新入社員必見！わかりやすい議事録の書き方のコツとは？【すぐに使える例文・フォーマットも紹介】

会議や打ち合わせにおいて重要な情報や決定事項を記録する議事録は、ビジネスシーンにおいてスムーズな業務推進に欠かせません。

しかし、慣れていない人にとってはまとめ方や、書き方に迷ってしまうこともあるでしょう。

今回は、上手に書くためのコツと、会議の種類別に役立つ例文、テンプレートとして使えるフォーマット、便利なツールなどを紹介します。
議事録は準備しておくことで、スムーズに記載できるほか社内での評価も上げられます。

議事録の書き方で困っている方は、ぜひ参考にしてみてください。

そもそも議事録とは？

議事録とは、会議中の会話内容や決定事項、ネクストアクションなどを分かりやすく簡潔にまとめた資料のことを指します。

社内報告用に作成する場合もあれば、クライアントに提出するために作るケースもあります。

議事録を作成することで会議の内容を可視化・共有できて、決定事項を迅速に実行できるのです。

しかし、議事録作成の業務に関して「作成に時間がかかる」課題を抱いている企業も少なくありません。

また個人単位でも、「分かりやすい議事録をうまく作れない」といった悩みを抱いている方が多く見受けられます。

課題や悩みのある方は、本記事で紹介する内容をお役立てください。

議事録を作成する目的・メリット

ここでは、議事録を作成する目的やメリットについて詳しく解説します。

• 会議内容の要点を振り返り理解しやすくなる

• 会議内容を社内で共有しやすくなる

• 上司からの高評価につながる

上記を理解しておくことで、前向きな気持ちで議事録の作成に臨めるでしょう。

会議内容の要点を振り返り理解しやすくなる

議事録を作成すると、会議の要点をあとから振り返りやすくなります。

メモ書きや録音データで代用しようとする方もいますが、不十分なケースが多いです。

メモ書きだけでは内容を正しく把握するのは難しく、録音データだけの場合はすべてを聴き返すのに膨大な時間がかかります。

その点、簡潔にまとめられた議事録があれば、1時間以上にもおよぶ会議であっても数分で要点を理解できるのです。

会議内容を社内で共有しやすくなる

議事録を作るメリットの2つ目として、会議内容を社内で共有しやすくなることが挙げられます。

会議に参加したメンバーしか内容を理解していない場合、業務が属人化してしまう恐れがあります。

とくに、複数の部署の協力を得て進めるべき業務がある場合、議事録で会議内容を共有しておけばスムーズに進められるでしょう。

また、会議に対して「無駄なのでは？」といった意見を持つ人も一定数いますが、議事録を通じて生産性の高い議論を行ったことを伝えられれば、懸念を抱かれずに済む場合があります。

上司からの高評価につながる

議事録に限らず、会話内容や決定事項を分かりやすくまとめるスキルは、さまざまな業務に取り組むうえで役立ちます。

例えば、業務の進捗やクライアントとの商談をまとめた「報告書」を作成する際にも応用が利くのです。

そのため、簡潔な議事録を作成する能力が身に着けば、上司やクライアントからの高評価につながります。

高評価を得られれば昇給・昇格を実現できたり、より大きな仕事を任せてもらえたりする可能性があります。

社内・社外での評価を高めたいと考えている人にとっても、議事録作成の方法をマスターすることはメリットがあると言えるでしょう。

議事録を作成する際の事前準備

議事録を作成する前には、以下の3つの準備が必要です。

• フォーマット・テンプレートを用意する

• 会議の議題・目的を把握する

• 過去に作成された議事録に目を通す

それぞれについて詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

フォーマット・テンプレートを用意する

議事録をスムーズに作成するためには、あらかじめフォーマットやテンプレートを用意する必要があります。

とくに、これまでに議事録を作成したことのない人にとっては、押さえるべき項目が分からないと会議中に重要な内容を聞き逃してしまう恐れがあります。

会議中にメモすべきポイントを取捨選択するためにも、フォーマットやテンプレートを手元に用意した状態で当日を迎えると良いでしょう。

今すぐにフォーマット・テンプレートをゲットしたい方は、「会議ですぐに使えるフォーマット」をご確認ください。

会議の議題・目的を把握する

いきなり会議本番に臨むのではなく、事前に議題や目的を把握しておくことで、当日に慌てずに済みます。

アジェンダを共有されている場合は、必ず事前に目を通しましょう。

どのような議題なのか分からないのであれば、「議事録を作成するためにも知っておきたいです。」といった理由と一緒に、上司に質問することをおすすめします。

また、会議の議題によっては専門用語が多用されることもあります。

事前に調べておけば、効率的に議事録を作成できるでしょう。

過去に作成された議事録に目を通す

重要なポイントや記載すべき項目を理解するためにも、過去に他の人が作った議事録を閲覧できるのであれば確認しましょう。

会社ならではのルールやフォーマットが指定されている場合もあります。

基本的には、過去に作成された議事録の体裁に則って作成すれば、大きなトラブルには発展しにくいです。

「この体裁に合わせて作成してよろしいでしょうか？」と上司に確認を取っておくと安心できるでしょう。

議事録の書き方が上達する7つのコツ

議事録の書き方が上達するコツとして、以下が挙げられます。

• 一言一句すべて書こうとしない

• 主観的に書かない

• 5W2Hで目的別にまとめて無駄な情報はカットする

• 会議前にフォーマット・アジェンダを作っておく

• 箇条書きで書く

• 情報を後から付け足さない

• 読み返しと修正をする

一言一句すべて書こうとしない

議事録は会議の内容を正確に記録することが目的ですが、一言一句すべてを書き取る必要はありません。

重要なのは、会議の要点を簡潔にまとめることです。

そのため、発言の細かいニュアンスや不要な情報は省いて議事録を取りましょう。

◆記載例

• 発言者：田中

• 内容：「今回のプロジェクトでは、顧客満足度向上のために、新商品の開発を検討する必要があると思います。」

• 議事録への記載：「田中氏：顧客満足度向上のため、新商品開発を検討」

主観的に書かない

議事録は、会議の内容を客観的に記録するものです。そのため、個人的な意見や感想は入れず、「発言内容をそのまま」ということを意識して記載するようにしましょう。

議事録担当の主観が入ると、感想文のようになり情報を後から理解する際の邪魔になってしまうため注意が必要です。

◆記載例

主観的な記述：「Aさんは、今回の企画は成功すると思いました。」

客観的な記述：「Aさん：今回の企画は成功する予定。理由としては、○○と○○の要素があることが根拠である。」

5W2Hで目的別にまとめて無駄な情報はカットする

議事録は、会議の内容を分かりやすく、読みやすくするために、5W2Hを意識して目的別にまとめましょう。

5W2Hとは、

の略称であり、資料をわかりやすく整理する上で必要な要素です。

また、活用することにより会議の目的と関係のない情報や冗長な表現はカットできるため、無駄のない議事録を作成することができます。

◆記載例

会議目的：新商品の開発について

◣5W2H

• 誰が：営業部、開発部

• いつ：2024年3月15日

• どこで：会議室A

• 何を：新商品の開発

• なぜ：顧客満足度向上

• どのように：市場調査、コンセプト検討、試作品開発

• いくらで：予算

◣議事録

• 市場調査結果：顧客満足度が低いことが判明

• コンセプト検討：顧客ニーズに合わせた新商品のコンセプトを検討

• 試作品開発：試作品を製作し、顧客にテストを実施

会議前にフォーマット・アジェンダを作っておく

会議前に議事録のフォーマットとアジェンダを作っておくことで、会議中に何をメモすれば良いのかが明確になり、スムーズに議事録を作成することができます。

議事録のテンプレートとなるフォーマットは、会議内容を想定しメモ項目を作っておき、すぐに記入できるようにする資料。アジェンダは、あらかじめ会議で話す内容を決めて、あらかじめ共有しておく進行表のような資料です。

項目フォーマット（必要に応じて調整）

• 会議名

• 日時

• 場所

• 出席者

• 議題

• 議事

アジェンダ（会議前のスケジュール、議題をまとめた資料）

• 会議の目的

• 議論する項目

• 時間配分

箇条書きで書く

議事録は、箇条書きで書くことで、読みやすく、分かりやすくなります。また、重要なポイントを太字にするなど、視覚的に分かりやすく工夫するのもおすすめです。

◆良い例

◣議題
新商品の開発

◣議事
①市場調査結果
顧客満足度が低いことが判明
主な不満点は、価格が高いこと、機能が少ないこと

②コンセプト検討
顧客ニーズに合わせた新商品のコンセプトを検討
ターゲット層は、20代～30代の女性
コンセプトは、「手軽に使える」「おしゃれなデザイン」

◆悪い例

新商品の開発が議題で、市場調査結果は顧客満足度が低く不満は価格が高いこと。

機能が少ないこともある。コンセプトは、顧客ニーズに合わせて20～30代の女性向け、手軽に使えておしゃれ。

情報を後から付け足さない

議事録は、会議中にメモした内容に基づいて作成する必要があります。会議後に情報を付け足したり、修正したりすることは避けましょう。

どうしても情報を追加したい場合は、追記として明確に区別する必要があります。

不明点がある場合、対象者にヒアリングをして付け加えることがおすすめです。

読み返しと修正をする

議事録を作成したら、必ず読み返して誤字脱字や文法の間違いがないかを確認しましょう。また、内容が分かりやすく、簡潔にまとめられているかどうかもチェックする必要があります。

後から見てみたら、支離滅裂な部分がある可能性があるためです。

必要に応じて修正を行い、議事録を完成させましょう。

読み返しのポイント

• 5W2Hで明確に記述されているか

• 主観的な表現が含まれていないか

• 不要な情報はカットされているか

• 抜け漏れはないか

修正のポイント

• 抜け漏れがあったら発言者に確認をする

• 長い文章は、短く区切って読みやすくする

• 曖昧な表現は、具体的な表現に修正する

議事録を後からミスなく整理するための3つの条件

議事録を取る際、ミスを少なくすることも上手に書くテクニックです。

以下の条件および注意点を抑えて、正しい議事録を作れるようにしましょう。

• 単語と数字をメモをする

• 誰が話したのかを明確にしておく

• 決定事項に至る要点をまとめておく

• 記号を使い後から重要項目をわかるようにしておく

単語と数字をメモをする

議事録は、会議の内容を正確に記録することが目的です。そのため、文章だけでなく、単語と数字を積極的にメモするようにしましょう。

議事録は、文章でメモをすると高確率で漏れが生じるため、単語でメモをすることが重要です。

日程や予算、人数など会議の中では重要な数字が多くでるため、漏れなくわかりやすく数字をまとめましょう。

予め、日時や予算などの項目を作っておくことも良い議事録の条件です。

◆記載例

• 日時：1/10

• 予算：100万

• 人数：10人

• チームリーダー：伊藤

• プロジェクトメンバー：田中、佐藤

誰が話したのかを明確にしておく

誰が発言したのかを明確にしておくことで、誰がどの意見を主張したのかを後から追跡することができます。

発言者名だけでなく、役職や所属などもメモしておくと、より分かりやすくなります。

◆記載例

• 発言者：田中、佐藤

• 発言内容：「今回のプロジェクトは、顧客満足度向上のために、新商品の開発を検討する必要があると思います。」

• メモ：田中：新商品開発を検討→佐藤：新商品は○○が良い

※誰の発言に対して、誰がどのような返答をしているのかもあると良い

決定事項に至る要点をまとめておく

会議で議論された内容全てをメモする必要はありません。重要なのは、決定事項に至る要点を簡潔にまとめることです。

簡潔にまとめることにより、後から情報を付け加える際も容易になります。

◆記載例

議題：新商品の開発

議論内容：

• 顧客ニーズ：価格が安い、機能が充実している

• ターゲット層：20代～30代の女性

決定事項：

• 新商品の開発を進める

• ターゲット層は、20代～30代の女性

• コンセプトは、「手軽に使える」「おしゃれなデザイン」

記号を使い後から重要項目をわかるようにしておく

後から重要項目を見分けやすくするために、記号を活用しましょう。例えば、決定事項には●、重要な意見には△といったように、独自のルールを決めておくと便利です。

◆記載例

• 新商品の開発を進める

• △ ターゲット層は、20代～30代の女性

会議ですぐに使える議事録のフォーマット【書き方】

1.内容・・・会議の参加者や日時、場所等の要素を記載する欄

2.アジェンダ・・・会議の議題を記載する欄。事前に作っておいたアジェンダの要約

3.議事・・・実際に会議の内容を記載する欄

4.次回会議・・・次回会議の内容を記載する欄

5.備考・・・誰が記載したのかや作成日を記載する欄

※以下リンク→右上のダウンロードボタンからフォーマットをダウンロードできます！

Rimo

綺麗な議事録として参考にできる5つの例文一覧

議事録を実際に取った場合、どのようになるのかを例文を紹介します。

以下の5つのテーマで解説するので、参考にしてみてください。

• 議事録の参考例1：新商品について

• 議事録の参考例2：次年度予算について

• 議事録の参考例3：ホームページ制作について

• 議事録の参考例4：アプリ開発について

• 議事録の参考例5：イベント開催について

議事録の参考例1：新商品について

会議名： 新商品開発会議

日時： 2024年3月21日 10:00～11:00

場所： 会議室A

出席者：

• 田中部長

• 佐藤課長

• 山田主任

• 高橋さん

欠席者：

• 伊藤さん

アジェンダ：

1. 市場調査結果について

2. 新商品コンセプト案について

3. 今後のスケジュールについて

議事：

1. 市場調査結果について

• 顧客ニーズ:

  • 価格が安いこと

  • 機能が充実していること

  • ターゲット層は、20代～30代の女性

2. 新商品コンセプト案について

• コンセプト1: 手軽に使える

• コンセプト2: おしゃれなデザイン

• 山田主任: コンセプト2の方が、顧客ニーズに合致していると思う

3. 今後のスケジュールについて

• 4月中に試作品を製作

• 5月に顧客テストを実施

決定事項：

• 新商品のターゲット層は、20代～30代の女性とする

• 新商品のコンセプトは、「おしゃれなデザイン」とする

• 4月中に試作品を製作し、5月に顧客テストを実施する

次回会議

• 日時：2024年4月10日 10:00～11:00

• 場所：会議室A

• 議題：試作品製作について

備考

• 議事録作成者：山田主任

• 作成日：2024年3月21日

ポイント

• 記号:

  • ●: 決定事項

  • △: 重要な意見

• 太字:

  • 重要なポイント

  • 発言者

その他:

• 会議時間: 1時間

議事録の補足

1. 市場調査結果について

• 調査方法: アンケート調査

• 調査対象: 20代～30代の女性

• 調査結果:

  • 価格に対する意識は高い

  • 機能性だけでなく、デザインも重視する

  • 多くの人が、手軽に使える新商品を望んでいる

2. 新商品コンセプト案について

• コンセプト1: 手軽に使える

  • メリット: 操作が簡単、持ち運びが便利

  • デメリット: 機能が限定される

• コンセプト2: おしゃれなデザイン

  • メリット: 顧客の購買意欲を高める

  • デメリット: コストが高くなる

3. 今後のスケジュールについて

• 試作品製作:

  • 担当: 山田主任

  • 期限: 4月30日

• 顧客テスト:

  • 対象: 20代～30代の女性

  • 方法: 個別インタビュー

  • 期限: 5月31日

次回会議

• 議題:

  • 試作品の評価

  • 今後の開発スケジュール

議事録の参考例2：次年度予算について

会議名： 次年度予算編成会議

日時： 2024年3月21日 13:00～14:00

場所： 会議室B

出席者：

• 田中社長

• 佐藤部長

• 山田課長

• 高橋さん

欠席者：

• 伊藤さん

アジェンダ：

1. 各部署の予算申請について

2. 全体予算の調整について

3. 今後のスケジュールについて

議事：

1. 各部署の予算申請について

• 営業部:

  • 予算申請額: 1,000万円

  • 内訳:

    • 人件費: 500万円

    • 広告宣伝費: 300万円

    • その他: 200万円

• 開発部:

  • 予算申請額: 800万円

  • 内訳:

    • 人件費: 400万円

    • 研究開発費: 300万円

    • 設備投資: 100万円

• 総務部:

  • 予算申請額: 500万円

  • 内訳:

    • 人件費: 300万円

    • 办公用品费: 100万円

    • その他: 100万円

2. 全体予算の調整について

• 田中社長: 全体予算は、前年度比5%増とする

• 佐藤部長: 各部署は、予算申請額を10%削減する

• 山田課長: 削減額は、各部署の状況を考慮して決定する

3. 今後のスケジュールについて

• 3月25日までに、各部署は予算申請額を10%削減した上で再提出

• 3月31日までに、全体予算を確定

決定事項：

• 次年度予算は、前年度比5%増とする

• 各部署は、予算申請額を10%削減する

• 削減額は、各部署の状況を考慮して決定する

• 3月25日までに、各部署は予算申請額を10%削減した上で再提出

• 3月31日までに、全体予算を確定

次回会議

• 日時: 2024年3月31日 10:00～11:00

• 場所: 会議室A

• 議題: 全体予算の確認

備考

• 議事録作成者: 高橋さん

• 作成日: 2024年3月21日

ポイント

• 記号:

  • ●: 決定事項

  • △: 重要な意見

• 太字:

  • 重要なポイント

  • 発言者

その他:

• 会議時間: 1時間

議事録の補足

1. 各部署の予算申請について

• 営業部:

  • 主な用途: 新規顧客開拓、販促活動

  • 山田課長: 新規顧客開拓に重点的に投資したい

• 開発部:

  • 主な用途: 新製品開発、既存製品の改良

  • 佐藤部長: 研究開発費を削減するのは難しい

• 総務部:

  • 主な用途: 人件費、消耗品費

  • 高橋さん: 消耗品費圧縮

2. 全体予算の調整について

• 田中社長:

  • 収益増加の見込みは、前年度比5%増

  • 各部署は、効率化を図る

• 佐藤部長:

  • 各部署は、必要経費を明確にする

  • 山田課長: 人件費削減は、業務効率化に影響を与える可能性

3. 今後のスケジュールについて

• 各部署は、予算申請額を再検討

• 全体予算を確定

次回会議

• 議題:

  • 各部署の予算申請額の確認

  • 全体予算の調整

議事録の参考例3：ホームページ制作について

会議名： ホームページ制作会議

日時： 2024年3月21日 15:00～16:00

場所： 会議室C

出席者：

• 田中社長

• 佐藤部長

• 山田課長

• 高橋さん

欠席者：

• 伊藤さん

アジェンダ：

1. ホームページ制作の目的について

2. ホームページの内容について

3. 制作スケジュールについて

議事：

1. ホームページ制作の目的について

• 田中社長:

  • 会社の認知度向上

  • 顧客獲得

• 佐藤部長:

  • 新規顧客の獲得に重点を置く

• 山田課長:

  • 既存顧客への情報提供も重要

2. ホームページの内容について

• トップページ:

  • 会社概要

  • サービス内容

  • お客様の声

• サービスページ:

  • 各サービスの詳細

  • 料金プラン

  • お問い合わせ

• ブログ:

  • 会社の最新情報

  • 業界ニュース

3. 制作スケジュールについて

• 4月10日までに、ホームページ制作会社を選定

• 4月20日までに、ホームページの内容を確定

• 5月31日までに、ホームページを公開

決定事項：

• ホームページ制作の目的は、会社認知度向上と顧客獲得とする

• ホームページの内容は、トップページ、サービスページ、ブログとする

• 4月10日までに、ホームページ制作会社を選定

• 4月20日までに、ホームページの内容を確定

• 5月31日までに、ホームページを公開

次回会議

• 日時: 2024年4月10日 10:00～11:00

• 場所: 会議室A

• 議題: ホームページ制作会社選定

備考

• 議事録作成者: 高橋さん

• 作成日: 2024年3月21日

ポイント

• 記号:

  • ●: 決定事項

  • △: 重要な意見

• 太字:

  • 重要なポイント

  • 発言者

その他:

• 会議時間: 1時間

議事録の補足

1. ホームページ制作の目的について

• 田中社長:

  • 競合他社との差別化も重要

• 佐藤部長:

  • ホームページからの問い合わせ数を増加させる

2. ホームページの内容について

• 山田課長:

  • よくある質問コーナーも設置

• 高橋さん:

  • デザインは、シンプルで分かりやすく

3. 制作スケジュールについて

• 田中社長:

  • 制作スケジュールは、厳守する

• 佐藤部長:

  • 定期的に進捗状況を確認

次回会議

• 議題:

  • ホームページ制作会社の提案内容の検討

  • ホームページの内容の最終確認

参考資料

• ホームページ制作会社リスト

• ホームページデザイン案

議事録の参考例4：アプリ開発について

会議名： アプリ開発会議

日時： 2024年3月21日 17:00～18:00

場所： 会議室D

出席者：

• 田中社長

• 佐藤部長

• 山田課長

• 高橋さん

欠席者：

• 伊藤さん

アジェンダ：

1. アプリ開発の目的について

2. アプリの機能について

3. 開発スケジュールについて

議事：

1. アプリ開発の目的について

• 田中社長:

  • 顧客満足度向上

  • 顧客との接点増加

• 佐藤部長:

  • 顧客への情報提供を効率化

• 山田課長:

  • 顧客からのフィードバック収集

2. アプリの機能について

• 会員登録機能:

  • プロフィール登録

  • プッシュ通知

• 商品購入機能:

  • 商品検索

  • カート機能

  • 決済

• クーポン機能:

  • クーポン発行

  • クーポン利用

3. 開発スケジュールについて

• 4月10日までに、開発会社を選定

• 4月20日までに、アプリの仕様を確定

• 5月31日までに、アプリをリリース

決定事項：

• アプリ開発の目的は、顧客満足度向上と顧客との接点増加とする

• アプリの機能は、会員登録機能、商品購入機能、クーポン機能とする

• 4月10日までに、開発会社を選定

• 4月20日までに、アプリの仕様を確定

• 5月31日までに、アプリをリリース

次回会議

• 日時: 2024年4月10日 10:00～11:00

• 場所: 会議室A

• 議題: 開発会社選定

備考

• 議事録作成者: 高橋さん

• 作成日: 2024年3月21日

ポイント

• 記号:

  • ●: 決定事項

  • △: 重要な意見

• 太字:

  • 重要なポイント

  • 発言者

その他:

• 会議時間: 1時間

議事録の補足

1. アプリ開発の目的について

• 田中社長:

  • アプリ開発による収益化も検討

• 佐藤部長:

  • 顧客の購買行動分析

2. アプリの機能について

• 山田課長:

  • アンケート機能も追加

• 高橋さん:

  • UI/UXデザインは、ユーザーにとって使いやすいものに

3. 開発スケジュールについて

• 田中社長:

  • 開発スケジュールは、厳守する

• 佐藤部長:

  • 定期的に進捗状況を確認

次回会議

• 議題:

  • 開発会社の提案内容の検討

  • アプリの仕様の最終確認

参考資料

• アプリ開発会社リスト

• アプリ機能案

議事録の参考例5：イベント開催について

会議名： イベント開催会議

日時： 2024年3月21日 19:00～20:00

場所： 会議室E

出席者：

• 田中社長

• 佐藤部長

• 山田課長

• 高橋さん

欠席者：

• 伊藤さん

アジェンダ：

1. イベント開催の目的について

2. イベントの内容について

3. 開催スケジュールについて

議事：

1. イベント開催の目的について

• 田中社長:

  • 新商品発表

  • 顧客との交流

• 佐藤部長:

  • 顧客の購買意欲向上

• 山田課長:

  • ブランド認知度向上

2. イベントの内容について

• テーマ: 新商品発表会

• 内容:

  • 新商品のプレゼンテーション

  • デモンストレーション

  • 顧客との質疑応答

• ターゲット: 既存顧客、潜在顧客

3. 開催スケジュールについて

• 6月10日: イベント開催

• 5月10日までに、会場を予約

• 5月20日までに、プログラムを確定

• 6月5日までに、参加者を募集

決定事項：

• イベント開催の目的は、新商品発表と顧客との交流とする

• イベントの内容は、新商品発表会とする

• ターゲットは、既存顧客と潜在顧客とする

• 6月10日にイベントを開催

• 5月10日までに、会場を予約

• 5月20日までに、プログラムを確定

• 6月5日までに、参加者を募集

次回会議

• 日時: 2024年4月10日 10:00～11:00

• 場所: 会議室A

• 議題: 会場選定

備考

• 議事録作成者: 高橋さん

• 作成日: 2024年3月21日

ポイント

• 記号:

  • ●: 決定事項

  • △: 重要な意見

• 太字:

  • 重要なポイント

  • 発言者

その他:

• 会議時間: 1時間

議事録の補足

1. イベント開催の目的について

• 田中社長:

  • イベント開催による売上向上

2. イベントの内容について

• 佐藤部長:

  • 顧客参加型のイベントにする

• 山田課長:

  • アンケート調査を実施

3. 開催スケジュールについて

• 田中社長:

  • イベント開催に向けて、各部署が協力

• 佐藤部長:

  • 定期的に進捗状況を確認

次回会議

• 議題:

  • プログラム案の検討

  • 参加者募集方法

参考資料

• イベント会場リスト

• イベントプログラム案

議事録を取る際にツールを使うとより精度が上がる

議事録を取る際に、ツールを活用すると聞き逃しが無いほか、要約機能により情報の整理も簡単になります。

人の手で議事録を取るのも、回数を重ねれば精度は上がりますが限界があります。

ツールを活用することにより業務効率化に繋がるほか、以下のメリットがあるので紹介します。

• 情報の取りこぼしが無くなる

• 要約機能で一瞬で情報の整理ができる

• 音声取り込み機能で録音データが議事録になる

情報の取りこぼしが無くなる

会議中は、発言内容を全て聞き取り、記録するのは困難です。

しかし、議事録作成ツールを使用すれば、音声認識やAIによる自動議事録作成機能で、聞き漏らした情報や重要なポイントを逃さずに記録することができます。

ポイント

• 音声認識機能で、発言内容を正確にテキスト化する。

• AIによる自動議事録作成機能で、議事録の骨格を自動生成する。

• 聞き取れなかった部分や曖昧な部分は、手動で修正・補足する。

活用例

• 会議中に重要な発言があったが、聞き取れなかった場合、音声認識機能で発言内容をテキスト化し、議事録に反映する。

• 会議の内容が複雑で、議事録の構成が難しい場合、AIによる自動議事録作成機能で議事録の骨格を生成し、効率的に議事録を作成する。

要約機能で一瞬で情報の整理ができる

会議で議論された内容を全て記録すると、意味もなく長々と冗長な議事録になってしまいます。

議事録作成ツールには、重要なポイントを自動的に抽出して要約する機能が搭載されているものもあり、効率的な情報整理を可能にします。

ポイント

• 議事録作成ツールで、重要なポイントを自動的に抽出して要約する。

• 必要に応じて、手動で要約内容を修正・編集する。

• 簡潔で分かりやすい文章で、議事録の内容をまとめる。

活用例

• 1時間の長時間にわたる会議で、議論された内容を全て記録すると、10ページを超える議事録になってしまう。

• 議事録作成ツールの要約機能を使用することで、重要なポイントを抽出して、2～3ページにまとめることが可能になる。

音声取り込み機能で録音データが議事録になる

会議中にメモを取ることに集中してしまうと、議論の内容に集中できなくなってしまうことがあります。

議事録作成ツールには、音声を取り込み、録音データを自動で議事録に変換する機能が搭載されているものもあり、会議に集中しながら議事録作成を可能にします。

ポイント

• 会議中の音声を録音し、議事録作成ツールで自動的にテキスト化する。

• 録音データから、重要なポイントを抽出して議事録を作成する。

• 誤認識された部分や不自然な表現は、手動で修正・編集する。

記載例

• 会議中にメモを取らずに、音声データを録音する。

• 会議終了後、議事録作成ツールで録音データをテキスト化し、議事録を作成する。

• 録音データから、重要なポイントを抽出し、簡潔で分かりやすい文章でまとめる。

AI議事録ツールならRimo Voiceがおすすめ

AI議事録ツールを探している場合、Rimo Voiceがおすすめです。

Rimo Voiceなら議事録ツールに欲しい音声抽出機能（文字起こし機能）はもちろんのこと、要約機能や専門用語の登録も可能です。

上画像のように、エディタ機能（手作業で調整できる機能）を使い、AIであらかじめ作成された要約を編集して議事録を作ることができます。

詳しい特徴は、以下を参考にしてみてください。

Rimo Voiceの特徴

オンライン会議ツール「Teams」「Zoom」「GoogleMeet」とも連携しているため、議事録担当も不要なのも嬉しいポイント。従量課金プランもあり、使った金額だけ請求になるため安心してご利用いただけます。

こちらから無料トライアルの登録ができるので、会議等の音声文字起こし・要約にお困りの方は、ぜひ一度『Rimo Voice』をお試しください！

まとめ

会議で重要な情報や決定事項を記録する議事録は、スムーズな業務推進に欠かせません。

本記事では、議事録の書き方について例文含めて紹介しましたが、改めて書き方のコツを振り返っていきましょう。

【記事で分かったこと】

• 議事録作成のコツ

• 一言一句すべて書こうとしない

• 主観的に書かない

• 5W2Hで目的別にまとめて無駄な情報はカット

• 会議前にフォーマット・アジェンダを作っておく

• 箇条書きで書く

• 情報を後から付け足さない

• 読み返しと修正をする

一方で、ノウハウがわかっても最初から上手く書けるわけではありません。

特に新卒など若い世代の場合、会議のスピードについていけずに頭でわかっていても、メモが追い付かないという可能性もあります。

場数を踏み、良い議事録を書けるようになるまで、上司からのフィードバックをもらいましょう。

何度も繰り返すことによって、良い議事録を書けるようになります。

一方で、ツールを活用することによって誰でもクオリティの高い議事録を生成できるため、業務効率化のためにも会議が多い会社の場合は導入を検討してみてはいかがでしょうか？

最終更新日: 2024 / 8 / 9