無駄な会議を見分ける5つの判定軸！やめ方と関係者への伝え方まで解説

「この定例、毎週やる意味があるのだろうか」 「発言しないまま1時間座っているだけで終わってしまった」 「会議を減らしたいけれど、自分から言い出せる立場ではない」

会議についてこんなお悩みを抱えている方は、多いのではないでしょうか。

やっかいなのは、「無駄な会議」という言葉が人によって指すものが違うことです。そのため「自分の感覚がおかしいのかもしれない」と、モヤモヤを抱えたまま出席し続けることになりがちです。

本記事では、目の前の会議が無駄かどうかを見分ける5つの判定軸を紹介します。あわせて、やめる・縮める・形式を変えるへの振り分け手順と、上司や同僚に切り出すときの伝え方まで解説します。

読み終えるころには、どの会議から手をつけるかと、最初にかける一言が決まっているはずです。

無駄な会議とは？時間の長さではなく「決まらない・実行されない」で判定する

はじめに、無駄な会議の正体を整理します。判定に使う軸を決めておかないと、この後の話し合いが「長いか短いか」の応酬になってしまうためです。

無駄な会議とは、時間を使ったのに何も決まらず、決まったことも実行されない会議です。会議が長いかどうかは手がかりにはなりますが、それだけで決まるものではありません。

30分で終わっても、何も残らなければ無駄な時間です。逆に2時間かかっても、大きな方針が決まれば必要な会議でした。

判定に使うべきなのは、長さではなく「終わったあとに何が変わったか」です。

無駄だと感じているのは、決して少数派ではありません。弁護士ドットコム株式会社の調査では、社内会議中に無駄を感じたことがある人が88.8%に達しています。

無駄だと感じる理由として挙げられたのは、以下の項目でした。

• 長時間の会議：54.3%

• 議題が不明瞭：44.5%

• 不要な人員が多い：33.6%

• 別の方法で既に伝えている事項の重複共有：27.2%

• 会議の目的とは異なる雑談：26.9%

出典：弁護士ドットコム株式会社「【自社調査】ハイブリットワーク時代の社内会議の実態調査「社内会議白書2023 by MeetingBase」」

並べてみると、無駄の正体が2つの層に分かれていることが見えてきます。前半の3つは会議の最中に起きている問題です。

一方で「既に伝えている事項の重複共有」は、会議の外で済むはずの用件が持ち込まれた結果です。原因の場所が違えば、打ち手も変わります。

この2つを混ぜて考えると、進行を工夫したのに何も変わらない、という空振りが起きます。

会議中に起きるムダ｜時間と進行の非効率

1つ目は、会議室の中で起きているムダです。議題が共有されないまま集まる、関係の薄い人まで呼ばれている、終了時刻を過ぎても議論が続く、といった状態が当てはまります。

この層は、アジェンダ（会議の議題と時間配分をまとめたもの）の事前共有や、進行役を決めることで改善できます。一般的な会議効率化のノウハウが扱っているのも、ほぼこの領域です。

裏を返せば、ここは工夫の余地がはっきりしている層でもあります。まず手をつけるならこちらからです。

会議後に起きるムダ｜決まったことが実行されない状態

2つ目は、会議が終わったあとに起きているムダです。会議室では合意したのに、担当者と期限が誰の手元にも残らず、次の定例で同じ議論が繰り返されます。

たとえば「来週までに営業部と調整しよう」で終わった会議を思い出してみてください。誰が声をかけるかが決まっていなければ、翌週の議題は「調整はどうなりましたか」になります。

この層は、会議の進行をどれだけ磨いても消えません。議論の質ではなく、決まったことを持ち運ぶ仕組みの問題だからです。

実行に移されないことも、会議のムダの一因になり得ます。会議を短くしたのに仕事が進んだ気がしない、という感覚の正体はここにあることが少なくありません。

なお、会議の目的そのものをどう立てるかについては、目的の種類と決め方を整理した記事があります。会議の意味を参加者と共有するための考え方をまとめています。

関連記事：会議の目的は？意味のある会議にするための5つのポイント

無駄な会議を見分ける5つの判定軸

ここからは、目の前の会議に当てはめられる判定軸を紹介します。5つのうち3つ以上当てはまるなら、進行を工夫する段階ではなく、開催そのものを見直す段階と考えてよいでしょう。

先に一覧で示します。気になっている会議を1つ思い浮かべながら読み進めてください。

大事なのは、1つ当てはまっただけで無駄と決めつけないことです。組み合わせで見ると、その会議が抱えている問題の輪郭がはっきりします。

1. その会議で「決めること」が決まっていない

会議の目的が「情報を出し合う」で止まっていると、議論は発散したまま終わります。前掲の調査で「議題が不明瞭」が2位に入っていたのも、この状態が広く起きていることの裏づけです。

見分け方は簡単です。招集の連絡を開いて、「この会議が終わったときに何が決まっているか」が読み取れるかを確かめてください。

読み取れない場合、責任は招集した人の準備不足だけにあるわけではありません。定例として引き継がれた会議は、そもそも「何を決める場か」が言語化されないまま続いていることが多いためです。

たとえば前任者から引き継いだ週次会議は、開始当初の目的が誰にも共有されていないことがあります。当時は必要だった調整が、今は不要になっている場合もあります。

議題の立て方や当日までの段取りは、テンプレート付きで整理した記事があります。開催すると決めた会議を立て直したいときに役立ちます。

関連記事：【テンプレートあり】会議次第の作り方とは？議題の収集から会議当日までの流れを徹底解説！

2. 参加者の大半が聞き役に固定されている

発言する人がいつも同じで、他の参加者が聞き役に回っている会議は、実質的に「報告を聞く時間」になっています。それなら会議という形式である必要は薄くなります。

判定のコツは、人数ではなく発言の分布を見ることです。10人いても全員が意見を出す会議は機能していますし、4人でも1人しか話さない会議は機能していません。

聞き役の側に問題があるわけではありません。役職の上下や、口火を切ると長引くという学習が、静かな参加者を作っているケースもあります。

たとえば「意見があれば言ってください」と促されたとします。その場で反論すると会議が30分延びると分かっていれば、多くの人は口をつぐみます。

沈黙は参加者の性格ではなく、場の設計が生んだ結果です。

3. すでに文書で共有した内容を読み上げている

メールや社内ポータルで配った内容を、集まって読み上げ直す時間は削れます。前掲の調査でも「別の方法で既に伝えている事項の重複共有」が27.2%と、上位に挙がっていました。

これは悪意なく起きます。「読んでいない人がいるかもしれない」という不安から、念のため口頭で繰り返す流れができるためです。

たとえば前週の進捗を全員が順番に読み上げる形式は、聞いている側の大半にとって関係のない時間になります。それでも「自分の番だけ話して終わる」形にしにくいのは、順番を飛ばすと確認漏れが心配だからです。

対処は、読み上げをやめることではなく、読んだ前提で始められる状態を作ることです。資料を早めに配り、当日は質問と判断だけに時間を使う形に寄せていきます。

4. 終わったあとに結論と担当者が残らない

会議中は納得していたのに、後から「あれは誰がやるのだったか」と分からなくなる。この判定軸は、5つのなかでも影響が大きいものです。

決めたはずの内容が、次回にはまた議題として戻ってきます。同じ議論を2回するので、実際に失っている時間は会議1回分では済みません。

原因を参加者の注意力に求めると、打ち手を間違えます。より根が深いのは、進行役が議論を回しながらメモも取っている、という構造の無理です。

進行と記録は、本来別の人が担うほうがうまくいきます。とはいえ、記録専任者を置ける組織は限られます。

人手が足りない現場でこの兼任が起きているだけで、誰かが手を抜いた結果ではありません。責める相手を探すより、記録の担い方を変えるほうが早く効きます。

5. 始まりと終わりの時刻が守られていない

開始が遅れ、終了時刻を超える会議は、参加者の予定を後ろにずらしていきます。同じ調査では、69.2%の人が1時間以内に終わらない会議を経験していました。

ここで注意したいのは、時間を守れていないこと自体は「進行の問題」でしかない点です。時間を守るだけで価値が出るなら、その会議は必要な会議です。

判定軸5だけが当てはまる会議は、やめるより先に進行を直すほうが早いでしょう。一方で判定軸1・4と重なっているなら、開催の必要性から見直す対象になります。

つまりこの5つは、点数をつけるための項目ではありません。どこに原因があるかを切り分けるための道具です。

会議を棚卸しして「やめる・縮める・形式を変える」に振り分ける3ステップ

判定軸で見分けられたら、次は会議を1つずつ良くする前に、会議の総量を見ます。1回あたり15分短くする工夫より、1本まるごとなくすほうが効くこともあるためです。

棚卸しは3ステップで進めます。

ステップ1. 予定表から会議を書き出して時間を数える

まず、直近1か月の予定表を開いて、会議名・頻度・所要時間・参加人数を書き出します。感覚で「会議が多い」と言うのではなく、週に何時間を会議に使っているかを数字にするのが目的です。

このとき、予定表に載っていない会議も忘れずに数えてください。Microsoft WorkLabの調査では、会議の57%がカレンダー招待のない突発的な通話でした。

急に呼ばれる打ち合わせが、実感と数字のズレを生んでいます。「予定表は埋まっていないのに一日が消えた」という感覚には、こうした背景があります。

同じ調査では、全会議の50%が午前9〜11時と午後1〜3時に集中していることも示されています。集中しやすい時間帯が会議で埋まっているなら、削る優先順位はそこから考えられます。

出典：Microsoft WorkLab「Breaking down the infinite workday」

書き出す作業自体が負担な場合は、カレンダー連携で会議時間を自動集計する仕組みもあります。手作業で数える前に、使える機能がないか確認しておくと早く進みます。

ステップ2. 判定軸で3つの選択肢に振り分ける

書き出した会議を、5つの判定軸に照らして振り分けます。振り分け先は次のとおりです。

判断に迷ったら「やめる」ではなく「縮める」から試すのがおすすめです。半分の時間で回るなら、その会議はもともと半分で足りていたことになります。

縮めるときは、時間と人数のどちらから削るかを決めておくと迷いません。議論が発散しているなら時間、報告が積み重なっているなら人数から見直すのが目安です。

たとえば60分の定例を40分に変えるだけでも、議題の絞り込みが起きます。全部は入らないと分かると、優先順位の判断が自然に働き始めます。

形式を変える選択には、会議室と参加者の環境を整える手間がつきものです。出社と在宅が混ざる会議の進め方については、機材や事前準備の実務をまとめた記事があります。

関連記事：ハイブリッド会議とは？必要な機材や事前準備・進行のやり方を解説

ステップ3. 定例をいったん消して、必要なものだけ戻す

振り分けても手が止まるのが、惰性で続いている定例です。「なくして困ったら困る」という不安が、判断を先延ばしにします。

この不安に対しては、対象を絞って定例をいったん消し、必要なものだけ戻すという進め方が知られています。DIAMOND ハーバード・ビジネス・レビューが、Asanaのチームの取り組みを紹介しています。

出席者5人未満の小規模な定例を48時間先まで予定表から削除し、そのあいだに各会議の価値を見直すという実験です。

そのうえで、本当に必要な会議だけを復活させます。「ミーティング・ドゥームズデイ」と呼ばれる取り組みです。

やめるかどうかを机の上で議論せず、いったん止めて実害が出るかを確かめる進め方になります。

引き算から始めるほうが、足し算の議論より早く結論が出るという考え方です。

出典：DIAMOND ハーバード・ビジネス・レビュー「無駄な会議を特定し、劇的に減らす5つの方法」

Asanaの例のように、対象を小規模な定例や1つのチームに限って試す形で構いません。実害が出た会議だけを戻せば、必要な会議の輪郭が残ります。

棚卸しに時間を使う価値があるかどうかも、数字で見ておきましょう。パーソル総合研究所の算出では、1,500人規模の企業で無駄な社内会議は年間9万2千時間にのぼります。

損失額は年間約2億円、従業員1万人規模では年間約15億円という試算です。半日かけて予定表を棚卸しする手間は、この規模の前ではごく小さいものです。

出典：パーソル総合研究所「パーソル総合研究所、無駄な社内会議による企業の損失額を算出」（調査名：パーソル総合研究所・中原淳（2017）長時間労働に関する実態調査）

会議をやめると言い出しにくい3つの場面と切り出し方

判定も振り分けもできたのに、実際には動けない。多くの場合、つまずくのはここです。相手の立場や気持ちが関わるため、正しさだけでは進みません。

まず知っておきたいのは、無駄だと感じているのが下の立場の人だけではないという事実です。前掲のパーソル総合研究所の調査では、社内会議のうち無駄と感じる割合は上司層で27.5%、メンバー層で23.3%でした。

上の立場の人のほうが、無駄だと感じている割合は高いのです。つまり切り出す相手も、同じモヤモヤを抱えている可能性があります。反対されるとは限りません。

上位者が招集した定例をやめたいとき

上司や役員が招集した定例に対して、「やめませんか」と正面から提案するのは、確かに勇気が要ります。相手の判断を否定しているように受け取られる懸念もあります。

そこで、廃止の提案ではなく頻度と目的の相談として持ち込むのがおすすめです。同じ内容でも、相手の意思決定を奪わない形になります。

• 「この定例で決めたいことを整理したいので、目的を確認させていただけますか」

• 「隔週にして、あいだの週は資料共有だけにする形を試してみませんか」

• 「先月の議題を振り返ると相談事項が2件でした。都度開催に切り替えるのはいかがでしょうか」

いずれも、判断そのものは相手に残したまま、選択肢を1つ増やす言い方です。実績を添えられるとさらに通りやすくなります。

ステップ1で数えた会議時間を持っていくと、感覚論になりません。「この定例に月8時間使っています」という一言は、意見ではなく事実として受け取られます。

経営会議や取締役会など、そもそも設計が難しい会議については、目的とあるべき姿を整理した記事があります。上位層の会議を扱うときの前提を押さえられます。

関連記事：経営会議とは？取締役会との違いや目的、あるべき姿にする成功法則を解説

なお、役員会議のように出席者の時間単価が高い会議では、記録の負担を減らすだけでも効果が出ます。井村屋グループでは、役員会議の議事録作成時間が半減しています。

関連記事：議事録作成時間半減！担当者も「もう業務に欠かせない」｜ 井村屋グループ株式会社様

参加者を減らすと角が立ちそうなとき

参加者を絞ると効果は大きいものの、「呼ばれなくなった」という受け取り方をされる心配があります。情報から外された、信頼されていない、と感じる人が出るのは自然なことです。

ここで効くのは、外すのではなく任意参加に変えて、記録を全員に届けるという置き換えです。参加の義務をなくしても、情報へのアクセスは残ります。

• 「必須は決裁に関わる方だけにして、他の方は任意参加にします」

• 「出られない方にも議事録を共有しますので、必要な回だけご参加ください」

• 「議題ごとに関係する方をお呼びする形に変えます」

言い方を変えるだけでなく、記録が本当に届く状態を先に作っておくことが前提になります。共有が滞れば「やっぱり呼んでほしい」に戻ってしまうためです。

たとえば議事録が3日後にしか出ないなら、任意参加への切り替えは早すぎます。記録が翌日に届く体制のほうを先に整えるのが順番です。

情報共有だけの会議をどう扱うか迷うとき

「情報共有だけの会議はやめる」という方針は、一見わかりやすいものです。ただ、一律に当てはめると別の問題が起きます。

共有には目的の違いがあり、そこを分けずに廃止すると必要な会話まで失われます。

• 周知：決まった内容を伝えるだけ。文書・録画に置き換えられる

• 認識合わせ：解釈のズレを埋めたい。短時間の会議か、質問を受ける場が必要

• 相談のきっかけ：雑談から課題が出てくる。頻度を落としつつ場は残す

判断のコツは、「読めば済むか」を自問することです。読めば済むなら文書へ、読んでも不安が残るなら短い会議に、というのが目安になります。

判断に迷いやすいのは3つ目です。雑談から生まれる相談は、なくなってから初めて価値に気づく類のものだからです。

いきなり全廃せず、まずは1本を文書共有に置き換えて様子を見る。反応を見てから範囲を広げるほうが、周囲との合意も保ちやすくなります。

会議を減らしても仕事が進まないときは「会議後」を疑う

会議を半分に減らしたのに、忙しさが変わらない。そう感じるなら、原因は会議室の外にあります。冒頭で触れた「会議後のムダ」が残っている状態です。

会議を減らすほど、この層の影響は大きくなります。集まる回数が減った分、記録と共有が情報の生命線になるためです。

決定事項が参加していない人に届いていない

参加者を絞る、頻度を落とす。いずれも正しい打ち手ですが、決まった内容が届かなければ現場は動けません。

「聞いていなかった」という声が出るたびに、確認のやり取りが発生します。その確認が積み重なると、削ったはずの時間が別の形で戻ってきます。

たとえば5人に個別で経緯を説明し直すなら、会議に呼んでおいたほうが早かったことになります。会議を減らす判断とセットで、決定事項を誰にどう届けるかを決めておく必要があります。

議事録が間に合わず、各自の記憶で仕事が進んでいる

議事録が翌週まで出てこない状態も、実行を止めます。担当者は記憶を頼りに動き出し、認識のズレが後から見つかります。

これは担当者の怠慢ではありません。判定軸4で触れたとおり、進行しながら記録を取り、あとで清書するという流れに無理があるためです。

議事録という役割が誰か1人に集まると、その人の余力が全体のスピードを決めてしまいます。属人的な負担は、仕組みで外すのが筋の通った打ち手です。

記録と共有を自動化して実行につなげる

そこで検討したいのが、会議の記録と共有を自動化する方法です。会議中は議論に集中し、終わったときには文字起こしと要約ができている状態を作ります。

『Rimo Voice』は、議事録の作成から、会議で決まったことの実行までを支えるAI議事録サービスです。

Microsoft Teams・Zoom・Google Meetなど主要なオンライン会議ツールと連携します。録画から文字起こしと要約までを自動で行い、会議終了後わずか5〜10分で完了します。

記憶が新しいうちに、決定事項を共有できる状態になります。

たとえば夕方に終わった会議の要点を、その日のうちに欠席者へ送れます。翌週の定例まで待つ必要がなくなります。

また、声紋登録により発言ごとに話者情報が付与されます。「誰がどの文脈でそう言ったか」が残るので、後から読む人にも判断の経緯が伝わります。

さらに『Rimo Actions』では、会議内容に基づいてタスクが自動で提案され、承認したものが実行されます。会議で決まったことをAIが代わりに進めてくれる機能で、PDFやExcelなどの成果物の作成まで踏み込みます。

決定と実行のあいだにある空白を、人の記憶と善意で埋めるのをやめる。それが会議後のムダに対する打ち手になります。

清水建設東北支店では、議事録の共有がしやすくなったことで「会議をやりっぱなしにする」ことがなくなったと語られています。

会議のメモを取ることに必死になる状態から離れ、会話に集中できるようになったという変化も挙げられています。

関連記事：“現場の声”から始まった変革 ― 清水建設が語る、AI導入で見えた新たな可能性｜清水建設株式会社東北支店様

記録の自動化以外にも、日程調整やタスク管理など会議まわりを支える手段は幅広くあります。目的別のツールと選び方をまとめた記事があるので、比較検討の段階に入ったらそちらを参照してください。

関連記事：会議の生産性・効率を上げるのに役立つツール8選！「無駄な会議」をゼロにする方法を紹介

残すと決めた会議の質を上げたい場合は、進行のポイントやフォローアップの手順を整理した記事も参考になります。

関連記事：効果的な打ち合わせとは？進行のポイントや便利ツールを紹介

無駄な会議に関するよくある質問

Q. 無駄な会議が生まれる一番の原因は何ですか？

「その会議で何を決めるか」が決まっていないことです。目的が曖昧なまま定例として引き継がれると、集まること自体が目的になっていきます。

調査でも「議題が不明瞭」が無駄と感じる理由の2位に入っていました。参加者の意識ではなく、会議の設計に原因があると考えるほうが打ち手が見つかります。

Q. 無駄な会議を減らすために、まず何から始めればいいですか？

予定表を1か月分見返して、会議名・頻度・所要時間・参加人数を書き出すことから始めてください。総量が見えないと、どれを削るかの判断ができません。

書き出したあとは、本記事の判定軸に当てはめて「やめる・縮める・形式を変える」に振り分けます。迷った会議は「縮める」から試すと失敗しにくいでしょう。

Q. 自分に会議をやめる権限がない場合はどうすればいいですか？

廃止を提案するのではなく、頻度と目的の相談として持ち込む方法があります。判断は相手に残したまま選択肢を増やす形になるので、受け入れられやすくなります。

その際は、実際に数えた会議時間を材料として添えてください。上の立場の人のほうが会議を無駄だと感じている割合が高いという調査結果もあり、相談自体が歓迎されることもあります。

Q. 情報共有だけの会議はすべてやめてしまってよいのでしょうか？

一律にやめる判断はおすすめしません。共有には周知・認識合わせ・相談のきっかけという違いがあり、後の2つは会話の場を残したほうがうまく回ります。

判断の目安は「読めば済むか」です。読めば済む内容は文書や録画に置き換え、読んでも不安が残る内容は短い会議として残すとよいでしょう。

Q. 会議を減らしたのに忙しさが変わらないのはなぜですか？

決まったことが実行に移されず、確認や説明のやり取りが残っているためだと考えられます。会議の回数と、決定事項が届く仕組みは別の問題です。

議事録の共有が遅れていないか、担当者と期限が記録に残っているかを確かめてみてください。記録の担い方を見直すほうが、会議の本数を削るより効く場合があります。

まとめ｜無駄な会議は「判定 → 振り分け → 伝え方」の順で減らせる

本記事では、無駄な会議を見分ける判定軸と、やめる・縮める・形式を変えるへの振り分け手順を解説しました。あわせて、関係者への切り出し方も紹介しました。

無駄な会議は長さでは決まりません。決まらない・実行されないという状態を、判定軸で言葉にすることが第一歩です。

そのうえで予定表を棚卸しし、判断を相手に残した言い方で相談すれば、権限がなくても動かせる余地は出てきます。

そして会議を減らしたあとに残るのが、決定事項が実行に移されないという層のムダです。ここは議事録を誰か1人が抱えている限り消えません。

記録と共有を自動化できれば、議事録係という役割そのものを置かなくて済むようになります。会議のあとに残る作業から手を離したい方は、こうした仕組みも選択肢に入れてみてください。

まずは、気になっている会議を1つ選んで判定軸に当ててみるところから始めてみてはいかがでしょうか。