでしょう。参加者に質問や意見を求め、能動的に打ち合わせに参加してもらうことで集中力が持続しやすくなります。

次回の打ち合わせをより良くするために

効果的な打ち合わせを実現するためにはポイントがあります。

• 事前準備や時間管理を徹底すること

• 参加者の意見をうまく引き出せるように働きかけること

• 打ち合わせ後のフォローアップを怠らないこと

これらを行うことにより、参加者全員が主体性を持って打ち合わせに参加でき、次のアクションに繋がりやすくなります。

打ち合わせにおいて、より効率的に作業を行うためにはさまざまなツールがあります。手間をかけずに高品質な議事録を作成したい場合には『Rimo Voice』がおすすめです。『Rimo Voice』を活用しながら、次回の打ち合わせをより効果的にしましょう。

手間をかけずに高品質な議事録を作成したい場合には『Rimo Voice』がおすすめです。1時間の打ち合わせを約5分で文字起こし・要約し、SalesforceやDynamics 365へのCRM入力までワンクリックで完了します。

打ち合わせの記録から次のアクションの管理までを自動化したい方は、無料トライアルでぜひ操作感を試してみてください。