学校・大学・教育現場向けのナレッジマネジメントツール9選｜活用事例も

学校・大学・教育現場では、行事の段取りや保護者対応の判断、校務分掌（教務や生徒指導などの担当業務）の申し送りといった知識が、異動や退職のたびに引き継がれず、後任者が毎年同じ準備を一からやり直すケースが少なくありません。

こうした知識を学校に残し、担当者が代わっても探して使えるようにするのが、ナレッジマネジメントツールです。

そこで本記事では、ナレッジマネジメントツール「Rimo ナレッジAI」を開発しているRimo合同会社のメンバーである金城が、学校・大学・教育現場で使えるツールを紹介します。

【本記事でわかること】

• 学校・大学で使えるナレッジマネジメントツール9つの特徴と料金

• ツールを選ぶときに確認したい7つのポイント

• 校務支援システムとの違い

• 行事の引き継ぎや職員会議の記録など、学校での具体的な使い方

• 実際に導入した学校・大学の事例

• 予算や個人情報など、導入前によくある疑問への答え

なかでも、職員会議の記録や校内の資料をまとめて探せるようにし、担当者が代わっても欲しい情報にたどり着ける環境を整えたい学校・法人には「Rimo ナレッジAI」がおすすめです。

校内の資料や会議記録を横断して検索し、チャット形式で知りたい情報を確認できます。公開範囲を組織全体・部署・個人の単位で分けられるため、管理職だけが見る資料と全教職員向けの資料を分けたまま使えます。

無料トライアルも用意されているため、まずは自校にある資料で、目的の情報を探しやすくなるか試してみてください。

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【比較表】学校・大学・教育現場向けのナレッジマネジメントツールおすすめ9選

ここでは、学校・大学・教育現場におすすめのナレッジマネジメントツール9選を紹介します。

学校・教育現場に限らず、幅広い製品から比較したい場合は、ナレッジ共有ツール16選の比較記事を参照してください。

以下で、各ツールの特徴と料金を詳しく紹介します。

1.『Rimo ナレッジAI』｜校内資料や会議記録をまとめて検索し、AIが根拠つきで答える

『Rimo ナレッジAI』は、Rimo合同会社が提供するAIエージェントです。職員会議の記録だけでなく、校内規程、分掌の資料、過去の通知文、研修資料などを取り込み、チャット形式で質問しながら横断的に情報を探せます。

Excel・Word・PowerPoint・PDFに対応し、SharePoint・Google Drive・Box・Slack・Teams・Gmail・Outlookとの連携にも対応しています。

▼活用イメージ

部署単位・個人単位で設定した共有範囲は、AIが参照する範囲にも適用されます。

たとえば、管理職だけに公開している資料は、ほかの教職員がAIに質問しても回答の参照元になりません。校内にある情報をまとめて探せるようにしながら、資料ごとの公開範囲を維持できます。

また、既存資料の検索だけでなく、AIインタビューによる知識の取り込みや資料の下書き作成にも対応しています。異動や退職を控えた教職員が持つ段取りを学校に残したい場合や、会議・研修の記録を後任者が探して使える状態にしたい学校・法人に適したサービスです。

【料金プラン】

• チームプラン：6,000円／人・月（税抜・月払い、1名から契約可、AI議事録「Rimo」も利用可）

• 法人プラン：月5万円〜（税抜・月払い、人数無制限、初期設定・活用設計の専任サポート付き）

• 無料トライアルあり

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2.『Google Workspace for Education』｜すでに配られている環境を追加費用なしで使う

出典：Google Workspace for Education スタートガイド

『Google Workspace for Education』は、Googleが教育機関向けに提供するサービスです。Education Fundamentalsは、所定の要件を満たす教育機関であれば無料で利用でき、組織全体で100TBのストレージを共有します。

共有ドライブに学年や校務分掌ごとの資料を集め、Googleサイトで校内ポータルを作れば、情報共有の土台を整えられます。すでにGoogleの環境を使っており、新たな費用をかけずに情報を集めたい学校におすすめです。

【料金プラン】

• Education Fundamentals：料金なし

• Education Plus：1ユーザーあたり年額720円

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Google Workspaceの評判・口コミ」

3.『Office 365 A1』｜Teamsのチャネルを学年・分掌ごとに分けて情報をまとめられる

出典：教育向け Microsoft 365

『Office 365 A1』は、Microsoftが対象の教育機関に無償で提供しているプランです。Web版のWord・Excel・PowerPoint・OneNoteとTeamsなどを使えます。

Teamsで学年・教科・校務分掌ごとにチャネル（話題ごとの部屋）を分けると、日々の連絡と関連ファイルを同じ場所にまとめられます。すでにMicrosoftの環境を使っている学校なら、追加の費用をかけずに始められるのがメリットです。

ただし、Teamsはやり取りが次々に流れていくチャットが中心のため、あとから過去の決定や経緯を探すのは得意ではありません。引き継ぎに残したい情報は、OneNoteやファイルとして別にまとめておくと、後任者が探しやすくなります。

なお、Office 365 A1には、パソコンにインストールして使うデスクトップ版のアプリは含まれません。デスクトップ版を使いたい場合は、上位プランのMicrosoft 365 A3・A5を検討してください。

【料金プラン】

• Office 365 A1：無償（対象の教育機関）

• Microsoft 365 A3・A5：デスクトップ版のアプリ、セキュリティ、デバイス管理の機能を追加した上位プラン

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Microsoft 365（旧Office 365）の評判・口コミ」

4.『Notion』｜分掌ごとの引き継ぎ台帳を自校の形で作れる

出典：Notion

『Notion』は、ページとデータベースを組み合わせて情報を整理できるツールです。分掌ごとの引き継ぎ台帳や、年間行事の準備チェックリストなどを、自校の運用に合わせて設計できます。

決まった形式に合わせるのではなく、学校ごとの業務に合わせて情報の残し方を作れる点が特徴です。ICTに詳しい教職員がおり、分掌ごとの引き継ぎ方法を自校で作り込みたい学校に向いています。

一方で、自由度が高い分、最初に仕組みを設計する担当者が欠かせません。その担当者が異動すると運用やページ構成が崩れやすいため、「特定の教職員しか仕組みを直せない状態」にしないことが重要です。

なお、教育機関向けのNotion for Educationは、大学・カレッジの学生・教職員が1人で使うワークスペースを無料にするもので、小中高は対象外です。学校として複数の教職員で使う場合は、通常の料金プランが前提になります。

【料金プラン】

• フリー：0円

• プラス：1,650円／メンバー月

• ビジネス：3,150円／メンバー月

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Notionの評判・口コミ」

5.『NotePM』｜書き手は数人、読む人は全教職員という使い方に合う

出典：NotePM

『NotePM』は、社内Wiki型のナレッジ共有ツールです。ページに書かれた内容だけでなく、WordやPDFなどの添付ファイルの中身まで全文検索できます。

プラン10では、編集ユーザー10名に対して閲覧ユーザー30名を利用でき、閲覧ユーザーは編集ユーザーの3倍まで追加費用なしで追加できます。そのため、分掌の担当者など数人が情報を書き、ほかの教職員は検索して読むという運用と相性が良いツールです。

全員に記事を書いてもらう運用ではなく、情報を残す担当者を絞りたい学校に向いています。

【料金プラン】

• プラン10：月額5,400円（税抜）

• 編集ユーザー：10名

• 閲覧ユーザー：30名

• ストレージ：100GB

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「NotePMの評判・口コミ」

6.『Confluence』｜学年・分掌ごとに区画を分け、閲覧できる人を決められる

出典：Confluence

『Confluence』は、スペース単位で情報を分けて蓄積できるツールです。スペースごとに閲覧・編集権限を設定できるため、学年や分掌によって見られる情報を分けられます。

たとえば、全教職員が閲覧する資料とは別に、児童生徒に関わる記録を管理職や学年主任だけが閲覧する形に分けられます。情報の公開範囲を分掌・学年ごとに厳密に分けたい学校に適したツールです。

また、アトラシアンは小学校から大学までの教育機関と教育委員会を対象にアカデミックライセンスを用意しています。ConfluenceのStandard・Premium・Enterpriseは定価の75%引きで利用できるため、学校や大学は割引価格でクラウド版を使えます。

【料金プラン】

• Free：0円（10ユーザーまで、ファイルストレージ2GB）

• Standard：1ユーザーあたり月額1,050円（月払い・100ユーザーまで）

• Premium：1ユーザーあたり月額2,070円（月払い・100ユーザーまで）

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Confluenceの評判・口コミ」

7.『Kibela』｜5名まで無料で、1つの分掌から試せる

出典：Kibela

『Kibela』は、組織内の情報やノウハウを蓄積・共有するためのツールです。コミュニティプランでは5名まで無料で利用できるため、全校導入の前に1つの分掌や学年で試す使い方に向いています。

ライトでは編集25名に加えて閲覧のみ75名、スタンダードでは閲覧者200名まで無料で利用できます。情報を書く教職員を絞り、ほかの教職員は閲覧を中心にする運用なら、編集ユーザーの人数を抑えたまま、全教職員に情報を届けられるのが利点です。

また、小学校から大学・専門学校までの教育機関が授業や研究、部活動などに使う場合は、申請すると無料で利用できます（AI関連機能は対象外）。

【料金プラン】

• コミュニティ：無料（5人まで、グループ4つ、1人あたり1GB）

• ライト：500円／人・月（編集25名＋閲覧のみ75名）

• スタンダード：800円／人・月（編集50名＋閲覧者200名まで無料）

• エンタープライズ：1,500円／人・月

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Kibelaの評判・口コミ」

8.『サイボウズ Garoon』｜小中高が対象のアカデミックライセンスがあるグループウェア

出典：サイボウズ Garoon

『サイボウズ Garoon』は、スケジュール・施設予約・掲示板・ファイル管理・ワークフローなどをまとめて利用できるグループウェアです。サイボウズのアカデミックライセンスは、小学校・中学校・高等学校・特別支援学校なども対象です。

校内の連絡や予定、施設予約を1つの場所にまとめたい学校に向いています。掲示板やファイル管理を使えば情報共有もできますが、知識を構造化したり、蓄積した情報を横断的に探したりする用途では物足りない場合があります。

【料金プラン】

• アカデミック：月額540円／1ユーザー（税抜）

• 年額：6,480円／1ユーザー

• 10ユーザーから利用

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Garoonの評判・口コミ」

9.『kintone』｜引き継ぎ記録や対応ログを自校仕様のアプリにできる

出典：kintone

『kintone』は、プログラミングなしで業務用のアプリを作れるツールです。分掌の引き継ぎ記録、保護者対応ログ、備品管理など、学校ごとに異なる業務を自校仕様のアプリとして形にできます。

既成のツールの使い方に学校側を合わせるのではなく、自校の業務に合わせて記録項目や管理方法を作りたい場合に向いています。引き継ぎ記録を学校のアカウントに蓄積していけば、担当者が異動しても後任者が過去の記録を確認しやすくなるでしょう。

一方で、作成したアプリを維持する担当者を置かなければなりません。自校仕様に作り込むほど、年度替わりや担当変更後に誰が管理するのかもあわせて決めておきましょう。

【料金プラン】

• アカデミック ライト：月額600円／1ユーザー（税抜）

• アカデミック スタンダード：月額1,080円／1ユーザー（税抜）

• 10ユーザーから利用

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「kintoneの評判・口コミ」

学校・大学・教育現場向けのナレッジマネジメントツールを選ぶ際の7つの基準

学校・大学・教育現場向けのナレッジマネジメントツールは、機能の多さだけで選ぶのではなく、予算やセキュリティ、年度替わりの運用まで含めて確認しましょう。

特に確認したいのは、次の7つです。

• 教育機関向けの無償・割引プランがあるか

• 文部科学省・総務省が求めるセキュリティ基準を満たせるか

• 異動や入れ替わりがあっても、アカウントの追加・変更をまとめて処理できるか

• Google WorkspaceやMicrosoft 365など、既存のツールと連携できるか

• 書く時間をかけなくても貯まり、探せば出てくるか

• スマートフォンやタブレットからも使えるか

• 契約を見直すときに、データを取り出して移せるか

教育機関向けの無償・割引プランがあるか

学校・大学・教育現場で使うなら、教育機関向けの無償プランや割引があるツールから選ぶと、費用を大きく抑えられます。公立学校では学校単独で有料サービスを契約する予算がないことも多く、費用をかけずに使えるかどうかが、導入できるかを左右するためです。

本記事で紹介したツールの教育機関向けの料金は、次の3つに分かれます。

• 教育機関であれば無料で利用できる：Google Workspace for Education Fundamentals、Office 365 A1

• 教育機関向けの割引・無料制度がある：サイボウズ Garoon、kintone（アカデミックライセンス）、Confluence（Standard・Premium・Enterpriseが75%割引）、Kibela（授業・研究・部活動などでの利用は申請で無料）

• 教育機関向けの料金が公開されていない、または対象が限られる：Rimo ナレッジAI（無料トライアルあり）、NotePM、Notion（大学・カレッジの学生・教職員が1人で使うプランのみ）

ただし、割引の対象は製品やプランによって異なります。候補を絞ったら、各社の料金ページやアカデミックライセンスの条件を開き、自校が使いたいプランまで対象になっているか確認してください。

また、NotePMやKibelaのように、閲覧だけのユーザーを無料枠に含められるツールもあります。情報を書く教職員と読む教職員を分ければ、全教職員分の料金がかからない点はメリットです。

無料プランから始める場合は、料金だけでなく、ストレージの上限やサポートの範囲も確認しておきましょう。

文部科学省・総務省が求めるセキュリティ基準を満たせるか

公立学校で使うクラウドサービスは、文部科学省のガイドラインを参考に自治体が定めた教育情報セキュリティポリシーに沿って選ぶことになります。私立学校や大学でも、国が示す基準はツールを選ぶ目安です。

学校が使うナレッジマネジメントツールには、保護者対応の記録や校内規程など、外に出せない情報を預けることになります。特に2026年10月時点では、国内の企業や団体で不正アクセスによる個人情報などの漏えいが相次いでおり、各機関から注意喚起が出されています。

参考：国家サイバー統括室「不正アクセスによる漏えい等の事案を踏まえた各機関による注意喚起等について」

だからこそ、校内の情報をツールに預ける前に、国の基準に沿ったセキュリティ機能があるかを確かめておきましょう。

文部科学省の「教育情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」では、クラウド上で重要な情報を扱う場合、多要素認証（パスワードに加えて別の方法でも本人を確認する仕組み）を含む強固なアクセス制御を求めています。あわせて、教職員が職務上必要な情報にだけアクセスできるよう権限を設定することや、学校が許可していないクラウドサービスや個人アカウントを業務に使わないことも示されています。

また、総務省の「教育クラウド調達ガイドブック」では、第三者認証などでセキュリティ水準が担保されたクラウドサービスは、一定水準のセキュリティ機能を基本機能として備えていると整理しています。

これらの基準を踏まえると、ツールを選ぶ際は次の点を確認するのがおすすめです。

• 多要素認証やIPアドレス制限（決められた場所からしか接続できないようにする設定）に対応しているか

• 学年・校務分掌・管理職など、閲覧できる範囲を細かく分けられるか

• ISO27001などの第三者認証を取得しているか

• データを日本の法令が適用される環境で保管・運用しているか

• 個人ではなく、学校や教育委員会が契約する形で導入できるか

閲覧できる範囲を分けられないツールでは、安全のために機微な情報を入れない運用になりやすく、本来引き継ぎたい保護者対応の判断なども残せません。

Rimo ナレッジAIなら、多要素認証・IPアドレス制限・SAML/OIDC形式のシングルサインオンに対応し、ISO27001・ISO27017も取得しています。

公開範囲は組織全体・部署単位・特定の個人のみで設定でき、AIが回答に使う資料も、質問した人が閲覧できる範囲に限られます。管理職だけに公開した資料を入れても、ほかの教職員の質問への回答には使われません。

異動や入れ替わりがあっても、アカウントの追加・変更をまとめて処理できるか

公立学校では、毎年3〜4月に定期の人事異動があり、多くの教職員が一度に入れ替わります。私立学校や大学でも、年度替わりには採用・退職・部署の異動が集中します。

そのたびにアカウントを1件ずつ作成・停止していると、情報担当の教職員に大きな負担がかかる点に注意しましょう。次の点を確認しておくと、年度替わりの作業を減らせます。

• CSVファイルなどで、アカウントの登録・変更・停止をまとめて処理できるか

• シングルサインオン（1つのIDとパスワードで複数のサービスにログインできる仕組み）に対応しているか

• アカウントを停止したあとも、その人が作った資料が学校側に残るか

特に、個人のアカウントにひもづけて資料を保存するツールでは、異動や退職でアカウントを消した際に資料まで失われることがあります。資料を学校や組織の持ち物として管理できるかを導入前に確かめておきましょう。

Google WorkspaceやMicrosoft 365など、既存のツールと連携できるか

学校では、すでにGoogle WorkspaceやMicrosoft 365を使っているところが多くあります。ナレッジマネジメントツールがこれらと連携できないと、資料を別の場所へ移し替える手間がかかり、置き場所も二重になってしまいます。

導入前に、次の点を確認しておきましょう。

• GoogleアカウントやMicrosoftアカウントでログインできるか

• Google DriveやSharePointに保存した資料を、そのまま読み込めるか

• TeamsやSlackでのやり取りも検索の対象にできるか

なお、学校のネットワークや端末の設定によっては、外部サービスとの連携が制限されている場合があります。連携を前提に選ぶときは、学校の情報担当者や教育委員会にも確認しておくと安心です。

Rimo ナレッジAIなら、Google Drive・SharePoint・Boxの資料や、Teams・Slack・Gmail・Outlookのやり取りと連携し、まとめて検索できます。

書く時間をかけなくても貯まり、探せば出てくるか

学校の教職員は、日々の業務に追われ、ナレッジを書き残す時間を取りにくい状況にあります。

文部科学省の「教員勤務実態調査（令和4年度）の集計（確定値）」によると、教諭の平日1日あたりの在校等時間は、小学校で10時間45分、中学校で11時間1分です。事務職員や大学・法人の職員も、年度替わりや行事の前後には業務が集中します。

長時間労働が多い学校現場において、手順書やマニュアルを一から書かなければ貯まらないツールでは、使われなくなるおそれがあります。

そこで次の点を確認しておきましょう。

• 会議の録音や、すでにある資料のファイルを取り込むだけで情報が貯まるか

• フォルダを細かく整理しなくても、欲しい情報を検索で探し出せるか

• 「去年の運動会は、雨天時にどう対応した？」のように、話し言葉で質問して答えを得られるか

書く手間を減らせるツールを選べば、忙しい時期でもナレッジが自然に貯まり、使いたいときに探せる状態を保てます。

Rimo ナレッジAIなら、Excel・Word・PowerPoint・PDFの既存資料を取り込むだけで検索の対象になります。書き残す時間が取れない段取りも、AIインタビューで聞き取って文章にできる点も強みです。

スマートフォンやタブレットからも使えるか

教職員は、授業や部活動、校外学習や行事の引率など、職員室を離れて過ごす時間も長くあります。文部科学省の「GIGAスクール構想の下での校務DXについて」でも、校務処理の多くが職員室に限られ、働き方の選択肢が少ないことが課題として挙げられています。

パソコンの前に座らないと使えないツールでは、知りたい情報をその場で確かめられません。したがって、次の点を確認しておきましょう。

• 専用アプリがあるか、スマートフォンのブラウザでも見やすく表示されるか

• 校外や自宅からでも、学校が認めた方法で安全にアクセスできるか

契約を見直すときに、データを取り出して移せるか

学校や自治体では、ツールの契約を年度単位で見直したり、入札によって別のサービスに切り替えたりすることがあります。そのときに蓄積したナレッジを取り出せないと、一から貯め直すことになりかねません。

文部科学省の「教育情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」でも、サービスを提供する事業者を変更する際のデータの移行方法について、契約の段階で確認し、合意しておく必要があると示されています。

導入前に、次の点を確認しておきましょう。

• 登録した資料や記録を、ファイルなどの形でまとめて書き出せるか

• 契約を終えたあと、データがどのように扱われるか（返却・削除の方法や時期）

校務支援システムを導入していても、学校・大学・教育現場にナレッジマネジメントツールが必要な理由

校務支援システムを導入していても、ナレッジマネジメントツールは別に必要です。2つは、管理する情報と使う目的が異なるためです。

文部科学省の「統合型校務支援システムの導入のための手引き」では、校務支援システムを、教務系（成績処理・出欠管理・時数管理など）、保健系（健康診断票・保健室来室管理など）、学籍系（指導要録など）、学校事務系の機能をまとめたシステムとしています。

一方、ナレッジマネジメントツールは、業務の手順や判断の経緯といった教職員の知識を集め、誰もが探して使えるようにするためのツールです。

2つの違いは、次のとおりです。

校務支援システムでは成績や出欠などの記録は管理できますが、「なぜその対応にしたのか」「行事で何に注意したのか」といった判断や経緯を、後任者が探せる形で残すのは得意ではありません。

こうした知識は担当者の記憶や個人フォルダにとどまりやすく、異動や退職のたびに失われます。

そのため、記録は校務支援システムで管理し、判断や経緯はナレッジマネジメントツールに残すという役割分担で、2つを併用するのがおすすめです。

学校・大学・教育現場でナレッジマネジメントツールを導入して得られる効果

学校・大学・教育現場でナレッジマネジメントツールを導入すると、主に次のような効果が得られます。

効果の出方は、学校ごとの業務や運用によって異なります。まずは試用し、自校のどの作業が変わるのかを確かめてから本格的に導入しましょう。

ナレッジマネジメントツールの学校・大学・教育現場での活用シーン8選

ここでは、ナレッジマネジメントツールである「Rimo ナレッジAI」を使った学校・大学・教育現場での活用シーンを紹介します。

• 前任者しか知らない行事の段取りをその場で調べる

• 行事の配置図や反省用紙に手書きされた修正まで、次の担当者が探せるようにする

• 保護者対応の判断基準を過去の記録から確認する

• 職員会議で決まったことを、あとから検索できるようにする

• 退職前のベテラン教員の段取りをAIインタビューで残す

• 教育委員会へ出す通知文や報告書の下書きを、過去の文書と同じ形式で作る

• 監査や調査のヒアリング記録を、根拠として残す

• 大学や法人本部で、学部・事務局をまたぐ照会に根拠つきで答える

前任者しか知らない行事の段取りをその場で調べる

学校・大学・教育現場では行事の担当を引き継いだものの、前任者はすでに異動しており、引き継ぐべき資料が個人フォルダに残ったまま見つからないことがあります。

仮に資料が見つかっても、「どの順番で準備したのか」「前年は何に注意したのか」まではわからない場合があります。

そこでRimo ナレッジAIに過去の行事記録、当日の進行表、反省会の議事録などを取り込んでおけば、複数の資料を横断して探し、参照した資料とともに回答を確認可能です。

たとえば、次のように質問します。

• 「昨年の体育祭で、雨天時の判断はいつ誰が決めた？」

• 「体育祭の1か月前までに終わらせていた準備を教えて」

• 「昨年度の反省会で、次年度に改善すると決まった点は？」

▼前年の資料を1つずつ開かなくても、行事の段取りや判断の経緯を質問して確認する

担当になった初日から前年の進め方をたどれるため、前任者がいなくても準備の優先順位を判断しやすくなります。

行事の配置図や反省用紙に手書きされた修正まで、次の担当者が探せるようにする

行事の会場配置図や反省会の記入用紙には、前任者が赤ペンで書き込んだ修正が残っていることがあります。

「救護テントは日陰に移す」「放送席の電源はどこから取る」といった実務の工夫ほど清書された資料には反映されず、紙の書き込みのまま個人の引き出しに眠りがちです。

配置図や記入用紙をスキャンしてRimo ナレッジAIに取り込んでおけば、手書きの書き込みも読み取って回答し、参照した資料もあわせて確認できます。

たとえば、次のように質問します。

• 「昨年の体育祭の配置図で、救護テントは次年度どこに移すことになっていた？手書きの修正も含めて教えて」

• 「放送席の電源はどこから取ればいい？」

• 「反省記入用紙に書かれていた救護係の意見を教えて」

▼紙の配置図に書き込まれた修正を、質問して確認する

これにより、前任者の書き込みを探して紙の束をめくる手間がなくなります。前年の反省を踏まえた会場作りから、準備を始められます。

保護者対応の判断基準を過去の記録から確認する

保護者から申し出を受けた際、過去にも似た内容があったはずなのに、そのとき学校としてどう判断し、どう回答したのかが残っていないケースがあります。担当者や管理職が代わると、以前と異なる対応になることがあるため、注意しましょう。

児童生徒や保護者の氏名を除いた対応の記録や判断基準を、Rimo ナレッジAIの管理職だけが閲覧できる範囲に残しておけば、公開範囲を分けたまま過去の対応方針を確認できます。

たとえば、次のように質問します。

• 「部活動の練習時間についての保護者の申し出では、管理職へ報告する基準はどうなっている？」

• 「過去に同じ内容の申し出があったとき、学校としてどのように回答した？」

• 「これまでの対応で、回答前に確認していた項目を教えて」

▼個人情報を入れずに、過去の対応方針や判断手順を確認する

担当者が代わっても過去の考え方を参照できるため、学校としての回答がぶれにくくなります。毎回ゼロから判断を組み立てる負担も減らせます。

職員会議で決まったことを、あとから検索できるようにする

職員会議の議事録を保存していても、「いつ決まったのか」がわからず、複数のファイルを開いて探し直すこともあるでしょう。議事録が残っていても、見返して活用できるとは限りません。

職員会議の議事録をRimo ナレッジAIに取り込んでおけば、会議名や開催日を覚えていなくても、普段使う言葉で質問して過去の決定事項と決定の理由を確認できます。

たとえば、次のように質問します。

• 「今年度、校外学習の引率体制について決まったことを教えて」

• 「タブレットの持ち帰りルールは、どの会議でどう決まった？」

• 「4月以降の職員会議で、保護者への連絡方法について変更された点は？」

▼会議名や開催日を覚えていなくても、知りたい内容から過去の決定事項を探す

これにより、会議で決まったことが、その場にいた教職員の記憶だけに依存しなくなります。異動後に着任した教職員も、過去の経緯を自分でたどりやすくなります。

退職前のベテラン教員の段取りをAIインタビューで残す

定年退職を迎える教員が、長年担当してきた行事や分掌の段取りを頭の中に持っていても、本人に一からマニュアルを書いてもらう時間を確保できないことがあります。

Rimo ナレッジAIでは、AIインタビューで質問を重ねながら経験や判断基準を引き出し、文章として残せます。既存資料の検索だけでなく、教職員の頭の中にある知識を学校に蓄積する用途にも使用可能です。

たとえば、次のような内容を聞き出します。

• 「この行事で、毎年最初に確認していることは？」

• 「マニュアルには書いていないけれど、失敗しやすいポイントは？」

• 「予定どおり進まないときは、何を基準に優先順位を変えている？」

▼AIインタビューで残した記録から、マニュアルにない失敗しやすいポイントを引き出す

退職する教員に大きな文書作成の負担をかけず、長年の経験を学校の知識として残せます。残した記録は、後任者が質問すればその場で引き出せます。

教育委員会へ出す通知文や報告書の下書きを、過去の文書と同じ形式で作る

教育委員会などへの提出物は、テンプレートを活用して作成することもあるでしょう。しかし、前年の文書がどこに保存されているかわからず、毎回探したり、一から書き直したりしているケースがあります。

過去の通知文、報告書、調査回答などをRimo ナレッジAIに取り込んでおけば、過去の文書を参照しながら同じ構成や形式を踏襲した下書きを作れます。

たとえば、次のように依頼しましょう。

• 「昨年度の学校評価報告書と同じ構成で、今年度の下書きを作って」

• 「過去の教育委員会向け通知文の書き方に合わせて、今回の案を作って」

• 「昨年度の調査回答を参照して、今年度更新が必要な部分を整理して」

▼過去の文書を探して形式を写す作業を減らし、内容の確認から始める

ゼロから文章の形式を整える時間が減り、その分を今年度の内容や数値が正しいかを確認する時間に回しやすくなります。

監査や調査のヒアリング記録を、根拠として残す

学校法人での内部監査や外部調査などのヒアリングでは、聞き取った内容を正確に残す必要があります。記録の精度を確かめるために録音を何度も聞き直すと、議事録作成や確認に時間がかかるでしょう。

ヒアリング記録や過去の監査記録、改善報告書をRimo ナレッジAIに取り込んでおけば、「誰が何を話したのか」「前回から何が変わったのか」を、根拠となる記録とあわせて確認できます。

たとえば、次のように確認しましょう。

• 「前回の監査と今回で、指摘内容が変わった点は？」

• 「担当者が現状の課題として挙げた内容を、発言の根拠つきで教えて」

• 「今回のヒアリングで、改善を求められた項目を整理して」

▼前回と今回の監査記録を並べ、指摘内容の変化を整理

監査のたびに過去の記録を読み返す手間が減り、改善すべき項目の確認に時間を回せます。

大学や法人本部で、学部・事務局をまたぐ照会に根拠つきで答える

大学や学校法人では、学内規程、各種要項、過去の照会回答などが学部や事務局ごとに分かれていることがあります。問い合わせを受けるたびに「どの部署が担当なのか」を探し、担当部署へ確認していると回答までに時間がかかるでしょう。

Rimo ナレッジAIに規程・要項・過去の回答を取り込めば、複数の部署に分かれた情報を横断して探し、根拠となる資料を示しながら回答を確認できます。

部署単位で公開範囲を分けたまま運用することも可能です。

たとえば、次のように質問します。

• 「研究費の申請期限について、最新の規程と過去の案内をもとに教えて」

• 「この申請はどの部署が担当し、必要な書類は何？」

• 「過去に同じ内容の照会があったとき、どの規程を根拠に回答していた？」

▼学部や事務局ごとに分かれた資料をまたいで、回答と根拠をまとめて確認する

問い合わせのたらい回しを減らし、担当者が代わっても同じ根拠をもとに回答しやすくなります。

学校・大学・教育現場でのナレッジマネジメントツールの導入事例

ここでは、ナレッジマネジメントツールを使って、校内の情報共有や引き継ぎを進めた教育機関の事例を紹介します。

• 埼玉大学教育学部附属小学校｜kintoneで教職員間と保護者との情報共有を進め、年間587時間を削減

• 芝浦工業大学｜Notionで業務依頼と申請様式を集約し、全学部の約700名が利用

埼玉大学教育学部附属小学校｜kintoneで教職員間と保護者との情報共有を進め、年間587時間を削減

出典：kintone「埼玉大学教育学部附属小学校」

埼玉大学教育学部附属小学校には、教職員全員が集まる職員室がなく、全校での情報共有が課題でした。

職員会議は2週間に一度、放課後に開かれ、4時間かかることもありました。会議の時間は短くしたい一方で、決定までの経緯を共有したり、会議録を業務の引き継ぎに生かしたりしたいという思いがありました。

そこで、ナレッジマネジメントツールのkintoneで「学校日誌アプリ」と「行事管理アプリ」を作成し、学年や担当校務ごとにやり取りのスペースを用意して、会議の議事録を共有しました。

その結果、印刷や配布、集計作業、連絡対応などにかかる時間を年間587時間、印刷費用を年間18万9,000円削減しています。

成功のポイントは、まず教職員同士の情報共有に使えるアプリから作り、校内でメリットを感じてもらってから保護者向けへ広げたことです。1つの分掌や学年から試して効果を示すと、全校へ広げやすくなります。

芝浦工業大学｜Notionで業務依頼と申請様式を集約し、全学部の約700名が利用

出典：Notion「芝浦工業大学」

芝浦工業大学では、職員から教員への業務依頼が、メールやチャット、学内システムなど発信者によってばらばらでした。教員が申請する際も、担当部署がわからず、見当をつけて問い合わせてもたらい回しにされることがありました。

そこで、依頼の発信ツールをNotionに一元化し、教員が自分宛ての依頼をまとめて確認できる「マイページ」を作成しました。あわせて、申請の制度を集約した「申請様式集」をNotionのWiki機能で整えた点も工夫の1つです。

1学部から試験的に導入したNotionは、現在、全学部で約700名の専任教職員が利用しています。職員の対応記録もデータベースに蓄積されるため、過去の事例を参照しやすくなり、後任者への引き継ぎも容易になったとされています。

成功のポイントは、1学部で試してから全学へ広げたことと、「どこに聞けば良いか」を探す手間そのものを減らしたことです。学部や事務局をまたぐ照会が多い大学・法人本部で、参考にしやすい事例です。

学校・大学・教育現場のナレッジマネジメントツールに関するよくある質問

ここでは、ツールを比較する際の判断基準ではなく、導入前につまずきやすい不安や疑問に答えます。

• 児童生徒の個人情報をナレッジマネジメントツールに入れても良いですか？

• 予算がなくても始められますか？

• 校務支援システムを入れ替えなくても導入できますか？

• ICTが苦手な教職員でも使えますか？

児童生徒の個人情報をナレッジマネジメントツールに入れても良いですか？

原則として、氏名や成績など、児童生徒を特定できる情報は入れず、校務の判断基準や手順、段取りに限って蓄積する運用がおすすめです。

たとえば、保護者対応のナレッジを残す場合も、「誰からどのような申し出があったか」という個別記録ではなく、「この種類の申し出では、何を確認してから管理職へ報告するか」といった判断手順を残します。

児童生徒の個人情報をツールへ入れる場合は、学校だけで判断しないでください。公立学校なら自治体のセキュリティポリシーと教育委員会の確認、私立学校や大学なら法人の個人情報保護の規程と担当部署の確認が必要です。

参考：文部科学省「教育情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」

予算がなくても始められますか？

予算がない段階でも、無料で使えるツールや無料トライアルを使えば、費用をかけずに始められます。たとえば、Rimo ナレッジAIには無料トライアルがあり、Google Workspace for Education FundamentalsやOffice 365 A1は、対象の教育機関であれば無料で利用できます。

本格的に導入するための予算を確保したい場合は、次の順番で進めると導入する理由を説明しやすくなるでしょう。

1. 無料で使える範囲で試す

2. 導入前後で何が変わったかを記録する

3. その記録を材料に予算を要求する

たとえば、「前任者への確認が何回減ったか」「過去資料を探す時間がどう変わったか」など、自校で確認できた変化を残しておくと、導入を求めるときの根拠になります。

予算を要求する時期や手続きは、公立学校なら自治体、私立学校や大学なら学校法人ごとに異なります。試用を始める前に自校の予算要求の時期を確認し、そこから逆算して試用期間を決めましょう。

校務支援システムを入れ替えなくても導入できますか？

校務支援システムはそのままで導入できます。成績や出欠などの記録は校務支援システムで管理し、行事の段取りや判断の経緯はナレッジマネジメントツールに残す形がおすすめです。

ICTが苦手な教職員でも使えますか？

普段使う言葉で質問すると答えが返ってくるツールであれば、新しい操作を一から覚える負担を抑えられます。

また、最初から全校で一斉に使い始めなくても構いません。まずは1つの分掌や学年から始め、教職員が無理なく使えるかを確かめてから対象を広げましょう。

学校・大学・教育現場向けのナレッジマネジメントツールならRimo ナレッジAI

本記事では、学校・大学・教育現場向けのナレッジマネジメントツール9選の特徴と料金、選び方、校務支援システムとの違い、活用シーンと導入事例を紹介しました。

なかでも、職員会議の記録や校内資料を横断して探し、担当者が代わっても目的の情報へたどり着ける状態を作りたい学校・法人には「Rimo ナレッジAI」がおすすめです。

資料ごとの閲覧権限はAIが参照する範囲にも適用されるため、公開範囲を分けたまま、学校に残った知識を後任者が質問して引き出せます。

【料金プラン】

• チームプラン：6,000円／人・月（税抜・月払い、1名から契約可）

• 法人プラン：月5万円〜（税抜・月払い、人数無制限、専任サポート付き）

• 無料トライアルあり

異動や退職のたびに校務のノウハウが失われる状態を変えたい場合は、まず無料トライアルで、現在校内にある資料や会議記録から知りたい情報を探せるか確認してみてください。

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