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マイルストーンとは？意味やビジネスシーンでの使い方・管理・設定方法を徹底解説！
ビジネスシーンで使用されるマイルストーンは、プロジェクトを進めるうえでの中間目標を指します。プロジェクトを管理する担当者の方は、マイルストーンを正しく理解し、活用できていますか？
この記事では、マイルストーンの定義、混同しやすい言葉との違いをはじめ、マイルストーン設定のノウハウを解説。明日から実践できるポイントも交えて紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
マイルストーンの定義
マイルストーンは、英語のmile（距離）とstone（石）から成り立つ言葉で、もともとは鉄道や道路の中間地点を示す標石として使われていた言葉です。
ビジネスシーンにおいてはプロジェクトや事業の進捗を計測し、管理するための指標を意味します。具体的な成果を達成した時点を表し、目標達成に向けた進捗を可視化する役割を果たします。
マイルストーンを設定することで、プロジェクトが計画通りに進んでいるかどうかを確認し、必要に応じて調整できます。また、チームのモチベーションの維持や関係者とのコミュニケーションを円滑化させる上でも役に立ちます。
ビジネスシーンでのマイルストーンの使い方
マイルストーンを設定する際には、ガントチャートを用いてプロジェクト全体の流れや重要な工程を可視化することが前提です。
メンバーと進捗を議論したり、クライアントに進捗を報告したりする時に、マイルストーンを用います。
マイルストーンに類似する言葉
マイルストーンはプロジェクト管理において、重要な指標ですが、ビジネスシーンでは、マイルストーンに類似する言葉も複数あるため混同しないように注意しましょう。
スケジュール
タスク
ベンチマーク
フェーズ
ロードマップ
メルクマール
類似する単語の意味、マイルストーンとの違いを解説します。
スケジュール
スケジュールは、プロジェクト全体の期間や各作業の実施タイミングを示す計画を指します。
プロジェクトを進めるうえでの時間的な流れや期日を管理するためのもので、プロジェクト内の活動を時系列に整理する役割があります。
マイルストーンとの違いは、スケジュールがプロジェクト全体を管理するものである点です。マイルストーンは、特定の成果物や成果の達成時点を管理するためのものですが、プロジェクト管理においては、これら両方の要素を連携させることが重要です。
タスク
タスクは、プロジェクトの目標達成のために必要な個別の作業や活動を指します。具体的なアクションや小さなステップで構成され、1つ1つを完了させることでプロジェクトが進みます。
タスクは具体的な作業を完成させることが目的です。マイルストーンは、より広い視点からプロジェクトの重要なポイントを示し、プロジェクトが計画通りに進んでいるかを確認するために用いられます。
ベンチマーク
ベンチマークは、自社または他社のパフォーマンスを評価するための基準です。競合他社や業界のベストプラクティスなどと自社の業績を比較することにより、経営戦略の見直しや効果的な意思決定を支援する際に有効です。
マイルストーンはプロジェクトの進捗を管理するための指標であるのに対し、ベンチマークは、この程度の水準に達するべきであるという価値判断の基準として用いられます。
ベンチマークとする対象は、多く設定しすぎず目標やゴールを体現している対象を選定することが大切です。
フェーズ
フェーズは、プロジェクトの進行段階を指します。通常はプロジェクトのライフサイクルを構成する一連の段階です。一般的には、プロジェクトの立ち上げ、計画、実行などのフェーズに区分されます。
フェーズがプロジェクト進行の広い枠組みであるのに対し、マイルストーンはその中での具体的な成果の達成点を示すポイントとなります。
フェーズごとにマイルストーンがあると誤解されがちですが、マイルストーンはプロジェクトの重要なポイントに設定するため必ずしもフェーズの節目に設定されるわけではありません。
ロードマップ
ロードマップは、プロジェクトの目標やタイムラインを明確に示す計画書を意味します。プロジェクト全体の流れを可視化し、チームメンバー間で共有するために用いられます。
マイルストーンはロードマップ上に設定される中間目標地点であり、プロジェクトの主要な節目や成果の達成点を示すものです。
ロードマップにおける重要なチェックポイントとして機能する役割を持ちます。
ロードマップは、書き出しの段階で細かく記載してしまうと、重要なタスクやマイルストーンが漏れてしまうリスクがあります。まずは、全体的な流れをまとめ、詳細を計画します。
メルクマール
メルクマールは、特定の目標や基準という意味です。プロジェクトの進行状況を把握するための中間指標や目印として機能し、マイルストーンと同じ意味で使用されることもあります。
メルクマールは、より広範囲にわたる評価指標や目印として機能し、目標達成の途中経過を示します。一方で、マイルストーンは、プロジェクトのその時点での具体的な成果を確認するための指標です。
たとえば、「マイルストーンの中で、このマイルストーンが最も重要です」、「1番目のマイルストーンの進捗は完了しています」のように、マイルストーンを軸にプロジェクトの進捗をスムーズに共有できます。
長期プロジェクトや複雑なプロジェクトの場合には、マイルストーンの設定をおすすめします。プロジェクトの進捗に影響を与えるポイントを把握できるため、トラブルや遅延が発生した場合に迅速な対応が可能です。
マイルストーンを活用するメリット
マイルストーンを使用することで得られるメリットを紹介します。
進捗状況を把握できる
品質管理しやすくなる
業務のモチベーション維持につながる
マイルストーンは業務の生産性を高めるだけでなく、社員のモチベーションやコミットメントなどの定性的な側面にもメリットがあります。ここでは、主なメリットの詳細を解説します。
進捗状況を把握できる
マイルストーンを設定し、管理が上手くいくと、進捗状況を明確に把握でき、プロジェクトが計画通りに進行しているかを確認できます。
マイルストーンの活用が、プロジェクトのチェックポイントとして機能します。進行中のタスクが予定通りに完了しているか、計画に沿った作業を行っているか、修正が必要なのかなど、定期的に評価できます。
また、マイルストーンを活用することで目標を明確化できます。たとえば、「来週末までに提案資料を完成させる」という目標に対し、「上司の資料チェックを2日前、修正を前日までに提出する」などの達成条件をマイルストーンを用いて定められます。
目標までの道筋が明確になり、タスクを進めやすくなります。
品質管理しやすくなる
マイルストーンは、プロダクトの品質管理にも活用できます。品質基準をマイルストーンで管理することで、各工程で品質をチェックできるため、プロダクトの品質維持につながります。
複雑な工程を含むプロダクトの場合、品質水準を満たしているかこまめにチェックしなければ、トラブル発生時の対応に時間がかかってしまいます。
マイルストーンごとに品質チェックを行うことで、所定の品質基準に達しているかどうかを確認することで、必要に応じて速やかに軌道修正できます。
業務のモチベーション維持につながる
マイルストーンを設定することで、従業員のモチベーション維持にも効果的です。仕事は「終わり」が見えることで、最後まで気を抜かずタスクを遂行しようと思うものです。
マイルストーンが設定されることで、長期的なゴールだけでなく、短期的な達成感も得られます。1つ1つのマイルストーンをクリアすることによって、モチベーションを維持し、次のステップへと進む意欲が高まります。
【シーン別】マイルストーンの活用事例
マイルストーンはさまざまな業界で活用されており、プロジェクトの成功のカギとなっています。
Web開発での事例
イベント運営での事例
新商品リリースでの事例
実際にどのように活用されているか、マイルストーンの活用シーンをいくつか紹介します。
Web開発での事例
IT業界のWeb開発領域においては、以下の工程が一般的です。
要件定義
内部設計
外部設計
各種テスト（単体テスト・結合テスト・総合テスト）
受入テスト
リリース
これらの工程をマイルストーンとして設定していけば、工程ごとの進捗管理がしやすくなります。また、Web開発はタスクの粒度も細かく、タスクの遅延や変更が起こりやすいです。
工程が複雑化する際には、マイルストーンを用いることをおすすめします。
イベント運営での事例
イベントを開催するための運営を担う場合も、マイルストーンを活用すると良いでしょう。
イベント企画
予算の決定
開催日時・場所の決定
運営スタッフのアサイン
告知・PR
当日運営
イベントを成功に導くためには、マイルストーンを設定し、イベント当日に向けて計画的に準備していく必要があります。
また、タスクごとに関わるメンバーも異なるため、マイルストーンも関係者の同意を得たうえで、納得できるものを設定することが重要です。
各マイルストーンの達成は、イベント準備の進捗状況を可視化し、必要に応じて調整しましょう。
新商品リリースでの事例
新商品をリリースする際にもマイルストーンを活用できます。マイルストーンの具体例を紹介します。
計画と調査
企画立案
商品設計
マーケティングと販売戦略の策定
試作
製品リリース
マイルストーンの活用は新商品リリースなどの新規事業にも必須です。プロジェクトの進捗を把握し、計画通りに進んでいるかどうかを確認するための重要な指標となります。
また、関係者がプロジェクトの各段階で何を期待しているのか、どのタスクが完了しているのかを明確にするためにも役立ちます。
新規事業は、定期的に進捗報告や相談する機会が多くあるため、分かりやすく現況を説明するうえでも、マイルストーンの活用をおすすめします。
マイルストーンの設定方法
マイルストーンは、プロジェクトの成功を左右する指標であるため、正しく設定する必要があります。一般的なマイルストーンの設定手順は以下のとおりです。
タスク・タスク期限を洗い出す
ガントチャートを作成する
マイルストーンを選定する
各手順の詳細を解説します。特に、管理業務の経験の浅い担当者は参考にしてみてください。
タスク・タスク期限を洗い出す
最初のステップは、タスク・タスク期限を洗い出すことです。プロジェクトの目標を明確にし、達成のために必要なタスクをリストアップします。
大きなタスクはなるべく細分化して確保すべきリソースの把握に努めることが重要です。そして、タスク期限を土日や祝日を考慮し、無理のない範囲で設定しましょう。
タスクの数や工数の見積もりができたら、全ての工程を最短で完了するためのクリティカルパスも把握するようにしましょう。スケジューリングされたタスクにどのように取り組むのかをイメージできます。
関連記事：時間管理・タイムマネジメント能力を高める方法やコツを解説！【生産性を高めたい方必見！】
ガントチャートを作成する
洗い出したタスクをもとに、ガントチャートを作成します。プロジェクト全体の進捗を一目で確認できるようにスケジュールを組みましょう。
プロジェクトマネージャーやチームメンバーは、プロジェクトの状況をリアルタイムで把握し、適切に対応することが可能になります。
ガントチャートは後述しますが、無料のテンプレートやITツールを導入することで、ゼロから作成する手間が省けます。長期でプロジェクトを管理する必要がある場合は、検討してみてください。
マイルストーンを選定する
プロジェクトの重要な節目や成果物の完成を示すマイルストーンを設定します。達成すべきゴールから逆算し、適切なマイルストーンを設置する必要があります。
この時、関係者への報告や依頼などのコミュニケーションを伴うタスクは、関係者をマイルストーン上に記載しておく必要があります。
外部の関係者が関わる部分は必ず、プロジェクトの中で通過する必要があるため、マイルストーンに適しています。
マイルストーンを設定する際の注意点
マイルストーンを設定する際の注意点を紹介します。
細かく設定しすぎない
現実的に達成可能かを見極める
漏れなく具体的に設定する
マイルストーンを設定することで多くのメリットがあります。さらに注意点をおさえれば、プロジェクト管理において、きちんと機能する指標となるでしょう。
細かく設定しすぎない
まずは、細かくマイルストーンを設定しすぎないように意識しましょう。マイルストーンが多すぎると、チームメンバーが頻繁な状況確認や報告に多くの時間を費やすことになりかねません。このような状況は、チームの生産性を低下させ、プロジェクトの進捗に悪影響を与えます。
マイルストーンはプロジェクトの主要な成果物やフェーズの完了を示す指標です。各タスクの完了をマイルストーンとするのではなく、より大きな目標に焦点を合わせることがポイントです。
現実的に達成可能かを見極める
達成可能なマイルストーンなのか見極めることも重要です。現実的でないマイルストーンは、チームのモチベーションを損ない、最終的にプロジェクトの遅延や失敗を招くでしょう。
プロジェクトマネージャーが中心となり、メンバーの声を集めたうえで、マイルストーンを設定することをおすすめします。
現実的な期待を設定し、全員がプロジェクトの成功にコミットできるような体制を作りましょう。
漏れなく具体的に設定する
マイルストーンは漏れなく具体的に設定しなければなりません。
たとえば、製品開発プロジェクトにおいては、要件定義の完了、プロトタイプの開発などはマイルストーンとして重要度の高いタスクといえます。
また、何をいつまでに達成すべきかを具体的に設定することで、プロジェクトの進捗を明確に把握できるでしょう。
「5W1H」を各マイルストーンに当てはめて考えることで、より具体的で実行しやすいものになります。
マイルストーンを達成できない時に考えるべきこと
マイルストーンを設定したけれど、達成できなかったり、プロジェクトが遅延したりということもあるでしょう。
スケジューリングが適切であったかどうか
マイルストーンは妥当なものであったか
今後どのように活かすのか
マイルストーンを軸に検証することが今後のプロジェクト管理につながります。ここでは、マイルストーン未達成時に考えるべきことを解説します。
スケジューリングが適切であったかどうか
マイルストーンのスケジューリングがタイトな場合、マイルストーンの達成が難しくなります。あらかじめバッファを持たせたマイルストーンの期限を設定しておくと良いでしょう。
しかしながら、新規事業などの場合は、工数やリソースの見積もりができず、スケジューリングが難しい側面もあります。
そのような場合は、可能な限り、マイルストーン達成に向けたタスクを細分化する、あるいはマイルストーンの粒度を小さくするなど工夫することが大切です。
また、スケジュールが遅延した場合の対応策も事前に考えておくのもよいです。
たとえば、マイルストーンAが遅れた場合は、先にマイルストーンBを優先させ、その後にマイルストーンBに関わった人員をマイルストーンAに注力させるなど、シミュレーションしておくことが大切です。
マイルストーンは妥当なものであったか
マイルストーンの妥当性も検証する必要があります。マイルストーンを設定する段階で、前提が間違っていたり、誤った過去データを参照にしたりしていると、現実的でないマイルストーンに向かってプロジェクトを推進してしまいます。
マイルストーン設定時に、全ての主要なステークホルダーから合意を得たのか、支持されていたかなどを振り返ることや、進捗管理におけるマイルストーンの評価を見直しましょう。
今後のマイルストーンを用いたプロジェクト管理の精度を高めるためにもマイルストーンの妥当性は検証を怠らないことが重要です。
今後どのように活かすのか
最後に、今後どのように活かすのかを明確化することが大切です。
上手くいかなかったプロジェクトを振り返り、マイルストーンの設定の仕方に問題があるのか、チームメンバー間のコミュニケーションに課題があるのかなど、ボトルネックを洗い出しましょう。
今後に活かせるように具体化させておけば、将来的なプロジェクトの成功につながります。
マイルストーンを効率的に管理するには？
マイルストーンの設定をはじめ、プロジェクトの管理に工数を割いてしまい、集中すべき業務がおろそかになってしまうことは避けましょう。
テンプレートを利用する
ITツールを導入する
ここでは、マイルストーンを効率的に管理する方法を紹介します。
テンプレートを利用する
無料で実施できる方法として、テンプレートの利用をおすすめします。ガントチャートやロードマップなど、無料テンプレートを活用することで、新しいプロジェクトを始める際の時間と労力を削減できます。
テンプレートの導入は、プロジェクトの初期段階で行いましょう。プロジェクトの要件に基づいて最適なテンプレートを選択し、効率的に活用することで、プロジェクト管理の効率性が格段に向上します。
ITツールを導入する
社内予算を確保できる場合は、ITツールの導入も検討しましょう。
プロジェクト管理ツールを活用することで、マイルストーンの設定、進捗管理、タスク調整を効率化できます。
また、ガントチャートの利用やチャットツールの連携など機能が充実しているため、プロジェクトの種類に応じて、柔軟にカスタマイズ可能です。
マイルストーンの管理には関係者同士のコミュニケーションが重要です。『Rimo Voice』では、振り返りMTGや定例MTGを効率よく記録し、プロジェクト推進をサポートします。AIによる文字起こしや要約作成を自動化できます。
こちらから無料トライアルの登録ができるので、ヒアリング中の記録にお悩みの方は、ぜひ気軽に『Rimo Voice』を試してみてください！
マイルストーンを活用しプロジェクトを成功に導こう！
プロジェクトの成功に向けてマイルストーンを正しく活用できれば、業務をスムーズに推進できます。
マイルストーンを設定する際には、プロジェクトの理解を深め、達成可能なマイルストーンを設定することが重要です。
また、マイルストーンの管理には、テンプレートやITツールを導入し、管理業務の負担を軽減することで、集中すべきコア業務に専念できます。
この記事を参考にマイルストーンの運用を見直し、明日からの業務に活かしましょう。
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- 業務効率化
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