業務効率化とは？施策アイデア11選！おすすめツール・具体的な進め方も解説

チームの作業効率を上げたいものの、よい対策方法が浮かばない方もいるのではないでしょうか。新しいツールなどを導入するにしても「本当に作業効率が上がるのだろうか...」と悩んでいる人は少なくありません。

本記事では、業務の効率化を図る施策を7つ紹介します。ほかにもおすすめのツールや具体的な進め方も解説しているので、興味がある方はぜひ最後までご覧ください。

業務効率化とは？

はじめに「業務効率化」について理解を深めましょう。業務効率化とは、仕事を進めるうえで無駄や無理があるものを省き、非効率的な業務を改善することを意味します。

似た言葉に「生産性向上」があります。生産性向上とは、少ないリソースのなかで高いアウトプットを得ることです。作業効率は、無駄や無理を省きリソースの投下量を減らすことを指すため、業務効率化は生産性向上の施策の1つともいえるでしょう。

業務の効率化を図る3つのメリット

業務の効率化を図ることで、仕事が無駄なくスムーズに回るようになります。ほかにも業務の効率化を図ることで、下記のようなメリットがあります。

• 業務の質が高まり顧客満足度が向上する

• 従業員のモチベーションがアップし離職率の低下につながる

• 人件費などのコストを削減できる

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

業務の質が高まり顧客満足度が向上する

業務が効率化されることで、同じ時間でより多くの仕事に取り組めます。今までは手を回せなかった細かな部分への対応もできるでしょう。 素早く顧客対応をしたり、商品やサービスの改善や開発に時間を回したりなど自社の競争力アップを期待できます。

その結果、顧客満足度がアップし、さらに多くの利益を得られる可能性もあります。多くのアイディアが浮かび、他社との差別化も図れるでしょう。

従業員のモチベーションがアップし離職率の低下につながる

業務効率化によって、残業やストレスの軽減を期待できます。サービス残業が欠かせなかったり、ストレスが多いなかで働かざる終えなかったりする企業は、従業員のモチベーションが下がり、離職率が高くなるケースも少なくありません。

しかし、業務の効率化を図り、時間や心に余裕を持てるようになると、従業員のストレスや負担を軽減できます。働きやすい環境になることで、モチベーションもアップし、離職率の低下にもつながるでしょう。

さらにワークライフバランスが整えられると、現在在籍している従業員だけでなく、採用希望者の増加も期待できるなど会社にとってのメリットも大きくなります。

人件費などのコストを削減できる

人件費などのコストを軽減できる点も業務効率化のメリットです。業務が効率化されていないと、本来省ける仕事に取り組んだり、余裕のない状態で仕事を進めたりしなくてはなりません。その結果、ミスやトラブルが生じ、新たなタスクが生まれ、時間や手間などさまざまなコストがかかります。

一方で業務の効率化を図ることで、余計な仕事やミスが減少し、業務時間を短縮できます。さらに余計な仕事がなくなることで、人件費や資材などの多くのコストを削減することが可能です。

業務の効率化を図るのに有効な施策11選【アイデア】

業務の効率化を図る方法を7つ集めました。

• 不必要な業務をなくす

• 業務の優先順位を見直す

• 業務マニュアル・業務フローチャートを作成する

• 業務ごとの担当者を見直す

• 業務の一部を外注する

• 労働環境や働き方を改善する

• システムやツールを導入して業務を自動化する

• 会議を効率化する

• ペーパーレス化を推進する

• 目標管理制度（MBO）を導入する

• 定期的に業務の棚卸しをする

上記の方法のすべてに取り組めばいいわけではありません。業務内容やメンバーの人数、組織に合ったものを選ぶことが求められます。

ここからは、業務効率化のアイディアについて詳しく解説していきます。

不必要な業務をなくす

1つ目は不必要な業務をなくすことです。必要な仕事は残しつつも、無駄な業務は省くという意味合いです。現在、すべて必要だと思っている業務でも、考えていくうえで不必要な業務はあるはずです。

例えば、会議で使用する資料は本当に必要なのでしょうか。社内の誰かにとっては必要な資料かもしれませんが、全体的に考えると不必要なケースも少なくありません。

不必要な業務をなくすには「本当に必要だろうか？」「今やっている業務は何につながっているのか」などを常に考えて行動することが大切です。

業務の優先順位を見直す

業務の優先順位を見直すのは、業務効率化を図る際に欠かせない部分です。作業に時間がかかる業務とかからない業務がある場合は、時間がかかるものから取り組みましょう。時間がかからない業務ばかりに気を取られていると、時間がかかる業務が終わらなくなる可能性があります。

さらに時間がかからない業務は、時間がかかる業務のスキマ時間に終わらせられる可能性も少なくありません。

業務の優先順位を決める際は、細かくスケジューリングすることが大切です。「この業務は◯時〜◯時に終わらせる」と細かく決めることで、後に業務を終わらせる時間を逆算できます。

業務マニュアル・業務フローチャートを作成する

業務マニュアルや業務フローチャートを作成することも業務の効率化に役立ちます。マニュアルを完備しておくことで、業務の詳細について素早く理解できます。ただし、ただ業務の内容を記載すればよいわけではありません。図や表、写真なども用いて読み手が理解しやすいかを意識して作成することが大切です。

ほかにも業務の流れを示すフローチャートも欠かせません。マニュアルは、あくまでも業務の内容や進め方を説明するためのものです。フローチャートも用意して1日の流れなどを明確にしておくと、より効率的に業務を進められます。そのため、マニュアルとフローチャートは同時に作成するのがおすすめです。

業務ごとの担当者を見直す

業務ごとの担当者を見直すのも有効な施策の1つです。人には、適材適所や得意不得意があります。もし社内で不得意な業務をこなしているメンバーがいる場合は、担当を見直してみましょう。得意な部署に配属することで、企業とメンバーの両者に良い影響を及ぼす可能性があります。

また業務ごとの担当者を見直す場合は、まず人事部にかけあってみましょう。ほかにも部署の責任者とも話し合い、業務が円滑に回るように担当部門を調整します。

業務の一部を外注する

業務の一部を外注することで、より効率化を図れます。外注可能な主な業務は、経理・人事・オフィスの保守やメンテナンスなどです。企業に直接的な利益は発生しないものの、会社経営に欠かせないルーティン業務は、外注しやすいとされています。

また一部の業務を外注することによって、ルーティン業務に費やしていた時間を削減できます。ほかにもルーティン業務を従業員に教える手間も省けるため、コスト削減も期待できるでしょう。ただし、業務を外注する際は、優れた業者を探すことが大切です。

労働環境や働き方を改善する

従業員の労働環境や働き方を改善することで、効率化や生産性の向上を期待できます。特に最近では多様な働き方を実現する企業も増えています。例えば、リモートワークや時短勤務、コアタイムの導入など’’働き方改革’’の方法はさまざまです。

働き方改革を行い、仕事とプライベートにメリハリが付くことで、従業員のモチベーションアップや離職率の低下を期待できます。

またオフィスの環境を整えることも大切です。紙の資料は探すのに手間がかかるため、電子データ保存をし、探しやすくしてみましょう。ほかにも従業員同士がコミュニケーションを取りやすい環境を整えることで、業務の連携がスムーズになったり、情報を共有する場が増えたりなどさまざまなメリットがあります。

システムやツールを導入して業務を自動化する

現在では、業務の効率化を図れるシステムやツールが多くリリースされています。新しいものを導入することに不安を抱いている方もいるかもしれませんが、ツールへの理解を深め導入することをおすすめします。

まずは、ルーティン業務に使える勤怠管理や給与計算ソフトなどをチェックしてみましょう。ほかにも案件の業務進捗や従業員同士で共有できるスケジュールツールなども効果的です。情報を共有しやすくなるため、効率化には必要不可欠といってもよいでしょう。

おすすめなツールについては、このあと詳しく解説します。

会議を効率化する

業界・業種や会社の規模問わず、日常的に実施していることの多い会議。

1回1回の会議を効率化することで、トータルで考えると多くの時間や手間を削減できます。

会議前の準備や当日の効率的な進め方については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：効率的な会議の進め方とは？参加者・ファシリテーターが意識すべきポイントを紹介【ミーティング】

また、会議中に決定した事項を共有し、アクションに移す工程に手間がかかっている企業も少なくありません。

AIツールを導入して文字起こしや要約作成を自動化することで、スピーディーに質の高い要約を作成し、共有できるでしょう。

ペーパーレス化を推進する

紙の資料を多用している会社は、業務効率化のためにペーパーレス化を推進するのがおすすめです。

うまく体制を整えられれば、電子でデータを保管する方があとから探すのがスムーズになります。

また、契約書などのやり取りも郵送することなくメールなどで実施できてスピーディーです。

紙そのものや印刷費・保管場所の費用などを削減できる上に、物理的な紛失や盗難リスクを抑えられるのも嬉しいポイントです。

従業員の混乱を防ぐためにも、計画的に進めると良いでしょう。

目標管理制度（MBO）を導入する

従業員自らが目標を達成するまでの工程を管理する仕組みのことを、目標管理制度（MBO）といいます。

目標の設定方法も、会社から一方的に課すのではなく、従業員自身が目指したいビジョンと会社の方針をすり合わせて決めていきます。

第三者が評価しやすいように、具体的で明確な目標を設置することが大切です。

この目標管理制度（MBO）の導入は、従業員一人ひとりの業務効率化の促進やモチベ―ジョンアップに効果的だとされています。

人材育成の効果的な方法としても注目されています。

定期的に業務の棚卸しをする

「業務の棚卸し」とは、日々社内で実施している業務を洗い出し、整理する作業のことを指します。

定期的に現状の業務を見直せば、重複やムダに早期に気づけます。

また、業務の品質にムラがないかを併せてチェックし、必要に応じてマニュアル作成やノウハウ共有を実施することで、属人化を回避できるのも魅力です。

ノウハウ共有については以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

関連記事：ノウハウ・ナレッジの意味や違いは？共有してビジネスに活かす方法も解説！

施策やツールによる業務効率化の進め方5ステップ

業務の効率化を図るには、施策やツールを上手く使うことが大切です。業務効率化の進め方の手順は、下記の通りです。

1. まずは現状の業務内容を洗い出す

2. 課題や問題点を明確にする

3. 業務効率化の方法・目標・スケジュールを決める

4. 施策の実行やツールの導入

5. どれだけの成果が出たか振り返り改善する

それぞれのステップについて詳しく解説していきます。

まずは現状の業務内容を洗い出す

業務の効率化を図るにあたって、まずは現状の業務内容を洗い出しましょう。業務内容の洗い出しは「業務の棚卸し」と呼ばれています。業務内容やそれらにかかっているコストなどを可視化するのが目的です。

また業務の棚卸しをする際は、担当部署や作業にかかる工数、必要なスキルなどをまとめておくとわかりやすくなります。担当者にヒアリングをする際は、長時間かつ1回で済ますのではなく、短い時間で複数回行うのが効率的です。

課題や問題点を明確にする

業務内容を把握できた後は、課題や問題点を明確にしましょう。従業員同士が重複している作業や同じような工程が複数回生じているなど、業務内には無駄が潜んでいる可能性があります。ほかにも決まった担当者以外はできない属人化された業務も課題として考えられます。

今までは無駄だと思っていなかった業務も、よく考えると必要ないケースも多々あるため、改めて確認してみましょう。

業務効率化の方法・目標・スケジュールを決める

課題や問題点を明確にした後は、業務効率化の方法・目標・スケジュールを決めます。課題によって、作業効率化のために適切な方法は異なります。例えば、重複している作業がある場合は、担当者を決めるのがおすすめです。

ほかにも作業工程に無駄があるのが課題の場合は、作業を行う順番を見直してみましょう。作業工程を見直すことで、工数を大幅に削減できる可能性があります。

また、これらの業務効率化は、いつから取り組むのか、いつ頃までに実現するのかといったスケジュールを立てることも大切です。目標やスケジュールを決めずに取り組むと、いつまでも先延ばしになってしまうため、しっかりと期間を決めましょう。

施策の実行やツールの導入

定めたスケジュールに沿って、施策を実行します。施策を実行していくなかで、計画やスケジュール通りに進行できているかを定期的にチェックしましょう。必要であれば、微調整を行いながら進めることが大切です。

また活用できるツールがある場合は、積極的に導入しましょう。特に議事録作成や文字起こしなどは、簡単に使えるツールが多くあります。先ほど紹介したツールを参考に、導入できるツールがないかを確認しておきましょう。

どれだけの成果が出たか振り返り改善する

業務効率化は、ただ実行しただけで終わりではありません。実施した後に結果検証を行い、改善のPDCAを回すことが大切です。定期的に見直し、どれだけの成果が出たかを振り返ることで、より効率化を図れます。

また施策の効果が低かった場合は、原因を突き止めましょう。その後、新たな改善策を考え、定期的な評価やFBを繰り返すことが重要です。

業務効率化を図る際の5つのポイント・注意点

業務の効率化を図る際には、下記のポイントや注意点を抑えておきましょう。

• 業務を効率化する目的を明確にする

• 社内で一丸となって取り組む

• 定期的に振り返り・改善を実施する

• 複数の施策を組み合わせて実施する

• 無理のない数の施策から実行する

1つずつ詳しく解説していきます。

業務を効率化する目的を明確にする

業務の効率化を図る際は、なぜ効率化したいのかといった目的を明確にすることが大切です。「働き方改革に合わせて」などの安直な考えでは、思うような効果を得られなかったり、続かなかったりする可能性があります。

そのため、まずは「コストを削減したい」「従業員の定着率を上げたい」など目的を明確にしましょう。企業によって目的はさまざまなため、はじめに業務分析を行い、課題や問題点を明確にしておくと、目的を見つけやすくなります。

また目的に加え、業務の効率化を図ることで、どのようなメリットがあるのかも明確にしておくのがおすすめです。目的とメリットを従業員に伝えることで、効率化への理解を得られやすくなります。

社内で一丸となって取り組む

業務の効率化は、一部の部署や上層部だけで取り組むものではありません。組織全体で一丸となって取り組むべきです。主導チームがそれぞれの現場の目線に立ち、意見などを汲み取りながら進めていきましょう。

また上層部や一部の部署だけで効率化を強行してしまうと、従業員から反感を買う可能性があります。大掛かりな改革を行う場合は、説明会や勉強会を開催するのも手段のひとつです。強行せずに社内で連携を取りながら進めましょう。

定期的に振り返り・改善を実施する

業務効率化のための施策をやみくもに実行しても、思うような効果を得られない可能性があります。むやみに施策やツールを使うのではなく、定期的に振り返り、改善を行うことが大切です。

なかには、業務の進め方を変えたことによって、新たな不具合が発生し、それによって作業効率が落ちたり、工程が増えたりするケースもあります。そのため、こまめに振り返りを行い、模索し続けることも重要なステップです。

複数の施策を組み合わせて実施する

業務の効率化は、複数の施策を組み合わせて実施するのも効果的です。現場からのアイディアも参考に、取り組みやすそうな施策を組み合わせて実践しましょう。

また「どのような施策が合っているか」「組み合わせ方がわからない」といった場合は、専門家にアドバイスを受けるのもおすすめです。社内で効率化が進まない際は、外部に相談することも視野に入れましょう。

無理のない数の施策から実行する

効率化を図りたいという気持ちが強くなり、多くの施策を実施してしまうと混乱を招く恐れもあります。いきなり多くの施策を実施するとなると、それらに対応するために新たな工程や時間がかかることも少なくありません。

そのため、従業員の負担を考慮し、施策を組み合わせる場合は少ない数から始めるのがおすすめです。多くの施策を行ってしまうと、効果検証がしづらくなることもあるため、やり過ぎには注意が必要です。

業務の効率化におすすめなツール5選

業務の効率化には、ツールを導入するのが有効です。おすすめなツールとして、以下の5つが挙げられます。

• 文字起こし・議事録作成ができる『Rimo Voice』

• ビジネス用のチャットツール『Slack』

• タスク・プロジェクト管理を一元化する『Backlog』

• ファイルの共有や共同作業ができる『Google Workspace』

• 文書署名プロセスを電子化する『クラウドサイン』

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

なお、以下の記事では15個の情報共有ツールを紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

関連記事：情報共有ツールおすすめ15選！5つのタイプ別に詳しく紹介

文字起こし・議事録作成ができる『Rimo Voice』

引用元：『Rimo Voice』

『Rimo Voice』とは、会議や打ち合わせなどをリアルタイムで文字起こしや要約の作成ができるツールです。録音や録画データを用いた文字起こしも可能です。文字起こしや議事録は、手間がかかりますが、『Rimo Voice』を使えばコストを大幅に削減できます。

特に会議や商談の機会が多く、議事録作成などに膨大な時間を割いていた会社におすすめです。議事録作成後は、簡単に共有・共同作業できるため、効率的に利用できます。またセキュリティ面の対策も万全のため、安心して利用できるのも魅力です。

なお録音や録画をテキスト化しておくことで、蓄積されたナレッジや過去の会議データを検索しやすくなります。音声データのままだと、知りたい部分を探すのに時間がかかり、余計な手間がかかってしまうことも少なくありません。

『Rimo Voice』に興味がある方は、まず無料トライアルを試してみてください。

ビジネス用のチャットツール『Slack』

引用元：Slack

『Slack』は、ビジネス用のチャットツールです。リアルタイムでコミュニケーションを取れるため、メールや面談のようなやり取りをテキストで効率的に行えます。またスラックで共有したテキストやファイルは、すべて検索でき、過去のやり取りもすばやく見つけられるのも利点です。

また『Slack』は、外部ツールと連携しやすいのが特徴です。近年ではさまざまなクラウドサービスがリリースされており、複数のサービスを利用している方も少なくありません。『Slack』であれば、『Zoom』や『Trello』など多くの企業で使われているツールを連携できるため、より効率化を図ることができます。

タスク・プロジェクト管理を一元化する『Backlog』

引用元：Backlog

『Backlog』は、タスク管理とプロジェクト管理を行えるソフトウェアツールです。プロジェクトチームが効率的に問題特定や解決ができるサービスが整っています。全体の進捗や個別タスクの作業状況を見える化できるため、進捗状況をすぐに確認できるのがメリットです。

またファイル共有機能も搭載されており、『Backlog』にファイルを格納しておくことが可能です。AI・PSDといった大容量ファイルのアップロードにも対応しています。フォルダを作成することで、階層構造による管理もできます。

ファイルの共有や共同作業ができる『Google Workspace』

引用元：Google Workspace

『Google Workspace』は、クラウドで仕事をする際に便利なツールです。Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドなど業務に欠かせないアプリケーションが含まれており、オンライン上で管理できます。ファイルの共有や共同作業ができるため、効率的に業務を進めることができます。

また2段階認証やシングルサインオンなどのセキュリティ対策も充実しているのが特徴です。ファイルのアクセス権を変更できるため、不正アクセスや情報漏洩を防止できます。セキュリティ面に不安を抱いている方でも使いやすいでしょう。

文書署名プロセスを電子化する『クラウドサイン』

引用元：クラウドサイン

『クラウドサイン』は、文書署名プロセスを電子化したツールです。わかりやすい画面で簡単に契約を進められるうえに、対面せずに契約や署名を進められるのが特徴です。また本人性や非改ざん性を担保しつつ、契約の一元管理が可能です。

また契約書面などを電子化することで、ペーパーレス化を推進し、コスト削減や環境への影響の減少も期待できます。

業務効率化に役立つその他のおすすめツール

ITツールには、紹介した以外にもさまざまな種類があります。ここでは、以下の3分野のおすすめツールを網羅的に紹介します。

1. AIツール｜AI・RPAによる自動化

2. プロジェクト管理ツール｜社内全体の進捗状況を把握

3. ワークフローツール｜入力漏れ防止や金額を自動計算

それぞれ順番に解説します。

1. AIツール｜AI・RPAによる自動化

AI（人工知能）は、人間の能力を模倣し、学習した内容を利用してタスク処理を行う機能が特徴です。

本来であれば人の手で対応しなければならないことが、AIでできるようになり業務効率化が図れます。

また、RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、ロボットの自動化と訳されます。

入力作業のような単純作業を自動化することで、人の手で行う必要がなくなります。

【おすすめのAIツール比較一覧表】

関連記事：AI導入で自社業務を効率化しよう！メリットや成功事例について徹底解説

【おすすめのRPAツール比較一覧表】

気になるRPAツールがあれば、まずは問い合わせや資料請求をしてみると良いでしょう。

2. プロジェクト管理ツール｜社内全体の進捗状況を把握

プロジェクト管理ツールは、社内全体のプロジェクトを可視化できるツールです。チーム全体の進捗管理や各個人のタスク管理も確認できます。

また、ToDoリストやアラート機能が設定されていることが多いため、タスク漏れを防げるのも魅力です。

日数が足りない場合は調整したり、本体の目的とは沿わないタスクを実施しているときは指摘したりできるので、より生産性の高い業務プロセスの実現に繋がるでしょう。

【おすすめのプロジェクト管理ツール比較一覧表】

プランや特徴などを確認して、どのツールを導入するか検討してみてください。

3. ワークフローツール｜入力漏れ防止や金額を自動計算

ワークフローツールとは、申請や承認などをペーパーレスで行えるツールです。紙からデジタル化にすることで、時間や場所を問わずに申請・承認できます。

また、金額の計算や入力漏れを自動でチェックする機能も備わっているため、ミスを減らせるのも嬉しいポイントです。

紙の申請書を使う場合は手渡ししないと申請できませんが、ツールであれば承認する人が社内にいなくてもネット経由で申請可能です。

【おすすめのワークフローツール比較一覧表】

サービスによって、特徴や費用はさまざまなので、導入する前に目的や予算を検討することが重要です。気になるサービスがあれば、ピックアップして比較してみましょう。

会議や打ち合わせを効率化するなら『Rimo Voice』

会議や打ち合わせの効率化を図りたい方は『Rimo Voice』がおすすめです。『Rimo Voice』は、会議などの録音や録画データをリアルタイムで文字起こしができるツールです。1時間の音声を5分程度でテキスト化できるうえに、高精度なため、人件費などのコスト削減につながります。ほかにも要約の作成もできるため、議事録や文字起こしの時間や手間を大幅に削減できます。

さらに業務効率化のための会議や研修を実施した後に、スムーズに議事録を共有できるため、業務効率化をスピーディーに進められるのも魅力です。顧客との商談後もスムーズに資料を共有できるため、顧客満足度もアップします。

『Rimo Voice』に興味がある方は、まずは無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。

業務を効率化してコストの削減や顧客満足度向上を目指そう！

業務を効率化することで、業務の質が高まり、顧客満足度がアップしたり、離職率の低下につながったりなどさまざまなメリットを得られます。効率化を実現するには、数ある施策やツールから業務内容に合ったものを取り入れることが大切です。

また、むやみに施策やツールを導入するだけでは思うような効果は期待できません。目的や目標、スケジュールを明確にし、計画的に取り組んでいきましょう。ぜひ、本記事を参考にして業務効率化を成功させてください。

最終更新日: 2024 / 9 / 11