オンライン会議でコスト削減する5つの方法！会議コストの計算式と効果の測り方も解説

「オンライン会議に切り替えたのに、思ったほど費用が減った実感がない」
「会議を減らせと言われるが、何をどれだけ削ればいいのか根拠を示せない」
「移動はなくなったのに、議事録の作成に時間が溶けている」

こうした声を耳にする方も多いのではないでしょうか。会議コストは「なんとなく高い」と感じても、金額にして示せなければ、削減の議論も稟議も前に進みません。

そのため本記事では、オンライン会議にかかるコストの内訳と計算式、自社の会議コストを見える化する手順、そして具体的な削減方法を解説します。

読み終える頃には、自社の会議コストを金額で示し、どこから手を付けるべきかを判断できるようになるでしょう。

オンライン会議にかかるコストの内訳と計算式

会議コストは「時給換算した人件費×参加人数×会議時間」に、移動費・会議室/機材費・議事録作成などの事後工数を加えて計算できます。

合計を金額にできれば、削減の効果も数字で確認できるようになります。

会議コストの4つの内訳

会議のコストは、参加者の給与だけではありません。次の4つに分けると、削減すべき費目が具体的に見えてきます。

• 人件費：会議に参加している時間分の給与相当額

• 移動費：対面会議にかかる交通費・宿泊費と、移動そのものに使う時間の人件費

• 会議室・機材・資料費：会議室の利用料、プロジェクターなどの機材費、配布する紙資料の印刷・保管費

• 議事録作成などの事後工数：会議のあとに議事録をまとめ、共有するまでの作業時間

会議室・機材・資料費は、社外の貸し会議室を利用している場合は特に分かりやすい費目です。

自社の会議室であっても、利用時間分の空調・設備費として考えると、無視できないコストになります。

このうち見落とされやすいのが④の事後工数です。会議そのものは1時間で終わっても、議事録の清書や共有に同じくらいの時間がかかっているケースは少なくありません。

会議中にかかっている費用は、参加者が席に座っている間だけを見れば把握しやすいものです。一方で④は会議が終わったあとに発生するため、カレンダーの予定表からは見えません。

そのため、社内でコストを議論するときに抜け漏れが起きやすい費目でもあります。

会議コストの計算式

会議コストの基本は、次の式で計算できます。

会議コスト＝時給換算した人件費×参加人数×会議時間

仮に時給3,000円の参加者が5人、1時間の会議に出席したとすると、その会議だけで15,000円のコストがかかっている計算になります。

ここに移動費や事後工数を加えると、実際の負担はさらに大きくなります。

移動を伴う会議では、会議時間に往復の移動時間も加えて計算に入れます。仮に会議が1時間、往復の移動に2時間かかるとすると、コストの計算に使う時間は合計3時間になります。

同じ時給3,000円の参加者が5人だとすると、コストは3,000円×5人×3時間で45,000円です。移動時間を含めない場合の15,000円と比べると、対面会議の実際の負担はより大きく見積もる必要があります。

この式に自社の数字を当てはめれば、「なんとなく多い」という感覚を金額に変えられます。稟議や社内提案の場でも、根拠のある数字として使えるでしょう。

さらに、この会議が週1回・月4回のペースで開催されているとすると、月間のコストは60,000円に達します。

年間では72万円規模になり、1つの定例会議だけでも決して小さな金額ではないことが分かります。

計算に使う時給は、正確な数字が分からなくても構いません。月給を稼働日数と1日の労働時間で割った概算で十分です。

仮に月給30万円、月の稼働日数を20日、1日の労働時間を8時間とすると、時給は30万円÷20日÷8時間で1,875円になります。

この時給を先の式にそのまま当てはめれば、自社の会議コストをその場で概算できます。まずは大まかな金額で構わないので、実際に自社の会議に当てはめてみることをおすすめします。

オンライン会議で減るコスト・新たにかかるコスト

オンライン会議への切り替えは、コストをゼロにするわけではありません。減るコストと新たに発生するコストを両方把握すると、正しい判断ができます。

減る額と増える額を差し引きで比較する視点を持つことで、「導入すれば必ず得になる」という思い込みを避けられます。

削減額がツール費用を上回るかどうかは、次章の見える化の手順で確認していきましょう。

拠点の数が多い企業や出張の頻度が高い企業ほど、移動費・宿泊費の削減効果は大きくなります。

逆に、もともと対面での会議が少ない企業では、削減額よりもツール費用のほうが目立つ場合もあります。

自社がどちらに近いかを先に見極めておくと、削減の見込みを立てやすくなります。

自社の会議コストを見える化する3ステップ

会議コストは、金額にして示さなければ、ムダかどうかを議論すること自体が難しくなります。次の3つの手順で、自社の会議コストをまず数字にしてみましょう。

1. 各部署に、会議の回数と議事録作成にかかっている時間を聞く

2. 月間の合計時間に平均時給を掛けて、金額に換算する

3. 削減目標と「あとで問われる数字」を決める

1つ目と2つ目のステップは、特別なツールがなくても、ヒアリングと表計算ソフトだけで進められます。まずは大まかな数字でよいので、部署ごとの状況を把握することから始めましょう。

3つ目のステップでは、4つの数字を先に決めておくことが重要です。削減時間・人件費換算額・ツールの利用率・利用者の声の4つです。

導入や改善から時間が経つと、必ず「どれだけ減ったのか」を聞かれる場面が来ます。導入前に測っておけば、そのときに数字で答えられます。

利用率のような定量の数字だけでなく、現場の声という定性の情報も合わせて残しておくと、報告の説得力が増します。

例えば、各部署への聞き取りで、全社で月45時間が議事録作成に使われていることがわかった企業もあります（導入企業の申告に基づく一例です）。

時給換算すると、会議のあとの作業だけで数十万円規模のコストが発生していたことになります。

このように、部署ごとに聞き取りを進めると、想像以上に事後工数が積み重なっていることに気づくケースが多くあります。

まずは1〜2部署からでも聞き取りを始めてみると、全体像がつかみやすくなるでしょう。

オンライン会議のコストを削減する5つの方法

それぞれの方法が、どの費目にどれだけ効くのかを比較すると、着手する優先順位をつけやすくなります。

方法1｜出張・移動を伴う会議をオンラインに置き換える

拠点間の会議を対面からオンラインに置き換えると、交通費・宿泊費に加え、移動そのものに使っていた時間も削減できます。

移動時間は仕事をしていない時間ですが、給与は発生しているため、実質的には人件費の一部です。

すべてを置き換える必要はありません。契約前の商談や初回の顔合わせなど、対面が効果を発揮する節目は残しつつ、定例的な会議はオンラインに寄せる「対面との併用」が現実的な進め方です。

複数拠点をまたぐ会議ほど、この方法の効果は大きくなります。

毎月の定例会議のために往復の出張が発生していた場合、オンラインに置き換えるだけで交通費・宿泊費・移動時間の3つがまとめて削減できるためです。

対面とオンラインを組み合わせる進め方や、必要な機材・事前準備のポイントは、以下の記事でも詳しく紹介しています。

関連記事：ハイブリッド会議とは？必要な機材や事前準備・進行のやり方を解説

例えば、遠方への出張を伴う定例会議を月2回オンラインに置き換えたとすると、交通費だけで年間数十万円規模の削減になる場合もあります。

移動時間も合わせて計算すれば、削減効果はさらに大きく見積もれるでしょう。

方法2｜参加人数と開催時間を見直す

会議コストの計算式は「人件費×参加人数×会議時間」です。人数と時間のどちらを減らしても、コストは直接下がります。

情報共有だけを目的にした参加は、会議後に議事録や録画を共有する運用に切り替えれば、出席自体が不要になる場合があります。

終了時刻をあらかじめ決めておくだけでも、話がまとまらず延びる会議を減らせます。

会議への参加を「発言や判断が必要な人」に絞り込み、それ以外の人には終了後の記録を共有するという線引きをするだけでも、人数×時間の削減効果は積み重なります。

1人あたりの単価は小さく見えても、参加人数が多い会議ほど効果は大きくなるでしょう。

参加人数を減らす判断に迷う場合は、以下の記事も参考になります。

関連記事：無駄な会議を見分ける5つの判定軸！やめ方と関係者への伝え方まで解説

方法3｜会議室・機材・紙資料のコストを減らす

オンライン会議に切り替えると、会議室の利用料やプロジェクターなどの機材費がかかりません。

資料も画面共有やオンラインでのデータ共有で完結するため、印刷・配布・保管にかかる費用も削減できます。

紙の資料は、印刷代だけでなく、配布の手間や保管スペースのコストも発生します。オンラインでの資料共有に切り替えれば、これらの費用がまとめて不要になります。

会議室の予約自体が要らなくなることで、社内の会議室不足という別の悩みも同時に解消できるでしょう。

空いた会議室を他の用途に使えるようになる点も、見えにくいながら実質的な効果の一つです。

郵送で資料を配布していた拠点間の会議であれば、郵送費や到着を待つ時間も同時に削減できます。

オンラインでの共有に切り替えるだけで、資料が届くタイミングを気にする必要がなくなります。

方法4｜議事録作成の工数をAIで削減する

会議そのものよりも、会議のあとの作業に時間が溶けているケースは少なくありません。

ある企業への聞き取りでは、1時間の会議に対して議事録作成に30分から3時間かかっているという声が挙がっています。

3時間の会議をあとから聞き直すために、さらに3時間を要しているという声もありました。いずれも導入企業の申告に基づく一例であり、平均値ではありません。

会議の進行役が記録も兼ねる場合、発言のタイミングを待つことで会議自体が延びてしまうこともあります。記録の負担は、会議に参加している全員の時間にも影響しているのです。

AI議事録ツールを使うと、録音データから文字起こし・要約までを自動化でき、この事後工数を減らせます。

清書という作業そのものをAIに任せられるため、担当者は内容の確認と共有に時間を使えるようになります。

『Rimo Voice』は、会議の録音を自動で文字起こしし、AIによる要約まで作成する高精度AI議事録サービスです。

会議終了後わずか5〜10分で文字起こしと要約が完了するため、清書にかかっていた時間を大幅に圧縮できます。

専門用語や社内用語は辞書登録で対応でき、発言ごとに話者を区別する話者分離にも対応しています。

参考：Rimo Voiceの特徴・機能一覧 | AI議事録

実際に株式会社中電工では、議事録作成にかかる時間が4〜5時間から2時間へ半減しました。外部委託していた作業も、1週間から翌日に短縮されています。

関連記事：スマホ一台で現場が変わる。中電工が実現した会議DXの新常識

「議事録作成をAIに任せると、若手の成長機会が失われるのでは」と気になる方もいるかもしれません。

しかし、会議の要点を理解し次の行動につなげる力と、清書作業そのものは別のスキルです。AIが代替するのは清書の時間であり、会議の内容を理解して活かす経験は変わりません。

議事録作成に多くの時間を割いている自治体でも、効果が出ています。鳥取県八頭町役場では、議会の議事録作成時間が6分の1に短縮されました。

ITツールの操作に不慣れなメンバーが多い現場でも運用が定着している点も、参考になる部分です。

関連記事：議会の議事録作成時間が1/6に！役場内で広がる評判の声｜鳥取県八頭町役場様

方法5｜記録の共有で「出なくてもいい会議」を減らす

議事録や録画をあとから確認できる状態にしておくと、情報共有だけを目的にした参加者が会議に出席する必要がなくなります。

ある企業では、記録の共有によって参加人数が減り、会議時間が約20%短縮されたという声も挙がっています。この数字も導入企業の申告に基づく一例です。

「議事録を見れば分かる」という前提が社内で共有されるほど、この効果は大きくなります。

ただし、記録が楽になったことで「会議自体は減らず、むしろ議事録を残す会議が増えた」という声もあります。

記録のしやすさは、会議数を減らす効果と、記録を残す価値を高める効果の両方を持ちます。削減だけを目的にすると狙いとずれることがあるため、両方の面を踏まえて運用するのが現実的です。

オンライン会議のコスト削減で失敗しない3つの注意点

コストを削減すること自体に集中すると、別の問題が生まれることもあります。削減を進める前に、次の3点は先に確認しておくと失敗を防げます。

時間を削ること自体を目的にしない

会議コストの削減は、時間を削ること自体が目的ではありません。物差しは金額と成果です。

会議で決まったことが実行されなければ、その会議にかかったコストは回収できていないことになります。実行に移されないことも、会議のコストが無駄になる一因になり得ます。

時間や人数を削ったのに決定事項が実行されないなら、コストだけが減って成果は増えていません。削減の前後で「決めたことが実行されているか」も合わせて確認することをおすすめします。

確認の仕方は難しくありません。会議のあとに残る記録に、決まったこと・担当者・期限の3つが書かれているかを見るだけで、実行につながりやすい会議かどうかがわかります。

この3つが記録に残っていない会議は、決定事項があいまいなまま流れてしまいがちです。次回また同じ議題を話し合うことになれば、その分の時間もコストとして積み重なります。

ツール利用料は「増えるコスト」として差し引きで考える

Web会議ツールやAI議事録ツールの利用料は、削減額と差し引きで判断します。

まずは無料の範囲で試し、削減効果が確認できてから有料プランへ移行する順序であれば、無理のない導入ができます。

多くのサービスにはクレジットカードの登録が不要な無料トライアルが用意されています。

まずは小さく試して、自社の会議で本当に効果が出るかを確認してから、契約を検討するとよいでしょう。

無料期間中に測っておきたいのは、見える化の3ステップで決めた数字と同じものです。削減時間や利用率を実際に記録しておくと、有料化するかどうかを感覚でなく数字で判断できます。

判断が難しい場合は、決めておいた数字を1〜2週間分だけ記録し、想定していた削減額と比べてみましょう。差額がプラスであれば、有料プランへの移行を検討する材料になります。

セキュリティを犠牲にした削減をしない

費用の安さだけでツールを選ぶと、録音データや会議の内容の取り扱いにリスクが残ることがあります。

データの保管場所や、AIの学習に利用されないかといった点は、コストと同じくらい確認しておきたい観点です。

特に経営会議や人事に関わる会議など、機密性の高い内容を扱う場合は、ISO27001・ISO27017のような第三者認証の有無や、データが国内で保管されるかどうかも比較の基準に入れておくと安心です。

ツールを選ぶ前には、次の点を確認しておきましょう。

• データの保管場所（国内か海外か）

• 録音データがAIの学習に利用されないか

• 第三者認証（ISO27001・ISO27017など）の有無

• 録音データの保存期間と削除方法

これらを事前に確認しておけば、コスト削減の判断が思わぬ情報漏えいのリスクにつながることを防げます。安さだけで選ばず、削減額と同じくらいの重みで確認しておきましょう。

オンライン会議のコスト削減に関するよくある質問

ここでは、オンライン会議のコスト削減について読者からよく寄せられる質問に回答します。

Q. 会議コストはどのように計算しますか？

会議コストは「時給換算した人件費×参加人数×会議時間」で計算できます。これに移動費や議事録作成などの事後工数を加えると、実際の負担に近い金額になります。

移動を伴う会議では、会議時間に往復の移動時間を含めて計算すると、実際の負担に近づきます。オンライン会議のように移動が発生しない場合は、会議時間だけで計算して構いません。

Q. オンライン会議に切り替えると、どんな費用が削減できますか？

交通費・宿泊費、会議室の利用料、資料の印刷・保管費、そして移動にかかっていた時間の人件費を削減できます。

一方でWeb会議ツールの利用料などは新たに発生するため、差し引きで判断します。

移動時間が減った分だけ、本来の業務に充てられる時間も確保しやすくなる点も、金額には表れにくい効果の一つです。

削減できる金額は、拠点の数や出張の頻度によって大きく変わります。複数拠点をまたぐ会議が多い企業ほど、移動費・宿泊費の削減効果は大きくなる傾向があります。

Q. 議事録作成の時間はどのくらい減らせますか？

削減できる時間は会議の内容や体制によって異なります。導入企業の例では、株式会社中電工が4〜5時間から2時間に、鳥取県八頭町役場が6分の1に短縮しています。

いずれも個別の実績であり、平均値ではありません。

自社でどれだけ減らせるかを見積もるには、まず今かかっている時間を測るところから始めましょう。

1回分の会議で、議事録の作成から共有までにかかった時間を実際に計測すれば、削減後との比較がしやすくなります。

Q. 無料のWeb会議ツールだけでもコスト削減できますか？

参加人数が少なく、記録もあとから見返す必要がない会議であれば、無料のWeb会議ツールの標準機能で十分な場合があります。

一方で、参加人数が多い、複数のツールが混在している、議事録をあとから検索・活用したいといった場合は、専用ツールの導入を検討する分かれ目になります。

無料機能で足りる場面と、専用ツールが必要な場面を切り分けて考えるとよいでしょう。

たとえば、参加人数が数名程度の打ち合わせで、その場で決まったことをその場で共有できるなら、標準機能の議事録メモで十分です。

部署によって異なるWeb会議ツールを使っている場合や、過去の議事録を検索して以前の決定事項を確認したい場合は、記録を一元管理できる専用ツールのほうが向いています。

まとめ｜会議コストは「測って、減らして、示す」

会議コストは、人件費・移動費・会議室/機材費・議事録作成の事後工数という4つの内訳に分けて考えると、削減すべき費目が具体的に見えてきます。

まずは自社の会議コストを計算式で金額にし、見える化の3ステップで測るところから始めましょう。

削減方法は、移動の置き換え・人数と時間の見直し・会議室と紙資料の削減・議事録作成のAI活用・記録の共有による会議数の削減の5つに整理できます。

中でも議事録作成の工数は見落とされやすく、かつAI議事録ツールで今日から削減に着手できる費目です。

まずは1つの定例会議を選んで、コストを計算してみることから始めてみましょう。数字にして示せれば、削減の提案も社内で通しやすくなるはずです。