「長時間続く会議に何の意味があるのだろうか？」
「会議を意味のあるものにしたいけど、どうすれば良い？」
上記のようなお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
会議の目的を参加者全員で把握していないと、長時間かけて行われた会議も無駄になってしまいます。
今回は効率的に意味のある会議を実現するためのポイントを、目的を踏まえて解説します。
これから初めて会議を開催する方や、今まで何となく会議を続けていた方はぜひ参考にしてみてください。
会議の目的
会議の目的は、主に以下の7つです。
必ずしも7つすべてを目的にするのではなく、会議ごとに違いがあります。
どのような目的で実施するのかをあらかじめ明確にしましょう。
情報共有
進捗状況の確認
アイデアを出し合う
意思決定
問題解決
コミュニケーションの活性化
戦略立案
参加者が「何となく会議に参加している」状態を防ぐために、会議の主催者は目的を踏まえた上で会議の準備を進めていきましょう。
情報共有
組織の方針や戦略、市場環境や競合状況など、議論を始める前に参加者全員に必要な情報を共有することも会議の目的の1つです。
組織の方針や、会社が今置かれている状況などを目線合わせしておくことにより、意思決定や実施する業務において一貫性を持たせられます。
一貫性を持たせることによって意味のない業務が減り、全員が1つの目標や目的に向けて業務を行えます。
進捗状況の確認
会議の目的として、進捗状況の確認も挙げられます。
前回実施した会議から、実績がどう変化したのか検証することが大切です。
進捗が順調であれば前回の会議で決めた内容や行動が効果的だったことを表します。
反対に進捗具合が良くない場合は前回の会議で決めた内容が不適切、または実行に移せていない可能性があるので、原因を特定し再度議論する必要があるでしょう。
また、実際に行動を移して結果に繋がった内容があれば、全員に共有することで士気を高める効果があります。
アイデアを出し合う
アイデア出しを目的として、会議を実施する場合もあります。議題に合わせて参加者それぞれの視点からアイデアを出していきましょう。
会議ではブレインストーミング形式でアイデアを出し合う時間を設けると良いでしょう。
ブレインストーミングとは複数人の参加者がアイデアを出し合い、組み合わせることによって新しい発想や解決策を出すことを目的としています。
質や実現可能性を最初から考慮せずに、量を重視して出し合うことで、アイデアを最大限に引き出せます。
意思決定
意思決定は会議を行う上で一番重要な要素です。意思決定が必要な会議で長時間議論をしても、ただ意見交換をするだけで次に移す行動が決まらなければ、無駄な会議になってしまいます。
議論を行う最終的なゴールに向かって、会議に参加している全員が意見を出し合い、次の行動計画を立てる必要があります。
特に重要なプロジェクトの意思決定を行う場合は、様々な視点から議論をし、慎重に議論を進めていきましょう。
問題解決
問題解決を目的として会議を実施する場合もあります。
問題について各部門やさまざまな知見を持った参加者が意見を出し合うことで、具体的な解決策を出せます。
問題が起きたら迅速に会議を行い、解決策を決めて実行しましょう。
問題の早期解決につながり、プロジェクトの遅延や失敗を防げます。
コミュニケーションの活性化
参加者メンバーの間で信頼関係を築き、コミュニケーションを強化することも会議の目的の1つです。
会議の参加者が1つの議題に対して意見を出し合う過程で、メンバー間の理解や信頼が深まり、チーム全体のパフォーマンスが向上します。
意見を出し合う際は、自分と反対の意見が出ても相手を尊重し、理解し合う意識や姿勢を持つことが必要です。
戦略立案
長期的な視点での戦略立案も会議の重要な目的として挙げられます。
市場の動向や競合状況などを分析し、企業の将来を見通してどう策を講じるべきか議論します。
戦略を立てることのメリットは、物事の優先順位が明確化されることです。
立てた戦略に対してチームや組織が一丸となって行動することで、成果が出やすくなり、時間やお金の無駄を省く効果もあります。
効果的な会議の進行方法
効果的な会議にするためには、まず事前準備をしっかりと行い、会議中はファシリテーションをしましょう。
会議後のフォローアップも行うことで会議の参加者が次の業務へと移行しやすくなります。
意味のない会議から効果的な会議にするために、進行方法を具体的に解説していきます。
目的の明確化
アジェンダの準備
役割分担を決める
ファシリテーションを行う
会議後に議事録を作成・共有する
こちらの記事でも会議を効率化・活性するための進め方を紹介していますのでぜひ参考にしてみてください。
関連記事：会議を効率化・活性化するための進め方とは？事前準備やNG行動も徹底解説
目的の明確化
事前準備として、会議の目的を明確にすることは重要です。
会議の目的を参加者が理解していないと受け身になってしまい、有効な会議ができません。
情報共有なのか、アイデアを出し合う会議なのか、会議の目的によって参加者が事前に行うべき準備も変わってきます。
会議中に参加者が積極的に意見を言えるように、事前に会議の目的を共有しておきましょう。
アジェンダの準備
議題に合わせてアジェンダを準備しましょう。
アジェンダを事前に共有しておくことで参加者がより会議内容をイメージしやすくなり、事前準備ができます。
具体的なアジェンダの例を紹介します。
会議名：プロジェクト進捗報告会
開会の挨拶（5分）
参加者の自己紹介（10分）
プロジェクトの現状報告（20分）
課題と対応策の議論（30分）
次回のステップと担当者の決定（15分）
質疑応答（10分）
閉会の挨拶（5分）
アジェンダごとに時間を割り振り、記載しておきましょう。
参加者が各議題にどれだけの時間が割り当てられているかを事前に知っておくことで、どの程度の準備が必要かを把握できます。
また会議全体の時間が長くなる場合は、適宜休憩時間をアジェンダに組み込むことで参加者の集中力が持続しやすくなります。
関連記事：【すぐ使えるテンプレート付】アジェンダとは？会議の効率化に役立つ正しい書き方や作成目的・メリットについて解説
役割分担を決める
会議中に必要な役割分担を事前に決めておきましょう。必要な役割分担は4つです。
ファシリテーター（進行役）
議事録担当
タイムキーパー
テクニカルサポート
事前に役割分担をしておくことで、会議をスムーズに進めることができます。
特にオンライン会議を行う場合は、テクニカルサポートの役割を1人設置しておくと急なトラブルや突発的な作業に対応できます。
トラブルの例としては、音声トラブルや急な投影資料の差し込みが挙げられます。
接続環境が悪い場合は音声を再接続したり、会議の途中で発表者から追加資料の差し込みをしたいと依頼があったりと、急な対応にもすぐに取りかかれて円滑に会議を進められるでしょう。
ファシリテーションを行う
会議中はファシリテーションしましょう。
ファシリテーションとは会議やミーティングなどで参加者が円滑にコミュニケーションを取り、目標を達成できるように進行をサポートするスキルのことです。
ファシリテーターは中立的な立場で議論を進め、参加者の意見を引き出しながら結論をまとめる役割を担います。
まず会議の冒頭にアジェンダを確認しましょう。
会議の目的や目標、何の議題について話し合うのかについて、参加者が理解を深めた状態で議論を始められるように、再度アジェンダに触れるとよいです。
会議中は進行のサポートを行い、話が脱線して論点がずれないように適宜調整をしていきましょう。
関連記事：会議を効率化・活性化するための進め方とは？事前準備やNG行動も徹底解説
会議後に議事録を作成・共有する
効果的な会議にするためには、会議後のフォローアップも欠かせません。
分かりやすく、すぐに行動に移せる議事録を作成し、スピーディーに共有しましょう。
議事録には、以下の項目を記載します。
会議の日時・場所・参加者
各議題の要点と議論内容
決定事項とアクションアイテム
次回の会議の日時と場所
なお、アクションアイテムとは、目標達成のためにプロジェクトを動かす際に、会議を通じて設定したタスクを指します。
会議で決めた内容について、参加者がすぐに行動できるように、会議終了後はできるだけ早く議事録を共有しましょう。
アクションアイテムが実行されているか進捗を確認したり、フィードバックを実施したりすることも大切です。
議事録の作成方法については、ぜひ以下の記事も参考にしてください。
関連記事：わかりやすい議事録の書き方のコツとは？【すぐに使える例文・フォーマットも紹介】
会議で目的を達成するためのポイント
会議を無駄な時間にしないためには、5つの重要なポイントがあります。
事前に目的や進め方を共有する
意見を出しやすい雰囲気づくり
時間管理を徹底する
決定事項に関するメンバーのタスクを設定する
便利なツールを活用する
これらのポイントを押さえることで、会議の質が向上し、より効果的な会議を実現できます。
事前に目的や進め方を共有する
会議の目的と進行方法を事前に参加者全員に共有しましょう。
方法としては、事前にアジェンダを提示するとよいです。
会議の通知と一緒にアジェンダを送りますが、再確認の意味を込めて会議が始まる前にも再度アジェンダを提示しましょう。
各議題の目的や目標を明確にすることで参加者は準備ができ、会議を有効に進行できます。
意見を出しやすい雰囲気づくり
参加者が自由に意見を述べられるような雰囲気を作ることが重要です。
ファシリテーターは参加者に発言を促し、議論を進めます。
参加者が気軽に発言できるように、問いかける言葉も簡単にしましょう。
特に下の立場の参加者だと自分の発言に自信がなく、プレッシャーに感じてしまいます。
使う言葉のレベルを下げた方が参加者の不安を取り除けます。
どのような意見にも批判的な態度を示さないように心がけることが必要です。
意見を出しやすい雰囲気づくりを行うことで、参加者全員が積極的に発言し、活発な議論を行えます。
オンラインミーティングではリアクションにも気を配りましょう。
画面越しのコミュニケーションだと、相手の感情が読み取りにくく、参加者が不安に感じてしまいます。
常に笑顔でコミュニケーションを取ることを心がけ、参加者が発言した際にはいつもよりリアクションを大きめにすると良いです。
ミーティング前に会議とは全く関係ないプライベートの近況や仕事の状況など、世間話をすることで参加者の不安や緊張を取り除く効果もあります。
時間管理を徹底する
ファシリテーターは時間管理を徹底しましょう。
アジェンダの各議題に対する時間を守り、会議が予定通りに進行するよう努めることが重要です。
時間管理を怠ると、会議の目的を達成できなかったり、参加者の集中力が下がってしまったりと無駄な会議になってしまいます。
参加者は業務の合間で会議に臨んでいるため、会議の時間が伸びてしまうと参加者の業務にも支障が出る恐れがあります。
ブレインストーミング形式のようにアイデアを出し合う際は、ファシリテーターだけでは時間管理が困難な場合もあるでしょう。
ファシリテーターとは別でタイムキーパーを任命すると良いです。
決定事項に関するメンバーのタスクを設定する
会議で決定した内容を実行に移すためには、アクションアイテムを作成する必要があります。
先述したとおり、アクションアイテムとは目標を達成するために会議中に設置したタスクのことです。
アクションアイテムには責任者と期限を設定し、進捗状況を定期的に確認すると良いです。
具体的なアクションアイテムを見ていきましょう。こちらは新商品の市場調査におけるアクションアイテムです。
アクションアイテム：新商品の市場調査を実施する
責任者：佐藤さん
期限：◯月◯日
詳細：競合商品の分析・ターゲット顧客層の決定・価格帯の調査を含む市場調査レポートを作成する
責任者や期限、詳細を明確にすることで、会議で決定したことを実行に移せる仕組みを作れます。
便利なツールを活用する
効果的な会議を実現するためには、便利なツールを活用して効率的に会議を進めていきましょう。
場所を選ばす、ネット環境とパソコンさえあれば会議が行えるオンライン会議ツールは欠かせません。
在宅からでも会議に参加できることが強みです。
スタンプ機能もあるため、画面上でリアクションが苦手な方でも感情を表現できます。
主なオンライン会議ツールには、『Microsoft Teams』『Google Meet』『Zoom』があります。
会議室予約ツールを活用すると、会議の準備をスムーズに行えます。
『Acall』なら参加者の人数や目的に合った会議室を推奨してくれて、チャットで簡単に予約ができます。
会議の時間管理や参加者からアンケートを収集する機能もついているので作業の効率化を図れます。
目的が共有・達成されない会議を行うとどうなる？
会議を頻繁に開催していても、事前に目的が共有されていなかったり、周知した目的を達成できなかったりすると、以下のような事態に陥ります。
会議に意味がなくなり人件費が無駄になる
参加者のモチベ―ジョンが下がり遅刻や欠席につながる
ゴールが分からず会議時間が延長されてしまう
これらのリスクを未然に防ぐためにも、目的を意識して会議を準備・進行しましょう。
会議に意味がなくなり人件費が無駄になる
「会議を開くこと」自体が目的になっている状態が続くと、人件費が無駄になってしまいます。
例えば、毎週1回1時間の会議を開催して10人のメンバーを招集している場合、1か月あたり40時間分もの人件費を失っていることになります。
会議前の準備や議事録作成にかかる時間を含めると、40時間を超過するケースも少なくないでしょう。
このように、目的のない会議を実施していると、時間だけでなくコストも浪費することになるのです。
参加者のモチベ―ジョンが下がり遅刻や欠席につながる
目的意識を持たずに参加する会議は、参加者にとって退屈なものです。
他にもやるべき業務を抱えている中で、会議のために頻繁に時間を拘束されていると、従業員のモチベ―ジョン低下や不満に繋がります。
意味を見いだせずに遅刻・欠席をする人が増えると、会議はより意味のないものとなり、悪循環に陥るでしょう。
ゴールが分からず会議時間が延長されてしまう
目的が曖昧なまま会議を進行していると、本来の終了時間を大幅に超過しかねません。
会議時間のやみくもな延長は、人件費・コストを無駄にすることを意味します。
本来注力すべき業務がおろそかになり、会社全体の業績・経営に悪影響を及ぼす可能性もあるでしょう。
また、「会議時間が長引いたものの、意味のある議論はできなかった」という事態も十分に想定されます。
AI議事録ツールの導入もおすすめ
AI議事録ツールを使用することで生産性の向上を図れます。
議事録作成を人に任せている企業も多いでしょう。
議事録作成に時間をかけることで、他の業務が進まなくなるなど支障が出ていませんか。
手軽に質の良い議事録を作成したい方のために、AI議事録ツールを導入するメリットと、おすすめのツールを紹介します。
AI議事録ツールを導入するメリット
AI議事録ツールを使うメリットは議事録作成の手間が省けることや、すぐに情報を共有できることです。
議事録は会議に参加できなかった欠席者も理解しやすいように、要点を分かりやすくまとめる必要があります。
また、会議で決めたことに対してすぐ行動に移せるように素早い議事録の共有が不可欠です。
その点、AI議事録作成ツールを活用すれば、録音・録画データを読み込むだけで自動で文字起こしや要約を出力してくれます。
人の手で1から議事録を作成する場合に比べて大幅に時間や手間を削減でき、効率化できるのです。
AI議事録ツールなら『Rimo Voice』
『Rimo Voice』なら会議の内容を文字起こしから要約までを自動化できます。
会議で録った音声ファイルやオンライン会議での録画データをアップロードするだけでAIが自動で議事録を作成してくれます。
マイク機能でその場での録音も可能です。
音声データと文字起こしした文章が紐づけられているので、テキストの文字を選択することでピンポイントに該当部分の音声を聞き返すことが可能です。
これにより文章だけでは伝わりにくい会議の温度感も音声で確認できます。
AIが要約を作成してくれるため、長い会議でもスピーディーに議事録化できます。
少しでも業務の効率化を図りたい方は、ぜひ1度無料トライアルを検討してみてください。
まとめ：明確な目的を設定して意味のある会議を実施しよう
意味のある会議にするためには、参加者全員が目的を把握し、目的に沿って進めていく必要があります。
そして今回お伝えした「意味ある会議にするためのポイント」を押さえながら適切な会議の進行をしましょう。
効率的に会議の準備や進行をするためには便利ツールを活用することも重要です。
『Rimo Voice』なら時間をかけずに質の高い議事録を作成できます。
ぜひ、本記事の内容を参考にして、目的を達成できる会議を実現してください。
最終更新日: 2024 / 8 / 19
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