会議の生産性・効率を上げるのに役立つツール8選！「無駄な会議」をゼロにする方法を紹介

「会議が長引いてしまい、本来の業務に手が回らない」

「議事録作成に時間がかかり、残業が増えてしまう」

「生産性を上げるために、どのツールを導入すべきかわからない」

会議の生産性向上のためにツールを導入したいと考えてはいるものの、種類が多すぎて「結局どれが自社に合うのかわからない」と悩んでいる方も多いでしょう。

そこで本記事では、会議の全工程を支援するオールインワン型から特定課題に特化したものまで、生産性を上げるおすすめツール8選を紹介します。

失敗しないツールの選び方や、導入によって大幅な工数削減に成功した事例も解説します。本記事を読んで、無駄な会議を見直し、組織全体の生産性向上につなげましょう。

本記事で紹介するなかでも特におすすめなのが、AIが会議の事前準備から議事録作成、ネクストアクションの抽出までを一気通貫で支援する『Rimo Voice』です。

会議の内容を可視化するインサイト機能も備えており、会議の見直しも行えます。無料トライアルを用意しておりますので、ぜひ気軽にお試しください。

会議の生産性を上げるには、事前準備・タイムマネジメント・記録・意思決定・タスク化の5つが鍵

会議の生産性を高めるためには、会議のプロセスを分解し、それぞれのフェーズで適切な対策を講じることが重要です。

漠然と「効率化しよう」と考えるのではなく、以下の5つの要素のうち、自社の会議でどこがボトルネックになっているかを特定しましょう。

次章からは、これらの工程を自動化・効率化し、無理なく会議の生産性を上げるために役立つツールを紹介します。

【一覧表】会議の生産性を上げるのに役立つツール8選

本記事で紹介する、会議の生産性を向上させるツール8選の比較一覧です。自社の課題がどこにあるかを確認し、適切なツールを選定してください。

【一気通貫】会議の生産性を上げるのに役立つオールインワンツール3選 

ここでは、会議の生産性を上げるのに役立つオールインワンツールを紹介します。

• 『Rimo Voice』｜事前準備から、議事録作成、ネクストアクション立案まで会議の全工程をAIが支援

• 『Notion』｜ドキュメント管理とタスク管理を一元化

• 『Google Workspace』｜カレンダー連携・オンライン会議・資料共有が可能

各ツールの特徴や導入メリットを以下で詳しく解説します。

1.『Rimo Voice』｜事前準備から、議事録作成、ネクストアクション立案まで会議の全工程をAIが支援

『Rimo Voice』は、会議の議事録作成だけでなく、事前準備から会議後のタスク管理までをトータルで支援するツールです。

会議中はアシスタントBotが終了時間を通知して長引くのを防ぎます。終了前は「誰が・いつまでに・何をするか（ネクストアクション）」を自動でまとめてくれるため、決定事項の抜け漏れを防げます。

事前準備については、AIに会議の目標や関連情報を伝えるだけで、適切なアジェンダを自動生成してくれます。会議に関連したリサーチを依頼することも可能です。

また、現場の業務改善に役立つ「インサイト機能」も備えています。

• 会議の無駄を自動発見：「時間が長すぎる」「参加者が多すぎる」会議を特定し、スリム化を提案

• 従業員の負担を見える化：「特定の従業員ばかり会議に参加していないか」を集計し、現場の負担調整をサポート

• 時間配分の予実管理：「定例」「申し送り」などのタイプごとに目標時間を設定し、実際の時間とのズレを計測。延長を防ぐことで、本来の業務時間を確保

無料トライアルを利用できるので、まずは実際の現場で使用感を試してみてください。

2.『Notion』｜ドキュメント管理とタスク管理を一元化

出典元：https://www.notion.com/ja/product

『Notion』は、ドキュメント作成、タスク管理などの機能を一つのワークスペースに統合した多機能ツールです。管理が別々になりがちな「会議メモ」と「担当タスク」を連動させ、決定事項をスムーズに実行アクションへ移せる点が強みです。

そのほかにも、会議前に議題をまとめたページを作成・共有し、会議中はリアルタイムで議事録を追記するといった使い方ができます。

会議終了後は、決定事項をそのまま「タスク」として登録できるため、別の場所へ書き写す手間がなくなり、対応漏れを防げます。

3.『Google Workspace』｜カレンダー連携・オンライン会議・資料共有が可能

出典元：https://workspace.google.com/intl/ja/ 

『Google Workspace』は、ビジネスに必要なアプリケーションをクラウド上で提供するグループウェアです。以下のような会議にかかわる内容を一つのアカウントで完結できる点が強みです。

• カレンダーでの予定管理

• Web会議の実施

• 資料の共有など

例えば『Googleカレンダー』で会議を設定すると同時に『Google Meet』のリンクが発行されます。会議中には『Googleドキュメント』を画面共有しながら共同編集を行うことができます。

多くの企業で導入されているため、社外との会議でもスムーズに連携可能です。学習コストをかけずに導入できる点が利用するメリットです。

【目的別】会議の生産性を上げるのに役立つツール5選 

「日程調整に時間がかかる」「議論がまとまらない」といった課題が明確な場合、その領域に特化したツールを導入することで改善が見込めます。

ここでは、会議において役立つ4つのツールを目的別に紹介します。

• 『Spir』（日程調整）｜調整コストをゼロにする

• 『Miro』（進行管理）｜オンラインホワイトボードで議論を可視化

• 『tl;dv』（記録：議事録作成）｜オンライン会議の録画・文字起こしを完全自動化

• 『Slido』（意思決定）｜大人数の意見をその場で集約

• 『Asana』（タスク・プロジェクト管理）｜決定事項を業務フローへ落とし込む

それぞれのツールが解決できる課題を以下で詳しく解説します。

1.『Spir』（事前準備：日程調整）｜調整コストをゼロにする

出典元：https://www.spirinc.com/ 

『Spir』は、複数のカレンダーと連携して日程調整を自動化するツールです。Googleカレンダーなどの予定とリアルタイムで同期し、お互いが空いている日時だけを候補として提示するため、ダブルブッキングのリスクを排除できます。

調整用URLを発行して送るだけで完結するため、メールの往復に費やす時間をゼロにすることが可能です。

2.『Miro』（タイムマネジメント：進行管理）｜オンラインホワイトボードで議論を可視化

出典元：https://miro.com/ja/

『Miro』は、オンライン上で付箋を貼ったり図解を作成したりできる、ホワイトボードツールです。言葉だけでは伝わりにくい複雑な概念を「図解」により可視化し、参加者間の認識の齟齬を防ぎ合意形成を助けます。

ほかにも、口頭での議論とは異なり、全員が同時に付箋を貼ってアイデアを出せる点も特徴です。「誰かの発言が終わるのを待つ時間」が無くなり、ブレインストーミングの密度と速度が向上します。

3.『tl;dv』（記録：議事録作成）｜オンライン会議の録画・文字起こしを完全自動化

出典元：https://tldv.io/ja/

『tl;dv』は、Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsに対応した会議録画・文字起こしツールです。

会議中に重要な発言があった際、ボタン一つで「タイムスタンプ」を押すことができ、録画データのその瞬間へピンポイントで戻れる機能が特徴です。会議終了後にはAIが自動で要約を作成してくれるため、欠席者への共有もURLを送るだけで完了します。

多言語対応（日本語含む）もしているため、グローバルな会議でも活躍します。

4.『Slido』（意思決定）｜大人数の意見をその場で集約

出典元：https://www.slido.com/jp 

『Slido』は、大人数の会議やウェビナーでの参加者の意見をリアルタイムで集約し、その場で意思決定を行えるツールです。アプリのインストールなしに、QRコードを読み込むだけで、投票に参加できる手軽さが魅力です。

また、匿名投票機能を使えば、役職を気にせず本音の意見を集められます。

結果はリアルタイムで自動集計されるため、集計の待ち時間が発生しません。議論の熱が冷めないうちに、全員の合意に基づいた意思決定を下せます。

5.『Asana』（タスク化：プロジェクト管理）｜決定事項を業務フローへ落とし込む

出典元：https://asana.com/ja 

『Asana』は、会議で決定した事項を業務フローへ落とし込むために役立つプロジェクト管理ツールです。会議の決定事項を単なるメモで終わらせず、担当者と期限が設定された「タスク」として管理できます。

プロジェクトごとの進捗状況をガントチャートやカンバン形式で可視化できるため、次の定例会議では画面を見るだけで状況把握が完了します。結果として、進捗確認のためだけの報告会議を不要にし、議論に時間を使えるようになるでしょう。

ツールを活用して意見を引き出しやすい環境を整えることも重要ですが「そもそも会議中に何を話すべきか迷う」「議題設定そのものに課題がある」という場合は、以下の記事もあわせて参考にしてください。

関連記事：会議の議題やネタが思いつかない！具体的な決め方や議題例を紹介

会議の生産性を上げるのに役立つツール選びの6つの基準

会議の生産性を上げるのに役立つツール選びで失敗しないためには、機能の多さではなく「自社の会議課題を解決できるか」という視点が重要です。

ここでは、導入効果を最大化する6つの選定基準を紹介します。

• 会議の全工程を可視化できるか

• 過去の内容を「検索・再利用」できる資産性があるか

• ITリテラシーに関わらず直感的に操作できるか

• セキュリティ対策は十分か

• 既存のカレンダーやチャットツールと連携できるか

• 決定事項やネクストアクションを自動抽出できるか

それぞれの基準を以下で解説します。

1.会議の全工程を可視化できるか 

会議の生産性を向上させるためには、まず会議の実態を「客観的な数値データ」で可視化できるツールを選びましょう。

「なんとなく会議が長い」といった感覚的な評価だけでは、具体的な改善アクションに繋がらないからです。以下のように数値として確認できる機能があれば、どの会議を減らすべきかという判断が明確になり、効率的な改善策を立案できるようになります。

• 実際の会議時間

• メンバー別の会議状況の把握など

例えば『Rimo Voice』のインサイト機能であれば、会議時間や内容を自動でグラフ化し、改善すべき「無駄な会議」を一目で特定することが可能です。

2.過去の内容を「検索・再利用」できる資産性があるか

会議の内容を必要なときにキーワード一つで瞬時に探し出し、活用できるツールを選びましょう。

会議における無駄は、一度話された内容が活用されず、忘れ去られてしまうことです。 過去の決定事項や「なぜその方針になったか」という経緯にすぐアクセスできる検索性があれば、同じ議論を繰り返す必要がなくなり、業務のスピードが向上します。

3.ITリテラシーに関わらず直感的に操作できるか

導入したその日から、ITリテラシーに関わらず誰でも迷わず使える、直感的な操作性のツールを選ぶことも選定条件の一つです。

どれほど高機能でも、マニュアルを熟読しなければ使えないツールは現場に浸透しません。「ボタン一つで録音が始まる」「URLを送るだけで参加できる」といった簡単に操作できるツールを選ぶことで、スムーズな導入が可能になります。

4.セキュリティ対策は十分か 

会議データには経営方針や未公開プロジェクトなどの機密情報が含まれるため、ビジネス利用を前提とした堅牢なセキュリティ基準を満たすツールを選定してください。

具体的には、以下のような内容を満たしているかどうかを確認しましょう。

5.既存のカレンダーやチャットツールと連携できるか

ツール選定の際は、普段使用している業務ツールとシームレスに連携し、既存のワークフローを阻害しないものを選びましょう。

新しいツールを使うために別のアプリを立ち上げる手間は、業務の生産性を低下させる要因になります。

以下のようなツールと連携し、カレンダーから自動で録音を開始したり、チャットへ議事録を自動送信したりできる機能があれば、ストレスなく業務に組み込めます。

• Googleカレンダー

• Outlook

• Slackなど

こうした外部連携機能を活用すれば、録音のし忘れや共有漏れを防げます。

例えば『Rimo Voice』のようにカレンダーと連携してBotを招待できるツールなら、会議URLを発行した時点で記録の準備が完了します。

6.決定事項やネクストアクションを自動抽出

会議の生産性を下げる要因は、決定事項が実行されず、うやむやになることです。

そのため、AI機能を搭載し、 会話の文脈から「誰が・いつまでに・何をするか」を自動で拾い上げる機能があるかを確認しましょう。

ツール導入だけでは不十分？会議の生産性を上げるために定期的な「見直し」が不可欠な理由

便利なツールを導入しても、あくまで作業効率化できたことに過ぎず、本質的な生産性向上には繋がりません。目的が形骸化した定例会議を放置したままでは、拘束時間というコストは削減できないからです。

生産性向上を実現するには、ツールを使いながらも以下のステップで会議そのもののあり方を見直す必要があります。

1.まずは数値を確認する

削減の判断基準を設けるため、まずは現状を数値化します。

カレンダーや議事録ツールのインサイト機能を活用し、「組織全体で何時間を会議に投下しているか」を測定・監視する仕組みを構築してください。数値が悪化した際にアラートを出すことで、定期的な見直しのトリガーとなります。

2.「非同期コミュニケーション」へ移行する

数値で現状を把握したら、単なる報告や共有はチャットや動画を用いた非同期コミュニケーションへ移行します。これにより物理的な拘束時間を削減し、本来の業務時間を創出できます.

テキストや録画としてログが残ることで、欠席者も必要な情報を任意のタイミングで取得でき、情報の透明性と検索性が向上するメリットもあります。

会議の見直し・生産性アップには『Rimo Voice』のインサイト機能がおすすめ

前章で述べた会議の見直しを日常業務の中で継続するには、手動での集計では限界があります。集計作業自体が新たな業務負荷になってしまっては本末転倒だからです。

これらの分析プロセスを自動化し、客観的なデータとして瞬時に提示してくれる『Rimo Voice』のインサイト機能を紹介します。

• カレンダー連携するだけで会議の問題点を自動分析

• メンバー別の会議状況を可視化し、負荷を把握

• 議事録の内容に基づき、業務に役立つヒントを提案

• 会議タイプごとの目標設定で時間配分を最適化

1.カレンダー連携するだけで会議の問題点を自動分析

『Rimo Voice』のインサイト機能は、Googleカレンダーなどと連携するだけで、過去の会議データを自動で吸い上げ、組織の会議時間や内容をグラフ化します。手動でのデータ入力は不要です。

具体的には「1週間で合計何時間会議をしているか」や「参加者が5人以上の会議の割合」などがダッシュボードで可視化されます。

これにより「特定の部署だけ会議時間が突出して長い」「定例会議だけで週の半分が埋まっている」といった問題点を数字で特定できるようになります。

2.メンバー別の会議状況を可視化し、負荷を把握

組織のデータだけでなく、個人の会議時間をデータ化して把握することも可能です。各メンバーの会議時間や内容を自動集計し「誰が・どれだけ」会議に時間を取られているかを明確にします。

会議負荷が高すぎるメンバーを一目で特定できるため、業務調整やフォローが必要な部下の判断材料として活用できます。

3.議事録の内容に基づき、業務に役立つヒントを提案

『Rimo Voice』のインサイト機能は単なる記録だけでなく、会議の質を高めるパートナーとしても活躍します。AIが議事録の文脈を解析し、議論に関連する情報やナレッジを自動で提案してくれます。

例えば、会議中に新しい企画のアイデア出しをしている際、AIが「関連する過去の社内議事録」や「参考になりそうな外部のトピック」をピックアップして提示可能です。

「あの時の議論はどうだったっけ？」と思い出す時間や、会議後に改めて資料をリサーチする手間を省き、その場で議論を深める判断材料を提供してくれます。

4.会議タイプごとの目標設定で時間配分を最適化

会議の時間をただ減らすだけでなく、目的に応じて最適な配分を行うことが重要です。『Rimo Voice』のインサイト機能では「定例会議」「1on1」など、会議のタイプごとに理想的な時間配分の目標を設定できます。

設定した目標に対する達成状況を追跡・確認できるため、組織のフェーズや状況に応じた戦略的なタイムマネジメントを実現します。

会議の生産性を上げることに成功した『Rimo Voice』の導入事例2選

ここでは『Rimo Voice』を導入し、会議の生産性向上と業務時間の創出に成功した企業の事例を紹介します。

• 議事録作成工数を「3分の1以下」にし、研究業務に注力

• 議事録作成を「3日から半日」に短縮し、本来の業務時間を創出

具体的な成果と変化を以下で詳しく解説します。

1.議事録作成工数を「3分の1以下」にし、研究業務に注力 

株式会社高速道路総合技術研究所様では、専門用語が頻出する会議が多く、正確な記録を残す作業が本来の研究開発業務を圧迫していました。

また、Wordの校閲機能を使って会議の文字起こし内容の修正を行っていましたが、同時編集ができないため、確認のやり取りだけで多くの時間を費やしていました。

この課題に対し『Rimo Voice』の以下の機能を活用することで解決につなげています。

結果として、議事録作成工数は平均で3分の1に削減されました。

特に効果が高かったケースでは、作業時間が10分の1や20分の1にまで短縮され、創出された時間を研究開発というコア業務へ再投資することに成功しています。

話者分離・共同編集を活用し、議事録作成工数を平均3分の1に削減！｜株式会社高速道路総合技術研究所様

2.議事録作成を「3日から半日」に短縮し、本来の業務時間を創出

株式会社JECCでは、録音データを何度も「巻き戻し・再生」しながら手作業で文字起こしを行っており、一つの議事録完成に2〜3日を要していました。

導入後は、以下の機能を活用することで作業フローを刷新し、時間を大幅に短縮しています。

結果として、AIが作成したテキストの誤字を修正し、社内規定のフォーマットに貼り付けるだけの作業となり、最短半日で完了するようになりました。単純作業から解放されたことで、本来の業務にリソースを集中できています。

「議事録作成の負担を軽減したい」良い意味でのサプライズ！作業時間を50%削減 | 株式会社ＪＥＣＣ様

会議の生産性を上げるのに役立つツールを活用して業務を変革しよう

会議の生産性を上げるのに役立つツールは、自社の課題や目的に合わせて選定することが重要です。『Rimo Voice』や『Notion』のような一気通貫型や、日程調整・可視化に特化したツールを導入することで、業務の無駄を大幅に削減できます。

ツール選びの際は、誰でも直感的に操作できるか、決定事項を自動でタスク化できるかといった基準を設けましょう。

また、単にツールを使うだけでなく、定期的に会議のあり方を見直すことが、組織全体の生産性向上につながります。

ただし、手作業で会議の現状を分析し、改善サイクルを回し続けるのは簡単ではありません。

『Rimo Voice』なら、事前準備から議事録作成、ネクストアクションの立案まで、会議の全工程をAIが支援します。

さらに「インサイト機能」により、カレンダーと連携するだけで会議コストやメンバーの負荷を自動分析できます。

1時間の音声を約5分で文字起こしするスピードも備えている点も特徴です。

まずは無料トライアルで効果を体感してみてください。