【実践】議事録の書き方が上手い人の特徴は？議事録作成のコツ10選

「会議のときに議事録を作るのが苦手...」そんな悩みを抱えている人は多いです。

議事録は会議の内容を振り返る上で欠かせないものですが、的確に要点をまとめるのは簡単ではありません。

議事録の作成は単なる書き写しではなく一定のスキルが必要な作業です。上達するためには、コツを押さえた上でトレーニングをする必要があります。

でも、どんなトレーニングをすれば良いのかわからない人もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、議事録の重要性や役割を説明すると共に、議事録作成が上手な人の特徴やコツ、トレーニング方法を詳しく紹介します。

議事録が大切な理由と書く目的

会議の内容を正確に記録し、参加者全員で情報を共有するために、議事録は欠かせません。ここでは、議事録の役割と仕事における重要性、またクオリティの高い議事録が評価される理由について説明します。

議事録の役割と仕事での重要度

議事録は、会議で話し合われた内容を文書として残す重要な役目を果たしています。以下は、議事録の主な役割をまとめたものです。

このように、出席者にとっても欠席者にとっても議事録は役立つ存在です。

また、議事録は単なる記録ではなく、会議で決まったことを実行に移す上でも重要な意味を持っています。議事録に書かれた内容は、参加者全員の合意事項として扱われるため、その内容に基づいて行動することが求められるのです。つまり、議事録は会議の内容を正確に反映していなければ、チームの成果にも影響を与えかねません。

さらに、議事録は後から振り返るためのエビデンスとしての価値も持っています。たとえば、プロジェクトの途中で問題が発生した場合、その原因を探るために過去の議事録を参照することがあるでしょう。その際、議事録の内容が不十分だと、問題の原因を特定することが難しくなってしまいます。

このように、議事録は会議の内容を共有し合意事項を確認し、実行に移すためのカギとなる存在なのです。だからこそ、ビジネスの現場では議事録の重要性が高く認識されていると言えるでしょう。

クオリティの高い議事録が高く評価される理由

では、議事録のクオリティを高めるためには何が求められるのでしょうか。以下は、高品質な議事録に必要な要素をまとめたものです。

1．正確であること

　・会議の内容を正確に記録する

　・大事なポイントを逃さない

　・発言者の意図を正しく理解して、適切な言葉で表現する

2．わかりやすいこと

　・簡潔でわかりやすい言葉を使う

　・箇条書きや重要な部分の強調を使って、読みやすくする

3．間違いがないこと

　・誤字脱字がない

　・適切な言葉遣いで書かれている

議事録の質の高さは、書く人の仕事に対する姿勢の表れとも言えます。正確でわかりやすく、間違いのない議事録は、会議の内容を適切に伝えて、チームの成果につながるでしょう。

だからこそ、ビジネスの現場では質の高い議事録がとても重宝されているのです。

議事録作成が上手い人の特徴

議事録は、会議の内容を正確に記録し、参加者全員で情報を共有するために欠かせません。議事録を上手に作成するには、どんな点に気をつければいいのでしょうか。

ここでは、議事録作成が上手な人に共通する特徴を見ていきましょう。

会議前の準備を大切にする

議事録作成が上手な人は、会議が始まる前から入念な準備を行います。以下は、会議前の準備で行うべきことをまとめたものです。

• 会議の目的や議題を確認し会議の内容を予測する

• 関連する資料を事前に読み込んでおく

• 会議で使用する用語や略語についてチェックしておく

これらの準備を行うことで、会議での議論をスムーズに理解し、議事録作成に活かすことができるでしょう。

情報を整理するのが得意

議事録作成の上手い人は、情報を整理することに長けています。会議では多くの情報が飛び交うため、重要なポイントを見落とさないよう、頭の中で情報を整理しながらメモを取ることが大切です。

情報を整理する方法としては、以下のようなものがあります。

• 話し合いの内容を箇条書きでまとめる

• 関連する情報をグループ化する

これらの情報を整理する習慣を身につけることで、議事録の内容も自然と充実したものになっていくでしょう。

スピーディーかつ正確にメモができる

会議の内容をしっかりと記録するには、スピーディーかつ正確なメモ取りスキルが不可欠です。議事録作成が上手な人は、要点を素早くメモする技術を身につけています。

ただし、メモを取る速さを重視するあまり、正確性を損なってはいけません。大切なのは、発言の要点をしっかりと捉えること。そのために、以下のような工夫をすると良いでしょう。

1. 自分なりの略語を使う

2. 発言者の名前を書き留める

3. 重要なキーワードに印をつける

こうした工夫を取り入れることで、会議の内容を正確に記録できるでしょう。

議事内容をしっかり理解している

議事録を作成する上で、欠かせないのが議事内容の理解度です。会議の全体像を把握し、議論の流れを理解していることで、より正確な議事録を作成できます。

発言者の意図をくみ取ることも大切なポイント。メモを取りながら、発言の真意を考えるようにしましょう。曖昧な点があれば会議の場で質問をするのも効果的です。

議事内容をしっかり理解することで、議事録の内容もより深みのあるものになるはずです。

議事録作成が上手くなる！議事録作成のコツ10選

議事録は会議の内容を正確に伝え、参加者の認識を合わせるために欠かせません。でも、なかなか上手に書けないと悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

そこで議事録作成が上手くなる10のコツをご紹介します。

• 会議前に議題や資料をチェックし予習する

• 会議前にフォーマット・アジェンダを準備する

• 必要なポイントだけを押さえる

• 事実と意見を分けて客観的に記録する

• 発言者の名前や重要な数字・情報は必ず記録する

• 箇条書きで書く

• 無駄な情報を省き、5W2Hで要点をまとめる

• 内容を見直し、必要に応じて修正する

• 議事録の完成後に情報を追加しないようにする

• 録音・文字起こしツールを使って効率アップを図る

会議前に議題や資料をチェックし予習する

会議前にしっかりと議題や資料をチェックして予習することは、議事録の書き方を上達させる重要なポイントです。

まず会議で話される内容を把握するために、議題ごとの論点を予測しておくと良いでしょう。例えば新製品の発表が議題の場合、新製品となる特徴やターゲット市場について調査しておくと、会議中の議論が理解しやすくなります。

また会議で使われる可能性が高い専門用語や略語を事前に確認しておくことも大切です。過去に関連する議事録を読むことで、前回の議論の流れや今回の会議で取り上げられる可能性のあるテーマを把握できます。事前に準備をすることで、会議中の議事録作成がスムーズになり、重要なポイントを見逃さずに記録できるようになります。

会議前にフォーマット・アジェンダを準備する

会議前に議事録のフォーマットとアジェンダを準備することも重要です。

フォーマットとは会議の内容に応じて事前に作成されたメモ用の項目リストを指します。例えば、「会議名」「日時」「場所」「出席者」「議題」「議事」などの項目が含まれます。事前に用意することで、会議中にどの部分をメモすべきかが明確になり、効率的に議事録を作成できます。

アジェンダとは会議で話し合う内容をまとめた進行表のようなもので、事前に全員に共有します。参加者は会議の目的や議論する項目、時間配分を把握でき、会議の進行がスムーズになります。

例えば新製品の企画会議では、アジェンダに「市場調査結果の共有」「デザイン案の検討」「販売戦略の議論」といった具体的な項目を記載することで、議事録の作成が明瞭になります。

アジェンダについて詳しく知りたい方は、以下記事をご覧ください。

■【すぐ使えるテンプレート付】アジェンダとは？会議の効率化に役立つ正しい書き方や作成目的・メリットについて解説

必要なポイントだけを押さえる

議事録を書く際には、全てを詳細に記録する必要はありません。重要なポイントは、会議の核心となる議論や決定事項、次のアクションステップを明確にすることです。

議事録の書き方が上手い人は、各発言者の意見を一字一句記録するのではなく、要点を簡潔にまとめています。議事録の取り方を上達させるには、会議の前に議題や目的を把握しておくと、重要な点を見逃さずに済みます。

必要なポイントを押さえるには、経験による慣れの要素も大きいです。繰り返し議事録を書くなかで、感覚的に要点を押さえられるようになるでしょう。

事実と意見を分けて書く

議事録を作成する際には、事実と意見をしっかり分けて、客観的に記録することが大切です。

以下は、事実と意見を分ける方法をまとめたものです。

• 発言内容を事実と意見に分類する

事実：発言者の主観を交えずに客観的に記述

意見：発言者の考えや感想をそのまま記録

• 明確な言葉選びを心がける

事実：「〜である」「〜した」など断定的な表現を使う

意見：「〜だと思う」「〜ではないか」など、主観であることを明確にする

発言者の意見や感想を含めず、純粋に発言された内容をそのまま書きます。例えば「○○さんがプロジェクトの進捗を報告した」などが事実の記録です。一方で「〇〇さんはA案に対して難色を示しているように見える」などは、主観的な意見となります。

事実と意見を分けて客観的に記録することで、誰が読んでも認識に相違がない議事録に仕上がります。意見を書く場合は、主観であることが明らかな記載を心がけてください。

発言者の名前や重要な数字・情報は必ず記録する

議事録を作成する際、発言者の名前や重要な数字、情報は必ず記録しましょう。

例えば会議で日付や金額、割合、期限などの数字が出てきた場合、正確に書き留めることが重要です。また企業名やプロジェクト名といった固有名詞、合意内容や承認事項などの決定事項、タスクの担当者や期限といった行動計画も記録してください。

発言者の名前を記録することで、誰がどのような発言をしたのかが明確になり、責任の所在もはっきりします。「田中部長が提案した新プロジェクトの開始日は6月1日で、予算は100万円」など、明確な情報を記録することが大切です。

関連記事：会話形式の議事録の書き方4ステップ！準備の方法・具体例も紹介

箇条書きで書く

議事録を見やすくするポイントとして、箇条書きで書くことが効果的です。箇条書きを使うと、情報が整理され、読み手が重要なポイントをすぐに把握できます。

例えば、会議の内容を以下のようにまとめると良いでしょう：

• 議題：新商品の開発

• 市場調査結果：顧客満足度が低い

→主な不満点：価格が高い、機能が少ない

■コンセプトの検討

• ターゲット層：20代～30代の女性

• コンセプト：「手軽に使える」「おしゃれなデザイン」
  

上記のように、箇条書きを使うことで内容が伝わりやすくなります。また重要なポイントを太字にするなど、視覚的に工夫することでさらに分かりやすくなります。

無駄な情報を省き、5W2Hで要点をまとめる

議事録をテンポよくまとめたい場合は、無駄な情報を省き、5W2Hで要点をまとめることが重要です。

5W2Hとは、「いつ (When)」「どこで (Where)」「誰が (Who)」「何を (What)」「なぜ (Why)」「どのように (How)」「いくらで (How much)」のことです。

例えば、新商品の開発会議の場合、5W2Hを使って以下のようにまとめます。

【5W2Hの具体例】

• 誰が (Who): 営業部、開発部

• いつ (When): 2024年3月15日

• どこで (Where): 会議室A

• 何を (What): 新商品の開発

• なぜ (Why): 顧客満足度向上

• どのように (How): 市場調査、コンセプト検討、試作品開発

• いくらで (How much): 今期予算を踏まえて検討

【議事録の記載例】

• 会議目的: 新商品の開発について

• 参加者: 営業部、開発部

• 日時: 2024年3月15日

• 場所: 会議室A

• 議題:

  • 市場調査結果: 顧客満足度が低いことが判明

  • コンセプト検討: 顧客ニーズに合わせた新商品のコンセプトを検討

  • 試作品開発: 試作品を製作し、顧客にテストを実施

5W2Hを活用することで、会議の要点を明確にしながら、無駄のない議事録を作成することができます。

内容を見直し、必要に応じて修正する 

議事録を作成したら、必ず内容を見直して必要に応じて修正しましょう。

まず誤字脱字や文法の間違いをチェックします。次に内容がわかりやすく簡潔にまとめられているかを確認します。例えば長い文章は短く区切り、読みやすくすることが大切です。

また曖昧な表現は具体的な表現に修正し、情報の抜け漏れがないかを確認します。議事録に主観的な表現が含まれていないかもチェックします。最後に必要に応じて発言者に確認を取り、正確かつ信頼性の高い議事録を完成させましょう。

議事録の完成後に情報を追加しないようにする

議事録は、会議中に取ったメモを基に作成しましょう。そして会議後に情報を追加することは避けるべきです。なぜなら会議中の内容が正確に反映されず、誤解を招く可能性があるためです。

もしも重要な決定事項を後から変更すると、関係各位に対して誤った情報が伝わってしまうかもしれません。どうしても情報を追記したい場合は、会議後に追加した部分を明確に区別し、追記箇所をはっきりと示すようにしましょう。不明な点がある場合は、会議に参加したメンバーに確認を取ってから記載することが望ましいです。

録音・文字起こしツールを使って効率アップを図る

議事録作成をもっと楽に、そして正確にしたいなら、録音や文字起こしツールを使ってみましょう。録音機能を活用すれば、会議中に全ての発言を聞き逃さずに記録できます。

さらに文字起こしツールを活用することで、録音データを簡単にテキスト化して、議事録作成の時間を大幅に短縮できます。録音・文字起こしツールを使うと、会議の内容を後から確認するのが容易になり、議事録の精度も向上します。

議事録を取る機会の多い新入社員や若手社員にとっては、議事録作成が一気に楽になるだけでなく、時間の節約にもなるでしょう。

おすすめ文字起こしツールについては、以下記事で紹介しています。

■【2024年最新】音声の文字起こし（書き起こし）アプリ・ソフトおすすめ15選（無料・有料）選び方のコツや利用メリットを解説

議事録作成をサポートするおすすめツール

手書きで議事録を作成するのは、時間がかかりすぎるうえ、手間もかかってしまいます。

そこで、議事録作成にはツールを使うのがおすすめです。ここでは、議事録作成を簡単にしてくれる便利なツールを4つ紹介します。

Notion

Notionは、シンプルなインターフェースと高い拡張性が魅力のオールインワンワークスペースです。会議のメモを取るだけでなく、議事録のテンプレートを作ったり、タスク管理と連携させたりと、様々な使い方ができます。

Notionの強みはデータベース機能にあります。議事録をデータベース化しておけば、あとから関連する議事録を検索するのも簡単。過去の議論を振り返りたいときに便利ですね。

さらに、Notionはチーム内で情報を共有することもできるので、議事録を社内で確認・編集することも可能です。

Microsoft OneNote

Microsoft OneNoteは、Microsoft Officeシリーズに含まれるデジタルノートアプリです。手書きメモやキーボード入力、画像や動画の挿入など、様々な方法でメモを取ることが可能です。

OneNoteの特徴は、ノートを自由に整理できる点。議事録用のノートブックを作成し、会議ごとにセクションを分けておけば、あとから目的の議事録を見つけ出すのも簡単です。

また、OneNoteはOutlookと連携しているので、会議の予定から直接議事録を作成することもできます。

Evernote

Evernoteは、シンプルで使いやすいインターフェースが人気のデジタルノートアプリです。テキストやファイルを簡単にクリップできるので、議事録に関連する資料を一緒に保存しておくのに便利。

Evernoteのもう一つの魅力は、OCR機能による検索の強さです。OCR機能とは、画像データのテキスト部分を読み取る機能のこと。

手書きメモや画像に書かれた文字も、テキスト検索ですぐに見つけ出せるんです。議事録を作成した後も、必要な情報にすぐアクセスできるのは嬉しいポイントですね。

Google ドキュメント

Google ドキュメントは、Googleが提供する、文書ファイルをブラウザで作成・編集できるサービスです。リアルタイムで共同編集ができるのが最大の特徴。議事録を複数人で分担して作成したいときに非常に便利です。

Google ドキュメントなら、同じ議事録を同時に編集できるので作業時間を大幅に短縮できます。変更履歴も残るため、誰がどこを編集したのかわかりやすいのもポイント。

さらに、Googleのほかのサービスと連携しているので、Gmail上の会議予定から直接議事録を作成できたりと使い勝手も抜群です。

関連記事：【2024年最新】AI議事録自動作成ツール30選！｜おすすめの定番・新規ツールや選び方を徹底紹介

議事録作成のトレーニング方法

議事録作成には一定のスキルが必要で、不慣れな人にとっては難しく感じることもあるでしょう。

議事録作成の上達のためにはトレーニングによって、技術を向上させる必要があります。

ここでは、議事録作成のスキルを向上させるための実践的なトレーニング方法を3つ紹介します。

模擬会議でロールプレイングする

議事録作成の練習には、実際の会議を想定したロールプレイングが効果的です。以下は、模擬会議を活用したトレーニング方法です。

• 友人や同僚と模擬会議を開き、議事録係を務める

• 会議のシナリオを事前に用意し、より実践的な練習を行う

• 発言者の名前や発言内容、決定事項などを漏らさずに記録する

模擬会議が難しい場合は、オンラインの会議録画を使った練習もおすすめです。

動画を見ながら議事録を作成し、後から実際の議事録と比較することで、自分の議事録のクオリティを客観的に評価できます。

こういった練習を何度も繰り返すことで、議事録作成に慣れることができ、徐々に上達していくでしょう。

要点抽出の練習を繰り返す

議事録作成で大切なのは、会議の要点を的確に抽出する力です。以下は、要点抽出力を高めるための練習方法をまとめたものです。

これらの練習を繰り返し行うことで、発言の中から重要なポイントを素早く見極め、簡潔に記録するスキルが身につきます。

テンプレートの活用に慣れる

議事録作成の効率を上げるには、テンプレートの活用が欠かせません。社内で統一のテンプレートがある場合は、そのフォーマットに沿って記入する練習を重ねましょう。

テンプレートを使う際は、以下の点に注意してください。

• 見出しや項目の使い方を理解する

• 何を書くべき箇所なのか、どんな情報が求められているのかを意識する

• 記入例を参考にして、テンプレートの使い方を学ぶ

このような点を意識して、テンプレートを使う練習を重ねましょう。

慣れてきたら、テンプレートをアレンジしてみるのもおすすめ。自分なりの書きやすいテンプレートを作ることで、議事録作成の効率がさらにアップするかもしれません。

関連記事：新入社員必見！わかりやすい議事録の書き方のコツとは？【すぐに使える例文・フォーマットも紹介】

議事録ツールの導入は組織全体の生産性向上にもつながる

効率的な会議運営と議事録の共有は、組織の生産性向上に大きく貢献します。これまで多くの企業で、会議の準備、実施、フォローアップに多大な時間がかかり、生産性を低下させる一因となっていました。特に、会議後の議事録作成は、多くの時間と労力を必要とします。従来の手作業では、話された内容を全て聞き取って書き起こし、要点をまとめなければならないためです。

しかし、専用の議事録ツールを導入することで、この課題を解決することができます。

会議前の準備が簡単になる

NotionやSmart Meeting等の議事録ツールには、会議の目的や議題を事前に登録できる機能があります。この機能を活用すれば、参加者全員が会議の狙いを明確に把握でき、要点を絞った議論ができるようになります。結果として無駄な時間を省き、生産的な会議を行えるようになります。

会議中の記録作業が手軽になる

従来の手書きやWord等での手動記録作業は、作業者への負担が大きく、重要な発言を見落とすリスクもありました。一方で、Rimo Voice等のAI議事録ツールでは、会議の音声をリアルタイムで文字起こしし、会議終了後には要約を自動で作成してくれるため、手間もミスも軽減できます。

会議後のフォローアップが円滑になる

Rimo Voice等のAI議事録ツールでは、作成した議事録をURL共有して全員で確認・共有できるため、次の段階のアクションにスムーズに移行できます。これにより、生産性の高いPDCAサイクルを回すことができ、業務の効率化が図れます。

以上のように、議事録ツールは会議の全ての段階で生産性を高めてくれます。自社の課題に合ったツールを活用することで、チームメンバーは議事録作成に費やす時間を大幅に削減でき、重要な業務に集中できるようになるでしょう。

結果として組織全体の生産性が向上し、プロジェクトの進行もスムーズになることが期待できます。

関連記事：ChatGPTで議事録作成する方法・プロンプト・コツを徹底解説！おすすめのAI議事録ツールも紹介

まとめ

議事録は、会議で決まったことを実行に移すための非常に重要な鍵となります。だからこそ、職場では質の高い議事録が求められているのです。

スキルを上げるには、会議の前から後までのさまざまな場面で、コツを身につけることが大切です。準備を怠らず、ポイントを絞ったメモ取り、発言者や重要な情報のチェック、分かりやすい文章作りがポイントとなります。

会議後は速やかに下書きを作成し、録音や文字起こしツールを活用するのがおすすめです。参加者に確認してもらうことも忘れないようにしましょう。便利なツールを上手に使えば、作業がより楽になります。

練習には、模擬会議でのロールプレイングや、要点をつかむトレーニングが効果的です。コツコツと練習を重ねることで、正確で価値ある議事録を作成するスキルが身につくでしょう。

ぜひこの記事を参考に議事録作成の上達を目指してみてください。

議事録作成にはAI議事録ツールを有効活用しよう！

議事録作成は手間と時間がかかる作業ですが、AI議事録ツールを活用することで効率化が図れます。

おすすめのAI議事録ツールはRimo Voiceです。Rimo Voiceは高性能な文字起こしAIを搭載しており、会議の音声データを瞬時にテキスト化します。話者分離機能も備わっているので、誰が何を話したのかも正確に判別できます。

手作業で議事録を作成する場合、発言の聞き漏らしや記録ミスも起こりがちですが、Rimo Voiceなら漏れなく音声を文字化してくれるので、よりミスのない正確な議事録が作成可能です。

しかも、Rimo Voiceは文字起こしだけでなく、要点のまとめ機能も備えています。議事録作成に欠かせない要点抽出を自動で行ってくれるので、人的な工数を大幅に減らせます。

さらに、Rimo Voiceにはテンプレート機能もあり、指定のフォーマットに沿った議事録を簡単に作れます。フォーマットを統一することで、議事録の可読性や情報共有のしやすさも向上するでしょう。

このように、Rimo Voiceを活用することで、これまで手作業で行っていた議事録作成を大幅に効率化できます。正確性と速度、そして使いやすさを兼ね備えたRimo Voiceは、議事録作成に悩むビジネスパーソンの強い味方になってくれるはずです。

こちらから無料トライアルの登録ができるので、まずはRimo Voiceを気軽に試してみてはいかがでしょうか？

最終更新日: 2024 / 10 / 15