わかりやすい議事録の書き方は？12のコツや例文・フォーマットも紹介

会議や打ち合わせにおいて重要な情報や決定事項を記録する議事録は、ビジネスシーンにおいてスムーズな業務推進に欠かせません。

しかし、慣れていない人は、まとめ方や書き方に迷ってしまう場合もあるでしょう。

本記事では、議事録の書き方や上手くまとめるコツ、会議の種類別に役立つ例文、テンプレートとして使えるフォーマット、便利なツールなどを紹介します。

議事録は準備しておくことで、スムーズに記載できるほか社内での評価も上げられます。

議事録の書き方で困っている方は、ぜひ参考にしてみてください。

議事録とは？

議事録とは、会議中の会話内容や決定事項、ネクストアクションなどを分かりやすく簡潔にまとめた資料のことを指します。社内報告用に作成する場合もあれば、クライアントに提出するために作るケースもあります。議事録を作成することで会議の内容を可視化・共有できて、決定事項を迅速に実行できるのです。

しかし、議事録作成の業務に関して「作成に時間がかかる」課題を抱いている企業も少なくありません。また個人単位でも、「わかりやすい議事録を上手く作れない」といった悩みを抱いている方が多く見受けられます。

課題や悩みのある方は、本記事で紹介する内容をお役立てください。

議事録の形式

議事録は会議の内容や結論を要約し、関係者と共有するための重要な文書です。認識のズレを防ぎ、責任の所在を明確にする役割を果たすため、適切な形式で記録することが大切です。

主に使われるのが「要約形式」と「時系列形式」の2つであり、会議の目的に応じて使い分けるのが効果的です。それぞれの特徴を理解し、状況に合った形式を選んでください。

要約形式

要約形式の議事録は要点・結論・決定事項など重要な部分だけをまとめたもので、関係者が必要な情報を素早く確認でき実用的です。会議内容をそのまま書き連ねるのではなく、重要なポイントを抽出した上で簡潔にまとめます。

発言者や時間などよりも、議論の概要や決定事項を重視するミーティングや進捗報告などで役立つ議事録の形式です。要点をコンパクトにまとめれば、関係者の負担を軽減し、スムーズな意思決定につながります。

一方で、要約形式は人によってアウトプットの差が出るなどデメリットがあります。議事の内容を理解していないと、正確な議事録が作成できないため注意が必要です。

時系列形式

時系列形式の議事録は、会議の流れや結論に至るまでの経緯を明確に記録する方法です。どのような議論を経て結論に至ったのかが把握しやすいため、取締役会など、議論のプロセスが重視される会議でよく用いられます。

例えば「田中部長：新提案について説明」「鈴木さん：コスト面の懸念を指摘」といったように、発言順に記載することで会議の雰囲気や流れをそのまま再現できます。活発な議論が行われた場合は、話題が切り替わるタイミングや議論の転換点を明示すると、読み手にとってより理解しやすくなるでしょう。

一方で、要約形式の議事録は結論にたどり着くまでに時間がかかることが多く、読み手にとって負担になる可能性があります。作成者にとっても情報の取捨選択や要点整理に手間がかかりやすいため、効率的とは言えない場合もあるのです。

議事録を作成する目的・メリット

ここでは、議事録を作成する目的やメリットを詳しく解説します。

• 会議内容の要点を振り返り理解しやすくなる

• 会議内容を社内で共有しやすくなる

• 上司からの高評価につながる

それぞれ理解しておくことで、前向きな気持ちで議事録の作成に臨めるでしょう。

会議内容の要点を振り返り理解しやすくなる

議事録を作成すると、会議の要点をあとから振り返りやすくなります。

メモ書きや録音データで代用しようとする方もいますが、不十分なケースが多いです。メモ書きだけでは内容を正しく把握するのは難しく、録音データだけの場合はすべてを聴き返すのに膨大な時間がかかります。

その点、簡潔にまとめられた議事録があれば、1時間以上にもおよぶ会議であっても数分で要点を理解できるのです。

会議内容を社内で共有しやすくなる

議事録を作るメリットの2つ目として、会議内容を社内で共有しやすくなることが挙げられます。

会議に参加したメンバーしか内容を理解していない場合、業務が属人化してしまう恐れがあります。とくに、複数の部署の協力を得て進めるべき業務がある場合、議事録で会議内容を共有しておけばスムーズに進められるでしょう。

また、会議に対して「無駄なのでは？」といった意見を持つ人も一定数いますが、議事録を通じて生産性の高い議論を行ったことを伝えられれば、懸念を抱かれずに済む場合があります。

上司からの高評価につながる

議事録に限らず、会話内容や決定事項をわかりやすくまとめるスキルは、さまざまな業務に取り組む上で役立ちます。例えば、業務の進捗やクライアントとの商談をまとめた「報告書」を作成する際にも応用が利くのです。

そのため、簡潔な議事録を作成する能力が身に着けば、上司やクライアントからの高評価につながります。

高評価を得られれば昇給・昇格を実現できたり、より大きな仕事を任せてもらえたりする可能性があります。社内・社外での評価を高めたいと考えている人にとっても、議事録作成の方法をマスターすることはメリットがあると言えるでしょう。

議事録を書く際の事前準備

議事録を作成する前には、以下の3つの準備が必要です。

• フォーマット・テンプレートを用意する

• 会議の議題・目的を把握する

• 過去に作成された議事録に目を通す

それぞれについて詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

フォーマット・テンプレートを用意する

議事録をスムーズに作成するためには、あらかじめフォーマットやテンプレートを用意する必要があります。

とくに、これまでに議事録を作成したことのない人にとっては、押さえるべき項目がわからないと会議中に重要な内容を聞き逃してしまう恐れがあります。会議中にメモすべきポイントを取捨選択するためにも、フォーマットやテンプレートを手元に用意した状態で当日を迎えると良いでしょう。

今すぐにフォーマット・テンプレートをゲットしたい方は、「会議ですぐに使えるフォーマット」をご確認ください。

会議の議題・目的を把握する

いきなり会議本番に臨むのではなく、事前に議題や目的を把握しておくことで、当日に慌てずに済みます。アジェンダを共有されている場合は、必ず事前に目を通しましょう。

どのような議題なのかわからないのであれば、「議事録を作成するためにも知っておきたいです。」といった理由と一緒に、上司に質問することをおすすめします。

また、会議の議題によっては専門用語が多用されることもあります。事前に調べておけば、効率的に議事録を作成できるでしょう。

過去に作成された議事録に目を通す

重要なポイントや記載すべき項目を理解するためにも、過去に他の人が作った議事録を閲覧できるのであれば確認しましょう。

会社ならではのルールやフォーマットが指定されている場合もあります。基本的には、過去に作成された議事録の体裁に則って作成すれば、大きなトラブルには発展しにくいです。「この体裁に合わせて作成してよろしいでしょうか？」と上司に確認を取っておくと安心できるでしょう。

記事録に必要な項目と書き方｜フォーマット配布

議事録を作成する際に必要な項目は、次の5つです。

• 内容

• アジェンダ

• 議事

• 次回会議

• 備考

これらの項目ごとに整理されていれば、誰が読んでもわかりやすく、議論の流れを正しく理解しやすい議事録となります。フォーマットを活用すると統一感が生まれ、作成の手間も減るでしょう。

効率的でわかりやすい議事録を作るためには、適切な構成を意識するのがポイントです。フォーマットはこちらの『Rimo Voice』の右上「ダウンロード」ボタンからダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

内容

まずは会議の基本情報を記載しましょう。以下の項目を必ず記録してください。

• 会議名

• 日時

• 場所

• 出席者

• 欠席者

いつ、どこで、誰が参加したのかを記録すると、後から見直した際に話していた内容が一目でわかります。出席者の役職を加えておくと、発言者の意図を正確に理解しやすくなります。

また、オンライン会議の場合は、使用したツールや録画の有無を記録すると便利です。情報を整理した上で記録することで、会議後の確認がスムーズになります。

アジェンダ

アジェンダとは、会議の議題や進行の流れをリスト化したものです。議事録にもアジェンダを記載しておけば、会議内容が明確になります。

以下のように具体的なテーマを設定し、簡潔に記述するのがポイントです。

優先度の高い議題から順に並べることで、効率的な議論となります。

関連記事：【テンプレート付】アジェンダとは？会議におけるメリット・正しい書き方・作成目的について解説

議事

議事には、実際の会議内容を記載します。以下のように、誰がどのような意見を述べたのか、議論の流れがわかるように整理しましょう。

ただし、発言をそのまま書き起こすのではなく、要点を整理して簡潔に記録してください。課題・解決策・最終決定事項を明確にすると、後から見直したときに理解しやすくなります。話し合いが長引いた場合は、重要なポイントを箇条書きにするのも効果的です。

次回会議

以下のように次回の会議開催予定を記載しておくことで、スケジュール管理がしやすくなります。

• 日時

• 場所

• 議題

次回の会議で話し合うべき課題や宿題がある場合は、具体的に書き出しておくと良いでしょう。プロジェクトの進行状況を確認する会議では、各メンバーの役割や締め切りを明記しておくとより効果的です。

備考

備考には、以下の情報を記載してください。

• 議事録作成者

• 作成日

また、会議の内容以外で共有すべき情報も備考欄に記載すると良いでしょう。例えば、会議の途中で決まったルール変更や今後の注意点なども記載すると、質の高い議事録が作成できます。

さらに「次回から資料の提出期限を前日にする」「会議時間を短縮する」といった運用変更を明記すれば、今後の会議がより効率的になるでしょう。

議事録の書き方の例文5選

ここからは、実際の議事録の例文を以下の5つのテーマに沿って紹介します。

• 新商品に関する議事録

• 次年度予算に関する議事録

• ホームページ制作に関する議事録

• アプリ開発に関する議事録

• イベント開催に関する議事録

目的に応じて追加・修正して、ぜひ活用してください。

1.新商品に関する議事録

2.次年度予算に関する議事録

3.ホームページ制作に関する議事録

4.アプリ開発に関する議事録

5.イベント開催に関する議事録

議事録の書き方12つのコツ

議事録の書き方のコツは、以下のとおりです。

• 一言一句すべて書こうとしない

• 主観的に書かない

• 5W2Hで目的別にまとめて無駄な情報はカットする

• 会議前にフォーマット・アジェンダを作っておく

• 箇条書きで書く

• 情報を後から付け足さない

• 読み返しと修正をする

• 単語と数字をメモする

• 誰が話したのかを明確にする

• 決定事項に至る要点をまとめる

• 記号を使い後から重要項目をわかるようにする

• 録音ツールを活用する
  

それぞれ具体的に解説します。

関連記事：【実践】議事録の書き方が上手い人の特徴は？議事録作成のコツ10選

一言一句すべて書こうとしない

議事録は会議の内容を正確に記録することが目的ですが、一言一句すべてを書き取る必要はありません。重要なのは、会議の要点を簡潔にまとめることです。

そのため、発言の細かいニュアンスや不要な情報は省いて議事録を取りましょう。

【記載例】

・発言者：田中
・内容：「今回のプロジェクトでは、顧客満足度向上のために、新商品の開発を検討する必要があると思います。」
・議事録への記載：「田中氏：顧客満足度向上のため、新商品開発を検討」

主観的に書かない

議事録は、会議の内容を客観的に記録するものです。個人的な意見や感想は入れずに「発言内容をそのまま記録する」ということを意識して作成しましょう。

議事録担当の主観が入ると感想文のようになり、情報を後から理解する際の邪魔になってしまうため注意が必要です。

【記載例】

主観的な記述：「Aさんは、今回の企画は成功すると思いました。」
客観的な記述：「Aさん：今回の企画は成功する予定。理由としては、○○と○○の要素があることが根拠である。」

5W2Hで目的別にまとめて無駄な情報はカットする

5W2Hとは、以下の7つの要素から構成されており、資料をわかりやすく整理する上で役立つ要素です。

不要な発言や細かい経緯を省略し、目的別にまとめることで、シンプルで実用的な議事録になります。情報を適切に整理するためにも、5W2Hのフレームワークを活用しましょう。

会議前にフォーマット・アジェンダを作っておく

以下のような会議内容を想定したフォーマットや、会議の進行表のようなアジェンダを作成しておくのも役立ちます。

項目は会議内容に応じて追加したり削除したりして調整してください。

このようなフォーマットがあれば何をメモすれば良いか明確になり、誰が書いても同じような品質の議事録を作成できます。効率的に議事録を作るためにも、事前準備を心がけましょう。

箇条書きで書く

議事録を読みやすくするには、以下のように箇条書きを活用するのが効果的です。

【市場調査結果】

• 顧客満足度が低いことが判明

• 主な不満点は「価格が高い」「機能が少ない」など

【コンセプト検討】

• 顧客ニーズに合わせた新商品のコンセプトを検討

• ターゲット層は20～30代女性

• コンセプトは「手軽に使える」「おしゃれなデザイン」
  

長い文章でまとめるよりも、ポイントごとに整理すれば情報が把握しやすくなります。積極的に箇条書きを取り入れて、視覚的にわかりやすい議事録作成を心がけましょう。

情報を後から付け足さない

議事録は、会議中にメモした内容に基づいて作成する必要があります。会議後に情報を付け足したり、修正したりすることは避けましょう。

どうしても情報を追加したい場合は「補足情報」として明記し、明確に区別する必要があります。不明点がある場合、対象者にヒアリングをして付け加えることがおすすめです。

読み返しと修正をする

作成した議事録をそのまま提出するのではなく、一度読み返して内容を確認しましょう。誤字脱字や表現の曖昧さを修正し、簡潔にまとめられているかどうかもチェックしてください。

決定事項やスケジュールに誤りがあると業務に影響を与える可能性があるため、重要な部分はしっかりチェックした上で議事録を完成させましょう。

単語と数字をメモをする

議事録の目的は、会議の内容を正確に記録することです。そのため、文章だけでなく単語や数字も積極的にメモしましょう。

文章だけで記録しようとすると、情報が抜け落ちる可能性が高くなります。以下のように、日時や予算などの項目を作成しておくと、必要な情報を漏れなく記録できます。

誰が話したのかを明確にする

議事録を読む人が内容を正しく理解できるようにするには、以下のように発言者を明確にすることが大切です。

【記載例】

発言者：田中・佐藤
発言内容：「今回のプロジェクトは、顧客満足度向上のために新商品の開発を検討する必要があると思います。」
メモ：田中：新商品開発を検討→佐藤：新商品は○○が良い

※誰の発言に対して、誰がどのような返答をしているのかもあると良い

誰の発言か曖昧だと、責任の所在や意思決定の流れが見えにくくなります。発言者を明確にしておくことで、誰がどの意見を主張したのかを後から追跡しやすくなります。加えて、役職や所属などもメモしておくと、議事録のわかりやすさが格段に向上するでしょう。

決定事項に至る要点をまとめる

会議で議論された内容すべてをメモする必要はありません。重要なのは、以下のように決定事項に至る要点を簡潔にまとめることです。

【記載例】

簡潔にまとめることにより、後から情報を付け加える際も容易になります。

記号を使い後から重要項目をわかるようにする

長い文章ばかりの議事録では、重要なポイントを見落としがちです。以下のように、記号を活用すれば視認性が向上します。

記号使用ルール

【活用例】

• ◎新商品の開発を進める

• △ ターゲット層は、20～30代の女性

記号を上手く取り入れて、議事録を見たときにすぐに大切な部分を見つけられるように工夫するのがポイントです。

録音ツールを活用する

会議中にすべての発言を正確にメモするのは難しいものです。その際に役立つのが録音ツールです。スマートフォンの録音アプリや専用のICレコーダーを使えば、会議の内容をそのまま記録できます。会議後に再生しながら議事録を作成すれば、曖昧な部分を補完したり聞き逃しを確認したりできるため、精度の高い議事録が作れるでしょう。

『Rimo Voice』は会話を録音しながら自動で文字起こしするAI議事録作成ツールです。AIが重要なポイントを抽出して要約まで行ってくれるため、録音や録画データがあれば簡単に文字起こしができます。これにより、議事録作成の負担を軽減できるでしょう。

人の耳だけでは、どうしても聞き取れない部分が出てしまいます。発言の正確性を保つためにも、録音ツールを活用がおすすめです。

議事録を取る際にはツールの活用がおすすめ

人の手で議事録を作成する場合、回数を重ねることで精度は上がりますが、どうしても限界があります。ツールを導入すれば業務の効率化につながるほか、以下のメリットが得られます。

• 情報の取りこぼしが無くなる

• 要約機能で一瞬で情報の整理ができる

• 音声取り込み機能で録音データが議事録になる

具体的に紹介するので参考にしてください。

情報の取りこぼしが無くなる

会議中に発言内容をすべて聞き取り、正確に記録するのは困難です。しかし、議事録作成ツールを活用すれば、音声認識やAIによる自動議事録作成機能により、聞き漏らした情報や重要なポイントを逃さず記録できます。

会議の内容が複雑で議事録の構成に悩む場合も、AIが議事録の骨格を自動生成してくれるため、スムーズに整理することが可能です。

要約機能により一瞬で情報の整理ができる

議事録作成ツールを活用すれば、要約機能により一瞬で情報を整理できるため、効率的に会議の内容を整理できます。

長時間にわたる会議では、すべての内容を記録すると議事録が10ページ以上になることもあるでしょう。要約機能を使えば、重要なポイントを自動で抽出し、2〜3ページに簡潔にまとめられます。

音声取り込み機能で録音データが議事録になる

会議中にメモを取ることに集中しすぎると、議論の内容を十分に把握できなくなる場合があります。録音アプリや専用のICレコーダーを使って会議の音声を録音しておけば、音声取り込み機能で録音データから議事録を作成可能です。

ただし、誤認識された部分や不自然な表現が含まれる可能性があるため、必ず手動で修正し、正確な内容に仕上げましょう。

効率的かつ綺麗に議事録を取るなら『Rimo Voice』

効率よく綺麗な議事録を作成したい方には、AI議事録ツール『Rimo Voice』がおすすめです。会議の音声をAIが自動で文字起こしし、要約まで行ってくれます。

さらに、AIが作成した要約を手作業で調整できるエディタ機能も搭載。短時間で精度の高い議事録を作成できます。

『Rimo Voice』の特徴は以下のとおりです。

また、Teams・Zoom・Google Meetとも連携し、議事録担当が不要になるのもメリットです。従量課金制もあるため、必要に応じて利用できるのも魅力の1つと言えるでしょう。

無料トライアルもあるので、会議の議事録作成にお悩みの方はぜひお試しください。

まとめ

会議で重要な情報や決定事項を記録する議事録は、スムーズな業務遂行に欠かせません。しかし、一からすべて自分で作成するのは難しいものです。本記事で紹介した議事録の書き方のコツやフォーマットを活用して、効率よく作成してみてください。

また、議事録作成ツールを活用すれば、誰でも効率的に高品質な議事録作成が可能です。会議が多い企業や見やすく整理された議事録を作成したい方は『Rimo Voice』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。