【徹底比較】ナレッジ共有ツール16選！無料プラン・料金相場・選び方を解説

「特定の人にしかノウハウが集まっていて、その人に聞かないと仕事が進まない」

「ナレッジ共有ツールを導入したいけれど、種類が多くてどれを選べばいいかわからない」

こうした悩みを抱えながら、自社に合ったツールを探していませんか。

ナレッジ共有ツールとは、社内の業務マニュアルや個人のノウハウを1か所に蓄積し、必要なときに誰でも検索して再利用できるようにするツールです。

本記事では、ナレッジ共有ツールの機能と4つの種類、おすすめ16製品の比較、料金相場、5つの選び方、社内に定着させるコツを解説します。

今回紹介するなかでも、共有して蓄積したナレッジを探す手間ごと減らしたい場合は「ナレッジAI」が向いています。

ナレッジAIは、社内のマニュアルや議事録をアップロードするだけで、自社の業務ルールを踏まえて回答するAIチャットを構築できるサービスです。

無料トライアルも用意されているので、まずは気軽に使用感を試してみてください。

ナレッジ共有ツールとは｜社内の知識を蓄積・検索・活用できるツール

ナレッジ共有ツールは、マニュアルや議事録、過去の対応事例など、社内に散らばる業務知識を一元管理し、必要なときに誰もがすぐに活用できるようにするためのツールです。

メールの添付やチャットの投稿と違い、情報が流れずに残ります。全文検索やタグから目的の情報にたどり着けるため、資料を探し回る時間そのものを減らせます。

導入が広がっている背景｜人材の流動化とリモートワークの定着

ナレッジ共有ツールの導入が広がっている背景には、人材の流動化とリモートワークの定着があります。

転職が一般的になったことで、ベテラン社員の退職とともに現場のノウハウが失われるリスクが高まりました。頭のなかにあるやり方は、本人が辞めた時点で社内から消えてしまいます。

さらにリモートワークが定着し、隣の席の人にすぐ聞くやり方が成立しにくくなりました。口頭で受け渡していた知識を、仕組みとして残す必要が出てきたわけです。

ベテラン社員の頭のなかにあるやり方も、隣の席で聞ける口頭の説明も、どちらも文字や図になっていない「言葉にしにくい知識（暗黙知）」です。

暗黙知から形式知への具体的な変換方法や、属人化を防止するためのナレッジマネジメントの基本についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

関連記事：暗黙知・形式知とは？違いや変換方法、属人化を防ぐ形式知化の実践法

ナレッジに関する情報は以下の記事でも解説しています。

関連記事：ノウハウ・ナレッジの意味や違いは？共有してビジネスに活かす方法

関連記事：ナレッジ共有（ナレッジシェア）とは？属人化を防ぐ完全ガイド＆ツール12選

ナレッジ共有ツールの主な6つの機能【一覧表】

ナレッジ共有ツールの機能は製品ごとに幅がありますが、選定で比べるべき機能は6つに絞れます。

機能とできること、選定時の確認ポイントを次の表にまとめました。

このうち自社の課題に直結する機能を2つか3つに決めておくと、製品ページを見るときの判断が早くなります。

例えば「情報を書いたのに見つからない」が課題なら、2の全文検索と6のAI検索の対応範囲を先に確認してください。

ナレッジ共有ツール4つの種類と特徴

ナレッジ共有ツールは大きく4つの種類に分かれ、どれを選ぶかで導入後の使われ方が変わります。自社の課題に合った種類を先に決めておくと、製品比較で迷いません。

本章で扱う種類は次の4種類です。

• AI検索・ナレッジ活用型

• 社内Wiki・ドキュメント管理型

• FAQ・Q&A型

• グループウェア・社内SNS型

以下で各種類の特徴と代表的な製品を紹介します。

1. AI検索・ナレッジ活用型

社内資料をAIが読み込み、自然文の質問に対してAIが回答を返すタイプです。RAG（検索した資料をもとにAIが回答を組み立てる仕組み）を使い、探して読んで判断するまでの手順を短くします。

代表的な製品にはナレッジAI（Rimo）があります。

2. 社内Wiki・ドキュメント管理型

マニュアル・手順書・ナレッジ記事を体系的に整理して管理するタイプです。バージョン管理・テンプレート・全文検索が基本機能にあたり、情報を書き溜めて構造化する使い方に向きます。

代表的な製品には、NotePM・Notion・Confluence・DocBase・Kibela・Stockがあります。

関連記事：社内wikiツールおすすめ13選｜無料で始める方法と失敗しない選び方

3. FAQ・Q&A型

社員の質問と回答を蓄積し、同じ質問が繰り返される状態を防ぐタイプです。問い合わせ対応の削減に直結するため、情報システム部門や管理部門のように質問を受ける側の負担が大きい部署で効果が出ます。

投稿のハードルが低い点も特徴です。匿名で質問できたり、SlackやTeamsに投稿された内容をそのまま蓄積できたりする製品もあります。代表的な製品にはQastがあります。

4. グループウェア・社内SNS型

メール・チャット・ファイル共有ツールといった日常の業務ツールのなかでナレッジ共有を行うタイプです。すでに契約している環境をそのまま使えるため、既存契約の範囲で始められる場合があります。

一方で、情報がチャットの流れに埋もれやすく、蓄積と検索の仕組みを別に設計する必要があります。

代表的な製品は、Microsoft 365（SharePoint／Teams）・Google Workspace・kintoneなどです。

ナレッジ共有ツール16製品の比較表｜種類・料金・無料範囲を一覧で確認

ここでは、主要なナレッジ共有ツール16製品を、種類・特徴・料金・無料で使える範囲で比較します。

まず一覧表で全体をつかみ、気になった製品は次の見出しから種類別に詳細を確認してください。

料金はすべて2026年8月に各公式サイトで確認した公開価格です。

料金は改定される可能性があるため、導入前に公式サイトかサービス提供企業に確認してください。

【AI検索・ナレッジ活用型】ナレッジ共有ツールのおすすめ3選

AI検索・ナレッジ活用型は、社内資料をAIが読み込み、質問に回答するタイプです。

ここでは、16選のうち3製品を紹介します。

• ナレッジAI（Rimo）｜社内資料をAIに取り込むだけで自社専用のチャットが完成

• ChatSense｜社内に散らばる文書をAIが横断検索し出典付きで回答

• OfficeBot｜文書をアップロードするだけで出典付きの回答を返すAIチャットボット

1. ナレッジAI（Rimo）｜社内資料をAIに取り込むだけで自社専用のチャットが完成

ナレッジAIは、社内のマニュアル・議事録・FAQ・過去の対応資料をアップロードするだけで、自社の業務ルールを理解したAIチャットを構築できるサービスです。一般的なAIチャットが一般論を返すのに対し、部門ごとの進め方を踏まえた回答を返します。

例えば「先月の大口顧客への対応方針は何か」といった曖昧な質問でも、関連する資料をもとに回答が返ってきます。回答には参照元の資料が表示されるので、根拠を確認しながら使える点も特徴です。

正確なキーワードを覚えていなくても目的の知識にたどり着けるので、一部の人しか把握していなかったノウハウを誰でも引き出せる状態に変えられます。

さらに、見積りの一次回答案の作成や、競合比較と提案資料の骨子作成といったタスクの実行にも対応します。情報を探す段階で止まらず、その先の作業まで任せられる点が特徴です。

料金は月5万円からで、無料トライアルも用意しています。

蓄積した情報を探す手間ごと減らしたい方は、以下のリンクからサービス内容をチェックしてみてください。

▶ ナレッジAIのサービス詳細を見る

導入相談も承っております。

▶ ナレッジ共有に関する課題を無料で相談する 

※なお、記事をゼロから書きながら体系的なWikiを構築したい場合や、無料プランで少人数から長く使いたい場合は、社内Wiki型の製品も比較対象になります。

※ナレッジAIは2026年にサービスを開始したばかりのため、第三者レビューサイトでの評価はまだこれからです。運営会社が提供するサービス（Rimo Voice）の評判・口コミを知りたい方は、以下の記事もあわせてチェックしてみてください。

関連記事：Rimo Voiceの評判・口コミは？特長や無料トライアルの始め方も解説

2. ChatSense｜社内に散らばる文書をAIが横断検索し出典付きで回答

出典：ChatSense公式サイト

ChatSenseは、Box・SharePoint・Teamsなど社内に散らばる文書をAIが横断検索し、自然文の質問に出典付きで回答する法人向け生成AIプラットフォームです。

GraphRAGという仕組みで関連文書をたどりながら回答を組み立てるため、根拠を確認しながら使えます。

料金はスタータープランが0円（人数上限なし・クレジットカード登録不要）、ビジネスプランが1人あたり月額980円から（100万トークン/月まで定額、超過分は従量課金）で、エンタープライズプランは要見積りです。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「ChatSenseの評判・口コミ」

3. OfficeBot｜文書をアップロードするだけで出典付きの回答を返すAIチャットボット

出典：OfficeBot公式サイト

OfficeBotは、マニュアルなどの文書をアップロードするだけで、Azure OpenAI Serviceを基盤としたRAGが自然文の質問に回答する法人向けAIチャットボットです。

画像・表・OCRを含む文書読み取りに対応しており、500社以上の企業・自治体に導入されています。

料金を確認するには問い合わせが必要です。また、公式FAQでは従量課金ではなく月額固定と案内されていますが、金額は非公開でした。

比較する際は、他製品と違い無料で試せない点を踏まえて検討してください。

【良い評判】

引用：BOXIL「OfficeBotの評判・口コミ」

【社内Wiki・ドキュメント管理型】ナレッジ共有ツールのおすすめ6選

社内Wiki・ドキュメント管理型は、マニュアルや議事録を体系的に整理して管理するタイプです。

ここでは、6製品を紹介します。

• NotePM｜社内Wikiを誰でも簡単に作成・検索できる

• Notion｜ドキュメント・タスク・データベースをオールインワンで管理

• Confluence｜大規模チーム向けの社内Wiki＋Jira連携

• DocBase｜マークダウン対応のシンプルな情報共有ツール

• Kibela｜BlogとWikiの2軸でチームの知識を共有

• Stock｜ITに詳しくないチームでも使えるシンプルな情報管理

以下で詳しく解説します。

1. NotePM｜社内Wikiを誰でも簡単に作成・検索できる

出典：NotePM

NotePMは、社内Wikiに特化したナレッジ共有ツールです。マニュアルや議事録を書き溜め、全社で検索して再利用できる仕組みを備えています。WordやPDFの中身まで探せる全文検索によって資料を探す時間そのものを減らせます。

テンプレートが豊富で、ITに詳しくない社員でもマニュアルや議事録を書き始められます。

料金はプラン10が月額5,400円（税抜）で、編集10名と閲覧30名まで利用可能です。

閲覧専用ユーザーが編集ユーザーの3倍まで付く設計のため、読むだけの部署が多い企業ほど1人あたりの単価が下がるでしょう。

比較するときは、編集者数だけでなく閲覧者数と保存容量を自社の利用人数に当てはめて検討してみてください。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「NotePMの評判・口コミ」

2. Notion｜ドキュメント・タスク・データベースをオールインワンで管理

出典：Notion

Notionは、社内のマニュアルやプロジェクト資料をページとして書き溜め、検索やデータベースで探し出せるナレッジ共有ツールです。

Wiki・タスク管理・データベースを1つのツールに統合しているため、ナレッジの置き場所とプロジェクトの進行管理を分けずに済み、ツールの行き来が減ります。Notion AIを使えば社内情報のAI検索にも対応します。

一方で自由度が高い分、どこに何を置くかという運用ルールを先に決めておかないと情報が散らばる点がデメリットです。設計を担当する人を決め、ページ構造・データベース・権限のルールを先に整えられる組織であれば、強みを活かせます。

無料プランがあり、有料はプラスが1ユーザー月額2,000円、ビジネスが1ユーザー月額3,800円です。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Notionの評判・口コミ」

3. Confluence｜大規模チーム向けの社内Wiki＋Jira連携

出典：Confluence

Confluenceは、Atlassianが提供する社内Wikiツールです。マニュアルや仕様書、議事録をスペース単位で書き溜め、階層構造とキーワード検索で必要な情報を探し出せるナレッジ共有ツールとして使われています。

Jira（課題・プロジェクト管理）やTrelloとの連携にも強く、開発チームや大規模組織での導入が目立ちます。

有料プランはStandardが1ユーザーあたり月額744円、Premiumが1ユーザーあたり月額1,432円、Enterpriseは要問い合わせです（月払い表示の価格。年払いにすると最大17％割引）。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Confluenceの評判・口コミ」

4. DocBase｜マークダウン対応のシンプルな情報共有ツール

出典：DocBase

DocBaseは、Markdown記法に対応した情報共有ツールです。議事録やノウハウをMarkdownで書き溜め、キーワード検索やグループ分けで後から探し出せるナレッジ共有ツールとして使われています。

書き味の軽さを重視した設計のため、議事録やメモを残す手間があまりかかりません。

同時編集にも対応しており、グループごとにドキュメントを分けて管理できます。料金はパーソナルが月額550円（1名）、スターターが月額1,320円（3名）、ベーシックが月額4,950円（10名）、レギュラーが月額11,000円（30名）です。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「DocBaseの評判・口コミ」

5. Kibela｜BlogとWikiの2軸でチームの知識を共有

出典：Kibela

Kibelaは、気軽に書けるBlogと、体系的に貯めるWikiという2つの投稿形式を持つツールです。

日々の気づきをBlogで書き溜めながら、確定した知見はWikiに整理して残せるため、属人化しがちなノウハウを検索可能なナレッジとして蓄積できます。

書く敷居を下げる設計になっており、共有の習慣づくりから始めたい組織に向きます。

また、コミュニティプランなら5名までは費用がかかりません。有料プランはライトが1ユーザー月額550円、スタンダードが880円、エンタープライズが1,650円で、いずれも税込です。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Kibelaの評判・口コミ」

6. Stock｜ITに詳しくないチームでも使えるシンプルな情報管理

出典：Stock

Stockは、機能を絞ることで迷わず使える点を特徴にした情報管理ツールです。議事録や引き継ぎ事項を「ノート」として書き溜め、あとから検索して探し出せるナレッジ共有ツールとして使えます。

ノート・メッセージ・タスクの3機能があり、非IT企業や小規模チームでも導入当日から書き始められます。

フリープランはノート累計20ノートまで・ストレージ1GB・メンバー数無制限で使えます。

有料プランはチーム単位の定額制で、ビジネス5が月額3,900円（5名・税別）、ビジネス10が月額7,800円（10名・税別）です。（年間一括払いにすると、ビジネス5は月額3,250円、ビジネス10は月額6,500円になります）

高度な検索やカスタマイズよりも、まず書いて共有する状態を作りたい場合に向きます。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Stockの評判・口コミ」

【FAQ・Q&A型】ナレッジ共有ツールのおすすめ3選

FAQ・Q&A型は、社員の質問と回答を蓄積し、同じ質問が繰り返される状態を防ぐタイプです。

ここでは、16選のうち3製品を紹介します。

• Qast｜Q&Aとメモで社内ナレッジを自然に蓄積

• Tayori｜フォーム・FAQ・チャットボットを備えた問い合わせ対応ツール

• PKSHA FAQ（旧OKBIZ.for FAQ）｜国内シェアNo.1のFAQシステム

1. Qast｜Q&Aとメモで社内ナレッジを自然に蓄積

出典：Qast

Qastは、Q&A形式でナレッジを蓄積するFAQ型のツールです。質問と回答が資産として残るため、同じ問い合わせに何度も答える必要がなくなります。

匿名での質問にも対応しているため、聞きにくい内容でも投稿しやすい設計です。TeamsやSlackに投稿された内容は簡単な操作でQastへ蓄積でき、書き込むまでの手間はほとんどかかりません。

プランはProfessional、Professional Plus、Professional Plus & Meeting to Knowledgeの3種類です。価格は利用人数によって変わるため非公開です。10名以下で使える無料プランではAI機能が対象外になります。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Qastの評判・口コミ」

2. Tayori｜フォーム・FAQ・チャットボットを備えた問い合わせ対応ツール

出典：Tayori

Tayoriは、フォーム・FAQ・AIチャットボット・アンケート・有人チャットの5機能を備えたツールです。

社内外どちらの問い合わせでも、よくある質問をFAQとして書き溜め、検索やAIチャットボットを通じて、社員が必要な情報を自分で確認できる仕組みを作れます。これにより、繰り返し発生する質問対応の負担を減らせます。

料金はスタータープラン月額3,800円～です。

フリープランは利用ユーザー1名、フォーム・FAQ・アンケート各1個までの制限付きで無料利用できます（有人チャット・AIチャットボットは対象外）。有料プランには14日間の無料トライアルが用意されています。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Tayoriの評判・口コミ」

3. PKSHA FAQ（旧OKBIZ.for FAQ）｜国内シェアNo.1のFAQシステム

出典：PKSHA FAQ

PKSHA FAQ（旧OKBIZ.for FAQ）は、国内シェアNo.1のFAQシステムです。

顧客向けFAQに加えて社内ナレッジや問い合わせログも一元管理でき、蓄積したデータをAIが自動でFAQ化・重複確認するため、検索性を保ったまま運用負荷を抑えられます。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「PKSHA FAQの評判・口コミ」

関連記事：FAQシステムおすすめ17選｜用途別の選び方・費用・運用方法を解説

【グループウェア・社内SNS型】ナレッジ共有ツールのおすすめ 4選

グループウェア・社内SNS型は、既存の業務ツールのなかでナレッジ共有を行うタイプです。すでに契約している環境を使うため、追加のコストはほとんどかかりません。16選のうち4製品を紹介します。

• Microsoft 365（SharePoint / Teams）｜既存のMicrosoft環境でナレッジを共有

• Google Workspace｜Google ドライブとGoogle Sitesで手軽にナレッジを集約

• kintone｜業務アプリをノーコードで作成しナレッジを蓄積

• LINE WORKS｜LINEに近い操作感で使えるビジネスチャット型グループウェア

1. Microsoft 365（SharePoint / Teams）｜既存のMicrosoft環境でナレッジを共有

出典：Microsoft 365

Microsoft 365は、SharePointでドキュメントを管理し、Teamsで日常の情報共有を行う構成でナレッジ共有基盤を作れます。すでに契約している企業なら、社内ポータルの立ち上げに追加コストはかかりません。Copilotを組み合わせるとAI検索にも対応します。

新規に契約する場合は、Microsoft 365 Business Basicが1ユーザー月額1,259円（税別、月間契約の場合の金額。年間契約なら月額換算1,049円）から使えます。

部署ごとのサイト作成と権限設定を細かく制御できるため、情報システム部門が主導する大企業の導入に向きます。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「SharePointの評判・口コミ」

2. Google Workspace｜Google ドライブとGoogle Sitesで手軽にナレッジを集約

出典：Google Workspace

Google Workspaceは、Google SitesとGoogleドライブで社内ナレッジを集約できます。すでに導入済みの企業なら、追加コストなしでポータルを作れます。

料金はBusiness Starterが1ユーザー月額800円、Standardが1,600円、Plusが2,500円です。（いずれも通常価格・年間プランの月額料金です）

新規顧客向けの期間限定価格が表示される場合もあるため、契約時の価格は公式ページで確認してください。

ドキュメント管理に特化した製品と比べると、ナレッジの構造化と検索性には差があります。文書を体系立てて残す用途では、Wiki型との併用も検討してください。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Google Workspaceの評判・口コミ」

3. kintone｜業務アプリをノーコードで作成しナレッジを蓄積

出典：kintone

kintoneは、サイボウズが提供するノーコードの業務アプリ作成プラットフォームです。

日報・顧客管理・案件管理・FAQ管理など、自社の業務に合わせたアプリを組み立ててナレッジを蓄積できます。組み立てたアプリのデータは一覧・検索・絞り込みができるため、蓄積した情報をそのまま業務のナレッジベースとして再利用できます。

ただし、自社の業務に合わせて作り込める反面、初期設計には時間がかかる点に注意が必要です。

料金はライトコースが1ユーザー月額1,000円、スタンダードコースが1,800円（いずれも税抜・最低10ユーザーから）、ワイドコースが3,000円（1,000ユーザーから）です。契約前に30日間の無料お試しも利用できます。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「kintoneの評判・口コミ」

4. LINE WORKS｜LINEに近い操作感で使えるビジネスチャット型グループウェア

出典：LINE WORKS

LINE WORKSは、LINEに近い操作感でトーク・メール・掲示板・Driveを1つのアプリに統合したビジネスチャット型グループウェアです。

掲示板に投稿した社内通知や業務ノウハウはキーワード検索であとから探し出せるため、日々のやり取りのなかで自然にナレッジを蓄積できます。

料金はFREEプランが0円、STANDARDプランが年額契約で1人あたり月額450円、ADVANCEDプランが年額契約で1人あたり月額800円です。

有償プラン（STANDARD・ADVANCED）には30日間の無料トライアルが用意されています。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「LINE WORKSの評判・口コミ」

ナレッジ共有ツールの料金相場

ナレッジマネジメントツールは1ユーザーあたり月額300〜1,500円程度が一般的とされています。

本記事で紹介した16製品もこの範囲に近く、550〜1,800円あたりが中心の価格帯です。

種類別の料金相場｜本記事で紹介した16製品のまとめ

金額だけを見ると社内Wiki型が安く見えますが、比べるべきは1人あたりの単価ではなく、自社の人数と使い方を当てはめた総額です。

詳しい料金は、各製品のサービス紹介文章をご確認ください。

料金を左右する3つのコスト要因

公開価格だけを見て比べても、実際の請求額とは一致しません。見落としやすい要因は次の3つです。

実際の料金は、単価と人数の掛け算だけでは出ません。

閲覧者数・保存するファイルの量・最低利用人数の3つを自社の条件に当てはめて試算してください。

ナレッジ共有ツールの選び方5つの基準

ナレッジ共有ツールは種類が多いため、検討する際の比較基準をご紹介します。

• 導入目的に合ったツールの種類で選ぶ

• 検索機能の精度と使いやすさで選ぶ

• 入力のしやすさと投稿のハードルの低さで選ぶ

• セキュリティと権限管理の要件で選ぶ

• AIによるナレッジ検索・活用ができるかで選ぶ

以下で詳しく解説します。

1. 導入目的に合ったツールの種類で選ぶ

最初に決めるべきは、ツールの種類です。目的が曖昧なまま知名度でナレッジ共有ツールを選ぶと、現場の課題と機能がかみ合わず、使われないまま契約だけが残ります。

目的別の目安は次のとおりです。

• 蓄積と構造化が目的なら、社内Wiki・ドキュメント管理型

• 問い合わせ削減が目的なら、FAQ・Q&A型

• 既存環境の活用が目的なら、グループウェア・社内SNS型

• 正確なキーワードを知らなくても、AIに自然文のまま探させたいなら、AI検索・ナレッジ活用型

自社の課題がどの種類に当てはまるかを先に決めてからツールを選びましょう。

2. 検索機能の精度と使いやすさで選ぶ

検索の精度は、ツールが使われ続けるかどうかを左右します。書いた情報が見つからないと、社員は探すより聞いたほうが早いと判断し、投稿そのものが止まるためです。

選定時は以下の観点を確認しましょう。

• 全文検索がPDF・Word・Excel内の文字列まで対象にするか

• タグ検索とカテゴリ検索などを利用できるか

無料プランやデモでは、自社で実際に使う資料を数件登録し、正確なファイル名を入力しなくても必要な情報へたどり着けるかを試してください。

3. 入力のしやすさと投稿のハードルの低さで選ぶ

入力にかかる手間は、定着を妨げる大きな原因にあたります。書くたびに時間を取られる設計だと、投稿が止まります。

そこで、次の3点をチェックしてください。

• テンプレート機能の充実度

• SlackやTeamsからの投稿への対応

• モバイル対応

実際に投稿する人が、日常業務のなかで無理なく書けるかを試用で確かめておくと、導入後に投稿数が伸びない事態を避けられます。

4. セキュリティと権限管理の要件で選ぶ

セキュリティ要件は、社内の承認プロセス（稟議）を通す段階で必ず確認される項目です。以下の観点をチェックしておきましょう。

• ISO 27001（情報を安全に管理する仕組みが整っているかを示す国際規格）

• ISO 27017（クラウドサービス向けのセキュリティ認証）の取得有無

• SSO（シングルサインオン。1回のログインで複数のサービスに安全にアクセスできる仕組み）への対応。認証方式はSAMLという規格が一般的

• IP制限（許可した回線からしかアクセスできないようにする設定）と、監査ログ（誰がいつ何をしたかの操作記録）をどのくらいの期間保存できるか

あわせて、部門別・役職別のアクセス権限を設定できるかも確認してください。

人事情報や取引先との交渉記録のように閲覧範囲を絞る必要があるナレッジを扱う場合、権限の細かさが選定の分かれ目になります。

5. AIによるナレッジ検索・活用ができるかで選ぶ

情報量が増えるほど、キーワード検索だけでは目的の資料にたどり着きにくくなります。AI検索を搭載した製品なら、正確な語句を知らなくても「あの案件の対応方法」のような自然文の質問で答えを引き出せるため、情報が増えた後の使い勝手が大きく変わります。

選ぶときは、次の2点を確認してください。

• 回答の根拠となる引用元が表示されるか（答えの真偽を自分で確認できるか）

• アップロードしたデータがAIの学習に使われない設計か（社外にノウハウが流出しない設計か）

情報セキュリティ認証の有無は、前述の「セキュリティと権限管理の要件」であわせて確認すると比較の手間が減ります。

ナレッジ共有ツールを導入する3つのメリット

ナレッジ共有ツールを導入すると、以下のようなメリットがあります。

• 属人化を防いでチーム全体の生産性が上がる

• 人材育成にかかる時間とコストを減らせる

• 対応品質が安定してミスや手戻りが減る

以下で詳しく解説します。

1. 属人化を防ぎチーム全体の生産性が上がる

手順書や対応履歴を1か所に集めて誰でも検索できる状態を作ると、質問のために人を探す時間や、同じ説明を繰り返す手間を減らせます。

担当者が不在でも、過去の対応方針や最新の手順を見て一次対応を進められるためです。

特定の人にしか分からない状態（属人化）は、多くの企業が抱える共通の課題です。まずは、誰に質問が集中しているか、どの情報が引き継がれていないかを洗い出してから、導入範囲を決めてください。

2. 人材育成にかかる時間とコストを削減できる

ナレッジ共有ツールを使うと、新人育成にかかる時間とコストを削減できます。手順書やFAQが揃っていれば、新人は疑問が出たその場で自分で調べて解決でき、教育担当者は同じ説明を繰り返す必要がなくなるためです。

これまで先輩が口頭で伝えていた申請フローや取引先ごとの注意点をツール上の手順書に集約しておけば、先輩は自分の業務を中断されずに済むメリットもあります。

3. 対応品質が安定しミスや手戻りが減る

最新の手順書・チェックリスト・FAQが共有され、実際に参照される状態を作ると、担当者ごとの対応のばらつきが抑えられ、ミスや手戻りが減ります。顧客対応や事務処理で迷いやすい箇所をテンプレート化しておくことで、誰が対応しても同じ品質を保てるからです。

ただし、この効果はツールに情報を置くだけでは得られません。古い案内が残っていないか、必要な人が検索で見つけられるかを定期的に見直す運用があってはじめて、品質の安定につながります。

ナレッジ共有ツールを社内に定着させる3つのコツ

ツールを導入しても、社員に使われなければ効果は出ません。定着させるには、以下の観点を意識しましょう。

• スモールスタートで成功体験を作り横展開する

• 共有したナレッジを評価や表彰に組み込む

• 古い情報の更新担当と更新周期を導入時に決めておく

以下で詳しく解説します。

1. スモールスタートで成功体験を作り横展開する

ナレッジ共有ツールの導入は、全社一斉ではなく1チーム・1業務から始めてください。効果が見えやすい業務に絞ると、社内で説得する材料がそろうためです。

向いているのは、カスタマーサポートのFAQ管理や、開発チームの手順書のように、同じ質問が繰り返し発生する業務です。質問が減った、探す時間が短くなったという変化が数字で出やすくなります。

「検索したら欲しい情報がすぐ見つかった」「新人が自力で手順を確認できた」という体験が生まれれば、ほかの部署へ広げるときの説明もしやすくなります。

2. 共有したナレッジを評価や表彰に組み込む

ナレッジ共有を続けてもらうには、投稿が実際の業務で役立ったことを投稿者へ伝える仕組みが必要です。

閲覧数や被参照数を可視化するほか、会議や社内チャットで活用事例を共有すると、「書いても使われない」という感覚を減らせます。

表彰制度を設ける場合は、投稿数だけで評価せず、内容の正確さ、更新への貢献、問い合わせ削減につながったかも確認してください。投稿数だけを競わせると、似た内容や質の低い情報が増える可能性があります。

人事評価へ組み込むかどうかは組織によって向き不向きがあるため、まずは感謝を伝える仕組みや、活用事例の共有から始める方法が良いでしょう。

3. 古い情報の更新担当と更新周期を導入時に決めておく

更新が続く仕組みを作るコツは、導入時に「誰が」「いつ」「どの情報を」更新するかを部門ごとの担当者と更新周期として、あらかじめ決めておくことです。

古い情報が残っていると、利用者はツール内の情報を信用できなくなり、次第にツールを開かなくなります。開く人が減るとさらに情報が古びるという悪循環に陥るため、機能任せにせず運用ルールとして仕組み化する必要があります。

具体的には、部門ごとに更新担当者を置き、四半期ごとに見直す情報と、変更のたびにすぐ直す情報を分けておきましょう。

担当と周期さえ決めておけば、更新が個人の善意に頼らずに回るようになります。

ナレッジAIなら社内ナレッジの検索・回答・活用をAIに任せられる

ここまで紹介した製品のなかで、蓄積した情報を探す手間ごと減らしたい場合はナレッジAIが向いています。

ナレッジAIとは、社内のマニュアル・議事録・FAQ・過去の対応資料をアップロードするだけで、自社の業務ルールを踏まえて回答するAIチャットを構築できるサービスです。

以下のような特徴があります。

• 社内資料をアップロードするだけで自社専用のAIチャットが完成する

• 曖昧な質問でも参照元の資料を確認しながら回答を得られる

• ISO 27001／27017を取得しデータの学習利用もない

1. 社内資料をアップロードするだけで自社専用のAIチャットが完成する

ナレッジAIを使えば、社内に散らばったマニュアル・議事録・FAQ・過去の対応資料が、そのまま検索して引き出せるナレッジに変わります。

AIが内容を理解したうえで、部門ごとの進め方を踏まえた回答を返してくれるためです。

プロンプトを作り込む必要がないため、ITに詳しい担当者がいない部門でも扱えます。古い資料と最新の資料が混在していても、既存の管理方法を変えずにそのまま活用できる点も特徴です。

2. 曖昧な質問でも参照元の資料を確認しながら回答を得られる

「先月の大口顧客への対応方針は何か」のように、正確な資料名を思い出せない曖昧な質問にも回答してくれます。これまで検索でヒットせずに資料を探し回っていた時間が、質問1回に置き換わるイメージです。

回答には根拠となった資料が表示されるため、内容を確認しながら安心して使えます。

3. ISO 27001／27017を取得しデータの学習利用もない

ナレッジAIは、情報セキュリティの国際規格ISO 27001と、クラウドセキュリティのISO 27017を取得しており、アップロードした社内データがAIの学習に使われない設計です。

そのため、機密情報を含むナレッジも安心して蓄積できます。

自社の認証基盤と連携させたアクセス管理にも対応しているため、セキュリティ要件が厳しい企業でも導入しやすいのが特徴です。

詳しくは以下のサイトから、サービス概要をチェックしてみてください。

▶ ナレッジAIのサービス詳細を見る

会話や社内情報をナレッジ資産に変える3ステップ

ナレッジ共有ツールを導入しても、情報を保存するだけでは十分に活用されません。必要なときに検索でき、ほかの資料と関連付けられ、日常業務の回答や資料作成に使える状態になって、はじめて社内情報がナレッジ資産になります。

会議や日々のやり取りから生まれる情報を活用するには、次の3ステップで考えると整理しやすくなります。

1. 会議や会話を検索できる形で記録する

2. 資料・暗黙知・チャット履歴を同じ基盤に集める

3. AIで検索から回答・資料作成まで任せる

1. 会議や会話を検索できる形で記録する

最初のステップは、会議や面談、顧客との商談で交わされた内容を、後から検索できる形で残すことです。

会話のなかには、決定事項だけでなく、「なぜその方針になったのか」「ほかにどの案が検討されたのか」といった判断の背景も含まれています。これらを記録しなければ、担当者の異動や退職によって経緯を確認できなくなる可能性があります。

ただし、録音ファイルを保存するだけでは、必要な箇所を探すために音声を聞き直さなければなりません。文字起こし、要約、決定事項、担当者、期限などを検索できる形に整えることが重要です。

議事録を手作業で作成する負担が大きい場合は、録音から文字起こしや要約まで自動化できるAI議事録ツール（Rimo Voiceなど）を使う方法もあります。

2. 資料・暗黙知・チャット履歴を同じ基盤に集める

2つ目のステップは、会話の記録を、関連する資料や社内の知識と紐づけることです。

会議の議事録だけを読んでも、提案資料、過去のメール、社内規定などが別の場所にあると、判断の背景を完全には把握できません。また、ベテラン社員が経験から身につけた進め方は、マニュアルに記載されていないこともあります。

次のような情報を、会話の記録とあわせて検索できる状態にすると、前後の文脈まで確認しやすくなります。

• Word・Excel・PowerPoint・PDFなどの業務資料

• SharePointやGoogle ドライブに保存されたファイル

• Slack・Teams・メールで交わされたやり取り

• ベテラン社員へのインタビューで言語化したノウハウ

すべてを無理に1つのツールへ移す必要はありません。既存の保存先と連携できるか、複数の情報源を横断して検索できるかを確認してください。

3. AIで検索から回答・資料作成まで任せる

3つ目のステップは、蓄積した情報を探すだけでなく、実際の業務へ活用することです。

例えば、過去の商談記録や提案資料をもとに次回の提案方針を整理したり、会議やチャットの履歴から引き継ぎ事項をまとめたりできれば、情報を探した後の作業も効率化できます。

AI検索を利用する場合は、自然文で質問できるかだけでなく、回答の参照元を確認できるかも重要です。元資料まで確認できる製品であれば、回答の内容を検証しながら利用できます。

このように、会話を記録し、関連情報と紐づけ、回答や資料作成に活用するところまで設計すると、社内に蓄積された情報を日常業務で使えるナレッジ資産へ変えられます。

ナレッジ共有ツールに関するよくある質問

最後に、ナレッジ共有ツールの導入前によく挙がる3つの質問に回答します。

• Q1. 無料で使えるナレッジ共有ツールはありますか？

• Q2. ナレッジ共有ツールを導入しても社員が使ってくれません。どうすれば良いですか？

• Q3. ナレッジ共有ツールはセキュリティが心配です。安全に使えますか？

以下で詳しく回答します。

Q1. 無料で使えるナレッジ共有ツールはありますか？

無料で使えるナレッジ共有ツールは以下の通りです。

無料プランは一定の制限があるため、必要に応じて有料プランの導入も検討してください。

Q2. ナレッジ共有ツールを導入しても社員が使ってくれません。どうすれば良いですか？

使われない原因を特定するところから始めてください。原因がわからないまま「使いましょう」と呼びかけても、投稿は増えません。

定着しない構造的な原因として次の5つが挙げられます。

• 入力にかかる手間が大きすぎる

• 入力した情報が活用されない

• 共有のインセンティブがない

• 管理職が率先していない

• 完璧な記録を求めている

自社に当てはまる項目を1つ選び、前述の「定着させる3つのコツ」から対応する施策に取り組んでください。

Q3. ナレッジ共有ツールはセキュリティが心配です。安全に使えますか？

次の3点を満たしている製品であれば、機密情報を含むナレッジも扱えます。

1. ISO 27001／27017などの情報セキュリティ認証を取得しているか

2. アップロードしたデータがAIの学習に使われないか

3. SSO（SAML）やIP制限に対応しているか

例えばナレッジAIは、ISO 27001とISO 27017を取得し、入力データを学習に使わない設計で、SAML認証にも対応しています。

セキュリティに関する点を確認しながら導入を検討してください。

まとめ｜自社に合ったナレッジ共有ツールで属人化を解消しよう

ナレッジ共有ツールは、社内の知識を蓄積・検索・再利用するためのツールで、社内Wiki型・AI検索型・FAQ型・グループウェア型の4種類に分かれます。

選定では、導入目的・検索性・入力のしやすさ・セキュリティ・AI活用の5基準で比べてください。

すでに社内資料は蓄積されているものの、必要な情報を探す作業に時間がかかっている企業には、AI検索・ナレッジ活用型が候補になります。

その中でもナレッジAIは、社内のマニュアルや議事録などを取り込み、資料を参照しながら質問への回答やタスクの実行を支援するサービスです。

ISO 27001／27017を取得し、入力データをAIの学習に使わない設計のため、機密情報を含む資料も扱えます。

ナレッジ共有をスムーズに行い、組織のナレッジを活用したい方は、以下のサービス概要ページでチェックしてみてください。

▶ ナレッジAIのサービス詳細を見る