会議の議題やネタが思いつかない！具体的な決め方や議題例を紹介
「会議の議題を任されたけれど、何を話し合えばよいか思いつかない」
「定例会議の議題が、毎回同じ報告ばかりになっている」
「議題を詰め込みすぎて、時間内に話し合いが終わらない」
定例会議のように日程が先に決まっている会議では、毎回の議題やネタが思いつかず、困ってしまうことがあります。議題があいまいなままだと、話がまとまらず、時間だけが過ぎてしまうこともあります。
本記事では、議題の具体的な決め方を解説します。あわせて、会議の種類に合わせた議題例や、議題のネタが思いつかないときの対策も紹介しますので、これから会議の準備をする方はぜひ参考にしてみてください。
【本記事でわかること】
会議の議題やネタを設定するメリット
議題やネタを適切に設定する8つのポイント
営業・商品企画・予算・問題解決・定例会議の議題例
議題のネタが思いつかないときの5つの対策
議題に沿ってスムーズに会議を行うコツ
なお、どうしてもアイデアが浮かばない場合は、AIが議題案を提案してくれる、AI議事録サービス『Rimo』のアジェンダ作成機能が役立ちます。
会議の目標や参加者などを入力すると、AIが議題やネタの案を出してくれます。使い方は、記事の後半「AIツールでアジェンダを作成する」で紹介します。
会議の議題やネタを設定するメリット
議題を決めずにダラダラと続く会議は、参加者が疲れるうえに、何も決まらないまま終わってしまうこともあります。会議の前に、議題を決めておきましょう。
会議の議題やネタを設定するメリットを具体的に解説していきます。
会議の参加者が事前に議題に対して備えられる
会議の議題を事前に設定し、共有することで参加者は当日までにアイデアや意見をまとめられます。
会議の場で初めて議題を知ると、その場で意見を考えることになり、話し合いに時間がかかりやすくなります。事前に議題を共有しておけば、参加者は自分の意見の根拠になるデータを用意しておけるため、より深い議論ができます。
話し合う目的が明確になる
議題を設定することで、参加者は話し合う目的を意識したうえで会議に臨めます。目的が分からないまま参加すると、受け身になりやすく、意見も出にくくなります。
議題を決めたら、会議の目的と一緒に参加者に伝えましょう。
関連記事：会議の目的は？意味のある会議にするための5つのポイント
話の脱線を減らせる
議題やネタを決めておくと、話の脱線も減らせます。会議中に話が逸れてしまうことはよくありますが、議題に沿って進行することで効率的に会議を進められます。
議題がはっきりしていないと、話があちこちに広がりやすくなります。話し合うことがどんどん増え、限られた時間の中で十分に話し合うのは難しくなるでしょう。
会議の議題やネタを適切に設定する8つのポイント
会議の議題やネタを適切に設定するポイントは以下の8つです。
会議の議題を決めるときに、8つのポイントが押さえられているか確かめてみてください。
1. 議題のテーマはできるだけ絞る
ざっくりとしたテーマでは具体的な議論がしにくいため、テーマはできるだけ絞りましょう。
話し合うべきテーマが広すぎると議論が散漫になり、結論がまとまらない可能性があります。結果的に会議に多くの時間を費やすことになり、効率も悪くなってしまいます。
たとえば新しいプロジェクトの会議なら、「プロジェクト全体の進め方」ではなく「今月中にやることの洗い出し」のように、期間や範囲を区切って議題を決めるのがおすすめです。
テーマを絞ることで会議の参加者が議論に集中でき、結論に導きやすくなります。
2. たくさんの議題を詰め込まない
議題をたくさん詰め込まないこともポイントの1つです。ケースバイケースではありますが、1つの議題に十分な時間をかけられると、じっくり議論しやすくなります。
複数の議題を1つの会議に詰め込むと、それぞれのテーマに対して割り振れる時間が少なくなり、結果として深い議論ができない恐れがあります。
また、議題が多いと議論が行ったり来たりして参加者に混乱を招くことも考えられます。
設定した議題について、深い議論を行ったうえで結論を導き出せるように、たくさんの議題を詰め込まないようにしましょう。
3. 具体的でシンプルな議題・ネタにする
話し合うテーマが決まったら、もう一段掘り下げて、具体的でシンプルな議題にしましょう。
営業会議を例にすると、具体的でシンプルな議題は次のようなものです。
売上が停滞している原因について
伸び悩んでいる成約率の改善策について
新規の問い合わせを今月中に増やす方法について
「営業目標の達成について」のような具体性に欠ける議題を設定してしまうと、参加者はどこから議論すべきか分からず、深い議論を行えません。
議題は具体的でシンプルにすることで、参加者が議論の方向性をイメージできます。
4. 達成したい目的に沿った議題にする
目標が決まっていないと、参加者は会議で何を話せばよいか分からず、話し合いが空回りしてしまいます。
たとえば「売上前年比100%を維持する」なら今の取り組みの見直し、「売上前年比150%を達成する」なら新しい販路や施策が議題になるように、目標によって話し合う中身も変わります。
会議の前に、達成したい目標をはっきりさせ、その目標に沿った議題を決めましょう。
5. 参加者が意見を述べられる議題にする
参加者が積極的に意見を述べられる議題を設定することも大切です。意見交換を活発に行うことで、さまざまな視点から議論ができ、より良いアイデアが生まれやすくなります。
専門的な議題の場合は、会議の参加者がその知識を持ち合わせていないと議論が進みません。専門的な知識やデータを要するケースでは、事前に調べて資料を配っておくと、会議を進めやすくなります。
会議の参加者に合わせて、議題のネタや配布する資料を調整しましょう。
6. メンバーに問いかける形式の議題・ネタにする
参加者に問いかける形式の議題やネタにすることで、議論が活発になりやすくなります。有意義な会議にするためには、参加者が積極的に発言できる環境づくりが重要です。
議題の決め方も、その環境づくりの1つです。「売上前年比150%を達成するにはどのような行動をすべきか？」という疑問形の議題にすると、参加者が具体的な行動のアイデアを出しやすくなります。
7. アジェンダを作成する
アジェンダとは、会議で話す議題と順番、時間配分をまとめた予定表のことです。
アジェンダを事前に作成して参加者に配布しておくと、会議をスムーズに進めやすくなります。議題を設定したらアジェンダを作成し、なるべく早く会議の参加者に共有しましょう。
参加者が会議の流れを理解しておくことで、事前に議題に対する準備ができます。会議当日もアジェンダに沿って進行することで、時間を有効に活用できるでしょう。
関連記事：【テンプレート付】アジェンダとは？会議での意味・メリット・正しい書き方をわかりやすく解説
関連記事：【テンプレートあり】会議次第の作り方とは？議題の収集から会議当日までの流れを徹底解説！
8. 優先順位をつける
会議で扱う議題には優先順位をつけましょう。
具体的な議題案を複数考えた後、緊急度や重要度に応じて整理します。最も重要な議題から順に取り上げることで、限られた時間内で効率的に会議を進められます。
優先順位を明確にすると、すぐに対応すべき重要な問題が後回しになりにくくなります。「時間をかけて会議を実施したのに、重要な議論ができずに終わってしまった…」といった事態を防ぐためにも、会議の前に優先順位を決めておきましょう。
会議の議題例
会議の種類ごとに議題例を紹介します。
自分の会議に近いものを選んで、参考にしてください。
営業会議の議題例
営業会議の目的は、目標を達成するためのタスクを決めることです。会議の最後にアクションアイテムを決められるように、議題を組み立てましょう。アクションアイテムとは「誰が」「いつ」「何を」するのかを明示したタスクのことです。
営業会議の議題例は、以下のとおりです。
活動状況や市場環境についての情報共有
チームや個人の活動状況と、目標に対する進み具合を共有します。必要に応じて、市場環境や競合他社の状況も共有すると良いでしょう。
成功事例の共有
特定のタスクにおいて実績を伸ばしているメンバーの成功事例を共有します。他のメンバーが参考にすることで成果につなげやすくなるうえに、チームの士気を高めることにもつながります。
活動状況についてのフィードバック
現在の実績について各チームや各個人にフィードバックを行います。適切なフィードバックを行うことで目標達成につながりやすくなります。
課題に対する改善策の選定
企業やチームが抱えている課題に対する解決策を議論します。たとえば新規営業の成果に課題がある場合は、新たな手法を考案します。
今後の営業活動の方針決め
目標の営業成績を達成するための施策や方針を決めます。具体的なタスクに落とし込むことでメンバーの行動を促します。
商品企画会議の議題例
新しい商品やサービスの企画を行う場合、さまざまな分析結果とアイデアをもとに作り上げていきます。
商品企画会議の主な議題例は以下の5つです。
市場調査をもとにした新規商品のコンセプト決め
市場調査の結果にもとづき、自社や顧客ニーズの観点から商品のコンセプトを考えます。自社の経営理念や強み、顧客が抱えている困り事や市場のトレンドを洗い出しておくと良いでしょう。
ターゲットの選定
新しい商品のターゲット層を選定します。ターゲットを選定することで購入してくれる可能性が高い顧客に広告を打つなど、マーケティング活動を効率化しやすくなります。
競合比較
競合他社の商品と比べ、自社の商品ならではの違いや強みを話し合います。似たようなコンセプトの商品が競合他社に存在している場合は、新しい付加価値を生み出せないか考えます。
収支計画
開発費や材料費、人件費や配送コストなどの必要経費を算出し、どう費用回収をするか議論します。抑えられる費用がないか検討することも必要です。
販売スケジュールの決定
新商品の販売スケジュールを決め、マーケティング戦略を考えます。
予算会議の議題例
予算会議は、翌年度の予算を決める会議であることが多いです。会社全体の予算から部署ごとの予算まで議論します。
議題例は、以下のとおりです。
利益目標の決定
経営戦略にもとづいて、利益目標を決めます。利益目標は、企業の経営戦略を立案するような「経営会議」で決める場合もあります。
部門ごとの予算案の収集
各部門のメンバーから予算案を収集します。メンバーには過去の実績データや市場動向などの外的要因を踏まえて予算を提案してもらうと良いでしょう。
利益目標と全体の予算のすり合わせ
利益目標と予算を比較し、売上目標を増やす・予算を減らすなどのすり合わせを行います。
コスト削減方法の決定
固定費や人件費など、削減できる経費がないか見直し、削減方法を決めます。
問題解決会議の議題例
問題解決会議は、問題の原因を突き止め、解決策を決めるための会議です。具体的な行動やフォローアップまで計画しておくと、問題を早く解決しやすくなります。
問題解決会議の議題例は、以下のとおりです。
現状の問題点の洗い出し
現在起きている事象に対しての問題点を洗い出し、リストアップします。思いつく問題点をすべて出すことが大切です。
原因の分析と特定
問題の根本的な原因を分析し、特定します。問題がなぜ発生したのか、「なぜ」という問いかけを繰り返し、整理していきます。
解決策の選定
原因に対して解決策を出し合い、それぞれのメリットやデメリットを評価したうえで選定します。
問題解決に向けた行動計画の立案
選定した解決策に基づいて、具体的な行動計画を立てます。「誰が」「いつまでに」「何をするか」を明確にしながら計画を立てます。
フォローアップの方法の決定
解決策を実行したあと、進み具合を確かめる責任者と日程を決めます。
定例会議の議題例
毎週・毎月の定例会議は、回を重ねるうちに議題が「各自の進捗報告」だけになりがちです。報告は共有ドキュメントなどで事前に済ませておき、会議では前回の続きと、詰まっていることを話し合う議題にしましょう。
定例会議の議題例は、以下のとおりです。
前回決まったことの進み具合の確認
前回の会議で決まったことが、予定どおり進んでいるかを確かめます。決まったことが実行されないままだと、話し合った時間が無駄になってしまうこともあるでしょう。冒頭の短い時間で前回の続きを確かめると、話し合いが回をまたいでつながります。
詰まっていることの相談
進めるうえで困っていることや、判断に迷っていることを出し合います。事前に集めておき、関係者がそろわないと解けないものに絞ると、深く話し合えます。
新しく出てきた課題の共有
前回から今回までのあいだに起きた変化や、新しく分かった課題を共有します。その場で結論が出ないものは、次回以降の議題の候補として残しておきましょう。
次回までの担当と期限の確認
会議の最後に、決まったことを「誰が」「いつまでに」「何をするか」の形で確かめます。ここで確かめたことが、次回の定例会議で最初に取り上げる議題になります。
進捗報告を会議の外に出す方法や、そのまま使える報告のテンプレートは、以下の記事で詳しく解説しています。
関連記事：進捗会議の無駄をなくす方法｜報告を会議の外に出す手順とテンプレート
それでも議題のネタが思いつかないときの対策
上記で紹介したポイントや議題例を参考にしても、良い議題案が浮かばなかったり、毎回同じ議題になってしまったりすることもあるでしょう。
議題のネタが思いつかないときの対策として以下の5つを紹介します。
AIツールでアジェンダを作成する
自分の頭だけで考えずに、AIツールを活用して議題やネタを作成するのも有効な手段です。
AIツールの中には、会議の目標などを入力するだけで、アジェンダの構成案とともに「議論すべき項目」を自動で提案してくれるものもあります。
ゼロから考えるのではなく、AIが提案したたたき台をベースに修正を加えることで、思いつかなかった視点やアイデアが浮かびやすくなるでしょう。
ここでは、冒頭でも紹介した、AIが会議の議題やネタを一緒に考えてくれる『Rimo』のアジェンダ作成機能を例に、使い方を説明します。
Rimoでは、ノート画面の右側のAIチャットに会議の目標などを伝えると、AIがアジェンダを作ってくれます。アジェンダを作成する過程で、AIが議題の候補をリストアップしてくれるため、ネタ出しの手間も同時に減らせます。
使い方は以下のとおりです。
1. ざっくりとした目標を入力する
AIチャットに表示される「会議の目標」の欄に入力します。具体的な議題が思いつかない場合は、以下のように大まかな方向性だけで構いません。
入力例：「来月のマーケティング事業部の売上を上げるための戦略立案」
参加者の欄や補足情報の欄（話しておきたいことなど）にも、あれば入れておきましょう。
また、「前回のノート」の欄で、過去に作った議事録（ノート）を選ぶこともできます。選んでおくと、前回のノートの内容をもとに、今回話し合う議題をAIが提案してくれるため、続いている会議でもネタ出しがしやすくなります。
入力が済んだら、「この内容で書き出す」をクリックします。
2. AIが具体的な議題を提案する
入力された情報をもとに、AIが具体的な議題を提案します。
上記のように、「来月のマーケティング事業部の売上を上げるための戦略立案」と入力しただけでも、AIが「先月〜今月の振り返り」や「施策アイデア出しと優先順位付け」といった具体的な議題（ネタ）を提案してくれます。
3. 対話で内容を微調整する
提案された内容に対し、「もっとアイデア出しの時間を増やしたい」などと指示を出せば、AIが内容を手直しします。できあがったアジェンダは、「議事録に適用」でノートに反映できます。
このように、ツールを使ってアジェンダを作成すると、議題のネタも見つけやすくなります。一人で悩む時間を減らし、効率的に準備を進めたい方は、ぜひ活用してみてください。
ブレインストーミングを行う
ブレインストーミングとは、ひとつのテーマに対して複数人がアイデアを出し合う取り組みを指します。
ブレインストーミングを行えば、会議の参加者が新しいアイデアを出してくれることがあります。新しい議題作成のために、会議の最後に次回のネタを決めるための時間を設けましょう。
効果的に実施できれば、さまざまな視点から多数のアイデアを出せます。今まで思いつかなかった議題が見つかることもあります。
参加者が自分で議題を考えると、会議で意見を出しやすくなります。
効果的なブレインストーミングの進め方や、失敗しないためのルールは、以下の記事で詳しく解説しています。
関連記事：ブレインストーミングのやり方とは？ブレストの基本ルールと失敗回避のポイント
アンケートで参加者からの意見を反映する
ブレインストーミングのほかに、アンケートで参加者の意見を集める方法もあります。
会議の中で議題を決める時間がとれないときに役立ちます。ただし、参加者どうしで意見を出し合うことはできません。
アンケートは、Google フォームなどのオンラインのアンケートツールを使うと便利です。非対面のほうが意見を出しやすい場合もありますし、参加者の拘束時間を減らせるのも利点です。
ふりかえりで出た課題を議題にする
定期的にふりかえりの場を設けて、そこで出た課題を次の会議の議題にする方法もあります。ふりかえりの方法としては、KPTがよく知られています。
KPTは、Keep（続けたいこと）・Problem（問題）・Try（次に試すこと）の3つに分けて書き出す方法です。
議題のネタを集めるなら、うまくいったこと（Keep）よりも、「このままだと困りそうなこと」（Problem）を先に書いてもらいましょう。
改善案（Try）が浮かばないときは空欄でもよい、と決めておくと、課題を出しやすくなります。出てきた課題は、そのまま次の会議の議題の候補になります。解決策は、会議の場でみんなで話し合いましょう。
他社の成功事例から学ぶ
他社が会議でどんなテーマを話し合っているかを知ると、自社の議題のヒントになります。
同じ業界の会社の成功事例を紹介した記事や導入事例には、会議で取り上げた課題が書かれていることがあります。自社でも話し合えそうなものを、議題の候補に加えてみましょう。
議題・ネタに沿ってスムーズに会議を行うコツ
適切な議題やネタを決めていても、会議の進め方しだいで、話し合いがうまくいかないこともあります。ここでは、会議を進めやすくする5つのコツを紹介します。
会議の議題やネタを決めたあとに、ぜひ取り入れてみてください。
議題やネタは早めのタイミングで共有する
議題やネタは、早めに参加者に共有しておきましょう。
参加者は普段の仕事をこなしながら会議に備えます。直前に議題を提示しても準備の時間を十分に設けられないため、アジェンダの作成が完了したらすぐに参加者全員へ共有しましょう。
必要に応じて事前の宿題を出す
会議の案内と一緒にアジェンダを共有し、必要な事前の宿題があれば付け加えましょう。
事前の宿題の例としては「〇〇に対してアイデアを5つ考える」や「取り組み事例発表の準備」などが挙げられます。具体的な事前準備を提示することで参加者の行動を促します。
注意点は大量に事前の宿題を出さないことです。時間や手間のかかる宿題は、かえって参加者の意欲を下げてしまう恐れがあります。
普段の業務に支障が出ないように、簡単に取りかかれる宿題を設定しましょう。
会議当日の進め方を工夫する
会議の進め方を工夫することも重要です。会議の進行役であるファシリテーターを立て、参加者の発言を促したり、時間管理を徹底したりといった工夫をしましょう。
事前準備をしっかり行ったとしても、当日の会議で活発な議論ができるとは限りません。発言しにくい雰囲気の会議や、予定の時間を過ぎてしまう会議では、せっかくの準備が無駄になってしまうこともあります。
ファシリテーターが発言しやすい環境づくりや時間管理を行うことで、会議をスムーズに進めやすくなります。
こちらの記事では会議の進め方についてより詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
参考記事：効率的な会議の進め方とは？基本の流れやスムーズに進めるコツを解説
会議終了後には議事録を共有する
会議終了後には議事録を作成し早めに共有することも有意義な会議にするためのポイントの1つです。参加者が会議をふりかえったり、欠席者が内容を知ったりするためにも、議事録の共有が必要です。
会議の内容を誰が見ても把握できるように、分かりやすく記載しましょう。また、5W1Hに沿って書くと、必要なことを漏れなく書きやすくなります。
5W1Hとは「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」の要素を指します。
会議終了後すぐに共有することで、参加者は会議で決めた具体的な行動に対して迅速に取りかかれるでしょう。
わかりやすい議事録の書き方や、業務を効率化するフォーマットについては、以下の記事も併せてご覧ください。
関連記事：わかりやすい議事録の書き方は？12のコツや例文・フォーマットも紹介
会議効率化ツールを導入する
会議の準備や記録には、ツールを使う方法もあります。ここでは、会議室の予約管理ツールとAI議事録ツールを例に紹介します。
たとえば『Colorkrew Biz』のような会議室の予約管理ツールを導入すれば、参加者と会議室の空き状況から、会議の時間を決めやすくなります。
出典：プロダクト・サービス | Colorkrew(カラクル)
時間のかかる議事録づくりも、AI議事録ツールに頼れば手間を減らせます。
『Rimo』を使うと、議事録のもとになる文字起こしと要約を自動で作れます。詳しくは次の章で紹介します。
議題が思いつかないときは、AIに議題の案を出してもらえる『Rimo』
ここまで、議題の決め方から、会議のあとの議事録の共有までを紹介してきました。毎回の議題を考える手間を減らしたいなら、会議の目標や前回のノートからAIが議題の案を出す、AI議事録サービス『Rimo』のアジェンダ作成機能が役立ちます。
『Rimo』でできることは、次の3つです。
アジェンダ作成：会議の目標や参加者などを入力すると、AIがアジェンダと議題の案を作成します。AIチャットとの対話で調整し、ノートに反映できます
文字起こしと要約：会議終了後5〜10分ほどで、高い精度の文字起こしと要約を作成します
録画：文字起こしと要約に加えて、会議の動画も一緒に確認できます。動画であれば、文字だけでは伝わりにくい会議の雰囲気も共有しやすくなります
『Rimo』は建設・自治体・ITをはじめ多くの業界で導入されています。プロプランには1週間の無料トライアルがあり、アジェンダ作成機能もプロプランで使えます。議題づくりに役立つか、ぜひ一度お試しください。
会議の議題に関するよくある質問
ここでは、会議の議題についてよく寄せられる質問にお答えします。
1回の会議で、議題はいくつくらいにすればよいですか？
決まった数はありませんが、たくさんの議題を詰め込まないことが大切です。議題が多いと、1つのテーマにかけられる時間が短くなり、深い議論がしにくくなります。
議題を複数考えたら、緊急度や重要度で優先順位をつけ、最も重要な議題から順に取り上げましょう。
議題のネタがどうしても思いつかないときは、どうすればよいですか？
AIツールでアジェンダを作成する、ブレインストーミングを行う、アンケートで参加者から意見を集める、ふりかえりで出た課題を議題にする、他社の成功事例から学ぶ、の5つの方法があります。
自分だけで考えず、AIや参加者の力を借りると、議題の候補を集めやすくなります。
定例会議の議題が、毎回同じ進捗報告になってしまいます。どうすればよいですか？
進捗報告は共有ドキュメントなどで事前に済ませておき、会議では前回の続きと、詰まっていることを話し合う議題にしましょう。
たとえば、「前回決まったことの進み具合の確認」「詰まっていることの相談」「新しく出てきた課題の共有」「次回までの担当と期限の確認」の4つを議題にできます。
まとめ：会議の議題やネタを適切に設定してより効果的な会議にしよう
会議の議題やネタを決めるときは、以下の8つのポイントを参考にしてみてください。
適切な議題を設定すれば、参加者は事前に準備でき、議論の脱線も防ぎやすくなります。
もし、これらのポイントを押さえても「良いアイデアが浮かばない」「準備の時間が足りない」という場合は、無理に自力で解決しようとせず、AIツールを頼るのも1つの方法です。
『Rimo』のアジェンダ作成機能を使えば、ざっくりとした目標を入力するだけで、AIが具体的な議題のネタを提案してくれます。
議題選びにかける時間を減らし、本来時間をかけるべき「議論の中身」に集中するためにも、ぜひツールの利用を検討してみましょう。
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