会議の議題やネタが思いつかず、困ってしまった経験はありませんか。会議をより有意義なものにするためには、議題やネタ選びがとても重要です。選び方を誤ると、意味のない会議に時間を使うことになりかねません。
本記事では、議題の具体的な決め方を解説します。
会議の種類に合わせた議題例も紹介しますので、これから会議の準備をする方はぜひ参考にしてみてください。
会議の議題やネタを設定するメリット
会議の議題やネタを設定していないと、効果的な会議を実現できない可能性があります。議題を決めずにダラダラと続ける会議は参加者が疲弊する恐れがあるうえに生産性が低いため、適切な議題の設定が必要です。
会議の議題やネタを設定するメリットを具体的に解説していきます。
会議の参加者が事前に議題に対して備えられる
話し合う目的が明確になる
議題の脱線を防げる
どのようなメリットがあるかを理解すれば、前向きな気持ちで会議の準備に臨めるでしょう。
会議の参加者が事前に議題に対して備えられる
会議の議題を事前に設定し、共有することで参加者は当日までにアイデアや意見をまとめられます。
会議中に初めて議題を提示される場合、意見を考えようとしても思いつかず、効率が悪くなる可能性が高いです。事前に議題を共有しておけば、参加者はデータの準備も可能です。自分の意見に対して根拠を示すデータを準備しておけば、より深い議論ができます。
話し合う目的が明確になる
議題を設定することで、参加者は話し合う目的を意識したうえで会議に臨めます。目的が明確になっていない会議は受け身の姿勢で参加することになり、話し合いを活発にすることは難しいです。
会議を活用して生産性の向上を図るのであれば、適切に議題を設定し、目的と一緒に参加者に提示しましょう。
議題の脱線を防げる
議題やネタを設定することは、話の脱線を防ぐ効果もあります。会議中に話が逸れてしまうことはよくありますが、議題に沿って進行することで効率的に会議を進められます。
議題を適当に設定することは話がまとまらない原因の1つです。議論すべき内容が増えてしまい、限られた時間内で十分な議論を行うのは難しいでしょう。議題を適切に設定することでスムーズな会議の進行ができます。
会議の議題やネタを適切に設定する8つのポイント
会議の議題やネタを適切に設定するポイントは以下の8つです。
議題のテーマはできるだけ絞る
たくさんの議題を詰め込まない
具体的でシンプルな議題・ネタにする
達成したい目的に沿った議題にする
参加者が意見を述べられる議題にする
メンバーに問いかける形式の議題・ネタにする
アジェンダを作成する
優先順位をつける
上記のポイントを押さえることで会議全体の生産性が向上します。会議の開催には、適切な議題設定が不可欠です。
会議の議題を設定する際に、8つのポイントが押さえられているか確認してみてください。
議題のテーマはできるだけ絞る
ざっくりとしたテーマでは具体的な議論がしにくいため、テーマはできるだけ絞りましょう。
話し合うべきテーマが広すぎると議論が散漫になり、結論がまとまらない可能性があります。結果的に会議に多くの時間を費やすことになり、効率も悪くなってしまいます。
新しいプロジェクトの会議であれば、月次や週次での計画を練るなど、できるだけ細かく議題を設定することがおすすめです。
テーマを絞ることで会議の参加者が議論に集中でき、結論に導きやすくなります。
たくさんの議題を詰め込まない
議題をたくさん詰め込まないこともポイントの1つです。ケースバイケースではありますが、30分以上の時間をかけて1つの議論を行うことが理想です。
複数の議題を1つの会議に詰め込むと、それぞれのテーマに対して割り振れる時間が少なくなり、結果として深い議論ができない恐れがあります。
また、議題が多いと議論が行ったり来たりして参加者に混乱を招くことも考えられます。
設定した議題について、深い議論を行ったうえで結論を導き出せるように、たくさんの議題を詰め込まないようにしましょう。
具体的でシンプルな議題・ネタにする
議題について、話し合うテーマの大部分が決まったら、もう1段階掘り下げて具体的でシンプルな議題にしましょう。
具体的でシンプルな議題とは、営業会議の議題を例えると以下の内容が挙げられます。
売上が停滞している原因について
成約率が伸び悩んでいる改善策について
成績をさらに伸ばすための新しい手法は？
「営業目標の達成について」のような具体性に欠ける議題を設定してしまうと、参加者はどこから議論すべきか分からず、深い議論を行えません。
議題は具体的でシンプルにすることで、参加者が議論の方向性をイメージできます。
達成したい目的に沿った議題にする
達成したい目標を明確にして、会議の目的に沿った議題を選ぶことも大切です。会議の目的が不明確な場合、参加者は何をすべきか会議で理解できずに、無駄に終わることがあります。
「売上前年比100%を維持する」や「売上前年比150%達成」など、目標によって議論する内容も変わってきます。
効率的な会議の進行をするには、達成したい目標を明確にして、目的に沿った議題にすることが重要です。
参加者が意見を述べられる議題にする
参加者が積極的に意見を述べられる議題を設定することも大切です。意見交換を活発に行うことで、さまざまな視点から議論ができ、より良いアイデアが生まれやすくなります。
専門的な議題の場合は、会議の参加者がその知識を持ち合わせていないと議論が進みません。専門的な知識やデータを要するケースでは、事前に調査して資料を配布することでスムーズに会議を進行できます。
会議の参加者に合わせて、議題のネタや配布する資料を調整しましょう。
メンバーに問いかける形式の議題・ネタにする
参加者に問いかける形式の議題やネタにすることで、より活発な議論を実現できます。有意義な会議にするためには、参加者が積極的に発言できる環境づくりが重要です。
議題の設定も、参加者が積極的に発言できる環境づくりの1つです。「売上前年比150％を達成するにはどのような行動をすべきか？」という疑問形の議題に設定することで、参加者が具体的な行動についてアイデアを発言できます。
アジェンダを作成する
アジェンダを事前に作成して参加者に配布することは、会議をスムーズに進行させるために欠かせません。議題を設定したらアジェンダを作成し、なるべく早く会議の参加者に共有しましょう。
アジェンダには議題の順序や時間配分を明記します。
参加者が会議の流れを理解しておくことで、事前に議題に対する準備ができます。会議当日もアジェンダに沿って進行することで、時間を有効に活用できるでしょう。
優先順位をつける
会議で扱う議題には優先順位をつけましょう。
具体的な議題案を複数考えた後、緊急度や重要度に応じて整理します。最も重要な議題から順に取り上げることで、限られた時間内で効率的に会議を進められます。
優先順位を明確にすることで、すぐに対応すべき重要な問題が後回しになることを防げます。「時間をかけて会議を実施したのに、重要な議論ができずに終わってしまった…」といった事態を防ぐためにも、事前に優先順位を明確にすることが大切です。
会議の議題例
会議の目的に合わせて議題を設定することで、生産性の高い会議を実現できます。会議の種類ごとに議題例を紹介します。
営業会議の議題例
商品企画会議の議題例
予算会議の議題例
問題解決会議の議題例
会議の目的や優先順位に合わせて、適切な議題例を選び参考にしてください。
営業会議の議題例
営業会議では、目標を達成するためのタスクを決めることが目的です。会議の最後にアクションアイテムを選定できるように議題を設定していきましょう。アクションアイテムとは「誰が」「いつ」「何を」するのかを明示したタスクのことです。
営業会議の議題例は、以下のとおりです。
活動状況や市場環境についての情報共有
営業目標や戦略についての情報発信を行います。また、目標に対してのチームや個人の進捗情報を共有します。必要に応じて市場環境や競合他社の状況も共有すると良いでしょう。
成功事例の共有
特定のタスクにおいて実績を伸ばしているメンバーの成功事例を共有します。他のメンバーが参考にすることで高い成果を発揮できるうえに、、チームの士気を高められます。
活動状況についてのフィードバック
現在の実績について各チームや各個人にフィードバックを行います。適切なフィードバックを行うことで目標達成につながりやすくなります。
課題に対する改善策の選定
企業やチームが抱えている課題に対する解決策を議論します。例えば新規営業の成果に課題がある場合は、新たな手法を考案します。
今後の営業活動の方針決め
目標の営業成績を達成するための施策や方針を決めます。具体的なタスクに落とし込むことでメンバーの行動を促します。
商品企画会議の議題例
新しい商品やサービスの企画を行う場合、さまざまな分析結果とアイデアをもとに作り上げていきます。
商品企画会議の主な議題例は以下の5つです。
市場調査をもとにした新規商品のコンセプト決め
市場調査の結果にもとづき、自社や顧客ニーズの観点から商品のコンセプトを考えます。自社の経営理念や強み、顧客が抱えている困り事や市場のトレンドを洗い出しておくと良いでしょう。
ターゲットの選定
新しい商品のターゲット層を選定します。ターゲットを選定することで購入してくれる可能性が高い顧客に広告を打つなど、マーケティング活動を効率化できます。
競合比較
競合他社の商品と比較し、差別ポイントや優位性を議論します。似たようなコンセプトの商品が競合他社に存在している場合は、新しい付加価値を生み出せないか考えます。
収支計画
開発費や材料費、人件費や配送コストなどの必要経費を算出し、どう費用回収をするか議論します。抑えられる費用がないか検討することも必要です。
販売スケジュールを決める
新商品の販売スケジュールを決定し、マーケティング戦略を考えます。
予算会議の議題例
予算会議は、主に翌年度の予算を決定する場合が多いです。会社全体の予算から部署ごとの予算まで議論します。
議題例は、以下のとおりです。
利益目標を決める
経営戦略に伴う利益目標を決定します。利益目標は、企業の経営戦略を立案するような「経営会議」で決める場合もあります。
部門ごとの予算案を収集する
各部門のメンバーから予算案を収集します。メンバーには過去の実績データや市場動向などの外的要因を踏まえて予算を提案してもらうと良いでしょう。
企業の利益目標と全体の予算を比較して調整する
利益目標と予算を比較し、売上目標を増やす・予算を減らすなどのすり合わせを行います。
コスト削減方法を決める
固定費や人件費など、削減できる経費がないか見直し、削減方法を決めます。
問題解決会議の議題例
問題解決会議では、問題の原因を追求し、対応策を決めるための会議です。解決策を決めたら、具体的な行動やフォローアップまで計画しておくことで問題の早期解決につながります。
現状の問題点の洗い出し
現在起きている事象に対しての問題点を洗い出し、リストアップします。考えられる原因をすべて出すことが重要です。
原因の分析と特定
問題の根本的な原因を分析し、特定します。問題がなぜ発生したのか、「なぜ」という問いかけを繰り返し、整理していきます。
解決策の選定
原因に対して解決策を出し合い、それぞれのメリットやデメリットを評価したうえで選定します。
問題解決に向けて行動計画を立案
選定した解決策に基づいて、具体的な行動計画を立てます。いつ・誰が・何をするのかを明確にしながら計画を立てます。
フォローアップの方法を決める
問題解決後の進捗管理体制を整えます。責任者を決め、定期的なチェック体制を構築します。
それでも議題のネタが思いつかない時の対策
上記で紹介したポイントや議題例を参考にしても、良い議題案が浮かばないこともあるでしょう。毎回同じ議題になるケースも想定されます。
議題のネタが思いつかない時の対策として以下の3つを紹介します。
ブレインストーミングを行う
他社の成功事例から学ぶ
参加者からの意見を反映する
上記を参考にして、適切な議題を考案しましょう。
ブレインストーミングを行う
ブレインストーミングを行えば、会議の参加者が画期的なアイデアを出してくれることがあります。新しい議題作成のために、会議の最後に次回のネタを決めるための時間を設けましょう。
ブレインストーミングとは、ひとつのテーマに対して複数人がアイデアを出し合う取り組みを指します。効果的に実施できれば、さまざまな視点から多数のアイデアを出せます。今まででは考えられなかった新しい議題を発見できるチャンスにもつながるでしょう。
参加者が自ら議題を考えることで会議への積極性が増し、活発な意見交換ができます。今よりも効果的な会議へと近づける可能性もあるでしょう。
アンケートで参加者からの意見を反映する
ブレインストーミング以外でも、アンケートを活用して参加者からの意見を反映する方法もあります。
議題決め自体の意見交換ができないことがデメリットではありますが、議題を決めるための時間を設けられない時に役立ちます。
アンケートはオンラインツールを使うと便利です。非対面の方が意見を発しやすい場合もありますし、参加者の拘束時間を減らせるのも利点です。
ブレインストーミングやアンケートの実施など状況に合わせて使い分けてみてください。
他社の成功事例から学ぶ
他社の成功事例から学ぶことも大切です。他社の会議のルールや進め方を取り入れ、試してみることで効果的な会議につながる可能性があります。
会議の効率化に向けての事例など、インターネットで検索すると成功事例を確認できます。ぜひ取り入れてみてください。
議題・ネタに沿ってスムーズに会議を行うコツ
適切な議題やネタを設定していても、会議の進行に問題があるとスムーズに議論できない恐れがあります。そこで、スムーズな会議にするために下記5つのコツを紹介します。
議題やネタは早めのタイミングで共有する
必要に応じて事前に課題を出す
会議当日の進め方を工夫する
会議終了後には議事録を共有する
会議効率化ツールを導入する
会議の議題やネタを決めたあとに、ぜひ取り入れてみてください。
議題やネタは早めのタイミングで共有する
議題やネタを早めに参加者に共有しておくことで、会議を有意義にできます。事前に議題やネタが提示されていると参加者は会議に備えて事前準備の時間を設けられます。
参加者は普段の仕事をこなしながら会議に備えます。直前に議題を提示しても準備の時間を十分に設けられないため、アジェンダの作成が完了したらすぐに参加者全員へ共有しましょう。
必要に応じて事前に課題を出す
会議の案内と一緒にアジェンダを共有し、必要な事前課題があれば付け加えましょう。
事前課題の例としては「〇〇に対してアイデアを5つ考える」や「取り組み事例発表の準備」などが挙げられます。具体的な事前準備を提示することで参加者の行動を促します。
注意点は大量に事前課題を出さないことです。時間や手間のかかる事前課題は、かえって参加者の意欲を下げてしまう恐れがあります。
普段の業務に支障が出ないように、簡単に取りかかれる課題を設定しましょう。
会議当日の進め方を工夫する
会議の進め方を工夫することも重要です。会議の進行役であるファシリテーターを立て、参加者の発言を促したり、時間管理を徹底したりといった工夫をしましょう。
事前準備をしっかり行ったとしても、当日の会議で活発な議論ができるとは限りません。発言しにくい雰囲気の会議や、時間を延長する会議ではせっかくの準備が無駄になってしまう可能性があります。
ファシリテーターが発言しやすい環境づくりや時間管理を行うことで効果的かつスムーズな会議を実現できます。
こちらの記事では会議の進め方についてより詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
参考記事：会議を効率化・活性化するための進め方とは？事前準備やNG行動も徹底解説
会議終了後には議事録を共有する
会議終了後には議事録を作成し早めに共有することも有意義な会議にするためのポイントの1つです。参加者が会議の振り返りを行ったり、欠席者が内容を把握するためにも議事録の共有が必要です。
会議の内容を誰が見ても把握できるように、分かりやすく記載しましょう。また5W1Hに沿って議事録を記入することで、情報に漏れがなく共有できます。
5W1Hとは「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」の要素を指します。
会議終了後すぐに共有することで、参加者は会議で決めた具体的な行動に対して迅速に取りかかれるでしょう。
会議効率化ツールを導入する
ツールを使うことで、会議を効率的に進められます。会議の効率化ツールにはさまざまな種類があります。
例えば『colorkrew Biz』のような会議室の予約管理ツールを導入すれば、会議の空き状況と参加者のスケジュールを可視化できます。簡単に会議の予定を立てられるので便利です。
手間や時間がかかる議事録も、AI議事録ツールに頼れば簡単に作成できます。『Rimo Voice』は高速で議事録を作成してくれるため、会議の議事録を手間なくスピーディに共有したい方におすすめです。『Rimo Voice』については、次の項で詳しく解説します。
会議効率化なら『Rimo Voice』がおすすめ！
『Rimo Voice』は音声や動画を自動で議事録化できるAI議事録サービスです。高い精度の文字起こし・要約作成を1時間の音声につき5分程度と、高速で実施します。『Rimo Voice』は特に要約に定評があり、質の高い議事録を作成したい方におすすめです。
また、文字起こしと要約に加えて動画を録画して、一緒に確認することも可能です。動画であれば、文字起こしや要約では感じ取りにくい会議の雰囲気なども共有できます。
『Rimo Voice』はメーカー・医療・ITをはじめ多くの業界で導入されています。無料トライアルもあるので、AI議事録ツールを検討する際はぜひ一度お試しください。
まとめ：会議の議題やネタを適切に設定してより効果的な会議にしよう
会議の議題やネタが思いつかない場合は、以下の8つのポイントを参考に設定してみてください。
議題のテーマはできるだけ絞る
たくさんの議題を詰め込まない
具体的でシンプルな議題・ネタにする
達成したい目的に沿った議題にする
参加者が意見を述べられる議題にする
メンバーに問いかける形式の議題・ネタにする
アジェンダを作成する
優先順位をつける
会議の議題やネタを設定することは、参加者が事前に備えられたり、話の脱線を防いだりなどのメリットがあります。
8つのポイントを参考にしても議題が思いつかない場合は、ブレインストーミングやアンケート形式でメンバーに考えてもらうことや、他社の成功事例から学ぶこともおすすめです。
より効果的な会議にするためには、議題設定だけでなくスムーズに会議を行うことも重要です。
ぜひ本記事を参考にして、会議の議題やネタを設定してみてください。
最終更新日: 2024 / 8 / 13
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