顧客との認識をすり合わせたり、社内での共有認識を揃えたりするには、事実確認が必要です。しっかり事実確認ができていないと、トラブルに発展する可能性も少なくないため、確実に行いたいところです。
本記事では、ビジネスにおける事実確認について詳しく解説していきます。事実確認が必要な場面や具体的な方法も紹介しているので、事実確認に悩んでいる方はぜひ最後までご覧ください。
ビジネスにおける事実確認とは
まず「事実確認」とは、名前の通り「発言や文書で述べられている事柄が事実か確認すること」を指します。情報の正確性や妥当性を検証することから「ファクトチェック」とも呼ばれています。
なおビジネスにおいては、事実確認の内容が少し変わってきます。主に社内会議や顧客との商談、打ち合わせで話し合った内容や決定事項の確認を差すケースが大半です。ここで打ち合わせの内容などの事実確認が行われなかったり、認識の違いが生じたりすると、後にトラブルに発展する可能性があります。
そのため、社内・社外の人と関わる以上、業界や業種を問わずに事実確認は必ず必要です。
ビジネスで事実確認が必要な理由
ビジネスで事実確認が必要な理由は、ご認識やミスマッチを防ぐためにも欠かせないとお伝えしました。他にも事実確認が必要な理由は、下記があげられます。
顧客とのトラブルやクレームを防ぎやすくなるから
決定事項を社内で正しく共有できて業務が効率化するから
法律的なリスクを抑えられるから
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
顧客とのトラブルやクレームを防ぎやすくなるから
1つ目の理由は、顧客とのトラブルやクレームを防ぎやすくなるためです。顧客と打ち合わせや商談を行うなかで、言った言わない問題に発展した経験がある方もいるのではないでしょうか。
議事録やメモにはまとめていても、こまめに共有していないと決定事項などを失念してしまい、トラブルになる可能性があります。さらにトラブルが深刻化してクレームなどで会社の評価が落ちる可能性も否定できません。
そこで打ち合わせ内容などをこまめに共有し、事実確認を行っていくことで、言った言わない問題が生じにくくなります。常に共通認識を持てるため、トラブルを防ぎやすくなるでしょう。
また「言った言わない問題」に関しては以下の記事でも詳しく解説しています。
関連記事：「言った言わない」問題はなぜ起きる？トラブルの原因と対策を詳しく解説
決定事項を社内で正しく共有できて業務が効率化するから
社内で行う会議や打ち合わせでは、決定事項や共有事項が出てきます。これらを社内で正しく共有するには、事実確認を行う必要があります。事実確認を行う理由としては、決定事項などを社内でしっかりと共有することで、メンバーが同じ認識を持って一丸となり、業務に挑めるためです。
例えば新規プロジェクトの目的や目標、役割分担を決定したとします。会議終了後にそれらの内容の事実確認を行うことで、メンバーがすぐに業務に着手できます。さらに改めて自分の役割や詳細を再認識することで、ミスの予防もできるでしょう。
法的なリスクを抑えられるから
事実確認を徹底することは、法的なリスクを抑えるのにも役立ちます。口頭のみで伝えたことは、後から証拠になりにくいとされています。メンバー全員が覚えていたとしても、先方が否定すれば法的なリスクが高まるケースも少なからずあるでしょう。特に契約に関わるような重要事項は、事実確認を怠るのは危険です。
そのため、重要事項をはじめ、細かなことも事実確認を行うことが大切です。また業務に関することは、口頭ではなく文書や音声でしっかりと残しましょう。
ビジネスで事実確認を行うべきシーン
事実確認を行うべきシーンは、さまざまなタイミングにあります。主にビジネスで事実確認が必要になるシーンは、下記の通りです。
重要な意思決定を行う場面
顧客とのクレームに対応する場面
契約書や法的文書を作成する場面
それぞれについて解説していきます。
重要な意思決定を行う場面
重要な意思決定を行う場面では、事実確認が必要不可欠です。特に新規事業参入・大規模投資・M&Aなどの決断時には、しっかりと事実確認を行わなくてはなりません。市場動向や財務データ、法的影響などの徹底的な検証が必要です。
信頼性の高いデータを事実として用いて分析したり、多角的な視点で情報を精査したりすることが大切です。ここで信頼性の低いデータや誤りがあると、後にトラブルに発展する恐れがあるため、慎重に行いましょう。
顧客からのクレームに対応する場面
顧客から勘違いによるクレームを受けた際にも事実確認を行うべきです。例えば顧客からの要望に沿って業務を進めていたものの、あとから「業務内容と違う」と言われたケースがあるとします。
そこで打ち合わせ内容などのデータが録音や議事録として残っていれば、クレームになりづらいでしょう。しかし、データとして残っていないと、クレームから法的なリスクが高まってしまうのです。
実際に弊社が開発・販売しているAIツール『Rimo Voice』の利用者の中にも、顧客との事実確認のために使用している方もいます。
契約書や法的文書を作成する場面
契約書や法的文書を作成する場面も事実確認が必要です。特に条件・義務・権利・期限などの主要項目を正確に記載することで、後のトラブルや法的リスクを回避できます。しっかりと作られた契約書や法的文書は、証拠として強い力を持っています。両当事者が捺印を押し、どのような内容に合意していたかを強く証明できるのです。
また契約書などを作成する場合は、弁護士などの専門家と連携しておくと安心です。抜け漏れなどのミスを防ぐためにも、専門家に入ってもらうようにしましょう。
ビジネスにおける事実確認の方法3選
ビジネスにおける事実確認の方法は、下記の3つがあります。
決定事項や話し合った内容などをメールで共有する
会議・商談・打ち合わせ後に録音や録音データを送信する
議事録などの資料を作成し共有する
3つのうちどれか1つではなく、組み合わせて事実確認を行うとより効果的です。例えば音声データと議事録の両方を先方に送ることで、相手が確認しやすくなります。
決定事項や話し合った内容などをメールで共有する
1つ目は決定事項や話し合った内容などをメールで共有する方法です。手軽に行えるため、重要度が比較的低い場合におすすめです。
メールであれば手が空いている際などに確認し、アクションできるため、両者にとって負担にならず事実確認ができます。また共有する人数が多い場合は、返信ではなく、メールやチャット機能に付いている’’リアクション’’をしてもらうことで、手間や情報が流れるのを防げます。
会議・商談・打ち合わせ後に録音や録画のデータを送信する
会議や商談などを録音や録画しておき、あとからデータを送信する方法もあります。データを送信するだけで、議事録などを作成する必要がないため、手間が省けるのがメリットです。一方で相手が内容を確認するには、データをすべて確認しなくてはなりません。特に会議時間が長いと、確認に時間がかかってしまうケースも想定されます。
そのため、録画や録画のデータを送る場合は、このあと説明する議事録などの資料と一緒に送るのが親切です。議事録を確認しながら気になる部分はデータでチェックできるため、相手の時間を奪わずに情報を確認できます。
議事録などの資料を作成し共有する
会議や打ち合わせの内容から要点を抽出して議事録などの資料にまとめて送信する方法です。相手がスムーズに確認できるため、満足度が上がります。また最低限押さえておくべき要点を伝えられるため、認識の違いが生じにくいのがメリットです。
ただし、議事録作成を1から行うには時間や手間がかかります。そこでおすすめなのが『Rimo Voice』などのツールを使うことです。
『Rimo Voice』は、1時間の音声データを5分程度でテキスト化できます。さらにAIが自動で要約を作成してくれる機能もあるため、手間や時間を抑えながらわかりやすい議事録を作れます。実際に『Rimo Voice』を使い、業務の効率化アップを図れたという企業もあるため、興味がある方は、無料トライアルからお試しください。
関連記事：「議事録作成の負担を軽減したい」良い意味でのサプライズ！作業時間を50%削減 | 株式会社ＪＥＣＣ様
事実確認を行う際の3つのポイント
事実確認を行う際は、下記の3つのポイントを押さえておきましょう。
会議・商談の当日や翌日には事実確認を行う
決定事項・合意事項を明確に記載する
文書や議事録を共有したあとのリアクションを明確にする
それぞれについて見ていきましょう。
会議・商談の当日や翌日には事実確認を行う
事実確認は、トラブルやクレーム回避などに役立ちます。しかし、スピーディーに行わないと十分な効果は得られません。理想は会議や商談の当日中、遅くても翌日には行うことをおすすめします。
またスピーディーに対応するには、事実確認のフローを確立し、社内でルール化する必要があります。ルール化されていないと、重要な項目が抜け落ちていたり、対応が遅れたりする可能性があるため、速やかにフローやルール化を確立させましょう。
決定事項・合意事項を明確に記載する
決定事項や合意事項を明確に記載しましょう。事実確認のメール送付や資料共有をしていても、そもそもの内容が分かりにくいとあまり意味がありません。
そのため、決定事項など重要な部分は誰がいつ見ても理解できるよう、明確に記載しましょう。曖昧な表現を避け、不要な情報を省くことで要点が伝わりやすくなります。
文章や議事録を共有したあとのアクションを明確にする
注意点として、事実確認のためにテキストや資料を添付してメールを送信しても、相手が目を通すとは限りません。「メールに気づかなかった」と主張さ れれば、トラブルにつながる恐れもあるでしょう。
そのため、メールなどで事実確認をする場合は「確認しましたらその旨をご返信ください。」など、相手側のアクションを明記することが大切です。もしリアクションがない場合は、リマインドしてアクションを促しましょう。
録音や議事録で事実確認をするなら『Rimo Voice』がおすすめ！
AIツール『Rimo Voice』は、社内での会議や顧客との商談を録音しながらリアルタイムで文字起こしできるツールです。文字起こしは1時間程度のデータを5分でテキスト化できます。リアルタイムも文字起こしも可能なため、急ぎの場合も利用できます。
また文字起こし以外にも要約作成機能があるため、事実確認用の資料を作りやすいのも特徴です。文字起こしや要約の共有や共同編集も可能なため、社内での管理がしやすくなります。セキュリティ対策も万全なため、機密情報の取り扱いも問題ありません。
なお『Rimo Voice』は、ニーズに合わせて利用できる様々なプランをご用意しています。興味がある方は、ぜひ一度無料トライアルをお試しください。
まとめ：事実確認をしっかりと行いビジネスのトラブルを防ごう！
ビジネスにおいて重要な意思決定や法的リスクを抑えるには、事実確認が欠かせません。事実確認を怠ってしまうと、トラブルやクレームに発展する可能性もあります。そのため、メールやデータ送付などシーンに合った方法で事実確認を徹底していきましょう。
ぜひ、本記事の内容を参考にして、事実確認を徹底してトラブルを未然に防ぎ、顧客と良好な関係を構築してください。
最終更新日: 2024 / 8 / 21
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