会議の目的は？意味のある会議にするための5つのポイント

「長時間続く会議に何の意味があるのだろうか？」

「会議を意味のあるものにしたいけど、どうすれば良い？」

上記のようなお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

会議の目的を参加者全員で把握していないと、長時間かけて行われた会議も無駄になってしまいます。

今回は効率的に意味のある会議を実現するためのポイントを、目的を踏まえて解説します。

これから初めて会議を開催する方や、今まで何となく会議を続けていた方はぜひ参考にしてみてください。

関連記事：【会議の種類6つ】会議の使い分けや効率的に会議を行うコツも解説

会議の意味や目的

会議の目的は、主に以下の7つです。

必ずしも7つすべてを目的にするのではなく、会議ごとに違いがあります。

どのような目的で実施するのかをあらかじめ明確にしましょう。

• 情報共有

• 進捗状況の確認

• アイデアを出し合う

• 意思決定

• 問題解決

• コミュニケーションの活性化

• 戦略立案

参加者が「何となく会議に参加している」状態を防ぐために、会議の主催者は目的を踏まえた上で会議の準備を進めていきましょう。

情報共有

組織の方針や戦略、市場環境や競合状況など、議論を始める前に参加者全員に必要な情報を共有することも会議の目的の1つです。

たとえば、「新しい社内ルールを共有する」「プロジェクトの変更点を関係者に共有する」などが該当します。

組織の方針や、会社が今置かれている状況などを目線合わせすることにより、意思決定や業務の方向性に一貫性を持たせられます。

一貫性を持たせることによって意味のない業務が減り、全員が1つの目標や目的に向けて業務を行えます。

進捗状況の確認

会議の目的として、進捗状況の確認も挙げられます。例として「システム開発プロジェクトの進捗を確認する」「営業チームの月次目標の達成状況を確認する」などが挙げられます。

前回実施した会議から、実績がどう変化したのか検証することが大切です。

進捗が順調であれば前回の会議で決めた内容や行動が効果的だったことを表します。

反対に進捗具合が良くない場合は前回の会議で決めた内容が不適切、または実行に移せていない可能性があるので、原因を特定し再度議論する必要があるでしょう。

また、実際に行動を移して結果に繋がった内容があれば、全員に共有することで士気を高める効果があります。

アイデアを出し合う

アイデア出しを目的として、会議を実施する場合もあります。「新商品の企画案を出し合う」「採用広報の新しい施策を考える」などが挙げられます。

議題に合わせて参加者それぞれの視点からアイデアを出していきましょう。

会議ではブレインストーミング形式でアイデアを出し合う時間を設けると良いでしょう。

ブレインストーミングとは複数人の参加者がアイデアを出し合い、組み合わせることによって新しい発想や解決策を出すことを目的としています。

質や実現可能性を最初から考慮せず、量を重視して出し合うことで、アイデアを最大限に引き出せます。

ただし、いきなり全員で話し始めるのは効率的とは限りません。議論していること自体が前進している感覚を生むケースがあるためです。まず各自が個人でアイデアを考え、それを持ち寄ってから議論したほうが、質・量ともに高まりやすくなります。

意思決定

意思決定は会議を行う上で一番重要な要素です。たとえば、「新サービスのリリース時期を決める」「複数の提案の中から実施する施策を決める」などが意思決定の例です。

意思決定が必要な会議で長時間議論をしても、ただ意見交換をするだけで次に移す行動が決まらなければ、無駄な会議になってしまいます。

議論を行う最終的なゴールに向かって、会議に参加している全員が意見を出し合い、次の行動計画を立てる必要があります。

ただし、意思決定そのものがゴールではありません。決定した内容を誰が・いつまでに実行するかまで会議中に落とし込めないと、次の会議でまた同じ議題が繰り返される原因になります。意思決定とセットで「次のアクション」を決める習慣をつけましょう。

問題解決

問題解決を目的として会議を実施する場合もあります。「売上低下の原因と改善策を話し合う」「プロジェクトの遅延原因を整理し、対応策を決める」などが問題解決の例です。

問題について各部門やさまざまな知見を持った参加者が意見を出し合うことで、具体的な解決策を出せます。

問題が起きたら迅速に会議を行い、解決策を決めて実行しましょう。

問題の早期解決につながり、プロジェクトの遅延や失敗を防げます。

コミュニケーションの活性化

参加メンバーの間で信頼関係を築き、コミュニケーションを強化することも会議の目的の1つです。

会議の参加者が1つの議題に対して意見を出し合う過程で、メンバー間の理解や信頼が深まり、チーム全体のパフォーマンスが向上します。

意見を出し合う際は、自分と反対の意見が出ても相手を尊重し、理解し合う意識や姿勢を持つことが必要です。

戦略立案

長期的な視点での戦略立案も会議の重要な目的として挙げられます。

市場の動向や競合状況などを分析し、企業の将来を見通してどう策を講じるべきか議論します。

戦略立案のメリットは、物事の優先順位が明確化されることです。

立てた戦略に対してチームや組織が一丸となって行動すると、成果が出やすくなり、時間やお金の無駄を省く効果もあります。

目的を達成する会議の進め方

効果的な会議にするためには、まず事前準備をしっかりと行い、会議中はファシリテーションをしましょう。

会議後のフォローアップも行うことで会議の参加者が次の業務へと移行しやすくなります。

意味のない会議から効果的な会議にするために、進行方法を具体的に解説していきます。

• 【事前】目的の明確化

• 【事前】アジェンダの準備

• 【事前】役割分担を決める

• 【当日】ファシリテーションを行う

• 【事後】会議後に議事録を作成・共有する

こちらの記事でも会議を効率化・活性化するための進め方を紹介していますのでぜひ参考にしてみてください。

関連記事：

会議を効率化・活性化するための進め方とは？事前準備やNG行動も徹底解説

【テンプレートあり】会議次第の作り方とは？議題の収集から会議当日までの流れを徹底解説！

【事前】目的の明確化

事前準備として、会議の目的を明確にすることは重要です。

会議の目的を参加者が理解していないと受け身になってしまい、有効な会議ができません。

情報共有なのか、アイデアを出し合う会議なのか、会議の目的によって参加者が事前に行うべき準備も変わってきます。

会議中に参加者が積極的に意見を言えるように、事前に会議の目的を共有しておきましょう。

【事前】アジェンダの準備

議題に合わせてアジェンダを準備しましょう。

アジェンダを事前に共有しておくことで参加者がより会議内容をイメージしやすくなり、事前準備ができます。

具体的なアジェンダの例を紹介します。

会議名：プロジェクト進捗報告会

1.  開会の挨拶（5分） 

2.  参加者の自己紹介（10分） 

3. プロジェクトの現状報告（20分） 

4. 課題と対応策の議論（30分）

5. 次回のステップと担当者の決定（15分）

6. 質疑応答（10分）

7. 閉会の挨拶（5分）

アジェンダごとに時間を割り振り、記載しておきましょう。

参加者が各議題にどれだけの時間が割り当てられているかを事前に知っておくことで、どの程度の準備が必要かを把握できます。

また会議全体の時間が長くなる場合は、適宜休憩時間をアジェンダに組み込むことで参加者の集中力が持続しやすくなります。

関連記事：【すぐ使えるテンプレート付】アジェンダとは？会議の効率化に役立つ正しい書き方や作成目的・メリットについて解説

【事前】役割分担を決める

会議中に必要な役割分担を事前に決めておきましょう。必要な役割分担は4つです。

• ファシリテーター（進行役）

• 議事録担当

• タイムキーパー

• テクニカルサポート

事前に役割分担をすると、会議をスムーズに進められます。

特にオンライン会議を行う場合は、テクニカルサポートの役割を1人設置しておくと急なトラブルや突発的な作業に対応できます。

トラブルの例としては、音声トラブルや急な投影資料の差し込みが挙げられます。

接続環境が悪い場合は音声を再接続したり、会議の途中で発表者から追加資料の差し込みをしたいと依頼があったりと、急な対応に取りかかれるため、円滑に会議を進められるでしょう。

【当日】ファシリテーションを行う

当日は、ファシリテーターが中立的な立場で議論を進め、参加者の意見を引き出しながら結論をまとめます。

ファシリテーションとは、参加者が円滑にコミュニケーションを取り、目標を達成できるよう進行をサポートするスキルです。

優れたファシリテーターは、次のような立ち回りで会議を機能させます。

• 仮の提案を出して沈黙を破る

• 議論が脱線したら毅然と本題に戻す

• 発言していない参加者に意見を促す

冒頭でアジェンダを再確認し、何を話し合うのかを共有してから議論を始めましょう。また、各議題の時間を守ることも重要です。時間管理が難しい場合は、ファシリテーターとは別にタイムキーパーを任命すると効果的です。

意見を出しやすい雰囲気づくりも欠かせません。どんな意見にも批判的な態度を示さず、心理的安全性を確保することで、参加者全員が積極的に発言できるようになります。

会議をスムーズに進行させるためのファシリテーターの役割や、進行のコツについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：成功するファシリテーターのコツ14選！事前準備や会議後のフォローも徹底解説 

関連記事：会議を効率化・活性化するための進め方とは？事前準備やNG行動も徹底解説

【事後】会議後に議事録を作成・共有する

効果的な会議にするためには、会議後のフォローアップも欠かせません。

分かりやすく、すぐに行動に移せる議事録を作成し、スピーディーに共有しましょう。

議事録には、以下の項目を記載します。

• 会議の日時・場所・参加者

• 各議題の要点と議論内容

• 決定事項とアクションアイテム

• 次回の会議の日時と場所

アクションアイテムとは、目標達成のために会議中に設定したタスクのことです。責任者と期限を明確にすると、実行に移せる仕組みをつくれます。

とはいえ、アクションアイテムを設定しても「メールを書く」「資料を作る」といった実務が残り、着手が後回しになった経験はないでしょうか。こうした会議後の実行の重さを解消したい場合は、AI議事録ツールの活用が有効です。

たとえば『Rimo Voice』 の「Rimo Actions」機能は、会議内容をもとにAIがアクションアイテムを自動抽出し、フォローアップメールの下書きや資料の作成、Slackでの共有まで実行します。担当者はAIの提案を確認して実行するだけなので、会議直後から次のアクションを動かせます。

議事録の作成方法については、ぜひ以下の記事も参考にしてください。

関連記事：わかりやすい議事録の書き方のコツとは？【すぐに使える例文・フォーマットも紹介】

無駄な会議をなくして意味のある会議にするための5つのポイント

会議を無駄な時間にしないためには、5つの重要なポイントがあります。

• 事前に目的や進め方を共有する

• 意見を出しやすい雰囲気づくり

• 時間管理を徹底する

• 決定事項に関するメンバーのタスクを設定する

• 便利なツールを活用する

これらのポイントを押さえることで、会議の質が向上し、より効果的な会議を実現できます。

事前に目的や進め方を共有する

会議の目的と進行方法を事前に参加者全員に共有しましょう。

方法としては、事前にアジェンダを提示するとよいです。

会議の通知と一緒にアジェンダを送りますが、再確認の意味を込めて会議が始まる前にも再度アジェンダを提示しましょう。

各議題の目的や目標を明確にすることで参加者は準備ができ、会議を有効に進行できます。

なお、目的を共有しても、議論ばかりが続いて何も決まらないまま終わってしまうケースがあります。多くの場合、原因は1つの会議に「共有」「相談」「意思決定」が混在している場合や、最終的に決める人が定まっていないことにあります。

これを防ぐには、会議の冒頭で次の点を確認しておくと効果的です。

• 今日のゴールは共有・相談・決定のどれか

• 必ず決めることは何か

• 最終的に決める人は誰か／何をもって判断するか

• 決まらなかった場合、次に誰が何を持ってくるか

意見を出しやすい雰囲気づくりを行う

参加者が自由に意見を述べられるような雰囲気を作ることが重要です。

ファシリテーターは参加者に発言を促し、議論を進めます。

参加者が気軽に発言できるように、問いかける言葉も簡単にしましょう。

特に下の立場の参加者だと自分の発言に自信がなく、プレッシャーに感じてしまいます。

使う言葉のレベルを下げた方が参加者の不安を取り除けます。

どのような意見にも批判的な態度を示さないように心がけることが必要です。

意見を出しやすい雰囲気をつくると、参加者全員が積極的に発言し、活発な議論を行えます。

オンラインミーティングではリアクションにも気を配りましょう。

画面越しのコミュニケーションだと、相手の感情が読み取りにくく、参加者が不安に感じてしまいます。

常に笑顔でコミュニケーションを取ることを心がけ、参加者が発言した際にはいつもよりリアクションを大きめにすると良いです。

ミーティング前に会議とは全く関係ないプライベートの近況や仕事の状況など、世間話をすることで参加者の不安や緊張を取り除く効果もあります。

時間管理を徹底する

ファシリテーターは時間管理を徹底しましょう。

アジェンダの各議題に対する時間を守り、会議が予定通りに進行するよう努めることが重要です。

時間管理を怠ると、会議の目的を達成できなかったり、参加者の集中力が下がってしまったりと無駄な会議になってしまいます。

参加者は業務の合間で会議に臨んでいるため、会議の時間が伸びてしまうと参加者の業務にも支障が出る恐れがあります。

ブレインストーミング形式のようにアイデアを出し合う際は、ファシリテーターだけでは時間管理が困難な場合もあるでしょう。

ファシリテーターとは別でタイムキーパーを任命すると良いです。

決定事項に関するメンバーのタスクを設定する

会議で決定した内容を実行に移すためには、アクションアイテムを作成する必要があります。

先述したとおり、アクションアイテムとは目標を達成するために会議中に設定したタスクのことです。

アクションアイテムには責任者と期限を設定し、進捗状況を定期的に確認すると良いです。

具体的なアクションアイテムを見ていきましょう。こちらは新商品の市場調査におけるアクションアイテムです。

アクションアイテム：新商品の市場調査を実施する

責任者：佐藤さん

期限：◯月◯日

詳細：競合商品の分析・ターゲット顧客層の決定・価格帯の調査を含む市場調査レポートを作成する

責任者や期限、詳細を明確にすることで、会議で決定したことを実行に移せる仕組みを作れます。

とはいえ、アクションアイテムを設定しても「メールを書く」「報告資料を作る」「関係者に共有する」といった実務が残り、すぐに着手できないまま翌日以降に後回しになった経験はないでしょうか。

こうした「会議後にスピーディーに実行できていない」という問題を解消するのが、AI議事録ツール『Rimo Voice』 の「Rimo Actions」機能です。

Rimo Actionsは、会議の内容をもとにAIがアクションアイテムを自動で抽出し、フォローアップメールの下書きや提案資料の作成、Slackでの共有まで一括で実行します。担当者はAIの提案を確認して実行ボタンを押すだけなので、会議直後から「次のアクション」を動かし始められます。

目的達成に必要な記録・共有をツールで効率化する

会議の目的を達成するには、話し合った内容を記録し、決定事項やアクションアイテムをすぐに共有することが重要です。

オンライン会議ツールや会議室予約ツールも便利ですが、会議後の実行まで考えるなら、議事録作成やタスク共有を効率化できるツールの活用も検討しましょう。

たとえばAI議事録ツールを使えば、会議内容の文字起こしや要約、決定事項の整理を効率化できます。議事録作成にかかる時間を削減できるため、会議後すぐに次のアクションへ移りやすくなります。

『Rimo Voice』 なら、Zoom・Google Meet・Microsoft TeamsにAIが自動参加し、文字起こし・話者分離・要約をリアルタイムで行います。1時間の会議でも約5分で文字起こしが完了するため、議事録作成の負担が大幅に減り、会議で決まったアクションの実行にすぐ移れるようになります。

関連記事：会議の生産性・効率を上げるのに役立つツール8選！「無駄な会議」をゼロにする方法を紹介 

目的が共有・達成されない会議を行うとどうなる？

会議を頻繁に開催していても、事前に目的が共有されていなかったり、周知した目的を達成できなかったりすると、以下のような事態に陥ります。

• 会議に意味がなくなり人件費が無駄になる

• 参加者のモチベ―ションが下がり遅刻や欠席につながる

• ゴールが分からず会議時間が延長されてしまう

これらのリスクを未然に防ぐためにも、目的を意識して会議を準備・進行しましょう。

会議に意味がなくなり人件費が無駄になる

「会議を開くこと」自体が目的になっている状態が続くと、人件費が無駄になってしまいます。

例えば、毎週1回1時間の会議を開催して10人のメンバーを招集している場合、1か月あたり40時間分もの人件費を失っていることになります。

会議前の準備や議事録作成にかかる時間を含めると、40時間を超過するケースも少なくないでしょう。

このように、目的のない会議を実施していると、時間だけでなくコストも浪費することになるのです。

さらに、無駄になっているのは人件費だけではありません。その時間に本来できたはずの営業・開発・顧客対応・意思決定が、すべて止まっているのです。

たとえば100人を2時間拘束する会議は、人件費だけで数十万円規模になるうえ、止まった業務の機会損失まで含めればコストはさらに大きくなります。目的のない会議は、時間とコストの両面で組織の生産性を損ないます。 

参加者のモチベ―ションが下がり遅刻や欠席につながる

目的意識を持たずに参加する会議は、参加者にとって退屈なものです。

他にもやるべき業務を抱えている中で、会議のために頻繁に時間を拘束されていると、従業員のモチベ―ジョン低下や不満に繋がります。

意味を見いだせずに遅刻・欠席をする人が増えると、会議はより意味のないものとなり、悪循環に陥るでしょう。

ゴールが分からず会議時間が延長されてしまう

目的が曖昧なまま会議を進行していると、本来の終了時間を大幅に超過しかねません。

会議時間のやみくもな延長は、人件費・コストを無駄にすることを意味します。

本来注力すべき業務がおろそかになり、会社全体の業績・経営に悪影響を及ぼす可能性もあるでしょう。

また、「会議時間が長引いたものの、意味のある議論はできなかった」という事態も十分に想定されます。

会議の目的を達成したいならAI議事録作成ツールの導入もおすすめ

会議の目的を達成するには、議事録作成や情報共有の負担をできるだけ減らし、議論そのものに集中できる環境をつくることも大切です。

ここでは、会議の効率化に役立つAI議事録ツールの導入メリットとおすすめのサービスを紹介します。

AI議事録ツールを導入するメリット

AI議事録ツールを使うメリットは議事録作成の手間が省けることや、すぐに情報を共有できる点です。

議事録は会議に参加できなかった欠席者も理解しやすいように、要点を分かりやすくまとめる必要があります。

また、会議で決めたことに対してすぐ行動に移せるように素早い議事録の共有が不可欠です。

その点、AI議事録作成ツールを活用すれば、録音・録画データを読み込むだけで自動で文字起こしや要約を出力してくれます。

人の手で1から議事録を作成する場合に比べて大幅に時間や手間を削減でき、効率化できるのです。

AI議事録ツールなら『Rimo Voice』

会議の記録から実行までを一貫して効率化したいなら、AI議事録ツール『Rimo Voice』 がおすすめです。

『Rimo Voice』 は、Zoom・Google Meet・Microsoft Teamsなどのオンライン会議にAIが自動参加し、文字起こし・話者分離・要約をリアルタイムで行います。1時間の会議であれば約5分で文字起こしが完了し、テキストをクリックすると該当箇所の音声をピンポイントで再生できるため、「あの発言のニュアンスは？」という確認もすぐにできます。

さらに、「Rimo Actions」を使えば、議事録をもとにAIがアクションアイテムを自動抽出し、メールの下書き・資料のたたき台・Slackでの共有まで実行可能です。

担当者はAIの提案内容を確認して承認するだけなので、会議後すぐに次のアクションを動かし始められます。

「会議で決めたことが実行されない」という課題を感じている方は、ぜひ無料トライアルで実際の操作感を体験してみてください。

会議の目的に関するよくある質問（FAQ）

ここでは、会議の目的に関するよくある質問と回答を紹介します。

会議の3つの目的とは何ですか？

代表的なのは「意思決定」「アイデア出し」「情報共有」の3つです。

会議の目的はどうやって決めればいいですか？

「会議が終わった時点で何が決まっていれば成功か」というゴールを先に決め、そこから逆算して議題を設定します。目的とゴールを先に固めることで、必要な議題と参加者が自然と定まります。

無駄な会議をなくす方法は？

まず「その会議は本当に集まる必要があるか」を見極めましょう。情報共有だけならチャットやメールで代替できます。集まる必要がある会議は、冒頭で「今日は何を決めるか」「決める人は誰か」を宣言し、アジェンダに沿って時間内に結論を出すことが基本です。

会議後は決定事項とアクションアイテムを即共有し、実行まで追いかける仕組みをつくることで、無駄な会議をなくせます。

まとめ：明確な目的を設定して意味のある会議を実施しよう

意味のある会議にするためには、参加者全員が目的を把握し、目的に沿って進めていく必要があります。

そして今回お伝えした「意味のある会議にするためのポイント」を押さえながら適切な会議の進行をしましょう。

効率的に会議の準備や進行をするためには便利ツールを活用することも重要です。

『Rimo Voice』なら時間をかけずに質の高い議事録を作成できます。

ぜひ、本記事の内容を参考にして、目的を達成できる会議を実現してください。