ビジネスシーンにおける会議では、重要な意思決定や情報共有などの話し合いが行われます。
会議中に音声を録音しておくことで、後から内容を正確に確認できます。
また、録音データから文字起こしをすれば、効率的な議事録作成も可能です。
本記事では、会議を録音する方法を4つ紹介した上で、おすすめの録音デバイスやツール・会議を録音するメリット・注意点などについて詳しく解説します。
会議録音を上手に活用して、スムーズな会議運営と確実な議事録作成を実現しましょう。
【形式別】会議を録音する4つの方法
ここでは、会議の形式別におすすめの録音方法を紹介します。
対面式会議 ｜ボイスレコーダーなどで録音する
Web会議 | ツールの機能を使って録音する
ハイブリッド会議 | ボイスレコーダーなどで録音する
電話会議 | スマホやボイスレコーダーで録音する
実施する会議の形式によって適切な録音方法は異なります。事前に理解しておきましょう。
対面式会議 ｜ボイスレコーダーなどで録音する
対面式の会議では、会議室にボイスレコーダーなどを設置して録音するのが一般的です。
その他にも、スマホアプリやPCのツール・ソフトを使って録音する場合もあります。
複数人の参加者がいたり、部屋が広かったりする際には、マイクを複数設置するのもおすすめです。
より音質良く録音できるため、あとから鮮明な音声を聴き返すことができます。
Web会議 | ツールの機能を使って録音する
リモートで実施する会議であれば、Web会議ツールの録音機能を活用するのがおすすめです。
Zoom・Microsoft Teams・Google Meetなどのツールは、標準で録音機能を搭載しています。
どれも簡単に操作できて、設定しておけば会議終了後には自動でファイルが保存されます。
正しく録音するためにも、初めて使用する場合には事前にテストをしておくと良いでしょう。
ハイブリッド会議 | ボイスレコーダーなどで録音する
ハイブリッド会議とは、対面式の会議にリモートでの会議参加者がいる会議や、複数の会議室拠点をWeb会議ツールで繋いでいる会議などを指します。
このような場合は、Web会議ツールの録音機能だけでは不十分なケースがあります。
全員がリモートで参加するWeb会議に比べて、遠隔で参加している人の音声が小さかったり、ノイズが入ったりが発生しやすいためです。
対面式会議の時のように、別途マイクやボイスレコーダーなどを使用しておきましょう。
電話会議 | スマホやボイスレコーダーで録音する
電話会議の録音では、いくつかの工夫が必要です。
最も手軽な方法は、スピーカーフォンの近くにボイスレコーダーを設置することです。
ただし、この方法ではスピーカーフォンからの出力音声にノイズが入り、音質が劣化しやすいです。
綺麗な音質で録音したいなら、スマホでも使えるアプリやツールを利用するのがおすすめです。
リアルタイムで録音と文字起こしができるものもあり、便利です。
また、中には高音質で録音できるものもあります。
ただし、無料のアプリを使う場合、有料のものと比べると文字起こし精度がやや劣ります。
会議の録音におすすめのデバイス3選
全員がリモートで静かな部屋から参加をするWeb会議の場合、機材を工夫しなくてもある程度綺麗に録音できます。
一方で、対面やハイブリッド会議を実施する場合は、デバイスにもこだわるべきです。
特におすすめなのが、以下の3つの録音機器です。
ヤマハ | YVC-1000
logicool | GROUP
OM SYSTEM | バウンダリーマイクロホン ME33
それぞれの商品の特徴について、詳しく解説します。
ヤマハ | YVC-1000
引用：https://sound-solution.yamaha.com/products/uc/yvc-1000/index
8～30名程度の規模での会議に適しているデバイスです。
ハンドマイクを接続することで、ハイブリッド型の会議・セミナー・遠隔授業でも使用できます。
ヤマハならではの高音質技術を駆使して開発されているため、満足度高く使えるでしょう。
外部マイクも2本まで直接接続可能で、3本以上使う場合もミキサーなどを使えば繋げられます。
logicool | GROUP
14～20人が参加する規模の会議におすすめのデバイスです。
会議室のパソコンにUSBを接続するだけで使えるため、簡単なのも嬉しいポイントです。
Bluetooth®ワイヤレスを使用してモバイルデバイスとペアリングすることで、より綺麗な音質で録音できます。
カメラのレンズにもこだわっており、高解像度の映像撮影が可能です。
テーブル・三脚・壁の上などにカメラを取り付けることもできるので、必要に応じてカスタマイズすると良いでしょう。
OM SYSTEM | バウンダリーマイクロホン ME33
引用：https://jp.omsystem.com/product/audio/accessory/mic/me33.html
大人数で会議をする際に便利なデバイスです。
最大で6台まで接続可能かつ、大きな部屋でも雑音を抑えて高音質で録音できます。
席が広がっている会議室で使用しても、均等に声を拾えるのも嬉しいポイントです。
会議だけでなく、研修やイベントでも重宝することでしょう。
会議の録音におすすめのツール5選
会議を録音したあとに要約や議事録を作成したい場合は、以下の3つのツールを活用することで効率化できます。
また、コストを抑えて会議を録音したい人には、以下の2つのツールの使用が適しています。
スマホ標準搭載の音声録音アプリ
PC標準搭載の録音ソフト
これら5つのツール・ソフト・アプリについて詳しく解説します。
Rimo Voice
引用：https://rimo.app/about/voice
『Rimo Voice』は、会議中に音声を録音しながらリアルタイムで文字起こしをしてテキスト化できるツールです。
高精度なAIが搭載されており、精度高くテキスト化できる点が魅力です。
文字起こしをしたものは自動で要約されるため、あとから要点を簡単に振り返れます。
また、複数人で文字起こしや要約を共有したり、同時に編集したりできるため、効率良く議事録やレポートを作成できると好評です。
Notta
リアルタイムで文字起こしができて、要約の作成もできるツールです。
AI要約機能では、Claude3が活用されているため、スピーディーに要約が生成されます。
翻訳機能も搭載されており、日本語・英語・中国語・ベトナム語の4か国語に対応しています。
外国人と会議や商談をする機会が多い人にもおすすめです。
他にも、DropboxやGoogleドライブなどのリンクを貼り付けるだけで、サクッと文字起こしができる機能も人気です。
AI GIJIROKU
ZOOMに連携することで、発言がすぐに字幕として表示されるツールです。
会話の内容をテキストでも確認できるため、リモート形式の会議であっても参加者の理解度を深められるのが嬉しいポイントです。
また、音声認識精度は99.8%を誇っており、会議の内容を正確性高くテキスト化できます。
100%ではないものの、あとから少し手直しするだけで質の高い議事録やレポートを作成できるでしょう。
スマホ標準搭載の音声録音アプリ
スマホにインストールされている標準の音声録音アプリを使えば、手軽に会議の録音ができます。
操作は極めて簡単で、アプリを起動してボタンを押すだけです。
iPhoneの場合は「ボイスメモ」というアプリが最初から搭載されています。
Androidの場合は製品によって異なりますが、ほとんどの端末では何らかの録音アプリがあらかじめインストールされています。
PC標準搭載の録音ソフト
PCにも、以下の録音ソフトが標準搭載されています。
Windows10：ボイスレコーダー
Windows11：サウンドレコーダー
Mac：QuickTime Player
精度や使い勝手は外部ツールに劣りますが、無料で気軽に使える点が魅力です。
外部ツールを使用する前に試してみるのも手段の1つです。
会議を録音するメリット
会議を録音することで、以下の3つのメリットを得られます。
会議の内容を後から簡単に振り返り・共有できる
議事録・レポートを効率的に作成できる
発言に集中できて会議の質がアップする
良いことばかりなので、会議を行う際にはぜひ積極的に録音してください。
会議の内容を後から簡単に振り返り・共有できる
録音すれば、会議中の発言をそのまま記録できるため、録音データを共有して参加者全員が会議内容を簡単に確認できます。
「会議をして決めたことが上手く実行できない」「会議に参加しなかったメンバーに内容を共有するのが難しい」といった課題を抱えている人にとって、大きなメリットだと言えます。
議事録・レポートを効率的に作成できる
録音しておくことで会議中に自分でメモを取る必要がなくなり、後から録音データを聞き直ししながら議事録を作成できます。
AIで自動文字起こしや要約作成ができるツールを使えば、さらに作業時間を削減できるでしょう。
浮いた時間を使ってその他の重要な業務に注力できるのも嬉しいポイントです。
発言に集中できて会議の質がアップする
会議中に録音することで、メモを取る必要がなくなるため発言したり他の参加者の発言を聞いたりすることに集中できます。
大切な発言を聞き逃す心配がなくなり、よりアクティブな会議参加が可能です。
参加者全員が集中して会議に臨めるため、より費用対効果の高い会議となります。
アイデア出しをする場合にはアイデアの質が向上し、意思決定をする場合はより確度の高い決定ができるでしょう。
会議を録音する際の注意点
会議を録音する際には、以下の注意点も理解しておく必要があります。
プライバシーの問題に配慮する必要がある
録音環境によっては綺麗に録音できない
データ管理・共有の手間が発生する
トラブルを未然に防ぐためにも、あらかじめ理解しておきましょう。
プライバシーの問題に配慮する必要がある
原則、会議を録音するには参加者全員の同意が必要です。
同意を得られていない状態で勝手に録音してしまうと、トラブルに発展する恐れがあるため注意が必要です。
また、録音データの取り扱いには注意が必要で、適切な管理が求められます。
万が一流出してしまうと、取り返しのつかない事態になることも想定されるので注意しましょう。
録音環境によっては綺麗に録音できない
音声を綺麗に録音するためには、適切な機材が必要です。
とくに参加者が多かったり部屋が広かったりする場合は、標準搭載のスマホアプリやPCソフトでは後から聴き返しにくい録音となる恐れがあります。
その場合、マイクの設置や騒音対策を行う必要があります。
また、機材だけでなく部屋の環境や話し方にも工夫しましょう。
エアコンの音や外の環境音が入りにくいようにしたり、発言を被せないように心がけたりすることで、綺麗に録音しやすくなります。
データ管理・共有の手間が発生する
録音データをきちんと活用するためには、適切に整理・管理する必要があります。
音声データはテキストデータに比べてデータ容量が大きいので、共有の際にも工夫が求められます。
容量の大きなデータを管理できるツールやセキュリティ面で安心できるツールを探して、自社に合うものを使うようにしましょう。
しっかりとルール化して管理しないと、せっかく録音したデータが見つからなくなってしまうリスクもあるため、注意が必要です。
録音データの効果的な活用方法
録音した音声データは、主に以下のような用途で活用できます。
重要事項を振り返るのに活用する
欠席者へのフォローアップ資料として使う
議事録を共有する際に添付する
それぞれについて詳しく解説するので、活用方法についてのイメージを膨らませましょう。
重要事項を振り返るのに活用する
会議の録音データには、重要な指示・アイデア・数値データなどが含まれています。
会議に参加した人があとから録音を繰り返し聞き直すことで、ポイントを確実に押さえられ、理解を深められます。
会議が終了してから時間が経過していても、鮮明な音声データがあれば正確に内容を振り返れるでしょう。
欠席者へのフォローアップ資料として使う
録音データとテキストデータを組み合わせて、会議のフォローアップ資料を作成する活用方法です。
会議に欠席していた人に資料を共有すれば、内容を確実に伝達できます。
欠席していた人も参加者と足並みを揃えて動くことができるため、チームで一丸となって同じ方向に向かって業務を進められます。
会議だけでなく、研修の内容を共有するのにも適しています。
議事録を共有する際に添付する
会議の録音データは、議事録を共有する際にも使えます。
文字だけの議事録を渡すよりも、実際の音声を添付する方がより理解が深まります。
録音データの全てを聞いてもらう必要はありませんが、テキストだけでは十分に理解できない箇所がある場合、大いに役立つでしょう。
録音データを活用する上でのポイント
録音データを活用する際には、以下の2つのポイントを押さえる必要があります。
録音データを整理して分かりやすく管理する
スムーズに共有する仕組みを整える
それぞれについて詳しく解説します。
録音データを整理して分かりやすく管理する
録音データは、ファイル名やタグ付けなどで分かりやすく整理しておきましょう。
検索機能付きのツールを活用することで、必要なデータをすぐに探し出せます。
せっかく録音したにも関わらず、保管場所が分かりにくいとアクセスするのに時間がかかり、非効率的です。
また、録音データは、セキュリティ対策を施した上で保存管理することが重要です。
共有範囲は細心の注意を払って設定し、外部に流出してしまうことのないよう、気をつけましょう。
スムーズに共有する仕組みを整える
議事録や録音データを関係者に共有することで、会議内容に対する理解度を揃えられます。
しかし、この共有に手間がかかってしまうと返って負担となりかねません。
会議終了後に誰がどのように共有するのかを明確にルール化しておけば、スムーズに情報共有ができるでしょう。
具体的な共有方法としては、メール・社内共有フォルダ・クラウドストレージなどが挙げられます。
会議録音に関するQ&A
会議録音の実施に際し、多くの企業から次のような質問が寄せられています。
会議を録音して良いか、判断に迷います
録音データの取り扱いに関して注意すべき点はありますか？
録音ツールを導入する際には、どのような準備が必要ですか？
上記の質問に回答するので、確認しておきましょう。
Q. 会議を録音して良いか、判断に迷います
原則、会議録音には全員の同意を得る必要があります。
会社として会議録音のルールを定め、録音が認められる会議と認められない会議を明確に区別しましょう。
録音が認められる会議では、開始前に必ず参加者全員に録音の事実を通知し、同意を得てください。
Q. 録音データの取り扱いに関して注意すべき点はありますか？
録音データにはプライバシー情報が含まれる可能性があり、取り扱いには十分な注意が必要です。
まずは、社内でデータの保管・廃棄ルールを決めて、徹底して守りましょう。
例えば、データの機密度合いに応じてアクセス可能範囲・保管期間等を設定し、運用をしていくのがおすすめです。
クラウドサービスを利用する場合は、データの暗号化が担保されているかや、共有範囲を細かく設定できるか等も確認するようにしましょう。
Q. 録音ツールを利用する際には、どのような準備が必要ですか？
まずは、プライバシーポリシーや社内ルールの整備が欠かせません。
次に、実際に録音を行うための環境を整備します。
録音機材の手配・会議室の防音対策・マイクの設置場所の確保など、しっかり準備を行いましょう。
最後に録音テストを実施し、音質と音量を確認します。
問題ない状態で初めて、本格的に録音ツールを運用できます。
録音に伴うトラブルを未然に防ぐため、事前の準備と運用時の注意を怠らないようにしましょう。
会議の録音から録音データの活用・管理を一元化するなら『Rimo Voice』がおすすめ！
『Rimo Voice』は、会議の音声をリアルタイムで録音し、文字起こしを行うAIツールです。
会議中に録音をしながらリアルタイムで文章化できて、あとから全てを手打ちする手間を省けます。
また、自動で要約を作成してくれるため、議事録やレポートを短時間で作れるのも嬉しいポイントです。
これまで議事録・レポートの作成に膨大な時間がかかっていた場合、大幅に効率化できるでしょう。
無料トライアルも実施しているため、ぜひ試してみてください。
『Rimo Voice』の具体的な利用シーン
ここでは、『Rimo Voice』の具体的な利用シーンを3つ紹介します。
社内で実施される会議 | 正確な議事録を短時間で作成可能
商談 | その場でメモを取る手間が省けて会話に集中できる
研修・Webセミナー | 受講者の学習効率アップが期待できる
導入後のイメージを膨らませるのにお役立てください。
社内で実施される会議 | 正確な議事録を短時間で作成可能
社内の会議を行う際には、正確に記録することが大切です。
録音とリアルタイム文字起こしに優れた『Rimo Voice』を使えば、複数人で文字起こしや要約を共有・編集できるので、正確な議事録を短時間で作成できます。
対面の会議の場合は録音をリアルタイムで文字起こしできます。
また、Zoom・Microsoft Teams・Google Meetとの連携機能も備わっているため、オンライン会議でも使用できるのが魅力です。
商談 | その場でメモを取る手間が省けて会話に集中できる
顧客との商談を実施するケースでも、『Rimo Voice』の利用がおすすめです。
商談中に細かくメモを取る必要がなくなるため、目の前の顧客に集中して高いパフォーマンスを発揮できます。
これまでにヒアリングシートを作成していた方や顧客への共有に時間がかかっていた方も、『Rimo Voice』を導入すれば解決できるでしょう。
研修・Webセミナー | 受講者の学習効率アップが期待できる
研修やWebセミナーで『Rimo Voice』を使えば、受講者の学習効率アップが期待できます。
長時間の録音に対応しており、音声認識の精度も高いため、講義内容を詳細に記録できるのです。
録音したデータをAIが文字起こし・要約することで、受講者に共有する資料も簡単に作成できます。
まとめ
会議を録音すれば、発言内容を正確に記録した上で、効率的に議事録を作成できます。
情報を簡単に共有できるため、参加者だけでなく欠席者とも認識を揃えられるのが魅力です。
プライバシーなどへの慎重な配慮が求められますが、録音ツールを上手く活用することで、会議の質を大幅に高められて、議事録作成も効率化できます。
録音ツールにはさまざまな種類があり、自社に合うものを選ぶことが大切です。
ぜひ、本記事の内容を参考にして、会議をスムーズに録音してみてください。
最終更新日: 2024 / 6 / 28
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